PERBANDINGAN PENGETAHUAN PETUGAS DAN PACITAN filePERBANDINGAN PENGETAHUAN PETUGAS DAN PENCAPAIAN...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PERBANDINGAN PENGETAHUAN PETUGAS DAN PENCAPAIAN STANDAR PENGOLAHAN REKAM MEDIS

SEBELUM DAN SESUDAH PELATIHAN DI RSUD KABUPATEN PACITAN

Tesis

Disusun untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mencapai Derajat MagisterKesehatan

Program Studi Kedokteran Keluarga

Oleh :

Kusuma Estu Werdani

NIM S541108051

PROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan

karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas menyusun tesis dengan

judul “Perbandingan Pengetahuan Petugas dan Pencapaian Standar Pengolahan

Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Kabupaten Pacitan”. Tesis ini disusun

sebagai tugas akhir perkuliahan di Program Studi Kedokteran Keluarga, Program

Pascasarjana Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penyusunan tesisi ini penulis mengalami beberapa kesulitan, namun

berkat bantuan dari berbagai pihak akhirnya kesulitan tersebut dapat teratasi. Oleh

karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

1. Prof. Dr. Ir. Ahmad Yunus, MS, Direktur Program Pascasarjana Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin penelitian.

2. Dr. dr. Hari Wujoso, SpF, Ketua Program Studi Kedokteran Keluarga yang

telah mengesahkan proposal penelitian.

3. Prof. dr. Bhisma Murti, MPH, M.Sc, PhD, Dosen Pembimbing I yang telah

memberikan bimbingan dan arahan selama penyusunan tesis ini.

4. dr. Ari Natalia Probandari, MPH, PhD, Dosen Pembimbing II yang telah

memberikan bimbingan dan arahan selama penyusunan tesis ini.

5. Isyah Ansori, S.Sos, Kepala Badan Kesbangpolinmas Kabupaten Pacitan

yang telah memberikan ijin penelitian di Kabupaten Pacitan.

6. dr. Sri Yuswanti, SpM, Direktur RSUD Kabupaten Pacitan yang telah

memberikan ijin penelitian di RSUD Kabupaten Pacitan.


commit to user

v

7. Suyatmi, SKM, M.Si, Kepala Bagian Rekam Medis yang telah memberikan

bimbingan dan dukungan selama pelaksanaan penelitian.

8. Kedua Orangtua serta Kakak dan Adik tercinta, yang senantiasa memberikan

dukungan dan doanya.

9. Rekan-rekan di bagian rekam medis yang bersedia untuk berperan serta

selama pelaksanaan penelitian.

10. Teman-teman seperjuangan di Program Studi Kedokteran Keluarga, Program

Pascasarjana Universitas Sebelas Maret Surakarta , atas kerjasama yang

sudah terjalin selama menempuh pendidikan.

11. Semua pihak yang telah membantu pelaksanaan penelitian hingga selesai

penyusunan tesisi ini.

Semoga amal kebaikan yang telah diberikan mendapatkan pahala dari Tuhan

Yang Maha Esa. Penulis berharap semoga tesis ini dapat bermanfaat bagi para

pembaca.

Surakarta, 2013

Penulis


commit to user

vi

PERNYATAAN

Saya menyatakan dengan sebenarnya bahwa:

1. Tesis yang berjudul: ”Perbandingan Pengetahuan Petugas dan

Pencapaian Standar Pengolahan Rekam Medis Sebelum dan Sesudah

Pelatihan di RSUD Kabupaten Pacitan” ini adalah karya penelitian saya

sendiri dan bebas plagiat, serta tidak terdapat karya ilmiah yang pernah

diajukan oleh orang lain untuk memperoleh gelar akademik, serta tidak

terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang

lain kecuali secara tertulis digunakan sebagai acuan dalam naskah ini dan

disebutkan dalam sumber acuan serta daftar pustaka. Apabila di kemudian

hari terbukti terdapat plagiat dalam karya ilmiah ini, maka saya bersedia

menerima sanksi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan

(Permendiknas No 17, Tahun 2010).

2. Publikasi sebagian atau keseluruhan isi tesis pada jurnal atau forum ilmiah

lain harus seijin dan menyertakan tim pembimbing sebagai author dan PPs

UNS sebagai institusinya. Apabila dalan waktu sekurang-kurangnya satu

semester (enam bulan sejak pengesahan Tesis) saya tidak melakukan

publikasi dari sebagian atau keseluruhan Tesis ini, maka Prodi Kedokteran

Keluarga PPs-UNS berhak mempublikasikannya pada jurnal ilmiah yang

diterbitkan oleh Prodi Kedokteran Keluarga PPs-UNS. Apabila saya

melakukan pelanggaran dari ketentuan publikasi ini, maka saya bersedia

mendapatkan sanksi akademik yang berlaku.

