perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id PROSEDUR .../Prosedur... · adalah dengan melakukan...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN

PEMELIHARAAN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

INA AYU ANGGRAINI

D1509044

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA


commit to user

ii

2012


commit to user

iii


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Ina Ayu Anggraini

NIM : D1509044

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR

PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN PEMELIHARAAN DI PT.

KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR “ adalah betul – betul karya

sendiri. Hal – hal yang bukan karya saya. Dalam tugas akhir tersebut diberi tanda

citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

Ina Ayu Anggraini


commit to user

v

MOTTO

Motto :

1. Jika kamu menyatakan sesuatu kebajikan, menyembunyikannya, atau

memaafkan sesuatu kesalahan (orang lain), maka sungguh, Allah Maha

Pemaaf, Mahakuasa.

2. Kemenangan yang seindah – indahnya dan sesukar – sukarnya yang boleh

direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.

3. Kesalahan adalah guru terbaik untuk melakukan hal yang lebih baik

dikemudian.


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tulisan ini kupersembahkan untuk :

1. Ayah dan ibuku tersayang, yang telah memberikan dukungan dan

kepercayaan.

2. Kakak dan saudara ku yang selalu memberi semangat.

3. Sahabat- sahabat ku tercinta yang selalu bersama setiap saat baik suka

maupun duka.

4. Teman – teman Manajemen Administrasi B 2009, semoga kita semua

sukses dan dalam lindungan Allah SWT.

5. Almamater.


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan

Rahmat dan Karunia-Nya sehingga Laporan Tugas Akhir dengan judul Prosedur

Pengadaan Peralatan Kantor dan Pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa

Karanganyar ini dapat diselesaikan dengan baik.

Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat mencapai

gelar Ahli Madya pada Program Diploma dalam bidang Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam kesempatan ini penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-

pihak yang membantu penyusunan laporan tugas akhir ini.

1. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

2. Bapak Drs. Sudarto M. Si selaku ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi Universitas Sebelas Maret Surakarta dan juga menjadi

pembimbing yang telah memberikan ilmu dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir.

3. Bapak Widyo selaku Manajer Logistik PT. KUSUMAHADI SANTOSA

yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah

Kerja.

4. Bapak Edi selaku Kepala bagian personalia di PT. Kusumahadi Santosa

yang telah memberikan ijin kepada kami untuk melakukan magang kerja.

5. Ibu Eni, Ibu Nina, Bapak Budi, Pak Mul, Pak Wandi, dan Bu Suci selaku

pembimbing magang Departemen Logistik yang telah memberikan

pengarahan selama magang kerja.

6. Bapak dan Ibu Dosen serta segenap karyawan fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik.


commit to user

viii

7. Ayah dan Ibu yang memberikan dukungan, semangat, dan doanya dalam

penyelesaian tugas akhir.

8. Vincentius Wendy yang telah memberi inspirasi dan semangat dalam

penulisan Tugas Akhir.

9. Jayanti dan Seno yang selalu memberikan semangat dalam penulisan

Tugas Akhir.

10. Rosi, Galih, Dhika, Arief, Ipram serta kawan-kawan Manajemen

Administrasi B 2009 yang telah membuat hidup lebih berwarna dengan

persahabatan kita.

Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas akhir

ini. Untuk itu penulis mengahrapkan kritik dan saran yang membangun. Namun

demikian, karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang

membutuhkan.

Surakarta, Juni 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………………………………………………………. i

PERSETUJUAN…………………………………………………………... ii

PENGESAHAN…………………………………………………………… iii

PERNYATAAN…………………………………………………………… iv

MOTTO……………………………………………………………………. v

PERSEMBAHAN…………………………………………………………. vi

KATA PENGANTAR…………………………………………………….. vii

DAFTAR ISI………………………………………………………………. ix

DAFTAR BAGAN………………………………………………………… xi

DAFTAR GAMBAR……………………………………………………… xii

ABSTRAK………………………………………………………………… xiii

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………. 1

A. Latar Belakang Masalah……………………………………… 1

B. Rumusan Masalah…………………………………………… 4

C. Tujuan Pengamatan………………………………………….. 4

D. Manfaat Pengamatan………………………………………… 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………... 5

A. Pengertian Prosedur………………………………………….. 5

B. Pengertian Pengadaan……………………………………….. 6

C. Prosedur Pengadaan Barang………………………………… 7

D. Pengertian Peralatan kantor…………………………………. 8


commit to user

x

E. Pengertian Pemeliharaan……………………………………. 9

a. Pemeliharaan Terencana……………………………….. 10

b. Pemeliharaan Tak terencana……………………………. 11

c. Tujuan Pemeliharaan Rutin…………………………….. 12

F. Prosedur Pemeliharaan………………………………………. 13

BAB III METODE PENGAMATAN……………………………………… 15

A. Lokasi Pengamatan…………………………………………… 15

B. Jenis Pengamatan…………………………………………….. 15

C. Penentuan Sumber Data……………………………………… 16

D. Teknik Pengumpulan Data…………………………………… 17

E. Teknik Analisis Data…………………………………………. 19

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI…………………………… 21

A. Sejarah Singkat………………………………………………. 21

B. Maksud dan Tujuan………………………………………….. 22

C. Lokasi Perusahaan…………………………………………… 22

D. Struktur Organisasi Perusahaan……………………………… 27

E. Ketenagakerjaan……………………………………………... 33

BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN………………… 37

A. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor……………………….. 37

B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor……………………. 45

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN…………………………………… 45

A. Kesimpulan…………………………………………………… 53

B. Saran…………………………………………………………. 54


commit to user

xi

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR BAGAN

Bagan 4.2 Struktur Organisasi PT. KUSUMAHADI SANTOSA………. 32

Bagan 5.1 Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor……………………….. 44

Bagan 5.2 Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor……………………. 50


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Lokasi PT. KUSUMAHADI SANTOSA…………………. 25


commit to user

xiii

ABSTRAK

INA AYU ANGGRAINI “ PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN PEMELIHARAAN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR ” Tujuan dari pengamatan yaitu mengetahui prosedur pengadaan peralatan kantor dan mengetahui prosedur pemeliharaan peralatan kantor di PT. KUSUMAHADI SANTOSA. Pengamatan ini dilakukan agar bermanfaat bagi pembaca, sebagai wacana dan masukan bagi perusahaan. Penulis membahas prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA Karanganyar dengan berbagai referensi- referensi dari bebagai sumber, pendapat dan teori-teori dari para ahli, sehingga dapat diketahui tentang prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan yang diterapkan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA Karanganyar. Dalam melakukan pengamatan ini metode pengumpulan data yang digunakan adalah dengan melakukan pengamatan pelaksanaan prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya, dengan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif yang memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, menentukan sumber data dari pihak yang terkait, dari dokumen perusahaan, juga melakukan aktivitas yang mendukung. Penulis melakukan wawancara dengan staf dan karyawan yang terkait, serta melakukan observasi langsung di lapangan, kemudian penulis juga melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA melalui tiga tahapan yaitu pengumpulan data, penyajian data, dan menarik kesimpulan. Hasil pengamatan ini dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA mengalami kendala yaitu departemen pengguna kurang jelas dalam menulis dalam surat pengajuan pengadaan sehingga peralatan kantor yang diminta tidak sesuai jadi harus jelas dalam menulis. Gudang tidak segera menginput data barang yang datang atau belum sehingga pihak logistik mengalami kesalahan jadi gudang segera memasukkan data barang yang sudah datang. Tidak semua peralatan kantor dipelihara oleh ahlinya, sebaiknya semua peralatan dipelihara oleh ahlinya atau karyawan dibekali cara-cara pemeliharaan peralatan kantor. Waktu prosedur pemeliharaan yang cukup lama, jadi sesegera mungkin departemen pengguna melaporkan kerusakan peralatan kantor.


commit to user

xiv


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Persaingan dalam dunia industri saat ini menjadi semakin ketat. Hanya

perusahaan yang dapat mempertahankan konsistensinya yang dapat

bertahan di dalam persaingan industri. Perlu kerja keras agar perusahaan

tidak terpuruk ke dalam kondisi yang sulit, apalagi ditambah dengan

keadaan perekonomian yang tidak kunjung membaik. Oleh karena itu

dunia usaha sekarang ini menuntut perusahaan untuk terus berusaha

mencari cara dan upaya terbaik agar memiliki kemampuan bersaing yang

lebih tinggi daripada perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama.

Salah satu cara yang dapat ditempuh untuk dapat lebih bersaing adalah

dengan ketersediaan fasilitas-fasilitas keperluan di dalam bekerja yang

baik. Ketersediaan fasilitas kantor dapat berupa terpenuhinya alat-alat

kantor guna menunjang dalam pekerjaan. Dengan peralatan kantor yang

memadai maka pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan secara aman,

teratur dan terkendali. Apabila kegiatan di dalam kantor sudah berjalan

dengan baik, secara tidak langsung kegiatan di dalam perusahaan juga

akan lancar. Kelancaran aktivitas di dalam suatu perusahaan akan

menambah manfaat lebih. Misalnya saja apabila aktivitas lancar proses

produksi akan lancar dan perusahaan dapat menyelesaikan pesanan

konsumen tepat waktu. Oleh sebab itu perusahaan dituntut untuk dapat

selalu memenuhi permintaan konsumen baik dari segi kuantitas, kualitas

maupun ketepatan waktu penyerahan hasil produksi yang dipesan.

Sehingga apabila faktor-faktor ini dapat dipenuhi maka konsumen akan

merasa puas, dan ini berarti konsumen akan menjadi loyal terhadap

perusahaan, dan ketika rasa loyal konsumen diterima oleh perusahaan,

maka perusahaan memiliki keunggulan dibandingkan dengan perusahaan

pesaingnya.


commit to user

2

Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa maupun perusahaan

manufaktur selalu memerlukan peralatan kantor. Tanpa adanya peralatan

kantor pastilah para karyawan akan kebingungan. Peralatan kantor

merupakan penghubung antara pekerja dengan pekerjaannya.

Peralatan kantor adalah semua fasilitas / barang-barang yang ada di

dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam

pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang

diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk

menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak

mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja

untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang

ada.

Pengelolaan administrasi di dalam suatu prosedur pengadaan barang di

perusahaan sangatlah penting. Dengan adanya administrasi akan

mempermudah pelaksanaan perencanaan guna mencapai tujuan yang

diharapkan. Dengan administrasi berarti persiapan menyusun suatu

keputusan berupa langkah-langkah penyelesaian atau pelaksanaan suatu

pekerjaan yang terarah pada pencapaian tujuan tertentu. Jadi dapat

dikatakan bahwa dengan adanya pengelolaan administrasi langkah demi

langkah kegiatan yang akan dilakukan itu sudah ada aturan, jelas

kegiatannya dan ada bukti autentiknya. Dengan administrasi yang bagus

pastilah langkah atau prosedur selanjutnya akan lancar. Prosedur

pengadaan peralatan kantor di sini dimaksudkan adalah bagaimana

pengelolaan untuk penyediaan peralatan kantor bagi perusahaan. Prosedur

pengadaan peralatan kantor ini mencakup bagaimana pengelolaan

administrasi dalam menyediakan peralatan kantor seperti alat tulis,

komputer, mesin ketik, mesin fax dan lain sebagainya dalam menunjang

pekerjaan para karyawan.

