Presentasi Bab 6 Kelompok 9

Project Time ManagementKelompok 9Marsya Dyasthi Putri (0906636913)Mohamad Fauzi Rachman (0906636876)Yunisa Vaditasari (0906637020)

Manajemen WaktuManajemen Proyek Waktu adalah semua hal tentang rekaman waktu yang dihabiskan oleh orang-orang pada sebuah proyek. Untuk merekam waktu yang dihabiskan, tim melaksanakan Proses Manajemen Waktu Proyek. Proses perekaman waktu ini melibatkan waktu yang dihabiskan untuk menggunakan Timesheet, proses waktu membantu manajer mengetahui tugas-tugas telaah bekerja, pada, kapan dan berapa lama yang digunakan.

Manfaat Proses Manajemen Waktu Proyek

1• Menempatkan proses untuk waktu

perekaman dalam proyek

2• Menggunakan timesheet untuk memantau

waktu yang dihabiskan oleh staf

3• Mengidentifikasi dan menyelesaikan

masalah manajemen waktu

4• Rencana Proyek Up To Date setiap saat

The Overview

Time Management Processes

Proses Project Phase Key Deliverables

Define Activities Planning Activity List, Milestone list

Sequence Activities Planning Project Schedule network diagrams

Estimate Activity Resources Planning Activity resource requirements,Resource breakdown structure

Estimate Activity Durations Planning Activity duration estimates

Develop Schedule Planning Project Schedule

Control Schedule Monitoring and Controlling Work Performance measurements,Change Requests

Define Activities

Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun

Define Activities ProcessInputs Tools and Technique Outputs

Scope baseline Decomposition Activity list

Enterprise environmental factors

Rolling wave planning Activity attributes

Organizational process assets Templates Milestone list

Expert judgment

Define Activities; Inputs1. Lingkup Dasar Proyek

Deliverable proyek, kendala, dan asumsi didokumentasikan dalam lingkup dasar proyek dianggap eksplisit selagi mendefinisikan kegiatan.

2. Faktor Lingkungan PerusahaanDapat mempengaruhi proses penentuan kegiatan, tetapi tidak terbatas pada PMIS (Project Management Information System).

3. Aset Proses OrganisasiMempengaruhi proses penentuan kegiatan, tetapi tidak terbatas pada:a. Rencana aktivitas formal dan informal aktivitas, tekait kebijakan, prosedur, dan pedoman.b. Pengetahuan dasar pelajaran yang telah dipelajari yang mengandung informasi historis mengenai daftar aktivitas yang digunakan proyek sebelumnya yang mirip.

Define Activities; Tools and Technique

1. DekomposisiProses pendefinisian proyek mendefinisikan output akhir sebagai sebuah aktivitas, bukan deliverable. Daftar aktivitas, WBS, dan kamus WBS dapat dikembangkan baik secara berurutan atau bersamaan, dengan WBS dan kamus WBD menjadi dasar untuk pengembangan dari daftar aktivitas akhir.

2. Rolling Wave PlanningBentuk dari elaborasi progresif di mana pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu dekat direncanakan secara rinci dan pekerjaan di masa depan direncanakan pada tingkat tinggi dari WBS.

3. TemplatesDaftar aktivitas standar atau sebagian dari daftara aktivitas dari proyek sebelumnya dapat berguna sebagai template untuk proyek selanjutnya. Informasi atribut aktivitas yang berhubungan dapat mengandung informasi deskriptif lainnya yang berguna untuk mendefinisikan aktivitas. Template dapat digunakan pula untuk jadwal milestone.

4. Penilaian ahli

Define Activities; Outputs1. Daftar Aktivitas

Daftar aktivitas kpmprehensif yang mengandung semua jadwal aktivitas dalam proyek. Yang termasuk pengenalan aktivitas proyekdan lingkup dari deskripsi pekerjaan untuk setiap pekerjaan dengan detail yang cukup agar setiap member tim proyek mengerti pekerjaan apa yang diperlukan untuk dapat terselesaikan.

2. Atribut AktivitasMemperpanjang deskripsi dari aktivitas dengan mengidentifikasi komponen-komponen terasosiasi dari setiap aktivitas.

