PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
1
YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN
DAN LOGISTIK
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
2
KATA PEMBUKA
Puji syukur kepada Tuhan yang Maha kuasa karena atas berkat karunianya maka lembaga yang kita cintai dan
banggakan ini boleh memasuki usia ke 10 tahun sebagai suatu Yayasan yang mandiri.
Disadari pada beberapa tahun pertama banyak sekali pembelajaran baik suka maupun duka,yang menjadi
buah pikiran berharga yang dapat diambil oleh pimpinan yayasan untuk lebih menata lembaga ini kedepan
dalam rangka ikut mendorong tercapainya tujuan kesejahteraan masyarakat Papua yang lebih Maju dan
mandiri.
Kebutuhan akan suatu panduan baku tentang prosedur keuangan dan logistik menjadi salah satu solusi baru
yang diberikan oleh Board lembaga untuk menjawab kebutuhan Yayasan dalam pelaksanaan programnya
kedepan.
Akhirnya semoga penyusunan Prosedur keuangan dan logistik ini dapat bermanfaat bagi kita semua baik
sebagai pelaksana program,pengelola keuangan ,dan juga Badan Penasehat Yayasan.
Port Numbay,Awal Januari 2010
Victor.I.Waroy
Director Program YLHAI
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
3
DAFTAR ISI
KATA PEMBUKA ................................................................................................................................. 2
I. Pendahuluan ......................................................................................................................... 5 – 7
I. 1. Perencanaan Keuangan 5
I. 2. Pencatatan Akuntansi ................................................................................................... 5
I. 3. Monitoring Keuangan ................................................................................................... 6
I. 4. Pengendalian Internal ................................................................................................... 7
II. Budgeting (Perencanaan Keuangan) .................................................................................. 7 – 8
- Format Proposal Budget ................................................................................................... 8
- Kode Anggaran .................................................................................................................. 8
- Unit ....................................................................................................................................... 9
- Kuantitas ............................................................................................................................ 9
- Biaya per Unit ..................................................................................................................... 10
- Sumber Dana ..................................................................................................................... 10
III. Pencatatan Akuntansi ........................................................................................................... 10 – 11
Alur Pencatatan Akuntansi ................................................................................................... 11
IV. Monitoring dan Pelaporan Keuangan .............................................................................. 12 – 13
IV. 1. Biaya Aktual (Pengeluaran) ............................................................................................ 12
IV. 2. Varian ............................................................................................................................ 12
IV. 3. Forecast ..................................................................................................................... 12
IV. 4. Contoh Laporan Akhir Keuangan .................................................................................. 13
V. Pengendalian Internal ........................................................................................................... 14 – 16
V. 1. Otorisasi dan Pemisahan Fungsi Tugas ..................................................................................... 14
V. 2. Bank dan Kas .................................................................................................................. 14
V. 3. Fraud dan Korupsi ..................................................................................................................... 15
V. 4. Uang Muka untuk Staf ............................................................................................................... 16
V. 5. Audit ............................................................................................................................ 16
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
4
VI. Logistik ................................................................................................................................ 17 – 21
VI. 1. Pengadaan Barang dan Jasa (Procurement) ................................................................ 17
VI. 2. Penerbitan order pembelian barang atau jasa ................................................................ 18
VI. 3. Proses pembayaran ................................................................................................... 18
- Alur Pengadaan Barang dan Jasa .................................................................................. 19
VI. 4. Manajemen Aset (Aktiva Tetap) – termasuk Kendaraan .............................................. 21
--ooO0Ooo--
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
5
I. PENDAHULUAN
Mengapa manajemen keuangan penting untuk LSM ?
Pengendalian keuangan adalah sistem manajemen dan keuangan yang bertujuan untuk melindungi aset dari sebuah
organisasi, meminimalkan resiko error dan penyalahgunaan keuangan (theft), serta memastikan efektifitas
penggunaan dana. Yang lebih penting, pengendalian keuangan dapat membantu menjaga reputasi sebuah
organisasi. Manajemen mitra dan tim program bertanggungjawab untuk memastikan adanya pengendalian keuangan
yang baik.
Sistem manajemen keuangan yang baik akan:
Membantu organisasi meningkatan efisiensi dan efektifitas sumber daya yang dimilikinya dalam pencapaian
tujuan organisasi dan stakeholders.
