Manajemen Projek Teknologi Informasi

“Project Time Management”

Disusun oleh:

KELOMPOK 1

Yofanda Putra Prayogi (132410101005)

Dimas caesa wijaya (132410101009)

Kikki amarita (112410101053)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS JEMBER

2015

Pentingnya Penjadwalan Project

Banyak sekali projek IT yang gagal dalam memenuhi kebutuhan lingkup, waktu dan

biaya dalam proyeknya. Manajer sering memberikan rentangan waktu di dalam proyek agar

sebuah proyek dapat diselesaikan denga tepat waktu, hal ini merupakan salah satu tantangan

terbesar danpenyebab utama konflik dalam pengerjaan proyek. Gaya kerja individualis dan

juga perbedaan budaya juga merupakan penyebab konflik penjadwalan.

Dengan segala kemungkinan adanya konflik penjadwalan, oleh karena itu penting

untuk menggunakan penjadwalan proyek sehingga manajer dapat membantu meningkatkan

kinerja proyek. Manajemen waktu proyek melibatkan proses yang diperlukan untuk

memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek. Ada enam proses utama :

1. Mendefinisikan aktifitas

2. Pengurutan aktifitas

3. Estimasi sumber aktifitas

4. Estimasi jangka waktu aktifitas

5. Penjadwalan pengembangan

6. Mengontrol penjadwalan

1. Mendefinisikan aktifitas

Mendefinisikan aktifitas berarti mengidentifikasi kegiatan apa saja yang akan

dilakukan secara spesifik agar nantinya proyek dan stakeholder harus bekerja untuk

menghasilkan proyek yang sesuai dengan tujuan awal. Kegiatan biasanya ditemukan

pada WBS yang memiliki durasi, biaya dan kebutuhan sumber daya yang diharapkan.

Keluaran utama dari prosses ini adalah daftar kegiatan, sumber daya dan daftar

aktivitas penting.

2. Pengurutan aktifitas

Melibatkan pengidentifikasian dan pendokumentasian hubungan antara kegiatan

proyek. Dependensi adalah sebuah ketergantungan atau hubungan yang berkaitan

dengan urutan kegiatan proyek atau tugas.

Ada 3 alasan dasar untuk menciptakan ketergantungan antara kegiatan proyek, yaitu:

a) Dependensi Wajib

b) Dependensi Diskresioner

c) Dependensi Eksternal

Diagram jaringan

Diagram jaringan adalah pilihan teknik untuk menunjukkan urutan aktifitas. Sebuah

diagram jaringan adalah tampilan skematis yang menunjukkan hubungan logis urutan

kegiatan dalam proyek. Format diagram jaringan antara lain activity on arrow(AOA)

dan Precedence Diagramming Method(PDM). Perlu diingat bahwa diagram jaringan

merupakan kegiatan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek.

4 jenis dependensi atau hubungan antara kegiatan meliputi:

a) Finish – To –Start

b) Start – To – Start

c) Finish – To – Finish

d) Start – To – Finish

3. Estimasi sumber aktifitas

Dalam estimasi sumber aktifitas dapat dijelaskan bahwa sebelum

memperkirakan berapa lama suatu kegiatan dapat dikerjakan kita harus

memperkirakan sumber daya seperti individu, peralatan, dan bahan yang akan

digunakan tim untuk mengerjakan proyek. Sifat proyek dan organisasi akan

mempengaruhi estimasi sumber daya. Penilaian ahli, analisis alternatif,

memperkirakan data, dan manajemen proyek software yang tersedia dapat membantu

dalam estimasi sumber daya. Pengalaman dari setiap orang yang memiliki

pengalaman dalam pengerjaan proyek serupa juga akan dubutuhkan untuk membantu

menentukan sumber daya yang diperlukan. Keluaran utama dari proses ini adalah

sumber daya yang diperlukan, persyaratan aktifitas, rincian struktur sumber daya dan

dokumen update dari proyek.

4. Estimasi jangka waktu aktifitas

Hal ini digunakan untuk memperkirakan jangka waktu yang dubutuhkan untuk

menyelesaikan projek. Hal ini penting untuk dicatat, durasi adalah hal yang mencakup

jumlah waktu bekerja pada kegiatan dan ditambah dengan waktu tambahan. Maksud

disini waktu tambahan adalah meskipun mungkin mengambil satu pekan kerja atau

lima hari kerja untuk melakukan pekerjaan yang sebenarnya, estimasi durasi mungkin

dua minggu untuk memberikan waktu tambahan yang dibutuhkan untuk memperoleh

informasi dari luar. Output dari durasi aktivitas estimasi mencakup perkiraan durasi

aktivitas dan update dokumen proyek. Penilaian ahli juga merupakan alat penting

untuk mengembangkan kegiatan estimasi durasi yang baik.

5.Penjadwalan pengembangan

Penjadwalan pengembangan memanfaatkan semua hasil manajemen waktu proyek

sebelumnya untuk menentukan awal dan akhir tanggal pengembangan proyek. Tujuan

jadwal pengembangan ini adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang

menyediakan dasar untuk memantau kemajuan proyek untuk dimensi waktu proyek.

Keluaran dari hal ini adalah jadwal projek, jadwal model data, penjadwalan awal,

permintaan perubahan, dan perencanaan management projek.

Ada beberapa tool dan teknik dalam schedulling developement:

1. Gantt chart

Gannt chart menyediakan format standar untuk menampilkan informasi

penjadwalan projek yang tersusun dalam list-list kegiatan apa saja yang ada

dalam pengerjaan projek mulai dari tanggal awal pengerjaan sampai selesai.

Selain itu semua aktivitas yang ada dalam gannt chart harus sesuai dengan

aktifikas yang ada pada WBS.