Surakarta, ..... ................. .......

Mahasiswa,

Kusuma Estu Werdani

S541108051


commit to user

vii

ABSTRAK

Kusuma Estu Werdani. S541108051. 2013. Perbandingan pengetahuan petugas dan pencapaian standar pengolahan rekam medis sebelum dan sesudah pelatihan di RSUD Kabupaten Pacitan. Tesis. Pembimbing I: Prof. dr. Bhisma Murti, MPH, M.Sc, PhD, II: dr. Ari Natalia Probandari, MPH, PhD. Program Studi Magister Kedokteran Keluarga. Program Pascasarjana. Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pencapaian standar pengolahan rekam medis yang masih rendah merupakan dasar untuk memberikan pelatihan kepada para petugas rekam medis. Metode pelatihan on the job training bertujuan untuk memberi kesempatanpetugas rekam medis mempraktekkan secara langsung materi pelatihan yang telah diberikan. Penelitian ini bertujuan untuk membandingkan pengetahuan petugas dan pencapaian standar pengolahan rekam medis sebelum dan sesudah pelatihan.

Penelitian ini merupakan penelitian campuran kuantitatif kualitatif. Pendekatan kuantitatif dilakukan dengan quasi experimental pretest-postest design, yang dipakai untuk mengukur pencapaian standar kelengkapan pengisian identitas pasien dan coding rekam medis. Pendekatan kualitatif dipakai untuk menggali pengetahuan petugas dan mendeskripsikan pencapaian standar filing rekam medis. Analisis data kuantitatif dilakukan uji statistik Chi Square, sedangkan data kualitatif dianalisis dengan teknik summative content analysis.

Hasil analisis kuantitatif menunjukkan kenaikan pencapaian kelengkapan pengisian identitas pasien dari 22,22% menjadi 90,37% (nilai p= 0,000) dan kenaikan dan kelengkapan coding rekam medis dari 18,52% menjadi 74,81% (nilai p= 0,000). Hasil analisis kualitatif menunjukkan bahwa pengetahuan petugas rekam medis telah bertambah daripada sebelumnya, dan pencapaian standar filing rekam medis telah terpenuhi seluruhnya. Bahkan terjadi perubahan paradigma dan sikap petugas rekam medis terhadap fungsi dan proses pencatatan pada rekam medis untuk menunjang pelayanan di rumah sakit.

Kesimpulan penelitian ini adalah ada peningkatan pengetahuan petugas dan pencapaian standar pengolahan rekam medis sesudah pelatihan. Oleh karena itu, perlu dilakukan pelatihan secara periodik untuk menjaga kualitas pelayanan rekam medis di rumah sakit.

Kata kunci: Pelatihan, Identitas pasien, Coding, Filing


commit to user

viii

ABSTRACT

Kusuma Estu Werdani. S541108051. 2013. Comparison of knowledge andachievement standards officers processing medical records before and afterin hospitals Pacitan. Tesis. Advisor I: Prof. dr. Bhisma Murti, MPH, M.Sc, PhD,II: dr. Ari Natalia Probandari, MPH, PhD. Master of Family Medicine. Eleven March Graduate Program University of Surakarta.

Low achievement of medical record processing standard is a rationale to provide a training for medical record officer. By on the job training method, medical record officers have opportunity to develop the training matter by practice. This study aimed to compare the achievement of knowledge officers andmedical record processing standards before and after training.

This research was a mixed methods study. The quantitative approach used quasi-experimental pretest-posttest design, in order to measure the achievement standard of completeness patient identification filling and medical record coding. Qualitative research was used to measure the knowledge of officers andachievement of medical record filing standard. Quantitative data was analyzed bychi-square statistical test, while the qualitative data was analyzed by summativecontent analysis techniques.

The results showed that increasing of patient identification filling from22.22% up to 90.37% (p-value = 0.000) and increasing of medical records codingcompleteness from 18.52% up to 74.81% (p-value = 0.000). The qualitative datashowed that knowledge officers about medical records have increased than before, and achievement of medical record filing standard have fulfilled entirely. Even, there was a change of officers’ paradigm and attitudes against the function andprocess of medical records to support the hospital services.

The study concludes an increasing of knowledge among officers andachievement of medical record processing standard after the training. Therefore,training should be done periodically to sustain the quality of medical recordservices in the hospital.

