Program Kerja Biro Kestari 2010 Siipp

PROGRAM KERJA BIRO KESEKRETARIATAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ANDALAS 2010 I. PENDAHULUAN I.1 LATAR BELAKANG Setiap lembaga atau organisasi memerlukan sekretariat sebagai pusat kegiatannya. Untuk itu diperlukan sebuah biro yang dapat mengelola sekretariat serta segala fungsi yang ada didalamnya. Biro tersebut merupakan biro kesekretariatan. Biro kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluaraga Mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Andalas berperan dan bertanggung jawab dalam mengelola sekretariat BEM KM FK UNAND sedemikian rupa dalam mendukung semua kegiatan pengurus BEM KM FK UNAND khususnya dan seluruh masyarakat kampus pada umumnya. Biro Kesekretariatan BEM KM FK UNAND juga berperan dalam mengelola sistem administrasi BEM KM FK UNAND berupa pembuatan, pencatatan, pengarsipan, dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar BEM KM FK UNAND serta administrasi lainnya. I.2 DESKRIPSI UMUM Biro kesekretariatan BEM KM FK UNAND mempunyai dua tim yaitu : Tim kreatif yang berperan dalam pengelolaan, penataan, serta pemeliharaan kebersihan dan keindahan sekretariat BEM FK UNAND. Tim administrasi yang bertugas mengelola pengarsipan dan surat menyurat, pengelolaan database pengurus BEM KM FK UNAND serta urusan administrasi lainnya.

Program Kerja Biro Kestari

I.3 NILAI STRATEGIS Biro kesekretariatan berwenang atas pengelolaan sekretariat BEM KM FK UNAND serta pengarsipan, surat menyurat dan administrasi lainnya. I.4 VISI Terciptanya sekretariat yang tertata rapi, nyaman, dan kondusif sebagai pusat kegiatan BEM KM FK UNAND. Terciptanya sistim administrasi BEM KM FK UNAND yang tertata rapi dan terkendali. I.5 MISI Mengelola, menata dan menjaga kebersihan serta keindahan sekretariat sedemikian rupa sehingga menjadi sekretariat yang bersih, rapi, nyaman, aman dan kondusif untuk untuk mendukung semua kegiatan yang dilaksanakan BEM KM FK UNAND. Mengadakan perbaikan terhadap segala hal yang berhubungan dengan pengarsipan surat menyurat dan administrasi lainnya I.6 MOTTO Sekre Kondusif, Kerja Efektif I.7 ANALISIS SWOT STRENGTH INTERNAL 1. loyalitasEKSTERNAL

WEAKNEES Anggot 1. a Sulitny menyesuaikan

a kestari yang memiliki dan dedikasi Anggot a 3. kestari yang kreatif Biro dan inovatif yang tinggi 2.

jadwal anggota


kestari yang mau dan mampu mematuhi tata tertib sekretariat 4. pengarsipan, pengelolaan menyurat OPPRTUNITY 1. lengkap 2. 3. n 4. dari sebelumnya Dukunga n dari pengurus BEM KM FK UNAND yang lain Ruangan Bimbinga pengurus sekretariat yang luas Inventaris sekretariat yang sudah 1. Memaksimalka melaksanakan baiknya. 2. Kesadaran dari seluruh pengurus BEM untuk turut kebersihan dan sekretariat tingkatkan. menjaga ,kerapian, kenyamanan perlu di kerja tiap 1.Menentukan tetap dalam proker kestari PJ tiap

Kemam puan dalam pembuatan, dan surat

anggota kestari untuk proker dengan sebaik-


THREATNESS 1.Kurangnya kepedulian beberapa pengurus BEM KM FK UNAND dalam menjaga kebersihan dan keindahan sekretariat 2.Kurang lain kerjasama dalam hal dan dengan dept/biro yang administrasi

1. Koordinasi dalam menjaga sekretariat keteraturan administrasinya.

dengan membantu kebersihan dan sistim

1. Penetapan PJ dari biro kestari untuk memantau keadaan sekretariat hari. tiap

seluruh pengurus BEM

2. Mensosialisasikan tata tertib secretariat dan sistem administrasinya kepada pengurus BEM seluruh

pengelolaan inventaris

II.

STRUKTUR KEPENGURUSAN Koordinator Sekretaris Bendahara Divisi : - Tim Kreatif - Tim Administrasi : Dita Az-Zahra Henry Pramana : Silvia Faulit Prima Zola : Mutiara Kamala Fatimah : Mutya Restu Ayu : Novia Puspitasari

III.

BIODATA ANGGOTANo 1. Nama No.BP TTL Alamat No. HP

Mutiara Kamala Fatimah Prima Zola

0810312038

Padang, Agustus 1990

25 Komp. Blok I/4

Talago

Permai 081363032530

2.