Meningkatkan akuntanbilitas LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat) terhadap donor dan stakeholders
lainnya.
Mendapatkan respek dan kepercayaan dari lembaga-lembaga donor, sesama LSM dan pihak lainnya yang
berkepentingan.
Membantu LSM dalam menyiapkan diri mereka menuju ketahanan keuangan dalam jangka yang panjang.
Apa yang dimaksud dengan manajemen keuangan?
Manajemen keuangan mencakup perencanaan, pencatatan akuntansi, monitoring keuangan dan pengendalian
internal.
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
6
I. 1. Perencanaan Keuangan
Terkait dengan rencana strategi dan operasional organisasi, anggaran merupakan bagian penting dari sistem
pengelolaan keuangan dan memainkan peran penting dalam pemantauan penggunaan dana.
I. 2. Pencatatan Akuntansi
Setiap organisasi harus melakukan pencatatan akurat terhadap transaksi keuangan yang dilakukan untuk
memperlihatkan bagaimana dana telah digunakan.
Pencatatan akuntansi juga memberikan informasi berharga tentang bagaimana organisasi dikelola dan
organisasi mencapai tujuannya.
I. 3. Monitoring Keuangan
Monitoring keuangan perlu dilakukan oleh pihak manajemen organisasi sebagai salah satu dasar pengambilan
keputusan.
Apabila sebuah organisasi telah merencanakan anggaran dan mencatat transaksi keuangan dengan akurat
dan tepat waktu, hal di atas akan mudah dilakukan.
I. 4. Pengendalian Internal
Sebuah sistem kontrol, check and balances, secara kolektif disebut sebagai pengendalian internal, dibangun
untuk menjaga aset organisasi dan mengelola resiko internal.
Tujuannya adalah untuk mencegah ketidakpatuhan prosedur dalam pencatatan akuntansi, mendeteksi dan
mengurangi resiko terjadinya kesalahan, serta menjauhkan pencurian oportunistik atau fraud.
Monitoring
Keuangan
(Financial
Monitoring)
Pengendalian
Internal
(Internal
Control)
Perencanaan
Keuangan
(Financial
Planning)
Pencatatan
Akuntansi
(Accounting
Records) Rancangan
sistem 3 4
1 2
Pengendalian
Keuangan
(Financial Control)
Kepuasan bagi Pengguna
Sistem Keuangan
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
7
Sebuah sistem pengendalian internal yang efektif juga melindungi staf yang terlibat dalam tugas-tugas
keuangan.
II. BUDGETING (PERENCANAAN KEUANGAN)
Setiap bidang Program seharusnya memiliki proses perencanaan keuangan untuk mengalokasikan sumber
daya sesuai dengan rencana organisasi, setidaknya untuk tahun berikutnya.
Anggaran yang dialokasikan ini wajib untuk dipantau dan dievaluasi terhadap biaya yang dikeluarkan
sesungguhnya (actual cost), dengan periode tertentu yang telah disepakati.
Jika ada, maka pelaksana program harus menyesuaikan format budget yang disyaratkan oleh donor.
Sebuah budget harus disiapkan untuk setiap proposal berdasarkan aktifitas program yang telah disepakati dan
sesuai dengan format yang telah disepakati.
Perubahan alokasi antar line anggaran (subsidi antar line) di atas 10%, kemudian penambahan alokasi
anggaran (dari yang sudah disepakati), harus diketahui dan disetujui oleh Pimpinan YLHAI sebelumnya. Re-
alokasi anggaran tidak berlaku untuk anggaran yang menyangkut gaji atau biaya-biaya sehubungan dengan
honorarium.