Di samping prosedur pengadaan peralatan kantor, pemeliharaan

peralatan kantor juga tidak kalah penting. Peralatan kantor setiap hari

digunakan untuk menunjang aktivitas kantor, jadi haruslah ada


commit to user

3

pemeliharaan. Pemeliharaan dimaksudkan untuk menghindari terjadinya

kerusakan dan memperpanjang umur peralatan. Pemeliharaan peralatan

kantor membutuhkan prosedur yang jelas kaitannya dengan barang milik

perusahaan, jadi tidak bisa sembarangan.

Pemeliharaan adalah bagaimana semua peralatan kantor tersebut agar

dapat selalu digunakan untuk peralatan yang tidak habis pakai.

Pemeliharaan sangat perlu dilakukan untuk menghindari kerusakan pada

peralatan yang tentunya setiap hari digunakan. Pemeliharaan ini dilakukan

untuk menghindari terjadinya pengeluaran yang berlebihan apabila

peralatan yang digunakan sampai rusak. Misalnya saja pemeliharaan mesin

printer yang tentunya akan menjadi mahal pengeluaran keuangan

perusahaan kalau mesin printer tersebut sampai rusak. Pemeliharaan yang

baik menjamin bahwa fasilitas-fasilitas produktif akan dapat beroperasi

secara efektif. Hal ini dihasilkan dari suatu kombinasi pemeliharaan

preventif yang mengantisipasi daya pakai mesin-mesin dan perbaikan

kerusakan, bila terjadi, secepat mungkin sehingga biaya sistem mesin tidak

produktif dan tenaga kerja menganggur dapat diminimumkan.

Sebagaimana diketahui bahwa administrasi pengadaan peralatan kantor

dan prosedur pemeliharaan peralatan kantor mempunyai arti penting bagi

suatu perusahaan dengan didukung kemajuan dibidang komputer,

diharapkan informasi persediaan bahan baku yang ada dan tersedia dapat

di ketahui dengan cepat, tepat, akurat dan efisien, di mana data-data

peralatan komputer tersedia telah di masukan kedalam suatu sistem

komputer.

PT. KUSUMAHADI SANTOSA adalah perusahaan yang bergerak di

bidang manufaktur yaitu bidang tekstile. Prosedur Administrasi di

dalamnya sangatlah banyak, di sini akan menguraikan bagaimana prosedur

dalam pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya.


commit to user

4

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka permasalahan yang muncul

adalah “Bagaimana prosedur pengadaan peralatan kantor dan

pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa?”

C. Tujuan Pengamatan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, adapun tujuan yang didapatkan

dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengadaan

peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa.

D. Manfaat Pengamatan

1. Memberikan gambaran mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor

di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar.

2. Memberikan informasi kepada pembaca bagaimana prosedur

pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi

Santosa Karanganyar.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Prosedur

Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah

tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah

ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu

(chronologis) kepada tugas-tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-

tugas demikian dalam kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan

terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaian daripada tugas-tugas yang

saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu

untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara chronologis

(menurut waktu) dari pada tugas-tugas ini merupakan ciri dari pada setiap

prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh

siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. Prosedur-prosedur

menggambarkan cara / metode dengan mana pekerjaan akan diselesaikan

(Moekijat, 1978:475)

Menurut Westra (1977:263), prosedur diartikan sebagai berikut :

“Prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur membuat surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat / cara mengetiknya pada kertas surat / menaklikannya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur menjadi suatu sistem”

Menurut Wursanto (1987:15), prosedur diartikan sebagai berikut :

“Prosedur juga merupakan rencana, karena bersangkut paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur-prosedur bukan hanya merupakan pedoman untuk berfikir tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna


commit to user

6

menjalankan suatu kegiatan tertentu. Prosedur juga mempunyai urut-urutan kepentingan” Dari uraian di atas, maka pengertian dari prosedur adalah urut-urutan

kegiatan dari tugas dan kewajiban untuk melaksanakan cara yang tepat yang

sudah menjadi pola tetap suatu pekerjaan.

B. Pengertian Pengadaan

Menurut Imelda dalam blognya imeldas. blog. ittelkom. ac. Id /blog /files

/2010 /05/MPTI12.ppt pengadaan diartikan sebagai berikut :

“proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi”

(http://imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI12.ppt, 3 Mei 2012

7:39 PM).

Menurut Muhammad Icrhram Mukimin (1992:68), pengadaan diartikan

sebagai berikut :

“Segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan

jasa dalam batas peraturan perundang-undangan”.

Muhammad Ichram Mukimin (1992:72) juga mengemukakan cara dalam

pengadaan barang antara lain dengan cara :

1. Pembelian

2. Penyewaan

3. Peminjaman

4. Pemberian / hibah

5. Penukaran / barter

6. Pembuatan

7. Sewa-beli

8. Leasing

Menurut Adrian Sutedi (2009:3) menjelaskan bahwa :

“Pengadaan barang dan jasa pada hakekatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkan dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar tercapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya”.


commit to user

7

Pengadaan atau procurenment adalah segala kegiatan atau usaha untuk

memenuhi kebutuhan barang atau jasa berdasarkan peraturan yang berlaku

(Sumosudirjo, 1983:167)

Pengadaan juga dapat diartikan sebagai aktivitas yang berkenaan dengan

pembelian, pembuatan sendiri, dan permintaan atas barang-barang yang

menjadi kebutuhan instansi. Cara lain lagi ialah dengan pertukaran barang

antar instansi / peminjaman (Westra, 1977:264)

Dari beberapa pengertian pengadaan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa

pengadaan adalah proses yang berkenaan dengan kegiatan pembelian barang

dari pihak luar perusahaan guna memenuhi kebutuhan perusahaan berdasarkan

peraturan yang berlaku.

C. Prosedur Pengadaan Barang

Prosedur pengadaan barang juga bisa dikatakan prosedur pembelian barang.

Jadi bisa dikatakan pengadaan barang merupakan pembelian atas barang-

barang yang dibutuhkan agar tersedia di dalam suatu perusahaan. Prosedur ini

menjelaskan tata cara pembelian barang dan jasa yang digunakan dalam

kegiatan proses produksi mulai dari permintaan hingga barang dan jasa

diterima. Prosedur pengadaan /pembelian barang adalah sebagai berikut :

1. Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang dan Jasa dari

User.

2. Bagian Pembelian memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat

memenuhi barang sesuai dengan permintaan pada Form Permintaan

Pembelian.

3. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang sesuai dengan permintaan

pembelian belum ada, maka bagian pembelian melakukan seleksi

rekanan sesuai dengan Prosedur Seleksi Rekanan.

4. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang dan jasa sesuai dengan

permintaan pembelian sudah ada, maka proses selanjutnya ke point 5.


commit to user

8

5. Bagian Pembelian membuat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa

sesuai dengan Permintaan Pembelian, kemudian mengirimkan ke Suplier

terseleksi melalui fax / email / datang langsung.

6. Bagian Pembelian mamastikan bahwa Permintaan Penawaran Barang dan

Jasa telah diterima oleh rekanan, dan mengkonfirmasi batas waktu

pemasukan penawaran.

7. Bagian Pembelian menerima penawaran dari para suplier dan melakukan

evaluasi terhadap penawaran selanjutnya dilakukan negosiasi mengenai

harga, kualitas, dan waktu pengiriman, pembayaran terhadap suplier yang

dianggap mampu.

8. Bagian Pembelian membuat Order Pembelian (PO) sesuai dengan hasil

negosiasi selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan.

9. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Bagian Pembelian

menyerahkan PO kepada suplier.

10. Penerimaan Barang. (http :// dahlanforum. wordpress. com/ 2010 /08 /01

/ contoh - prosedur-pembelian-sesuai-iso-9001-2008/. Rabu 20 Juni 2012

pukul 9:20 PM).

D. Pengertian Peralatan Kantor

Menurut Moenir (1982:23), peralatan diartikan sebagai berikut :

“Barang atau benda yang secara langsung dipakai dalam usaha (produksi)

untuk memperoleh hasil tertentu”

Peralatan kantor terdiri dari semua jenis mesin kantor, baik yang bersifat

manual maupun automatic, meja gambar, alat ukur, alat tulis dan sebagainya.

Peralatan kantor merupakan alat-alat yang digunakan untuk menunjang

pekerjaan di dalam kantor yang banyak sekali macamnya.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor :

1. Tujuan penggunaan peralatan

2. Menentukan peralatan yang sesuai

3. Tingkat kegunaan peralatan


commit to user

9

4. Spesifikasi peralatan.

5. Biaya peralatan

6. Proses operasional peralatan

7. Fitur keamanan

8. Fleksibilitas peralatan

9. Kemudahan penggunaan peralatan

10. Kecepatan operasi peralatan

11. Masukan dari operator peralatan

12. Standardisasi peralatan (Moenir, 1982:23)

Menurut The Liang Gie dalam buku Saiman (2002:84) peralatan kantor

diartikan sebagai berikut :

“segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelola

bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor, organisasi atau perusahaan

yang bekerja secara mekanik, elektrik, magnetik, dan kimiawi”.

Dari pengertian peralatan kantor di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa

peralatan kantor adalah alat-alat yang digunakan secara langsung dalam usaha

menunjang pekerjaan kantor.

E. Pengertian Pemeliharaan

Menurut Rimantho dalam blog http:// rimantho. blogspot.com /2010 / 03

/ pengertian pemeliharaan.html Kamis pemeliharaan diartikan sebagai berikut :

“suatu kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan tujuan agar peralatan selalu memiliki kondisi yang sama dengan keadaan awalnya. Maintenance atau pemeliharaan juga dilakukan untuk menjaga agar peralatan tetap berada dalam kondisi yang dapat diterima oleh penggunannya” (http://rimantho.blogspot.com/2010/03/pengertianpemeliharaan.html Kamis 3 Mei 2012 pukul 8:03 PM) Adapun tujuan dari dilakukannya pemeliharaan antara lain adalah sebagai

berikut :

1. Menjamin tersedianya peralatan atau mesin dalam kondisi yang mampu

memberikan keuntungan.


commit to user

10

2. Menjamin kesiapan peralatan cadangan dalam situasi darurat, misalnya

sistem pemadam kebakaran, pembangkit listrik, dan sebagainya.

3. Menjamin keselamatan manusia yang menggunakan peralatan

4. Memperpanjang masa pakai peralatan atau paling tidak menjaga agar

masa pakai peralatan tersebut tidak kurang dari masa pakai yang telah

dijamin oleh pembuat peralatan tersebut.

Suatu organisasi perusahaan yang baik paham bahwa mereka tidak boleh

melihat aktivitas perawatan sebagai unsur pengeluaran belaka. Melainkan

aktivitas tersebut dapat memberikan dukungan yang sangat penting terutama

dalam kaitannya dengan peningkatan produktivitas. Pemeliharaan yang efektif

akan mengarah pada hal-hal sebagai berikut :

1. Kapasitas produksi terpenuhi secara maksimal

2. Kemampuan untuk memproduksi produk dengan toleransi khusus atau

level kualitas tertentu.

