Ppsi pertemuan-2

PERTEMUAN 2 : PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK

Proyek Pengembangan Sistem Informasi

outline

kerangka kerja manajemen proyekstruktur organisasi dalam proyeksiklus hidup proyektahapan proyek

Frame of Organizations

05/01/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

3

Structural frame:- Fokus pada roles dan responsibilities, koordinasi dan kontroling.- Diagram organisasi membantu mendefinisikan frame ini

Human resources frame: - fokus pada penyediaan harmoni antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan personil

Political frame:Asumsi organisasi adalah koalisi yang tersusun dari variasi individu dan keinginan grup. Konflik dan power adalah kuncui isu yang berkembang

Symbolic frame:Fokus pada simbol dan makna dari event. Budaya menjadi hal yang penting

Struktur Dasar Organisasi

Organisasi FungsionalOrganisasi ProjectizedOrganisasi Matriks


4

Organisasi Fungsional

anggota staf di kelompokkan berdasarkan spesialisasi atau fungsinya


5

Organisasi Projectized

Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek


6

Organisasi Matriks

Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik organisasi fungsional dan peran PM sebagai koordinator atau yang membelanjakan untuk proyek

Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM, tetapi tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek dan pembiayaan proyek

Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari organisasi projectized dan PM punya waktu tak terbatas dengan banyak wewenang dan staf administrasi proyek yang full-time


7

Organisasi Weak Matrix


8

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Balanced Matrix


9


Organisasi Strong Matrix


10


Struktur Organisasi mempengaruhi proyek


11

Tipe Organisasi

Karakteristik ProyekFungsional

MatrikProjectized

Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix

Wewenang Manajer Proyek Kecil atau Tidak ada Terbatas Sedikit s/d

ModeratModerat s/d

BesarBesar s/d

Hampir total

Persentase personel yang ditunjuk organisasi untuk berkerja dalam proyek secara full-time

Senyatanya tidak ada 0-25% 15-60% 50-95% 85-100%

Peran Manajer Proyek Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time Full-time

Nama yang sesuai dengan Peran Manajer Proyek

Koordinator Proyek/Project

Leader

Koordinator Proyek/Project

Leader

Manajer Proyek/Project

officer

Manajer Proyek/Manajer

Program

Manajer Proyek/Manajer

Program

Staff Administrasi Manajemen Proyek Paruh waktu Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time

Diskusi

Sebutkan struktur organisasi yang diterapkan pada kasus-kasus berikut Fungsional Matriks Projectized


12

Case 1

We’re looking for someone who can work with our development manager to deliver our products on time. We have a good programming team; they just need a little encouragement to meet their deadlines. You’ll be expected to keep really good status meeting notes. If you run into any trouble with the team, just kick it back to the Development Manager, and she’ll address the problem

Fungsional


13

Case 2

We need someone who can manage the whole effort, start to finish. You’ll need to work with the client to establish goals, choose the team, estimate time and cost, manage and track all of your decisions, and make sure you keep everybody in the loop on what’s going on. We expect the project to last six months

Projectized


14

Case 3

We have a project coming up that’s needed by our customer service team. The project is a real technical challenge for us, so we’ve assembled a team of top-notch programmers to come up with a good solution. We need a project manager to work with the programming manager on this one. You would be responsible for the schedule, the budget, and managing the deliverables. The programming manager would have the personnel responsibilities

Matriks


15

Case 4

Most of the work you’ll be doing is contract work. You’ll put together three different teams of software engineers, and you’ll need to make sure that they build everything our customer needs. And don’t forget: you’ve got to stay within budget, and it’s got to be done on time! It’s a big job, and it’s your neck on the line if things go wrong. Can you handle that?