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
8
Di bawah ini adalah format Proposal Budget (bisa dilihat pada Lampiran A), yang bisa digunakan:
Rincian Anggaran
Sumber Dana
Keterangan
Kode
Angga
ran
Deskripsi Kuantitas Unit Kuantitas Unit Biaya per
Unit Total Domor /Mitra YLHAI
Rp Rp Rp
PROGRAMME COSTS
A Digging and Preparation
A1 Worker supervisor and casual labours 67 hours 1 person 9,000 603,000 603,000
A2 Sands 250 kg bag 1 time 800 200,000 200,000
A3 Dolken Wood 4 bags 1 time 43,000 172,000 172,000
Sub-Total 975,000 0 975,000
B Box Culvert Making and Installation
B1 Box culvert 150x150x100x20 14 items 1 time 2,725,000 38,150,004 38,150,004
B2 Cement 167 bags 1 time 43,000 7,163,800 7,163,800
B3 Sand 13 m3 1 time 150,000 1,942,080 1,942,080
Sub-Total 47,255,884 0 47,255,884
TOTAL PROGRAMME COSTS 48,230,884 0 48,230,884
PROGRAMME SUPPORT
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
9
C Staff Costs
C1 Assistant Engineer/Asisten Insinyur 1 person 3 months 4,000,000 12,000,000 6,000,000 6,000,000 Partner contribute 50% of total
C2 Logistic and Warehouse Officer 1 person 4 months 850,000 3,400,000 1,700,000 1,700,000 Partner contribute 50% of total
C3 Field Admin and Assistant to Logistic 1 person 4 months 500,000 2,000,000 1,000,000 1,000,000 Partner contribute 50% of total
Sub-Total 17,400,000 8,700,000 8,700,000
D Office Running Costs
D1 Office Rent 1 office 4 months 2,000,000 8,000,000 4,000,000 4,000,000 Partner contribute 50% of total
D2 Communications 3 persons 4 months 250,000 3,000,000 3,000,000
Sub-Total 11,000,000 7,000,000 4,000,000
E Programme Support Costs
E1 Truck rental 1 truck 4 days 300,000 1,200,000 1,200,000
E2 Gasoline for trucks 120 litres 1 truck 4,500 540,000 540,000
Sub-Total 1,740,000 0 1,740,000
TOTAL PROGRAMME SUPPORT
COSTS 30,140,000 15,700,000 14,440,000
TOTAL BUDGET 78,370,884 15,700,000 62,670,884
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
10
Kode Anggaran
Bagian dari struktur akuntansi (pelaporan keuangan), fungsinya untuk mengkategorikan biaya-biaya yang
dianggarkan. Tiap-tiap line anggaran akan memiliki kode anggaran yang berbeda.
Unit
Menunjukkan satuan yang digunakan dalam mengukur alokasi biaya yang dianggarkan. Ukuran unit yang tepat akan
menambah rasionalisasi dari jumlah biaya yang diestimasikan.
Kuantitas
Menunjukkan jumlah yang diinginkan dari unit yang digunakan.
Biaya per Unit
Menunjukkan jumlah biaya yang dianggarkan dari masing-masing unit.
Sumber Dana
Menunjukkan kontribusi pendanaan yang didapatkan untuk masing-masing line anggaran.
III. PENCATATAN AKUNTANSI
Setiap program wajib untuk memiliki sistem pencatatan akuntansi yang baik .
Setiap pengeluaran dan penerimaan yang sudah disetujui harus dicatat ke dalam buku kas atau bank, dengan
disertai dokumen-dokumen pendukung yang disyaratkan.
Lampiran B akan memberikan contoh buku kas sekaligus bank yang dapat digunakan untuk melakukan
pencatatan atas transaksi keuangan.
Lampiran C akan memberikan format voucher yang bernomor urut tercetak dan rangkap dua, serta form-form
keuangan lainnya yang dapat digunakan.
Lampiran D akan menjelaskan dokumen-dokumen pendukung apa yang harus disertakan dalam suatu proses
pembayaran (di luar dokumen pengadaan barang dan jasa).
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
11
Alur pencatatan akuntansi yang diterapkan adalah sebagai berikut:
Saldo bank dan kas harus direkonsiliasikan dengan rekening koran dan fisik uang (cash count) yang ada,
paling tidak 1 bulan sekali.
Voucher dan dokumen-dokumen pendukung pembayaran harus disimpan, diarsip berdasarkan proyek dan
bulan terjadinya transaksi, serta sesuai dengan nomor urut voucher.