0810312101

Bunga tanjung, Jalan minahasa III no.9B 10 1990 Februari

085263720607


3. 4. 5. 6. 7.

Novia Puspitasari Silvia Faullit Henry

0910332047 0810312112 07120124

Cimahi,

29 Jalan Minahasa III no.8

085222769521

November 1991 Solok, 30 Jalan SPN Pdg Besi Gg. 081266021090 Oktober 1990 Ceria no. 15 Bukittinggi, 4 Jalan Minahasa Raya no. 3 Maret 1990 Medan, 26 Jalan Jati Rawang no. 17 085691695937 085296231880

Pramana Dita Azzahra 0910312032 Suprapto Mutya Restu 0910311016 Ayu

November 1992 Tanjung pinang, Jalan 18 Maret 1992 Kemerdekaan Manunggal Jatirawang

Perintis 085668132214 gg. no.22

IV.

PROGRAM KERJA Waktu & Anggaran Sumber Dana Kas BEM, Dekanat Henry Permana Kas BEM Prima Zola

No. 1.

Nama Kegiatan Pengelolaan sekretariat BEM

Sasaran Seluruh pengurus UNAND

Tempat Dana Maret 2010 Rp Oktober 2.000.000,00

PJ Novia Puspitasari

BEM KM FK 2010, sekretariat BEM Maret 2010 Rp Oktober 4.500.000,00 2010, 2010, FK sekretariat BEM civitas Maret 2010 Rp Oktober 100.000,00 2010 Seluruh pengurus BEM UKM UNAND, atau akademika Seluruh pengurus UNAND

2.

Pengelolaan inventaris BEM

3.

Pengaturan piket

Kas BEM

Mutiara Kamala Fatimah

BEM KM FK 2010, sekretariat BEM


4.

Pembuatan Time Schedule Global KM FK Unand

Seluruh warga FK Unand

Minggu KM Mei, sekretariat BEM

3 Rp 1.000.000,00

Kas BEM

Dita Azzahra

5.

Pengontrolan Global KM

seluruh UKM Maret 2010 Oktober 2010, sekretariat BEM Mei 2010 sekretariat BEM

-

Prima Zola

Buku Kontrol FK UNAND

6.

Pembuatan Papan Struktur Kepengurusan

Seluruh civitas akademika FK UNAND

Rp 300.000,00

Kas BEM

Novia Puspitasari, Mutya Restu Ayu, Dita Azzahra Dita Azzahra

7.

Tata tertib sekretariat

Seluruh pengurus BEM seluruh mahasiswa FK Unand Seluruh

April 2010 / Rp Sekretariat dan BEM 250.000,00

Kas BEM

8.

Pengarsipan

Maret 2010 Rp Oktober 30.000,00

Kas BEM

Silvia Faullit

surat menyurat pengurus UNAND 9. Pengarsipan Kegiatan BEM KM FK UNAND 10. Arsip Seluruh Pengurus UNAND 2010 Pengurus

BEM KM FK 2010, Sekretariat BEM AprilOktober Sekretariat BEM AprilRp Kas Henry Silvia Faullit

BEM KM FK 2010,


Database Pengurus BEM 11. Persiapan LPJ triwulan dan SU

BEM KM FK Oktober UNAND 2010 Seluruh Pengurus UNAND 2010/ Sekretariat BEM sesuai kesepakatan DPM, Sekretariat

100.000,00

BEM

Permana

Rp 200.000,00

Kas BEM

Mutya Restu Ayu

BEM KM FK dengan

12.

Sosialisasi Administrasi dengan Sekretaris MasingMasing Dept/Biro

Semua sekretaris masing dept/biro

BEM 3 x selama Rp periode n /Sekretariat BEM KM FK UNAND 50.000,00

Kas BEM

Mutiara Kamala Fatimah

dari masing- kepengurusa

13.

Usulan Proker 2011

Departemen / Oktober Biro KM UNAND BEM 2010/Sekret FK ariat KM UNAND awal Oktober KM 2010 Sekretariat BEM / BEM FK

Rp 10.000,00

Kas BEM

Prima Zola

14.