Projectized


16

Project Management Office (PMO)

Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik, projectized), PMO seharusnya berada diantara tingkat projek manajer dan tingkat chief executive, atau kata lain “manajer dari manajer proyek”

Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik pada proyek tertentu, dan pemformalan wewenang manajer proyek tertentu


17

Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)

Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal sampai akhir proyek

Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya


18

Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup Proyek


19

Standar Manajemen Proyek

PRINCE 2StepWisePMBOKMicrosoft Solution Framework

(MSF)


20

Kerangka Kerja Manajemen Proyek


21

Stakeholder ProyekStakeholder adalah individu atau organisasi yang

aktif terlibat dalam proyek, atau siapa saja yang bisa dipengaruhi oleh hasil penyelesaian proyek atau eksekusi proyek

Stakeholder meliputi: Manajer Proyek Pelanggan/pengguna Organisasi Pelaksana Anggota tim proyek Tim manajemen proyek Sponsor Influencer (orang-orang yang berpengaruh) Kantor manajemen proyek


22

9 Area Pengetahuan (9 Knowledge Area)

Knowledge areas describe the key competencies that project managers must develop 4 core knowledge areas lead to specific project

objectives (scope, time, cost, and quality) 4 facilitating knowledge areas are the means

through which the project objectives are achieved (human resources, communication, risk, and procurement management)

1 knowledge area (project integration management) affects and is affected by all of the other knowledge areas


23

Teknik dan sarana manajemen proyek

Teknik dan sarana manajemen proyek membantu manajer proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek

Beberapa contoh yang spesifik seperti Project Charter dan template WBS (scope) Gantt chart, network diagram, critical path

analysis, PERT (time) Cost estimates dan earned value

management/analisis performance proyek (cost)05/01/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

24

Tahapan Manajemen Proyek Proses inisialisasi (Initiating process) Proses perencanaan (Planning process) Proses eksekusi (Executing process) Proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring

and controlling process) Proses penutupan (Closing process)


25

Interaksi Antar Kelompok Proses


26

Overlapping kelompok proses


27

Hubungan antara kelompok proses dengan area pengetahuan


28

Proses Inisiasi (Project Initiation)

Memberikan gambaran global suatu proyekTujuan:

Menunjuk atau menetapkan manajer proyek Menentukan tujuan proyek secara rinci Mengidentifikasi stakeholder Menentukan kriteria keberhasilan proyek Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber

daya, asumsi, dan batasan proyekOutput berupa :

Penugasan PM Identifikasi stakeholder Project charter+business case


29

Project Charter• Pembuatan project charter kadang-kadang

didahului dengan usulan proyek atau proposal proyek sbb

Project Charter

Proses Perencanaan (Project Planning) Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah dibuat pada proses inisiasi Tujuan:

Mendefinisikan ruang lingkup proyek Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek Menentukan dana yang dibutuhkan proyek Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah personil untuk pelaksanaan

proyek Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi acuan proyek

Output : Kontrak tim Scope statement Work breakdown structure (WBS) Gantt chart (jadwal proyek) Daftar resiko


32

Ex : gantt chart

Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project Execution)

Tindak lanjut dari proses perencanaan yang sudah didokumetasikan

Tujuan: Merealisasikan perencanaan proyek Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga

mengoptimalkan sumber daya yang ada Merealisasikan perubahan perencanaan proyek

Output : Sasaran Project tercapai


34

Proses Pengontrolan (Project Controlling)

Mengontrol setiap langkah pelaksanaan proyek apakah sudah sesuai dengan yang telah ditentukan

Tujuan: Memastikan pencapaian tujuan proyek sesuai

dengan target yang telah ditentukan Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan

estimasi dan rencana awalOutput :

Status Progress reports


35

Tugas kelompok

Setiap kelompok akan membuat satu company profile dengan CMS

Untuk awal buat berdasarkan fase initial dan planning dari tahapan manajemen proyek

Pekan depan dipresentasikamKirim email : [email protected]

dengan format : PPSI_TK01_JUDULBlog : ai12.wordpress.com

mailto:[email protected]

Tugas individu

Cari dan jelaskan standar management project berikut, sebutkan kelebihan dan kekurangannya PRINCE 2 StepWise PMBOK Microsoft Solution Framework (MSF)

Print dan kumpulkan pekan depan

Ppsi pertemuan-2

Education

Transcript of Ppsi pertemuan-2