Menyerahka
n dokumen-
dokumen
pendukung
pembayaran
ke bagian
Keuangan
Dokumen-
dokumen
pendukung
pembayaran
Menyiapkan
voucher
pembayaran
Voucher di-review:
- Ketepatan
pembebanan biaya
- Akurasi matematik
- Deskripsi pencatatan
Disetujui
oleh
Direktur
Program
Voucher dan
dokumen-
dokumen
pendukung
pembayaran
Menyiapkan
voucher
pembayaran
Uang atau
transfer ke bank
disiapkan,
dilakukan
pencatatan ke
buku kas atau
bank secara
harian Buku kas
atau buku
bank
Uang diterima
oleh pemohon
pembayaran
Voucher
dan
dokumen
pendukung
diarsipkan
PEMOHON PEMBAYARAN KEUANGAN PEMEGANG ANGGARAN
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
12
IV. MONITORING DAN PELAPORAN KEUANGAN
Budget ini harus di-monitor (di-review) – minimal tiap-tiap akhir bulan, untuk melihat performa keuangan
proyek setelah biaya aktualnya terealisasikan. Pada akhir periode proyek, ini akan sekaligus menjadi Laporan
Keuangan Final.
Contoh format budget monitoring sekaligus Laporan Keuangan Final (bisa dilihat juga pada Lampiran B),
dapat dilihat di bawah ini, berikut adalah penjelasannya:
IV. 1. Biaya Aktual (Pengeluaran)
Adalah biaya aktual (pengeluaran) yang terjadi selama proyek ini berlangsung, sesuai dengan period yang
disepakati di dalam agreement.
Pengeluaran yang dilaporkan adalah sampai dengan periode pelaporan keuangan dibuat (Year To Date).
Dalam contoh di bawah periode pelaporannya adalah September 2009, sehingga pengeluaran bulan Oktober 2009
belum masuk dalam laporan.
IV. 2. Varian
Varian disini menunjukkan berapa selisih antara budget yang disepakati dengan biaya aktual (pengeluaran).
Varian positif menunjukkan sisa dana yang masih dapat digunakan di line budget bersangkutan.
Varian negatif menunjukkan kelebihan dana yang ditimbulkan di line budget bersangkutan.
Varian % menunjukkan persentase sisa dana atau kelebihan dana atas budget yang disepakati pada masing-
masing line.
Varian-varian dalam laporan keuangan yang signifikan (+/- 10%), harus dijelaskan sebagai bagian dari laporan
keuangan.
Penjelasan-penjelasan dalam varian laporan keuangan harus sejalan dengan laporan naratif proyek.
IV. 3. Forecast
Menunjukkan perkiraan jumlah biaya yang dibutuhkan setelah periode pelaporan sampai dengan akhir periode
proyek yang disepakati.
Forecast dapat membantu memprediksi total biaya yang akan digunakan pada periode berjalan, sebelum
faktanya akan terjadi.
Di dalam contoh ditunjukkan bahwa sampai dengan akhir periode proyek (Oktober 2009), jumlah biaya yang
dibutuhkan lebih kecil dari sisa alokasi dana yang ada (lihat varian). Tentunya ini akan membantu pengambilan
keputusan terkait dengan proyek.
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
13
Anggaran
Biaya Aktual (Pengeluaran)
Varian
Forecast
Kode
Anggar
an
Deskripsi
Anggaran
yang
Disetujui
Donor
Pengeluaran dalam Periode Pelaporan Sebelumnya dan
Period Saat Ini
Total
Pengeluaran Varian
Varian
%
Perkiraan
Jumlah
Pengeluaran
pada Periode
Selanjutnya
Rp Jul-09 Aug-09 Sep-09 Oct-09 Rp Rp Rp
PROGRAMME COSTS
A Digging and Preparation
A1 Worker supervisor and casual labours 603,000 150,000 0 300,000 0 450,000 153,000 75% 0
A2 Sands 200,000 100,000 110,000 0 0 210,000 -10,000 105% 0
A3 Dolken Wood 172,000 0 180,000 0 0 180,000 -8,000 105% 0
Sub-Total 975,000 250,000 290,000 300,000 0 840,000 135,000 86% 0
B Box Culvert Making and Installation
B1 Box culvert 150x150x100x20 38,150,004 38,112,500 0 0 0 38,112,500 37,504 100% 0
B2 Cement 7,163,800 6,750,000 0 0 0 6,750,000 413,800 94% 0
B3 Sand 1,942,080 1,950,000 0 0 0 1,950,000 -7,920 100% 0
Sub-Total 47,255,884 46,812,500 0 0 0 46,812,500 443,384 99% 0