Pembuatan Sertifikat Pengurus BEM

Semua pengurus BEM 2010 FKUNAND

Rp 150.000,00

Kas BEM

Novia Puspitasari

1. Pengelolaan Sekretariat BEM a. Tujuan


Sekretariat tertata rapi, bersih, nyaman dan kondusif. Membuat semua pengurus BEM dapat melakukan segala kegiatan dengan efektif.

b. Sasaran Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND 2010

c. Indikator Keberhasilan Kegiatan pengelolaan sekretariat BEM setiap hari kuliah. Tersedia papan tulis khusus dengan fungsi-fungsi tertentu, yakni untuk pengumuman umum, internal BEM, dan juga untuk peminjaman ruang rapat. Pembagian loker untuk tiap departemen dan biro. Penempatan inventaris kepanitiaan dan department/biro di luar loker di tempat tertentu di sekre BEM . Buku peminjaman invetaris terkontrol dengan baik. Ada absensi pengurus BEM yang mengikuti GORO.

d. Analisis SWOT STRENGTH INTERNAL merupakanEKSTERNAL

WEAKNEES kunci setiap PJ terhadap tugas yang akan di jalani.

1.Keaktifan anggota kestari 1. Kurangnya pemahaman kelancaran aktifitas rumah

OPPRTUNITY 1. Kepedulian yang tinggi untuk kesejahteraan umum anggota BEM.

tangga BEM. 1.Memaksimalkan kerja PJ 1. Menentukan PJ tetap dari untuk 2.Kesadaran pengontrolan dari seluruhbiro kestari dalam setiap proker.

tugasnya masing-masing.


pengurus BEM untuk turut menjaga ,kerapihan kenyamanan THREATNESS 1. Kurangnya sekretariat. 2. Kurangnya sekretariat, kegiatan keaktifan sehingga piket tidak anggota BEM untuk ke kepedulian anggota BEM terhadap perlu di tingkatkan.1.Penetapan PJ untuk setiap tugas piket,yang berkerja sama dengan anggota BEM lainnya.

kebersihan ,dan sekretariat

2.Koordinasi dengan panitia masing-masing dalam setelah kegiatan rangka kegiatan di

membersihkan sekretariat laksanakan.

berjalan dengan lancar.

e. Deskripsi Kegiatan Konsep kegiatan Pengelolaan sekretariat BEM berupa perbaikan sistim dreinase, penerangan dan hal-hal lainnya yang penting dalam menunjang kegiatan di sekretariat. Menyediakan papan komunikasi yang ditujukan untuk umum, internal dan antar depart/biro serta inti. Mengadakan gotong royong dalam membersihkan sekre, pada awal kepengurusan, akhir kepengurusan dan terutama sehabis pelaksanaan kegiatan suatu kepanitian. Membagi lemari menjadi loker untuk masing-masing dept/biro.

Waktu/ Tempat Program Kerja Biro Kestari

Setiap hari kuliah, Maret 2010 - Oktober 2010 di sekretariat BEM KM FK UNAND

Anggaran Dana Rp2.000.000,00 Sumber Dana kas BEM

f. Penanggung Jawab Novia Puspitasari. Henry Permana.

2. Pengelolaan Inventaris BEM a. Tujuan Melengkapi semua inventaris yang diperlukan untuk keberlangsungan dan keefektifan kegiatan BEM. Mengatur tata cara peminjaman inventaris. Penggunaan inventaris lebih terkontrol dan jelas penanggungjawabnya. b. Sasaran Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND 2010, UKM FK UNAND, atau civitas akademika yang ingin meminjam inventaris BEM. c. Indikator Keberhasilan Inventaris yang dibutuhkan disediakan oleh kestari dan ada catatan laporannya. Semua inventaris BEM dan tiap departemen/biro terdata dengan baik. Setiap peminjaman inventaris ada catatannya. d. Analisis SWOT


STRENGTH INTERNAL 1. Biro tinggi. 2. Kemampuan EKSTERNAL OPPORTUNITY 1. Adanya pengurus mengelola bersama. THREATNESS kesadaran BEM dari untuk Kestari

WEAKNESS memiliki 1. Pengurus Kestari tidak waktu berada di Sekretariat BEM, sehingga dalam peminjaman inventaris tidak

loyalitas dan dedikasi yang setiap

pembuatan, pengarsipan dan terdata dengan baik. pengelolaan inventaris BEM 1. Meningkatkan rasa tanggung jawab pengurus BEM untuk mengelola inventaris 1. Menentukan jadwal piket pengurus sesuai kuliah 1. Meningkatkan kemampuan Biro/Departemen mengenai tata cara dan alur inventaris. 2. Memberikan yang yang sanksi kepada Biro/Departemen yang melanggar tata cara dan alur peminjaman inventaris peminjaman anggota 1. Melakukan tugas Kestari piket. antara yang pembagian pengurus sedang Kestari yang jadwal dengan

inventaris

1.

Tidak semua anggota BEM mengetahui tata cara dan alur peminjaman inventaris.

2.