3. Daftar MilestoneMilestones merupakan sebuah penyelesaian dari suatu tindakan penting. Milestones adalah kejadian penting yang dapat terjadi dalam sebuah proyek, dan tidak memiliki durasi. Milestones unik untuk setiap proyek. Milestones dapat terjadi pada akhir dari sebuah paket kerja dalam WBS dan dapat termasuk dalam jadwal proyek. Dalam pekerjaan konstruksi, milestones sering digunakan sebagai suatu titik dalam proyek dimana suatu pembayaran dibuat. Sebuah milestone dapat terjadi di akhir tahapan kerja pada WBS dan dimasukkan sebagai hal yang dapat diperhitungkan dalam rencana dasar. Milestones umum pada proyek sebaiknya dimasukkan pada jadwal umum.

Sequence Activities

Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan.

Sequence Activities ProcessInputs Tools and Techniques Outputs

Project scope statement Precedence diagram method (PDM) or AON Project schedule network diagrams

Activity List Applying leads and lags Project document updates

Activity attributes Schedule Network Templates

Milestone list Dependency determination

Organizational process assets

Sequence Activities; Inputs

1. Pernyataan Lingkup ProyekMengandung deskripsi lingkup produk yang termasuk karakteristik produk yang dapat mempengaruhi pengurutan aktivitas.

2. Daftar Aktivitas

3. Atribut Aktivitas

4. Daftar Milestone

5. Aset Proses OrganisasiDapat mempengaruhi proses pengurutan, tetapi tidak terbatas pada berkas proyek dari pengetahuan dasar perusahaan yang digunakan untuk metodologi penjadwalan.

Sequence Activities; Tools and Technique

1. Precedence Diagramming Method (PDM)Metode pembuatan diagram jaringan kerja proyek menggunakan simbol kotak sebagai representasi antivitas proyek. Metode ini lebih memperlihatkan hubungan waktu. Pada PDM, aktivitas dinyatakan dalam bentuk kotak dan hubungan antar aktivitas dinyatakan dengan anak panah. Metode ini lebih jelas dalam menggambarkan bentuk hubungan antar aktivitas. Metode PDM juga lebih banyak diadopsi pada tool-tool manajemen proyek

0 Ilustrasi PDM:

Terdapat 4 bentuk ketergantungan pada metode PDM, yaitu :0Finish-to-start (FS) ; Suatu aktivitas tidak dapat dimulai

selama aktivitas sebelumnya belum berakhir.0Start-to-start (SS) ; Suatu aktivitas tidak dapat dimulai

selama aktivitas lain belum dimulai.0Finish-to-finish (FF) ; Suatu aktivitas tidak dapat diakhiri

selama aktivitas lain berakhir.0Start-to-Finish (SF) ; Suatu aktivitas tidak dapat diakhiri

selama aktivitas A belum dimulai

2. Dependency DeterminationsTerdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.

0 Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies)ketergantungan yang tidak dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.

0 Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies)ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.

0 Ketergantungan Eksternal (External Dependencies)ketergantungan antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.

3. Menerapkan Leads and LagsDiperlukan dalam rangka menggambarkan hubungan antara kegiatan proyek untuk lebih akurat. Misalnya, hubungan antara dua kegiatan proyek mungkin bahwa satu adalah pendahulunya (perlu dilakukan sebelum kegiatan penggantinya) dan kegiatan lainnya adalah penerus (itu terjadi setelah pendahulunya).

4. Template Jaringan JadwalDigunakan untuk mempercepat persiapan dari jaringan dari aktivitas proyek.

Sequence Activities; Outputs

1. Diagram Jaringan Jadwal ProyekMerupakan tampilan skematik dari jadwal aktivitas proyek dan hubungan logis antara mereka. Dapat dibuat secara manual atau menggunakan software. Dapat memasukkan detail proyek secara keseluruhan, atau hanya satu atau lebih rangkuman aktivitas.

