prosedur

Manager Personalia Compliance Direktur Marketing Direktur Utama

PROSEDUR PEREKRUTAN

KARYAWAN BARU

Rev.1 : November 2008

Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Choki Sinaga Bachtiar Tajudin Mr. H.W. Lee Mr. J.S. Yang

Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

1. TUJUAN

2. RUANG LINGKUP

3. DEFINISI

3.1.

3.2.

4. ATURAN UMUM

4.1.

4.2.

4.3.

4.4.

4.5.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1. Permintaan karyawan baru

Supervisor Terkait

5.1.1.

5.1.2.

Rev.1 : November 2008 2(6)

Mengisi "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" dengan mencantumkan

alasan kebutuhan karyawan.

Menyerahkan "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang telah

ditandatangani kepada Manager Terkait untuk mendapat persetujuan.

Semua permintaan penambahan karyawan harus secara tertulis dengan menggunakan

"Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" dan dikontrol oleh Manager Personalia.

Proses penerimaan karyawan dilaksanakan hanya oleh Departmen Personalia sebagai wakil

dari pimpinan perusahaan untuk menghindari hal yang tidak sesuai dengan ketentuan.

Syarat minimum usia yang boleh diterima sebagai karyawan adalah 18 (delapan belas) tahun

terhitung mulai dari penandatangan perjanjian kerja.

Terhadap permintaan penambahan karyawan staff yang akan diangkat menjadi karyawan

tetap diperlukan persetujuan dari Direktur.

Prosedur ini mencakup seluruh aktivitas penerimaan karyawan mulai dari pengajuan, seleksi

penerimaan, pelatihan atau pengarahan, penandatanganan perjanjian kerja sampai pada

penyerahan kepada Supervisor Terkait.

Manager Terkait adalah manager yang membawahi departemen yang membutuhkan

penambahan karyawan baru.

Supervisor Terkait adalah Supervisor yang membawahi bagian yang membutuhkan

penambahan karyawan baru.

Permintaan karyawan dapat disebabkan oleh pengunduran diri, perluasan organisasi

perusahaan, atau pemutusan hubungan kerja.

Untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan dalam proses

penerimaan karyawan baru supaya teratur sesuai dengan peryaratan kebijakan kode etik (Code of

Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan.


Manager Terkait

5.1.3.

5.1.4.

Manager Personalia

5.1.5.

5.1.6.

5.2. Penerimaan dan seleksi karyawan baru

Manager Personalia

5.2.1.

5.2.2.

5.2.3.

5.2.4.

5.2.5.

5.2.6.

5.2.7.

Supervisor Terkait

5.2.8.

5.2.9.


Jika calon karyawan baru dianggap lulus test mata maka langsung diserahkan

kepada Supervisor Terkait untuk dilakukan seleksi kompetensi bidang pekerjaan,

dan jika tidak lulus dipersilahkan untuk pulang.

Melakukan pengetesan terhadap bidang pekerjaan yang akan dihadapi, dan

membuat laporan pada "Laporan Hasil Seleksi Karyawan" dan mempersilahkan

pulang terhadap calon karyawan yang dianggap tidak lulus seleksi.

Menyerahkan "Laporan Hasil Seleksi Karyawan" kepada Manager Personalia

untuk dilakukan tindaklanjut.

Melakukan seleksi administratif terhadap surat lamaran yang masuk apakah

memenuhi syarat, pelamar harus melengkapi dokumen surat lamaran, Kartu

Tanda Penduduk asli seserta copynya dan copy Kartu Keluarga atau copy Ijazah.

Besama dengan Compliance melakukan verifikasi usia calon karyawan dengan

memberi stampel dan paraf pada copy Kartu Tanda Penduduk berdasarkan 2

(dua) dokumen diantara copy Kartu Tanda Penduduk dan copy Kartu Keluarga

atau Ijazah, usia minimum 18 tahun.

Melakukan wawancara terhadap calon karyawan baru untuk mengetahui kejelasan

berkenaan dokumen lamaran kerja.

Melakukan test mata apakah calon karyawan baru memiliki gangguan penglihatan

yang dapat menghambat pada saat bekerja, dan mencatat hasilnya pada "Laporan

Hasil Seleksi Karyawan".

Menerima "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang diajukan oleh

Manager Terkait.

Melakukan tindak lanjut recruitment terhadap "Formulir Permintaan Penambahan

Karyawan" yang telah disetujui oleh Manager Terkait.

Mempublikasikan kebutuhan karyawan baru sesuai dengan permintaan dari

Supervisor Terkait.

