Perencanaan Program Kesehatan
-
Upload
dian-herina-al-fahruddin -
Category
Documents
-
view
146 -
download
3
description
Transcript of Perencanaan Program Kesehatan
PERENCANAAN PROGRAM KESEHATAN
1.1. Muka
Dari berbagai fungsi administrasi yang dikenal, yang terpenting diantaranya adalah
fungsi perencanaan ( planning ) . Mudah dipahami karena berbagai fungsi administrasi
lainnya baru berperan ketika fungsi perencanaan telah selesai dilaksanakan. Lebih dari pada
itu sebenarnya, pelaksanaan berbagai fungsi administrasi lainnya tersebut, hanya akan
berjalan sempurna bila dapat selalu berpedoman pada perencanaan yang telah disusun
sebelumnya.
Dalam kehidupan masyarakat modern sebagaimana yang terjadi sekarang, posisi dan
peran perencanaan telah sedemikian pentingnya. Kemajemukan hidup yang ditemukan pada
masyarakat modern, telah sangat memerlukan adanya berbagai peraturan. Kondisi
seperti ini akan dapat terwujud, antara lain ketika pekerjaan perencanaan telah dapat
dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Pentingnya pekerjaan perencanaan juga di temukan pada bidang kesehatan. Luasnya
pengertian sehat yang menjadi subyek dan obyek upaya kesehatan, menyebabkan
pelaksanaan berbaai upaya kesehatan sudah sangat membutuhkan adanya
perencanaan. Secara umum disebutkan apabila pelaksanaan suatu upaya kesehatan tidak
didukung oleh suatu perencanaan yang baik, maka akan sulit dapat diharapkan tercapainya
tujuan dari upaya kesehatan tersebut.
Pentingnya posisi dan peran perencanaan makin bertanbha nyata, ketika upaya kesehatan
masyarakat yan dibicarakan. Pada pelaksanaan berbagai upaya kesehatan masyarakat, banyak
pengaturan diperlukan. Tidak hanya yang menyangkut masalah-masalah kesehatan saja,
tetapi juga pada masalah-masalah kemasyarakatan secara keseluruhan.
Karena pentingnya posisi dan peran perencanaan tersebut, maka telah merupakan
kewajibanbagi semua pihak yang bergerak dalam bidang kesehatan, untuk memiliki
pengetahuan dan keterampilan yang dimaksud dalam ilmu administrasi kesehatan tercakup
dalam suatu cabang ilmu khusus, yang disebut dengan nama perencanaan kesehatan ( Health
Planning ).
1.2. Pengertian
Batasan tentang perencanaan banyak macamnya. Beberapa diantaranya yang
dipandang cukup penting adalah:
1. Perencanaan dalah kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari berbagai
kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan ( Billy E.
Goetz ).
2. Perencanaan adalah pekerjaan yang menyangkut penyuusunan konsep serta kegiatan yang
dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik
( Le Breton ).
3. Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok yang
dipandang paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan ( Maloch dan Deacon).
4. Perencanaan adalah proses penetapan pengarahan yang resmi dan menetapkan berbagai
hambatan yang di perkirakan ada dalam menjalan kan suatu program guna dipakai sebagai
pedoman dalam suatu organisasi ( Ansoff danBrendenburg ).
5. Perencanaan adalah suatu proses kerja yang terus menerus yang meliputi pengambilan
keputusan yang bersifat pokok dan penting dan yang akan dilaksanakan secara sistematis,
dengan melakukan perkiraan-perkiraan dengan mempergunakan segala macam pengetahuan
yang ada tentang masa depan, mengorganisir secara sistematis segala upaya yang dipandang
dan perlu untuk melaksanakan segala keputusan yang telah ditetapkan serta mengukur
keberhasilandari pelaksanaan keputusan tersebut dengan membandingkan dengan hasil yang
dicapai terhadap target yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang telah
diterima dan yang telah disusun secara teratur dan baik ( Drucker ).
6. Perencanaan adalah suatu proses menganalisis dan memahami sistem yang dianut,
merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang ingin di capai, memperkirakan segala
kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala kemampuan yang dapat dilakukan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, menganalisis efektivitas dari berbagai kemungkinan
tersebut, menyusun perincian selengkapnya dari kemungkinan yang terpilih serta
mengikatnya dari suatu sistem pengawasan terus-menerus sehingga dapat dicapai hubungan
yang optimal antara rencana yang dihasilkan dengan sistem yang dianut
( Levey dan Omba ).
Dalam kehidupan sehari-hari dikenal beberapa istilah yang dengan perencanaan. Istilah
yang dimaksud adalah peramalan ( forcasting ), penyelesaian masalah ( problem solving ) ,
penyusunan program (programming ), penyusunan rencana ( designing ), pengkajian
kebijakan ( policy analisis ), serta proses pengambilan keputusan ( decision making
process ). Dalam Ilmu administarsi kesehatan, ke-6 istilah ini di kenal dengan istilah
perencanaan. Perbedaan yang dimaksud dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Peramalan
Peramalan ( forcasting ) adalah suatu upaya menduga apa yang akan terjadi pada masa
depan, yang juga fitur perencanaan. Tetapi peramalan bukan perencanaan, karena pada
peramalan tidak di temukan adanya unsur-unsur yang bersifat pasti dan karena itu dapat di
perhitungkan.
2. Solusi Masalah
Solusi masalah (problem solving) adalah suatu upaya menghilangkan hambatan atau
masalah, yang juga nerupakan fitur perencanaan. Tetapi solusi masalah bukan perencanaan
karena dalam pada solusi masalah tidak ada uraian yang lengkap tentang bagaimana
melaksanakan berbagai kegiatan.
3. Penyusunan Program
Penyusunan program ( pemrograman) adalah suatu upaya menyusun rangkaian kegiatan
kegiatan yang akan dilaksanakan, yang juga merupakan fitur perencanaan. Tetapi penyusunan
program bukan perencanaan, karena hasil akhir dari perencanaan tidak terbatas hanya pada
penusunan pedoman (grafik) kerja saja.
4. Penyusunan Rencana
Penyusunan rencana ( designing) adalah suatu upaya menghasilkan pedoman (bagan kerja)
yang juga merupakan fitur perencanaan. Tetapi penyusunan rencana bukan perencanaan.
5. Pengkajian Kebijakan
Pengkajian Kebijakan ( Policy analisis) adalah suatu upaya untuk menyelesaikan masalah
yang juga merupakan fitur perencanaan. Tetapi pengkajian kebijakan bukan perencanaan
karena kegiatan yang dilakukan pada pengkajian kebijakan kebijakan bukan perencanaan,
karena kegiatan yang dilakukan pada pengkajian kebijakan bersifat retospektif, yakni hanya
mengkaji berbagai kebujakan dengan segala akibatnya yang telah ada atau telah
terjadi.Sedangkan kegiatan yang dilakukan pada perencanaan bersifat prospektif serta berarti
menghasilkan gagasan baru.
6. Proses Pengambilan Keputusan
Proses pengambilan keputusan ( decision making proces) adalah suatu upaya menetapkan
keputusan, yang juga merupakan fitur perencanaan. Tetapi proses pengambilan keputusan
bukan perencanaan, karena proses yang berlangsung pada pengambilan keputusan umumnya
lebih komplek dari perencanaan. Perencanaan hanya merupakan salah satu masukan atau
pengambila keputusan.
1.3. Aspek Perencanaan
Dalam membicarakan perencanaan, ada tiga aspek pokok yang harus diperhatikan. Ketiga
sapek yang dimaksud adalah hasil dari pekerjaan perencanaan ( outcome of plan ) , perangkat
organisasi yang dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan ( Mekanik of
planning ), serta proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan ( proces of
planning ). Dalam Ilmu administarsi kesehatan, ketiga aspek ini tidak sama.Uraian dari
masing-masing aspek ini adalah sebagai berikut adalah:
1. Hasil dari Pekerjaan Perencanaan
Hasil dari pekerjaan perencanaan ( outcome of plan) disebut dengan nama rencana ( plan )
yang dapat berbeda antara satu pekerjaan perencanaan dengan pekerjaan perencanaan
lainnya. Hasil pekerjaan perencanaan yang dilakukan oleh organisasi yang bergerak dalam
bidang kesehatan adalah rencana kesehatan ( Health Plan ). Sedangkan hasil pekerjaan
perencanaan yang dilakukan oleh organisasi yang bergerak dalam bidang pendidikan adalah
rencana pendidikan ( educational plan ).
2. Perangkat Perencanaan
Perangkat perencanaan ( Mekanik of Plan) adalah satuan organisasi yang ditugaskan atau
yang bertanggung jawab menyelenggarakan pekerjaan perencanaan. Sama halnya dengan
hasil perangkat perencanaan juga dapat berbeda antara satu pekerjaan perencanaan dengan
pekerjaan perencanaan lainnya. Pada suatu organisasi yang besar dan kompleks, perangkat
perencanaan ini mungkin satu fitur khusus. Sedangkan pada suatu organisasi yang kecil dan
sederhana, mungkin dijabat hanya oleh beberapa orang staf saja.
3. Proses Perencanaan
Proses perencanaan ( proces of Planning ) adalah langkah-langkah yang harus dilaksanakan
pada pekerjaan perencanaan. Berbeda dengan hasil dan perangkat, proses perencanaan ini
pada dasarnya adalah sama untuk berbagai perencanaan. Untuk dapat menghasilkan suatu
rencana yang baik, sebaiknya langkah-langkah yang ditempuh adalah sama.
Dari ketiga aspek ini jelas yang terpenting pada pekerjaan perencanaan, bukanlah hasil
atau perangkat perencanaan, melainkan proses perencanaan. Untuk keberhasilan pekerjaan
perencanaan sangat dianjurkan kepada semua pihak yang bergerak dalam bidang
perencanaan, untuk memahami proses yang dimaksud.
1.4. Fitur Perencanaan
Perencanaan yang baik, memiliki beberapa fitur yang harus diperhatikan. Fitur yang
dimaksud secara sederhana dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Bagian dari sistem administrasi
Suatu perencanaan yang baik adalah yang berhasil menempatkan pekerjaan perencanaan
sebagai bagian dari sistem administrasi secra keseluruhan. Sesungguhnyalah, perencanaan
pada dasarnya merupakan salah satu fungsi administrasi yang amat penting. Pekerjaan
adminstrasi yang tida didukung oleh perencanaan, bukan merupakan pekerjaan administrasi
yang baik.
2. Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan
Suatu perencanaan yang baik adalah yang dilakukan secara terus menerus dan
berkesinambungan. Perencanaan yang dilakukan hanya sekali bukan perencanaan yang
dianjurkan. Menurut Mary Arnold , ada hubungan yang berkelanjutan antara perencanaan
dengan berbagai fungsi administrasi lain yang dikenal. Disebutkan perencanaan penting
untuk pelaksanaan, yang apabila hasilnya telah dinilai, dilanjutkan lagi dengan
perencanaan. Demikian seterusnya, sehingga terbentuk suatu spiral yang tidak mengenal titik
akhir.
3. Berorientasi pada masa depan
Suatu perencanaan yang baik adalah yang berorientasi pada masa depan artinya hasil dari
pekerjaan perencanaan tersebut, bila dapat dilaksanakan, akan mendatangkan berbagai
kebaikan tidak hanya pada saat ini, tetapi juga pada masa yang akan datang.
4. Mampu menyelesaikan masalah
Suatu perencanaan yang baik adalah yang mapu menyelesaikan berbagai masalah dan
ataupun tantangan yang di hadapi. Solusi masalah atau tanatangan yang dimaksud di sini
tentu harus disesuaikan dengan kemampuan. Dalam arti solusi masalah apapun tantangan
tersebut dilakukan secara bertahap, yang harus tercermin pada pertahapan perencanaan yang
akan dilakukan.
5. Memiliki tujuan
Suatu perencanaan yang baik adalah yang memiliki tujuan yang dicantumkan secara
jelas. Tujuan yang dimaksudkan disini biasanya di bedakan atas dua macam yakni tujuan
umum yang berisikan uraian secara garis besar, serta tujuan khusus yang berisikan uraian
lebih spesifik.