2. Update Dokumen ProyekDapat diperbarui, tetapi tidak terbatas pada daftar aktivitas, atribut aktivitas, dan resiko register

Perkiraan Sumber Daya Kegiatan

0 Definisi :Proses dalam

memperkirakan tipe dan kuantitas material, manusia, peralatan, atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap kegiatan

Faktor yang mempengaruhi perkiraan sumber daya kegiatan

1. Daftar Kegiatan2. Atribut Aktivitas3. Kalendar Sumber Daya4. Faktor Lingkungan Perusahaan5. Aset Proses Organisasi

1. Ahli penilaian2. Analisis alternatif3. Mengestimasi data yang sudah diterbitkan4. Bottom-up Estimating5. Software manajemen proyek

Persyaratan Sumber Daya KegiatanResource Breakdown StructtureUpdate dokumen proyek

Materials

Site Condition

Tools & Equipment

Basic References & Personal Intuition

Experience from theLast Project

Try & Error to MatchRequirement

Standard Manhours &Work Unit

ProductivityConstraint

Status & Update

INPUTTOOLS &

TECHNIQUESOUTPUT

Estimasi Diagram Alir Data Sumber Kegiatan

Inputs

0 Daftar Kegiatan Mengidentifikasi aktifitas yang perlu sumber daya.

0 Atribut Aktifitas

Dikembangkan selama penetapan kegiatan dan urutan pross kegiatan yang memberikan masukan data primer untuk digunakan dalam memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan dalam daftar kegiatan.

0 Kalendar SumberInformasi dimana sumber-sumber (orang, peralatan, material) berpotensi tersedia selama periode kegiatan yang direncanakan, digunakan untuk mengestimasi pemanfaatan sumber daya. Menspesifikasi kapan dan berapa lama sumber daya proyek yang diidentifikasi dapat tersedia selama proyek berlangsung

0 Enterprise Environment Factorsdapat mempengaruhi estimasi proses aktivitas sumber daya tetapi tidak terbatas pada ketersediaan sumber daya dan keterampilan

0 Aset Proses Organisasidapat mempengaruhi estimasi proses aktivitas sumber daya tetapi tidak terbatas pada :

1. Kebijakan dan prosedur tentang kepegawaian

2. Kebijakan dan prosedur terkait dengan penyewaan dan pembelian persediaan dan peralatan

3. Informasi bersejarah tentang tipe-tipe sumber yang digunakan untuk pekerjaan yang sama pada proyek sebelumnya

Inputs

Tools and Techniques

0 Expert Judgement sering diperlukan untuk menilai sumber daya yang berhubungan dengan input untuk proses ini. Grup atau orang dengan dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan sumber daya dan memperkirakan dapat menyediakan keahlian tersebut.

0Analisis Alternatif Metode pemenuhan alternatif termasuk menggunakan berbagai tingkatan dari kemampuan sumberdaya, perbedaan ukuran dan tipe dari mesin dan peralatan, dan keputusan buat-atau-beli tentang sumber daya


0 Mengestimasi data yang sudah diterbitkan beberapa perusahaan secara rutin menerbitkan update tingkat produksi dan unit biaya sumber daya untuk cakupan yang luas dari tenaga kerja perdagangan, material, dan peralatan untuk berbagai negara dan lokasi geografis dalam negara.

0 Bottom-up Estimating ketika aktifitas tidak dapat diperkirakan dengan tingkat kepercayaan yang wajar, pekerjaan di dalam kegiatan tersebut dirinci lebih detail. estimasi ini kemudian dikumpulkan menjadi kualitas total untuk masing-masing sumber daya kegiatan ini

0 Software Manajemen Proyek mempunyai kemampuan untuk membantuk merencanakan, mengatur, dan menngelola sumber daya. Hal ini bergantung pada kecanggihan software, sumber kerusakan struktur, ketersediaan sumber daya, tingkatan sumber daya dan berbagai kalendar sumber daya yang dapat diartikan untuk membantu dalam mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya.


Output

0 Persyaratan Sumber Daya Aktifitas

Output dari estimasi proses sumber daya aktifitas mengidentifikasi tipe dan kuantitad dari sumber daya yang ada di setiap aktifitas dalam paket kerja. Persyaratan ini dapat dikumpulkan untuk menentukan sumber daya yang diestimasi untuk setiap paket kerja.

0 Sumber Kerusakan Struktur

Struktur hierarkis dari identifikasi sumber daya oleh kategori dan tipe sumber daya0Update Dokumen Proyek tidak terbatas pada daftar aktifitas, atribut aktifitas, kalendar sumber daya.

