Prosedur, Instruksi Kerja, dan Daftar Tilik

PENGERTIANPROSEDUR MUTU:

Dokumen sistem manajemen mutu yang isinya menjelaskan mekanisme tentang bagaimana suatu proses atau kegiatan yang melibatkan lebih dari satu bagian/ unit/ profesi, dilaksanakan secara terkendali dan konsisten dalam upaya mencapai suatu tujuan yang direncanakan

Prosedur Kerja :Gambaran umum untuk karyawan tentang cara kerja (langkah,tata urutan kerja) yang harus dilakukan, yang dapat dipakai sebagai pegangan bila terjadi perubahan staff dan dapat digunakan untuk menilai efektifitas suatu sistemMelalui penerapan prosedur secara konsisten dan dilakukan penilaian secara berkesinambungan akan dapat dideteksi kelemahan sistem apakah karena faktor manusia atau perubahan dalam sistem pelayanan

Syarat-syarat prosedur kerjaDiawali dg identifikasi kebutuhanDitulis oleh yang melakukan Komitmen thd prosedurDicatat dan ditanggapiJelas, ringkas, dan dapat dilakukanMerupakan flow-chart dari suatu kegiatan

Ciri-ciri prosedur yang baikTidak menggunakan kalimat majemukMengenal dengan jelas siapa yang melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapaMenggunakan bahasa yang dikenal oleh pemakaiMerupakan flow-charting dari proses kegiatan

Langkah-langkah penyusunan prosedurTentukan proses yang akan disusun prosedurnyaIdentifikasi kegiatan-kegiatan pd proses tsbGambar flow-chart proses tsb (makro atau mikro, dlm mikro flow-chart kegiatan diurai dalam kerja yang lebih rinci)Tuliskan prosedur dengan format yang disepakati / DipersyaratkanMencakup lintas fungsi

Beberapa istilah yang digunakanSOP (Standard Operating Procedure)Prosedur tetap (protap)Prosedur kerjaProsedur tindakanProsedur penatalaksanaanPetunjuk pelaksanaanPetunjuk teknis,Prosedur mutuProtokol klinik (standar tehnis pelayanan)Clinical pathway (algorithme)

Jenis SOPSOP pelayanan profesi: mengatur tata cara penanganan terhadap pasien:SOP untuk aspek keilmuan: proses kerja untuk diagnosis dan terapi (contoh: biopsi, dsb)SOP untuk aspek manajerial: proses kerja menunjang keilmuan dan pelayanan pasien non keilmuan (contoh: prosedur konsul)SOP administrasi: mengatur tata kerja kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja (contoh: prosedur mutasi pegawai)

Prosedur KerjaJudul Prosedur : Penanggung JawabNo. Kode : Disiapkan Diperiksa DisahkanNo. Revisi :Tgl.Mulai berlaku:Jumlah Halaman :

1. TUJUAN:2. LINGKUP APLIKASI:3. REFERENSI:4. DEFINISI:5. DIAGRAM ALIR (PROCES CONTROL FLOW)6. PROSEDUR:7. DOKUMEN TERKAIT:8. FORMULIR YANG DIGUNAKAN:9. ARSIP YANG DISIMPAN:10. CATATAN REVISI / PERUBAHAN:11. DAFTAR DISTRIBUSI:

ContohPk.

PENGERTIANINSTRUKSI KERJA:

Petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara terinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja/ pelaksana sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.

IK., satu unit/ bagian/ profesi.

