Peran PR dalam organisasi

Referensi Strategic Public Relations Bab 5 Corporate Public Relations (Kim Harrison)

Isi presentasi • Struktur PR dalam organisasi

• Persepsi tentang PR

• Membangun unit PR efektif

• Peran strategis PR

Struktur PR dalam Organisasi • Unit PR dibutuhkan dalam organisasi yang besar dan kompleks

• Struktur unit PR tergantung dari : • Jenis industri

• Struktur organisasi

• Budaya

• Fokus bisnis perusahaan

• Umumnya berada di kantor pusat, namun tergantung besar kecilnya organisasi

• Contoh unit PR dalam organisasi PT X di Indonesia mengalami perubahan sesuai kebutuhan bisnis perusahaan

Contoh : Perkembangan fungsi PR dalam PT X

• Post IPO

• Focus on Marketing

Public Relations

• Became foreign company `

Investor Relations

Corporate Communicataions

Public Relations Investor Relations Internal

Communicatios

Corporate Communicataion

Public Relations

Posisi PR dibeberapa negara

Top Management : - Senior Manager : 57% Manager : 43%

Top Management : - Senior Manager : 30% Manager : 70%

Top Management : 3% Senior Manager : 23% Manager : 74%

Survey tentang PR • Perusahaan yang memiliki komunikasi internal yang baik memiliki ROI yang lebih

tinggi 47% (Watxon Wyatt, 2009)

• High correlation between high performing organization vs strong communication practices (Watxon Wyatt, 1999)

• Tidak memiliki skill dan pengalaman yang cukup . Lebih banyak berperan dalam kegiatan taktikal bukan strategis dan pembuat keputusan atau policy (Survey 5000 orang, J Grunig, 2006)

• Gagal memberikan kontribusi dalam “corporate strategic planning”(Survey Australian CEO, Steiner, 2001)

• CEO tidak menganggap PR sebagai fungsi penting (Survey New Zealand 200 perusahaah, Sterne, 2008)

• Perlu memiliki program komunikasi yang terukur dari aspek keuangan (Wright, 1998)

5 karakteristik unit PR yang efektif*

1. Memiliki program komunikasi yang berdasarkan KPI

2. Kontribusi dalam program strategis organisasi

3. Advisor komunikasi bagi top manajemen

4. Membangun komunikasi dan hubungan dengan stakeholder untuk mendapatkan “win win situation”

5. Mampu melakukan riset , formal dan informal, terkait kondisi organisasi, internal dan eksternal

* J.Grunig, 1992

1.Program komunikasi berbasis KPI

• Program PR align dengan rencana organisasi

• PR membantu unit operasional dan korporate mencapai tujuannya melalui komunikasi yang efektif • Komunikasi interpersonal

• Komunikasi grup

• Komunikasi organisasi

• Komunikasi dalam masyarakat

• Komunikasi adalah “shared responsiblity”

• PR adalah leader komunikasi dalam organisasi

Contoh : Membangun Komunikasi Organisasi Efektif

2. Kontribusi program strategis organisasi • Program strategsi perusahaan meliputi al.

• Marketing • Keuangan • Legal

• Kontribusi dalam program tidak terkait langsung komunikasi contoh: • Perubahan budaya • Reputasi • Disain organisasi • Dampak perubahan ekternal dan internal terhadap perusaan

• Sikap • Memahami bisnis , internal dan eksternal • Keluar dari comfort zone • Proaktif dan asertif

Contoh : Mendukung Product Launching

Contoh : Mendukung Program Efisiensi Perusahaan

3. Advisor bagi Top Manajemen • Mampu memberikan masukan yang tepat, di saat yang tepat, bagi top

manajemen , baik direksi dan komisaris

• Beberapa fungsi yang sering dibutuhkan al. • Crisis communication

• Komunikasi saat konfilik

• Kualitas komunikasi dengan top management menentukan reputasi PR

Contoh 5: Mendukung Komunikasi Saat Krisis

4.Membangun win-win dengan stakeholder • PR mendukung komunikasi stakeholder untuk mendukung rencana

perusahaan, yaitu :

• Melakukan konvergensi pesan sesuai misi dan program perusahaan

Contoh 4: Mendukung Inisiatif Corporate Governance

5. Researach based program

• Perencanaan PR dilakukan berbasiskan riset, internal dan eksternal

• Beberapa bentuk riset al: • Survey tahunan karyawan

• Annual media relations survey

• Reputation survey

• Spesific program survey taktikal

• PR aktif memberikan masukan atau membuat survey yang direncanakan

Contoh 6 : Memasukkan komunikasi sebagai topik dalam survey karyawan

Bisnis

Manajemen

Memahami politik organisasi • Komunikasi, adalah formal dan informal

• Politik organisasi adalah suatu hubungan informal, beberapa individu atau grup, yang mempengaruhi pengambilan keputusan

• Berbagai “kekuatan” dalam organisasi dilihat dalam hal: • sumber daya • skill teknis • pengetahuan • kinerja • posisi dalam organisasi • akses ke top management

• Perlu membangu “kekuatan” PR melalui reputasi yang excellence

Hubungan konstruktif dengan top management • Menjadi advisor komunikasi yang efektif – loyalitas, kredible dan

mampu menggunakan “tone of CEO”

• Dukungan PR bagi top management: • Membuat target komunikasi bagi top management

• Tingkatkan skill komunikasi

• Perluas networking

• Tingkatkan kualitas komunikasi dengan internal, pemegang saham

• Kenali “dominant coalition” di internal

• Dukungan “new CEO” dan transisi saat “CEO depart”

3 tips bagi praktisi PR dalam organisasi

Good manager

Leader in communications

Proactive to support strategic programs

TERIMAKASIH.