TOTAL PROGRAMME COSTS 48,230,884 47,062,500 290,000 300,000 0 47,652,500 578,384 99% 0
PROGRAMME SUPPORT
C Staff Costs
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
14
C1 Assistant Engineer/Asisten Insinyur 12,000,000 3,000,000 3,000,000 3,000,000 0 9,000,000 3,000,000 75% 3,000,000
C2 Logistic and Warehouse Officer 3,400,000 850,000 850,000 850,000 0 2,550,000 850,000 75% 850,000
C3 Field Admin and Assistant to Logistic 2,000,000 500,000 500,000 500,000 0 1,500,000 500,000 75% 500,000
Sub-Total 17,400,000 4,350,000 4,350,000 4,350,000 0 13,050,000 4,350,000 75% 4,350,000
D Office Running Costs
D1 Office Rent 8,000,000 2,000,000 2,000,000 2,000,000 0 6,000,000 2,000,000 75% 2,000,000
D2 Communications 3,000,000 1,300,000 750,000 145,000 0 2,195,000 805,000 73% 600,000
Sub-Total 11,000,000 3,300,000 2,750,000 2,145,000 0 8,195,000 2,805,000 75% 2,600,000
E Programme Support Costs
E1 Truck rental 1,200,000 1,000,000 0 0 0 1,000,000 200,000 83% 200,000
E2 Gasoline for trucks 540,000 150,000 50,000 100,000 0 300,000 240,000 56% 150,000
Sub-Total 1,740,000 1,150,000 50,000 100,000 0 1,300,000 440,000 75% 350,000
TOTAL PROGRAMME SUPPORT
COSTS 30,140,000 8,800,000 7,150,000 6,595,000 0 22,545,000 7,595,000 75% 7,300,000
TOTAL 78,370,884 55,862,500 7,440,000 6,895,000 0 70,197,500 8,173,384 90% 7,300,000
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
15
V. PENGENDALIAN INTERNAL
YLHAI memiliki prosedur dan kebijakan keuangan (SOP) yang tertulis.
V. 1. Otorisasi dan Pemisahan Fungsi Tugas
Semua pengeluaran harus di-otorisasi sebelum dibayarkan.
Pelaksana program harus memiliki authorisation level. Otorisasi dapat didelegasikan – wajib secara tertulis,
dari Direktur Program kepada orang-orang di bawah garis struktur manajemennya yang ditunjuk.
Seorang staf (termasuk Direktur) tidak dapat meng-otorisasi pengeluarannya sendiri dan pengeluaran orang
yang berada di atas garis struktur manajemennya. Pengecualian atas hal ini (jika ada) perlu disampaikan
secara tertulis.
YLHAI memiliki pemisahan fungsi tugas (segregation of duties) yang jelas di dalam pelaksanaan tugas
masing-masing Staff , Contoh dari pemisahan fungsi tugas:
Jenis Aktifitas Book Keeper Manajer Keuangan Direktur Program
Budget Monitoring
Menyiapkan budget
monitoring bulanan dan
menyerahkan kepada
Manajer Keuangan.
Me-review dan
melakukan analisa,
kemudian melaporkan
kepada Direktur
Program.
Memastikan varian-
varian yang muncul
adalah sesuai dan
mampu dijelaskan.
Banking
Melaksanakan
pembayaran dan
melakukan rekonsiliasi
bank tiap akhir bulan.
Me-review dan meng-
acknowledge hasil
rekonsiliasi bank.
Menyetujui rekonsiliasi
bank.
V. 2. Bank dan Kas
Rekening bank harus berbentuk giro dan atas nama organisasi YLHAI yang menerima dana untuk proyek
terkait atau tidak atas nama individu
Bilyet Giro (BG) dan/ Cek harus ditanda-tangani minimal oleh 2 orang yang ditunjuk oleh YLHAI sebagai bank
panel.
Jumlah otorisasi BG dan/ Cek disesuaikan dengan authorisation level yang diberikan secara tertulis untuk
pembayaran.
Wajib untuk memastikan keamanan dalam penyimpanan cek dan uang, serta transfer uang (fund
management).
Jangan pernah menanda-tangani BG dan/ Cek kosong.
Saldo kas harus direkonsiliasikan dengan hasil perhitungan fisik uang, dan saldo bank harus direkonsiliasikan
dengan rekening koran, minimal sekali setiap bulan.
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
16
V. 3. Fraud dan Korupsi
Fraud adalah penyimpangan yang disengaja terhadap laporan keuangan atau catatan lainnya, oleh pihak
internal atau eksternal dari sebuah organisasi. Dimana penyimpangan itu dilakukan untuk menutupi penyalahgunaan
aset untuk kepentingan pribadi.