6. Bersifat mampu kelola
Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam arti bersifat wajar,
logis, obyektif, jelas, runtun, fleksibel, serta telah disesuaikan dengan sumber
daya. Perencanaan yang di susun tidak logis serta tidak runtun, apalagi yang tidak sesuai
dengan sumber daya, bukanlah perencanaan yang baik.
1.5. Macam Perencanaan
Perencanaan banyak macamnya. Untuk keberhasilan pekerjaan perencanaan, harus di
pahami berbagai perencanaan tersebut. Macam perencanaan yang di maksud adalah:
1. Ditinjau dari jangka waktu berlakunya rencana
Jika ditinjau dari jangka waktu berlakunya rencana, perencanaan dibedakan atas tiga macam
yakni:
a. Perencanaan jangka panjang
Disebut perencanaan jangka panjang ( longe-range planning ), jika masa berlakunya
rencana tersebut antara 12 sampai 20 tahun.
b. Perencanaan jangka menengah
Disebut perencanaan jangka menengah ( medium-range planning ), jika masa berlakunya
rencana tersebut antara 5 sampai 7 tahun.
c. Perencanaan jangka pendek
Disebut perencanaan jangka pendek ( short-range planning ), jika masa berlakunya rencana
terebut hanya unutk jangka waktu 1 tahun saja.
2. Ditinjau dari frekuensi pengunaan
Jika ditinjau dari frekuensi penggunaan rencana yang dihasilkan, perencanaan dapat diedakan
atas dua macam yakni:
a. Digunakan satu kali
Disebut penggunaan satu kali ( single-use planning ), ketika rencana yang dihasilkan hanya
dapat di pergunakan satu kali. Perencanaan yang seperti ini dapat secara sengaja dilakukan
atau karena memang tidak dapat digunakan lagi. Antara lain karena kondisi lingkungan
yangbtelah berubah.
b. Digunakan berulang kali
Disebut penggunaan berulang ( repeat-use planning ), ketika rencana yang di hasilkan dapat
di pergunakan dari lebih dari satu kali. Menurut Newman , perencanaan kali ini model ini
hanya dapat dilakukan apabila situasi dan kondisi normal serta tidak terjadi perubahan yang
terlalu mencolok. Perencanaan berulang kali ini disebut pula dengan nama perencanaan
standar ( standar planning ).
3. Ditinjau dari tingkat rencana
Jika ditinjau dari tingkatan (hirarki) rencana, perencanaan dapat di bedakan atas tiga macam,
yakni:
a. Perencanaan induk
Disebut sebagai perencanaan induk ( master planning ), ketika rencana yang dihasilkan lebih
menitik beratkan pada aspek kebijakan, memiliki ruang linkup yang amat luas serta berlaku
untuk jangka waktu yang panjang.
b. Perencanaan operasional
Disebut perencana operasional ( operasional planning ), ketika rencana yang di hasilkan
lebih menitik beratkan pada aspek pedoman pelaksanaan yang akan di pakai sebagai indikasi
pada waktu melaksanakan kegiatan.
c. Perencanaan harian
Disebut sebagai perencanaan harian (day-to-day planning), ketika rencana yang dihasilkan
telah disusun secara rinci. Artikel harian biasanya disusun untuk program yang telah bersifat
rutin.
4. Ditinjau dari filosofi perencanaan
Jika ditinjau dari filosofi yang dianut pada waktu melaksanakan perencanaan, maka
perencanaan dapat di bedakan atas tiga macam yakni:
a. Perencanaan memuaskan
Disebut sebagai perencanaan memuaskan ( satisfying planning ), ketika filosofi yang di anut
pada waktu melakukan perencanaan tidak terlalu mementingkan keuntungan golongan
melainkan kepuasan semua pihak yang terlibat.
b. Perencanaan optimal
Disebut sebagai perencanaan optimal ( optimizing ), ketika filosofi yang di antu pada waktu
melakukan perencanaan sangat mementingkan pencapaian tujuan. Pada perencanaan ini
ukuran-ukuran kuantitas menjadi penting, dan karena itu perhatian lebih diutamakan pada
bagian-bagian yang produktif.
c. Perencanaan adaptasi
Disebut sebagai perencanaan adaptasi ( adaptivizer planning ), apa bila filosofi yang dianut
pada waktu melakukan perencanaan cenderung berupaya untuk selalu menyesuaikan diri
dengan situasi dan kondisi yang di hadapi.
5. Ditinjau dari orientasi waktu
Jika di tinjau dari orientasi waktu pada waktu melakukan perencanaan, maka perencanaan
dapat atas dua macam:
a. Perencanaan berorientasi masa lalu-sekarang
Disebut sebagai perencanaan berorientasi masa lalu-sekarang ( Past present plan ), ketika
rencana yang di hasilkan semata-mata bertitik tolak dari pengalaman yang pernah di peroleh
pada masa lalu saja. Perencanaan model ini biasanya dilakukan ketika menghadapi situasi
darurat serat waktu yang dimiliki sangat singkat. Misalnya dalam keadaan
wabah. Perencanaan masa lalu-sekarang di sebut pula dengan nama ameliorative planning.
b. Perencanaan berorientasi masa depan
Disebut sebagai perencanaan berorientasi masa depan ( future oriented planning ), ketika
rencana yang dihasilkan memperhitungkan perkiraan-perkiraan yang akan terjadi pada masa
yang akan datang. Perencanaan model ini di bedakan atas tiga macam yakni:
· Perencanaan redistributif
Pada perencanaan redistributif ( redistributive planning ), sekalipun orientasinya adalah masa
depan, tetapi rencana yang di susun tidak pada penelitian masa depan yang terlalu
mendalam. Perencanaan model ini dilakukan karena kebutuhan yang mendesak saja. Pada
umumnya perencanaan model ini merupakan kelanjutan dari perencanaan masa lalu-sekarang
( past-present planning ). sekalipun mungkin dilakukan dengan mempergunakan data, tetapi
terlalu berani.
· Perencanaan spekulatif
Pada perencanaan spekulatif ( speculative planning ), sifat spekulatif sangat di rasakan.kajian
tentang masa depan, sekalipun mungkin dilakukan dengan mempergunakan data, tetapi
terlalu berani.
· Perencanaan Kebijakan
Perencanaan kebijakan ( policy planning ) adalah perencanaan yang sangat berorientasi pada
masa depan, serta di susun atas penelitian yang seksama dan mendalam terhadap berbagai
data yang tersedia.
6. Ditinjau dari ruang lingkup
Jika di tinjau dari ruang lingkup rancana ynag di hasilkan, perencanaan dapat di bedakan atas
empat macam yakni:
a. Perencanaan strategis
Disebut perencanaan strategis ( strategic planning ), ketika rencana yang dihasilkan
menguraikan dengan lengkap kebijakan jangka panjang yang ingin diterapkan, tujuan jangka
panjang yang Inigin di capai, serta jaringan dan pentahapan kegiatan yang kan
dilakukan. Perencanaan strategis umumnya sulit di ubah.
b. Perencanaan taktis
Disebut perencanaan taktis ( tactical planning ), ketika rencana yang di hasilkan hanya
mengandung uraian tentang kebijakan, tujuan serta kegiatan jangka panjang
saja. Perencanaan taktik mudah menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan kondisi.
c. Perencanaan menyeluruh
Disebut perencanaan menyeluruh ( compherensive planning ), ketika rencana yang dihasilkan
mengandung uraian yang bersifat menyeluruh. Dalam arti mencakup seluruh aspek dan ruang
lingkup berbagai kegiatan yang akan dilakukan.
d. Perencanaan terpadu
Disebut perencanaan terpadu ( integrated planning ), ketika rencana yang di hasilkan jelas
menggambarkan keterpaduan antara kegiatan yang akan dilakukan, dan atau dengan kegiatan
lain yang telah ada.
1.6. Unsur Rencana
Untuk dapat melakukan pekerjaan perencanaan dengan baik sehingga akan dapat
dihasilkan suatu rencana yang lengkap, perlu dipahami tentang unsur-unsur yang ada dalam
suatu rencana. Unsur-unsur yang dimaksud banyak macamnya. Secara sederhana dapat di
uraikan sebagai berikut:
1. Rumusan misi
Suatu rencana yang baik harus mengandung rumusan tentang misi ( mission formulation ),
yang dianut oleh organisasi yang menyusun rencana. Uraian yang tercantum dalam misi
mencakup ruang lingkup yang sangat luas. Antara lain dengan latar belakang, cita-cita, tujuan
pokok, tugas pokok, serta ruang lingkup kegiatan ruang organisasi. Uraikanlah misi ini
dengan lengkap dan jelas. Dalam praktek sehari-hari, uraian tentang misi ini sering tercantum
dalam latar belakang ( back ground ).
Jika ditinjau dari sudut perencanaan, uraian tentang misi ini memiliki peran yang sangat
penting sekali. Peran yang dimaksud, bukan saja penting unutk di pakai sebagai pedoman
bagi mereka yang akan melaksanakan rencana yang telah di susun, tetapi juga untuk
mempeoleh dukungan dari pihak ketiga. Misalnya dukungan dana dari pihak donor, dan atau
dukungan izin dari petugas pemerintah.
2. Rumusan masalah
Suatu rencana yang baik harus mengandung rumusan tentang masalah ( problem statement )
yang ingin di selesaikan. Rumusan masalah yang baik, banyak syaratnya. Beberapa
diantaranya yang terpenting adalah:
a. Harus memiliki tolak ukur
Tolak ukur yang dimaksud banyak macamnya. Paling tidak mencakup lima hal pokok, yakni
tentang apa masalahnya, siapa yang terkena masalah, dimana masalah
ditemukan, bilamana masalah terjadi serta berapa besar masalahnya.
b. Bersifat netral
Bersifat netral dalam arti tidak mengandung uraian yang dapat diartikan sebagai
menyalahkan orang lain, menggambarkan penyebab timbulnya masalah dan taupun cara
mengatasi masalah.
Contoh:
· 10% akseptor pil yang dilayani oleh rumah sakit X Jakarta tidak datang lagi pada
kunjungan ulang karena petugasnya tidak ramah.
Rumusan masalah ini tidak baik, karena kecuali tidak menjelaskan bila mana masalah
tersebut terjadi, juga mengandung uraian yang menyalahkan orang lain serta sekaligus
mencantumkan penyebab masalah.
· Sebagian rekam medis akseptor IUD yang dilayani oleh Rumah sakit X Jakarta tidak di
temukan, dan karena itu sebaiknya mulai dilakukan komputerisasi.
Rumusan masalah tidak baik, karena kecuali tidak menjelaskan besarnya masalah serta bila
mana masalah terjadi, juga mengandung uraian tentang cara penyelesaian masalah.
· 8% akseptor IUD yang berkunjung di Rumah sakit X Jakarata pada bulan Mei 1994
mengalami kompilkasi infeksi panggul pasca insersi.
Rumusan masalah ini baik, karena menjelaskan apa masalahnya, siapa yang terkena masalah,
dimana masalah itu terjadi, serta berapa besar masalahnya, disamping tidak mengandung
uraian yang dapat di interpretasikan sebagai menyalahkan orang lain, tidak menjelaskan
tentang penyebab timbulnya masalah serta tidak menjelaskan tentang cara mengatasi
masalah.
3. Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus
Suatu rencana yang baik harus mengandung rumusan tujuan ( goal and objective
formulation ) yang ingin di capai. Tujuan tersebut secara umum dapat di bedakan atas dua
macam yakni:
a. Tujuan umum
Persyaratan rumusan tujuan umum ( goal ), yang baik banyak macamnya. Jika
disederhanakan dapat dibedakan atas tiga, macam yakni:
· Jelas keterkaitannya dengan misi organisasi
Rumusan tujuan umum pada dasarnya dikembangkan dari misi organisasi. Oleh karena itu
dalam merumuskan tujuan umum, harus diupayakan adanya keterkaitan dengan misi
organisasi.