Mengestimasi Durasi Aktivitas

0Proses mendekati jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu dengan sumber daya yang diperkirakan

0Proses estimasi sangat kompleks karena durasi kegiatan dipengaruhi oleh banyak variabel pada tahap perencanaan. Beberapa variabel ini termasuk ketersediaan staf, tingkat keahlian dari orang yang bertugas pada pekerjaan tertentu, kejadian yang tidak diduga, efisiensi waktu kerja, kasalahan dan kesalahpahaman selama proses pengembangan proyek.

Faktor yang mempengaruhi perkiraan durasi aktivitas

1. Daftar Aktivitas

2. Atribut Aktivitas

3. Kebutuhan Aktivitas

Sumber Daya

4. Kalendar Sumber

5. Pernyataan Lingkup

Proyek

6. Perusahaan Faktor

Lingkungan

7. Aset Proses Organisasi

1. Ahli Penilaian

2. Perkiraan Analog

3. Perkiraan Parametrik

4. Estimasi 3-titik

5. Analisi Cadangan

Estimasi Durasi Aktivitas dan

Update Dokumen Proyek

Materials

Site Condition

Tools & Equipment

Basic References & Personal Intuition

Experience from theLast Project

Try & Error to MatchRequirement

Standard Manhours &Work Unit

ProductivityConstraint

Status & Update

INPUTTOOLS &

TECHNIQUESOUTPUT

Estimasi Diagram Alir Data Sumber Aktifitas

INPUTS0Daftar Aktifitas0Atribut Aktifitas0Kebutuhan Aktivitas Sumber

Dayaakan menimbulkan dampak durasi aktivitas. Sejak sumber daya digunakan pada suatu aktivitas dan secara signifikan berpengaruh thd durasi seluruh kegiatan.0Kalendar Sumber

0 Pernyataan Lingkup Proyek : asumsi tidak terbatas pada condisi eksisting, ketersediaan informasi, dan panjang periode pelaporan. Kendala tidak terbatas pada ketersediaan sumber daya ahli dan persyaratan.

0 Faktor Lingkungan Perusahaan mempengaruhi estimasi proses durasi kegiatan, tetapi tidak terbatas pada durasi perkiraan database dan data lain, produktivitas metriks, informasi komersil yang sudah diterbitkan

0 Asset Proses Organisasi

INPUTS


0 Ahli Penilaian dapat menyediakan informasi perkiraan durasi atau durasi maksimum aktivitas yang direkomendasikan dari proyek yang sama sebelumnya. 0 Perkiraan analogis

parameternya yaitu durasi, budget, ukuran, berat, kompleksitas dari proyek sebelumnya yang serupa sebagai basis untuk memperkirakan parameter yang sama dari proyek yg akan datang

0Perkiraan Parametrik menggunakan hubunga statistik antara data historis dan variabel lain untuk menghitung estimasi untuk parameter aktivitas, seperti harga, budget, dan durasi


0 Estimasi 3 Titik: Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk membuat estimasi tiga-titik:

1. Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis, rata-rata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis

2. Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan simulasi Monte Carlo0 Analisis Cadangan

Output

0 Perkiraan Durasi Aktivitas : penilaian kuantitatif dari jumlah kemungkinan periode kerja yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. Contoh :

1.2 minggu +/- 2 hari untuk mengindikasi kegiatan akan berlangsung +/- 8 hari atau lebih dari 12

2.15% probabilitas melebihi 3 minggu untuk mengindikasi kemungkinan tinggi-85%- aktivitas tersebut akan berlangsung 3 minggu atau kurang

0 Update Dokumen Proyek

Develop Schedule

Input

Activity ListActivity AtributesProject Schedule Diagram NetworkActivity Resource RequirementsResource calendarsActivity Duration EstimatesProject Scope StatementEnterprise Environmental FactorsOrganizational Assets


Schedule Network AnalysisCritical Path MethodCritical Chain MethodResource LevelingWhat-If scenario AnalysisApplying Leads and LagsSchedule CompressionScheduling Tool

Output

Project ScheduleSchedule baselineSchedule DataProject Document Updates

0Tujuan utama adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang akan menjadi dasar pengawasan berjalanya

0Alat dan teknik penting mencakup : Gantt charts, PERT analysis, critical path analysis, and critical chain scheduling

Tools and TechniquesSchedule Network AnalysisCritical Path MethodCritical Chain MethodResource LevelingWhat-If scenario AnalysisApplying Leads and LagsSchedule CompressionScheduling Tool