Korupsi adalah penyalahgunaan jabatan resmi untuk kepentingan pribadi.
Segera lapor secara tertulis ke YLHAI jika ada indikasi fraud dan/ korupsi terjadi di dalam pelaksanaan
aktifitas program atau sebagainya atas nama lembaga.
Laporan akan segera diproses oleh tim investigasi Board YLHAI, jika memang indikasi yang diberikan jelas
dan mampu dipertanggungjawabkan.
YLHAI tidak men-tolerir fraud dan korupsi dalam bentuk apapun.
V. 4. Uang Muka untuk Staf
Uang Muka untuk Staf hanya diberikan 1 kali untuk satu orang, dalam satu waktu yang bersamaan.
Uang Muka untuk Staf harus dipertanggungjawabkan, sebelum akan mengambil uang muka yang baru.
Bagain Keuangan harus membuat Buku Pembantu Catatan Uang Muka, dapat dilihat di Lampiran C.
V. 5. Audit
Voucher dan dokumen-dokumen pendukung pembayaran lainnya (termasuk dokumen logistik) harus disimpan
paling tidak selama 7 tahun, untuk kepentingan audit.
YLHAI berhak untuk memeriksa keseluruhan catatan-catatan dan laporan keuangan, beserta dokumen-
dokumen pendukungnya untuk pembayaran yang menggunakan dana dari YLHAI atau Donor/Mitra .
YLHAI dan donor berhak untuk meng-audit proyek yang sumber dananya berasal dari mereka, jika diperlukan
dan/ atau diminta.
VI. LOGISTIK
VI. 1. Pengadaan Barang dan Jasa (Procurement)
Sebuah organisasi harus memiliki sebuah sistem pengadaan barang yang baik, untuk memastikan pengadaan
barang dan jasa sesuai dengan kebijakan organisasi dan juga donor.
Pedoman sistem pengadaan yang baik adalah:
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
17
Memastikan bahwa barang/ jasa tersebut benar-benar dibutuhkan baik jumlah maupun jenisnya bagi
kepentingan proyek, melalui Formulir Pengadaan Barang dan Jasa.
Otorisasi diperlukan dan harus dilakukan pada saat pengajuan permintaan barang, bukan pada saat
pembayaran atau barang diterima, dengan menanda-tangani Formulir Pengadaan Barang dan Jasa Otorisasi
dilakukan secara tertulis.
Memastikan pengadaan barang/ jasa yang transparan baik terhadap donor, supplier maupun terhadap
organisasi itu sendiri.
Level pembelanjaan, sebagai berikut:
Pembelian sampai Rp9.000.000,- diperlukan 1 penawaran harga.
Pembelian antara Rp9.000.000,- – Rp360.000.000,- diperlukan setidaknya 4 penawaran harga dari
supplier kemudian dilakukan analisa dalam menentukan supplier dengan melibatkan bagian logisitik,
keuangan, pemohon barang/ jasa dan penanggungjawab anggaran.
Pembelian di atas Rp360.000.000,- perlu dilakukan tender. Untuk pedoman pelaksanaan tender, mitra
dapat menghubungi perwakilan dari pihak Donor/Mitra dalam proyek terkait.
Pelaksana Program dapat menggunakan supplier yang sama, jika tidak terdapat perubahan harga,
selama proses pemilihan supplier sudah dilakukan sesuai prosedur yang disyaratkan.
Pelaksana Program dapat melakukan pengadaan barang dan jasa melalui preferred supplier. Transaksi
pengadaan jasa yang termasuk kategori preferred supplier adalah hotel dan biro perjalanan.
Proses pemilihan sesuai dengan prosedur yang disyaratkan, kemudian wajib melaporkan preferred
supplier secara tertulis kepada Pimpinan YLHAI. Jika sudah disetujui, maka pelaksana program wajib
membuat kontrak antara preferred supplier dan YLHAI.
Jika syarat-syarat tersebut di atas tidak dapat dipenuhi, maka YLHAI wajib melaporkan kepada Donor
untuk meminta persetujuan secara tertulis, kemudian Donor yang memproses pengajuan waiver, baik
quotation waiver maupun tender waiver.
