HAND OUT

KD 3.11 Mengevaluasi pengguanaan teknologi perkantoran

KD 4.11 Membuat laporan penggunaan Tekonlogi Perkantoran

Nama : _____________________

Kelas : _____________________

SMK

KELAS X

SEMSTER GENAP

2019

TEKNOLOGI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran adalah

semua system informasi formal dan

informal terutama yang berkaitan

dengan komunikasi informasi

kepada orang yang berbeda di

dalam maupun diluar perusahaan.

Dengan kata lain otomatisasi

perkantoran merupakan sebuah

rencana untuk menggabungkan

teknologi tinggi melalui perbaikkan

proses pelaksanaan pekerjaan.

Otomatisasimerupakan penggunaan

mesin-mesin untuk menjalankan

tugas fisik perkantoran yang

dilakukan oleh manusia.

Otomatisasi Perkantoran

• Mos ventosus feugiat blandit turpis vero abigo.

• Mos in dolor, aliquip illum neo adipiscing iriure.

• Autem verto illum cogo vulputate aliquam velos.

• Consequat nostrud, pneum, ibidem ex.

• Ullamcorper quibus, velit distineo oppeto.

Enim iriure accumsan epulae

accumsan inhibeo dolore populus

praesent. Molior vicis feugiat

valetudo quadrum quidem nisl ea

paulatim. Haero ut nutus accum

san melior, plaga cogo esse len

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi

mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor

dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat

bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan

kantor.

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan

informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada

orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata

lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk

menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikkan proses pelaksanaan

pekerjaan.

Otomatisasi

merupakan

penggunaan mesin-

mesin untuk

menjalankan tugas

fisik perkantoran

yang dilakukan

oleh manusia.

Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu cara komunikasi yang dalam halm ini

penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau badan

karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Karena laporan

yang dimaksud sering berbentuk tertulis maka dapat dikatakan juga

bahwa laporan adalah semacam dokumen yang menyampaikan

informasi mengenai suatu fakta yang telah dialami atau diselidiki.

Laporan juga bisa dikatakan suatu cara komunikasi yang

dalam hal ini penulis menyampaikan informasi kepada seseorang

atau badan karena tanggung jawab yang di bebankan kepadanya .

Kegunaan Laporan

A. Mengatasi dan menyelesaikan suatu masalah

B. Mengambil suatu keputusan yang lebih efektif

C. Mengadakan pengawasan,perbaikan, dan evaluasi

D. Mengetahui perkembangan dan kemajuan suatu masalah

E. Menemukan teknik atau acara baru

3) Syarat Laporan

Laporan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya dan mudah dimengerti

apabila laporan memenuhi syarat-syarat tertentu. Penilaian suatu laporan

Laporan juga bisa dikatakan suatu cara komunikasi yang dalam hal

ini penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau badan

karena tanggung jawab yang di bebankan kepadanya .

2. Ciri-ciri khusus tersebut adalah :

o Mengandung semua fakta yang bertalian.

o Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat

berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan.

o Mempunyai suatu bentuk tertentu.

Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan

fakta.

berdasarkan pada keberhasilan pencapaian sasaran yang diinginkan. Adapun

syarat-syarat laporan adalah sebagai berikut :

Laporan Harus Jelas dan Cermat

Laporan harus didasarkan pada kecermatan dan kejelasan data. Ini

berarti erat hubungannya dengan kemampuan dan ketelitian pembuatan

laporan dalam menentukan data untuk membuat bahan laporan.

Laporan Harus Benar dan Objektif

Laporan yang dibuat harus didasarkan pada informasi yang benar

dan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan

harus sesuai dengan masalah yang akan dikemukakan.

Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran

Laporan harus dibuat singkat, tepat, padat dan

jelas serta langsung mengenai sasaran

Laporan Harus Lengkap Laporan yang disajikan harus

lengkap sehingga dapat dipergunakan oleh para pemakai

dalam mengambil suatu keputusan.