Pengembalian inventaris dengan waktu dipinjam tidak sesuai telah disepakati.

e. Deskripsi Kegiatan Konsep kegiatan Mendata, BEM. Mendata semua inventaris BEM dan tiap departemen/biro. Membuat tata tertib peminjaman inventaris. Membuat buku peminjaman inventaris. Waktu / tempat melengkapi, dan mengkoordinasikan peminjaman inventaris


Setiap hari kuliah, Maret 2010 - Oktober 2010. Sekretariat BEM KM FK UNAND Anggaran dana Rp4.500.000,00 Sumber dana Kas BEM f. Penanggung Jawab Prima Zola

3. Pengaturan piket a. Tujuan Meningkatkan keakraban sesama pengurus BEM. Menciptakan sekretariat yang bersih, rapi dan kondusif. Mengontrol alur administrasi dan peminjaman inventaris.

b. Sasaran Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND

c. Indikator Keberhasilan Piket berjalan sesuai jadwal. PJ ada di setiap waktu piket.

d.

Analisis SWOTSTRENGTH INTERNAL WEAKNEES anggota Keterlambatan PJ

Kepedulian


kestari EKSTERNAL kenyamanan suasana OPPRTUNITY Kreatifitas anggota kestari yang tinggi. THREATNESS Kurang pengurus melaksanakan piket. Kurangnya pengurus menjaga dan sekretariat. inisiatif untuk kebersihan kerapihan kesadaran untuk tugas

terhadap dan kondusif

dalam piket

mengontrol

rumah tanga BEM. Memaksimalkan pengontrolan piket

Menentukan PJ piket untuk meningkatkan rasa tanggung jawab

Penetapan PJ kestari. Memberikan dan punishment.

dan

terhadap tugas piket. Menetapakan PJ yang bertanggung dari biro kestari jawab

berkerja sama selain reward

e.

Deskripsi Kegiatan

Konsep kegiatan Membuat jadwal piket. Membuat tata tertib piket. Mengontrol kegiatan piket masing-masing biro/dept dengan menjadi PJ. Membuat reward & punishment

Waktu/Tempat Setiap hari kuliah,awal Maret 2010 sampai Oktober 2010 / sekretariat BEM

Anggaran Dana Rp100.000,00

Sumber Dana


kas BEM.

f. Penanggung Jawab Mutiara Kamala Fatimah 4. Pembuatan Time Schedule Global KM FK Unand a. Tujuan Agar semua kegiatan KM terjadwal, termanagement, terhandle secara sistematik. Semua pengurus BEM, HIMA, UKM dan dekanat mengetahui time schedule global KM FK UNAND 2010. b. Sasaran Seluruh warga KM FK Unand c. Indikator keberhasilan Realisasi buku time schedule global list BEM 2010 Pengurus inti BEM, HIMA,UKM serta dekanat memiliki pegangan buku time schedule global KM FK Unand.

d. Analisis Swot :

Internal Eksternal

STRENGTH

WEAKNESS Tidak semua anggota masing2 Kestari yang mampu membuat time schedule global yang baik dan benar

proker UKM. -

Rajin meminta dari dept/biro BEM, HIMA,

Membuat time schedule sesuai jadwal yang ditentukan Bekerjasama dengan

Kestari

Sharing pengetahuan dengan anggota Kestari lain atau anggota tahun lalu tentang cara pembuatan time schedule global yang

OPPORTUNITY

-

Proker masing2 dept/biro BEM, -


UKM,

HIMA

jelas

departemen dalam

kastrat

baik dan benar

kapan waktunya

mengumpulkan

proker ukm dalam acara temu KM.

THREATNESS time pengumpulan schedule yang sering terlambat Bekerjasama dengan - Mencari alternatif lain untuk membuat departemen dalam kastrat Time Schedule Global dengan cepat mengumpulkan

proker ukm dalam acara temu KM.

e.

Deskripsi Kegiatan: Konsep kegiatan Mengumpulkan seluruh proker biro/departemen BEM, UKM, dan HIMA. -Membuat buku time schedule global list untuk dimiliki oleh tiap presidium, pengurus inti HIMA dan UKM. - Mempublikasikan di sekteratriat, khususnya agenda besar KM FK Unand. Waktu Anggaran dana Sumber dana

Minggu 3 Bulan Mei Rp1.000.000,00 Kas BEM f. Penanggung Jawab Dita Azzahra


5. Pengontrolan Buku Kontrol Global KM. a. Tujuan BEM mengetahui semua kegiatan yang dilakukan UKM. b. Sasaran : seluruh UKM, distrik dan HIMA FK UNAND c. Indikator keberhasilan : Semua kegiatan yang dilakukan UKM, distrik, dan HIMA terdata dengan baik. d. Analisis Swot :STRENGTH Dana tersedia Format sudah ada Protap yang jelas dalam administrasi BEM kontrol yang izin dan Menyediakan buku Menyediakan box khusus WEAKNESS Anggota Kestari tidak selalu ada di sekre

