PROPOSAL BISNIS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Komunikasi bisnis

O L E H :

Rahmat Affandi (0810220162)

Timotius Hendra (0810223105)

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1.PROPOSAL BISNIS

Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk

melakukan suatu kegiatan tertentu (Haryani, 2001 : 198). Misalnya, mendapatkan

produk, memperluas usaha, mendapatkan dana,dan lain sebagainya.

Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited

proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan karena

pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk

atau rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan

kepada pihak di luar perusahaan atas inisiatif perusahaan atau tanpa adanya

pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar. Proposal tersebut biasanya

bertujuan untuk memproleh dana atau kesediaan untuk bekerja sama. Dalam banyak

kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Dalam penggolongan jenis-

jenis laporan, proposal termasuk satu jenis laporan analitikal. Oleh karena itu,

penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah-langkah yang relatif sama

(Dewi, 2006:138).

Dalam kegiatan bisnis, permintaan membuat proposal umumnya datang dari

pembeli yang kita anggap potensial. Biasanya pembeli potensial menyatakan RFP

(Request for a proposal). Permintaan tersebut biasnya berkaitan dengan

permasalahan yang dihadapi oleh calon klien kita dan usulan pemecahan yang kita

ajukan melalui proposal tersebut. Proposal tersebut biasanya terdiri dari:

(a) uraian rinci pokok permasalahan yang akan dipecahkan, dan

(b) biaya yang harus dikeluarkan

Oleh sebab itu, proposal harus dibuat dengan serius sebagai salah satu

bagian penting operasi perusahaan tempat kita bekerja. Tanggapan atas RFP

keberhasilannya kerap ditentukan oleh laporan panjang yang disampaiakan kepada

pembeli yang prospektif. Tentu saja,

seperti juga laporan, proposal memiliki format komponen tersendiri. komponen

sebuah proposal terdiri atas komponen proposal informal dan komponen proposal

formal.

1.1 Komponen proposal informal

Proposal informal pada umumnya ditampilkan dalam surat pendek ( dua atau sampai

empat halaman). Kadang-kadang disebut proposal surat (letter proposal), bentuk ini mengandung

enam komponen pokok, yakni : pendahuluan, latar belakang, proposal, penetapan staf, anggaran,

dan permintaan otorisasi.

Pendahuluan. Kebanyakan proposal dimulai dengan penjelasan singkat mengenai

alasan proposal dan kualifikasi penulis. Supaya pendahuluan lebih persuasif, maka

diperlukan pemberian “kail” untuk memancing perhatian pembaca. Berkaitan dengan

hal tersebut, seorang pakar proposal menyarankan sebagai berikut:

Tunjukkan hasil yang luar biasa dengan rincian yang akan segera

dikemukakan.

Janjikan biaya rendah atau hasil cepat

Kutip sebuah sumber hebat

Identifikasi sebuah masalah serius dan janjikan solusi

yang akan dijelaskan kemudian.

Uraikan isu atau manfaat utama yang dirasa inti

proposal.

Latar belakang, masalah, tujuan. Bagian latar belakang memperkenalkan masalah dan

membahas tujuan atau sasaran proyek. Dalam proposal yang tidak diminta, tujuan anda adalah

meyakinkan pembaca terkait sebuah masalah. Jadi, anda harus menampilkan masalah secara

rinci. Dalam proposal yang diminta, tujuan anda adalah meyakinkan pembaca bahwa anda

memahami masalah secara lengkap.

Proposal, rencana, jadwal. Dalam bagian proposal itu sendiri, anda sebaiknya membahas

rencana pemecahan masalah. Dalam sejumlah proposal hal ini terbilang rumit dikarenakan anda

harus cukup mengungkap rencana untuk menjamin kontrak tanpa memberi terlalu banyak

informasi yang membuat layanan anda tidak lagi dibutuhkan. Meskipun demikian, bila tidak

cukup spesifik, kecil kemungkinan bahwa proposal anda berhasil, sehingga anda harus

memutuskan berapa banyak informasi yang anda ungkapkan. Beri tahu apa yang anda usulkan

untuk dilakukan dan bagaimana hal itu akan bermanfaat bagi pembaca.

