Proposal Proyek Tugas Akhir/Project Work

Mengelola Dokumen

Disusun Oleh :

Nama : Fitria Ningsih

Nis : 0424

Jurusan : Sekretaris

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)BANGUN NUSANTARA

Kecamatan Pelepat Ilir Kabupaten BungoKuamang Kuning

2008-2009

iPROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian : Sekretaris

Paket keahlian : Sekretaris Yunior

Kode :

Alokasi Waktu :

Nomor Peserta: :

Nama Peserta : Fitria Ningsih

Judul Project Work : Pengelolaan Dokumen

PRODUK

MENANGANI PROSEDUR SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DENGAN MENGGUNAKAN AGENDA BERPASANGAN

PADA PUSKESMAS KUAMANG KUNING 1 [SPA]

Kuamang Kuning,……………2009

Menyetujui

DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji

Firdaus. SKM Fitria Ningsih

Nip. Nis. 0424

Mengetahui :

Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs. Sunaryo Rice Febrianti. Spd

Nip………… Nip……………….

ii

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah

melimpahkan karunianya dan memberi kesehatan baik kesehatan jasmani maupun

kesehatan rohani sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan proposal uji

kompetensi yang berjudul “ Menangani surat masuk dan surat keluar dengan

menggunakan sistem agenda berpasangan “.

Penanganan dokumen erat kaitanya dengan kegiatan yang ada dalam suatu

organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap sumber daya manusia (SDM) yang

bergerak dibidang organisasi pasti akan berhadapan dengan masalah penanganan

dokumen yaitu surat masuk dan surat keluar.

Dengan demikian penulis menyusun proposal ini dengan cara sistematis dan

teratur.

Penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada :

1. Kepala sekolah

2. Wali kelas III sk

3. Pembimbing

4. Majlis guru dan staf tata usaha

5. Orang tua

6. Teman senasib dan seperjuangan

Yang telah memberi dukungan dalam pembuatan proposal ini penulis

menyadari masih nayak kekurangan dalam menyusun proposal ini.

Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya

menyempurnakan proposal ini.

Sumber Harapan

Penulis

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................i

LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................ii

KATA PENGANTAR...............................................................................................iii

DAFTAR ISI..............................................................................................................iv

I. Latar

Belakang..............................................................................................1

II. Keuntungan prosedur surat masuk dan surat keluar

dengan menggunakan sistem agenda berpasangan ..................................2

III. Bahan ............................................................................................................

.3

IV. Peralatan....................................................................................................

....3

V. Sistematika

Pekerjaan...................................................................................4

VI. Rencana anggaran biaya

a. Daftar harga bahan ..........................................................................8

b. Harga peralatan.................................................................................8

VII. Sasaran

Pengguna..........................................................................................9

VIII. Jadwal

Pelaksanaan.......................................................................................9

IX. Penutup.........................................................................................................

.10

a. Kesimpulan .......................................................................................10

b. Saran...................................................................................................10

Lampiran

1. Daftar rencana bukti belajar

2. Lembar kemajuan pelaksanaan

iv

I. Latar Belakang

Adanya Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) bertujuan untuk menyiapkan

tenaga kerja yang sangat berpotensi dengan bidang yang digelutiya dan mampu

berwira usaha.

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau yang tercetak yang dapat

dipergunakan sebagai bukti atau keterangan yang sangat penting bagi kegiatan

organisasi atau intasnsi dalam melakukan tugas untuk melakukan kegiatan tersebut

diperlukan adanya sekretaris. Sekertaris adalah seorang karyawan yang diangkat oleh

pimpinan dan dipercayai untuk melakukan tugas kantor seperti tulis menulis atau

surat menyurat rahasia. Pengelohan dokumen sangat penting dalam dunia

perkantoran, sebab jika dokumen tidak dikelola maka akan berakibat buruk bagi

kantor tersebut, cara yang efektif dan efesien unutk pengelohan dokumen dalam

menanganin surat masuk dan surat keluar adalah dengan sistem agenda berpasangan

alasan kenapa memilih agenda berpasangan adalah karena mudah dipahami dan

dimengerti cara kerjanya dan banyak digunkan dalam suatu intansi perusahaan. Surat

adalah suatu saran untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau inpormasi secara

tertulis dari pihak satu kepihak yang lain, baik nama sendiri maupun atas nama

jabatannya dalam sebuah organisasi atau intansi dalam perusahaan. Informasi yang

disampaikan dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran, dan

sebagainya.

Pengertian surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu

organisasi/intansi sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai

jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain

atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang

berakibat menguntungkan kedua belah pihak.