Keywords: Training, Patient Identification, Coding, Filing


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ……………………………………………………...….......................

HALAMAN PERSETUJUAN ...................... ...................... .................................................

HALAMAN PENGESAHAN ……………………………………………………...….........

KATA PENGANTAR ...................... ...................... ..................... ...................... ................

PERNYATAAN ...................... ...................... ..................... ...................... ........................

ABSTRAK ...................... ...................... ..................... ...................... ...................... ...........

ABSTRACT ...................... ...................... ..................... ...................... ...................... ........

DAFTAR ISI ……………………………………………………...…...................................

DAFTAR TABEL ……………………………………………………...…....... …………...

DAFTAR GAMBAR…………………………………………………...…....... …………...

DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………...…....... ………...

i

ii

iii

iv

vi

vii

viii

ix

xii

xiii

xiv

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ….…………………………………………………..

B. Perumusam Masalah Penelitian …..…………………………………………..

C. Tujuan Penelitian……………………………………………………...….......

D. Manfaat Penelitian ……………………………………………………………

1

5

5

6

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

A. Kajian Teori

1. Rekam Medis

a. Pengertian Rekam Medis ………………………………………….

b. Tujuan Rekam Medis ……………………………………………...

c. Standar Pengolahan Rekam Medis di Rumah Sakit

1) Isi Rekam Medis ………………………………..........……........

8

9

11


commit to user

x

2) Alur Rekam Medis ……………………………….......................

3) Prosedur Penerimaan Pasien ………………………………........

4) Proses Pengolahan Rekam Medis ………………………………

2. Pelatihan

1) Konsep Pelatihan …………………………………………………..

2) Penentuan Kebutuhan Pelatihan (Assessing Training Need)……….

3) Metode Pelatihan ..………………………………………………...

4) Efektivitas Program Pelatihan……………………………………..

B. Penelitian yang Relevan................................................................................

C. Kerangka Pikir ........................................................ ………………………

D. Pernyataan Penelitian dan Hipotesis .............................................. …..…...

14

19

21

29

30

33

37

41

46

47

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ................................................. …………………………….

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................. ……………...

C. Populasi dan Sampel ................................................. ………………………

D. Variabel Penelitian ................................................. ………………………...

E. Definisi Operasional ................................................. ……………………

F. Teknik Pengumpulan Data ................................................. ………………...

G. Instrumen Penelitian ................................................. ………………………

H. Validitas Data …………… ................................................. ……………..

I. Pengolahan Data Penelitian ................................................. ……………….

J. Analisis Data Penelitian ................................................. …………………..

48

49

49

51

51

54

55

55

56

57

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

1. Karakteristik Rekam Medis ........................................... ……………….

2. Karakteristik Informan Penelitian ........................................... ……….

3. Pengetahuan Petugas dan Pencapaian Standar Pengolahan Rekam

59

59-----------


commit to user

xi

Medis Sebelum Pelatihan

a. Pengetahuan Petugas ........................................... ………………….

b. Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien ...........................................

c. Kelengkapan Coding Rekam Medis ........................................... …

d. Ketepatan Filing Rekam Medis ........................................... ………

4. Proses Pelatihan Rekam Medis ........................................... …………….

5. Pengetahuan Petugas dan Pencapaian Standar Pengolahan Rekam Medis Sesudah Pelatihan



c. Kelengkapan Coding Rekam Medis......................................... ……..

d. Ketepatan Filing Rekam Medis......................................... ………….

6. Perbandingan Pengetahuan Petugas dan Pencapaian Standar Pengolahan Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan



c. Kelengkapan Coding Rekam Medis......................................... ……..

d. Ketepatan Filing Rekam Medis......................................... ………….

B. Pembahasan..............................................………………..…………………

C. Keterbatasan Penelitian ................................................. ………………….

60

63

64

64

66

-----------------

67

70

71

71

-----------------

74

79

81

82

84

91

BAB V KESIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN …………………..…………….. 93

DAFTAR PUSTAKA ................................................. …………………..………………… 95


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien Rawat Jalan di RSUD Kabupaten Pacitan Periode Mei-Juli 2012 ...............................................

3

Tabel 4.1 Karakteristik Peserta Pelatihan .......................................... ……………... 58

Tabel 4.2 Perbandingan Pengetahuan Umum Petugas tentang Rekam Medis Sebelun dan Sesudah Pelatihan ......................................... ……………...

