KELOMPOK 3Mochammad Khoirul Muhib (13080314026)David Chandra A. W. (13080314056)Moch. Richy Cahya Putra(13080314058)Ahmad Noor Fuadi (13080314076)

Manajemen Perkantoran

BAB 3ORGANISASI PERKANTORAN

Pengertian Organisasi Perkantoran

Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi dan melangsungkan kegiatannya untuk, menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi untuk mencapai tujuan kantor.

ORGANISASI PERKANTORAN (OFFICE ORGANIZATION)

Pengorganisasian Terhadap Office ServiceDalam pengertian yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang utuk mencapai tujuan tertentu.

Organisasi juga suatu sistem. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerjasama, dan tujuan tertentu.

Ciri-Ciri OrganisasiMenurut Amitai Etzioni pada umumnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri sebagai berikut :1.Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan dan tanggung jawab komunikasi yang merupakan bentuk-bentuk pembagian kerja yang tidak dipolakan begitu saja.2.Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengerahkan organisasi untuk mencapai tujuannya.3.Penggantian tenaga, dalam hal ini tenaga yang dianggap tidak bekerja sebagaimana tidak diharapkan, dapat diganti oleh tenaga lain.

Karakteristik Organisasi1. Kolektifitas sekelompok orang yang

bekerjasama.2. Atas dasar proses interaksi hubungan kerja.3. Berdasarkan pembagian kerja.4. Yang ditentukan oleh otoritas yang tersusun

secara hierarkis dalam strukturisasi fungsi dan peranan, untuk mencapai tujuan.

Unsur-Unsur Organisasi1. Tujuan, yaitu arah atau sasaran yang hendak dicapai.2. Spesialisasi, yaitu pembagian atau pengelompokan kerjaan

dalam berbagai bidang berdasarkan kepentingan.3. Tingkatan atau jenjang, yaitu berhubungan dengan tingkat-

tingkat wewenang yang membedakan antara peranan atasan dan bawahan.

4. Koordinasi, yaitu penyelarasan dari pada kegiatan-kegiatan antar bidang.

5. Autoritas atau kewenangan, yaitu hak yang sah (legal) dan resmi (official) dimiliki seseorang dalam bertindak untuk memerintah, menggerakkan atau memaksa orang lain untuk melaksanakan suatu kerjaan.

Struktur OrganisasiBeberapa hal penting dalam suatu struktur organisasi yaitu :1.Spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tanggung jawabnya).2.Standarisasi (perlu adanya suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu).3.Koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama antara tiap bagian).4.Mekanisme pengambilan keputusan (dengan pemustan wewenang pada satu pimpinan pusat (sentralisasi).5.Unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan tertentu.

Lanjutan...Ada beberapa struktur organisasi, diantaranya adalah :A. Organisasi lini (garis lurus)

Organisasi lini atau garis lurus merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Ciri utama organisasi lini adalah jabatan-jabatan yang tercantum di dalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik.

Lanjutan...B. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini.

Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran

Dalam hubungan dengan organisasi keseluruhan maka pengorganisasian perkantoran dapat memakai asas Sentralisasi atau Desentralisasi.1. Asas Sentralisasi

Dalam asas ini pekerjaan perkantoran dalam organisasi dilakukan oleh sebuah satuan oganisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif.

Lanjutan...2. Asas Desentralisasi

Berdasarkan asas ini masing masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas pokoknya juga melakukan kerja ketatausahaan (pekerjaan perkantoran) yang terdapat dalam lingkungan sendiri.

Jabatan Sekretaris dan Unit SekretariatPada pokoknya sekretariat adalah satuan

organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian, keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.

Lanjutan...Dengan perkembangan jabatan sekretaris

yang begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut “secretaryship” atau kesekretriatan merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.

Thank You