· Jelas keterkaitannya dengan masalah yang ingin di capai
Rumusan tujuan umum pada dasarnya menggambarkan kondisi umum yang ingin di capai
ketika masalah dapat diatasi. Oleh karena itu dalam merumuskan tujuan umum harus di
upayakan adanya keterkaitan dengan masalah yang inign di atasi.
· Menggambarkan situasi yang ingin di capai
Rumusan tujuan umum harus menggambarkan keadaan yang ingin di capai buka
nmenggambrkan kegiatan yang akan dilakukan. Rumusan tujuan umum yan baik adalah yang
mempergunakan kata benda bukan kata kerja.
Contoh:
· Meningkatkan kondisi ekonomi penduduk wilayah kerja PUSKESMAS
Rumusan tujuan umum ini tidak baik, karena kecuali tidak menggambarkan suatu keadaan
(meningkatkan = bukan kata benda, melainkan kata kerja), juga keinginan untuk
meningkatkan kondisi ekonomi penduduk, sekalipun dapat saja di capai ketika kondisi
kesehatan penduduk baik sifatnya sudah luas, yang tidak dengan misi puskesmas, yang hanya
membatasi diri hanya pada peningkatan derajat kesehatan saja.
· Meningkatkan kondisi kesehatan wilayah masyarakat wilayah kerja PUSKESMAS
Rumusan tujuan umum ini baik, karena telah menggambarkan kondisi yang ingin di capai
(meningkatnya = kata benda, melainkan kata kerja), juga sesuai dengan misi puskesmas.
b. Tujuan khusus
Persyaratan rumusan tujuan khusus ( objective ) banyak macamnya kecuali harus memenuhi
semua syarat rumusan tujuan umum, juga harus memiliki tolak ukur. Tolak ukur yang
dimaksu di bedakan atas lima macam, yakni tentang apa masalah yang ingin di atasi oleh
rencana kerja yang akan dilaksanakan, siapa yang akan memperoleh manfaat bila rencana
kerja dilaksanakan kerja akan dilaksanakan, berapa besarnya target yang kan dicapai, serta
berapa lama rencana kerja akan dilaksanakan.
Dari kelima tolak ukur tujuan khusus ini, tiga diantaranya telah memiliki yakni tentang apa,
siapa, dan di mana yang keduanya dapat di peroleh dari rumusan masalah. Tetapi akan
bagaimanakah untuk besarnya target serta jangka waktu pelaksanaan rencana kerja?
· Menetapkan besarnya target
Terus terang untuk menetapkan besarnya target tidaklah mudah. Semuanya sangat tergantung
dari berat ringannya masalah yang di hadapi serta kemampuan yang dimiliki. Secara umum di
sebut -
Bertitik tolak dari uraian ini, maka secara statistik dapat dihitung besarnya target minimal
tersebut. Rumus yang dipergunakan adalah rumus perbedaan dua proporsi sebagai berikut:
p1 = besarnya masalah sebelum program dalam%
p2 = besarnya masalah setelah program dalam% (target)
q1 = 100% - p1
q2 = 100% - p2
N1 = jumlah populasi sebelum program
N2 = jumlah populasi setelah program
Besarnya p2 (target) yang ingin dicapai dapat dicari dengan mempergunakan rumus
persamaan kuadrat sebagai berikut:
Contoh:
Klinik KB Rumah Sakit X Jakarta pada bulan Mei 1994 berhasil melayani 25 orang akseptor
baru IUD (N1). Hasil penelitian rekam medis untuk bulan Mei 1994 tersebut menemukan
20% diantaranya mengalami infeksi panggul (p1) pasca insersi. Jika jumlah akseptor baru
IUD yang dilayani tiap bulan tidak berubah (N2), berapakah besarnya target penurunan
infeksi panggul yang minimal harus dicapai (p2)?
1.154 p2 - 55,4 p2 + 151,1 = 0
p2 (1,2) =
p2 (1) = 45
p2 (2) = 2,93
Karena target yang ingin dicapai adalah penurunan, maka angka p2 yang dipakai disini
adalah p2 (2) yakni 2,93%. Setelah besarnya target selesai dihitung, dan jangka waktu
pelaksanaan program berhasil ditetapkan (misal untuk 1 tahun), dapat dirumuskan tujuan
khusus yang ingin dicapai.
Pada contoh di atas rumusan tujuan khusus yang dimaksud adalah menurunkan angka infeksi
panggul pasca insersi IUD di Klinik KB Rumah Sakit X Jakarta dari 20% pada bulan Mei
1994 menjadi setidaknya 2,93% pada bulan Mei 1995.
§ Menetapkan Jangka Waktu Pelaksanaan
Sama halnya dengan target, untuk menentukan jangka waktu pelaksanaan rencana kerja,
sehingga target minimal dapat dicapai, tidaklah mudah. Pegangan yang lazim dipakai adalah
kemampuan yang dimiliki. Makin besar kemampuan tersebut, makin pendek jangka waktu
yang dibutuhkan. Sebaliknya jika kemampuan terbatas, jangka waktu pelaksanaan bisa
panjang.
Dari uraian ini menjadi jelas, perbedaan dua organisasi dalam melaksanakan suatu
program yang sama, tidak terletak pada perbedaan besarnya target minimal, melainkan pada
jangka waktu pelaksanaan program dalam mencapai target minimal. Makin mampu suatu
organisasi, makin pendek jangka waktu pelaksanannya.
Dengan kata lain, penetapan jangka waktu pelaksanaan program dapat sangat
fleksibel. Asal saja selalu diingat, makin pendek jangka waktu tersebut, makin dibutuhkan
kemampuan yang tinggi, dalam arti harus dapat melaksanakan berbagai kegiatan secara lebih
intensif.
Untuk contoh rumusan tujuan khusus menurunkan persentase infeksi panggul pasca
insersi IUD diatas, penetapan jangka waktu pelaksanaan bisa saja kurang dari satu
tahun. Dengan konsekwensi, pelaksanaan berbagai kegiatan yang telah ditetapkan harus lebih
giat.
4. Rumusan Kegiatan
Suatu rencana kerja yang baik harus mencantumkan rumusan kegiatan (activities) yang
akan dilaksanakan. Kegiatan yang dimaksud disini adalah, di satu pihak, dapat mengatasi
masalah yang dihadapi, dan dipihak lain, dapat mencapai tujuan (target) yang telah
ditetapkan.
Kegiatan yang tercantum dalam rencana banyak macamnya. Semuanya sangat ditentukan
dari masalah serta tujuan dari rencana kerja itu sendiri. Perbagai kegiatan tersebut, jika
ditinjau dari peranannya dalam mengatasi masalah serta mencapai tujuan, dapat dibedakan
atas dua macam:
a. Kegiatan Pokok
Disebut sebagai kegiatan pokok (molar activities) apabila kegiatan tersebut bersifat mutlak
dan merupakan kunci bagi keberhasilan rencana.
b. Kegiatan Tambahan
Disebut sebagai kegiatan tambahan (molecular activities) apabila kegiatan tersebut bersifat
fakultatif. Artinya apabila kegiatan tersebut tidak dilaksanakan, tidak akan menentukan
keberhasilan suatu rencana. Tetapi ketika kegiatan tersebut dilaksanakan, pelaksanaan
rencana akan lebih sempurna.
Susunlah semua kegiatan tersebut secara runtun. Maksudnya untuk memudahkan
pelaksanaannya kelak. Untuk kepentingan praktis, berbagai kegiatan tersebut sering
dikelompokkan ke dalam tiga macam saja yakni:
§ Kegiatan persiapan (preparation activities)
§ Kegiatan pelaksanaan (implementation activities)
§ Kegiatan evaluasi (evaluation activities)
5. Asumsi Perencanaan
Suatu rencana yang baik harus mengandung uraian asumsi perencanaan (planning
assumption). Asumsi perencanaan tersebut banyak macamnya. Secara umum dapat dibedakan
atas dua macam:
a. Asumsi perencanaan yang bersifat positif
Yang dimaksud dengan asumsi perencanaan yang bersifat positif adalah uraian tentang
berbagai faktor penunjang yang diperkirakan ada dan yang berperan dalam memperlancar
pelaksanaan rencana. Asumsi perencanaan yang bersifat positif ini banyak
macamnya. Beberapa di antaranya adalah:
§ Adanya kerja sama yang baik dengan berbagai instansi pemerintah dan lembaga masyarakat
§ Tersedianya tenaga pelaksana yang terampil dengan jumlah yang cukup
§ Tingginya kemampuan masyarakat membiayai pelayanan kesehatan
b. Asumsi perencanaan yang bersifat negatif
Yang dimaksud dengan asumsi perencanaan yang bersifat negatif adalah uraian tentang
berbagai faktor penghambat yang diperkirakan ada dan yang berperan sebagai kendala
pelaksanaan rencana. Contoh asumsi perencanaan yang bersifat negatif adalah:
§ Kondisi alam dan lingkungan yang sulit
§ Dedikasi tenaga pelaksana yang kurang
§ Tingkat pendidikan penduduk yang rendah
Ketika berbagai asumsi perencanaan ini berhasil diuraikan dengan lengkap, akan besar
perannya dalam membantu tenaga pelaksana menyelenggarakan berbagai kegiatan yang telah
direncanakan.
6. Strategi Pendekatan
Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang strategi pendekatan (strategi
of approach) yang akan dipergunakan pada pelaksanaan rencana. Tergantung dari macam dan
ruang lingkup rencana, strategi pendekatan yang dapat dipergunakan banyak
macamnya. Secara umum strategi tersebut berkisar antar dua kutub utama sebagai berikut:
a. Pendekatan Institusi
Kutub utama pertama dari strategi pendekatan adalah pendekatan kelembagaan (institutional
approach). Pada strategi ini, pendekatan yang dilakukan sangat membutuhkan dukungan
legalitas, dan karena itu biasanya sering menerapkan prinsip-prinsip kekuasaan dan
kewenangan. Keuntungan dari penerapan strategi ini adalah dapat mempercepat pelaksanaan
program. Tapi kekurangannya hasil yang dicapai tidak langgeng, karena seolah-olah ada
pemaksaan.
b. Pendekatan Komunitas
Kutub utama kedua dari strategi pendekatan adalah pendekatan komunitas (community
approach). Pada strategi ini pendekatan yang dilakukan bertujuan untuk menimbulkan
kesadaran dalam diri masyarakat sendiri. Untuk dilaksanakan berbagai program komunikasi,
informasi dan edukasi yang maksudnya agar masyarakat dengan kesadaran sendiri mau
melaksanakan berbagai kegiatan yang telah direncanakan secara mandiri. Keuntungan dari
penerapan strategi ini adalah perubahan yang dicapai akan bertahan lama, karena memang
bertolak dari adanya kesadaran. Kerugiannya, pelaksanaan program akan membutuhkan
waktu yang lebih lama.
Strategi pendekatan yang dipandang sesuai, adalah yang memadukan secara serasi dan
seimbang kedua strategi pendekatan diatas. Penerapannya, tentu harus disesuaikan dengan
situasi dan kondisi yang dihadapi. Jika situasi dan kondisi memang diperlukan, tidak ada
salahnya menerapkan pendekatan institusi.
7. Kelompok Sasaran
Biasanya pada setiap program kesehatan ditemukan adanya kelompok sasaran (target
group), yakni kepada siapa program kesehatan tersebut ditujukan. Kelompok sasaran tersebut
banyak macamnya. Jika disederhanakan dapat dibedakan atas dua macam:
a. Kelompok Sasaran Langsung
Yang dimaksud dengan kelompok sasaran langsung (direct target group) adalah anggota
masyarakat yang memanfaatkan langsung program kesehatan. Contoh kelompok sasaran
langsung adalah bayi-bayi untuk program imunisasi dasar, dan atau ibu-ibu hamil untuk
program antental.
b. Kelompok Sasaran Tidak Langsung
Yang dimaksud dengan kelompok sasaran tidak langsung (indirect target group) adalah
kelompok sasaran antara. Contohnya adalah ibu-ibu untuk program imunisasi dasar
bayi. Pada contoh ini, program imunisasi dasar bayi tidak akan berhasil jika ibu-ibu tidak di
ikutsertakan. Dalam program kesehatan, peran kelompok sasaran antara ini banyak
ditemukan. Termasuk para suami untuk keberhasilan program keluarga berencana.