Penetapan staf. Bagian penetapan staf pada sebuah preoposal menjelaskan mandat dan

keahlian peminpin proyek. Hal itu juga mengidentifikasi jumlah dan kualifikasi staf pendukung,

serta sumber lain seperti fasitas komputer dan program khusus untuk analisis statistik.

Anggaran hal inti dalam sebagian besar propoal adalah anggaran, yaitu daftar biaya

proyek yang diusulkan. Anda perlu mempersiapkan bagian ini dengan hati-hati karena bagian ini

mewakili sebuah kontrak.anda tidak bisa menaikkan harga seenaknya nanti bahkan jika biaya

anda meningkat. Anda dapat dan sebaiknya melindungi diri dengan tenggat waktu penerimaan

proposal. Dalam bagian anggaran, sejumlah penulis merinci waktu dan biaya, penulis lain hanya

menampilkan jumlah total.

Meminta otorisasi. Proposal informal sering ditutup dengan permintaan persetujuan atau

otorisasi. Selain itu, penutup sebaiknya mengingatkan pembaca tentang manfaat utama dan

memotivasi tindakan. Penutup juga mungkin menyertakan tenggat waktu masa valid penawaran

bersangkutan

1.2 Komponen proposal formal

Proposal formal berbeda dengan proposal informal, bukan dalam hal gaya tetapi dalam

ukuran dan format. Proposal formal merespons proyek-proyek besar dan mungkin berkisar dari 5

hingga 200 atau lebih halaman. Untuk memfasilitasi pemahaman dan referensi, proposal formal

disusun ke dalam banyak bagian. Selain keenam komponen dasar yang baru saja dijelaskan,

proposal formal juga dapat mengandung beberapa atau semua bagian awal dan akhir berikut.

Salinan RFP. Salinan RFP mungkin disertakan dalam pembukaan proposal formal.

Organisasi besar mungkin mempunyai lebih dari satu RFP, dan identifikasi adalah hal yang

perlu.

Surat Pengantar. Surat pengantar, biasanya ada dalam proposal formal, ditujukan pada

orang yang menerima proposal atau yang akan membuat keputusan final. Surat itu menjelaskan

bagaimana anda mengetahui masalah atau mengonfirmasikan bahwa proposal tersebut merespon

FFP pertampir. Surat persuasif ini mengulas secara singkat fitur dan manfaat utama proposal

anda. Di sini, anda harus meyakinkan pembaca bahwa anda berhak membuat penawaran dan

batas waktu penawaran. Anda juga mungkin memberi informasi dan tindakan tambahan, jika

tepat.

Abstrak atau Ringkasan Eksekutif. Abstrak merupakan ringkasan singkat (biasanya satu

halaman) mengenai pokok-pokok proposal yang ditujukan bagi spesialis atau pembaca teknis.

Ringkasan eksekutif juga menelaah pokok-pokok proposal, tetapi ditulis untuk manajer dan

sebaiknya tidak terlalu teknis. Proposal formal bisa mencakup salah satu atau dua ringkasan

tersebut. Informasi lebih lanjut mengenai cara menulis ringkasan eksekutif akan dibahas sebentar

lagi.

Halaman Judul. Halaman judul meliputi hal-hal berikut; biasanya dalam erutan ini: judul

proposal, nama organisasi klien; nomor RFP atau pengumuman lain, tanggal pengiriman, nama

penulis, dan/atau organisasi.

Daftar Isi. Karena kebanyakan proposal tidak memiliki indeks, daftar isi menjadi sangat

penting. Daftar isi sebaiknya memasukkan semua semua judul bagian (heading) dan nomor awal.

Komponen lain sebelum daftar isi (salin RFP, surat pengantar, abstrak, dan halaman judul)

umumnya tidak dicantumkan dalam daftar isi.

