PROPOSAL

SISTEM INFORMASI PROMOSI DAN PENDATAAN BERBASIS KOMPUTERISASI

PADA PT.KARGO TRANSKONTINENTAL

KOTA SEMARANG

Disusun Oleh :

AGUNG APRIYADIA12.2010.04127

FAKULTAS ILMU KOMPUTERUNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO

SEMARANG

2012

1. LATAR BELAKANG

Internet merupakan sebuah jaringan komputer global yang dapat menghubungkan

antara komputer satu dengan komputer yang lainnya yang berada dimanapun tanpa ada

batasan jarak, dengan internet akan diperoleh berbagai informasi yang dibutuhkan. Internet

menyimpan berbagai macam potensi yang bila dimanfaatkan serta digunakan dangan sebagai

mana mestinya akan memberikan manfaat yang positif kepada para penggunanya. Dengan

internet, banyak keuntungan dan fasilitas yang disajikan serta memainkan peran sebagai alat

atau media promosi guna meningkatkan dan memajukan produktifitas suatu perusahaan.

Informasi diperoleh dari perusahaan, lembaga, organisasi dan bahkan perorangan yang

membangun sebuah situs web internet.Bidang informasi dan komunikasi bukan satu-satunya

yang menggunakan fasilitas internet, di era seperti sekarang ini hampir di seluruh bidang

menggunakan internet. Selain untuk bertukar informasi, internet juga dapat digunakan untuk

melakukan transaksi bisnis, transfer file, media surat - menyurat (email), komunikasi

(chatting) dan yang lainnya. Internet juga digunakan sebagai media transfer informasi global

tentang organisasi, kelompok otoritas, maupun non bisnis lewat sajian situs web.

Sedangkan website sendiri adalah sebuah tempat atau wadah untuk menyimpan data

dan informasi yang bersifat dinamis, website dapat mendukung proses pemasaran perusahaan

semudah untuk menyampaikan informasi kepada pelanggan yang dapat diakses kapan saja

dan dimana saja dengan biaya yang relative murah.

Internet sekarang ini bukanlah suatu barang yang mewah karena sudah dapat

dinikmati oleh seluruh lapisan masyarakat. Dalam dunia informasi global internet

mempunyai factor keunggulan dan fasilitas dan hal tersebut membuat perusahaan lebih

memilih teknologi internet sebagai media promosi dan informasi disbanding teknologi

konfensional lainnya dalam memasarkan produk maupun layanan jasa suatu perusahaan.

Membahas soal tentang pelayanan jasa dalam internet, biro perjalanan wisata adalah

salah satu sector bisnis yang diminati di Indonesia. Kompetisi para usahawan di bidang

pengiriman barang atau sering dikenal sebagai kargo dari tahun ketahun semakin ketat,

mengingat jasa kargo harus mengandalkan ketepatan, kecepatan, dan kemudahan dalam

bertransaksi maupun pemasaraaannya, hal tersebut membuat pengelola jasa pengiriman

barang atau sering disebut sebagai kargo menggunakan media internet sebagai media promosi

dan informasi.

1

Oleh sebab itu, disini kami mengajukan kepada bapak / ibu sebuah proposal Sistem

informasi promosi, dan aplikasi pendataan transaksi berbasis komputerisasi pada PT.Kargo

Transkontinental yang terdiri dari Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan, Promosi dan Area,

Aplikasi pendataan dan transaksi.

Mudah-mudahan dengan pengajuan proposal ini kiranya Perusahaan yang bapak / ibu

pimpin bisa menjalin kerja sama dengan kami demi memajukan usaha dibidang ekspedisi

yang bapak / ibu pimpin.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

Adapun Maksud dan tujuan dalam pembuatan Sistem informasi kargo berbasis

komputerisasi Antara lain :

Maksud :

1. Menawarkan solusi untuk memasarkan jasa agar daya saing kargo tetap terjaga.

2. Merencanakan pembangunan Sistem informasi berbasis komputerisasi untuk

menunjang fasilitas pegawai dan konsumen.

Tujuan :

1. Memudahkan Manajeman pengiriman barang dalam memberikan informasi yang

lengkap dan detail kepada Pelanggan tentang Fasilitas yang disediakan dan

ditawarkan oleh PT.Kargo Transkontinental, sehingga Pelanggan mendapatkan

informasi yang lengkap dan akurat mengenai hal tersebut.

2. Memperluas pemasaran dan promosi dengan media online supaya menambah

popularitas dari pengiriman tersebut serta memudahkan pegawai untuk

melakukan pendataan dan bertransaksi dengan pelanggan.

