Accounting 3603

PERTEMUAN 3-4Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi:DFDDeskripsi Materi:Konsep dasar teknik dokumentasiKonsep dasar DFDSimbol-simbol DFDBatasan-batasan DFDLevelisasi DFDPendahuluanDokumentasi mencakup siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana:Memasukkan data (Data entry)Memproses data (Processing)Penyimpanan data (Storage)Output informasi (Information output)Pengendalian sistem (System controls)

2PendahuluanBagaimana akuntan menggunakan dokumentasi?Pada tingkat minimum, mereka membaca dokumentasi untuk memahami bagaimana kerja sistemUntuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari pengendalian internalUntuk menentukan apakah sistem yang diajukan sesuai dengan kebutuhan penggunadll

PendahuluanPada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu:Data flow diagrams

Menggambarkan secara grafis aliran (sumber-tujuan) data dalam suatu organisasi. DFD menunjukkan :Dari mana data tersebut berasalBagaimana aliran datanyaProses yang merubah data tersebutKemana data tersebut setelah diproses4PendahuluanPada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu:Data flow diagramsFlowcharts

Teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu:Document flowcharts menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara departemen-departemen atau unit-unit.System menggambarkan hubungan antara input, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasiProgram flowcharts menggambarkan urutan pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program

5Pendahuluan Alat-alat dokumentasi ini membantu akuntan dengan cara:Mengorganisir sistem yang kompleks kedalam suatu formulir yang dapat dibaca dengan mudahMembantu anggota baru untuk memahami sistem yang sudah adaPendahuluan Data flow diagram fokus pada aliran logis dari dataFlowcharts, lebih menekankan pada detail fisik

DATA FLOW DIAGRAMSA data flow diagram (DFD) menggambarkan secara grafis aliran data dalam suatu organisasi. Digunakan untuk:Mendokumentasikan sistem yang sudah adaMerencanakan dan mendesain sistem baruDFD terdiri dari 4 elemen dasar, yaitu:Sumber dan tujuan dataArus dataProses transformasiPenyimpanan data

Contoh DFD:Customer1.0ProcessPayment2.0UpdateA/RCreditManagerBankAccountsReceivableCustomerpaymentRemittancedataReceivablesInformationDepositSimbol DFD

DFD: Sumber & Tujuan DataDiwakili oleh bujur sangkarDapat berupa orang, organisasi atau unit-unit dalam organisasi yang mengirimkan data atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh suatu sistemTujuan data disebut juga sebagai kotak penampungan data (data sink)Biasanya menggunakan kata benda, misal: pelanggan, bank, manajer kredit, dllCustomer11DFD: Arus DataDiwakili oleh tanda panahMenggunakan kata bendaMewakili arus data antara pemprosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan dataArus data dapat pula digunakan untuk pembuatan, pembacaan, penghapusan, atau pembaruan data dalam suatu file atau database (penyimpanan data)Anak panah arus data harus diberi nama untuk menunjukkan jenis data yang lewat. Jadi pembaca mengetahui dengan tepat informasi apa yang mengalir

12DFD: Arus DataJika arus data terjadi dua arah, maka digunnakan tanda panah kedua arahUpdateReceiv-ablesGeneralLedgerDFD: Arus DataJika dua elemen data terjadi secara bersamaan, misal slip pembayaran dan tanda terima uang kas dalam proses pembayaran, maka cukup digunakan satu simbol arus data.

CustomerProcessPaymentCash Recd & Remittance SlipDFD: Arus DataSedangkan apabila elemen-elemen data tersebut tidak terjadi secara bersamaan, misal pertanyaan pelanggan tentang proses pembayaran mereka dan pembayarannya, maka digunakan dua alur data.