Berikut perbedaan simbol pada software saat menjalankan gantt charts

a) Simbol permata berwarna hitam berguna sebagai perihal yang sangat

penting.

b) Batangan berwarna hitam tebal yang dengan panah pada awal dan akhir

memiliki fungsi sebagai rekapitulasi kegiatan.

c) Batang orizontal berwarna abu-abu cerah memiliki artian sebagai simbol

untuk durasi pengerjaan setiap individu.

d) Panah terhubung pada simbol mengartikan sebagai relasi dan keterkaitan

antar keigiatan

1.1 Adding Milestones to Gannt Charts

Milestones adalah sebuah gambar diamond pada gannt chart yang berfungsi

untuk menegaskan aktivitas/event yang penting atau pencapaian projek.

Untuk membuat sebuah milestones berarti, ada kriteria yang bisa disingkat

SMART:

- Specific (spesifik)

- Measureable (dapat di ukur)

- Assignable (dapat di kerjakan)

- Realistic (realistis)

- Time Framed

1.2 Using Tracking Gannt charts to Compare Planned and Actual Date

Gannt chart juga dapat berfungsi untuk membandingkan waktu perencanaan

yang dibuat dengan waktu yang sesungguhnya dalam pengerjaan. Sehingga

terdapat perbandingan dari rencana yang sudah ada.

Gannt chart memiliki kekurangan an kelebihan. Kelebihan utama dari gannt

chart adalah menyediakan format standar dalam menampilkan infromasi

perencanaan dan penjadwalan projek yang sebenarnya. Kelemahan utamanya

adalah tidak biasa menampilkan hubungan atau keterkaitan antar task atau

kegiatannya.

2. Critical path analisis

Critical path anallisi merupakan salahj satu tekhnik penjadwalan projek. Tekhnik

ini digunakan untuk memprediksi jangka waktu pengerjaan total dari sebuah

projek. Critical path di dalam projek adalah penentuan kegiatan untuk

menentukan jangka waktu tercepat dan terlama dalam penyelesaian projek.

2.1 Calculating critical path

Calculating critical path merupakan langka pertama yang harus ditentukan

berapa lama waktu terpanjang yang dapat dibuat berdasarkan dengan

urutan yang ada di WBS, dengan adanya pencarian waktu terpanjang dari

critical path, bisa menjadi acuan dalam pencarian waktu terpendek yang

dapat dikerjakan.

2.2 Growing Grass can be on the critical path

Intinya didalam pencarian critical path sewaktu-waktu dapat berubah

sesuai dengan progres pengerjaan projek.

2.3 Using critical path analysis to makes schedule trade-offs

Critical path dapat digunakan sebagai pembuatan jadwal trade-offs, teknik

trade off bisa dicari dengan menentukan total free slack atau float untuk

setiap kegiatan dalam projek. Total free slack merupakan jumlah waktu

aktifitas dapat dikerjakan tidak sesuai dengan tanggal mulainya namun

tidak merubah tanggal penyelesaian sebah kegiatan/task tersebut.

Ada dua cara untuk menghitung free slack:

a) Forward pass

Menentukan tanggal mulai dan selesai lebih awal dimana harus

juga masuk akal dalam waktunya.

b) Backward pass

Menentukan tanggal mulai dan selesai yang paling

lambat(selambat-lambatnya) dimana tidak juga merubah tanggal

selesai yang sebenarnya.

2.4 Using the critical path to shorten a project schedule

Untuk mengurangi masa pengerjaan adalah dengan cara mempercepat

pengerjaan critical path, critical path dapat dikerjakan dengan cepat

dengan manambah sumber daya dan tanpa mengurangi scope.

3. Program Evaluation and Review Technique (PERT) analisis

Adalah teknik analisa jaringan yang digunakan untuk mengestimasi durasi

pengerjaan projek saat ada situasi ketidaktentuan yang tinggi pada durasi

pengerjaan individu.

Keuntungan utama menggunakan PERT adalah mampu memetakan secara

asosiasi resiko pengerjaan dengan durasi pengerjaan projek.

6. Mengontrol penjadwalan

Mengontrol penjadwalan merupakan proses akhir dimana, ketika rancangan telah

terjadi dan penjadwalan pada WBS telah komplit, langkah selanjutnya adalah

mengontrol setiap penjadwalan yang akan dikerjakan. Tujuan dari mengontrol

penjadwalan adalah untuk mengetahui status jadwal, mempengaruhi faktor-faktor

yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan

mengelola perubahan ketika hal tersebut terjadi. Input utama untuk jadwal adalah

kontrol rencana manajemen proyek, jadwal proyek, data kinerja, dan aset organisasi.

a) Cek Realitas pada Penjadwalan dan Kebutuhan Disiplin

Cek realitas pertama kali merupakan pembuatan projek charter,hal ini

dianggap paling dasar karena memuat semua aturan dan juga ketentuan

dalam pengerjaan projek. Dan juga seorang manajer harus menerapkan

disiplin ke semua anggota dalam penyelesaian projek karena displin adalah

suatu tindakan keharusan agar tercapainya penyelesaian projek sesuai

dengan ekspektasi.

b) Penggunaan Perangkat Lunak Untuk Membantu dalam Manajemen Waktu

Projek

Penggunaan perangkat lunak dalam pengerjaan projek dapat berfungsi

sebagai manajemen waktu dalam sebuah projek, salah satu softwarenya

adalah Microsoft Project 2007. Software ini didesain khusus untuk urusan

manajemen waktu pengerjaan proyek, dimana kita hanya memasukkan

data-data waktu pengerjaan maka Project 2007 akan membuat diagram-

diagram serta dependesinya satu sama lain.