3. Dapat meminimalkan biaya per unit produk.

4. Dapat mengurangi resiko kegagalan dalam memenuhi keinginan pelanggan

yang berkaitan dengan kapasitas produksi, leadtime serta kualitas produk.

5. Dapat menjaga keselamatan pegawai dan masyarakat sekitar dari bahaya

yang mungkin muncul dengan adanya proses produksi.

6. Dapat memastikan sekecil mungkin resiko yang dapat membahayakan

lingkungan di sekitar perusahaan. ( http : // rimantho. blogspot. com/ 2010/

03/ pengertianpemeliharaan.html Kamis 3 Mei 2012 pukul 8:03 PM)

Menurut arsawijayaketut dalam blog http:// arsawijayaketut.webs.com,

pemeliharaan diartikan sebagai berikut :

“Suatu bentuk tindakan yang dilakukan dengan sadar untuk menjaga agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai atau tindakan melakukan perbaikan sampai pada kondisi peralatan tersebut dapat bekerja kembali. Secara garis besar pemeliharaan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tak terencana” (http:// arsawijayaketut.webs.com, Senin 23 April 2012, 9:29 AM)


commit to user

11

a. Pemeliharaan terencana (planned maintenance)

Pemeliharaan terencana adalah porses pemeliharaan yang diatur dan

diorganisasikan untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi terhadap

peralatan di waktu yang akan datang. Dalam pemeliharaan terencana

terdapat instrumen pengendalian dan instrumen pencatatan sesuai dengan

rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Pemeliharaan terencana

merupakan bagian dari instrumen manajemen pemeliharaan yang terdiri

atas pemeliharaan preventif, pemeliharaan prediktif, dan pemeliharaan

korektif.

Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan yang dilakukan pada

selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan

beberapa instrumen yang dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk

mencegah dan mengurangi kemungkinan suatu komponen tidak memenuhi

kondisi normal. Pekerjaan yang dilakukan dalam pemeliharaan preventif

adalah mengecek, melihat, menyetel, mengkalibrasi, melumasi, dan

pekerjaan lain yang bukan penggantian suku cadang berat. Pemeliharaan

preventif membantu agar peralatan dapat bekerja dengan baik sesuai

dengan apa yang menjadi ketentuan pabrik pembuatnya.

Semua pekerjaan yang masuk dalam lingkup pemeliharaan preventif

dilakukan secara rutin dengan berdasarkan pada hasil kinerja alat yang

diperoleh dari pekerjaan pemeliharaan prediktif atau adanya anjuran dari

pabrik pembuat alat tersebut. Apabila pemeliharaan preventif dikelola

dengan baik maka akan dapat memberikan informasi tentang kapan mesin

atau alat akan diganti sebagian komponennya.

b. Pemeliharaan tak terencana

Pemeliharaan tak terencana adalah jenis pemeliharaan yang dilakukan

secara tiba-tiba karena suatu alat atau peralatan akan segera digunakan.

Seringkali terjadi bahwa peralatan baru digunakan sampai rusak tanpa ada

perawatan yang berarti, baru kemudian dilakukan perbaikan apabila akan

digunakan. Dalam manajemen instrumen pemeliharaan, cara tersebut


commit to user

12

dikenal dengan pemeliharaan tak terencana atau darurat (emergency

maintenance).

Pada umumnya metode yang digunakan dalam penerapan pemeliharaan

adalah metode darurat dan tak terencana. Metode tersebut membiarkan

kerusakan alat yang terjadi tanpa atau dengan sengaja sehingga untuk

menggunakan kembali peralatan tersebut harus dilakukan perbaikan atau

reparasi. Pemeliharaan tak terencana jelas akan mengganggu proses

produksi dan biasanya biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan jauh lebih

banyak instrumen dengan pemeliharaan rutin.

c. Tujuan Pemeliharaan Rutin

Dalam setiap tindakan pemeliharaan, tujuan pokoknya adalah untuk

mencegah terjadinya kerusakan peralatan dan mencegah adanya perubahan

fungsi alat serta mengoptimalkan usia pakai peralatan. Reliabilitas alat dan

kinerja yang baik hanya dapat dicapai dengan melakukan program

pemeliharaan yang terencana. Selain untuk instrumen reliabilitas dan

kinerja alat, program pemeliharaan terencana juga mempunyai beberapa

keuntungan yaitu dalam hal efisiensi keuangan, perencanaan,

standardisasi, keamanan kerja dan semangat kerja. Secara garis besar

terdapat empat tujuan pokok pemeliharaan preventif yaitu :

a) Memperpanjang usia pakai peralatan. Hal tersebut sangat penting

terutama apabila dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli satu

peralatan jauh lebih mahal apabila dibandingkan dengan memelihara

sebagian dari peralatan tersebut. Walaupun disadari bahwa kadang-

kadang untuk jenis barang tertentu membeli dapat lebih murah apabila

alat yang akan dirawat sudah sedemikian rusak.

b) Menjamin peralatan selalu siap dengan optimal untuk mendukung

kegiatan kerja, sehingga diharapkan akan diperoleh hasil yang optimal

pula.

c) Menjamin kesiapan operasional peralatan yang diperlukan terutama

dalam keadaan darurat, adanya unit cadangan, pemadam kebakaran

dan penyelamat.


commit to user

13

d) Menjamin keselamatan orang yang menggunakan peralatan tersebut.

Dari beberapa pengertian pemeliharaan di atas dapat ditarik kesimpulan

bahwa pemeliharaan adalah kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang

agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai dan menghindari

terjadinya kerusakan.

F. Prosedur Pemeliharaan

Akibat pemakaian mesin secara terus menerus akan mengakibatkan

turunnya performa mesin, bahkan akan menimbulkan kerusakan. Oleh karena

itu secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian yang selalu

bergerak, disesuaikan dan mengganti bagian-bagian yang sudah aus atau rusak

dengan yang baru. Pengurusan pemeliharaan mesin dapat ditempuh dalam tiga

cara. Ketiga cara tersebut adalah :

1. Kontrak pemeliharaan

Pada umumnya perusahaan tempat di mana mesin-mesin kantor dibuat

atau distributor mesin akan lebih senang memberikan layanan produksi

mereka sendiri dalam rangka promosi dan emmberikan suatu kepuasan

kepada konsumennya. Hal ini dianggap lebih efisien karena biasanya para

produsen mengetahui benar macam apa yang mereka harus lakukan.

2. Servis perorangan

Merupakan suatu servis yang bersifat bila dibutuhkan. Hal ini dikarenakan

apabila pada mesin akntor terdapat kerusakan akan timbul secara menentu.

3. Servis kantor

servis kantor dilakukan oleh satu perusahaan sendiri dengan alasan

pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. (http :// www.

docstoc. com /docs /29360709/Memelihara-Mesin-Kantor. Kamis 21 Juni

2012 pukul 7:26 AM)

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengurusan pemeliharaan

peralatan kantor dapat dilakukan oleh perusahaan sendiri, melalui kontrak, atau

melalui servis perorangan.


commit to user

14

Menurut Dian anggraeni dalam blognya http: //dian4nggraeni. wordpress.

com /2010/09/23/administrasi-perbekalan-2/ cara–cara pemeliharaan barang

dapat disesuaikan dengan kriteria berikut :

1. Menurut Tempat Barang

a. Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dengan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang

dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman

dari hal hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang

yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan

anti karat.

b. Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan

secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya

(menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan

secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak

digunakan lagi.

2. Menurut Jenis Barang

a. Barang bergerak (bisa dipindahkan)

Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi

dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya:

mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di

kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

b. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)

Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya : lampu

listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan

lagi.

3. Menurut Kurun Waktu

a. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman,

membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

b. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan,

triwulan, semester atau tahunan.


commit to user

15

BAB III

METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan

Dalam Pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di PT.

Kusumahadi Santosa, pada bagian Departemen Logistik yang berada di Jalan

Raya Jaten KM. 9,5 Jaten Karanganyar Solo. Pengamatan ini bertujuan untuk

memperoleh data atau informasi mengenai prosedur pengadaan peralatan

kantor dan pemeliharaannya yang lebih lengkap dengan maksud agar hasil

penelitian benar-benar valid.

B. Jenis Pengamatan

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah

penelitian diskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif adalah

penelitian yang memberikan gambaran terhadap objek yang diteliti secara

sistematis. Penelitian kualitatif menyajikan data yang dikumpulkan terutama

dalam bentuk kata-kata, kalimat, atau gambar yang memiliki arti lebih

daripada sekedar angka atau frekuensi. Jadi, penelitian deskriptif kualitatif

adalah penelitian yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara

rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya

terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya (H.B Sutopo, 2002: 111).

Dengan demikian metode ini memusatkan perhatian pada masalah-masalah

atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau

masalah yang bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang

masalah yang diselidiki diiringi dengan interpretasi rasional yang akurat.

Dimana penelitian ini menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan

dari objek penelitian berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya, dan

mencoba menganalisis untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang

diperoleh.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif

dengan observasi. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan


commit to user

16

pengamatan dan pencatatan langsung di lokasi penelitian mengenai kegiatan

yang ada dan sedang berlangsung.

Jadi penulis mengamati secara mendalam kegiatan yang dilakukan

karyawan PT. Kusumahadi Santosa secara sistematik dan terperinci mengenai

prosedur pengadaan peralatan kantor dan bagaimana pemeliharaannya.

Kemudian penulis menginterpretasikan pengamatan secara akurat dan

rasional.

C. Penentuan Sumber Data

1. Informan

Sumber data yang utama digunakan adalah informan. Informan

merupakan seseorang yang memberikan kontribusi pada penyelesaian

tugas akhir ini, informan memberikan informasi yang kita butuhkan dan

tentunya yang mereka ketahui. Menurut H. B. Sutopo (2001 : 56),

penentuan informan dilakukan dengan cara memilih, yang biasa disebut

dengan teknik purpose sampling, yaitu dengan cara memperoleh

informasi dari pegawai-pegawai PT. Kusumahadi Santosa yang di rasa

berkompeten dan memahami di bagian prosedur pengadaan peralatan

kantor dan pemeliharaan.

Manajer departemen logistik, kepala seksi logistik, staff departemen

logistik, dan karyawan-karyawan PT. Kusumahadi Santosa menjadi

informan bagi penulis untuk mendapatkan informasi mengenai

pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya. Menurut penulis

mereka semua berkompeten di dalam memberikan informasi dalam

kaitannya penyelesaian tugas akhir yang dikerjakan.

2. Peristiwa atau aktivitas

Peristiwa atau aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam

pelaksanaan Kuliah Kerja Magang pada PT. Kusumahadi Santosa Jaten

Karanganyar adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan prosedur

pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya. Jadi kegiatan yang

dilakukan oleh karyawan di dalam departemen logistik menjadi aktivitas


commit to user

17

yang dapat digunakan sebagai sumber data dalam penyelesaian tugas

akhir.