CustomerProcessPaymentCustomer InquiryCustomer PaymentDFD: Proses TransformasiDisimbolkan dengan lingkaranMewakilkan transformasi dataHarus diberi nomor dan nama dengan menggunakan kata kerja, misal: proses pembayaran, proses penggajian, dllProcess Payment1.0DFD: Penyimpanan DataMerupakan tempat penyimpanan data yang diwakili oleh dua garis horisontalMenggunakan kata benda, misal: buku besar, file karyawan/penggajian, file piutang dagangAliran data keluar dari data store berarti mendapatkan kembali informasi (retrieve)Aliran data keluar dari data store berarti memasukkan atau memperbarui dataDapat berupa suatu file atau suatu sistem, database dari suatu komputer, suatu arsip/dokumen, suatu agenda/buku`Account ReceivableBatasan-batasan Umum DFD:Seluruh proses harus memiliki nama yang unik yang dapat membedakan antara elemen yang satu dengan yang lainnya Input dari suatu proses harus berbeda dengan output yang dihasilkanSuatu DFD sebaiknya tidak lebih dari 7 proses18Batasan: ProsesSetiap proses tidak mungkin hanya memiliki output saja (yang dapat memiliki output saja hanyalah sumber data)IncorrectCorrectIncorrectCorrectEditSetiap proses tidak mungkin hanya memiliki input saja (yang dapat memiliki input saja hanyalah tujuan data)Proses diberi nama dengan kata kerja (verb)19Batasan: Data StoresIncorrectCorrectIncorrectCorrectData dari data source tidak dapat langsung disimpan dalam data store, akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu baru kemudian dapat disimpan dalam data storeData tidak dapat berpindah langsung dari data store yang satu ke data store lainnya. Akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu.20Batasan: Data StoresCorrectIncorrectData dalam data store tidak dapat mengalir secara langsung ke data destination 10) Data store diberi nama dengan menggunakan kata bendaCUSTOMER21Batasan: Source/SinkData tidak dapat berpindah secara langsung dari sumber data ke tujuan data. Akan tetapi harus melalui suatu proses terlebih dahulu Incorrect CorrectCustomer 12) Sumber atau tujuan data diberi nama dengan menggunakan kata benda.22Batasan: Data Flow13) Suatu data flow yang bercabang menggambarkan aliran data yang sama (misal beberapa lembar copy dari invoice) yang berasal dari lokasi yang sama menuju ke proses, data store, atau tujuan data yang berbeda.AACorrectABIncorrect23Batasan: Data FlowAlur data menuju data store berarti memperbarui data (menghapus, menambah, atau merubah)Alur data dari data store berarti menggunakan data Alur data menggunakan kata benda dan dapat terdiri lebih dari 2 label selama data tersebut terjadi secara bersamaan.

24Levelisasi DFDDFD dapat dibagi dalam suatu tingkatan-tingkatan untuk memudahkan dalam mengelola kompleksitas dari masing-masing tingkatan-tingkatan tersebutTingktan yang paling awal disebut sebagai tingkatan konteks (context diagram) dan merupakan tingkatan yang paling tidak detail

Levelisasi DFDTingkatan-tingkatan berikutnya (level 0, 1, 2, dst) membagi satu proses dari diagram sebelumnya menjadi diagram baru yang lebih detailSetiap tingkatan harus dijaga keseimbangannya. Dalam artian alur masuk dan keluar dari sumber/tujuan data haruslah sama dari level yang satu ke level lainnya

Subdividing the DFD

CONTEXT LEVELMerupakan level tertinggi/paling atas dalam DFDMemberikan pandangan secara ringkas kepada pembaca atas suatu sistemDiagram tersebut menggambarkan hubungan antara sistem pemprosesan data dan entitas eksternal (sumber & tujuan data) Tidak menggambarkan hubungan antar terminator dan data store.Simbol proses diberi nomor 028CONTEXT DIAGRAMPELANGGANLaporanManajemenDAPURMANAJERRESTAURANData Pesanan MakananData Pesanan PelangganData Penerimaan PembayaranSISTEMPEMESANANMAKANAN0LEVEL 0 DFDDiagram level 0 merupakan proyeksi proses-proses yang terdapat dalam diagram konteks. Pada diagram level 0, eksternal entity ditulis ulang, proses-proses yang ada dijabarkan menjadi beberapa sub-proses, data store mulai ditampilkanDiagram level 0 ini harus seimbang dengan diagram konteks. Artinya keduanya harus memiliki ekternal entity yang sama. Dan aliran data dari dan ke ekternal entity tersebut juga harus sama.