Internal

EksternalOPPORTUNITY kegiatan membutuhkan Banyaknya

untuk surat masuk yang perlu ditandatangani ketua BEM

tanda tangan ketua BEM

THREATNESS Tidak semua Mensosialisasikan dengan UKM

-

Mencatat Nomor Contact Person (CP) dari tiap kegiatan.

utusan UKM mengetahui tata cara minta izin kepada ketua BEM

e.Deskripsi Kegiatan Konsep kegiatan Melanjutkan pengontrolan buku kontrol global KM Mendata semua kegiatan UKM


Waktu / tempat Anggaran dana Sumber f. Penanggungjawab Prima Zola dana

:

Maret Oktober 2010/ sekretariat BEM

6. Pembuatan Papan Struktur Kepengurusan a. Tujuan Mempermudah semua orang yang berkunjung ke sekretariat BEM KM FK UNAND untuk mengenal pengurus BEM tahun 2010. b. Sasaran Seluruh civitas akademika FK UNAND c. Indikator Keberhasilan Terdapatnya papan struktur kepengurusan BEM KM FK UNAND tahun 2010 di Sekretariat BEM KM FK UNAND. d. Analisis SWOT

Internal

STRENGTH : 1.kerja baik kestari sama dari yang dalam anggota

WEAKNESS 1. Sulit menemukan jadwal yang sama antar anggota kestari

merancang pembuatan struktur kepengurusan

ExternalOPPRTUNITY 1, kerja sama yang baik dengan Dept dalam foto Infokom pengambilan Menjalin infokom, pngambilan kerjasama dan foto Menetapkan pembuatan BEM 2010 jadwal proker lintas depart kestari menyepakati deadline

struktur kepengurusan


pengurus BEM 2010

pengurus BEM

THREATNESS 1. jadwal dengan lengkap. Sulit yang mencari tepat formasi

1.

mencari

jadwal

1.

mencari

jadwal

yang tepat

yang tepat

untuk foto departemen

e. Deskripsi Kegiatan Konsep kegiatan Pembuatan Struktur kepengurusan BEM KM FK UNAND di sebuah papan besar. Penempatan papan struktur kepengurusan. Waktu Mei 2010 Tempat Sekre BEM KM FK UNAND Anggaran dana Rp300.000,00 Sumber Dana Kas BEM KM FK UNAND f. Penanggung Jawab Novia Puspitasari,


Mutya Restu Ayu, Dita Azzahra

7. Pemajangan tata tertib secretariat a. Tujuan Semua pengurus BEM KM FK UNAND mengetahui dan menaati tata tertib di sekretariat dan tata tertib piket yang ada sehingga kegiatan BEM KM FK UNAND di secretariat dapat berjalan dengan lancar. Semua mahasiswa FK UNAND mengetahui dan menati tata tertib peminjaman inventaris sehingga pemakaian inventaris BEM KM FK UNAND optimal. b. Sasaran Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND dan seluruh mahasiswa FK UNAND c. Indikator Keberhasilan Adanya pemajangan tata tertib yang dapat ditaati oleh semua pengurus BEM KM FK UNAND dan juga mahasiswa FK UNAND d. Analisis SWOT

Internal

STRENGTH : anggota merancang sekretariat kestari tata

WEAKNESS Anggota kestari belum dalam mempunyai sekretariat pengalaman

1.kerja sama yang baik dari 1.

tertib dalam perancangan tata tertib

ExternalOPPRTUNITY 1, kerja sama yang baik dengan Dept Kastrat dalam pembuatan sekretariat tata tertib 1. Terciptanya tata tertib yang dapat ditaati oleh pengurus BEM KM FK UNAND dan warga negara KM FK UNAND 1. Meminta bimbingan dari dept kastrat dalam hal perancangan tata tertib secretariat


THREATNESS 1. Sulit mencari jadwal yang tepat untuk dengan dept.kastrat tata mendiskusikan

1. mencari jadwal yang tepat

1. mencari jadwal yang tepat

tertib sekretariat

e. Deskripsi kegiatan Konsep kegiatan Perancangan tata tertib sekretrariat yang terdiri dari : Tata tertib di sekretariat Tata tertib peminjaman inventaris Tata tertib piket

Selanjutnya meminta pertimbangan dari departemen kastrat tentang tata tertib tersebut, sehingga tata tertib dapat di sosialisasikan.

Anggaran dana Sumber dana

Waktu / Tempat April 2010 / Sekretariat BEM KM FK UNAND.

