1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENAGIHAN SERVICE CHARGE PADA PT. HASTA GROUP

JAKARTA SELATAN

Siska JayantiNim : 11095130

Jurusan Komputerisasi AkuntansiAkademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Jakarta 2012

2

BAB 1PENDAHULUANLatar Belakang Masalah

judul ini penulis pilih karena dalam pengolahan data penagihan service charge pada PT. Hasta Group masih bersifat manual sehingga laporan penagihan service charge selalu terjadi keterlambatan oleh karena itu, penulis memberikan jalan keluar dalam pengolahan data penagihan service charge dengan mengkomputerisasikan sistem penagihan pada PT. Hasta Group yang masih manual agar pengolahan data lebih efektif, efisien dan akurat serta laporan penagihan service charge yang dihasilkan lebih tepat waktu. pengertian service charge atau biasa disebut dengan biaya pelayanan merupakan suatu komponen yang menjadi satu kesatuan dengan harga produk layanan tertentu pada transaksi penjualan ruko

3

Maksud dan tujuan 1. Untuk mengetahui permasalahan yang

berkaitan dengan sistem penagihan service charge pada PT. Hasta Group

2. Memberikan alternatif atau solusi terhadap kelemahan sistem penagihan service charge pada PT. Hasta Group

3. Menerapkan ilmu yang penulis dapatkan selama perkuliahan

Sedangkan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai syarat kelulusan program Diploma III(D3) Jurusan Komputerisasi Akuntansi di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

4

Batasan Ruang Lingkup

Ruang lingkup penulisan Tugas Akhir ini hanya membatasi Proses penagihan Service charge pada PT. Hasta Group dimana dimulai dari proses pembuatan Invoice, faktur pajak, proses pembuatan kwitansi, proses penagihan sampai proses pelaporan

5

Gambar III.2Diagram Konteks Sistem Berjalan

Sistem Informasi Penagihan Service Charge pada

PT Hasta GroupJakarta Selatan

Pelanggan Building manager

Direktur

Acc(1)Inv,Acc_FP,Kwitansi

Acc(2)Inv,BSB

Inv,,Laporan_buku_harian_kas

Acc(1)Inv

FP Acc_FP

Keterangan : Inv: InvoiceFP: Faktur PajakSC: Service ChargeBSB: Bukti Setoran Bank

6

Gambar III.3Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan

1.0Pembuatan Invoice

Customer

Direktur

Manager Building

2.0Pembuatan Faktur

pajak

3.0Pembuatan

Kwitansi

Inv

Acc(1)Inv

Arsip_InvAcc(1)Inv

FP

Acc_FPArsip_FP

Acc_FP

Acc(1)Inv

4.0Penagihan

Arsip_kwitansi

Arsip_BSB

Laporan Buku Harian Kas

Kwitansi

Acc_kwitansi

Acc_kwitansi

Acc_kwitansiAcc(1)Inv, Acc_kwitansi

BSB,Acc(2)Inv

BSBArsip_Inv

Acc(2)Inv

5.0Pelaporan

Arsip_BSB

Arsip_Inv

Acc(1)Inv

Data penjualan ruko

Data penjualan Ruko

Data ruko

Data ruko

Arsip_Inv

Acc(2)Inv

Data customer

Data customer

Acc(1)Inv

7

Kelemahan Sistem Berjalan “permasalahan yang terjadi”

•Belum adanya database untuk Menyimpan dokumen

•Perhitungan data yang masih menggunakan alat manual seperti microsoft exel dan kalkulator•Sering terjadi keterlambatan pembayaran oleh customer dengan berbagai alasan

•Laporan yang dihasilkan sering terjadi keterlambatan

8

Alternatif Pemecahan Masalah

•Pembuatan File-file yang tersimpan dalam database untuk seluruh data yang digunakan.

•Penggunaan pengkodean untuk mempermudah kinerja staff keuangan Dalam perhitungan penagihan service charge, serta membuatkan sistem penagihan service charge menjadi terkomputerisasi.

•Pembuatan Data Pembayaranuntuk Customer agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran dan keterlambatan pembuatan Laporan.

9

Gambar IV.1Diagram Konteks Sistem Usulan

Perancangan Sistem Informasi Penagihan Service Charge pada

PT Hasta GroupJakarta Selatan

Customer Manager Building

Direktur

,Acc(1)Inv,Acc_FP,Kwitansi

Acc(2)Inv,BSB

Inv, Laporan buku Harian

Kas

Acc(1)Inv

FPAcc_FP

Keterangan :Inv : InvoiceFP : Faktur PajakSC : Service ChargeBSB : Bukti SetoranST : Surat Tagihan

10

Gambar IV.1Diagram Nol Sistem Usulan

1.0Pembuatan

invoice

File penjualan ruko

Data penjuualan ruko

File customerData customer

Biulding manager

invoice

Acc (1) invoice

File Invoice

2.0Pembuatan Faktur

PajakAcc (1) invoice Direktur

Faktur pajak

Acc_faktur_pajak

File faktur_pajak

3.0Pembuatan Kwitansi

invoice

File kwitansikwitansi

Acc_kwitansi

4.0Prosedur

penagihanFile invoice

kwitansi

Acc(1) invoiceCustomer

BSB

Acc(1) invoice, acc_kwitansi

5.0penjurnalan

File pembayaran

Data pembayaran

File perkiraan

Data perkiraan

File jurnal

6.0pelaporan

Data jurnalLaporan buku harian

kas

Laporan detail jurnal

Data gedung

Data_gedung

11

Normalisasi1) Normalisasi tidak Normal

tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasikan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