3. RUANG LINGKUP PEKERJAAN

3.1 Pengembangan

Pengembangan sistem adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk membangun

sebuah solusi sistem informasi untuk sebuah masalah atau kesempatan bisnis. Pada

pengembangan sistem ini menggunakan Pemograman Dream Weaver, Pemrograman Visual

Basic dan Data Base menggunakan Sql, adapun tahap dalam pengembangan system tersebut.

2

Pengembangan sistem (sistem development)

a. Analisis sistem (sistem analysis)

Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang

baru atau diperbarui.

b. Desain sistem secara umum (general system design)

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara

umum kepada user tentang sistem yang baru.

c. Penilaian sistem (sistem evaluation)

Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan pihak

manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru berdasarkan

gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan baru tersebut.

d. Desain sistem terinci (detailed sistem design)

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,

selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika

sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan spesifikasi jenis peralatan

yang akan digunakan.

e. Implementasi sistem (sistem implementation)

Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan

konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

1.3.2. Pengumpulan Data

Dalam sistem informasi ini metode pengumpulan data dengan menggunakan studi

lapangan yaitu dengan melakukan peninjauan langsung Ke perusahaan guna memperoleh

data – data mengenai perusahaan yang menjadi objek penelitian.

Ada 3 cara untuk memperoleh data-data tersebut yaitu:

a) Wawancara

Wawancara merupakan salah satu instrumen penting dalam pengumpulan data yang

menggunakan studi kasus. Untuk teknik wawancara ini dikhususkan untuk para end

user, yaitu administrator untuk mengetahui alur data.

b) Studi Pustaka

3

Metode pengumpulan data ini dilakukan untuk mencari sumber, bahan penelitian-

penelitian sebelumnya dan berbagai referensi lainnya guna mengkolaborasi berbagai

data dengan berbagai konsep yang telah ada.

c) Observasi

Melakukan pengumpulan data secara langsung atas semua yang terjadi dalam

perusahaan, disesuaikan dengan masalah yang dihadapi.

1.3.3. Pemeliharan

Pada pemeliharan Sistem informasi PT.Kargo Transkontinental dilakuakan dengan 2 cara

sistem pemeliharan yaitu dengan cara :

a. Pemeliharan sistem secara adaptif yaitu pemeliharaan sistem secara berkala tetapi

dalam tahap awal pemakaian membutuhkan maintenence yaitu sebulan sekali

kemudian setelah pemakaian selama kurang lebih 6 bulan maka hanya diperlukan

maintenence yaitu 1 tahun sebanyak 2x pemeliharaan sistem.

b. Pemeliharaan system secara koreksif yaitu pemelihran sistem dengan mengkoreksi

kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi pada saat sistem berjalan. Pemeliharaan

korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang memerlukan tindakan segera.

Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki kesalahan atau malfungsi dengan

cepat sangatlah berharga bagi perusahaan.

1.3.4. Pelatihan

Pada proses pelatihan akan dilakukan dalam 2 tahap yaitu :

a. Pada tahap pertama dilakukan sebelum Sistem di jalan secara global dan akan

dilakukan 3 kali pertemuan dimana pada tahap ini para administrator harus memahi

Sistem informasi PT.Kargo Transkontinental secara keseluruhan sebelum Sistem ini

mulai dijalankan.

b. Ditahap kedua yaitu setelah Sistem di terapkan ,Pada tahap ini pelatihan hanya

dilakukan pada saat administrator menjalan sistem yang akan dijalankan / dalam kata

lain pihak instuktor hanya akan mengawasi selama 2 kali masa masa percobaan

system.

4

4. MANFAAT BAGI PERUSAHAAN

Bila Rancangan Sistem Informasi berbasis komputerisasi ini diterapkan, besar harapan

saya kendala-kendala yang terjadi pada PT.Kargo Transkontinental akan dapat diatasi atau

diminimalisasi, dan kemungkinan manfaat dari Sistem Informasi berbasis komputerisasi ini

akan dapat dijabarkan sebagai berikut :

Bagi Perusahaan :

1. Bagi perusahaan penelitian ini bermanfaat untuk meningkatkan produktifitas pelaksanaan

manajemen transaksi pengiriman barang secara lebih efektif dan efisien.

2. Perusahaan akan dapat mengetahui respon masyarakat melalui faslitas saran & kritik yang

disediakan pada Sistem Informasi Ini.

3. Meningkatkan konsistensi data karena terintegrasi dalam bentuk basis data yang terpusat,

sehingga tidak terjadi pencatatan data secara berulang.

4. Dengan adanya promosi yang terdapat pada sistem ini, maka masyarakat akan lebih

mengenal dari Fasilitas dan keunggulan yang dimiliki oleh PT.Kargo Transkontinental

tersebut.