8. Waktu
Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang jangka waktu pelaksanaan
(time) rencana. Cantumkan uraian tentang jangka waktu tersebut, sebaiknya dilengkapi
dengan rinciannya.
Faktor-faktor yang mempengaruhi penetapan jangka waktu banyak macamnya. Termasuk
yang terpenting adalah:
a. Kemampuan organisasi dalam mencapai target
Faktor pertama yang mempengaruhi penetapan jangka waktu adalah kemampuan yang
dimiliki oleh organisasi dalam mencapai target yang telah ditetapkan. Jika kemampuan
tersebut cukup, jangka waktu pelaksanaan dapat singkat.
b. Strategi pendekatan yang akan diterapkan
Secara umum disebutkan jika strategi pendekatan lebih banyak menerapkan pendekatan
komunitas, maka jangka waktu pelaksanaan program lebih lama. Tetapi jika lebih banyak
menerapkan pendekatan institusi, akan lebih singkat.
Cantumkan uraian jangka waktu tersebut rinci. Sebaiknya untuk tiap kegiatan yang akan
dilaksanakan. Uraian tentang jangka waktu yang terkait dengan kegiatan ini dapat disusun
dalam suatu diagram khusus yang disebut dengan nama Gantt Chart.
9. Organisasi dan Tenaga Pelaksana
Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang organisasi serta susunan
tenaga pelaksana (organization and staff) yang akan menyelenggarakan rencana. Cantumkan
struktur organisasi dan susunan staf pelaksana tersebut.
Sangat dianjurkan, uraian tentang pelaksana dapat dilengkapi dengan pembagian tugas
serta kewenangan masing-masing (job description and authority).
10. Biaya
Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang biaya (cost) yang
diperlukan untuk melaksanakan rencana. Besarnya biaya yang diperlukan sangat bervariasi
sekali. Karena semuanya tergantung dari jenis dan jumlah kegiatan yang akan
dilakukan. Dalam program kesehatan ada beberapa patokan yang dapat dipergunakan untuk
menghitung biaya. Patokan yang dimaksud antara lain jumlah dan penyebaran sasaran yang
ingin dicapai, jumlah dan jenis kegiatan yang akan dilakukan, jumlah dan jenis tenaga
pelaksana yang terlibat, waktu pelaksanaan program serta jumlah dan jenis sarana yang
dipergunakan.
Cantumkanlah jumlah biaya yang dibutuhkan tersebut. Sebaiknya dilengkapi dengan
rinciannya. Misalnya biaya personalia, biaya operasional, biaya sarana dan fasilitas, biaya
penilaian dan biaya pengembangan.
11. Metoda Evaluasi dan Kriteria Keberhasilan
Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang metoda penilaian serta
kriteria keberhasilan (method of evaluation and milestone) yang akan
dipergunakan. Cantumkanlah metoda penilaian tersebut. Metoda evaluasi yang baik
sebaiknya berdasarkan data. Untuk itu uraikan metoda pengumpulan data, pengolahan data,
penyajian data serta interpretasi data yang akan dipergunakan.
Kriteria keberhasilan yang dapat dipergunakan banyak macamnya. Secara umum dapat
dikelompokkan ke dalam tiga macam:
a. Kriteria keberhasilan unsur masukan
Yakni yang menujuk pada terpenuhinya unsur masukan. Misalnya tersedianya tenaga, dana
dan sarana sesuai dengan rencana.
b. Kriteria keberhasilan unsur proses
Yakni yang menunjuk pada terlaksananya unsur proses. Misalnya terselenggaranya
penyuluhan kesehatan sesuai dengan rencana, atau terselenggaranya pertemuan dengan
masyarakat sesuai dengan rencana.
c. Kriteria keberhasilan unsur keluaran
Yakni yang menunjuk pada tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Misalnya, berhasil
menurunkan angka komplikasi sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
Kesebelas unsur rencana ini saling berhubungan dan mempengaruhi, yang secara keseluruhan
terangkai dalam satu uraian rencana yang terpadu.
1.7. Menetapkan Prioritas Masalah
Telah disebutkan bahwa yang terpenting dalam perencanaan adalah yang menyangkut
proses perencanaan (process of planning). Adapun yang dimaksud dengan proses
perencanaan di sini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyusun suatu
rencana. Untuk bidang kesehatan, langkah-langkah yang sering dipergunakan adalah
mengikuti prinsip lingkaran pemecahan masalah (problem solving cycle). Sebagai langkah
pertama dilakukan upaya menetapkan prioritas masalah (problem priority). Adapun yang
dimaksud dengan masalah di sini adalah kesenjangan antara apa yang ditemukan (what is)
dengan apa yang semestinya (what should be).
Ditinjau dari sudut pelaksanaan program kesehatan, penetapan prioritas masalah ini
dipandang sangat penting. Paling tidak ada dua alasan yang ditemukan. Pertama, karena
terbatasnya sumber daya yang tersedia, dan karena itu tidak mungkin menyelesaikan semua
masalah. Kedua, karena adanya hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya, dan
karena itu tidak perlu semua masalah diselesaikan.
Cara menetapkan prioritas masalah banyak macamnya. Sebagian lebih mengutamakan
lembaga, sebagai lainnya lebih mengandalkan ilham atau petunjuk atasan. Ketika cara
mengatur masalah ini, meskipun hasilnya sering tepat, tetapi tidak dianjurkan. Cara
menetapkan prioritas masalah yang dianjurkan adalah memakai teknik data. Untuk dapat
menetapkan prioritas masalah dengan teknik penelitian data, ada beberapa kegiatan yang
harus dilakukan. Kegiatan yang dimaksud adalah:
1. Melakukan Pengumpulan Data
Kegiatan pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan data. Adapun yang dimaksud
dengan data di sini adalah hasil dari suatu pengukuran dan atau pun pengamatan. Agar data
yang dikumpulkan tersebut dapat menghasilkan kesimpulan tentang prioritas masalah, ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan yakni:
a. Jenis Data
Jenis data yang harus dikumpulkan banyak macamnya. Sekedar pegangan dapat
dipergunakan pendapat Blum (1976) yang membedakan data kesehatan atas empat macam
yakni data tentang perilaku (behaviour), lingkungan (environment), pelayanan kesehatan
(health services) dan keturunan (heredity). Kelompok keempat macam data tersebut.
Tetapi, ketika waktu, tenaga, sarana dan dana cukup tersedia, tidak ada salahnya
mengumpulkan data yang lebih lengkap. Data lengkap yang dimaksud adalah:
§ Kondisi Geografis
Yang dimaksud dalam data geografis banyak macamnya. Yang terpenting antara lain
tentang luas dan batas-batas wilayah, kondisi tanah, kondisi iklim dan cuaca, kondisi flora,
keadaan flora, kondisi fauna. Peran data geografis sangat besar dalam memberikan arahan
tentang ada atau tidaknya suatu masalah kesehatan. Jika di wilayah tersebut banyak
ditemukan rawa misalnya, mungkin saja penyakit malaria akan banyak ditemukan.
Kecuali itu data geografis juga bermanfaat untuk menetapkan prioritas jalan keluar. Jika
kondisi geografis tidak menguntungkan, misalnya jika tidak ada sarana transportasi, perlu
dipertimbangkan pelayanan kesehatan yang bersifat mobil.
· Pemerintahan
Data yang perlu dikumpulkan disini antara lain tentang bentuk pemerintahan, peraturan
perundang-undangan yang berlaku, anggaran pendapatan dan belanjat kesehatan, serta
mekanisme dan proses pengambilan keputusan. Keemua data ini penting artinya pda waktu
menyusun rencana, terutama pada waktu merumuskan prioritas jalan keluar.
· Kependudukan
Data kependudukan yang diperluakn antara lain tentang jumlah, penyebaran (susunan
umur, jenis kelamin dan geografis), angka pertumbuhan serta angka kelahiran
penduduk. Peran data kependudukan bukan saja penting dalam mengatur masalah kesehatan,
tetapi juga dalam menyususn cara untuk masalah kesehatan tersebut.
· Pendidikan
Kumpulkan pula data tentang pendidikan, yang meliputi tingkat pendidikan serta fasilitas
pendidikan yang tersedia. Sama halnya dengan kependudukan, peran data pendidikan ini juga
penting dalam mengatur masalah dan cara penyelesaian masalah kesehatan.
· Pekerjaan dan Mata Pencaharian
Data lain yang perlu dikumpulkan adalah tentang pekerjaan dan mata pencaharian
penduduk. Uraikanlah data tersebut dengan lengkap.
· Kondisi Sosial Budaya
Data tentang sosial budaya meliputi pandangan, kebiasaan, larangan dan anjuran yang ada
kaitannya dengan bidang kesehatan. Semua data ini memiliki peran yang sangat penting
dalam membantu menetapkan masalah dan jalan keluar mengatasi maslah kesehatan tersebut.
· Kesehatan
Data terakhir yang perlu dikumpulkan adalah tentang kesehatan penduduk. Secara umum
data kesehatan dapat dibedakan atas tiga macam yakni.
Ø Data yang menunjuk status kesehatan penduduk, seperti angka kematian (umum, bayi, ibu
dan penyakti tertentu), angka harapan hidup rata-rata angka penyakit dan sebaginya yang
seperti ini.
Ø Data yang menunjuk kondisi kesehatan lingkungan pemukiman, seperti persentase penduduk
yang memiliki sumber air bersih, memiliki jamabn, memiliki tempat sampah, memiliki rumah
sehat dan lain sebagianya yang seperti ini.
Ø Data yang menunjuk kondisi fasilitas dan pelayanan kesehatan, seperti ratio penduduk /
sarana kesehatan, jumlah dokter, jumlah paramedis, jumlah kunjungan, luas cangkupan,
jumlah dan pemakaian tempat tidur dan lain sebagainya yang seperti ini.
b. Sumber Data
Apabila jenis data yang akan dikumpulkan telah ditetapkan, lanjutkanlah dengan
emnetapkan sumber data yang akan dipergunakan. Untuk ini ada tiga sumber data yang
dikenal yakni sumber primer, sumber sekunder dan sumber tertier. Contoh sumber data
primer adalah hasil pemeriksaan atau wawancara langsung dengan masyarakat. Contoh
sumber data sekunder adalah laporan bulanan PUSKESMAS dan Kantor
Kecamatan. Sedangkan contoh sumber data tersier adalah hasil publikasi badan-badan resmi,
seperti Kantor Dinas Statistik, Dinas Kesehatan dan Kantor Kabupaten. Pilihlah sumber data
yang sesuai.
c. Jumlah Responden
Jika kemampuan tersedia denga cukup, kumpulkan data dengan lengkap dalam arti
mencakup seluruh penduduk. Dalam praktek sehari-hari, pengumpulan data secara total ini
sulit dilakukan. Biasanya diambil data dari sebagian penduduk saja, yang besarnya, karena
hanya merupakan suatu survei diskriptif, ditentukan dengan mempergunakan rumus sampel
sebagai berikut:
n1 =
n2 =
n1 = Total sampai awal
n2 = Jumlah sampai akhir
p = Sifat suatu kondisi dalam% (jika tidak tahu dianggap 50%)
q = 100% - p
L = Derajat ketetapan yang diperguanka (0,005)
N = Jumlah penduduk
d. Cara Mengambil Sampel
Jika jumlah smpel telah ditentukan, lanjutkan dengan mengatur cara pengambilan
sampel. Untuk ini ada empat cara pengambilan sampel yang dikenal, yakni cara simple
random sampling, sistematic random sampling, stratified random sampling dan cluster
random sampling. Pilihlah yang seuai.
e. Cara Mengumpulkan Data
Cara mengumpulkan data ada empat macam yakni wawancara, pemeriksaan, pengamatan
(observasi) serta peranserta (partisipasi). Pilihlah cara pengumpulan data yang sesuai.
