PROPOSALPROYEK TUGAS AKHIR (PROJECT

WORK)

PENGELOLAAN DOKUMEN

Disusun Oleh :

Nama : Fitri Afriana

NIS : 0423

Jurusan : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN BANGUN NUSANTARA

KECAMATAN PELEPAT ILIR KAB. BUNGO

TAHUN AJARAN 2008/2009

PROPOSAL

PROJECT WORK

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian : Sekretaris / Administrari Perkantoran

Kode :

Alokasi Waktu :

Nomor Peserta:

Nama Peserta : Fitri Afriana

Judul Projek Work : Pengarsipan Dokumen pada PT. Federal International

Finance Kuamang Kuning

Produk

Jasa Pengarsipan Dokumen

Kuamang Kuning……………….2009

Menyetujui

DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji

Erwin Virdiansyah Fitri Afriana

Mengetahui :

Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs.Sunaryo Binti Markamah.Amd

Nip: Nip:

KATA PENGATAR

PRODUK JASA PENGARSIPAN DOKUMEN

Dengan mengucapkan alhamdulillah penulis sangat bersyukur atas segala

rahmat dan hidayah yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha esa dan ucapan terima

kasih kepada semua pihak yang membantu penyusunan proposal ini. Proposal ini

dibuat sesuai dengan praktek kerja yang telah dilaksanakan selam 4 bulan untuk

menunjang proses belajar mengajar yang merupakan program pelaksanaan PSG

(Pendidikan Sistem Ganda) yang juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas lulusan

SMK yang propesional. Proposal ini juga merupakan persyaratan untuk mengikuti

ujian akhir nasional.

Penyusun proposal ini bertujuan agar sisiwa menengah kejuruan mampu

mengembangkan pengetahuan dalam dunia industri, tidak hanya teori namun dapat

menerapkannya dengan praktek kerja yang nyata seiring dengan kemajuan teknologi

bangsa ini yang selalu mencari generasi yang cerdas dan memiliki keterampilan

ataupun bakat nyata, maka penulis menyusun proposal ini dengan judul pengarsipan

dokumen pada PT. Federal International Finance.

Dengan melaksanakan praktek kerja ini siswa mampu berpikir untuk selalu

berusaha dalam memenuhi kebutuhan hidup dan ikut melestarikan lingkungan alam

sebagai ungkapan rasa syukur atas segala anugrah Tuhan Yang Maha Esa.

Tak ada gading yang tak retak, tak ada manusia yang sempurna, maka penulis

sangat yakin dalam penyusunan proposal ini masih memiliki banyak kekurangan,

untuk itu penulis mengharap saran dan kritik dari berbagai pihak untuk memperbaiki

proposal ini.

Kuamang Kuning,………….2009

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL……………………………………………………………….…i

LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………………….ii

KATA PENGANTAR……………………………………………………….............iii

DAFTAR ISI…………………………………………………………………............iv

I. Latar Belakang ………………………………………………………1

II. Keuntungan dan Keunggulan Pengarsipan Dokumen…………….1

III. Bahan………………………………………………………………….2

IV. Peralatan………………………………………………………...........2

V. Sistematika Kerja………………………………………………..........

a. 1 Sketsa kerja penyimpanan arsip ………………………...........3

a. 2 Keterangan………………………………………………...........4

b. 1 Seketsa kerja penemuan kembali arsip……………………….6

b. 2 Keterangan………………………………………………...........7

VI. Rencana Anggaran Biaya …………………………………………….

a. Daftar Harga Bahan ……………………………………………..9

b. Daftar Harga Peralatan …………………………………………9

VII. Sasaran Pengguna…………………………………………………..10

VIII. Jadwal Pelaksanaan ………………………………………………..10

IX. Penutup……………………………………………………………...10

Lampiran………………………………………………………………………………

1. Lembar kemajuan Pelaksana…………………………………………

2. Daftar rencana bukti belajar…………………………………………

1. Latar Belakang

Semakin maraknya persaingan-persaingan perusahaan dalam mencari tenaga

kerja yang ahli disetiap kegiatan yang ada diperusahaan, maka setiap orang harus

memiliki keahlian khusus . Seperti halnya dalam pengarsipan dokumen.

Dengan mengarsipkan dokumen hendaknya dilaksanakan oleh seseorang yang

ahli, agar dokumen-dokumen tersebut dapat tersimpan secara sistematis. Namun

didalam sebuah perusahaan tidak semua sekretaris dapat melakukan secara rutin,

seringkali terlihat banyak dokumen yang hendak harus diarsipkan masih menumpuk

dimeja kerja sekretaris. Dengan kejadian itu seorang sekretaris sering mendapat

teguran dari atasan karna kurang teratur dalam mengarsipkan dokumen sehingga

dapat menajadika dokumen rusak atau hilang.

Kejadian diatas juga terjadi pada sistem pengarsipan dokumen di PT. Federal

International finance (FIF). Sehingga membutuhkan adanya pembenahan dalam

mengarsipkan dokumen diperusahaan tersebut juga perlu dilakkan penyediaan order

untuk tempat penyusunan dokumen yang akan disimpan sehingga tidak terjadi

kekurangan.