Rp250.000,00

kas BEM.

f. Penanggung Jawab Dita Azzahra

8.Pengarsipan surat menyurat a. Tujuan BEM memiliki arsip surat masuk dan surat keluar yang lengkap dan rapi. Program Kerja Biro Kestari

b. Sasaran Seluruh pengurus BEM KM FK UNAND c. Indikator Keberhasilan Adanya arsip surat masuk dan surat keluar. Jumlah surat masuk dan surat keluar 90% sama dengan jumlah surat yang terdata di buku kendali surat masuk dan surat keluar.

d.Analisis SWOTSTRENGTH INTERNAL EKSTERNAL OPPURTUNITY 1. Tingginya pengurus kesadaran BEM dalam WEAKNESS 1. Pengurus kestari kesulitan menelusuri pengurus yang telah membuat surat keluar 1. Kerjasama setiap pengurus yang yang membuat surat untuk mengarsipkan surat nya dalam bentuk hard atau Mensosialisasikan kesadaran BEM dalam pengurus BEM Mensosialisasikan cara pengarsipan carasurat tugassoft copy. Meningkatkan dalam surat keluar kinerja PJ jawab

1. Anggota kestari yang loyaldan bertanggung dalam menjalani tugasnya 1. Memaksimalkan tercapainya keberhasilan. indikator

mengarsipkan surat masuk dan surat keluar THREATNESS Kurangnya pengurus Kurangnya pengurus pengarsipan

tugas piket kepada semua

mengontrol

pengarsipan surat masuk dan

mengarsipkan surat keluar. pengetahuan piket surat tentang serta

masuk dan surat keluar kepada semua pengurus BEM

kurang aktifnya pengurus piket mengakibatkan tidak tercatatnya UNAND surat yang masuk ke BEM KM FK

e.Deskripsi Kegiatan


Konsep kegiatan Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar, serta membuat buku kendali surat masuk dan surat keluarnya. Waktu Setiap hari kuliah, selama kepengurusan BEM KM FK UNAND 2010 Tempat Sekre BEM KM FK UNAND Anggaran dana Rp30.000,00 Sumber Dana Kas BEM KM FK UNAND f. Penanggung Jawab Silvia Faulit

9 . Pengarsipan Kegiatan BEM KM FK UNAND a. b. c. Tujuan BEM mempunyai semua bahan yang terkait dengan kegiatan yang telah Sebagai bahan pertimbangan dalam pengadaan kegiatan yang sejenis di tahun yang akan datang. Sasaran Indikator Keberhasilan Seluruh Pengurus BEM KM FK UNAND 2010 Lengkapnya semua bahan yang terkait dengan kegiatan yang telah diadakan. diadakan.


d.

Analisis SWOT INTERNAL

: STRENGTH Tersedianya untuk setiap WEAKNESS proposal Kesulitan anggota Kestari kegiatan dalam LPJ mengumpulkan Triwulan dari

EKSTERNAL OPPORTUNITY

kepanitiaan BEM Menetapkan

masing-masing dept/biro kebijakan Menetapkan PJ tetap di mengarsipkan tiap kegiatan kegiatan

Adanya ketentuan untuk untuk meninggalkan satu berkas semua proposal pengarsipan BEM THREATNESS Kemungkinan atau tidak lengkapnya

untuk kepanitiaan BEM Menata dan merapikan Menetapkan anggota BEM PJ yang

hilangnya arsip kegiatan BEM

bertanggung jawab dari

arsip kepanitiaan BEM

e.

Deskripsi Kegiatan Mengarsipkan semua bahan yang terkait dengankegiatan kepanitiaan BEM yang telah diadakan serta menyediakan tempat arsip seluruh proposal dan LPJ.

Konsep Kegiatan

Waktu / Tempat : April- Oktober 2010 Anggaran dana -


Sumber dana f. Penanggung Jawab Silvia Faulit

10. Arsip Database Pengurus BEM a. Tujuan b. Sasaran Pengurus BEM KM FK UNAND 2010 Terkumpulnya data diri pengurus BEM c. Indikator Keberhasilan d. Analisis SWOTINTERNAL EKSTERNAL OPPORTUNITY data diri pengurus BEM THREATNESS tepat waktu mengumpulkan CV nya pada Kestari STRENGTH dalam bekerja 1. Mempercepat pengumpulan WEAKNESS ( hanya 1 orang ) 1. Menambah PJ pengumpulan CV PJ BEM 1. Menambah kegiatan ini

