IK Kegiatan Administrasi

download IK Kegiatan Administrasi

of 13

  • date post

    07-Jul-2018
  • Category

    Documents

  • view

    222
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of IK Kegiatan Administrasi

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    1/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    I.  TUJUAN

    -  Melaksanakan pekerjaan Administrasi Umum, Administrasi Keuangan dan

    Pengadaan Barang ( bahan & alat ) serta pengelolaan Kas Kecil guna mendukung

    kelancaran pelayanan di jajaran Seksi Rumah Tangga.

    -  Dapat menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja ( SPK ) sesuai yang diinginkan oleh

    User dengan baik.

    II.  DIFINISI

    A.  Sebagai Pedoman mengelola kegiatan Pelayanan :

     Adiminstrasi Umum

    Pengurusan / Pencatatan keluar  –   masuk surat  –   surat / dokumen ;

    mendistribusikan surat  –   surat / dokumen yang telah didisposisi oleh Kepala

    Seksi Rumah Tangga :

    1.  

    Pengetikan surat  – 

     surat intern/extern

    2.  

    Proses pembuatan SPB/Notifikasi

    3.  

    Proses / pengetikan SPMRD ( Surat Keterangan Menempati Rumah Dinas )

    4.  

    Proses pemberangkatan rekreasi pegawai ke Tretes

    5.  Mengelola Data Kegiatan Seksi Rumah Tangga

     Administrasi Keuangan

    1.  Proses Kasbon Uang Muka & PJKnya

    2.  Proses PPL untuk rekanan

    3.  Proses permintaan tagihan pemakaian Ruang Gedung Kantor, Listrik dan

    PDAM ( atau yang berhubungan dengan penggunaan fasilitas dalam Gedung

    Perkantoran

     Pengadaan Barang / bahan –  bahan / alat –  alat

    1.  Diterimanya lembar perencanaan pengadaan barang / bahan –  bahan

    2.  

    Proses Surat Pemesanan Makanan ( yang berkaitan dengan makanan )

    3.  

    Proses Surat Pengadaan / pesanan barang ( yang berkaitan barang / alat  –  alat

    ringan lainnya )

    B. Sebagai petunjuk kerja berlaku untuk menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja (SPK)

    dari User ke Seksi Rumah Tangga

    III. RESIKO DAN PENGENDALIAN

    a.  

    RESIKO   Kekeliruan surat / prosedur yang dijalankan

      Tidak dapat menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja ( SPK ) sesuai yang

    diinginkan oleh User

     b.  PENGENDALIAN

      Memastikan surat / prosedur yang dijalankan sesuai aturannya

      Memberi training pada petugas agar memahami tatacara keadministrasian yang

     benar

      Memastikan keinginan User agar terpenuhi sesuai permintaan

      

    Meminta informasi tentang hasil ( SPK ) yang sudah dijalankan

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    2/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    IV. LANGKAH

    A.  KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

    1.  Menjalankan tugas keadministrasian sesuai permintan kerja dari Regu Pelayanan

    Seksi Rumah Tangga

    2.  Membuat permintan & penyelesaiaan Keuangan dari Regu Pelayanan Seksi Rumah

    Tangga

    3.  Menjalankan permintaan kerja dari Kepala Seksi Rumah Tangga

    4.  Membuat & menyelesaikan Laporan Kegiatan Anggaran Seksi Rumah Tangga

    B.  MENINDAK LANJUTI SURAT PERMINTAAN KERJA ( SPK ) DARI USER

    1.  Surat Permintaan Kerja ( SPK ) dari User diterima oleh Karu Administrasi dan diberi

    nomer agenda.

    2.  