0Contoh GANTT CHARTS0 Gantt charts memberikan format

standar untuk menampilkan informasi jadwal proyek berupa daftar aktivitas-aktivitas proyek dan tanggal mulai dan selesai terkait dalam format kalender

0 Simbol-simbol:0Belah Ketupat Hitam: milestones or

significant events on a project with zero duration

0Batang Hitam Tebal: summary tasks0Batang Horisontal Lebih Terang: tasks0Panah: ketergantungan tasks


0Milestones adalah kejadian signifikan dalam proyek yang normalnya punya durasi 0

0Sample Tracking Gantt Chart


Milestones should be:

Specific

Measurable

Assignable

Realistic

Time-framed

0 CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek untuk memprediksi durasi proyek total

0 Jalur kritis untuk suatu proyek adalah rangkaian aktivitas yang menghasilkan total waktu paling awal agar proyek bisa selesai

0 Jalur kritis adalah jalur paling panjang dalam diagram jaringan dan mempunyai jumlah slack yang paling kecil

0 Notes:0 Jalur kritis bukanlah jalur dimana semua

aktivitasnya kritis, yang menjadi pertimbangan hanyalah lama waktu.

0 Jalur kritis bisa lebih dari satu jika panjang (lama) dari dua atau lebih jalur sama

0 Jalur kritis bisa berubah seiring dengan perkembangan proyek


Jika satu atau lebih aktivitas dalam jalur kritis memakan waktu lebih lama dari rencana, keseluruhan jadwal proyek akan mundur jika tidak dilakukan langkah perbaikan(koreksi)

0Mengetahui jalur kritis dapat membantu membuat kompromi jadwal

0Free slack or free float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda tanpa menunda waktu dimulainya aktivitas berikutnya

0Total slack or total float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda waktu mulainya tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek yang direncanakan

0A forward pass through the network diagram determines the early start and finish dates

0A backward pass determines the late start and finish dates

OutputProject ScheduleSchedule baselineSchedule DataProject Document Updates

Control ScheduleInput

Project Management PlanProject ScheduleWork Performance InformationOrganizational Process Assets


Performance ReviewVariance AnalysisProject Management SoftwareResource LevelingWhat-if Scenario AnalysisAdjusting Leads and LagsSchedule CompressionScheduling Tool

Output

Work Performance MeasurementsOrganizational Process Assets UpdatesChange RequestsProject Management Plan UpdatesProject Document Updates

Tujuan adalah untuk mengetahui status dari jadwal, pengaruh faktor-faktor yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika mereka terjadi.

0Lakukan cek realisasi terhadap jadwal

0Siapkan kontinjensi (langkah antisipasi)

0 Jangan merencanakan semua orang bisa kerja 100% kapasitas setiap waktu

0Lakukan meeting progres proyek dengan stakeholder dan komunikasikan isu terkait jadwal dengan jelas dan jujur

Tools and TechniquesPerformance ReviewVariance AnalysisProject Management SoftwareResource LevelingWhat-if Scenario AnalysisAdjusting Leads and LagsSchedule CompressionScheduling Tool

0Review jadwal rancangan atau tanggal penyelesaian diperkirakan pada piagam proyek.

0Siapkan jadwal yang lebih rinci dengan tim proyek.

0Pastikan jadwal yang realistis dan diikuti.

0Peringatkan manajemen puncak baik di muka jika ada masalah jadwal.

Tools and TechniquesPerformance ReviewVariance AnalysisProject Management SoftwareResource LevelingWhat-if Scenario AnalysisAdjusting Leads and LagsSchedule CompressionScheduling Tool

0 Strong leadership helps projects succeed more than good PERT charts do.

0 Project managers should use:

0 Empowerment

0 Incentives

0 Discipline

0 Negotiation

0 Software untuk memfasilitasi komunikasi membantu orang pertukaran jadwal-informasi terkait.

0 Keputusan model dukungan membantu menganalisis trade-off yang dapat dibuat.

0 Proyek perangkat lunak manajemen dapat membantu dalam bidang manajemen waktu yang berbeda.

OutputWork Performance MeasurementsOrganizational Process Assets UpdatesChange RequestsProject Management Plan UpdatesProject Document Updates

Features Related to Project Time Management

Presentasi Bab 6 Kelompok 9

Documents

Transcript of Presentasi Bab 6 Kelompok 9