30DFD BalancePELANGGANLaporanManajemenDAPURMANAJERRESTAURANData Pesanan MakananData Pesanan PelangganData Penerimaan PembayaranDatabasePersediaanDatabaseBarang TerjualDataBarangTerjualDataPersediaanFormatted Goods Sold DataFormatted Inventory DataData HarianJumlah PersediaanData Harian JumlahBarang TerjualProsesPengolahanPesananPelanggan1.0ProsesUpdatePersediaan3.0ProsesUpdateBarangTerjual

2.0ProsesPembuatanLaporan4.0LEVEL 1 DFDDiagram level 1 merupakan proyeksi dari proses yang terdapat di level 0Diagram level 1 menunjukkan semua proses yang terdapat dalam suatu proses pada level 0Menunjukkan bagaimana informasi bergerak/mengalir dari dan ke masing-masing prosesDiagram level 1 tidak perlu selalu ada pada saeluruh proses di level 0Pada diagram level 1 kita tidak perlu mengulang penulisan entitas eksternal. Data store juga boleh tidak diulang penulisannya32Level 1 DiagramProcessCustomer Order1.1Customer OrderProses 1 padaDiagram Level 0Sub Proses 1dari Level 1 DiagramTransformOrder to KitchenFormat1.3Customer OrderFood OrderGenerateCustomer Receipt1.2Customer OrderGenerate InventoryDecrementsCustomer OrderCustomer Order1.51.4Generate Good SoldIncrementsInventoryDataGoods Sold DataReceiptNOTE HOW WE HAVE THE SAME INPUTS AND OUTPUTS AS THE ORIGINAL PROCESSSHOWN IN THE LEVEL 0 DIAGRAMContoh: (h.192)Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis.

Merupakaan aktivitas diluar sistem penggajian. Sehingga tidak dimasukkan ke dalam DFDContoh: (h.192)Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis.

Terdapat dua aliran data (data flow) menuju ke proses penggajian (formulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai). Sumber aliran datanya adalah Departemen SDM.DATA FLOW DIAGRAMSData InputsProcessesData Outputsformulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai (dari Dept. SDM)Contoh: (h.192)Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis.

Merupakan suatu proses (memperbarui catatan pegawai) dengan data outflow menuju ke penyimpanan data (data store) yaitu file pegawai/penggajianDATA FLOW DIAGRAMSData InputsProcessesData Outputsformulir pegawai baru & formulir perubahan pegawai (dari Dept. SDM)Memperbarui dataFile pegawai/penggajian yang sudah diperbaruiContoh: (h.192)Ketika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika ada perubahan status penggajian, mis: kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, Departemen SDM akan mengisi formulir perubahan pegawai. Salinan dari formulir tersebut akan dikirimkan ke bagian penggajian dan akan digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian. Dan kemudian disimpan dalan file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis/berdasarkan abjad.

Merupakan informasi bagaimana data secara fisik disimpan. Informasi seperti ini digunakan dalam flowchart. DATA FLOW DIAGRAMS1.0UpdateFile peg./penggajian2.0PayEmploy-ees5.0UpdateGen.Ledger4.0PayTaxes3.0PrepareReportsFile pegawai/penggajianGeneralLedgerDepart.SDMDepart-mentsEmployeesBankGovt.AgenciesManage-mentData perubahan pegawai Data pegawaibaru TimecardsEmployeepaychecksPayrollcheckPayrolldisburse-ment dataPayroll taxdisb. voucherTax report& paymentPayrollreport

Universitas Narotama Surabaya