Mengumpulkan surat lamaran yang masuk

Memeriksa "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang diajukan oleh

Supervisor untuk dilakukan persetujuannya.

Jika hasil peninjauan disetujui Manager Terkait melanjutkan "Formulir Permintaan

Penambahan Karyawan" Kepada Manager Personalia.


5.3. Pelatihan/pengarahan karyawan baru

Supervisor Terkait

5.3.1.

a.

b.

c.

d.

e.

f.

Manager Personalia

5.3.3.

a.

b.

c.

5.3.4.

5.4. Penetapan dan penempatan karyawan baru

Manager Personalia

5.4.1.

5.4.2.

5.4.3.

5.4.4.

Payroll/Staff Personalia

5.4.5.

5.4.6.


Mendokumentasikan data karyawan dalam odner Personal File berdasarkan

bagian masing-masing.

Melakukan penandatanganan perjanjian kerja yang sudah dipersiapkan bersama

dengan karyawan sebagai bukti persetujuan atas isi perjanjian kerja.

Memberikan salinan perjanjian kerja kepada karyawan yang bersangkutan, dan

karyawan harus menandatangani dibelakang perjanjian kerja sebagai bukti telah

menerima salinan perjanjian kerja.

Menginstruksikan kepada payroll untuk memasukkan data karyawan baru pada

sistem payroll

Memasukkan data keryawan baru dalam sistem payroll

Status Karyawan

Peraturan Perusahaan

Tata Tertib : Jam kerja, Jam istirahat, Kedisiplinan dll.

Menetapkan karyawan baru dengan status karyawan percobaan dengan membuat

Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) atau karyawan kontrak dengan

membuat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

Memelihara dokumen hasil pelatihan baik yang dilakukan oleh Bagian Produksi

atau Bagian Personalia.

Untuk pelatihan yang tidak dapat diberikan oleh Supervisor Terkait, maka pelatihan

bisa diberikan oleh Manager Produksi atau pihak lain yang berkompeten.

Pelatihan penanganan bahan kimia berbahaya.

Pelatihan jika terjadi keadaan darurat.

Mengadakan pelatihan mengenai aturan dan tata tertib perusahaan terhadap

karyawan baru yang materinya sebagai berikut :

Pelatihan tatacara dan kedisiplinan kerja.

Prosedur pengoperasian mesin.

Prosedur perawatan mesin

Penggunaan pengaman mesin

Mengadakan pelatihan/pengarahan kompetensi kerja terhadap karyawan baru

yang materinya sebagai berikut :


6. Lampiran

6.1. Formulir Permintaan Penambahan Karyawan

6.2. Laporan Hasil Seleksi Karyawan

6.3. Daftar Hadir Peserta Rapat/ Training

7. Flow Chart


Spv. Terkait Manager Terkait Mgr. Personalia Direktur Compliance Payroll

Mengisi "Formulir

Permintaan Pe-

nambahan

Karyawan"(FPPK)

FPPK

Menyerahkan

"FPPK" ke Manager

Terkait

Menerima

"FPPK"

persetu-

juan

Mulai

Selesai

Tidak

Ya

perlu

Approval

Direktur

persetu-

juan

Publikasi kebutuhan

karyawan

Selesai

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Mengumpulkan

surat lamaran yang

masuk

Seleksi

admi-

nistratif

Verifi-

kasi usia

Selesai

Selesai

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Lamaran

KTP

KK

Ijazah

KTP

KK

Ijazah

FPPK

Verifi-

kasi usia



Compliance PayrollSpv. Terkait Manager Terkait Mgr. Personalia Direktur

Pelatihan:

- Tata cara kerja

- Kedisiplinan

- Pengop. Mesin

- Peraw. Mesin

- Pengam. Mesin -

Penang. Bahan

kimia berbahaya

- Keadaan darurat

Melaku-

kan test

mata

Test

kompete

nsi

Selesai

Ya Tidak

Selesai

LHSKLHSK

Tidak

Ya

Pelatihan:

- Status Karyawn

- Per. Perusahaa

- Tata tertib

Penandatanganan

perjanjian kerja

bersama karyawan

baru

Memberikan salinan

perjanjian kerja

kepada karyawan

Menginstruksikan

kepada payroll

untuk memasukkan

data karyawan baru

Memasukkan data

karyawan baru

Lamaran

KTP

KK

Ijazah

PKWT/

PKWTTT

Copy

PKWT/

PKWTTT

Lamaran

KTP

KK

Ijazah

PKWT/

PKWTTT

Mendokumentasika

n data karyawan

pada odner

Personal File

Selesai

DHPR/T

DHPR/T

prosedur

Documents

Transcript of prosedur