Instruksi Kerja : Penanggung Jawab

Logo Nama Organisasi No. Kode : Disiapkan Diperiksa Disahkan No. Revisi : Tgl.Mulai berlaku : Jumlah Halaman :

1. Kebijakan,2. Tujuan,3. Refernsi4. Ruang lingkup,5. Penanggung-jawab,6. Masa berlaku,7. Definisi,8. Alat dan bahan,9. Langkah-langkah,10. Diagram alir,11. Dokumen terkait,12. Unit terkait,Rekaman historis

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

KebijakanDiisi kebijakan terhadap pemakaian/ penerapan IK ini.TujuanMenjelaskan tujuan mengapa IK ini disusunReferensiBuku/rujukan/pedoman/peraturan apa yang digunakan untuk acuan dalam menyusun IK iniRuang LingkupDimana IK ini digunakanPenanggungjawabSiapa yang bertanggung jawab terhadap penyelesaian kegiatan yang diatur dalam IKMasa berlakuKapan IK ini mulai diberlakukan sampai dengan kapan IK ini harus ditinjau kembaliDefinisiDiisi dengan pengertian-pengertian yang digunakan dalam IK ini yang perlu penjelasan, misalnya: nifas adalah, suntikan intra muscular adalah, dsbAlat dan Bahan1. Diisi dengan bahan-bahan atau alat untuk menyelesaikan kegiatan yang diatur dalam IKLangkah-langkah1.Diisi langkah-langkah kegiatan proses yang diatur dalam IK iniGambar/Diagram alir(gambarkan diagram alirnya)Hal-hal yang perlu diperhatikanHal-hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan kegiatan yang diatur dalam IK iniDokumen terkait1.Diisi dengan dokumen mutu (PK atau IK lain) yang terkait dengan IK iniUnit terkait1. Diisi dengan unit yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan yang diatur dalam IK ini (kalau ada)Formulir yang dipergunakanFormulir-formulir yang digunakan(bila ada),

NOISI PERUBAHANTANGGAL MULAI BERLAKU

Diagram Alir (Flow Chart):

- Ada dua macam flow chart :1. Makro Flow chart2. Mikro Flow chart

Makro flow chart :Menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan.Hanya mengenal satu simbol , bentuk balok :

Mikro flow chart :Menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro,Bentuk simbol :- Awal kegiatan = - Akhir kegiatan =

- Simbol Keputusan =

- Simbol Penghubung =YaTidak?

- Simbol Kegiatan =

Simbol Dokumen =

Simbul diarsipkan=

Bagan Alur Makro :KegiatanAKegiatanBKegiatanCKegiatanD

Bagan Alur Mikro :

?YaTidak2

Contoh Diagram Makro :Pasien DaftarPasienDiperiksaPasien Ke ApotikPasienMembayarPasienDatangPasienPulang

Contoh Diagram Alur Mikro :

PasienDatangPasienMendaftarPasien MenungguPasienDiperiksaPerluLab ?YaTidakPerluSuntik ?TidakYaPasienDiberi R/PasienDisuntikPasien beri pengantarPasienke Lab.2Pasienke ApotikPasienpulang

Work Sheet (Lembar Kerja)Langkah KegiatanSimbol Nomor

Contoh IKInjeksi IM.

Daftar tilikDaftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark). Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk prosedur yang kompleks. Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor prosedur, bukan untuk menggantikan prosedur itu sendiri.

Langkah-langkah menyusun daftar tilikIdentifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnyaGambarkan flow-chart dari prosedur tersebutBuat daftar kerja yang harus dilakukanSusun urutan kerja yang harus dilakukanMasukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentuLakukan uji-cobaLakukan perbaikan daftar tilikStandarisasi daftar tilik.

Daftar tilik (Check List)No.Urutan kegiatanYa Tidak TB

Compliance rate (CR) = Ya x 100 % Ya+Tidak

Format Prosedur:

Akreditasi RS ga ada perbedaan PK,IK, format yang dipakai, lampiran 4.d.

PRINSIP PK.,IK.Kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakanBuktikanTindak lanjuti

Pengendalian DokumenTidak ada ketentuan baku, prinsip konsisten.

Contoh:Pk/RI.Dlm/xx.Pk: prosedur kerja,Kesl: RI.Penyakit dalam,XX: dua digit nomor seri.

PRIORITAS PK., DAN IK.,Resiko tinggi,Volume tinggi,Rawan masalah,Biaya makin tinggi.Skor: 1- 10. masuk metrik.