2. Melakukan Pengolahan Data
Kegiatan kedua yang harus dilakukan adalah mengolah data yang telah
dikumpulkan. Adapun yang dimaksud dengan pengolahan data disini adalah menyusun data
yang tersedia sedemikian rupa sehingga jelas sifat-sifat yang dimilikinya. Cara pengolahan
data secara umum dapat dibedakan atas tiga macam yakni secara manual, mekanik serta
listrik. Pilihlah cara pengolahan data yang paling dikuasai.
3. Melakukan Penyajian Data
Kegiatan ketiga yang harus dilakukan menyajikan data yang telah diolah. Ada tiga
macam cara penyajian data yang lazim dipergunakan yakni secara tekstular, tabular dan
grafikal. Pilihlah cara penyajian data yang paling tepat.
4. Memilih prioritas masalah
Hasil penyajian data akan memiliki berbagai masalah. Apa berbagai masalah ini harus
diselesaikan? Tidak perlu. Pertama, kasrena antar masalah mungkin ada keterkaitan. Yang
perlu diperhatikan hanya menyelesaikan masalah pokok saja. Masalah lainnya akan selesai
dengan sendirinya. Kedua, karena kemampuan yang dimiliki oleh organisasi selalu bersifat
terbatas. Dalam keadaan yang seperti ini, lanjutkan kegiatan dengan memilih prioritas
masalah. Untuk itu banyak cara pemilihan yang harus dipergunakan. Cara yang dianjurkan
adalah memakai kriteria yang dituangkan dalam bentuk matriks. Dikenal dengan nama
tekhnik kriteria matrik (criteria matrix tecnique).
Kriteria yang dapat dipergunakan banyak macamnya. Secara umum dapat dibedakan atas
tiga macam:
· Pentingnya masalah
Makin penting (importanci) masalah tersebut, makin diprioritaskan
penyelesaiannya. Ukuran pentiangnya masalah banyak macamnya. Beberapa diantaranya
yang terpenting adalah:
- Besarnya masalah (prevalence)
- Akibat yang ditinbulakan oleh masalah (severiti)
- Kenaikan besarnya masalah (rate of increase)
- Derajat keinginan masyarakat yang tidak terpenuhi (degree of unmeet need)
- Keuntungan sosial karena selesainya masalah (social benefit)
- Rasa prihatin masyarakat terhadap masalah (public concern)
- Suasana politik (political climate)
· Kelayakan Teknologi
Makin layak teknologi yang tersedia dan yang dapat dipakai untuk mengatasi masalah
(technical feasibility), makin diprioritaskan masalah tersebut. Kelayakan teknologi yang
dimaksudkan disini adalah menunjuk pada pengasaan ilmu dan teknologi yang seusai.
· Sumber daya yang tersedia
Makin tersedia sumber daya yang dapat dipakai untuk mengatasi masalah (resources
availabitlity) makin diprioritaskan masalah tersebut. Sumber daya yang dimaksdukan di sini
adalah yang menunjuk pada energi (man), dana (money) dan sarana (material).
Berilah nilia antara 1 (tidak penting) sampai dengan 5 (sangat penting) untuk setiap
kriteria yang sesuai. Prioritas masalah adalah yang jumlah nilianya paling besar. Secara
sederhana pemilihan prioritas masalah dengan teknik kriteria matriiks ini dapat digambarkan
dalam table 5.1
1.8. Menetapkan Prioritas Jalan Keluar
Ketika prioritas masalah telah berhasil ditetapkan, langkah selanjutnya yang dilakukan
adalah menetapkan prioritas jalan keluar (solution priority). Untuk ini ada beberapa kegiatan
pokok yang harus dilakukan sebagai berikut:
1. Menyusun Alternatif
Kegiatan pertama yang harus dilakukan adalah menyusun alternatif jalan keluar untuk
mengatasi prioritas masalah yang telah ditetapkan. Menyusun alternatfi jaan keluar
dipandang penting, karena terkait dengan upaya memperluas wawasan, yang apabila berhasil
diwujudkan akan besar perannya dalam membantu kelancaran pelaksanan jalan keluar.
Untuk dapat menyusun alternatfi jalan keluar, cobalah berpikir kreatif (creative
thinking). Teknik berpikir kreatif banyak macamnya. Salah satu diantaranya dikenal dengan
teknik analogi atau populer pula dengan sebutan synectic technique. Jika dengan teknik
berpikir kreatif masih belum dapat dihasilkan alternatif jalan keluar, cobalah tempuh langkah-
langkah sebagai berikut:
· Menentukan berbagai penyebab masalah
Untuk dapat menentukan berbagai penyebab masalah, lakukan curah pendapat (brain
storming) dengan membahas data yang telah dikumpulkan. Gunakanlah alat bantu diagram
hubungan sebab-akibat (cause-effect diargam) atau populer pula dengan sebutan diagram
tulang ikan (fish bone diagram). Dengan memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman yang
ada, serta dibantuoleh data yang tersedia, dapat disusun berbagai penyebab masalah secara
teoritis.
· Memeriksa kebenaran penyebab masalah
Karena dapftar penyebab masalah yang telah disusun baru bersifat teoritis, perlu
dilakukan pemeriksaan tentang kebenaran penyebab masalah (confirmation). Untuk ini, jika
perlu, lakukanlah pengumpulan data tambahan.Coabalah lakukan uji statistik untuk
mengidentifikasi penyebab masalah yang sebenarnya. Sisihkanlah daftar penyebab masalah
yang hasil uji statistiknya tidak berarti.
· Mengubah penyebab masalah kedalam bentuk kegiatan
Ketika check penyebab masalah yang hasil uji statistiknya telah berhasil disusun,
lanjutkan dengan mengubah daftar penyebab masalah tersebut kedaam bentuk
kegiatan. Usahakan untuk satu penyebab masalah tersusun satu kegiatan penyelesaian
masalah.
2. Memilih prioritas jalan keluar
Apakah semua alternatif jalan keluar yang telah disusun tersebut harus dilaksanakan? Jika
kamampuan memang dimiliki, apa selanjutnya. Disinilah letak masalahnya. Karena
kemampuan yang dimiliki oleh suatu organisasi selalu bersifat terbatas. Untuk mengatasinya,
pilihlah salah satu dari alternatif jalan keluar yang paling menjanjikan. Pekerjaan ini disebtu
dengan nama memilih priortias jalan keluar. Untuk dapat memilih prioritas jalan keluar,
pelajarilah dengan seksama berbagai alternatif yang tersedia. Sebelum melakukan pilihan,
ada baiknya jika dicoba padukan dahulu. Siapa tahu berbagai alternatif tersebut sebenarnya
hanya merupakan bagian dari satu paket kegiatan yang sulit dipisahkan.
Ketika keterpaduan tersebut sulit dilakukan, antara lain karena adanya perbedaan antar
alternatif yang terlalu tajam, atau karena keterbatasan sumber daya dalam melaksanakan
program yang telah dipadukan, barulah dilakukan macamnya. Cara yang dianjurkan adalah
memakai teknik kriteria matriks. Untuk ini ada dua kriteria yang lazim dipergunakan. Kriteria
yang dimaksud adalah:
a. Efektivitas jalan keluar
Tetapkanlah nilai efektivitas (effectivity) untuk setiap alternatif jalan keluar, yakni
dengan memberikan angka 1 (paling tidak efektif) sampai dengan angka 5 9paling
efektif). Prioritas jalan keluar adalah yang nilai efektivitasnya paling tinggi. Untuk
menentukan efektivitas jalan keluar, pergunakanlah kriteria tambahan sebagai berikut:
· Besarnya masalah yang dapat diseleaikan
Hitunglah besarnya masalah (magnitude) yang dapat diatasi bila jalan keluar tersebut
dilaksanakan, untuk setiap alternatif. Makin beasr masalah dapat diatasi, maki tinggi prioritas
jalan keluar tersebut.
· Pentingnya jalan keluar
Hitunglah pentingnya jalan keluar (importancy) dalam mengatasi masalah yang dihadapi,
untuk setiap alternatif. Pentingnya jalan keluar yang dimaksudkan disini terkait dengan
kelanggengan selesainya maslah, makin penting jalan keluar tersebut.
· Senstivitas jalan keluar
Hitunglah sensitifitas jalan keluar (uunerabilty) dalam mengatasi masalah yang dihadapi,
untuk setiap alternatif. Sensitivitas yang dimaksud disini dikaitkan dengan kecepatan jalan
keluar mengatasi masalah. Makin cepat masalah teratasi, makin sensitif jalan keluar tersebut.
b. Efisiensi jalan keluar
Tetapkanlah nilai efisiensi (efficiency) untuk setiap alternatif jalan keluar, yakni dengan
memberikan angka 1 (aling tidak efisien) sampai dengan angka 5 (paling efisien). Nilai
efisiensi ini biasanya dikaitkan dengan biaya (cost) yang diperlukan untuk melaksanakan
jalan keluar. Makin besar biaya yang diperlukan, makin tidak efisien jalan keluar tersebut.
3. Melakukan uji lapangan
Kegiatan ketiga yang harus dilakukan pada penetapan prioritas jalan keluar adalah
melakukan uji lapangan untuk prioritas jalan keluar terpilih. Uji lapangan ini dipandang
penting, karma wring ditemukan jalan keluar yang diatas kertas baik, ternyata sulit
dilaksanakan.
Patutlah diingat dalam melakukan uji lapangan, tujuan utama yang ingin dicapai
bukan lagi mempermasalahkan jalan keluar yang telah terpilih, melainkan hanya untuk
menilai berbagai faktor penopang dan faktor penghambat yang kiranya akan
ditemukan, ketika jalan keluar tersebut dilaksanakan. Catatlah berbagai faktor penopang
dan penghambat yang ditemukan.
4. Meningkatkan prioritas jalan keluar
Selesai melakukan uji lapangan, lanjutkan dengan memperbaiki prioritas jalan keluar, yakni
dengan memanfaatkan berbagai faktor penopang, dan bersamaan dengan itu
meniadakan berbagai faktor penghambatyang ditemukan pada uji lapangan.
5. Menyusun uraian rencana prioritas jalan keluar
Kegiatan terakhir yang harus dilaksanakan pada penetapan prioritas jalan keluar adalah
menyusun uraian rencana prioritas jalan keluar se lengkapnya. Untuk ini Uraikanlah semua
unsur rencana sebagaimana telah diajukan, sehingga dapat dihasilkan suatu rencana
yang leng kap.
Langkah-langkah dan kegiatan menetapkan prioritas masalah saling terkait dengan
langkah-langkah dan kegiatan menetapkan prioritas jalan keluar.
1.9. Analisis SWOT
Pengertian
Telah disebutkan bahwa suatu rencana yang baik harus mengandung uraian tentang
asumsi perencanaan (planning asumption). Maksudnya adalah untuk mengetahui
dengan jelas berbagai faktor penopang dan atau pun penghambat yang diperkirakan akan
dihadapi bila rencana tersebut dilaksanakan. Pengetahuan tentang berbagai faktor penopang
dan atau penghambat ini, dalam peker aan administrasi dipandang cukup
penting.Dengan diketahuinya berbagai faktor penopang dan penghambat tersebut, akan dapat
dilakukan berbagai persiapan, sedemikian rupa sehingga pelaksanaan rencana akan dapat
lebih lancar.
Untuk dapat mengetahui secara lengkap berbagai faktor penopang dan penghambat,
perlu dilakukan penelitian yang seksama tentang kondisi organ isasi yang akan
melaksanakan rencana tersebut. Ulasan yang seperti ini dikenal dengan Hama analisis
SWOT.
Pengertian analisis SWOT banyak macamnya. Secara sederhana dapat diartikan sebagai
suatu studi yang dilakukan terhadap suatu organisasi sedemikian rupa sehingga diperoleh
keterangan yang akurat tentang berbagai faktor kekuatan, kelemahan, kesempatan dan
hambatan yang dimiliki dan atau yang dihadapi oleh organisasi.