Kegiatan yang dilakukan penulis seperti membuat pesanan pembelian

(Purchase Order / PO) peralatan kantor, menginput data peralatan kantor

yang dibutuhkan ke dalam komputer, membuat surat penawaran harga

peralatan kantor, mengirim dokumen melalui mesin fax, ekspedisi ke

departemen lain, menerima surat permohonan perbaikan/pemeliharaan

peralatan kantor dan lain-lain. Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan

peristiwa atau akivitas yang dapat dijadikan sumber informasi bagi

penulis.

3. Dokumen / Arsip

Penulis mencari atau mengumpulkan sumber data dengan mengambil

data dari beberapa dokumen yang ada pada PT. Kusumahadi Santosa,

khususnya di Departemen Logistik yang terkait dengan pembuatan tugas

akhir mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya

di PT. Kusumahadi Santosa.

Dokumen yang digunakan penulis sebagai sumber data adalah

dokumen mengenai prosedur departemen logistik. Dokumen pembelian

peralatan kantor dari beberapa tahun.

D. Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan penulis sebagai pedoman dalam

pengamatan ini adalah sebagai berikut :

1. Observasi

Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan jalan mengamati terhadap fenomena-fenomena yang terjadi di

lokasi pengamatan. Melalui teknik ini diharapkan akan mendapatkan

gambaran yang lebih lengkap dan menyeluruh mengenai obyek yang

diamati. Observasi dilakukan untuk mengamati bagaimana prosedur

pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan pada PT. Kusumahadi

Santosa.


commit to user

18

Di sini penulis melakukan observasi langsung terhadap kegiatan yang

mendukung prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya.

Teknik yang digunakan penulis adalah teknik observasi aktif. Dalam hal

ini penulis ikut berperan aktif dengan melakukan pekerjaan langsung

yang mendukung pelaksanaan pengadaan peralatan kantor. Selama

melaksanakan magang informasi yang diperoleh dari hasil observasi

adalah ruang atau tempat, pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian,

waktu, dan perasaan.

2. Wawancara (Interview)

Wawancara (Interview) merupakan teknik pengumpulan data dengan

melakukan tanya jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan

sasaran atau obyek pengamatan untuk mendapatkan data-data dan

keterangan yang berkaitan dengan topik pengamatan, juga merupakan

pembuktian terhadap informasi atau keterangan yang diperoleh

sebelumnya. Pertanyaan yang diajukan kepada obyek pengamatan

dipandu dengan interview guide dan pertanyaan tersebut bisa

berkembang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman

data yang ingin diperoleh. Teknik wawancara yang digunakan dalam

pengamatan kualitatif adalah Wawancara mendalam (in-depth interview)

adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan

cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan

informan atau orang yang diwawancarai.

Penulis telah melakukan tanya jawab langsung terhadap pihak-pihak

yang bersangkutan pada departemen logistik PT. Kusumahadi Santosa

mengenai hal yang berkaitan dengan prosedur pengadaan peralatan

kantor dan pemeliharaannya.

3. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data yang diperoleh

dari catatan-catatan atau dokumen yang berhubungan dengan masalah

yang diamati. Penulis mengumpulkan data-data yang mendukung


commit to user

19

penyelesaian tugas akhir tentang prosedur pengadaan peralatan kantor

dan pemeliharaannya.

E. Teknik Analisa Data

Menurut H.B.Sutopo (2002 : 91-93) dalam proses analisis Interaktif

terdapat tiga komponen yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti

kualitatif. Tiga komponen tersebut adalah :

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang

merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi

data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan

pengamatan. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data.

Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil

keputusan (meski tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja

konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan

pengamatan, dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang

akan digunakan.

Penulis dari awal sudah memilih kasus apa yang akan diangkat, jadi

pada waktu dilapangan sudah menyeleksi, memfokuskan, dan

menyederhanakan aktivitas yang berkaitan dengan kasus yang diambil di

dalam Departemen Logistik. Kegiatan yang berhubungan dengan

pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan peralatan kantor tersebut

bagaimana dicatat, kemudian di sederhanakan agar kalimat mudah

dipahami oleh penulis.

2. Sajian Data

Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis, dan

sistemastis sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal

yang terjadi memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada

analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.

Di sini penulis mengamati secara terus menerus kegiatan yang

dilakukan karyawan PT. Kusumahadi Santosa selama satu bulan, jadi


commit to user

20

dalam menyusun tugas akhir ditulis secara sistematis bagaimana

kronologis pengadaan peralatan kantor, jelas dalam penyusunan kata-

katanya dan mudah dipahami.

3. Penarikan Simpulan dan Verifikasi

Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses

pengumpulan data berakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup

mantap dan benar-benar bisa dipertanggungjawabkan. Pada dasarnya

makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan pengamatan

menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.

Setelah penulis mendapatkan informasi, data, dan kemudian disusun

menjadi susunan paragraf selalu berusaha kroscek dengan pembimbing di

lapangan. Verifikasi data yang sudah dibuat mengenai prosedur

pengadaan peralatan kantor dan bagaimana pemeliharaannya selalu

dilakukan penulis pada staff departemen logistik.


commit to user

21

BAB IV

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Singkat

PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa merupakan anak

perusahaan dari PT. Batik Danar Hadi yang didirikan pada tanggal 14 Mei

1980 dengan akte Notaris Maria Theresia Budi Santosa,SH SK No. A.5/287/4

yang berlokasi di desa Jaten kecamatan Jaten Kabupaten Karanganyar Jawa

Tengah. Didirikan oleh Bapak R. Hadi Santosa selaku direktur utama dan

pemilik PT. Danar Hadi. Sejak berdirinya perusahaan ini sudah terbentuk dan

berbadan hukum Perseroan Terbatas (PT) dan bersifat Penanaman Modal

Dalam Negri (PMDN) yang berdasar pada UU. No.6 tahun 1968 tentang

PMDN.

PT. Kusumahadi Santosa beroperasi pada tahun 1981, diresmikan oleh

Menteri Tenaga Kerja RI yaitu Bapak Soedomo pada tanggal 21 September

1983. Selain itu juga dilengkapi dengan ijin lokasi No.530/370/1981 tanggal 14

November 1981 oleh PEMDA, IMB No.647.1/30 tanggal 23 Mei 1981 oleh

PEMDA, Usaha Industri No.64/T/INDUSTRI/1994 tanggal 25 Januari 1994

oleh BKPPNP Jawa Tengah.

Sejak berdirinya PT. Kusumahadi Santosa tahun 1981, perusahaan ini

mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat. Adapun fasilitas

yang dimiliki sampai saat ini adalah :

1. Bangunan pabrik, perumahan karyawan dan fasilitasnya, bangunan kantor

dan peralatannya.

2. Beberapa sarana seperti tempat ibadah berupa masjid, tempat olahraga

yaitu lapangan bulutangkis dan lapangan tenis, serta sarana transportasi

berupa bus karyawan.

3. Delapan jenis mesin di departemen weaving

4. Enam belas jenis mesin di departemen finishing.


commit to user

22

B. Maksud dan Tujuan Perusahaan

Pada awal berdirinya perusahaan, PT. Kususmahadi Santosa mempunyai

tujuan guna mempertahankan mutu perusahaan sehingga mampu bersaing

dengan perusahaan sejenis.

Adapun maksud dan tujuan perusahaan :

1. Membantu pemerintah dalam menunjang perkembangan industri

khususnya dalam bidang sandang untuk kebutuhan masyarakat.

2. Membantu pemerintah dalam emnciptakan lapangan pekerjaan.

3. Membantu meningkatkan pendapatan pemerintah.

4. Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan.

5. Pengembangan usaha untuk perusahaan.

6. Menjamin dan memenuhi permintaan para pelanggan.

C. Lokasi Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa terletak di daerah Jaten, yaitu di bagian timur kota

Surakarta. Tepatnya di Jl. Solo Tawangmangu KM. 9,5 Jaten Karanganyar.

Luas tanah yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan adalah 4.5 ha, yang

berada disebelah selatan Jalan Raya Solo-Tawangmangu seluas 0.5 ha

digunakan sebagai perumahan karyawan beserta fasilitasnya. Sedangkan tanah

yang digunakan, untuk pabrik, kantor, perumahan, koperasi, kantin, tempat

parkir, poliklinik, dan masjid.

Pemilihan lokasi PT. Kusumahadi Santosa sangat strategis apabila dilihat dari

faktor-faktor berikut :

a. Faktor geografis yang meliputi :

1.) Bahan Baku

Bahan baku benang diproduksi oleh PT. Kusumaputra Santosa yang

merupakan anak perusahaan PT. Kusumahadi Santosa, selain itu

bahan baku juga berasal dari perusahaan lain diluar kota. Pengiriman

bahan baku dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karena lokasi


commit to user

23

pabrik sangat strategis sehingga tidak ada keterlambatan dalam proses

produksi.

2.) Lingkungan masyarakat

Dengan berdirinya perusahaan secara tidak langsung dapat

memberikan dampak positif bagi lingkungan sekitar yaitu dapat

membantu memberikan kesempatan kerja bagi masyarakat sekitar,

sehingga akan meningkatkan taraf hidup masyarakat.

b. Faktor Ekonomis

1.) Faktor Pasar

Daerah pemasaran PT. Kusumahadi Santosa selain PT. Danar Hadi

juga dipasarkan keseluruh Pulau Jawa, Bali, dan bahkan sampai ke

pasar Internasional seperti Eropa. Hal ini juga didukung lokasi pabrik

yang berada di tengah-tengah Pulau Jawa sehingga dapat

memudahkan pemasaran produk kemana saja.

2.) Faktor Transportasi

Lokasi PT. Kusumahadi Santosa yang strategis dekat dengan jalan

raya sehingga memudahkan pekerja dalam mendapatkan transportasi.

Selain itu perusahaan juga menyediakan jasa antar-jemput bagi

karyawan dengan menggunakan bus. Perusahaan juga mempunyai

sarana transportasi sendiri yaitu truk untuk memasarkan produk, hal

ini dimaksudkan untuk meningkatkan layanan dan kepuasan pada

konsumen.

3.) Faktor Sumber Daya

Dalam penyediaan suumber daya yang diperlukan perusahaan yaitu

bahan baku pendukung seperti air dan tenaga listrik tidak mengalami

kesulitan. Hal ini sangat menguntungkan perusahaan.

Lokasi perusahaan merupakan salah satu faktor yang cukup penting untuk

menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya.


commit to user

24

PT. Kusumahadi Santosa terletak di jalan Raya Solo-Tawangmangu Km.