74

Tabel 4.3 Perbandingan Pengetahuan Petugas tentang Prosedur Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien Sebelum dan Sesudah Pelatihan……………............................................. ……………......... 75

Tabel 4.4 Perbandingan Pengetahuan Petugas tentang Prosedur Kelengkapan Coding Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan……………...……......................................... ………………. 76

Tabel 4.5 Perbandingan Pengetahuan Petugas tentang Prosedur Ketepatan Filing Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan……………...……………......................................... ………… 78

Tabel 4.6 Perbandingan Prosedur Ketepatan Filing Sebelum dan Sesudah Pelatihan......................................... ……………....................................... 82


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Kerangka Pikir .............. ....................................................................... 44

Gambar 3.1 Desain Penelitian One-group Pretest Posttest Design................................. 46

Gambar 4.1 Perbandingan Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien Sebelum dan Sesudah Pelatihan…………......……………...……………...…………...

80

Gambar 4.2 Perbandingan Kelengkapan Coding Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan……………...……………...……………...……………...……... 81


commit to user

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Lembar Observasi Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien ...................... 98

Lampiran 2 Lembar Observasi Kelengkapan Coding Rekam Medis.... ......................... 99

Lampiran 3 Lembar Observasi Ketepatan Filing Rekam Medis …................................ 100

Lampiran 4 Pedoman Wawancara Pengetahuan Standar Pengolahan Rekam Medis … 101

Lampiran 5 Analisis Kualitatif Pengetahuan Petugas tentang Standar pengolahan Rekam Medis Sebelum Pelatihan............................... ............................... 102

Lampiran 6 Analisis Kualitatif tentang Prosedur Ketepatan Filing Rekam Medis Sebelum Pelatihan...................... .............................. ...................... …… 106

Lampiran 7 Analisis Kualitatif Pengetahuan Petugas tentang Standar pengolahan Rekam Medis Sesudah Pelatihan...................... .............................. ….. 107

Lampiran 8 Analisis Kualitatif tentang Prosedur Ketepatan Filing Rekam Medis Sesudah Pelatihan...................... .............................. ...................... .......... 112

Lampiran 9 Perbandingan Pengetahuan Petugas tentang Pengolahan Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan...................... .............................. ……. 113

Lampiran 10 Perbandingan Ketepatan Filing Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan...................... .............................. ……....................... ............... 116

Lampiran 11 Hasil Observasi Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien SebelumPelatihan ...................... .............................. ...................... ........................ 117

Lampiran 12 Hasil Observasi Kelengkapan Coding Penyakit Pasien Sebelum Pelatihan 121

Lampiran 13 Hasil Observasi Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien Sesudah Pelatihan .............................. ...................... ...................................... 123

Lampiran 14 Hasil Observasi Kelengkapan Coding Penyakit Pasien Sesudah Pelatihan 127

Lampiran 15 Hasil Uji Statistik ………......................... ...................... .......................... 129

Lampiran 16 Lembar Persetujuan Menjadi Informan penelitian ……………………….. 131

Lampiran 17 Surat Permohonan Ijin Penelitian ...................... ...................... ................. 132

Lampiran 18 Surat Ijin Kesbangpolinmas Kabupaten Pacitan ...................... .................. 133

Lampiran 19 Dokumentasi Foto Penelitian ...................... ...................... ........................ 135


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Rekam medis merupakan bukti tertulis yang memuat segala tindakan

medis kepada pasien serta sumber data yang sangat vital dalam

penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat

penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Tujuan

pengelolaan rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya

tertib administrasi dalam rangka upaya mencapai tujuan rumah sakit, yaitu

peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit, oleh sebab itu dalam

mengelola rekam medis, setiap rumah sakit harus selalu mengacu pada

pedoman atau petunjuk teknis pengelolaan rekam medis yang dibuat oleh

rumah sakit yang bersangkutan (Anggraini, 2007).

Adapun kegiatan penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit terdiri

dari kegiatan penerimaan/registrasi pasien, pencatatan (recording) yang

meliputi sistem penomoran dan penamaan, pengolahan data medis yang

meliputi coding dan indeksing, penyimpanan/ penjajaran rekam medis

(filing), dan pengambilan kembali berkas rekam medis (retrievel), yangmana

semua kegiatan tersebut harus sesuai dengan Petunjuk Teknis

Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit yang telah ditetapkan (Dirjen

Yanmed, 2006).