Elemen SWOT
Dari batasan sederhana ini, segera terlihat dalam analisis SWOT dite mukan ada
empat unsur pokok yang harus dipahami. Keempat unsur yang dimaksud adalah:
1. Kekuatan
Yang dimaksud dengan kekuatan (strength) di sini adalah berbagai ke surplus yang
bersifat khusus yang dimiliki oleh suatu organisasi, yang apa bila dapat dimanfaatkan
akan berperan besar tidak hanya dalammemperlancar berbagai kegiatan yang akan
dilaksanakan oleh organ isasi, tetapi juga dalam mencapai tujuan yang dimiliki oleh
organisasi.
2. Kelemahan
Yang dimaksud dengan kelemahan (weaknesses) di sini adalah berbagai kekurangan yang
bersifat khas yang dimiliki oleh suatu organisasi, yang apabila berhasil diatasi akan berperan
besar, tidak hanya dalam mem perlancar berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan oleh
organisasi, tetapi juga dalam mencapai tujuan yang dimiliki oleh organisasi,
3. Kesempatan
Yang dimaksud dengan kesempatan (opportunity) adalah peluang yang bersifat positif
yang dihadapi oleh suatu organisasi, yang apabila dapat dimanfaatkan akan besar perannya
dalam mencapai tujuan organi sasi.
4. H a m b a t a n
Yang dimaksud dengan hambatan (threat) adalah kendala yang bersifat n egat i f yang
dihadapi oleh suatu organisasi, yang apabila berhasil diatasi akan besar perannya dalam
mencapai tujuan organisasi.
Dari uraian tentang keempat unsur ini, segera terlihat bahwa unsur kekuatan dan
kelemahan, pada dasamya bersifat internal, dalam arti berada di dalam
organisasi. Sedangkan unsur kesempatan dan hambatan bersifat ekstemal, dalam arti berada
di luar organisasi. Kecuali itu, segera pula terli hat bahwa unsur kekuatan dan kesempatan
merupakan faktor positif yang bersifat menguntungkan bagi organisasi. Sedangkan unsur
kelemahan dan hambatan adalah faktor negatif yang bersifat merugikan bagi
organi sasi. Untuk keberhasilan pekerjaan perencanaan, deskripsi lengkap ten - tang
keempat unsur ini harus dimiliki.
Teknik
Teknik analisis SWOT dapat dibedakan atas tiga tahap. Teknik yang dimak - sud adalah:
1. Melakukan analisis kekuatan dan kelemahan organisasi
Untuk dapat melakukan analisis kekuatan dan kelemahan organisasi, perlu dilakukan hal-
hal sebagai berikut:
a. Menetapkan unsur-unsur organisas i yang akan d in i la i Unsur-unsur yang akan
dievaluasi tersebut biasanya dibedakan atas dua macam. Pertama, unsur perangkat
organisasi (tool of administration) yang terdiri dari
tenaga (man), dana (money), sarana (material) serta metoda (method). Kedua, unsur fungsi
organisasi (function of administration) yang terdiri dari
perencanaan (planning ), pengor ganisasian (organizing), penggerakan (actuating) dan
pengawasan (controlling).
b . Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai Mai yang diberikan untuk
tiap unsur yang dinilai secara umum dapat dibedakan atas dua macam:
· Nilai penampilan (performance) yang dinyatakan dengan baik atau buruk.
· Nilai kepentingan (importance) yang dinyatakan dengan penting atau tidak penting.
c. Membuat matrik dari hasil evaluasi yang dilakukan
d. Menarik kesimpulan hasil penilaian
2. Melakukan analisis kesempatan organisasi
Untuk dapat melakukan analisis kesempatan yang dimiliki oleh organi sasi perlu
dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Menetapkan unsur-unsur yang akan dievaluasi
Biasanya unsur-unsur yang akan dievaluasi tersebut adalah hal-hal yang baru bagi
organisasi. Misalnya perubahan kebijakan pemerin tah, perubahan tingkat sosial
ekonomi penduduk, perubahan keada an sosial budaya penduduk dan lain sebagainya yang
seperti ini.
b. Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dievaluasi Nilai yang diberikan secara
umum dapat dibedakan atas dua macam sebagai berikut:
- Nilai daya, tarik (attractiveness) yang dinyatakan dengan tinggi dan rendah.
- Nilai kemungkinan keberhasilan (success probability) yang dinyata kan dengan tinggi dan
rendah.
c. Membuat matrik dari hasil evaluasi yang dilakukan
d. Menarik kesimpulan hasil penilaian
3. Melakukan analisis hambatan organisasi
Untuk dapat melakukan analisis hambatan yang dihadapi oleh organi sasi, perlu
dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Menetapkan unsur-unsur yang akan dievaluasi
Sarna halnya dengan kesempatan, biasanya unsur-unsur yang akan dievaluasi adalah
hal-hal yang baru bagi organisasi. Misalnya per ubahan kebijakan pemerintah, perubahan
kondisi sosial ekonomi penduduk, perubahan kondisi sosial budaya penduduk dan lain
se bagainya yang seperti ini.
b. Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai Nihi yang diberikan secara
umum dapat dibedakan atas dua macam sebagai berikut:
- Nilai kemungkinan munculnya hambatan (probability of occcur ance) yang dinyatakan
dengan sering dan. jarang.
- Nilai seriusnya hambatan (seriousness) yang dinyatakan dengan se rius dan tidak.
c. Membuat matrik dari hasil evaluasi yang dilakukan
Contoh matrik dari hasil penilaian terhadap hambatan yang dihadapi oleh
organisasi dapat dilihat pada Gambar 5.3.
d. Menarik kesimpulan hasil penilaian
1.10. Perencanaan Anggaran
Pengertian
Telah disebutkan bahwa suatu rencana yang baik harus mengandung uraian tentang
biaya (cost) yang diperlukan. Tentu sangat diharapkan uraian ten - tang biaya tersebut
adalah yang menggambarkan kebutuhan yang se benarnya. Dalam arti disatu pihak
tidak berlebihan dan di pihak lain tidak kekurangan. Untuk dapat dimilikinya uraian
tentang biaya yang sesuai de ngan kebutuhan tersebut, perlu dilakukan suatu upaya
khusus. Upaya ini dalam ilmu administrasi disebut dengan nama perencanaan
anggaran (budgeting). Jika ditinjau dari persyaratan untuk mencapai tujuan organisasi, peran
perencanaan anggaran ini dipandang cukup penting. Dengan ber hasil disusunnya
rencana anggaran tersebut, akan dapat diketahui besarnya biaya yang diperlukan untuk
menyelenggarakan suatu rencana.
Batasan perencanaan anggaran banyak macamnya. Secara sederhana dapat diartikan
sebagai suatu proses mempersiapkan anggaran. Sedangkan Y ang dimaksud dengan
anggaran adalah suatu rencana (plan), yang uraian tentang kegiatan yang akan
dilaksanakan dinyatakan dalam bentuk uang. Kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut
banyak macamnya. Pada peren canaan anggaran berbagai kegiatan tersebut sering
disederhanakan dalam dua kelompok utama. Pertama, kegiatan-kegiatan yang menghasilkan
uang. Kedua, kegiatan-kegiatan yang membutuhkan uang. Kelompok kegiatan per tama
disebut dengan nama pendapatan. Sedangkan kelompok kegiatan kedua disebut dengan
nama produksi.
Dari pengertian yang seperti ini, dapat dengan mudah dipahami bahwa proses
perencanaan anggaran pada dasarnya adalah sama dengan proses perencanaan
bi a y a (planning). Bedanya, jika pada perencanaan, yang di hasilkan adalah suatu
rencana (plan) yang hanya mengandung uraian ten - tang kegiatan, maka pada
perencanaan anggaran, uraian kegiatan tersebut telah dilengkapi dengan keterangan
tentang uang, baik yang akan diterima dan atau yang harus dikeluarkan.
Karena proses perencanaan anggaran sama dengan proses perencanaan pada
U111L1 1 nnya, maka beberapa sarjana berpendapat perencanaan anggaran bukan merupakan
suatu fungsi administrasi yang berdiri sendiri, melainkanmerupakan bagian dari fungsi
perencanaan. Oleh kelompok saijana ini dise butkan bahwa suatu rencana dinilai baik apabila
rencana tersebut telah meng uraikan pi ih rencana pembiayaannya. Bertitik tolak dari
pendapat yang seper ti ini disebt it kan bahwa perencanaan anggaran hanya merupakan bagian
yang tidak terpisal ikan dari perencanaan pada umumnya.
Terlepas apakah perencanaan anggaran merupakan fungsi administrasi tersendiri, atau
hanya merupakan bagian dari fungsi perencanaan, dalam membicarakan perencanaan
anggaran ada tiga hal yang harus dibedakanyakni tentang proses perencanaan anggaran,
perangkat perencanaan ang garan Berta hasil dari perencanaan anggaran. Perangkat
perencanaan ang garan dapat berbeda antara satu lembaga dengan lembaga lainnya.Pada
be berapa instansi tertentu perangkat perencanaan anggaran tersebut adalah bagian
perencanaan, tetapi pada beberapa instansi lainnya adalah bagian keuangan.
Perbedaan yang sama juga ditemukan pada hasil dari perencanaan
ang garan. Tergantung dari rencana anggaran yang disusun, maka rencana anggaran yang
dihasilkan berbeda-beda. Jika yang disusun adalah rencanaanggaran pendidikan, maka
hasilnya adalah rencana anggaran pendidikan. Tetapi jika yang disusun adalah rencana
anggaran kesehatan, maka yang dihasilkan adalah rencana anggaran kesehatan.
Perbedaan yang seperti ini tidak ditemukan pada proses
perencanaan anggaran. Karena perangkat apapun yang melakukan perencanaan dan atau
rencana anggaran ataupun yang disusun, proses yang ditempuhadalah sama. Dari
uraian ini, menjadi jelas yang terpenting pada perenca naan anggaran bukanlah
perangkat dan atau hasil perencanaan ang garan. Yang terpenting pada perencanaan
anggaran adalah proses yangditempuh dalam melakukan perencanaan anggaran tersebut.
Manfaat
Ketika perencanaan anggaran dapat dilakukan dengan baik, akan diperoleh
beberapa manfaat, yang jika disederhanakan dapat diuraikan se bagai berikut:
1. Membantu pengaturan dalam pemanfaatan sumber daya Dengan
dilakukannya perencanaan anggaran, akan dapat diketahui be samya biaya suatu
rencana. Pengetahuan tentang besarnya biaya yang seperti ini dipandang penting, yakni
dalam rangka mengatur peman faatan berbagai sumber daya yang dimiliki.
2. Membantu pengambilan keputusan
Dengan telah diketahuinya biaya suatu rencana, maka manajer dapat menetapkan
keputusannya (desicion making) apakah rencana yang di maksud harus dilaksanakan
atau tidak. Pengambilan keputusan atas dasar besarnya biaya ini, dipandang cukup
penting, karena memang sumber daya yang tersedia selalu bersifat terbatas.
3. Membantu pemantauan dan pengawasan
Perencanaan anggaran akan menghasilkan rencana anggaran yang la zimnya telah
tersusun secara rinci dan jelas. Susunan anggaran yang se perti ini, dapat dipergunakan
untuk membantu pemantauan (Monitoring) dan pengawasan (controlling). Penyimpangan
akan segera diketahui pada setiap kali ditemukan pemakaian anggaran yang tidak semestinya.
4. Membantu penyempumaan rencana
Kadang kala suatu kegiatan yang telah direncanakan, karena sate dan lain hal harus
disempumakan (revision). Kehendak untuk melakukan penyempumaan yang berlebihan
dan atau terlalu menyimpang, akan dapat dihindari, bila dalam melakukan penyempumaan
tersebut, berpedoman pada anggaran yang telah disediakan.
5. Memperjelas pendelegasian wewenang
Pelaksanaan suatu rencana yang didalamnya termasuk anggaran, hanya mungkin dilakukan
apabila telah memperoleh persetujuan sebelumnya. Persetujuan yang dimaksud, yang bersifat
sangat penting, kerena terkait
dengan dana, adalah identik dengan pendelegasian wewenang (delega tion of
authority). Dengan demikin anggaran terutama pada tingkat pelaksanaannya, berperan besar
dalam memperjelas pendelegasian we wenang dalam suatu organisasi.