Laporan yang lengkap harus mencakup uraian :

Segala segi dari masalah yang dikemukakan

Uraian yang tidak memberikan berbagai penafsiran yang

dapat menimbulkan masalah baru

Memuat data-data penunjang seperti statistic dan table.

Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo, secara

teknik, laporan harus mempunyai kelengkapan berikut :

Mempunyai judul.

Ada perincian.

Mengemukakan masalah pokok yang meliputi tinjauan laporan,

tujuan penilaian, tujuan studi, penelaahan, dsb.

Mempunyai batang tubuh yang memuat semua data, fakta,

pandangan, serta merupakan alas an dari kesimpulan dan saran

Memberikan kesimpulan dan saran

Menyebut sumber-sumber dasarnya dan memberikan pujian dan

penghargaan kepada yang berjasa dalam masalah ini secara jujur

Lampiran-lampiran secukupnya

4) Jenis Laporan

Ditinjau dari segi isi dan maksudnya, laporan dibedakan menjadi :

Laporan Informatif

Laporan yang bersifat memberikan informasi kepada pimpinan,

agar pimpinan mempunyai gambaran tentang suatu kegiatan, keadaan, atau

masalah. Dengan demikian pimpinan dapat mengikuti perubahan-

perubahan atau perkembangan dengan baik.

Laporan Rekomendasi

Laporan ini, selain penyampaian informasi disertai pula dengan

pendapat, misalnya dengan mengemukakan alasan atau sebab-sebab

terjadinya informasi yang dilaporkan. Laporan rekomendasi bertujuan

pokok memberikan rekomendasi mengenai suatu masalah.

Laporan Analistis

Disamping memberikan informasi kepada pimpinan, laporan yang

sifatnya analistis juga dimaksudkan untuk memberikan sumbangan pikiran

yang menyangkut informasi yang dilaporkan. Sumbangan pikiran itu

berupa pendapat dan saran. Akan tetapi, pendapat dan saran itu diberikan

oleh penyusun laporan sesudah mengadakan analisis yang matang dan

mendalam.

Laporan Pertanggungjawaban

Laporan untuk memberikan pertanggungjawaban atas wewenang

yang telah dilimpahkan atasan. Laporan pertanggungjawaban memberi

gambaran tentang pekerjaan yang telah diselesaikan,

pekerjaan yang masih perlu diselesaikan dan evaluasi

pekerjaan yang telah diselesaikan.

Laporan Kelayakan

Laporan yang menganalisis suatu masalah secara

mendalam untuk menilai apakah suatu proyek fisibel atau

tidak. Di dalam laporan tersebut berbagai alternatif

dianalisis, kemudian ditentukan mana yang terbaik.

Ditinjau dari segi bentuknya, laporan dibedakan menjadi :

Laporan Berbentuk Memo

Bentuk tersebut digunakan apabila isi laporan

pendek. Laporan yang pendek biasanya memuat hal-hal

yang pokok saja. Laporan berbentuk memo hanya

digunakan untuk keperluan intern organisasi.

Laporan Berbentuk Surat

Laporan tersebut dibuat dalam bentuk surat biasa.

Isinya lebih panjang dari memo, kira-kira satu sampai tiga

atau paling banyak lima halaman kuarto atau folio.

Laporan Berbentuk Naskah

Laporan dalam bentuk naskah dapat pendek atau

panjang. Laporan yang panjang apabila dapat dibuat dalam

buku. Untuk penyampaiannya mutlak diperlukan memo

atau surat pengantar.

Ditinjau dari segi sifatnya, laporan dpat dibedakan menjadi :

Laporan Biasa

Laporan Penting (Rahasia)

Ditinjau dari segi penyampaiannya, laporan dapat dibedakan

menjadi :

Laporan lisan

Laporan Tulisan

Laporan Visual

Ditinjau dari segi waktu dan periodisasinya, laporan dapat dibedakan

menjadi :

Laporan Rutin

Laporan Berkala

5) Isi Dan Susunan Laporan :

Sistematika laporan

Adalah urutan letak dari bagian bagian yang ada dalam sebuah laporan.

