Ik Pengisian Edps 2010

INSTRUKSI KERJA

PENGISIAN EVALUASI DIRI

No. Dok. : WI-UGM-KJM-PMI-01

Berlaku sejak : 1 April 2010

Revisi : 03

Halaman : 1 dari 15

Dibuat oleh: Tim ISO Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf & tgl)

Diperiksa oleh: QMR Kantor Jaminan Mutu (nama, paraf & tgl)

Lilik Sulistyorini 19 Februari 2010

Drs. Sajarwa, M.Hum. 25 Februari 2010

I. Tujuan

Instruksi kerja ini memberikan panduan bagi para operator dalam kegiatan pengisian

Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) online di lingkungan UGM.

II. Ruang Lingkup

Instruksi kerja ini berlaku untuk kegiatan pengisian EDPS online seluruh jenjang

pendidikan (sekolah vokasi (SV), S-1, S-2, S-3, dan program profesi (PP)) di lingkungan

UGM.

III. Penanggung jawab Pelaksanaan Instruksi Kerja

3.1. Untuk prodi (pengisi): Operator pengisian/ admin IT masing-masing prodi/

program.

3.2. Untuk KJM (pemantau): Admin IT (Lilik Sulistyorini).

IV. Tahapan dan Target

4.1. Bukalah browser dan ketikkan alamat: http://kjm.ugm.ac.id (Gambar 1).

Gambar 1. Ketik: http://kjm.ugm.ac.id

4.2. Setelah halaman website KJM UGM terbuka, lihat sebelah kiri web pada

bagian Menu Utama. Di sana terdapat menu SPM-PT 2010 dan klik.

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 2 dari 15





Gambar 2. Menu: SPM-PT 2010

4.3. Setelah halaman terbuka, lihat tulisan Evaluasi Diri dan klik.

Gambar 3. Evaluasi Diri

4.4. Setelah halaman terbuka, lihat tulisan Borang online 2010 dan klik.

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 3 dari 15





Gambar 4. Borang Online 2010

4.5. Setelah halaman terbuka, ketikkan Username dan Password sesuai masing-

masing prodi pada kotak lalu tekan Enter atau klik Login (Gambar 5).

Gambar 5. Login

Sebagai contoh pengisian username dan password adalah prodi S-1

Pariwisata (dummy).

Jika pengisian username dan password berhasil maka akan muncul

halaman verifikasi (Gambar 6) apakah prodi yang dimaksud adalah yang

tertera, serta klik link di sini untuk melanjutkan proses pengisian.

(Gambar 6. Halaman Verifikasi)

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 4 dari 15





4.6. Setelah muncul Halaman Depan (Gambar 7) yang memuat status dan data

singkat prodi (diberi tanda merah)

Gambar 7. Halaman Depan Prodi S-1 Pariwisata

Klik Ubah Data untuk mengubah data singkat prodi (Gambar 8). Prodi dapat

mengubah 3 data yaitu E-mail prodi, Tahun terakhir akreditasi BAN-PT, dan

Tahun terakhir akreditasi BAN-PT (Berlaku sampai).

Gambar 8. Ubah Data

4.7. Untuk mengetahui cara mengisi data EDPS, klik menu Petunjuk Pengisian.

(Gambar 9).

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 5 dari 15





Gambar 9. Petunjuk Pengisian

Halaman Petunjuk Pengisian berisi hal-hal penting yang perlu dicermati

dalam pengisian data EDPS. Sedangkan perintah langkah demi langkah yang

harus dilakukan oleh prodi untuk bisa mengisi formulir Evaluasi Diri dibuat

dalam bentuk Instruksi Kerja Pengisian SIPMA Evaluasi Diri Program

Studi (EDPS) bagi pihak Prodi dan dapat diunduh dalam format pdf. Untuk

mengunduh file IK tersebut, tekan klik di sini untuk download.

4.8. Selesai kegiatan di atas, untuk mulai mengisi borang EDPS klik Borang

Evaluasi Diri (Gambar 10)

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 6 dari 15





Gambar 10. Borang Evaluasi Diri

4.9. Setelah masuk ke halaman aktivasi borang, silakan klik link (ditandai warna

merah) untuk mulai mengisi borang (Gambar 11).

Gambar 11 (Aktivasi Borang)

4.10. Setelah masuk ke dalam halaman Butir 1, di dalamnya merupakan

sekumpulan pertanyaan yang banyaknya berbeda dengan butir lainnya. Satu

pertanyaan biasanya dilengkapi dengan:

4.10.1. Catatan (pertanyaan), merupakan penjelasan terkait istilah atau hal

yang disebutkan atau diacu dalam pertanyaan

4.10.2. Referensi/ contoh dokumen pendukung, adalah dokumen yang

digunakan prodi untuk mendukung jawaban yang diisikan (jika ada)

4.10.3. Leveling, yaitu pilihan jawaban yang nilainya dimulai dari yang

tertinggi (4) sampai dengan yang terendah (1). Kecuali untuk jenjang

S-3, nilai tertinggi dimulai (5) sampai dengan yang terendah (1).

4.10.4. Data primer (kolom isian warna kuning) merupakan data asli prodi.

Dapat diisikan dalam bentuk kalimat atau angka.

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 7 dari 15





4.10.5. Penilaian prodi (kolom isian warna kuning) merupakan hasil

penilaian diri prodi terhadap pertanyaan sesuai dengan data primer

yang ada.