9,5 Jaten. Adapun batasan letak geografis wilayah PT. Kusumahadi Santosa

adalah sebagai berikut :

Utara : berbatasan dengan area persawahan

Timur : PT. SKI dengan PT. Golden

Selatan : Masjid Al-Hadi dan perumahan pegawai PT. Kusumahadi

Santosa

Barat : PT. Gunung Subur

PT. Kusumahadi Santosa didirikan dengan luas area meliputi :

Luas bangunan kantor : 776 m2

Luas bangunan bengkel : 5.580 m2

Luas departemen weaving : 9.715 m2

Luas departemen finishing : 3.455 m2

Luas departemen printing : 7.800 m2

Luas bangunan utility workshop : 1.395 m2

Luas kantin : 700 m2

Luas tanah kosong : 58.000 m2

Tanah untuk pengembangan perumahan : 10.000 m2


commit to user

Keterangan :

5

8

7

5

6

9

10

11

12

13

13

15 16

14

17 18

24

5

5

1

19 20

2

1 3 4 25

23

22

21

Sumber Data : Bagian Personalia PT. Kusumahadi Santosa

Denah PT. Kusumahadi Santosa

U


commit to user

1) Parkir 2) Pos Satpam 3) Kantor Pemasaran 4) Kantor Personalia 5) IPAL 6) Gardu PLN 7) Gudang Sparepart 8) Sedimentasi 9) Departemen Printing 10) Gudang Logistik 11) Gudang Kain Grey weaving-1 12) Gudang Baling 13) BBM 14) Kantor Utility 15) Deisel Boiler 16) Menara Air 17) Bak Tandon Air 18) Gudang Pemasaran 19) Departemen Finishing 20) Departemen Weaving-1 21) Kantor Akuntansi 22) SPN 23) Kantin 24) Departemen Weaving-2 25) Pos keamanan


commit to user

D. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan bagian yang menunjukkan adanya kejelasan

mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh

masing-masing bagian yang ada dalam organisasi. Dengan adanya struktur

organisasi diharapkan dapat menciptakan hubungan kerjasama yang baik antara

tugas satu dengan tugas yang lain, antara karyawan satu dengan karyawan yang

lain, dan dapat mengurangi dan mencegah timbulnya masalah, sehingga

kegiatan dapat berlangsung lancar sesuai yang diharapkan.

Struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa berbentuk Fungsional, di mana

direktur utama membawahi dan mengawasi langsung semua aktifitas

perusahaan. Adapun penjelasan tugas dan wewenang masing-masing bagian

organisasi perusahaan diuraikan sebagai berikut :

a. Pemegang Saham

Pemegang saham adalah orang-orang yang mempunyai hak dalam

kepemilikan perusahaan. Dalam kegiatan operasional, pemegang saham

memiliki hak penuh dalam pemilihan pemberhentian anggota komisaris

melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang diadakan minimal

sekali dalam setahun.

b. Dewan Komisaris

Dalam perusahaan besar biasanya memiliki badan tertinggi dalam

organisasinya yang anggotanya diangkat dan diberhentikan oleh Rapat

Umum Pemegang Saham (RUPS), badan ini disebut Dewan Komisaris.

Adapun tugas dan tanggung jawab dewan Komisaris adalah sebagai

berikut :

1.) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan tujuan perusahaan seperti

yang tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga

serta sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan.

2.) Memberian penilaian dan mewakili para pemegang saham atas

pengesahan neraca dan perhitungan rugi laba tahunan serta laporan-

laporan yang disampaikan oleh direksi.


commit to user

3.) Mempertimbangkan dan menyetujui rancangan dan rencana kerja

untuk tahun buku baru yang diusulkan oelh direksi.

4.) Menandatangani surat-surat penting sesuai dengan wewenang yang

telah ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan.

c. Direktur utama

Direktur utama merupakan pejabat tertingggi yang memiliki tugas untuk

memimpin, mengawasi. Serta menilai hasil sasaran perusahaan. Tugas dan

tanggung jawab direktur utama antara lain :

1.) Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui kebijakan dan

menetapkan pokok perusahaan meliputi kebijaksanaan dalam hal

perencanaan, penyusunan, pengendalian, dan pengembangan

perusahaan.

2.) Memimpin rapat direksi dan mengkoordinasikan rencana yang

diusulkan para direktur dengan memperhatikan kebijakan umum

perusahaan yang telah ditetapkan.

3.) Mempunyai wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan para

pajabat perusahaan bersama dengan direksi lain.

4.) Mempertanggungjawabkan seluruh hasil kegiatan perusahaan yang

telah terlaksana kepada dewan komisaris.

5.) Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dar tujuan

perusahaan yang dibantu oleh staff ahli pengawasan daninternal audit,

staff operasional, keuangan, dan pemasaran.

d. Wakil Direktur Utama

Wakil direktur utama memiliki tugas untuk membantu direktur utama

dalam melaksanakan tugas hariannya.

e. Direktur Pemasaran

Memiliki tanggung jawab langsung kepada direktur utama dan

membawahi Kepala Divisi Pemasaran 1 dan 2. Tugas dan tanggung jawab

dari direktur Pemasaran antara lain sebagai berikut :

1.) Membuat kontrak penjualan dengan pembeli dalam negri dan luar

negri.


commit to user

2.) Menetapkan rencana penjualan jangka pendek dan jangka panjang.

3.) Melaporkan realisasi penjualan bulanan kepada direktur utama pada

saat rapat direksi.

4.) Mengembangkan pangsa pasar baik dari dalam maupun luar negeri.

f. Kepala Divisi Produksi

Tanggung jawab kepala Divisi Produksi antara lain adalah :

1.) Merencanakan, mengatur, dan mengawasi pengadaan bahan produksi

serta barang-barang lain untuk menjamin kelancaran proses produksi

sesuai pesanan dari bagian perusahaan.

2.) Senantiasa mengikuti perkembangan produksi dan mengusahakan agar

diadakan peningkatan baik dalam hal kualitas maupun kuantitas

produk yang dihasilkan.

Selain itu, kepala Divisi Produksi juga berkewajiban untuk mengkordinasi

dan mengawasi bawahannya, yaitu :

1.) Manajer Spinning, bertanggung jawab atas kualitas dan proses

produksi peminyalan secara keseluruhan, merencanakan besarnya

volume produksi, dan mengawasi pelasanaan produksi menurut

standar.

2.) Manajer Weaving 1dan 2, bertanggung jawab atas proses produksi

penenunan secara keseluruhan.

3.) Manajer Pretreatment (finishing), bertanggung jawab

menyempurnakan kain yang telah selesai diproduksi oleh bagian tenun

atau weaving.

4.) Manajer Persiapan printing, bertanggung jawab mempersiapkan

segala proses persiapan di departemen printing.

5.) Manajer Produksi Printing, bertanggung jawab atas berlangsungnya

proses produksi printing.

6.) Manajer Desainer, bertanggung jawab mendesain atau merancang

motif kain yang akan diproduksi.


commit to user

g. Kepala Divisi Pemasaran

Bagian ini, memiliki tanggung jawab langsung kepada Direktur pemasaran

dan membawahi langsung Manajer Pemasaran. Tugas dan tanggung jawab

dari Kepala Divisi Pemasaran antara lain :

1.) Membawahi langsung manajer Pemasaran yang bertanggung jawab

mengelola dan memasarkan barang-barang hasil produksi utnuk

dipasarkan baik untuk pangsa pasar dalam negeri maupun luar negeri.

2.) Mencari customer, membuat kontrak penjualan, dan membuat rencana

penjualan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

3.) Menentukan strategi pemsaran yang menyangkut pendistribusian,

packaging, promosi, dan penentuan potongan harga.

h. Bagian Umum dan Keuangan

1.) Manajer Logistik

Manajer Logistik merupakan bagian dari Bagian Umum dan

keuangan. Memiliki tanggung jawab dalam hal pengadaan barang,

mengawasi kelancaran pengadaan barang dan memenuhi perbekalan

untuk kebutuhan perusahaan secara umum.

2.) Manajer Umum dan personalia

Bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi Umum dan

Keuangan. Memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

a.) Memperlancar perkembangan perusahaan dan kesejahteraan

pegawai serta menentukan urusan kepegawaian.

b.) Mencari dan menyeleksi tenaga kerja yang sesuai dengan

spesifikasi dan kebutuhan

c.) Melakukan administrasi kepegawaian

d.) Melakukan pembayaran gaji pegawai

e.) Mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk hal-hal tertentu,

misalnya PKL, penelitian, dan lainnya.

3.) Manajer Keuangan dan Akuntansi

Memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

a.) Mengurusi bidang keuangan (sirkulasi dalam perusahaan)


commit to user

b.) Melakuakan pembayaran gaji kepada karyawan; dan

c.) Menyalin laporan keuangan bagi pihak yang bersangkutan dalam

perusahaan.

4.) Manajer EDP

Bertanggung jawab dalam memproses berbagai data yang ada dalam

perusahaan.

i. Manajer utility

Bertanggung jawab langsung kepada Direktur Produksi dan bertugas

memelihara mesin dan pengadaan diesel serta listrik yang akan digunakan

untuk kelangsungan proses produksi.

j. Kepala Seksi (kasie)

Bertanggung jawab kepada Manajer atas pekerjaan yang dilaksanakan dan

membawahi langsung karyawan.

k. Kepala Urusan (kaur)

Bertanggung jawab untuk memberikan laporan kepada kepala seksi dan

mengurusi semua masalah yang ditemui di lapangan serta turun langsung

ke lapangan.

l. Kepala regu atau group Leader

Bertanggung jawab kepada Kepala Urusan dan mengurusi masalah di

lapangan serta turun langsung di lapangan.


commit to user

Bagan 4. 2

Ka. Div Pemasaran II H. Fairu Z

Ka. Div Pemasaran I Ir. Linda S

Ka. Div Rendal Ir. H. sofyan Edy P.

Ka. Div Produksi Ir. Budiarjo

Direktur Pemasaran Ir. Hj. Etty S

Manajer Penjualan II Ir. Didik S.M

Staff Penjualan I Staff Penjualan I Staff Penjualan I

Direktur Utama H. Dewanto Kusuma Wibowo, SE

Wakil Direktur Utama Ir. H. Sofyan

Manajer Penjualan Taufik H.

Manajer Pengiriman

Staff Penjualan II Staff Penjualan II Staff Penjualan II Staff Penjualan II

Manajer Weaving Ndondon H.

Manajer Utility Sudarmadi

Kasie Utility 1 Kasie Utility 2

Manajer PPC Edy Mardani

Kasie Rendal Staff Rendal

Kasie Produksi 1 Kasie

Maintenance 1

Kasie Produksi 2 Kasie

Maintenance 2 Kasie Adm & QC

1 & 2

Manajer Umum & Pers. Wahyu Cahyo Wibowo

Kasie personalia Kasie MTC Sipil

Manajer Akt / Keu Hj. Hening A.

Kasie Keuangan Kasie Akuntasi Kasie Akt/Pajak

Manajer Logistik Widyo M.

Kasie Gudang Kasie Pengadaan 1 Kasie Pengadaan 2

Manajer Finishing Rizal M.K

Manajer Design Brojol P.

Kasie Adm & Lab Kasie Produksi

Kasie maintenance

Kasie Design Kasie Tracer

Manajer Printing Agus Wuryanto

Kasie Produksi

Manajer Persiapan Printing

Yusuf W.

