IK Kegiatan Administrasi

download IK Kegiatan Administrasi

of 13

Embed Size (px)

Transcript of IK Kegiatan Administrasi

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    1/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    I.  TUJUAN

    -  Melaksanakan pekerjaan Administrasi Umum, Administrasi Keuangan dan

    Pengadaan Barang ( bahan & alat ) serta pengelolaan Kas Kecil guna mendukung

    kelancaran pelayanan di jajaran Seksi Rumah Tangga.

    -  Dapat menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja ( SPK ) sesuai yang diinginkan oleh

    User dengan baik.

    II.  DIFINISI

    A.  Sebagai Pedoman mengelola kegiatan Pelayanan :

     Adiminstrasi Umum

    Pengurusan / Pencatatan keluar  –   masuk surat  –   surat / dokumen ;

    mendistribusikan surat  –   surat / dokumen yang telah didisposisi oleh Kepala

    Seksi Rumah Tangga :

    1. 

    Pengetikan surat – 

     surat intern/extern

    2. 

    Proses pembuatan SPB/Notifikasi

    3. 

    Proses / pengetikan SPMRD ( Surat Keterangan Menempati Rumah Dinas )

    4. 

    Proses pemberangkatan rekreasi pegawai ke Tretes

    5.  Mengelola Data Kegiatan Seksi Rumah Tangga

     Administrasi Keuangan

    1.  Proses Kasbon Uang Muka & PJKnya

    2.  Proses PPL untuk rekanan

    3.  Proses permintaan tagihan pemakaian Ruang Gedung Kantor, Listrik dan

    PDAM ( atau yang berhubungan dengan penggunaan fasilitas dalam Gedung

    Perkantoran

     Pengadaan Barang / bahan –  bahan / alat –  alat

    1.  Diterimanya lembar perencanaan pengadaan barang / bahan –  bahan

    2. 

    Proses Surat Pemesanan Makanan ( yang berkaitan dengan makanan )

    3. 

    Proses Surat Pengadaan / pesanan barang ( yang berkaitan barang / alat  –  alat

    ringan lainnya )

    B. Sebagai petunjuk kerja berlaku untuk menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja (SPK)

    dari User ke Seksi Rumah Tangga

    III. RESIKO DAN PENGENDALIAN

    a. 

    RESIKO  Kekeliruan surat / prosedur yang dijalankan

      Tidak dapat menindak lanjuti Surat Permintaan Kerja ( SPK ) sesuai yang

    diinginkan oleh User

     b.  PENGENDALIAN

      Memastikan surat / prosedur yang dijalankan sesuai aturannya

      Memberi training pada petugas agar memahami tatacara keadministrasian yang

     benar

      Memastikan keinginan User agar terpenuhi sesuai permintaan

     

    Meminta informasi tentang hasil ( SPK ) yang sudah dijalankan

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    2/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    IV. LANGKAH

    A.  KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

    1.  Menjalankan tugas keadministrasian sesuai permintan kerja dari Regu Pelayanan

    Seksi Rumah Tangga

    2.  Membuat permintan & penyelesaiaan Keuangan dari Regu Pelayanan Seksi Rumah

    Tangga

    3.  Menjalankan permintaan kerja dari Kepala Seksi Rumah Tangga

    4.  Membuat & menyelesaikan Laporan Kegiatan Anggaran Seksi Rumah Tangga

    B.  MENINDAK LANJUTI SURAT PERMINTAAN KERJA ( SPK ) DARI USER

    1.  Surat Permintaan Kerja ( SPK ) dari User diterima oleh Karu Administrasi dan diberi

    nomer agenda.

    2. 

    Kemudian SPK diserahkan ke Kasi Rumah Tangga untuk didisposisikan ke Karu – 

     

    Karu di Seksi Rumah Tangga

    3.  Berdasarkan disposisi tersebut Karu  –   Karu Seksi Rumah Tangga melakukan

    inventarisasi sesuai SPK

    4.  Selanjutnya SPK tersebut diproses sesuai dengan prosedur pengadaan jasa / barang

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    3/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    V.  DIAGRAM ALIR