4.10.6. Catatan (jawaban, kolom isian warna kuning) merupakan hal yang

menjadi penjelasan dari penilaian prodi (alasan mengapa prodi

mencapai level tersebut).

4.10.7. Dokumen (menu pull down kuning) adalah semua dokumen yang

digunakan prodi untuk mendukung jawaban prodi dengan format pdf.

4.11. Prodi membuat rekapitulasi dokumen yang mendukung seluruh jawaban

dengan cara klik master dokumen (Gambar 12).

Gambar 12. Master Dokumen

4.12. Setelah masuk ke halaman Master Dokumen, isikan Judul dokumen, Penulis

dokumen dan Tahun dokumen. Jika sudah merasa yakin dengan jawaban, klik

submit (Gambar 13).

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 8 dari 15





Gambar 13. Tambah Dokumen

4.13. Lakukan pengisian sampai seluruh dokumen terekam dengan baik (Gambar

14).

Gambar 14. Tulis data dokumen selengkap mungkin

4.14. Untuk melihat rekapitulasi dokumen prodi, klik link klik disini (Gambar 15).

Gambar 15. Klik di sini

4.15. Setelah sukses tersimpan, maka ketika kita klik menu Dokumen, akan muncul

rekapitulasi dokumen yang dimiliki prodi (Gambar 16). Prodi dapat mengedit

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 9 dari 15





dokumen (klik link ubah) atau menghapus dokumen (klik link Hapus) sesuai

kebutuhan.

Gambar 16. Rekapitulasi Dokumen Pendukung Prodi

4.16. Setelah prodi memiliki rekap dokumen, maka prodi dapat menggunakan

dokumen yang sesuai dengan tiap pertanyaan dengan cara klik Pilih

Dokumen (Gambar 17a).

Gambar 17a. Pilih Dokumen

Dan akan terbuka jendela seperti dalam Gambar 17b.

Gambar 17b. Halaman Pemilihan Dokumen

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03

Halaman : 10 dari 15





4.17. Prodi memilih 1 jenis dokumen yang mendukung jawaban (Gambar 18a) dan

klik Gunakan Dokumen Ini.

Gambar 18a. Pilih 1 Dokumen Sesuai Jawaban

Tampilan berikutnya memberitahukan bahwa prodi berhasil memilih dokumen

sesuai jawaban (Gambar 18b).

Gambar 18b. Berhasil Memilih Dokumen

4.18. Prodi memilih lagi satu jenis dokumen yang mendukung jawaban (Gambar 19)

dan klik Gunakan Dokumen Ini. Ulangi proses ini sampai seluruh dokumen

pendukung jawaban terekam.

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03






Gambar 19. Pilih Dokumen Lainnya Sesuai Jawaban

4.19. Prodi dapat melihat dokumen pendukung jawaban dengan klik di kolom pull

down warna kuning (Gambar 20).

Gambar 20. Rekap Dokumen Tiap Pertanyaan

4.20. Untuk pertanyaan yang bersifat meminta isian data yang beragam jenis,

silakan klik link rumus (Gambar 21) dan akan muncul jendela pop-up berisi

permintaan isian data.

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03






Gambar 21. Rumus

4.21. Di dalam jendela pop-up terdapat berbagai jenis pertanyaan yang sifat

isiannya mirip dengan data primer. Baca dengan saksama catatan (berisi

petunjuk pengisian di bagian paling atas jendela pop-up) sebelum mengisi.

Setelah selesai mengisi, klik Hasil Nilai h (Gambar 22).

Gambar 22. Pengisian Jendela Pop-up.

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03






4.22. Selesai klik Hasil Nilai h, akan terlihat jendela pop-up dengan isian yang

(seakan-akan) masih kosong atau belum ter-up-date, padahal data telah

terekam (Gambar 23).

4.23. Untuk melihat isian sementara dalam jendela pop-up (maupun isian tiap

pertanyaan) silakan menutup lalu membuka lagi jendela pop-up terkait, atau

silakan me-refresh browser (Gambar 24).

Gambar 23. Hasil Nilai h

Gambar 24. Setelah Hasil Nilai h di-refresh

4.24. Setelah mengisi 1 pertanyaan maka klik Update Butir untuk menyimpan data.

Lakukan update data sesering mungkin untuk mencegah kehilangan data

(Gambar 25).

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03






Gambar 25. Update Butir

4.25. Untuk melihat hasil pengisian EDPS, klik Skor & Grafik AMAI (Gambar 26)

Gambar 26. Skor & Grafik AMAI

4.26. Setelah prodi merasa yakin bahwa seluruh pertanyaan telah diisi dan seluruh

isian adalah data yang valid, prodi dapat mengirimkan data dengan klik kirim

hasil EDPS. Maka setelah itu prodi tidak dapat lagi mengubah seluruh isian

borang EDPS online, dan data terkirim inilah yang digunakan sebagai bahan

audit (Gambar 27).

INSTRUKSI KERJA




Revisi : 03






Gambar 27. Kirim Hasil EDPS 2010

4.27. Untuk keluar dari EDPS, klik Logout yang terletak di bagian paling bawah

menu utama EDPS.

V. Formulir Terkait

-

Ik Pengisian Edps 2010

Documents

Transcript of Ik Pengisian Edps 2010