commit to user

2

Pada studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti pada bagian rekam

medis di RSUD Kabupaten Pacitan, terlihat adanya penurunan produktivitas

kerja para pegawainya. Hal ini terlihat pada proses pengolahan rekam medis

yang tidak sesuai prosedur, antara lain pada kegiatan pengisian identitas

pasien, coding dan filing. Adanya permasalahan tersebut, juga sudah diteliti

oleh peneliti-peneliti sebelumnya, yaitu Mariana (2009) yang menemukan

dari 100 berkas rekam medis poli psikiatri RS Dr. H. Marzoeki Mahdi Mahdi

periode Januari – Mei 2009, ada 97% yang tidak diisi nomor ID, 59% tidak

ada nomor telepon, 92% tidak ada golongan darahnya. Hasanah (2008) juga

menemukan ketidaklengkapan pengisian rekam medis meliputi 51% status

pekerjaan, 100% status perkawinan, 100% jam pemeriksaan, 54% nama

dokter.

Dalam studi pendahuluan yang dilakukan di bagian rekam medis rawat

jalan RSUD Kabupaten Pacitan, peneliti menemukan ketidaklengkapan

pengisian data identitas pada 100 berkas rekam medis pasien yang diambil

secara acak, sebagaimana terlihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 1.1 Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien Rawat Jalan di RSUD Kabupaten Pacitan Periode Mei-Juli 2012

Identitas Pasien Jumlah Diisi (%) Tidak Diisi (%)Petugas yang

mengisiNama 100 100 0 Tenaga RMJenis Kelamin 100 100 0 Tenaga RMTanggal Lahir 100 76 24 Tenaga RMAlamat 100 100 100 Tenaga RMNo. Telepon 100 1 99 Tenaga RMPekerjaan 100 1 99 Tenaga RMStatus Perkawinan 100 1 99 Tenaga RMAgama 100 2 98 Tenaga RMNama Ibu 100 1 99 Tenaga RMNama Suami/ Istri 100 2 98 Tenaga RM


commit to user

3

Selama ini pengisian identitas pasien dianggap sebagai hal yang sepele

dan tidak terlalu penting, hal ini terlihat pada besarnya persentase identitas

pasien yang tidak diisi. Padahal, tidak lengkapnya pengisian identitas pasien

dapat menjadi penghambat dalam menyelesaikan administrasi. Berdasarkan

hasil wawancara peneliti dengan petugas administrasi, tidak adanya nomor

telepon dari pasien ataupun keluarga pasien juga pernah menjadi masalah

dikarenakan terjadi kesalahan perhitungan pada biaya perawatan pasien yang

bersangkutan. Dari aspek legalitas, tidak adanya penulisan nama dokter dan

waktu pemeriksaan tidak sesuai dengan yang ditetapkan pada Permenkes No.

269/ Menkes/ PER/ III/ 2008 pasal 5 (4) yang menyatakan tentang “Setiap

pencatatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan

dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan

pelayanan kesehatan secara langsung”.

Peneliti juga menemukan 100 berkas rekam medis pasien rawat jalan

yang diambil secara acak, diperoleh 72% berkas rekam medis tersebut tidak

di-coding. Padahal secara prosedur kegiatan coding ini merupakan tanggung

jawab para petugas rekam medis. Pentingnya kegiatan coding ini yaitu untuk

memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi

perencanaan, manajemen, dan riset bidang kesehatan.

Untuk kegiatan pengolahan filing (penyimpanan) rekam medis juga

seringkali tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Berdasarkan

hasil observasi oleh peneliti, diketahui bahwa ada beberapa permasalahan

antara lain, pertama, pengambilan rekam medis sering dilakukan oleh petugas


commit to user

4

di luar rekam medis ketika mereka memerlukan, kedua, tidak membuat

laporan tentang jumlah rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan

setiap harinya, ketiga, tidak membuat laporan tentang rekam medis yang

salah simpan dan yang tidak ditemukan setiap harinya, padahal faktanya

hampir setiap hari pelayanan ditemukan ada 2-3 berkas rekam medis yang

tidak ditemukan, dan keempat, tidak mencatat berkas rekam medis yang

dipinjam.

Hasil wawancara peneliti dengan beberapa petugas rekam medis rawat

jalan, juga diketahui bahwa semua petugas belum pernah mengikuti pelatihan

tentang rekam medis. Selama ini mereka bekerja hanya berdasar pada

pengalaman saja. Adanya permasalahan yang telah diuraikan di atas, tidak

terlepas dari kurangnya pengetahuan, ketrampilan, dan pemaknaan tentang

arti pentingnya pengolahan rekam medis oleh para petugas.