    A.  KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

     NO URAIAN KARU KASI KABIRO REGU

    ADMINIS RUMAH SARANA PELAYANAN

    TRASI TANGGA UMUM RT

    Karu Administrasimenjalankan tugas

    KeadministrasianSesuai permintaanRegu Pelayanan

    Seksi Rumah Tangga

    Karu Administrasi

    membuat permintaan& penyelesaiaanKeuangan dari ReguPelayanan SeksiRumah Tangga

    3  Karu Administrasimenjalankan per –  Mintaan kerja dariKepala Seksi Rumah

    Tangga

    Regu Administrasi

    membuat & menye  –  lesaikan laporankegiatan Anggaran

    Seksi Rumah Tangga

    Menjalankan

    ke Adm dr

    Regu

    Pelayanan

    RT

    Membuat &

    menyelesaik 

    an Keu dr

    Regu

    Pelayanan

    RT

    Menjalankan

     permintaan

    kerja dr

    seksi RT

    Membuat &

    menyelesaik 

    an Anggaran

    RT

    Perminta

    an kerja

    Laporan

    Adm,

    Keu,

    Permin

    Kerja &

    Anggaran

    Laporan

    Adm,

    Keu,

    Permin

    Kerja &

    Anggaran

    Permintaan

    Kerja

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    4/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI RUMAH TANGGA

     NO URAIAN KARU REGU-REGU KASI UNIT KERJA

    ADMINIS RUMAH RUMAH PENGIRIM /

    TRASI TANGGA TANGGA PEMINTA

    1 Unit-unit Kerja

     pengirim menye –  

    rahkan WO / Korin

    2 Karu Administrasi

    mengadakan pen-

    catatan singkat

    selanjutnya di

    ajukan ke kasi

    RT

    3 Karu Administrasi

    memilah –  milah

    surat & mendistri – 

      busikan ke :

     Urs Pelayanan

    tamu & akomodasi

     Urs Pemel Peralatan

    & perlengkapan

    gedung perkantoran

    dan lainnya

     Perla diberitahu (surat-

    surat balasan)

    Regu Administrasimenerima bukti  –  

     bukti untuk

      Penyelesaiaan lebih

    lanjut

      Diarsip

    Dicatat

    Pendistribu

    sian

    WO / Korin

    lainn a

    WO /

    Korin /

    lainnya

    Disposisi

    Regu 2

    RT

    Regu 2

    RT

    Pelaksanaan

     pelayanan

    selesai

    Kerja /

     permintaan

    Pemberi

    tahuan

    Surat

    dibalas

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    5/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES PENGADAAN BARANG DAN SURAT PERMINTAAN

    PEMBELIAN

    NO URAIAN KASIRUMAH

    TANGGA

    KABIROSARANA

    UMUM

    KADEPLOGISTIK

    UNITKERJA

    PEMINTA

    BAGIANPERGUDANGAN

    Unit kerja peminta /

    user mengajukan

    WO

    2  Seksi RT memproses

     permintaan tersebut

    dengan mencocok – 

     Kan pada RAB &

     penerbitan

    3  Proses selanjutnya

    oleh Bagian Per  –  

    gudangan

    Disposisi

     petunjuk

    WO +

    lainnya

    Cek RAB

    enerbitan

    Cek RAB

     penerbitan

    SPB td -

    tangan

    SPB td -

    tanganSPB td -

    tangan

    Bag

    Pergud

     proses

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    6/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES SURAT PENUJUKAN MENEMPATI RUMAH DINAS

     NO URAIAN KARU KABIRO DEWAN PEGAWAI

    RUMAH SARANA PERUMAHAN YANG

    TANGGA UMUM DINAS DITUNJUK

    Dewan PerumahanDinas mengirimkan

    Korin ke KabagSarana Umum

    Bagian Sarana UmumGresik didelegasikanke Kasi RT

    SPMRD diterimakankepada Pegawai yg

    ditunjuk

    Disposisi Korin

    Penerbitan

    SPMRD

    Td

    tangan

    selesai

    Calon

     penghuni

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    7/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES SURAT PEMBERANGKATAN REKREASI KARYAWAN

     NO URAIAN REGU KASI PEGAWAI YANG

    ADMINIS RUMAH MENGAJUKAN

    TRASI TANGGA PERMOHONAN

    1  Seksi Rumah Tangga

    menerima pengajuan /

     permintaan rekreasi

    dari pegawai

    Permintaan / ajuanrekreasi dipilahkan

    untuk dapat diberang-

    katkan ( lihat blangko

     pendaftaran )

    a. 

    Kurun waktu 1 tahun 

     b. 

    Kurun waktu 2 tahun 

    c. 