Sistem agenda berpasangan adalah buku agrnda yang digunakan untuk

mencatat surat masuk dan surat keluar ditulis pada halaman sebelah kanan atau

sebaliknya dan dengan nomor urut sendiri=sendiri.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis membahas masalah pengolaan

dokumen berdasarkan sistem agenda berpasangan

1

II. Keuntungan propedur surat masuk dan surat keluar dengan

menggunakan agenda berpasangan.

a. Ditulis dan disusun secara jelas dan sistematis

Dalam penuliasnnya dapat lebih rapi dan teratur sehingga dapat mudah

dimengerti.

b. Menghemat waktu dan tempat

Dalam agenda berapasangan ini kita akan lebih mudah untuk mencatat surat

masuk dan surat keluar dalam suatu buku sehingga tidak membutuhkan tempat yang

banyak dan tidak menghabiskan waktu yang lama.

c. mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.

Dalam agenda ini kita akan lebih nudah untuk menemukan kembali jika ingin

digunakan, karena dalam satu buku sudah mencakup surat masuk dan surat keluar

serta karena agenda ini disimpan dengan baik.

Fungsi sistem agenda berpasangan

a. Dapat dijadikan data

Dokumen ini berisi tentang informasi/pemberitauan yang telah disimpan

dalam arsip, sehingga bila kita ingin menggunakan dokumen ini untuk mencari data

atau keperluan kantor kita tingal melihat agenda dan mengambil dalam arsip

b. Sebagai bukti dan informasi

Agenda ini dapat dijadikan bukti/informasi karena agenda ini berupa tulisan

yang penting sehinga dapat membantu pihak perusahaan

c. Sebagai bukti pertanggung jawaban

Pengagendaan dapat dijadikan sebagai bukti pertanggung jawaban, karena bila

pimpinan kita menanyakan tentang surat yang telah diarsipkan maka kita dapat

memperlihatkan agenda yang telah kita tulis ebagai bukti bahwa surat telah

diarsipkan. Maka dari itu agenda dapat dijadikan sebagai bukti pertanggung jawaban

kepada pimpinan atas seluruh surat masuk dan surat keluar yang telah diserahkan

kepada sekretaris.

2

III. Bahan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah

1

2

3

4

5

6

Kertas HVS

Lem kertas

Buku tulis bergaris

Kertas catatan

Isi staples

Stop map

A4

Glukol

Folio

Post IT

Ukuran 10

3 Warna

Lembar

Botol

Buah

Pak

Pak

Buah

15

1

1

1

1

10

IV. Peralatan

No Nama Peralatan Spesifikasi Satuan Jumlah

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Stapler

Bak setempel

Spidol

Stabilo

Baki surat

Pensil

Pembuka surat

Setempel tanggalan

Pena

Ukuran 10

Tinta biru

Permanen

1 Warna

3 Susun

2 B

Gunting/cutter

Manual

2 Warna

Buah

Buah

Buah

Buah

Set

Buah

Buah

Buah

Buah

1

1

1

1

2

1

1

1

2

10 penggaris 30 cm Buah 1

3

V. Sistematika Kerja

Pada sistematika kerja disini kita menggunakan surat masuk dan surat

keluar

a. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada skema surat masuk berikut

Ekpedisi

penerimaan

Penyortiran

Agenda masuk

Ka.BagianDiposisikan

PimpinanDiposisikan

Ka.BagianDiposisikan

Sekretaris / kepala

tata usaha

Diproses

Arsip

4

Sistem kerja surat masuk berdasarkan gambar disamping

a. Petugas kurir kantor mengambil surat kemudian mencatat dengan ekspodisi

sebagai bukti penerimaan surat.

b. Penerimaan surat

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

2. Meneliti ketepatan alamat yang dikirim

3. Penggolongan surat sesuai dengan jenisnya.

4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat sudah

diterima.

c. Penyortiran/memisahkan surat.

Setelah surat diterima kemudian surat itu disortir. Dipisahkan antara surat

untuk pimpinan, sekretaris atau karyawan dan menggolongkan surat dinas

kedalam surat dinas rutin surat dinas penting atau surat dinas rahasia setelah

itu memisahkan surat yang butuh penangan khusus.

d. memberikan cap (stempel agenda) ditangani oleh sekretaris.

e. Surat yang sudah diagendakan kemudian ditindak lanjuti, diarahkan dan

ditersuskan kepada pejabat yang berhak mengelola.

f. Surat yang sudah ditindak lanjuti kemudian disampaikan kepada pihak yang

bersangkutan untuk memperoleh tangapan atas isi surat dengan menegaskan

pada lembaran disposisi tersebut berupa intruksi atau informasi.

g. Surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan, kemudian disimpan atau

diarsipkan dalam lemari arsip oleh sekretaris yang mengelola surat tersebut.

5

b. Sketsa Kerja Surat Keluar

Intruksi Pimpinan

Pembuatan Konsep

Persetujuan Konsep

Pengetikan

Penanda Tanganan

Pembuatan/buku Agenda

Pengiriman

Keluar

Penyimpanan ArsipEkspedisi

Sistem kerja surat keluar berdasarkan gambar disamping

a. Pembuatan konsep

Konsep dibuat oleh sekretaris

Konsep surat harus

1. Bersipat formal (Dinas)

Dalam pembuatan konsep kita harus menggunakan bahasa indonesia yang baik

dan benar agar dapat dimengerti dan dapahami oleh intansi yang bersangkutan.