Macam
Telah disebutkan bahwa hasil dari pekerjaan perencanaan anggaran adalah tersusunnya
suatu rencana anggaran. Karena rencana anggaran pada da samya identik dengan
rencana, dan rencana tersebut banyak macamnya,maka rencana anggaranpun banyak pula
macamnya. Mengikuti pembagian rencana tersebut, maka rencara anggaran dapat
dibedakan atas beberapa macam, sebagai berikut:
1. Menurut hirarki pemerintahan
Jika ditinjau dari hirarki pemerintahan, maka rencana anggaran di Indo nesia dapat
dibedakan atas tiga macam yakni:
a. Rencana anggaran pemerintah pusat
Dalam bidang kesehatan, rencana anggaran pemerintah pusat yang dimaksudkan di Indonesia
adalah rencana anggaran Departemen Ke sehatan.
b. Rencana anggaran pemerintah daerah tingkat I
Dalam bidang kesehatan, rencana anggaran pemerintah daerah tingkat I yang
dimaksudkan di Indonesia adalah rencana anggaran Di nas Kesehatan Propinsi.
c. Rencana anggaran pemerintah daerah tingkat II
Dalam bidang kesehatan, rencana anggaran pemerintah daerah tingkat 11 yang
dimaksudkan di Indonesia adalah rencana anggaran Di nas Kesehatan Kabupaten.
2. Menurut penggunaan
Jika ditinjau dari kegunaannya, maka rencana anggaran di Indonesia dibedakan atas dua
macam yakni
a. Rencana anggaran rutin
Yang termasuk dalam rencana anggaran rutin di Indonesia adalah biaya personil dan atau
biaya kantor
b. Rencana anggaran pembangunan
Yang termasuk dalam rencana anggaran pembangunan di Indonesia misalnya biaya
mendirikan Rumah Sakit bare, biaya membeli peralat an kedokteran canggih
3. Menurut penanggung jawab
Jika ditinjau dari penanggung jawab, maka rencana anggaran di Indone sia dibedakan
menurut departemen yang melaksanakannya, misalnya
a. rencana anggaran Departemen Kesehatan
b. rencana anggaran Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
c. rencana anggaran Departemen Pertanion
4. Menurut jangka waktu berlakunya rencana anggaran
Jika ditinjau dari jangka waktu berlakunya, rencana anggaran di Indone sia dapat
dibedakan atas dua, macam yakni
a. Rencana anggaran jangka panjang
Contoh rencana anggaran jangka panjang di Indonesia adalah rencana anggaran Repelita
yang diajukan setiap lima tahun sekali
b. Rencana anggaran jangka pendek
Contoh rencana anggaran jangka pendek di Indonesia adalah rencana anggaran tahunan yang
diajukan setahun sekali.
5. Menurut penerimaan dan pengeluaran
Jika ditinjau dari perimbangan penerimaan dan pengeluaran, maka ren cana anggaran
dapat dibedakan atas tiga macam yakni
a. Rencana anggaran berimbang (balance budget)
Pada rencana anggaran ini ada keseimbangan antara peneri maan dan pengeluaran
uang.
b. Rencana anggaran surplus (surplus anggaran)
Pada rencana anggaran ini jumlah penerimaan lebih besar dari pada produksi sehingga
ditemukan kondisi yang surplus (untung).
c. Rencana anggaran defisit (deficit budget)
Pada rencana anggaran ini jumlah penerimaan lebih kecil dari pada produksi sehingga
ditemukan kondisi yang defisit (rugi).
6. Menurut teknik perencanaan yang dipergunakan
Jika ditinjau menurut teknik perencanaan yang dipergunakan, rencana anggaran dapat
dibedakan atas tiga macam yakni:
a. Rencana anggaran butir per butir (line item budget)
Pada bentuk ini rencana anggaran disusun menurut butir per butir se suai dengan kegiatan
yang akan dilakukan. Rencana anggaran bentuk ini memang mudah diawasi, tetapi kurang
membantu memberikanketerangan tentang biaya program secara keseluruhan,
sehingga menyulitkan pengambilan keputusan.
b. Rencana anggaran program (program budget)
Pada bentuk ini yang diutamakan adalah biaya program secara keselu ruhan, yang
perhitungannya dirinci menurut kegiatan yang ada dalam program. Hanya saja
penyajian rencana anggaran tersebut ti dak dikelompokkan menurut kesamaan kegiatan,
melainkan menurut programnya masing-masing.
c. Rencana anggaran basil (performance budget)
Pada bentuk ini yang diutamakan adalah basil yang dicapai. Cara meren canakannya
dimulai dengan memperkirakan basil yang dicapai, ke mudian diperinci menurut kegiatan
yang harus dilakukan untuk menca pai basil tersebut-Setiap kegiatan yang harus dilakukan
dinilai biayanya. Mudah diduga bahwa anggaran basil ini kurang begitu terperind dan karena
itu pengawasannya lebih sulit. Bentuk anggaran ini pertama kali diperkenalkan
olehHoover di Amerika Serikat pada tahun 1949.
d. Rencana anggaran sistem (system budget)
Pada bentuk ini perencanaan anggaran didasarkan atas suatu sistem tertentu. Salah satu dari
sistem yang dimaksud adalah yang dipopu lerkan oleh Robert S. McNamara di
lingkungan Departemen Pertahanan Amerika Serikat pada tahun 1960, yang dikenal
dengan Planning Programming Budgeting System (PPBS).
Bentuk
Bentuk rencana anggaran yakni yang dihasilkan oleh perencaaan ang garan, dapat
berbeda antara satu dengan lainnya. Bentuk tersebut pada dasarnya ditemukan oleh dua
hal yakni
1. Rincian mata anggaran
Bentuk rencana anggaran sangat dipengaruhi oleh rincian mata ang garan yang
dipergunakan. Rincian yang dimaksud banyak macamnya yang berbeda antara satu
artikel dengan artikel lainnya. Misalnyabiaya personel, biaya operasional, biaya
sarana dan fasilitas, biaya penilaian dan biaya pengembangan.
2. Format anggaran
Bentuk rencana anggaran juga dipengaruhi oleh format yang dipergu nakan. Daftar
Usulan Kegiatan (DUK) misalnya terdiri dari 11 halaman, Daftar Isian Kegiatan (DIK) terdiri
dari 10 halaman, Daftar Usulan Proyek (DUP) terdin dari Sembilan macam formulir yang
masing-masing mem punyai jumlah halamannya tersendiri, dan Daftar Isian Proyek (DIP )
ter diri dari 3 halaman.
Proses
Sekalipun macam dan bentuk rencana anggaran sangat bervariasi, namun proses yang
ditempuh dalam menyusun rencana anggaran pada dasamya tidak berbeda. Proses yang
dimaksud adalah:
1. Mengidentifikasi kegiatan
Kegiatan pertama yang dilakukan adalah mengindentifikasi berbagai kegiatan yang
perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan yang
diidentifikasi sebaiknya hanya yang bersifat pokok saja (mollar activities) dalam anti
apabila tidak dilaksanakan kan, akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan yang
telah ditetapkan kan.
2. Menentukan sumber daya
Kegiatan kedua yang dilakukan adalah menentukan jumlah dan jenis sum ber daya yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang telah di identifikasi. Sumber daya tersebut
banyak macamnya. Secara umum dibedakan atas tiga macam yakni tenaga (man),
dana (money), dan sarana (material). Hitung kebutuhan sumber daya tersebut untuk
setiap kegiatan yang ditentukan dan unit tertentu, misalnya orang / jam, dana / orang,
dan bahan / jam .
3. Mengubah sumber daya dalam bentuk uang
Kegiatan ketiga yang dilakukan adalah mengubah sumber daya yang diperlukan ke
dalam bentuk uang. Kegiatan ini dikenal dengan nama penentuan biaya, yang
pelaksanaannya tidak sederhana. Berapakah be samya honor yang pantas untuk seorang
pekerja kasar? Berapa pula un- tuk tenaga ahli? Berapa sebenamya harga bahan baku yang
diperlukan? Untuk memudahkan pekerjaan biasanya dipergunakan biaya unit baku (standard
unit cost) yang dihitung berdasarkan harga masa lalu ditam bah dengan perkiraan
kenaikan harga pada masa datang.
4. Menyusun dan menyajikan rencana anggaran
Kegiatan keempat yang dilakukan adalah menyusun dan menyajikan ren cana anggaran
yang telah disusun ke dalam format baku yang telah disepakati. Untuk Indonesia
susunan anggaran pemerintah tertuangdalam Daftar Usulan Proyek (DUP).
5. Mengirimkan untuk persetujuan
Kegiatan kelima yang dilakukan adalah mengirimkan rencana anggaran yang telah
disusun, kepada pihak-pihak yang berwenang memberikan persetujuan. Kadang-kadang
diperlukan beberapa revisi. Untuk Indone sia anggaran pemerintah yang telah disetujui
disebut dengan nama Daftar Isian Proyek (DIP).
Pada dasamya setelah rencana anggaran disetujui, selesailah proses pe rencaaan anggaran
tersebut. Kegiatan selanjutnya yang harus dilakukan adalah melaksanakan rencana
anggaran, sedemikian rupa sehingga tujuan dari dilaksanakannya suatu rencana dapat
dicapai dengan memuaskan.
Hanya saja sekalipun tugas perencanaan anggaran telah selesai, bukan berarti
pekerjaan yang ada hubungannya dengan anggaran terhenti-Untuk menjarnin
terselenggaranya anggaran dengan baik, ada dua hal lain yangperlu dilaksanakan yakni:
1. Melakukan pengawasan
Pengawasan harus dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan. Pengawasan yang
dapat dilakukan banyak macamnya. Dalam sistem pe merintahan di Indonesia, para
pelaksana administrasi keuangan tidak demikian mudah melakukan pembayaran
tanpa adanya dokumen dokumen yang menunjukkan persetujuan pemakaian
anggaran. Dokumen yang dimaksud antara lain Surat Keputusan Otorisasi (SKO) Berta
Surat Perintah Membayar Uang (SPMU).
2. Melakukan pemeriksaan
Pemeriksaan pemakaian anggaran harus dapat dilakukan
secara berkala. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi penggunaan
anggaran apakah telah sesuai dengan prosedur dan peruntukannya.Pemeriksa an
pemakaian anggaran ini biasanya dilakukan oleh Kantor Akuntansi Publik, atau untuk
instansi pemerintah, oleh Badan Pemeriksa Ke uangan (BPK).
Plan- ning Programming Budgeting Sistem
Pengertian
Telah disebutkan bahan salah satu bentuk rencana anggaran adalah ang garan
sistem (system budget) dan yang terkenal diantaranya adalah Plan ning Programming
Budgeting Sistem (PPBS). Di Indonesia PPBS ini diterjemahkan sebagai Sistem
Perencanaan Penyusunan Program dan Peng anggaran (SP4). Adapun yang dimaksudkan
dengan PPBS adalah salah satu teknik administrasi dimana perencanaan, penyusunan
program dan penganggaran yang dilakukan oleh suatu organisasi diikat dalam
suatu sistem sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan.
Prinsip
Secara umum prinsip pokok yang diterapkan pada waktu melaksanakan PPBS dapat
dibedakan atas tiga macam yakni:
1 Prinsip perencanaan
Prinsip pokok pertama yang diterapkan pada PPBS adalah pinsip
pe rencanaan (planning). Disini perhatian lebih ditujukan pada perumusan tujuan. Baik
tujuan jangka panjang, menengah dan atau tujuan jangka pendek. Pada perumusan
tujuan ini hares dipertimbanakarl segala sumber daya yang dimiliki.