Untuk itu penulis mengajukan proposal ini agar dapat memerbaiki pola kerja

dalam sisitem pengarsipan dokumen sehingga lebih teratur dan sistematis dengan

judul pengarsipan dokumen dengan sisitem wilayah.

II. Keuntungan dan Keunggulan Pengarsipan Dokumen

Pengarsipan dokumen yang dilakukan dengan sistematis mempunyai

keuntungan dan keunggulan antara lain :

1. Dokumen-dokumen tidak akan cepat rusak rusak dan

hilang

2. Penemuan kembali dokumen dapat dilakukan dengan

mudah

3. Dokumen dapat disusun secara sistematis

4. Ruang kerja terlihat rapi dan bersih

III. Bahan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Kertas HVS

Pena “Pilot”

Buku Agenda

Tipe x

Penggaris

Pensil

Penghapus Pensil

Ordner

Gide Card

Kartu Indeks

Map

Kartu Klaper

A4

Hitam

Folio

Lembar

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Lembar

Lembar

Lembar

Lembar

15

1

1

1

1

1

1

10

10

10

10

10

IV. Peralatan

No Nama Peralatan Spesifikasi Satuan Jumlah

1

2

3

4

5

Rak penyartir

Lemari arsip

Pelobang kertas

Stepler

Isi stepler

Besar & kecil

Besar & kecil

Unit

Unit

Buah

Buah

Buah

1

1

1

2

2

V. Sistematika Kerja

a. 1 Sketsa kerja penyimpanan arsip

Adapun proses penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :

Pengumpulan

Penelitian

Pentapan Indeks

Penetapan Kode

Penyortiran

Penyimpanan

Penataan

a. 2 Keterangan

Perawatan Pemusnahan

1. Pengumpulan

Merupakan kegiatan bagian kearsipan untuk mngumpulkan dokumen-

dokumen yang diarsipkan.

2. Penelitian

Penelitian dokumen-dokumen dilakukan untuk memastikan data-data

dokumen seperti alamat, nama pengirim, atau penerima terjadi kesalahan.

Dalam meneliti dokumen tidak haya data yang diteliti namun perlu diteliti

jumlah lampiran untuk mengetahui sama tidaknya dengan yang terlampir pada

surat / dokumen.

3. Penetapan indeks abjad

Setelah penelitian dokumen maka langkah selanjutnya adalah

penetapan indeks dengan sistem wilayah untuk membuat daftar klasifikasi.

Contoh daftar klasipikasi wilayah adalah sebagai berikut.

Daftar klasipikasi Wilayah

Wilayah Sub Wilayah Sub-sub Wilayah

Bungo

Jambi

Kuamang Kuning

Bungo

Jambi

Bangun Harjo

Karya Harapan Mukti

Bungo

Jambi

Jl. Jujuhan

Jl. Kubang Ujo

Jl. Pamenang

Jl. Rimbo Bjang

Jl. Singkut

Jl. Banda aceh

Jl. Bandung

Jl. Jakarta

Jl. Jogja

Dengan penetapan indeks yang disesuaikan dengan daftar kalsifikasi diatas

maka langkah selanjutnya adalah penetapan kode abjad.

4. Penetapan kode abjad

Penetapan kode abjad digunakan untuk mempermudah dalam membuat kartu

klaper. Contoh penetapan kode abjad misalnya B-1 (merupakan kode dari wilayah

bungo). Kode abjad tersebut digunakan dalam membuat kartu klaper. Contoh kartu

klaper adalah sebagai berikut :

BI

Bungo – Jambi No. Kartu : 1

No

urut

Tanggal M atau K Perusahaan isi Ke

5. Penyortiran

Surat-surat atau dokumen yag telah diteliti, diberi kode abjad lalu disortir

sesuai dengan kepentingan surat apakah surat itu termasuk surat keluar atau surat

masuk, surat rahasia atau biasa.

Penyortiran dokumen dilakukan untuk mempermudah pengarsipan.

6. Penyimpanan

Tempat penyimpanan arsip harus disediakan sebelum arsip-arsip akan

disimpan, agar dalam penyimpananya dapat dilakukan secara teratur dan rapi.

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus disesuaikan atau diurutkan

sesuai denga kode abjad yang telah dibuat pada kartu klaper.

7. Penataan

Dalam menata arsip harus ditentukan cara penataanya. Agar arsip tertata /

terlihat lebih rapi.

Dalam penataan arsip dapat digunakan dengan 3 cara antara lain cara

horizontal, vertikal dan lateral.

8. Perawatan hingga pemusnahan

Setelah arsip tersimpan secara rapi, maka perlu adanya perwatan. Perawatan

dilakukan untuk menjaga arsip tetap terjaga dari kerusakan. Misalnya denga selalu

membersihkan tempat penyimpanan arsip agar tidak menjadi lembab yang dapat

menimbulkan arsip rusak.