Adapun salah satu upaya untuk mewujudkan mutu penyelenggaraan

rekam medis itu adalah melalui pelatihan sumber daya manusia, yang

memungkinkan dapat memanfaatkan segala kemampuan yang dimiliki oleh

pegawai (Cholifah, 2008). Pelatihan secara luas dipahami sebagai suatu

komunikasi yang diarahkan pada populasi tertentu yang bertujuan untuk

mengembangkan ketrampilan, mengubah perilaku dan meningkatkan

kompetensi. Pelatihan juga merupakan sarana untuk mengurangi penurunan

kualitas sumber daya manusianya (NIOSH, 1999).

Sehingga, adanya latar belakang permasalahan di atas mendorong

peneliti untuk mengadakan suatu pelatihan tentang rekam medis, yang


commit to user

5

difokuskan pada kelengkapan pengisian identitas pasien, coding, dan filing.

Selanjutnya, peneliti ingin mengetahui sejauhmana efektivitas pelatihan yang

telah dilaksanakan dapat meningkatkan pengetahuan petugas rekam medis

dan pencapaian standar pengolahan rekam medis, yang pada akhirnya akan

berdampak pada peningkatan produktivitas petugas serta perbaikan mutu

pelayanan di rumah sakit.

B. Perumusan Masalah Penelitian

1. Bagaimana peningkatan pengetahuan sebelum dan sesudah pelatihan

terhadap petugas rekam medis?

2. Apakah ada peningkatan pencapaian standar pengolahan rekam medis

tentang kelengkapan pengisian identitas pasien sebelum dan sesudah

pelatihan kepada petugas rekam medis?


tentang kelengkapan coding sebelum dan sesudah pelatihan kepada

petugas rekam medis?


tentang ketepatan filing sebelum dan sesudah pelatihan kepada petugas

rekam medis?

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengukur efektivitas pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan

pencapaian standar pengolahan rekam medis di RSUD Kabupaten

Pacitan.


commit to user

6

2. Tujuan Khusus

a. Menyusun konsep pelatihan pengolahan rekam medis tentang

kelengkapan pengisian identitas pasien, coding dan filing kepada

petugas rekam medis rawat jalan di RSUD Kabupaten Pacitan.

b. Mengukur pencapaian standar pengolahan rekam medis (kelengkapan

pengisian identitas pasien, coding dan filing) sebelum dilakukan

pelatihan kepada petugas rekam medis rawat jalan di RSUD

Kabupaten Pacitan.

c. Melaksanakan pelatihan pengolahan rekam medis tentang

kelengkapan pengisian identitas pasien, coding dan filing kepada

petugas rekam medis rawat jalan di RSUD Kabupaten Pacitan.

d. Membandingkan pencapaian standar pengolahan rekam medis

(kelengkapan pengisian identitas pasien, coding dan filing) sebelum

dan sesudah dilakukan pelatihan kepada petugas rekam medis rawat

jalan di RSUD Kabupaten Pacitan.

e. Membandingkan pengetahuan sebelum dan sesudah dilakukan

pelatihan kepada petugas rekam medis rawat jalan di RSUD

Kabupaten Pacitan.

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Teoritis

Diharapkan dapat menambah pengetahuan tentang intervensi pelatihan

terhadap penerapan standar pengolahan rekam medis tentang kelengkapan

pengisian identitas pasien, coding dan filing di rumah sakit.


commit to user

7

2. Manfaat Praktis

Diharapkan dapat melakukan perbaikan terhadap pengolahan rekam medis

rawat jalan khususnya tentang kelengkapan pengisian identitas pasien,

coding dan filing di RSUD Kabupaten Pacitan.


commit to user

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Kajian Teori

1. Rekam Medis

a. Pengertian Rekam Medis

Pengertian rekam medis dalam Permenkes No. 269/ Menkes/ PER/ III/

2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien. Dalam penjelasan pasal 46 ayat (1)

UU Praktik Kedokteran, yang dimaksud dengan rekam medis adalah

berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien.

Sedangkan menurut Hatta (2009), rekam medis merupakan kumpulan

fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk

keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh

para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan

kesehatan kepada pasien.

b. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di

Rumah Sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis


commit to user

9

baik dan benar tertib administrasi di rumah sakit, tidak akan berhasil

sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi

merupakan salah satu faktor yang menentukan upaya pelayanan

kesehatan di rumah sakit.

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dalam dua kelompok besar

yaitu yang paling berhubungan langsung dengan pelayanan pasien

(primer) dan yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan

pasien namun tidak berhubungan langsung secara spesifik (sekunder).

a. Tujuan utama (primer) rekam medis

1. Pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu

membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan

telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di

sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta

konsekuensi biayanya.

2. Pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasikan pelayanan

yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan

tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan

kesehatan. Rekaman yang rinci dan bermanfaat menjadi alat

penting dalam menilai dan mengelola risiko manajemen. Selain

itu rekam medis setiap pasien juga berfungsi sebagai tanda bukti

sah yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Oleh

karena itu rekam medis yang lengkap harus setiap saat tersedia


commit to user

10

dan berisi data/informasi tentang pemberian pelayanan

kesehatan secara jelas.

3. Manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat

segala aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan

sehingga digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit,

menyusun pedoman praktik serta untuk mengevaluasi mutu

pelayanan yang diberikan

4. Menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu

menjelaskan aktivitas tentang penanganan sumber-sumber yang

ada pada organisasi pelayanan di rumah sakit.

5. Pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala

pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien, sehingga

menentukan besarnya biaya yang harus dibayar.

b. Tujuan sekunder rekam medis

Tujuan sekunder rekam medis berkaitan dengan lingkungan

seputar pelayanan pasien meliputi kepentingan edukasi, riset,

peraturan dan pembuatan kebijakan, dan tidak berhubungan secara

spesifik antara pasien dan tenaga kesehatan.

1) Edukasi, meliputi: mendokumentasikan pengalaman

profesional di bidang kesehatan, menyiapkan sesi pertemuan

dan presentasi, bahan pengajaran

2) Peraturan, meliputi: bukti pengajuan perkara ke pengadilan,

membantu pemasaran pengawasan, menilai kepatuhan sesuai


commit to user

11

standar pelayanan, sebagai dasar pemberian akreditasi bagi

profesional dan rumah sakit, membandingkan organisasi

pelayanan kesehatan

3) Riset, meliputi: mengembangkan produk baru, melaksanakan

riset klinis, menilai teknologi, studi keluaran pasien, studi

efektivitas serta analisis manfaat dan biaya pelayanan pasien,

mengidentifikasi populasi yang berisiko, mengembangkan

registrasi dan basis/pangkalan data (data base), menilai

manfaat dan biaya sistem rekaman.

4) Pengambilan kebijakan, meliputi: mengalokasikan sumber-

sumber, melaksanakan rencana strategis, memonitor kesehatan

masyarakat.

5) Industri, meliputi: melaksanakan riset dan pengembangan,

merencanakan strategi pemasaran.

c. Standar Pengolahan Rekam Medis di Rumah Sakit

1) Isi Rekam Medis

(a) Isi Rekam Medis

Menurut Permenkes no. 749a tahun 1989 tentang Rekam Medis

isi rekam medis adalah milik pasien. Sebagaimana yang terdapat

pada 15 yang menyatakan bahwa “Isi rekam medis untuk pasien

rawat jalan dapat dibuat sekurang-kurangnya memuat: identitas,

anamnese, diagnosis, dan tindakan/pengobatan”. Sedangkan untuk

rincian isinya ditetapkan pada pasal 16, yaitu “Isi rekam medis


commit to user

12

untuk pasien rawat nginap sekurang-kurangnya memuat : (a)

identitas pasien, (b) anamnesa, (c) riwayat penyakit, (d) hasil

pemeriksaan laboratorik, (e) diagnosis, (f) persetujuan tindakan

medik, (g) tindakan/pengobatan, (h) catatan perawat, (i) catatan

observasi klinis dan hasil pengobatan dan (j) resume akhir dan

evaluasi pengobatan” (PORMIKI, 2006).

Menurut Juwandi dalam Erfavira (2012), mengelompokkan

data pasien yang diperlukan dalam rekam medis menjadi empat,

yaitu:

(1)Data pribadi, merupakan keterangan-keterangan yang

diperlukan untuk identifikasi pasien. Data tersebut mencakup

nama pasien menurut identitas (KTP), tempat dan tanggal lahir,

jenis kelamin, status perkawinan, alamat pada saat pencatatan

dilakukan, keluarga terdekat, pekerjaan pasien, nama dokter

yang merawat, dan keterangan lainnya yang relevan.

(2)Data finansial, adalah keterangan yang berhubungan dengan

pembayaran biaya perawatan dan pengobatan pasien seperti

nama/ alamat majikan/ perusahaan tempat pasien bekerja,

perusahaan asuransi yang menanggung biaya perawatan dan

pengobatan pasien, tipe asuransi, nomor polisi, dan sebagainya.