    Kurun waktu 3 tahun 

    3  Regu Administrasi sete-

    lah melihat kurun waktu,

    siap memproses surat ijin

    keterangan istirahat

    ( rekreasi ) di tretes :

     Pelaksana s/d karu

     Kasi keatas

    4  Setelah SIK mendapat

    tanda-tangan, siap di

    kirimkan kepada

     pegawai / peminta 

    Dicatat di

    Blangko

    Formular

     permohonan

    Korin

    1 th

    tunggu2 th

     pertim

     banga

    n3 th di

    utama

    kan

    Pelaksana

    / Karu

    Pelaksana

    / Karu

    Kasi

    keatas

    Kasi

    keatas

    Kasi

    keatas

    Pelaksana

    / Karu

    Kasi

    keatas

    Pelaksana

    / Karu

    Kasi

    keatas

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    8/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES PENGADAAN KASBON UANG MUKA DINAS OPERASIONAL

    NO URAIAN

    KARU

    ADMINIS

    TRASI

    KASI

    RUMAH

    TANGGA

    KABIRO

    SARANA

    UMUM

    SI PEL

    AKUNT

    SI

    BENDAHARA

    BAGIAN

    PERGUDANGAN

    1  Membuat perenca-

    ajuan biaya dilam-

     piri bukti permin-

    taan dr unit kerja /lainnya yang

    ditunjuk

    Karu Administrasi

    menerbitkan uang

    muka diajukan ke

    kasi Rumah

    tangga

    3  Permintaan Uang

    Muka duajukan keKasi RT dan disetu-

     jui Kabag Sarana

    Umum

    4  Setelah sesuai dipro-

    ses dan ditanda  –  

    tangani Kasi RT &

    Kabag Sarana

    Umum Gresik asli

    rangkap dua dikirm

    ke seksi Pelayanan

    Akutansi yang selan-

     jutnya diverifikasi

    ke Ka Seksi

    Bendahara

    Kasbon

    Perenc

    Kasbon

    Perenc

    Kasbon

    Perenc

    Kasbon

    Uang

    Muka

    Kasbon

    Uang

    Muka

    Kasbon

    UangMuka

    Kasbon

    Uang

    Muka

    Rupiah

    Korin

    Perenc

    Arsip

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    9/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES PERTANGGUNGAN JAWAB KEUANGAN ( PJK ) UANG MUKA

    NO URAIAN

    KARU

    ADMINIS

    TRASI

    KASI

    RUMAH

    TANGGA

    KABIRO

    SARANA

    UMUM

    SI PEL

    AKUNT

    SIBENDAHARA

    KARU –  KARU

    RUMAH

    TANGGA

    Karu –  karu Si

    Rumah Tangga

    menyerahkan

     bukti / kwitansi

     pembelian &

    dilampiri SPM /

    SPB diserahkan

    ke Regu

    Administrasi

    Regu Adminstrasi

    menerbitkan per-

    tanggung jawaban

    keuangan ( PJK )

    PJK dilampiri copi

    kasbon UM + bukti

     bukti/kwitansi,

    diajukan ke Kasi

    RT dan disetujui

    Kabag Sarana

    Umum

    4  Setelah selesai di  –  

     proses di tanda

    tangani Kasi RT &Kabag Sarana Umum

    Gresik asli rangkap

    dua dikirim ke seksi

     pely Akutansi yang

    Selanjutnya di

    Verifikasi ke seksi

    Bendahara

     Nota /

    kwit

    Pengadaan

    Pertanggu

    ng jawab

    keu Nota /

    kwit

    Pengadaan

    Pertanggu

    ng jawab

    keu

     Nota /

    kwit

    Pengadaan

    Pertanggu

    ng jawab

    keu Nota /

    kwit

    Pengadaan

    Pertanggu

    ng jawab

    keu

     Nota /

    Kwitansi

    Pengadaan

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    10/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES PERMINTAAN PEMBAYARAN LANGSUNG ( PPL )

    NO URAIAN

    KARU

    ADMINIS

    TRASI

    KASI

    RUMAH

    TANGGA

    KABIRO

    SARANA

    UMUM

    SI PEL

    AKUNT

    SIBENDAHARA

    REKANAN

    Rekanan mengirim

    faktur tagihan yang

    dilampiri dokumen

    Surat Perintah Kerja

    ke Kasi Rumah

    Tangga

    Karu Administrasi

    mencocokkan

    dengan copy SPB /

    lainnya yang ber-

    hubungan dengan

    dokumen

    3  Karu Administrasi

    memproses permintaan Pemba-

    yaran Langsung

    ( PPL ) diajukan

    ke Kasi RT &

    Kabag Sarana

    Umum

    4  Setelah selesai Karu

    Administrasi

    mengirim ke Seksi

     pelayanan Akutansi& Kasi Bendahara

    Faktur

    Lampirandokumen

    Faktur

    Lampiran

    dokumen

    Faktur

    Lampiran 

    PPL

    Lampiran 

    Faktur

    PPL

    Faktur

    Lampiran 

    PPL

    Verifikasi

    Bayar

    Cash

    Giro

    Transfer

    Faktur

    Lampiran

    dokumen

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    11/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES PEMESANAN KUE / MAKANAN UNTUK RAPAT DAN TAMU