Dalam perawatan arsip, semua arsip juga perlu diperiksa atau diteliti untuk

mengetahui arsip tersebut masih aktif atau arsip in aktif. Jika arsip itu termasuk arsip

in aktif maka setelah kita tanyakan dan mendapat persetujuan dari pimpinan bahwa

arsip tersebut merupakan arsip in aktif maka harus diadakanya pemusnahan.

b. 1. Skestsa kerja penemuan kembali surat

adapun proses penemuan kembali surat adalah sebagai berikut :

Penelitian Kode

Penetapan tempat

Pencarian Dokumen

Pengambilan

Pergantian dengan

Bon Pinjam

Pengambilan

b. 2. Keterangan

1. Penelitian kode

Untuk menemukan kembali dokumen/arsip yang telah disimpan maka perlu

diadakan penelitian kode, agar tidak terjadi salah pengambilan arsip.

2. Penetapan tempat

Setelah kode arsip diteliti maka pentapan tempat arsip dapat dilakukan dengan

mudah.

3. Pencarian dokumen

Dalam pencarian dokumen harus dilakukan secara teliti supaya dokumen yang

akan diambil tidak salah dan sesuai dengan yang diminta.

4. Pengambilan

Pengambilan dokumen dilakukan secara hati-hati dari tempatnya gar dokumen

tidak rusak dan dokumen yang lain tetap tertata rapi.

5. Pergantian dengan bon pinjam.

Arsip yang telah diambil harus diganti dengan bon pinjam arsip. Agar tidak

terjadi hilangnya arsip karena pihak peminjam yang tidak bertanggung jawab.

Contoh dari bon pinjam adalah sebagai berikut :

Bon Pinjam Arsip

Tanggal : ......................

1. Kode arsip : ....................................................

2. Nomor surat : ....................................................

3. Tanggal surat : ....................................................

4. Hal surat : ....................................................

5. Nama peminjam : ....................................................

a. Bagian : ....................................................

b. Jabatan : ....................................................

6. Lama dipinjam ; tgl ...........s/d.............tgl..........

Yang memberikan Yang meminjam

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Terang Nama Terang

6. Penyerahan

Peminjam arsip yang telah mengisi bon pinjam arsip atau menandatanganinya

maka arsip yang dipinjam tersebut harus diserahkan kepada pihak peminjam, dan

berusaha mengingatkan kembali tentang pengembalian arsip yang telah disepakati

dengan tepat.

V.I RENCANA ANGGARAN BIAYA

a. Daftar harga bahan

No Nama Bahan Spesifik

asi

Satuan Jumlah harga Total

Harga

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Kertas HVS

Pena “Plat”

Buku agenda

Tipe x

Pengaris

Pensil

Penghapus k

Ordner

Guide card

Kartu indeks

Kartu klaper

map

A4

Hitam

falio

Lembar

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Buah

Lembar

Lembar

Lemabr

Lembar

15

1

1

1

1

1

1

1

10

10

10

10

200

2000

11000

2500

100

1500

1000

15000

700

700

700

500

3000

2000

11000

2500

1000

1500

1.000

150.000

7000

7000

7000

5000

Jumlah 198.000

b. Daftar harga peralatan

No Nama Peralatan Spesifikas

i

Satuan Jum

lah

harga Total

Harga

1

2

3

4

5

Rak penyortir

Lemari arsip

Pelubang k

Stepler

Isi stepler

Bsr&kcl

Bsr/kcl

Unit

Unit

Buah

Buah

Buah

1

1

1

2

2

100.00020

0.000

30.000

1.000

1.000

3000

2000

11000

2500

1000

Jumlah 332.000

Total biaya yang dibutuhkan

a. Biaya bahan Rp. 198.000

b. Biaya alat Rp. 332.000

c. Biaya jasa Rp. 250.000

Total biaya Rp. 780.000,-

VII. Sasaran Pengguna

Kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International Finance

dilakukan hanya 1 bagian saja yaitu hard copy atau sekretaris dan kegiatan

pengarsipan ini sangat penting dilakukan pada organisasi-organisasi baik swasta

maupun negeri juga lembaga-lemabga pemerintah. Pada PT. Federal International

Finance dalam pengarsipannya ini lebih baik menggunakan sistem wilayah.

VII. Jadwal Pelaksanaan

Kegiatan Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Proposal

2 Konsultasi

3 Proses

4 Laporan

5 Verifikasi

6 Uji Nas

IX. Penutup

Dengan terselesainya proposal ini yang telah diajukan dengan adanya

bimbingan-bimbingan yang akan dijadikan sebagai suatu pembenahan kegiatan

pengarsipan dokumen pada PT. Federal International finance yang dilaksanakan oleh

sekretaris perusahaan tersebut, maka penulis sangat berharap adanya partisipasi dan

dukungan karyawan pada program yang telah dibuat ini, agar tujuan didalam proposal

ini terpenuhi. Penulis juga mengharapkan dengan adanya proposal ini kegiatan

pengarsipan dalam perusahaan akan lebih teratur guna menunjang kualitas kegiatan

perusahaan untuk lebih baik. Dan semoga proposal ini dapat bermampaat bagi

penulis, pembaca dan perusahaan agar dapat mengetahui pentingnya pengarsipan

dalam kelancaran kegiatan perusahaan/lingkungan.