Kasie Making Up Kasie Maintenance Kasie Adm & Lab


commit to user

E. Ketenagakerjaan

Tenaga kerja pada PT. Kusumahadi Santosa telah memenuhi ketentuan-ketentuan

ketenagakerjaan yang telah ditetapkan oleh Departemen Tenaga Kerja, antara lain mengenai jam

kerja, sistem upah, jaminan sosial, dan lain-lain. Jumlah tenaga kerja PT. Kusumahadi Santosa

berjumlah kurang lebih sekitar 1430 orang.

a. Tenaga kerja dan kompensasi

Besarnya gaji yang diterima karyawan berbeda-beda tergantung golongan dan status

karyawan yang bersangkutan. Upah akan diberikan setiap bulan sekali, yaitu pada akhir bulan.

Adapun disesuaikan dengan status atau kondisi yang menjadikan tidak masuk kerja dengan

cara sebagai berikut :

1.) Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan membawa surat keterangan dokter maka

gajinya tidak akan dipotong.

2.) Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan tidak emmbawa surat keterangan dokter maka

gajinya akan dipotong sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.

3.) Tidak masuk kerja dengan ijin maupun tanpa ijin akan dipotong gajinya dengan

kebijaksanaan perusahaan.

Untuk kenaikan gaji secara berkala dilakukan berdasarkan :

1.) Prestasi kerja dengan berdasar jumlah absensi dan peringatan-peringatan kerja yang

dilakukan setiap tahun sekali.

2.) Jenjang pendidikan.

3.) Lamanya kerja / pengabdian

4.) Apabila adanya peraturan pemerintah mengenai kenaikan UMR.

b. Sistem kerja

1.) Tenaga kerja Administrasi

Tenaga kerja administrasi yaitu tenaga kerja yang menangani administrasi produksi dan

administrasi gudang. Tenaga kerja administrasi tidak turun langsung pada proses produksi.

Pembagian jam kerjanya adalah sebagai berikut :

a.) Hari Senin – kamis : jam 08.00 - 16.00 WIB

Istirahat : jam 12.00 – 13.00 WIB

b.) Hari Jumat : jam 08.00 – 16.00 WIB



commit to user

c.) Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00 WIB

(tanpa istirahat)

2.) Tenaga kerja produktif

Tenaga kerja produktif yaitu tenaga kerja yang langsung menangani proses produksi.

Tenaga kerja produksi dibedakan menurut jam kerjanya sebagai berikut :

a.) Normal

(1) Hari senin – kamis : jam 08.00 – 16.00 WIB


(2) Hari Jumat : jam 08.00 – 16.00 WIB


(3) Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00 WIB

(tanpa istirahat)

b.) Shift

Shift adalah jam kerja satu hari yang dibagi emnjadi beberapa waktu kerja. Berikut

pembagian shift :

(1) Shift I : jam 06.00 – 14.00 WIB

(2) Shift II : jam 14.00 – 22.00 WIB

(3) Shift III : jam 22.00 – 06.00 WIB

c. Kesejahteraan Karyawan

Kesejahteraan karyawan sangat penting dan harus diperhatikan oleh perusahaan. Karena hal ini

sangat berpengaruh terhadap proses produksi. Dengan demikian diharapkan perusahaan

memberikan berbagai fasilitas agar karyawan merasa nyaman berada dalam perusahaan

sehingga diharapkan dapat meningkatkan produktifitas kerja.

Usaha-usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan sebagai

berikut :

1.) Pemberian gaji bulanan dan bonus

2.) Upah lembur

3.) Transportasi

Transportasi disediakan perusahaan untuk karyawan berupa bus antar jemput.

4.) Makan dan minum

Perusahaan menyediakan satu kali makan dan minum di kantin secara gratis pada waktu

jam istirahat.

5.) Pakaian kerja


commit to user

Diberikan kepada semua karyawan dan masing-masing mendapatkan dua stel beserta topi

dalam saatu tahun.

6.) Tempat Ibadah

Perusahaan menyediakan tempat ibadah dan memberikan kebebasan untuk melaksanakan

ibadah sesuai dengan kepercayaan masing-masing.

7.) Cuti

Setiap karyawan berhak mendapatkan cuti yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan.

Selama cuti berlangsung karyawan berhak mendapat upah penuh.

8.) Asuransi tenaga kerja

Setiap karyawan mendapatkan asuransi perum ASTEK (Asuransi Tenaga Kerja). Hal ini

untuk mengantisipasi bila karyawan mengalami kecelakaan saat bekerja.

9.) Tunjangan kesehatan

Tunjangan ini diberikan untuk karyawan yang memerlukan, seluruh biaya pengobatan

ditanggung oleh perusahaan.

10.)Tunjangan hari Raya

Karyawan mendapat bonus penuh sebesar satu bulan gaji.

11.)Tunjangan menikah

Karyawan yang akan melangsungkan pernikahan akan mendapatkan tunjangan nikah

untuk satu kali kesempatan dan juga diberikan fasilitas cuti.

12.)Rekreasi dan sarana olah raga

13.)koperasi

14.)Gratifikasi (pembagian keuntungan perusahaan pada karyawan yang diberikan 1 kali tiap

tahun)

d. Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja berdasarkan aturan yang berlaku di PT. Kusumahadi Santosa

adalah sebagai berikut :

1) Pekerja telah mencapai maksimum 30 tahun, kecuali perusahaan masih membutuhkannya

dan pekerja bersedia kembali bekerja.

2) Telah habis jangka waktu yang ditetapkan, dalam perjanjian kerja.

3) Pekerja meninggal dunia.

4) Masa kerja sudah 25 tahun dan mengajukan pensiun dini.


commit to user

37

BAB V

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Dalam pelaksanaan pengadaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa

dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menunjang aktivitas

pekerjaan karyawan. Peralatan kantor merupakan peralatan yang sangat

penting dalam pekerjaan kantor. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak

Budi selaku karyawan departemen logistik, mengatakan bahwa :

“Peralatan kantor itu terdiri dari alat-alat tulis, meja, kursi, almari-almari

buku, mesin ketik, kalkulator, dan lain-lain”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa yang

termasuk dalam peralatan kantor yang ada di dalam PT. Kusumahadi Santosa

meliputi :

1. Alat Tulis Kantor

2. meja

3. kursi

4. rak-rak almari

5. mistar

6. pelubang kertas

7. mesin ketik

8. mesin hitung

9. dan lain-lain.

Pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa menggunakan

beberapa supplier untuk memenuhi permintaan pembelian. Untuk peralatan

kantor perusahaan mengambil supplier diusahakan berada di dalam kota, dekat

dengan kawasan PT. Kusumahadi Santosa.

A. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Prosedur pengadaan peralatan kantor mengatur cara-cara dalam

melakukan pembelian semua peralatan kantor yang dibutuhkan karyawan


commit to user

38

untuk melakukan aktivitas kantor. Prosedur tersebut dimulai dari peralatan

tersebut dibeli sampai peralatan tersebut diterima oleh gudang di dalam

perusahaan. Bagian-bagian yang terlibat adalah departemen pengguna,

Departemen Logistik, dan Gudang. Departemen pengguna adalah semua

bagian di dalam perusahaan yang menggunakan peralatan kantor. Departemen

Logistik adalah departemen yang menyediakan atau mengadakan peralatan

kantor. Gudang adalah pihak yang menerima peralatan kantor dari supplier.

Berdasarkan kejadian di lapangan, selama pengamatan kejadian atau

aktivitas dalam pengadaan peralatan kantor, tahapan yang harus dilakuan

perusahaan adalah mencari harga dan supplier peralatan kantor, Departemen

Logistik mencari beberapa supplier untuk memasok peralatan kantor yang

dibutuhkan. Departemen logistik mencari supplier yang menawarkan harga

peralatan kantor yang paling murah dan menguntungkan bagi perusahaan.

Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 20 Januari 2012 pukul 11.00

WIB, ada dua cara pembayaran yang dilakukan oleh PT. Kusumahadi Santosa

Karanganyar kepada supplier, seperti yang diungkapkan oleh Bapak Budi

selaku karyawan departemen logistik berikut ini :

“Cara pembayaran terhadap pembelian peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa kepada Supplier melalui dua cara yaitu dengan kredit dan tunai, namun kebanyakan dilakukan dengan kredit. Pembelian kredit biasa diterapkan apabila pembelian dalam jumlah besar dan supplier dapat ditangguhkan dalam pembayarannya. Pembelian tunai misalnya pembelian dalam jumlah kecil dan perusahaan tidak menerapkan sistem kredit”. Berdasarkan hasil wawancara di atas maka dapat diketahui cara

pembayaran yang dilakukan dalam pembelian kepada supplier. Pengadaan

peralatan kantor dalam pembeliannya menggunakan cara pembayaran kredit

dan tunai, pembayaran kredit dilakukan apabila pembelian dalam jumlah

besar, apabila supplier tidak menerapkan sistem tunai, dan peralatan atau

barang bisa ditangguhkan pengirimannya. Pembelian tunai dilakukan apabila

peralatan yang dibutuhkan bersifat mendadak harus segera dikirim, apabila

supplier tidak menerapkan sistem kredit dan dalam jumlah yang kecil.


commit to user

39

Berdasarkan hasil pengamatan mengenai aktivitas atau peristiwa yang

diamati oleh penulis, dari hasil wawancara, dan dari dokumen yang dipelajari

oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan prosedur yang dilakukan dalam

pengadaan peralatan kantor adalah sebagai berikut :

1. Manager / Kasie Pengadaan menerima dan mempelajari SKB dan PPB

bubuhkan paraf dan tanggal terima.

Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan logistik yaitu Bapak

Budi bahwa :

“ada permintaan barang dari departemen lain kemudian dipelajari oleh

manager”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur

pengadaan diawali dari adanya surat permintaan dari departemen lain

kemudian dipelajari oleh Bapak Widyo selaku manajer logistik.

Manager atau Kasie Pengadaan mempelajari SKB (Surat Kebutuhan

Bulanan) dan PPB (Permintaan Pembelian Barang) yang diminta dari

unit kerja lain kepada departemen logistik. SKB atau Surat Kebutuhan

Bulanan merupakan surat yang diajukan oleh unit kerja lain yang bersifat

rutin, di mana di dalam surat tersebut berisi permintaan pembelian

peralatan kantor yang merupakan kebutuhan bulanan untuk persediaan

dibulan berikutnya. PPB atau Permintaan Pembelian Barang merupakan

surat yang diajukan dari unit kerja lain kepada departemen logistik

mengenai permintaan barang yang sifatnya tidak rutin.

2. Kepala Seksi Pengadaan membuat surat penawaran harga dan

mendapatkan jawaban dari supplier.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan

logistik mengatakan bahwa :

“setelah surat permintaan disetujui kemudian manager meminta kasie

membuatsurat penawaran harga”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa tahap

selanjutnya setelah surat permintaan pengadaan peralatan kantor disetujui


commit to user

40

oleh manager, kemudian kasie baru membuat surat penawaran ke

beberapa supplier.

Kasie membuat surat penawaran harga-harga peralatan kantor, di

dalam surat tersebut terdapat spesifikasi barang dengan belum tercantum

harga. Kemudian surat tersebut di kirim melalui mesin fax kepada

beberapa supplier. Setelah supplier menerima biasanya dalam tempo hari

langsung mengisi harga dan kemudian surat tersebut di kirim melalui

mesin fax kembali ke PT. Kusumahadi Santosa.