VI. 2. Penerbitan order pembelian barang/ jasa
Order pembelian adalah kontrak yang harus dipenuhi oleh organisasi dan supplier. Supplier terpilih diharapkan
mampu memenuhi persyaratan yang tercantum pada order pembelian tersebut. Order pembelian harus diterbitkan
oleh organisasi jika pembeliannya melebihi harga Rp1.000.000,-. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penerbitan
order pembelian, adalah sebagai berikut:
Satu copy order pembelian/ kontrak dikirimkan kepada supplier dan satu copy order pembelian/ kontrak
disimpan oleh bagian Keuangan dan logistik.
Kedua copy order pembelian/ kontrak harus ditandatangani kedua belah pihak, pihak YLHAI dan pihak
supplier sebagai tanda bahwa kedua belah pihak sudah menyetujui hal-hal yang tercantum dalam dokumen
tersebut.
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
18
Order pembelian/ kontrak harus mempunyai nomor yang berurutan dan sudah dinomori sebelumnya (pre
numbered). Jika ada lembar yang salah, maka lembar yang salah itu harus tetap disimpan sebagai arsip. Ini
diperlukan untuk keperluan penelusuran jika dibutuhkan.
Cantumkan harga yang sudah disepakati bersama.
Cantumkan deskripsi barang yang dipesan dan jumlah yang tepat.
Cantumkan kapan barang akan diterima oleh YLHAI.
Cantumkan alamat pengiriman di mana YLHAI siap untuk menerima barang tersebut.
Hal-hal yang lain seperti kapan pembayaran akan dilakukan dan lainnya.
Jika ada hal-hal yang pada akhirnya menyimpang dari yang sudah tercantum dalam order pembelian,
diharapkan ada penjelasannya dan tertulis, diketahui oleh Direktur Program.
VI. 3. Proses pembayaran bisa dilakukan dengan menunjukkan:
Supplier diharapkan menyiapkan surat tagihan yang asli (invoice). Copy invoice atau hasil faximili bisa
diterima dalam keadaan pengecualian tertentu dan harus dijelaskan secara tertulis.
Barang sudah diterima oleh YLHAI apabila staf yang menerima barang, membuat surat tanda terima barang
dan ditandatangani oleh staf tersebut, sebagai bukti bahwa staf tersebut bertanggung jawab atas barang yang
diterima.
Dokumen-dokumen logistik yang harus dilampirkan pada saat pembayaran, dirangkum dalam tabel di bawah
ini :
LLeevveell
PPeemmbbeellaannjjaaaann
Formulir
Pengadaan
Barang dan
Jasa
11
PPeennaawwaarr--
aann HHaarrggaa
44
PPeennaawwaarr--
aann HHaarrggaa
AAnnaalliissaa
PPeennaawwaarr--
aann HHaarrggaa
OOrrddeerr
PPeemmbbeelliiaann
SSuurraatt
TTaaggiihhaann//
KKuuiittaannssii
TTaannddaa
TTeerriimmaa
BBaarraanngg
RRpp11,,-- ssdd..
RRpp11..000000..000000,,--
YYaa TTiiddaakk TTiiddaakk TTiiddaakk TTiiddaakk YYaa YYaa ((jjiikkaa
aaddaa))
RRpp11..000000..000011,,-- ssdd..
TToo RRpp99..000000..000000,,--
YYaa YYaa TTiiddaakk TTiiddaakk YYaa YYaa YYaa
RRpp99..000000..000011,,-- ssdd..
RRpp336600..000000..000000,,--
YYaa TTiiddaakk YYaa YYaa YYaa YYaa YYaa
DDii aattaass
RRpp336600..000000..000011,,--
PPRROOSSEESS TTEENNDDEERR –– HHaarraapp mmeenngghhuubbuunnggii ppeerrwwaakkiillaann DDoonnoorr//MMiittrraa ddaarrii PPrrooggrraamm
Harap juga diperhatikan Lampiran D, dokumen-dokumen yang harus dilampirkan dalam pembayaran (selain
dokumen pengadaan barang atau jasa/ procurement).
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
19
Berikut adalah Alur Pengadaan Barang dan Jasa secara lebih jelas:
Untuk pembelian di atas Rp9.000.000,-, alurnya tetap sama, hanya diperlukan penawaran pembanding (4
supplier) dan dilakukan analisa pemilihan supplier (form ada di dalam Lampiran C).