Bagi Akademik :

1. Bagi akademik penelitian ini bermanfaat untuk syarat kelulusan bagi penulis, dan untuk di

arsipkan atau disimpan dalam perpustakaan sebagai sarana untuk angkatan dibawah

penulis agar dapat digunakan sebagai bahan penelitian.

Bagi Penulis :

5

1. Bagi penulis sendiri diharapkan dari hasil penelitian ini dapat diperoleh manfaat

pengetahuan mengenai penerapan ilmu analisa dan perancangan sistem informasi yang

pernah dipelajari di bangku kuliah ke dalam praktek nyata.

3.5 Teknologi Informasi

3.5.1. Spesifikasi Server

Dibutuhkan sebanyak 1 unit komputer server dengan spesifikasi komputer adalah sebagai

berikut :

1. Prosesor Intel Dual Core (2.6 Ghz) TRAY

2. Mainboard ASUS/Gigabyte/ECS

3. Memory DDR2 V-gen 4 Gb

4. Harddisk 160 Gb Seagate/Maxtor/Samsung SATA

5. Keyboard + Mouse Simbadda

6. Casing ATX 450w + 2 FAN CPU

7. LCD Monitor LG/Samsung Wide Screen 17″

8. DVD-RW Samsung

3.5.2. Spesifikasi Client

Sedangkan untuk komputer yang akan digunakan sebagai client membutuhkan unit komputer

client dengan spesifikasi sebagai berikut :

1. Prosesor Intel Dual Core (2.6 Ghz) TRAY

2. Mainboard ASUS/Gigabyte/ECS

3. Memory DDR2 V-gen 2 Gb

4. Harddisk 80 Gb Seagate/Maxtor/Samsung SATA

5. Keyboard + Mouse Simbadda

6. Casing ATX 450w + 2 FAN CPU

7. LCD Monitor LG/Samsung Wide Screen 17″

8. DVD-RW Samsung

6

3.5.3. Bentuk Komunikasi Data

Dalam pembuatan sistem informasi yang jaringannya menggunakan wireless dengan

komponen Access Point. Sedangkan untuk pengkabelannya menggunakan kabel serat optik

(fiber optic) karena dapat menerima informasi yang besar, dan tidak terpengaruh oleh medan

magnetis, sehingga isyarat dalam kabel terjamin keamanannya,meskipun dalam

pengimplentasiannya membutuhkan biaya yang sangat mahal dan dalam penyambungan serat

harus menggunakan teknik dan ketelitian yang tinggi.

3.5.4. Security Teknologi Informasi

Dalam pembuatan sistem informasi ini akan dinggunakan pengamanan dengan

menggunakan password log in administrator pada web server dan web administrator dan

digunakannya antivirus AVIRA ANTIVIR PERSONAL PREMIUM pada aplikasi yang

digunakan. Dengan menggunakan antivirus maka apabila data yang telah tersimpan terkena

virus maka dapat dideteksi dan antivirus tersebut akan meremove secara otomotis. Selain

penggunaan antivirus juga digunakan firewall yang akan melindungi komputer atau jaringan

dari akses komputer lain yang tidak memiliki hak untuk mengakses komputer atau jaringan.

3.5.5. Pemeliharaan Teknologi Informasi

Pemeliharaan terhadap jaringan / network dapat dilakukan sebulan sekali, hal ini

berguna untuk memelihara jaringan yang digunakan untuk operasional kantor tetap bersih

dari virus – virus yang dapat merusak jaringan tersebut. Dengan dilakukannya pemeliharan

jaringan secara rutin maka akan dapat mencegah penyebaran virus yang akan merusak data

yang telah disimpan. Apabila sampai ada virus yang masuk kedalam server maka akan secara

cepat terdeteksi dan akan dilakukan pencegahan sehingga tidak akan terlalu parah merusak

jaringan server. Sedangkan untuk pemeliharaan data dapat dilakukan dengan melakukan

scanning anti virus secara berkala yaitu seminggu sekali, sehingga data yang sudah tersimpan

aman dari virus, dan juga cek pembaharuan versi anti virus yang digunakan untuk mencegah

terserangnya jaringan oleh virus – virus baru.

Pemeliharaan terhadap Website dapat dilakukan sebulan sekali dengan melihat pada

domain yang digunakan.

7

PENUTUP

Demikian Proposal Pengajuan yang kami buat, mudah - mudah dengan dibuatnya

Proposal ini bisa menjadi bahan pertimbangan Bapak / Ibu dalam memperbaharui Sistem

Informasi yang saat ini sedang digunakan demi memajukan Perusahaan yang Bapak / Ibu

pimpin, Kiranya sekian yang bisa kami ucapakan atas perhatian dan kerjasamanya kami

ucapakan terima kasih.

8