3. Sebelum surat penawaran harga tersebut dikirim melalui mesin fax, harus

dibubuhkan tanda tangan manager logistik. Ini bertujuan agar surat yang

dikirim dapat dipertanggung jawabkan.


departemen logistik mengatakan bahwa :

“surat yang keluar dari departemen logistik harus ditandatangani oleh

manager”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa surat

penawaran sebelum di kirim melalui mesin fax, harus dibubuhkan

tandatangan manager logistik untuk pengesahan agar surat penawaran

yang dikirimkan dapat dipertanggung jawabkan.

4. Setelah surat penawaran diterima kembali dengan adanya harga dari

masing-masing spesifikasi yang diminta, kemudian hal yang dilakukan

oleh kasie adalah membandingkan harga peralatan kantor dengan

spesifikasi yang sama dari beberapa supplier. Kriteria lain yang harus

dibandingkan antara beberapa supplier adalah :

a. Spesifikasi barang yang sesuai

b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif

c. Kedatangan barang (peralatan kantor) tepat waktu.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Mulyono selaku

karyawan departemen logistik mengatakan bahwa :

“Surat penawaran harga barang harus dibandingkan dahulu, pilih yang

paling sesuai dengan kebutuhan dan daya beli perusahaan”.


commit to user

41

Dari hasil wawancara di atas dapat diambil kesimpulan bahwa surat

balasan penawaran harga dari beberapa supplier tersebut setelah diterima

kembali harus dibandingkan dahulu antara harga peralatan kantor di

supplier satu dengan yang lain sesuai dengan kebutuhan dan daya beli

perusahaan.

5. Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga apabila ada

kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti. Berdasarkan

wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik,

mengatakan bahwa :

“kasie (Ibu Eni) memiliki fasilitas jaringan internet untuk memperbaharui

harga peralatan kantor”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setiap

waktu Kasie harus memperbaharui informasi mengenai harga peralatan

kantor, guna menunjang pekerjaan tersebut kasie diberi fasilitas internet

di mana tidak semua karyawan diberi fasilitas tersebut.

Harga peralatan kantor bisa berubah sewaktu-waktu tergantung

kondisi pasar, jadi Kasie harus selalu memperbaharui harga peralatan

kantor.

6. Surat pengajuan perubahan harga tersebut harus ditanda tangani oleh

manager logistik. Sebagai pertanggung jawaban departemen logistik

terhadap informasi yang diberikan.

7. Kepala Divisi Produksi

Kepala Divisi Produksi bertugas memberikan disposisi dan

persetujuan mengenai perubahan harga yang terjadi. Apabila disposisi

tidak menyetujui terhadap kenaikan harga yang terjadi berarti manager

logistik atau Kasie Logistik harus mencari supplier barang yang baru

atau mengganti supplier atau menunda pembelian barang.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budiselaku karyawan

departemen logistik, mengatakan bahwa :


commit to user

42

“kegiatan departemen logistik selalu melalui persetujuan Kadiv Produksi

karena terdapat orang kepercayaan direktur utama disitu, yang bertugas

mengawasi kegiatan departemen logistik”.

Dari hasil wawncara di atas dapat disimpulkan bahwa kepala divisi

produksi memang dilibatkan dalam segala aktivitas yang berada di dalam

departemen logistik, karena kepala divisi logistik merupakan orang yang

ditunjuk direktur utama untuk mengawasi kegiatan di dalam departemen

logistik.

8. Fungsional II Pengadaan membuat pesanan pembelian pada program

yang tersedia untuk barang yang tidak ada kenaikan harga. Jadi

Fungsional II Pengadaan membuat PPB atas barang yang akan dipesan.

a. Catatat di buku nomor pesanan pembelian. Jadi nomor yang tertera

di dalam surat PPB tersebut dicatat di buku untuk mencocokkan

ketika barang sudah sampai.

Berdasarkan wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan

bahwa :

“langkah selanjutnya fungsional II membaut purchase order”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah barang

yang akan dibeli atau diadakan disetujui, kemudian fungsional II

membuat surat pesanan pembelian melalui komputer dengan software

yang telah disediakan.

9. Kepala Seksi Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan

harga pada Pesanan Pembelian, cocokkan dengan SKB atau PPB bila

sesuai bubuhkan paraf. Bila tidak sesuai kembalikan ke fungsional II

pengadaan. Setelah barang datang, Kasie memeriksa spesifikasi barang,

dari kualitas dan harga dicocokkan dengan SKB (Surat Kebutuhan

Bulanan) atau PPB (Permintaan Pembelian Barang) apakah sudah cocok

dengan isinya. Kemudian kalau sudah sesuai baru dibubuhkan tanda

tangan, namun kalau belum sesuai dikembalikan pada fungsional II

pengadaan.


commit to user

43

10. Manager Logistik memeriksa pesanan pembelian kembali, kalau sudah

sesuai kemudian membubuhkan tanda tangan.

11. Kepala Divisi Produksi membubuhkan tanda tangan untuk persetujuan

atas kedatangan barang.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau

menjelaskan bahwa kegiatan yang ada di dalam departemen logistik

hasur melalui persetujuan kadiv produksi.

12. Fungsional II Pengadaan mendistribusikan surat pesanan pembelian yang

sudah disetujuai oleh kepala divisi produksi dimana surat tersebut terdiri

dari empat rangkap,yaitu :

a. Lembar 1 untuk supplier (dikirim kepada supplier melalui mesin

fax)

b. Lembar 2 untuk administrasi Logistik.

c. Lembar 3 untuk Gudang Logistik

d. Lembar 4 untuk arsip pengadaan.

13. Fungsional II Pengadaan mencocokkan surat jalan dengan spesifikasi

yang tertera di PP pada saat supplier mengirim barang, kemudian

meneruskan ke Gudang Logistik untuk pengecekan terhadap fisik barang.

Dari beberapa metode yang digunakan mengenai penentuan sumber data,

penulis mendapatkan bagan alur prosedur pengadaan peralatan kantor dari

dokumen yang dimiliki departemen logistik. Bagan tersebut akan di

gambarkan seperti di bawah ini :

Bagan 5. 1

Bagan alur proses pengadaan PT. Kusumahadi Santosa Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa


commit to user

44

Bagan alur proses terjadinya pengadaan :

Unit lain Departemen logistik Direksi

awal

Terima dan pelajari SKB/PPB SKB/PPB

Buat penawaran harga ke supplier

Buat penawaran harga ke supplier dan dapatkan jawaban

Persetujuan manajer

Bandingkan harga

Buat surat pengajuan perubahan harga

Persetujuan manager

Persetujuan Kadiv Produksi tidak

Pengarahan direksi

Buat PP

Periksa PP dan paraf

Persetujuan manager

Persetujuan kadiv produksi

Distribusi PP

Penerimaan barang

selesai

ya


commit to user

45

Bagan di atas merupakan alur pengadaan peralatan kantor. Setelah

prosedur tersebut dilakukan, barang siap di ambil dari gudang. Gudang

merupakan tempat penyimpanan barang atau peralatan kantor yang diterima

dari supplier.

Dari metode yang digunakan mengenai metode pengumpulan data yaitu

observasi hasil yang diperoleh, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa

dalam pengadaan peralatan kantor tidak luput dari adanya kendala. Kendala

yang terjadi bisa terjadi karena pihak dari luar perusahaan yaitu supplier atau

pihak dari dalam yaitu karyawan. Kendala itu seperti peralatan kantor yang

diinginkan oleh departemen pengguna tidak sesuai dikarenakan pihak logistik

yang salah dalam menafsirkan tulisan di mana tulisan tersebut berupa tulisan

tangan dari karyawan departemen pengguna yang kurang jelas atau sulit

dibaca oleh departemen logistik. Kendala lain yaitu terjadi miss

communication antara pihak gudang dengan departemen logistik. Pihak

gudang belum menginput atau tidak segera menginput peralatan kantor yang

datang sehingga departemen logistik belum menerima laporan.

B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor

Pemeliharaan merupakan kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang

agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai dan menghindari

terjadinya kerusakan. Dengan menghindari terjadinya kerusakan itu berarti

menekan biaya bagi perusahaan. Pemeliharaan yang baik menjamin bahwa

fasilitas-fasilitas produktif akan dapat beroperasi secara efektif. Hal ini

dihasilkan dari pemeliharaan yang mengantisipasi daya pakai peralatan dan

perbaikan kerusakan.


departemen logistik bahwa :

“Pemeliharaan adalah perawatan terhadap peralatan kantor supaya peralatan tersebut awet, agar dapat digunakan secara terus menerus dan menghindari terjadinya kerusakan. Menghindari penggantian peralatan apabila masih dapat digunakan dengan cara pemeliharaan teratur”.


commit to user

46

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan pemeliharaan

adalah perawatan terhadap peralatan kantor supaya peralatan tersebut menjadi

awet dan dapat digunakan secara terus menerus.

Untuk melakukan pemeliharaan di lingkungan perusahaan tidak hanya asal,

namun ada beberapa prosedur yang harus dilakukan. Berdasarkan hasil

pengamatan mengenai aktivitas atau peristiwa yang diamati oleh penulis dan

dari dokumen yang dipelajari oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan

prosedur yang dilakukan dalam pemeliharaan peralatan kantor adalah sebagai

berikut :

1. Departemen Pengguna bila membutuhkan jasa, menindak lanjuti dengan

prosedur permintaan, penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan

bahwa :

“Departemen pengguna membuat surat pengantar pengajuan

pemeliharaan ke depertemen logistik”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa apabila

membutuhkan penggunaan jasa, departemen pengguna membuat surat

pengantar pengajuan pemeliharaan ke departemen logistik.

2. Manager (Bapak Widyo)/ Kepala Seksi Pengadaan (ibu Eni) menerima

dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan (SKB) dan atau Permintaan

Pembelian Barang (PPB) beserta barang yang akan diperbaiki.


bahwa :

“Setelah surat permintaan sampai di departemen logistik, kemudian surat

tersebut di cek oleh kasie”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat di ambil kesimpulan

bahwa surat permintaan dari departemen pengguna setelah sampai di

departemen logistik, kemudian surat tersebut dicek oleh kasie logistik.


commit to user

47

3. Kepala Seksi Pengadaan / Fungsional II Pengadaan membuat surat

penawaran harga ke supplier atau menghubungi supplier untuk

mendapatkan harga.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi Beliau mengatakan

bahwa :

“Kasie membuat surat penawaran ke beberapa supplier untuk

mendapatkan harga yang sesuai”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa Kasie

harus membuat surat penawaran harga ke beberapa supplier yang sesuai

dengan kebutuhan atau daya beli perusahaan.

4. Manager logistik yaitu Bapak Widyo mengadakan negosiasi dan

menentukan harga setelah menerima penawaran harga.


bahwa :

“Setelah mendapat surat balasan penawaran harga, manager bernegosiasi

dengan supplier”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah

surat penawaran harga diterima, manager tidak langsung menyetujui

terhadap harga yang ditawarkan, manager kemudian mengadakan

negosiasi melalui telephone untuk negosiasi atau tawar menawar harga

yang sudah diberikan.