REQUESTER SUPPLIER PEN. JAWAB ANGGARAN KEUANGAN LOGISTIK
Mengisi
Form
Pengajuan
Permintaan
Barang Form
Pengajuan
Permintaan
Barang
Melihat informasi
ketersediaan dana
(budget),
pembebanan biaya
dan keakuratan
akurasi perhitungan
Menyetujui
atau
menolak
pengadaan
barang
YA TIDAK
Mengajukan
permintaan
penawaran yang
dibutuhkan kepada
supplier
Mengirimkan
penawaran mereka
secara tertulis
kepada Logistik
Penawaran
Harga
(Quotation)
Menyiapkan Order
Pembelian dan
memberikan
kepada Keuangan
untuk di-review
Menanda-tangani
Order Pembelian/
Kontrak
Menyetujui Order
Pembelian/ Kontrak
Memproses order,
ngirimkan barang
dan tagihan
pembayaran
Tagihan
Pembayaran/
Nota
Pembelian
Menerima barang
dan menyerahkan
kepada Requester
Bukti Tanda
Terima
Barang
Menyerahka
n payment
request
yang sudah
disetujui
oleh budget
holder Dokumen-
dokumen
pendukung
pembayaran
Melihat kesesuaian
penawaran dan
Order Pembelian,
termin pembayaran
dan akurasi
perhitungan
Melakukan
pembayaran
kepada supplier
Menerima barang
atau jasa yang
diajukan
Order
Pembelian/
Kontrak
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
20
VI. 4. Manajemen Aset (Aktiva Tetap) – termasuk Kendaraan
Sesuai dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) no. 16, definisi aset adalah aktiva berwujud
yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam operasi
organisasi, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal organisasi dan mempunyai masa manfaat
lebih dari 1 tahun.
Di dalam YLHAI, semua aset harus digunakan sesuai dengan tujuan yang diberikan oleh YLHAI, yang
termasuk aset adalah:
Barang-barang yang masuk dalam kategori aset menurut persyaratan donor.
Barang – barang yang harganya lebih dari Rp9.000.000,- yang kemudian disebut aktiva tetap (semua jenis
barang) seperti kendaraan, generator dan lain-lain.
Barang – barang yang harganya kurang dari Rp9.000.000,- namun termasuk kategori barang-barang menarik
seperti handphone, AC, kamera digital, TV, kipas angin, radio komunikasi, telepon satelite, laptop atau
komputer dan alat-alat elektronik yang lainnya.
Hal-hal yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut tercatat dan digunakan dengan
benar adalah:
Pendaftaran Aset. Hal-hal yang diperlukan di dalam daftar (lihat lampiran B) adalah:
Deskripsi barang
Nomor aset (tagging)
Model barang
Nomor serial barang
Lokasi barang
Nilai Aset/ Harga Pembelian
Staff yang bertanggung jawab
Nomor order pembelian barang
Donor yang mendanai pembelian barang
Tanggal pembelian barang
Keterangan lainnya (kondisi, garansi, dan lain-lain)
Penomoran atas aset (tagging). Informasi minimum yang harus dicantumkan adalah:
Kode proyek (IDSxxx), pihak Donor/Mitra akan menginformasikan kepada YLHAI.
Kode organisasi mitra (PS partner ID), pihak Donor/Mitra akan menginformasikan kepada YLHAI.
PETUNJUK PROSEDUR KEUANGAN DAN LOGISTIK - YAYASAN LINGKUNGAN HIDUP AMBAY ISLANDS - 2010
21
Nomor urut aset.
Tahun pembelian.
Contoh: IDSC11-YBAW-01-2009
Penomoran harus dilakukan secara konsisten, untuk memastikan kemudahan dalam menelusur dan
memantau keberadaan aset di dalam suatu organisasi.
Aset yang dibeli dari kontribusi pendanaan YLHAI merupakan hak milik YLHAI.
Aset yang dibeli dari kontribusi pendanaan Donor/Mitra merupakan hak milik Donor/Mitra.
Donor/Mitra akan mengatur kepemilikan aset tersebut setelah periode perjanjian kemitraan berakhir.
YLHAI akan selalu mengikuti peraturan yang ditetapkan pemerintah, seperti: pembuatan BPKB dan STNK,
pajak kendaraan dan asuransi yang diwajibkan.
Aktiva tetap akan menjadi obyek pemeriksaan fisik barang.
Top Related