Daftar Figur. Proposal dengan banyak tabel dan angka sering memuat daftar figur. Daftar

ini memasukkan setiap judul figur atau tabel dan nomor halamannya. Jika anda hanya

mempunyai sedikit figur atau tabel, anda dapat mengabaikan daftar ini.

Lampiran. Materi tambahan bagi sejumlah pembaca dimasuki dalam lampiran. Lampiran

A mungkin memuat resume peneliti utama atau surat pernyataan. Lampiran B mungkin meliputi

contoh atau daftar proyek sebelumnya. Lampiran lain bisa mencantumkan prosedur audit, grafik

teknis, atau makalah profesional yang dikutip dalam proposal.

Dulu proposal selalu ditulis di atas kertas dan dikirim melalui pos atau kurir khusus.

Tetapi, saat ini, perusahaan semakin menyukai proposal online. Perusahaan penerima mungkin

meneruskan proposal elektronik kepada semua tingkat manajemen bahkan tanpa mencetak satu

halaman pun, yang tentu menarik bagi organisasi yang sadar lingkungan.

Proposal yang ditulis dengan baik akan memenangkan kontrak dan bisnis bagi

perusahaan dan individu. Banyak perusahaan tergantung secara menyeluruh pada proposal untuk

menciptakan penghasilan bagi mereka, sehingga penulisan proposal adalah sangat penting.

Proposal yang memiliki nilai jual tinggi, bilamana: Anda telah mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang target

sasaran. Anda telah menganalisis dan mengidentifikasi hal-hal apa yang

diperlukan dan layak ditawarkan pada klien. Lakukan lobbying (negosiasi/pendekatan/approaching),

sekaligus lakukan penjajakan sejauh mana peluang proposal anda dapat berhasil/menang. Evaluasi kembali tawaran anda yang tercantum dalam

proposal untuk menambah dan mengurangi berdasarkan hasil lobi. perbaiki proposal anda dan ajukan pada klien.

Anda sudah mengenal klien, sudah tahu siapa yang harus anda temui, dan siap yang membuat keputusan. Anda bisa membuat janji sebelumnya.

lakukan follow up. Jika proposal anda sudah diterima oleh tangan yang tepat, jangan lupa untuk terus enjaga hubungan dengan contact persons, untuk memastikan proposal anda telah ditindaklanjuti.

Proposal anda tidak tereksekusi dengan baik, karena:

Proposal anda tidak menjual.

Proposal anda tidak berkolerasi dengan perusahaan.

Format proposal anda terlalu biasa-biasa saja/tidak menarik.

Proposal anda masuk kata “timing” yang tidak tepat.

Sebuah proposal yang sukses, melalui tahapan:

Penjajakan, dengan mencermati peluang.

Isi proposal memuat tawaran yang cukup istimewah bagi klien.

Kenali timing dan policy perusahaan.

Kontak person yang pas.

Follow up, rajin=rajin meneipon untuk memperoleh jawaban bagi proposal anda.

Fungsi proposal:

Sebagai ganti kehadiran snda di perusahaan tersebut.

Lembar demi lembar, poin demo poin dari isi proposal anda adalah sebagai ganti presentasi anda.

Upayakan proposal anada dapat dipahami tidak lebih dari 30 detik, dapat dipahami secara sekilas.

Proposal yang abik juga sebagai company profile yang menjalankan fungsi publik relations, karena mampu membentuk citra yang positif.

2. LAPORAN FORMAL

Laporan formal sama dengan proposal formal dalam hal panjang, susunan, dan nada serius. Menampilkan produk akhir dari investigasi dan analisis menyeluruh, menyajikan informasi berurut bagi pengambil keputusan dalam bisnis, industri, pemerintah, dan pendidikan.

KOMPONEN LAPORAN FORMAL

Sampul

Laporan formal biasanya dijilid dengan kertas tebal untuk melindungi halamannya dan

memberi kesan profesional.