5. Kepala Seksi Pengadaan / Fungsional II mengirim barang yang akan

diperbaiki ke supplier.

a. Membuat surat pengantar, sebagai perintah kerja.

b. Membuat surat ijin keluar barang, sebagai bukti bahwa barang keluar

dari perusahaan.

c. Kasie kemudian mencatat dibuku, nomor surat pengantar


bahwa :

“setelah ada kesepakatan harga kasie mengirim barang ke supplier

dengan surat pengantar barang keluar”.


commit to user

48

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah

negosiasi selesai kasie mengirim barang ke supplier, di mana sebelumnya

fungsional II sudah membuat surat pengantar, surat ijin keluar barang dan

mencatat nomor surat di dalam buku arsip.

6. Manager membubuhkan tandatangan pada surat pengantar dan surat ijin

keluar barang.


bahwa :

“Surat yang keluar dari departemen logistik selalu ditandatangani oleh

manager untuk pengesahan”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa selalu

ada pengesahan di dalam surat yang dibuat oleh departemen logistik

yaitu tandatangan dari manager. Hal ini dilakukan untuk pertanggung

jawaban atas surat yang sudah dibuat.

7. Fungsional II Pengadaan

a. Membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia

sesuai dengan harga yang telah disepakati.

b. Kemudian nomor yang tertera di dalam surat pesanan pembelian

dicatat di dalam buku.

8. Manager / Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas, dan

harga pada pesanan pembelian, dicocokkan dengan SKB/PPB bila sudah

sesuai manager membubuhkan tanda tangan, apabila belum sesuai

kembali ke prosedur nomor 6.

9. Kepala divisi produksi membubuhkan tandatangan untuk persetujuan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau

menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan di dalam departemen

logistik harus melalui persetujuan kadiv produksi. Kadiv produksi adalah

orang yang ditunjuk oleh direksi secara langsung guna mengawasi

kegiatan departemen logistik.

10. Fungsional II Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang

sudah disetujui Kadiv Produksi kepada :


commit to user

49

a. Lembar 1 untuk supplier dikirim melalui mesin fax

b. Lembar 2 untuk administrasi logistik

c. Lembar 3 untuk gudang logistik

d. Lembar 4 untuk arsip pengadaan.

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Bapak Budi,

Beliau menjelaskan bahwa surat-surat yang dibuat di dalam departemen

logistik selalu rangkap empat, ini bertujuan untuk arsip supplier,

administrasi logistik, gudang, dan pengadaan sehingga apabila terjadi

masalah antara pihak satu dengan yang lain bisa saling mengkroscek

surat tersebut.

Setelah prosedur pemeliharaan telah selesai harus diadakan uji coba

terhadap peralatan kantor yang telah selesai diperbaiki sesuai dengan

kesepakatan dalam pesanan pembelian.

Dari metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu

dokumentasi, penulis memperoleh data mengenai bagan alur prosedur

pemeliharaan peralatan kantor. bagan tersebut digambarkan seperti di bawah

ini :


commit to user

50

Bagan prosedur pemeliharaan peralatan kantor :

Bagan 5. 2 Bagan alur proses pemeliharaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa

Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa

Unit lain Departemen Logistik

awal

Terima dan pelajari surat permintaan

Buat penawaran harga ke supplier

Negosiasi & tentukan harga

Kirim barang ke supplier

Persetujuan manager

Buat PP

Persetujuan Kasie/manager

Persetujuan kadiv produksi

Distribusi PP

Adakan uji coba

selesai

Permintaan penggunaan Jasa SKB/PPB

tidak


commit to user

51

Prosedur di atas merupakan prosedur pemeliharaan terhadap peralatan

kantor. Pemeliharaan selalu dilakukan terhadap semua peralatan kantor, baik

yang secara sederhana yaitu seperti membersihkan peralatan kantor sampai

pemeliharaan yang harus dilakukan oleh orang yang ahli dibidangnya seperti

pemeliharaan komputer.

Dari hasil wawancara terhadap karyawan departemen logistik yaitu Bapak

Budi didapatkan :

“Pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa ini dibedakan menjadi dua yaitu pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan terencana misalnya pemeliharaan mesin printer. Pemeliharaan terencana merupakan pemeliharaan rutin yang sudah direncanakan setiap periode. Pemeliharaan rutin juga bisa dilakukan oleh karyawan misalnya penggantian catridge. Pemeliharaan tidak terencana merupakan pemeliharaan yang sifatnya urgent atau mendadak dan sangat penting penggunaanya. Pemeliharaan tidak terencana ini contohnya adalah kerusakan komputer yang secara tiba-tiba. Apabila bisa diperbaiki oleh karyawan diperbaiki sendiri, namun apabila tidak bisa menggunakan jasa pihak luar, lalu apabila sudah tidak bisa diperbaiki perusahaan memutuskan untuk mengganti barang atau membeli peralatan baru”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa

pemeliharaan di dalam PT. Kusumahadi Santosa dibedakan menjadi dua yaitu

pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan

terencana adalah pemeliharaan yang rutin dilakukan. Pemeliharaan tidak

terencana adalah pemeliharaan yang dilakukan diluar jadwal yang ditentukan,

yang sifatnya urgent dan harus dilakukan.

Pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli dan karyawan itu sendiri.

Pemeliharaan yang dilakukan oleh seorang ahli seperti pemeliharaan komputer.

Pemeliharaan yang dilakukan oleh karyawan sendiri seperti membersihkan

peralatan kantor yang telah selesai digunakan.

Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 25 Januari 2012 pukul 10.00

WIB, ada kendala – kendala operasional yang dihadapi dalam pengelolaan

pemeliharaan peralatan kantor selama ini, seperti yang diungkapkan oleh

Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik seperti disebutkan dibawah

ini :


commit to user

52

“Dalam prosedur pemeliharaan peralatan kantor adalah bahwa tidak semua peralatan kantor itu masuk dalam prosedur pemeliharaan peratan kantor artinya bahwa tidak semua peralatan kantor pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor yang memakan waktu lama sehingga menghambat kerja karyawan”. Sesuai dengan hasil wawancara di atas, maka dapat diketahui bahwa dalam

prosedur pemeliharaan peralatan kantor menemui beberapa kendala. Kendala

yang terjadi seperti tidak semua peralatan kantor menggunakan jasa seorang

ahli dan waktu pemeliharaan peralatan kantor yang lama sehingga menghambat

pekerjaan karyawan.


commit to user

53

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil pembahasan adalah bahwa

prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi

Santosa Karanganyar sudah dijalankan menurut ketentuan.

1. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Prosedur pengadaan peralatan kantor dimulai dari manager / kasie

menerima dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan (SKB) atau

Permintaan Pembelian Barang (PPB). Apabila surat tersebut disetujui

manager, kemudian kasie membuat surat penawaran ke beberapa supplier

melalui mesin fax. Kemudian balasan surat penawaran yang berisi harga-

harga peralatan kantor dari supplier dibandingkan, apabila ada perubahan

harga, kasie membuat surat pengajuan perubahan harga yang

ditandatangani oleh manager. Kepala divisi produksi memberikan disposisi

dan persetujuan mengenai perubahan harga.

Apabila kepala divisi produksi menyetujui, langkah selanjutnya

fungsional II pengadaan membuat pesanan pembelian (Purchase Order)

kemudian nomor PO dicatat dibuku pesanan pembelian. Prosedur

selanjutnya kasie memeriksa barang datang dicocokkan dengan Purchase

Order, apabila sesuai kasie menandatangani PO lalu diserahkan kepada

Manager logistik, manager memeriksa kembali kemudian membubuhkan

tandatangan. Langkah selanjutnya fungsional II mendistribusikan surat

pesanan pembelian, lalu mencocokkan surat jalan dengan spesifikasi yang

tertera di PP saat supplier mengirim barang.


commit to user

54

2. Prosedur Pemeliharaan Peralatan kantor

Prosedur pemeliharaan peralatan kantor diawali dari adanya surat

permintaan dari departemen pengguna peralatan yang diterima departemen

logistik yang dipelajari oleh manager. Kasie kemudian membuat surat

penawaran harga kepada supplier. Manager kemudian mengadakan

negosiasi dan menentukan harga setelah menerima penawaran harga. Kasie

mengirim barang ke supplier, kemudian manager membubuhkan

tandatangan pada surat pengantar. Fungsional II pengadaan membuat

pesanan pembelian, kasie memeriksa spesifikasi barang dengan pesanan

pembelian, kepala divisi produksi memberikan persetujuan. Prosedur

selanjutnya fungsional II pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian

kepada supplier, administrasi logistik, gudang dan untuk arsip pengadaan.

Setelah prosedur pemeliharaan telah selesai harus diadakan uji coba

terhadap peralatan kantor yang telah selesai diperbaiki sesuai dengan

kesepakatan dalam pesanan pembelian.

B. Saran

Dari prosedur yang sudah dijalankan tersebut pasti juga tidak luput dari

kendala yang ada baik dari segi karyawan ataupun dari pihak luar perusahaan.

Beberapa kendala atau masalah yang terjadi sebagai berikut :

1. Kendala yang terjadi seperti departemen pengguna menulis permintaan

peralatan kantor di dalam surat permintaan pengadaan kurang jelas,

sehingga pihak logistik salah dalam membaca atau menafsirkan maksud

dari tulisan tersebut. Sebaiknya departemen pengguna atau karyawan dalam

menulis data di dalam lembar surat pengajuan pengadaan menggunakan

tulisan yang jelas atau mudah dibaca oleh pihak logistik.

2. Kesalahan kroscek antara pihak gudang dengan departemen logistik.

Sebenarnya barang sudah datang di gudang, namun karyawan lupa atau

tidak segera menginput data ke dalam komputer sehingga departemen


commit to user

55

logistik belum menerima laporan. Pihak gudang segera menginput data ke

dalam komputer untuk barang yang sudah datang dan belum, agar

departemen logistik segera mengetahui dan tidak terjadi kesalahan kroscek.

3. Hanya peralatan tertentu yang menggunakan jasa pemeliharaan oleh

seorang ahli. Sebaiknya semua peralatan kantor dipelihara oleh seseorang

yang ahli dibidangnya atau karyawan dibekali pengetahuan mengenai cara-

cara pemeliharaan peralatan kantor

4. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor memerlukan waktu yang lama,

sehingga menghambat pekerjaan karyawan. Untuk meminimalkan waktu

prosedur pemeliharaan sebaiknya departemen pengguna dengan segera

melaporkan kerusakan peralatan kantor dan departemen logistik mencari

supplier yang benar-benar ahli dalam memperbaiki peralatan kantor.

Demikianlah kesimpulan dan saran yang penulis sampaikan dari hasil

pengamatan selama magang di bagian Departemen Logistik pada PT.

Kususmahadi Santosa. Semoga apa yang menjadi kesimpulan dan saran penulis

di atas dapat dijadikan acuan untuk kemajuan PT. Kusumahadi Santosa.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id PROSEDUR .../Prosedur... · adalah dengan melakukan...

Documents

Transcript of perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id PROSEDUR .../Prosedur... · adalah dengan melakukan...