2. Prinsip penyusunan program
Prinsip pokok kedua yang diterapkan pada PPBS adalah prinsip penyusunan
program (programming). Di sini berbagai kegiatan yang akan dilakukan disusun
menurut hirarkinya yang dibedakan atas limalantai yakni struktur program, kategori
program, program, elemen program dan kegiatan. Struktur program dikembangkan
dari tujuan jangka panjang, kategon program dikembangkan dari tujuan jangka menengah
dan program dikembangkan dari tujuan jangka pendek. Elemen program adalah rincian lebih
lanjut dari program, sedangkan kegiatan adalah rincian lebih lanjut dari elemen
program. Contoh kelima hi rarki kegiatan dapat dilihat pada Tabel 5.5.
3. Prinsip perencanaan anggaran
Prinsip pokok ketiga yang diterapkan pada PBBS adalah prinsip pe rencanaan
anggaran (budgeting). Di sini dilakukan analisis biaya-efek tivitas (cost efectiueness
analysis) dari berbagai kegiatan yang akandilakukan. Tujuannya adalah untuk
memilih kegiatan yang dengan biaya yang serendah-rendahnya dapat memberikan
hasil yang sebe sar-besarnya. Perlu diperhatikan dalam melakukan analisis ini yang
dinilai bukan manfaat dari kegiatan tersebut tetapi keluaran yang di hasilkan, yang
dibandingkan dengan biaya yang diperlukan untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.
Proses
Proses dan atau langkah-langkah melakukan PPBS pada dasrnya sama dengan proses dan
atau langkah-langkah perencanaan anggaran, yang secara umum dapat dibedakan atas enem
macam yakni:
1. Merumuskan tujuan
Langkah prtama yang dilakukan adalah merumuskan tujuan yang akan dicapai. Rumusan
tujuan yang dimaksud dibedakan atas tujuan jangka panjang, menengah dan jangka
pendek. Jika tujuan jangka pendek yang dirumuskan, harus jelas sehingga memudahkan
pengukurannya.
2. Menyusun program
Langkah kedua yang dilakukan adalah menyusun program yang akan dilaksanakan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam menyusun program ini, rumuskanlah berbagai
kegiatan yang akan dilaksanakan lengkap dengan keluaran yang akan dihasilkan.
3. Menyusun hirarki
Langkah ketiga yang dilakukan adalah menyusun hirarki kegiatan yang akan di;
laksanakan. Pedoman yang dipakai dalam menyusun hirarki ini adalah waktu yang diperlukan
untuk mencapai tujuan. Makin lama waktu yang diperlukan, makin tinggi hirarkinya. Hasil
dari langkah ketiga ini diperolehnya set hirarki kegiatan.
4. Menghitung biaya
Langkah keempat yang dilakukan adalah menghitung biaya yang diperlukan untuk yang
ada.
5. Melakukan pemilihan
Langkah kelima yang dilakukan adalah melakukan pemilihan set hirarki kegiatan yang
dipandang paling menguntungkan. Set hirarki yang dipilih adalah yang dengan biaya minimal
menghasilkan output maksimum.
6. Menyusun rencana
Langkah keenam yang dilakukan adalah menyusun rencana kerja selengkapnya dari set
hirarki kegiatan yang terpilih.
1.11. Analisis Manfaat-Biaya Dan Analisis ketepatan-Biaya
Pengertian
Secara sederhana yang dimaksud dengan analisis manfaat-biaya dan analisis akurasi-
biaya adalah suatu teknik yang dipergunakan untuk membantu mengambil keputusan dalam
memilih suatu program dengan membandingkan keluaran yang diperoleh (manfaat = benefit ,
akurasi = effectiveness) dengan masukan (biaya = cost) yang dibutuhkan Dari berbagai
program yang tersedia.
Dari batasan yang seperti ini segera terlihat bahwa teknik analisis manfaat-biaya dan
teknik analisis akurasi-biaya memiliki beberapa fitur pokok yang jika disederhanakan dapat
dibedakan atas tiga macam yakni:
1. Bermanfaat untuk membantu pengambil keputusan
Teknik analisis manfaat-biaya dan teknik analisis akurasi-biaya bermanfaat untuk membantu
pengambil keputusan (decision maker) dalam menetapkan program yang terbaik untuk
mencapai tujuan. Dengan fitur yang seperti ini, jelaslah analisis manfaat-biaya dan teknik
analisis akurasi-biaya terutama diterapkan sebelum suatu program dilaksanakan, jadi masih
dalam tahap perencanaan (planning) . Misalnya merencanakan suatu program yang
dipandang sesuai untuk menurunkan angka kematian bayi disuaatu daerah. Benar bahwa
kadang teknik ini juga dipakai untuk penilaian (evaluation) . Jika hal ini yang dilakukan,
patutlah disampaikan bahwa kesimpulan yang diperoleh daapat dimanfaatkan pada
perencanaan berikutnya.
2. Terjadi jika tersedia dua atau lebih program
Teknik analisis manfaat-biaya dan teknik analisis akurasi-biaya, tidak dapat dipergunakan
jika berhadapan dengan satu program saja. Misalnya yang dimiliki hanya program A dengan
biaya Rp 1 juta, yang apabila berhasil dilaksanakan akan menyembuhkan 300 orang
penderita. Pertanyaan apakah program A tersebut bermanfaat atau tidak, tidak dapat
dijawab.biaya Rp 1 juta
Pertanyaan ini baru dapat dijawab aapabila tersedia program lain sebagai
pembanding. Misalnya program B dengan yang apabila berhasil dilaksanakan akan
menyembuhkan 500 orang penderita. Dengan adanya program B sebagai perbandingan, akan
dapat dijawab program mana yang paling bermanfaat. Pada contoh ini, tampak bahwa
program B lebih bermanfaat, karena dengan biaya yang sama dapat menyembuhkan penderita
yang lebih banyak.
3. Mengutamakan unsur masukan dan unsur keluaran
Pada teknik analisis manfaat-biaya dan teknik analisis akurasi-biaya yang diutamakan hanya
unsur masukan yang dibutuhkan oleh program serta unsur keluaran yang dihasilkan oleh
program. Elemen sistem lainnya seperti proses, umpan balik dan lingkungan agak
terabaikan. Unsur masukan pada analisis manfaat-biaya dan analisis akurasi-biaya, memiliki
ukuran yang sama yakni besarnya biaya (cost) yang diperlukan untuk menyelenggarakan
program.Misalnya Rp 1 juta, Rp 2 juta, Rp 5 juta dan lain sebagainya yang sesperti ini.
Tidak demikian halnya dengan unsur keluaran, karena pada analisis manfaat-biaya, unsur
keluaran adalah manfaat (benefit) yang dihasilkan yang dinyatakan dalam nilai
uang. Sedankan pada analisis akurasi-biaya, unsur keluaran adalah
keakuratan (effectiveness) dalam menyelesaikan masalah yang dinyatakan dalam beberapa
ukuran tertentu, yang untuk bidang kesehatan adalah berbagai parameter kesehatan.
Teknik
Untuk dapat melakukan analisis manfaat-biaya dan analisis akurasi-biaya ada beberapa
langkah yang harus dilakukan. Langkah-langkah yang dimaksud secara umum dapat
dibedakan atas lima macam yakni:
1. Merumuskan masalah dan tujuan khusus
Langkah pertama yang dilakukan adlah merumuskan masalah yang dihadapi serta tujuan
khusus yang ingin dicapai. Rumusan masaalah kesehatan yang baik harus bersifat spesifik,
dalam arti daapat diukur. Ketika masalah telah berhasil dirumuskan, lanjutkan dengan
merumuskan tujuan khusus yang ingin dicapai. Sama halnya dengan rumusan masalah,
rumusan tujuan khusus yang baik, juga harus dapat diukur. Masalah lain yang dihadapi pada
awaktu merumuskan tujuan khusus adalah banyaknya konstribusi faktor lain yang
mempengaruhi keberhasilan program kesehatan.
2. Menyusun program alternatif solusi masalah
Langkah kedua yang harus dilkukan adalah menyusun alternatif program yang kiranya dapat
diterapkan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Sama ahalnya dengan tujuan khusus,
menetapkan alternatif program juga tidak semudah yang diperkirakan. Sebagai pegangan ada
beberapa hal yang dapat dipergunakan yakni:
a. Memanfaatakan pengalaman dari solusi masalah yang serupa. Jika hal ini yang dipergunakan
haruslah berhati-hati. Perbedaan waktu pelaksanaan, lokasi pelaksanaan, karakteristik
penduduk dan atau organisasi pelaksana harus turut diperhitungkan.
b. Memanfaatkan pengetahuan tenatang munculnya masalah yang dihadapi (natural history of
the problems) . Dengan diketahuinya proses munculnya masalah, terutama yang menyangkut
hubungan sebab-akibat, dapat disusun berbagai alternatif program solusi masalah.
3. Menghitung masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan dari setiap
alternatif program yang telah disusun
a. Menghitung masukan
Secara umum dapat dibedakan atas tiga macam:
- Biaya sebenarnya (actual cost) yang dibedakan pula atas dua macam yakni biaya
langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost). Contoh biaya langsung adalah
gaji karyawan, biaya bahan habis dan biaya operasional. Sedangkan contoh biaya tidak
langsung adalah biaya gedung, biaya perlatan, dan biaya pendidikan pegawai.
- Biaya karena terjadinya hasil yang tidak diharapkan (cost of unexpected result), misalnya
keterlambatan penyelesaian program, dan atau kelompok penduduk yang tidak berhasil
dicapai.
- Biaya yang muncul karena kehilangan keuntungan dengan tidak dipilihnya alternatif lain
sebagai jalan keluar dan atau karena tidak dimanfaatkannya dana yang tersedia untuk
meyelenggarakan alternatif lain tersebut (opportunity cost).
b. Menghitung keluaran
Keluaran yang dimaksud biasanya dibedakan atas dua macam yakni:
- Pengaruhnya terhadap kesehatan yang dibedakan atas dua macam yakni keuntungan terhadap
kesehatan perorangan ( personal health benefit) dan keuntungan terhadap pemakaian sumber
pelayanan kesehatan (health care resources benefit) pada masa depan.
- Pengaruhnya terhadap non kesehatan misalnya keuntungan sosial yang diperoleh ketika suatu
program dilaksanakan.
Pada analisis manfaat-biaya semua rilis ini dinyatakan dengan nilai mata uang. Sebagai
pegangan kadang-kadang dipergunakan dua cara yakni:
- Mempergunakan perbedaan gaji untuk duaa macam pekerjaan yang berbeda
resikonya (willingness to pay).
- Mempergunakan nilai denda yang telah ditetapkan oleh pengadilan (court award).
Karena nilai mata uang biasanya tidak tetap, sering dilakukan
penyesuaian (discounting) yakni dengan memperhitungkan angka inflasi. Dengan demikian
apabila biaya (Co) dan keluaran (Bo) yang dinyatakan dalam mata uang diketahui, serta laju
inflasi pertahun (r) juga diketahui, perhitungan biaya dapat dilakukan dengan menggunakan
rumus sebagai berikut:
- tahun 1 C1 = Cc (1 + r)
- tahun 2 C2 = C1 (1 + r)
- tahun 3 C3 = C2 (1 + r)
atau secara singkat dapat dipergunakan rumus sebagai berikut:
Cn = Bo (1-r) n
Sedangkan untuk menghitung output per tahun dipergunakan rumus sebagai berikut:.
- tahun 1 B1 = B0 (1-r)
- tahun 2 B2 = B1 (1-r)
- tahun 3 B3 = B2 (1-r)
atau secara singkat dapat dipergunakan rumus sebagai berikut:
Bn = Bo (1-r) n
4. Membandingkan hasil perhitungan setiap alternatif program
Langkah keempat adalah membandingkan hasil perhitungan dari setiap alternatif program
yang tersedia. Dari data-data yang diperoleh dapat ditentukan program mana sebaiknya yang
harus dipilih.
5. Menyajikan hasil dan melakukan interpretasi
Langkah kelima yang dilakukan adalah menyajikan hasil yang diperoleh lengkap dengan
interpretasinya. Katering yang dilakukan harus sedemikian rupa sehingga memudahkan
kalangan pengambil keputusan menetapkan pilihannya.