Halaman Judul

Halaman judul laporan, dimulai dengan nama laporan yang diketik dalam huruf besar

(Tanpa garis bawah dan tanda petik) kemudian disampaikan kepada, nama, posisi, dan organisasi

individu yang menerima laporan. Di bawahnya disusun oleh dan nama penulis serta semua

identifikasi yang perlu. Komponen terakhir dalam halaman judul adalah tanggal

pengiriman(semua komponen setelah judul diketik dengan kombinasi huruf besar dan kecil).

Surat atau memo pengantar

Bertujuan untuk memberikan tinjauan singkat laporan formal, secara umum berfungsi

untuk : a. Memberitahukan topik laporan dan mencritakan bagaimana laporan itu disahkan

b. Menjelaskan proyek bersangkutan secara singkat

c. Menyoroti temuan, kesimpulan, dan rekomendasi laporan

d. Ditutup dengan apresiasi atas penugasan, instruksi untuk tindak lanjut pembaca,

pemberitahuan bantuan dari pihak lain, atau tawaran untuk menjawab pertanyaan.

Daftar isi

Daftar isi memberi tinjauan singkat mengenai topik-topik laporan dan membantu

pembaca menemukannya.

Daftar figur

Daftar ini bisa jadi satu bagian dengan halaman daftar isi, dengan jarak beberapa

spasi, cantumkan judul dan nomor halaman untuk masing-masing ilustrasi atau figur.

Ringkasan eksekutif

Tujuan ringkasan eksekutif adalah menyajikan tinjauan singkat pada laporan

panjang bagi orang yang mungkin tidak punya waktu untuk membaca dokumen, maka

harus dilakukan hal-hal berikut:

a. meringkas poin-poin penting

b. mencari kata dan kalimat yang strategis

c. susun garis besar dengan judul bagian

d ikuti urutan laporan

e kendalikan panjang

Pendahuluan

Laporan formal dimulai dengan pendahuluan yang menetapkan latar dan

mengumumkan subjeknya karena laporan formal mengandung banyak bagian yang

melayani tujuan berbeda. Pendahuluan laporan yang baik biasanya mencakup beberapa

elemen berikut:

a. Latar belakang

b. Masalah atau tujuan

c. signifikansi

d. cakupan

e. susunan

Isi

Isi membahas, menganalisis, menginterpretasi dan mengevaluasi temuan

penelitian atau solusi masalah awal. Pada bagian inilah sebagai bukti pembenaran

kesimpulan anda. Judul bagian dapat berupa judul bagian fungsional atau judul bagian

berbicara, judul bagian fungsional(seperti hasil survei, analisis temuan atau pembahasan)

membantu pembaca mengenali tujuan isi tetapi tidak mengemukakan apa yang di

dalamnya.

Kesimpulan dan rekomendasi

Memberitahukan makna temuan, terutama dalam kaitannya dengan penyelesaian

masalah semula, rekomendasi sangat membantu jika praktis dan masuk akal.

Lampiran

Materi tambahan yang dimasukkan dalam akhir laporan formal, bisa menyertakan

formulir survei, tabel data, dan korespondensi terkait.

Daftar pustaka, refrensi atau bibliografi

Laporan formal mengidentifikasi sumber-sumber ide yang disebutkan dalam

laporan.

Daftar periksa untuk menyusun laporan formal

Analisislah masalah dan tujuan laporan

Antisipasi audiens dan persoalan

Siapkan rencana kerja

Kumpulkan data

Dokumentasikan sumber data

Interpretasi dan susun data

Siapkan grafik

Susunlah draf pertama

Revisi dan koreksi

Evaluasi hasil

DAFTAR PUSTAKA

Guffey Ellen, dkk. 2006. Busines Comunications Process & Product. Salemba Empat: Jakarta.

Priyatna Suganda & Ardianto Elvinora. 2009. Tujuh Pilar Strategi Komunikasi Bisnis. Widya Padjajaran: bandung.