Isi Laporan :

Penelitian

percobaan

pengamatan

pengalaman

isi laporan terdiri dari beberapa bagian yang terdiri atas:

1. pendahuluan , terdiri atas :

perumusan tentang tujuan laporan

perumusan tentang masalah

ruang lingkup laporan

2. batang tubuh laporan, dapat dikelompokkan dalam beberapa bab sesuai

ddengan sistematika dan materi yang di uraikan.

3. kesimpulan dan saran

4. lampiran dan sumber bahan atau kepustakaan.

6) teknik menyusun laporan

- tahap persiapan

- pengumpulan dan penyajian data

- sistematika laporan

- penulisan laporan

7) Penyusunan Kerangka Laporan

Laporan yang dibuat dimaksudkan untuk memberikan

gambaran tentang apa (What), dimana (where), kapan (when),

mengapa (why) dan siapa (who) yang bertanggung jawab

terhadap suatu masalah. Pada garis besarnya, sebuah laporan

akan mencakup tentang hal-hal seperti dibawah ini :

1. Diskripsi Keadaan Secara Aktual

v Tujuan Laporan,

v Latar Belakang Laporan Dari Sebuah Informasi,

v Landasan Yuridis.

2. Analisis Laporan

v Pendekatan Yang Diperlukan.

v Asas Yang Diperlukan.

v Teknik Dan Model Matematika Yang Dipergunakan.

v Inventarisasi, Klasifikasi, Tabulasi, Dan Evaluasi Data.

v Penemuan Sebab.

v Pengarahan Macam-Macam Jalan Keluar.

3. Saran-Saran

v Penentuan Pemecahan.

v Kesimpulan.

v Penutup.

4. Lampiran dan Kepustakaan

Berisi lampiran dan sumber-sumber informasi lain yang dapat

menunjang isi laporan itu.

8) Contoh Urutan Laporan

Berikut ini akan diuraikan secara terperinci contoh urutan laporan

formal.

1. Halaman Judul

Berisi :

- Judul Laporan (Harus relevan, provokatif dan singkat)

- Nama, Kelas, dan Nama Sekolah

- Tahun Penyusunan

2. Halaman Pengesahan

Berisi nama dan tanda tangan dari penulis laporan diketahui oleh

pembimbing dan disetujui oleh Pembina/Penanggung Jawab.

3. Kata Pengantar

Berfungsi mengantarkan dan menyajikan permasalahan secara umum

atau berisi inti permasalahan dan tujuan penulisan laporan serta ucapan

syukur dan terima kasih kepada pihak yang telah membantu.

4. Daftar Isi

Memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu.

5.Ihktisar atau Abstrak

Merupakan bagian tulisan yang menyampaikan suatu

informasi yang penting dari sebuah laporan dalam

bentuk yang sangat singkat

6. Pendahuluan

Bermaksud mengantarkan pembaca pada laporan.

Dalam pendahuluan menguraikan format latar belakang

laporan, apa sebab-sebab laporan dibuat, apa maksud

laporan dan memuat pokok-pokok persoalan dalam urutan

yang sistematis

7. Isi Laporan

Menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang

bertalian langsung dengan persoalan tersebut.

Isi Laporan meliputi :

ü Hasil pengamatan mengenai factor yang dilaporkan

ü Pencocokan fakta dengan data yang telah ada

ü Semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau

menghambat pemecahan masalah

ü Pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok

yang akan dilaporkan.

8. Kesimpulan

Merupakan hasil daya nalar atau pikir terhadap suatu

masalah. Kesimpulan harus disusun berdasarkan fakta-

fakta serta persoalan yang berkaitan secara logis.

9. Saran

Merupakan langkah atau alternatif pilihan yang dapat diambil untuk

mengatasi persoalan.

10 Lampiran

Berisi segala keterangan yang berguna untuk memperkuat

kebenaran isi laporan. Misalnya table, diagram, denah, statistic, dll

11 Daftar Pustaka

Ditulis bila laporan itu dikaitkan dengan uraian ilmiah yang memakai

bahan-bahan pustaka. Daftar pustaka berisi nama pengarang, tahun

terbit, judul buku, kota penerbit dan nama penerbit.