Membuat Arsip Database Pengurus BEM

1. Anggota Kestari yang rajin 1. Kurangnya PJ kegiatan untuk

1. Kemudahan dalam mengisi CV pengurus BEM 1. Rajin menagih CV pada

pengurus dalam

1. Pengurus BEM yang tidak pengurus BEM

e. Deskripsi Kegiatan Konsep Kegiatan Mengarsipkan data diri pengurus-pengurus BEM Waktu / Tempat Juni 2010/ Sekretariat BEM KM FK UNAND, Anggaran Dana Program Kerja Biro Kestari

Rp100.000,00 Sumber Dana Kas BEM KM FK UNAND f. Penanggung Jawab Henry Pramana 11. Persiapan LPJ triwulan dan SU a.Tujuan BEM mempunyai LPJ Triwulan dari masing-masing dept/biro. Format LPJ sama sehingga memudahkan penilaian. b.Sasaran Seluruh Pengurus BEM KM FK UNAND c.Indikator Keberhasilan Terkumpulnya LPJ masing-masing dept/biro setiap 3 bulan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dengan DPM. Format LPJ telah disebarluaskan dan disosialisasikan dengan mengadakan pertemuan antara sekretaris masing-masing dept/biro dengan sekretaris umum BEM KM FK UNAND. d.Analisis SWOT :


STRENGTH INTERNALLPJ yang tinggal disusun ulang.

WEAKNESS anggota dalam LPJ masingdari Kestari mengumpulkan Triwulan masing dept/biro 2. Tidak semua anggotakestari paham administrasi, standar baku belum tersosialisasi dengan baik

Sudah adanya contoh proposal dan 1.Kesulitan

EKSTERNAL OPPORTUNITY1.Adanya dukungan departemen lain

Meningkatkan hubungan baik dan 1.Menetapkan PJ tetap didari koordinasi

dengan departemen tiap kegiatan 2.Memberikan pemahaman

lainbaik

2.Adanya

hubungan

dan standar baku untuk LPJ

dengan pihak departemen lain 3. Banyaknya pengurus yang belum paham

THREAT 1.Kurangnya kerja dengan departemen lain. 2.Sekretaris tiap dept/biro mengumpulkan tepat waktu.3.banyaknya pihak yang belum paham.

Memaksimalkan

koordinasi Menetapkan bertanggung pengurus BEM

PJ jawab

yang dari

sama dengan depertemen lain

LPJ tidak

e.Deskripsi Kegiatan Konsep Kegiatan


Pengumpulan LPJ Triwulan dan LPJ SU dari masing-masing dept/biro serta mengeditnya. Waktu Waktu Anggaran dana Rp200.000,00 Sumber dana Kas BEM KM FK Unand f. Penanggung Jawab Mutya Restu Ayu 12.Sosialisasi Administrasi dengan Sekretaris Masing-Masing Dept/Biro a.Tujuan Semua sekretaris dari masing-masing dept/biro memiliki pengetahuan tentang kesekretariatan dan administrasi. Semua sekretaris dapat membagikan ilmu tersebut kepada tiap anggota dari departemen/bironya masing-masing, sehingga semua pengurus BEM KM FK UNAND memiliki pengetahuan tentang kesekretariatan dan administrasi. b.Sasaran Semua sekretaris dari masing-masing dept/biro. Terlaksananya kegiatan pelatihan administrasi yang ditujukan untuk semua sekretaris di masing-masing dept/biro. d.Analisis SWOT c.Indikator Keberhasilan : sesuai kesepakatan dengan DPM. Tempat: Sekretariat BEM KM FK UNAND.

Internal

Strength : 1. Anggota kestari memiliki kemampuan di bidang sistim administrasi / kesekretariatan

Weakness 1. Sulit menemukan jadwal yang tepat


ExternalOppurtunity 1. Setiap sekretaris departemen/ biro memiliki keinginan yang tinggi untuk mempelajari sistim administrasi dan kesekretariatan Threatness 1.masing-masing 1. Masing-masing sekretaris memiliki ilmu tentang administrasi sistim dan 1. Mencari tepat jadwal dan yang meng

informasikan sosialisasi jauh sebelum kegiatan

kesekretariatan tersebut dilaksanakan 1. mencari jadwal yang tepat 1. mencari jadwal yang tepat dan sosialisasi

sekretaris dan menginformasikan sosialisasi menginforamsikan dilaksanakan

memiliki agenda di dept/bironya jauh sebelum kegiatan tersebut tersebut jauh sebelum agenda itu sehingga sulit untuk menemukan dilaksanakan jadwal yang tepat

e. Deskripsi kegiatan. Konsep Kegiatan Mengumpulkan sekretaris masing-masing dept/biro guna mebicarakan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kesekretariatan Waktu/ Tempat 3 x selama periode kepengurusan /Sekretariat BEM KM FK UNAND. Anggaran Dana Rp50.000,00 Sumber Dana kas BEM f. Penanggung Jawab Mutiara Kamala Fatimah 13. Usulan Proker 2011 a. Tujuan Mendata proker dari seluruh biro / departemen UNAND untuk kepengurusan selanjutnya tahun 2011 Membantu pihak dekanat dalam menganggarkan anggaran kemahasiswaan untuk tahun 2011 Program Kerja Biro Kestari dalam jajaran BEM KM FK

b.