    NO URAIAN KARU

    KONSUMSI

    KASI

    RUMAH

    TANGGA

    UNIT

    KERJA

    PEMINTA

    REKANAN

    Unit Kerja Peminta / User

    membuat WO / Korin ke

    Kasi Rumah Tangga

    Karu Konsumsi mencatat

    WO korin yang masuk

    Karu Konsumsi membuat

    rincian kebutuhan dengan

    membuat rencana

     pengadaan keu / makanan

    disetujui Kasi Rumah

    Tangga

    Petugas konsumsi

    mengambil pesanan

    Mencatat WO /

    Korin

    WO /

    Korin

    WO /

    Korin

    Rencana

    Pengadaan Rencana

    Pengadaan

    Pengadaan asli

    rangkap 2

    Pengadaan

    extra copy

    Petugas

    konsumsi

    mengambil

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    12/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    FLOW CHART PROSES PENGADAAN BAHAN MAKAN / BARANG DAN ALAT  –  ALAT LAINNYA

    NO URAIAN KARU –  KARU

    RUMAH

    TANGGA

    KASI

    RUMAH

    TANGGA

    KABIRO

    SARANA

    UMUM

    UNIT –  UNIT

    KERJA /

    PEMINTA

    Unit –  unit Kerja / peminta

    mengajukan permintaan

     berupa Korin / WO

    maupun surat yang

    lainnya yang syah ke

    Kasi RT

    Karu –  karu Rumah Tangga :

    a. 

    Regu Administrasi men-

    catat, mengajukan ke

    Kasi RT dan mendistri-

     busikan ke Karu –  Karu

    Rumah Tangga sesuai

    tugas wewenang

     b.Karu –  Karu Rumah

    Tangga membuat peren-

    canaan pengadaan

     barang / bahan lainnyac.

     

    Karu Administrasi mem-

     buat Surat ( SPM/SPB/

    SPK ) diajukan ke Kasi

    Rumah Tangga dan

    Kabag Sarana Umum

    Karu –  Karu Si Rumah

    Tangga dapat melaksanakan

     pengadaan barang / bahan

    atau lainnya dan melaksana-

    kan pelayanan

    Korin /

    WO

    Korin /

    WO

    Korin /WO

    SPM /

    SPB /

    SPK

    SPM /

    SPB /

    SPK

    Melaksan

    akan tugas

     pengd /

     pely

    SPM /

    SPB /

    SPK

    SPM /

    SPB /

    SPK

    Selesai

  • 8/18/2019 IK Kegiatan Administrasi

    13/13

      PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

    Instruksi Kerja

    KEGIATAN ADMINISTRASI SEKSI

    RUMAH TANGGA 

    Kode Dokumen : IK/71202100/001

    Revisi ke : 0

    Tanggal Revisi : 27 Mei 2015

    Halaman : 2 dari 13

    Catatan dari Instruksi kerja No. P/CAT/01

    B.  MENINDAK LANJUTI SURAT PERMINTAAN KERJA ( SPK ) DARI USER

    NO URAIAN KARUADMINISTRASI

    KARU – 

     KARU

    SEKSIRUMAH

    TANGGA

    KASIRUMAH

    TANGGA

    UNITKERJA

    PEMINTA

    BAGIANPENGADAAN

    JASA /BARANG

    Surat Permintaan

    Kerja ( SPK ) dari

    User diterima Karu

    Administrasi dan

    Diberi nomer

    Agenda

    Kemudian SPK di

    Serahkan ke Kasi

    Rumah Tangga

    Untuk didisposisikan

    Ke Karu-Karu Seksi

    Rumah Tangga

    Berdasarkan disposisi

    Tersebut Karu-Karu

    Seksi Rumah Tangga

    Melakukan invent-

    Tarisasi sesuai SPK

    Selanjutnya SPK ter-

    Sebut diproses sesuai

    Dengan prosedur peng-

    Adaan jasa / barang

    VI. ALAT YANG DIGUNAKAN

      Komputer * Kertas 

      Telepon * Pulpen 

     

    Buku 

    VII. FORM /RECORD TERKAIT

    -

    Disiapkan Oleh Disetujui Oleh

    Kasi Rumah Tangga Gresik KaBiro Sarana Umum

    SPK di

    nomer

    agenda

    SPK

    diproses

    Disposisi di

    inventarisasi

    sesuai SPK

    SPK untuk

    didisposisi

    SPK di

    tanda

    tangani

    SPK

    Pengadaan

     barang &

    asa