    Kemudian SPK diserahkan ke Kasi Rumah Tangga untuk didisposisikan ke Karu  – 

     

    Karu di Seksi Rumah Tangga

    3.  Berdasarkan disposisi tersebut Karu  –   Karu Seksi Rumah Tangga melakukan

    inventarisasi sesuai SPK

    4.  Selanjutnya SPK tersebut diproses sesuai dengan prosedur pengadaan jasa / barang

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    3/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    V.  DIAGRAM ALIR

    A.  KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

     NO URAIAN KARU KASI KABIRO REGU

    ADMINIS RUMAH SARANA PELAYANAN

    TRASI TANGGA UMUM RT

    1  

    Karu Administrasi menjalankan tugas

    Keadministrasian Sesuai permintaan Regu Pelayanan

    Seksi Rumah Tangga

    2  

    Karu Administrasi

    membuat permintaan & penyelesaiaan Keuangan dari Regu Pelayanan Seksi Rumah Tangga

    3  Karu Administrasi menjalankan per –   Mintaan kerja dari Kepala Seksi Rumah

    Tangga

    4  

    Regu Administrasi

    membuat & menye  –   lesaikan laporan kegiatan Anggaran

    Seksi Rumah Tangga

    Menjalankan

    ke Adm dr

    Regu

    Pelayanan

    RT

    Membuat &

    menyelesaik 

    an Keu dr

    Regu

    Pelayanan

    RT

    Menjalankan

     permintaan

    kerja dr

    seksi RT

    Membuat &

    menyelesaik 

    an Anggaran

    RT

    Perminta

    an kerja

    Laporan

    Adm,

    Keu,

    Permin

    Kerja &

    Anggaran

    Laporan

    Adm,

    Keu,

    Permin

    Kerja &

    Anggaran

    Permintaan

    Kerja

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    4/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

     NO URAIAN KARU REGU-REGU KASI UNIT KERJA

    ADMINIS RUMAH RUMAH PENGIRIM /

    TRASI TANGGA TANGGA PEMINTA

    1 Unit-unit Kerja

     pengirim menye –  

    rahkan WO / Korin

    2 Karu Administrasi

    mengadakan pen-

    catatan singkat

    selanjutnya di

    ajukan ke kasi

    RT

    3 Karu Administrasi

    memilah –  milah

    surat & mendistri  – 

       busikan ke :

     Urs Pelayanan

    tamu & akomodasi

     Urs Pemel Peralatan

    & perlengkapan

    gedung perkantoran

    dan lainnya

     Perla diberitahu (surat-

    surat balasan)

    4  

    Regu Administrasi menerima bukti  –  

     bukti untuk

      Penyelesaiaan lebih

    lanjut

      Diarsip

    Dicatat

    Pendistribu

    sian

    WO / Korin

    lainn a

    WO /

    Korin /

    lainnya

    Disposisi

    Regu 2

    RT

    Regu 2

    RT

    Pelaksanaan

     pelayanan

    selesai

    Kerja /

     permintaan

    Pemberi

    tahuan

    Surat

    dibalas

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    5/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES PENGADAAN BARANG DAN SURAT PERMINTAAN

    PEMBELIAN

    NO URAIAN KASI RUMAH

    TANGGA

    KABIRO SARANA

    UMUM

    KADEP LOGISTIK

    UNIT KERJA

    PEMINTA

    BAGIAN PERGUDANGAN

    1  

    Unit kerja peminta /

    user mengajukan

    WO

    2  Seksi RT memproses

     permintaan tersebut

    dengan mencocok  – 

     Kan pada RAB &

     penerbitan

    3  Proses selanjutnya

    oleh Bagian Per  –  

    gudangan

    Disposisi

     petunjuk

    WO +

    lainnya

    Cek RAB

    enerbitan

    Cek RAB

     penerbitan

    SPB td -

    tangan

    SPB td -

    tangan SPB td -

    tangan

    Bag

    Pergud

     proses

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    6/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES SURAT PENUJUKAN MENEMPATI RUMAH DINAS

     NO URAIAN KARU KABIRO DEWAN PEGAWAI

    RUMAH SARANA PERUMAHAN YANG

    TANGGA UMUM DINAS DITUNJUK

    1  

    Dewan Perumahan Dinas mengirimkan

    Korin ke Kabag Sarana Umum

    2  

    Bagian Sarana Umum Gresik didelegasikan ke Kasi RT

    3  

    SPMRD diterimakan kepada Pegawai yg

    ditunjuk

    Disposisi Korin

    Penerbitan

    SPMRD

    Td

    tangan

    selesai

    Calon

     penghuni

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    7/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13