Manajemen perbekalan

BAB I

Pendahuluan

1. Pengertian dan istilah manajemen

Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.

2. Perbekalan

perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan

3. Fungsi manajer perbekalan

fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :

1. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan

2. Mengadakan kebutuhan perbekalan

3. Menyimpan perbekalan

4. Memelihara perbekalan

5. Menyalurkan perbekalan

6. Menginventarisasikan perbekalan

7. Menghapuskan perbekalan

8. Mengendalikan perbekalan

BAB II

Fungsi dan organisasi perbekalan

1. Fungsi fungsi perbekalan

Dalam suatu organisasi atau instansi, pada umumnya ada suatu unit perbekalan didalam organisasi atau instansi yersangkutan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, unit perbekalan mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. menganalisa dan menyusun rencana kebutuhan perbekalan

b. melaksanakan pengadaan perbekalan

c. melaksanakan penyimpanan perbekalan

d. merumuskan kebijaksanaan pemeliharaan perbekalan

e. melaksanakan penyaluran perbekalan

f. melaksanakan inventarisasi perbekalan

g. merumuskan kebijaksanaan penghapusan perbekalan

h. melaksanakan pengendalian perbekalan

2. Organisasi unit perbekalan

Unit perbekalan dapat terdiri dari satuan-satuan sebagai berikut :

1. Satuan analisa kebutuhan perbekalan

2. Satuan pengadaan perbekalan

3. Satuan penyimpanan dan pemeliharaan

4. Satuan penyaluran

5. Satuan inventarisasi dan penghapusan

6. Satuan pengendalian

BAB III

PERENCANAAN PENGADAAN PERBEKALAN

1. Pengertian dan peranan perencanaan

Perencanaan merupakan suatu fungsi penganalisaan, tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu menjadi urutan tindakan yang sistematis

Perencanaan merupakan suatu organisasi adalah suatu proses yang berkesinambungan, tidak akan pernah berhenti, karena organisasi akan terus menghasilkan tujuan-tujuan yang perlu dicapai oleh unit-unit pelaksananya

2. proses perencanaan pengadaan perbekalan

yang dimaksud dengan perbekalan adalah semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak.

a. barang bergerak dibagi menjadi dua yaitu :

1. barang habis dipakai

2. barang tak habis dipakai

b. barang yang tak bergerak yaitu perbekalan yang tidak berpindah pindah.

3. perencanaan barang bergerak

a. barang habis pakai

1. menganalisa dan menyusun keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi tiap bulan

2. menyusun perkiraan biaya yang dipelukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan

3. menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan

b. barang yang tidak habis pakai

1. menganalisa dan menyisin keparluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing masing satuan organisasi serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dapat dipakai

2. memperhatikan biaya perbekalan yang direncanakan dengan memperhatikan standard yang telah ditentukan.

3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia :urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

BAB IV

PENGADAAN

1. Pendahuluan

Bila dilihat dari siklus fungsi-fungsi perbekalan maka tahap pertama fungsi perbekalan adalah rencana kebutuhan perbekalan. Tahap berikutnya yakni tahap kedua adalah semua kegiatan menyediakan barang-batang perbekalan untuk menunjang pelaksanan tugas seluruh organisasi. Pengadaan perbekalan meliputi semua barang-barang suatu organisasi dan itu mencakup barang-0barang bergerak terdiri dari barang barang habis pakai dan barang barang tidak habis pakai. Barang habis pakai misalnya kertas, tinta dan lain-lain, sedankan barang tidak habis pakai bergerak meliputi tanah dan gedung.

2. Pengadaan tanah

3. Pengadaan bangunan

4. Pengadaan Perabot

5. Pengadaan Kendaraan

6. Pengadaan Alat-alat Kantor

7. Pengadaan buku

8. Pengadaan barang melalui bantuan

BAB V

PENYIMPANAN

1. Pendahuluan

Tiga hal penting yang pelru mendapat perhatian dalan rangka penyimpanan barang adalah : tempat keadaan, keamanan dan pemeliharaan. Tempat penyimpanan atau gudang harus memenuhi persyarataan-persyaratan tertentu, demikian pula keamanan barang, baik dari pencurian maupun dari cuaca harus mendapat perhatian. Demikian pula pemeliharaan yang memerlukan alat, biaya dan tenaga pelaksanaan tidak boleh dilupakan. Sekarang yang dimaksud dengan penyimipanan ialah kegiatam yang dilakukan untuk menapung hasil pengadaan barang barang yang belum atau akan didistribusikan dan disimpan didalan gudang

2. Gudang

Faktor faktor yang perlu diperhatikan dalam merancang atau menentukan gudang ialah :

a. lokasi Gudang

b. Jenis-jenis Gudang

c. Konstruksi Gudang

d. Bentuk Gudang

e. Keamanan Gudang

f.

3. Pelaksanaan penyimpanan

4. Aliran di Gudang

5. Pengelola Gudang