2. Ringkas dan jelas maksudnya

6

Dalam pembuatan surat kata-katanya tidak boleh bertele-tele harus, singkat,

padat , jelas dan dapat dimengerti maksud dari isi surat yang akan dibuat

tersebut.

3. Sopan dan ramah bahasanya

Maksudnya kita tidak boleh mengunakan kata-kata yang sekiranya akan

menyinggung intansi yang bersangkutan sehingga tidak merugikan salah satu

pihak perusahaan.

4. Rapi dalam pengetikannya

Dalam mengetik surat kita harus lebih teliti dan hasil ketikan harus rapi, supaya

orang yang membaca dapat mengerti tentang apa yang kita sampaikan.

b. Persetujuan konsep surat

Apabila konsep surat telah selesai dibuat , aka konsep surat harus dimintakan

persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada konsep ada kesalahan atau perlu

adanya tambahan maka konsep surat tersebut dibutuhkan oleh pimpinan.

c. Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan maka

disahkan dibagian pengetikan.

Pengetikan hendaknya harus rapi , teliti, bersih, dan jelas

d. Penandatanganan

Surat yang sudah diketik kemudian diasmpaikan kepada pimpinan atau

penjabat yang berwenang untuk menandatanganinya.

e. Pencatatan

Surat yang sudah ditandangani kemudian dicatat kedalam buku agenda/verbal

khusus untuk mencatat surat-surat keluar.

f. Pengiriman

Surat dikirim kepada suatu organisasi/intansi kantor yang dituju dapat

menggunakan buku ekspedisi

g. Penyimpanan

Penyimpanan surat-surat yang telah diproses atau yang telah ditanggapi

kedalam lemari arsip oleh sekretaris

7

VI. Rencana harga bahan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jum

lah

Harga Total

1

2

3

4

5

6

Kertas HVS

Lem kertas

Buku tulis b

Kertas catatan

Isi stapler

Stop map

A4

Glukol

Folio

Post IT

Ukuran 10

3 Warna

Lembar

Botol

Buah

Pak

Pak

Buah

15

1

1

1

1

10

100

2.000

15.000

3.000

1.500

500

100

2.000

15.000

3.000

1.500

500

Jumlah 28.500

c. Harga peralatan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jum

lah

Harga Total

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Stapler

Bak Stempel

Spidol

Stabilo

Baki surat

Pensil

Pembuka surat

Stempel tgl

Pena

Ukuran 10

Tinta biru

Permanen

1 Warna

3 Susun

2 B

Gunting/ctr

Manual

2 Warna

Buah

Buah

Buah

Buah

Set

Buah

Buah

Buah

Buah

1

1

1

1

2

1

1

1

2

10.000

10.000

7.000

5.000

20.000

2.000

4.000

15.000

2.000

10.000

10.000

7.000

5.000

40.000

2.000

4.000

15.000

4.000

10 Penggaris 30 cm Buah 1 2.000 2.000

Jumlah 99.000

Total biaya dibutuhkan

a. Biaya bahan : Rp. 28.500

b. Biaya alat : Rp. 99.000

c. Biaya jasa : Rp. 250.000

Total biaya : Rp. 377.500

8

VII. Sasaran pengguna

Dalam proyek penanganan surat masuk dan surat keluar dengan sistem

agenda berpasangan pada Puskesmas Kuamang Kuning I SPA ini diharapkan

dapat dilakukan oleh sekretaris, karena yang menangani surat masuk dan surat

keluar adalah seorang sekretaris

VIII. Jadwal pelaksanaan.

Kegiatan Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Proposal

2 Konsultasi

3 Proses

4 Laporan

5 Verifikasi

6 Uji Nas

9

IX. Penutup

a. Kesimpulan

Dalam usaha meningkatkan pengetahuan dan keterampilan siswa SMK

(sekolah menengah kejuruan) menerapkan proses pembelajaran yang mengacu

pada kompetensi. Salah satunya dengan menerapkan kerja lapangan dengan

sistem ini diharapkan siswa dapat lebih memahami dunia kerja.

Adapun tujuan utama sekolah menengah kejuruan adalah membentuk siswa

yang terampil dan mampu berwirausaha.

Dengan diadakanya uji kompetensi ini maka dapat diketahui

kemampuan siswa terhadap materi yang telah diterimanya disekolah dan

menerapkan dalam kerja lapangan.

b. Saran

Penulis berharap semoga dengan adanya proposal ini dapat menjadi

pedoman dalam pelaksanaan projek work hingga sampai penyelesaian laporan

akhir sebagai bahan uji kompetensi bekal pengetauhan bagi siswa terutama

jurusan sekretaris.

Penulis berharap senoga proposal ini dapat bermampaat bagi pembaca,

ditempat penulis prakerin dan bagi penulis sendiri khususnya.

10