Sasaran

Departemen / Biro BEM KM FK UNAND c. Indikator Keberhasilan Terkumpulnya proker dari seluruh biro / departemen dalam jajaran BEM KM FK UNAND untuk kepengurusan selanjutnya tahun 2011 d. Analisis SWOTINTERNAL EKSTERNAL OPPORTUNITY mengevaluasi program kerja untuk kemajuan BEM pada kepengurusan selanjutnya THREATNESS masing dept. / biro tidak dikumpulkan tepat waktu 1. Mempercepat pengum1. Menambah ini dapat PJ agar dalam usulan STRENGTH dalam bekerja 1. Mengumpulan WEAKNESS ( hanya 1 orang ) 1. Menambah PJ kegiatan

1. Anggota Kestari yang rajin 1. Kurangnya PJ kegiatan usulan

1. Pengurus BEM yang rajin proker tepat pada waktunya

1. Usulan proker dari masing- pulan usulan proker 2011

kegiatan proker

dikumpulkan

tepat waktu

e.

Deskripsi Kegiatan Konsep Kegiatan Mengumpulkan proker dari seluruh biro / departemen dalam jajaran BEM KM FK UNAND untuk kepengurusan selanjutnya tahun 2011 Waktu / Tempat Oktober 2010/Sekretariat BEM KM FK UNAND, Anggaran Dana Rp10.000,00 Sumber Dana Kas BEM KM FK UNAND

f. Penanggung Jawab Mutiara Kamala Fatimah Program Kerja Biro Kestari

14. Pembuatan Sertifikat Pengurus BEM a. Tujuan Sebagai penghargaan kepada semua pengurus BEM KM FK UNAND 2010 atas kerja keras yang diberikan untuk kesejahteraan KM FK UNAND. b. Sasaran Semua pengurus BEM KM FKUNAND 2010 c. Indikator Keberhasilan Telah dibuatnya Sertifikat Pengurus BEM KM FK UNAND 2010.

d. Analisis SWOTINTERNAL EKSTERNAL OPPORTUNITY 1. Dukungan dari semua pengurus BEM STRENGTH WEAKNESS

1. Anggota Kestari yang rajin 1. Keterlambatan pembuatan dalam bekerja menyelesaikan sertifikat BEM. proker. 1. Mendata nama pengurus BEM 2010 di awal dalam kepengurusan. 1. Mempercepat pendataan akhir 1. Menentukan waktu proker

pelaksanaan pembuatan sertifikat.

menpersiakan sertifikat. THREATNESS 1. Adanya reshuffle kabinet ditengah kepengurusan

1. Mendata nama pengurus BEM 2010 yang bertahan sebulan sebelum akhir periode kepengurusan.

nama pengurus BEM yang bertahan sampai kepengurusan.

e.

Deskripsi Kegiatan Konsep Kegiatan Pembuatan Sertifikat Pengurus BEM 2010 b. Waktu / Tempat awal Oktober 2010 / Sekretariat BEM KM FK UNAND, c. Anggaran Dana


Rp150.000,00 Sumber Dana Kas BEM KM FK UNAND f. Penanggung Jawab Novia Puspita Sari

V. RANCANGAN KEUANGAN No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Program Kerja Pengelolaan sekretariat BEM Pengelolaan inventaris BEM Pengaturan piket Pembuatan Time Schedule Global KM FK Unand Pengontrolan Buku Kontrol Global KM Pembuatan Papan Struktur Kepengurusan Tata tertib sekretariat Pengarsipan surat menyurat Pengarsipan Kegiatan BEM KM FK UNAND Arsip Database Pengurus BEM Persiapan LPJ triwulan dan SU Sosialisasi Administrasi dengan Sekretaris MasingMasing Dept/Biro 13. 14. Usulan Proker 2011 Pembuatan Sertifikat Pengurus BEM Rp Rp 10.000,00 150.000,00 Dana Rp 2.000.000,00 Rp 4.500.000,00 Rp 100.000,00 Rp 1.000.000,00 Rp 300.000,00 Rp 250.000,00 Rp Rp 100.000,00 Rp Rp 200.000,00 50.000,00 30.000,00


TOTAL

Rp 8.690.000,00


Program Kerja Biro Kestari 2010 Siipp

Documents

Transcript of Program Kerja Biro Kestari 2010 Siipp