Syarat :nomor tanggal

tanggal nama_customer

harga keterangan

quantity no_kwitansi

jumlah tanggal

nomor nama_customer

luas total_bayar

alamat keterangan

biaya_SC no_kwitansi

id_customer no_jurnal

nama_customer tanggal_jurnal

Npwp kode_perkiraan

alamat nama_perkiraan

telepon debet

nama_perkiraan kredit

kode_perkiraan no_jurnal

no_invoice tanggal

No_gedung keterangan

nama_customer debet

biaya_SC kredit

ppn no_kwitansi

total no_invoice

no_kwitansi tanggal_kwitansi

jumlah keterangan

12

Normalisasi

2) Normalisasi Pertama 1NF

Aturan : Mendefinisikan atribut kunci Tidak adanya group berulang Semua atribut bukan kunci

tergantung pada atribut kunci

* : candidate key

no_gedung*

tanggal

harga

quantity

jumlah

luas

alamat_gedung

biaya_SC

id_customer*

nama_customer

npwp

alamat_customer

npwp

telepon

nama_perkiraan

kode_perkiraan*

no_invoice*

ppn

total

no_kwitansi

tgl_kwitansi

keterangan

no_jurnal*

debet

kredit

13

Normalisasi

3) Normalisasi ke dua

Aturan : Sudah memenuhi dalam bentuk normal ke satuSudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada field kunci. Field-field yang tergantung pada satu field haruslah dipisah dengan tepat

Keterangan: (*): Primary Key ( Kunci Utama ) (**): Foreign Key ( Kunci Tamu )

No_gedung*Luas_gedungAlamat_gedungBiaya_SC

Tabel Gedung

No_invoice*Ppn Total

No_gedung**Id_customer**

Tabel invoice

Id_customer*Nm_customerNpwpAlamat_customertelepon

Tabel customer

No_penjualan*Tgl_penjualanHargaQtyjumlah

No_invoice**

Tabel penjualan

No_kwitansi*Tgl_kwitansiJmlh_bayar

No_invoice**

Tabel kwitansi

No_jurnal*Tgl_jurnalKeteranganDebetkredit

Kd_perkiraan**No_kwitansi**

Tabel jurnal

Kd_perkiraan*Nm_perkiraan

Tabel perkiraan

14

Normalisasi

4)Normalisasi ketiga

Keterangan :*Kunci Primer ( Primery Key)**Kunci Tamu (Foreign Key)

: Satu Ke Satu (Relasi one to one)

: Satu Ke banyak (Relasi one to many)

Aturan : Sudah

berada dalam bentuk normal kedua

Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya).

No_gedung*Luas_gedungAlamat_gedungBiaya_SC

Tabel Gedung

No_invoice*Ppn Total

No_gedung**Id_customer**

Tabel invoice

Id_customer*Nm_customerNpwpAlamat_customertelepon

Tabel customer

No_penjualan*Tgl_penjualanHargaQtyjumlah

No_invoice**

Tabel penjualan

No_kwitansi*Tgl_kwitansiJmlh_bayar

No_invoice**

Tabel kwitansi

No_jurnal*Tgl_jurnalKeterangan

No_kwitansi**

Tabel jurnal

Kd_perkiraan*Nm_perkiraan

Tabel perkiraan

Debetkredit

Kd_perkiraan**No_jurnal**

Tabel detail jurnal

15

HIPO

Gambar IV.7Diagram HIPO

0.0

Menu Utama

1.0

Master

1.2

Data Penjualan

1.3

Data gedung

1.4

Data customer

1.5

Data Perkiraan

2.0

Transaksi

2.1

File Invoice

2.2

File Kwitansi

2.3

File Data Pembayaran

2.4

File jurnal

3.0

Cetak

3.1

Cetak invoice

3.2

Cetak Faktur Pajak

3.3

Cetak Kwitansi

3.4

Cetak daftar pembayaran

3.5

Cetak laporan jurnal

3.6

Cetak Buku Harian

Laporan Kas

4.0

Utility

4.1

Back up

4.2

Ubah password

5.0

Exit

16

Jadwal ImplementasiGambar IV.8

Jadwal Implementasi

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Penyiapan Data awal

2 Pembuatan dan Tes Program

3 Pembuatan Petunjuk Operasional

4 Training

5 Tes Sistem

6 Peralihan Sistem

7 Operasional dan Evaluasi

Bulan ke 4No Kegiatan

Bulan ke 1Bulan ke 2Bulan ke 3

17

Kesimpulan 1. Dengan sistem komputerisasi diharapkan mampu menghasilkan informasi

yang lebih cepat dan akurat dibanding dengan sebelumnya (manual).2. Dapat memudahkan didalam pencarian dokumen-dokumen yang

diperlukan.3. Dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi dalam proses pembuatan

laporan.4. Dengan sistem komputerisasi diharapkan pengawasan terhadap transaksi-

transaksi terutama transaksi penagihan Service Charge dapat dilakukan tepat waktu.

BAB VPENUTUP

18

Saran – saran Saran

1. Perusahaan sebaiknya mengikuti perkembangan teknologi informasi baik hardware maupun software sesu.ai kebutuhan

2. Perlunya pembuatan file back-up, jika terjadi kerusakan komputer perusahaan mempunyai file back-upnya

3. Proteksi sistem dengan mengguknakan “passsword” jadi tidak sembarang orang bisa mengakses data.

4. Perlu adanya pengecekan terhadap data yang akan di input ke dalam komputer sebelum dilakukan penyusunan laporan untuk mengurangi kesalahan.

5. Meskipun telah menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, tetap perlu adanya sumber daya manusia yang baik pula atau tenaga ahli untuk menangani sistem baru yang akan diterapkan.

6. Perawatan terhadap Hardware dan Software harus dilakukan secara berkala agar kelayakan sistem yang baru diterapkan tetap terjaga.

19

TERIMAKASIH