(3)Data sosial, adalah keterangan mengenai kedudukan sosial

pasien, yaitu keterangan tentang kewarganegaraan/ keluarga


commit to user

13

pasien, hubungan keluarga, agama, penghidupan pasien,

kegiatan masyarakat yang diikuti, dan sebagainya.

(4)Data Medis, merupakan rekam klinis dari pasien, rekaman

riwayat pengobatan yang diberikan selama perawatan dan

pengobatan.

(b) Ketentuan tentang Kelengkapan Isi Rekam Medis

(1) Ketentuan Umum

Ketentuan umum yang harus dipenuhi dalam melengkapi

rekam medis yaitu mencakup beberapa hal, pertama, setiap

tindakan atau konsultasi yang dilakukan terhadap pasien,

selambat-lambatnya dalam waktu 2x24 jam harus ditulis dalam

lembaran (formulir) rekam medis. Kedua, semua pencatatan

harus ditandatangani oleh dokter/ tenaga kesehatan lainnya

sesuai dengan kewenangannya dan ditulis nama terangnya serta

diberi tanggal. Ketiga, pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa

kedokteran dan mahasiswa lainnya ditandatangani dan menjadi

tanggung jawab dokter yang merawat atau oleh dokter yang

membimbingnya. Keempat, pencatatan yang dibuat oleh

residens harus diketahui oleh dokter pembimbingnya. Kelima,

dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan

dan melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi paraf, dan

keenam, penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak

diperbolehkan.


commit to user

14

(2) Kelengkapan Isi Rekam Medis

Dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan

pasien gawat darurat, minimal memuat informasi pasien

tentang: (a) identitas pasien, (b) anamnesis yang berisi keluhan

utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang pernah diderita

dan riwayat keluarga tentang penyakit yang mungkin

diturunkan/ kontak, (c) pemeriksaan yang meliputi

pemeriksakaan fisik, laboratorium dan khusus lainnya, (d)

diagnosis yang meliputi diagnosis awal/masuk/kerja,

diferensial diagnosis, diagnosis utama, diagnosis komplikasi

dan diagnosis lainnya, (e) pengobatan/tindakan, (f) persetujuan

tindakan/pengobatan, (g) catatan konsultasi, (h) catatan perawat

dan tenaga kesehatan lain, (i) catatan observasi klinik dan hasil

pengobatan, (j) resume akhir dan evaluasi pengobatan, dan (k)

pengorganisasian.

2) Alur Rekam Medis

a. Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Pelayanan pertama kali diterima oleh pasien yaitu pada saat

mendaftar ke Tempat Pendaftaran Rawat Jalan. Untuk pasien baru,

petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan terlebih dahulu

meng-input identitas sosial lengkap, sedangkan untuk pasien lama

petugas meng-input, antara lain: nama pasien, nomor rekam medis,

nomor registrasi, poliklinik yang dituju, keluhan yang dialami.


commit to user

15

Kemudian, petugas membuatkan kartu berobat (kartu pasien) untuk

diberikan kepada pasien baru yang harus dibawa apabila berobat

ulang, selanjutnya petugas akan menyiapkan berkas rekam medis

untuk pasien tersebut. Sedangkan untuk pasien lama, harus

memperlihatkan kartu berobatnya terlebih dahulu kepada petugas,

selanjutnya akan dipersiapkan berkas rekam medisnya. Apabila

pasien lupa tidak membawa kartu berobat, maka berkas rekam

medis dapat ditemukan dengan melihat nomor rekam medis melalui

pencarian pada KIUP atau pada database komputer bagi rumah

sakit yang sudah komputerisasi (Dirjen Yanmed, 2006).

Berkas rekam medis pasien dikirimkan ke poliklinik oleh

petugas rekam medis yang telah diberi kewenangan untuk

membawa berkas rekam medis. Petugas poliklinik mencatat pada

buku register pasien rawat jalan poliklinik, yang meliputi tanggal

kunjungan, nama pasien, nomor rekam medis, jenis kunjungan,

tindakan/ pelayanan yang diberikan. Selanjutnya, dokter uang

memeriksa akan mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan,

diagnosis, terapi yang ada relevansinya pada lembaran rekam

medis (catatan dokter poliklinik). Petugas poliklinik (perawat/

bidan) membuat laporan harian pasien rawat jalan (Dirjen Yanmed,

2006).

Setelah pemberian pelayanan kesehatan di poliklinik selesai

dilaksanakan, petugas poliklinik mengirimkan seluruh berkas


commit to user

16

rekam medis pasien rawat jalan berikut rekapitulasi harian pasien

rawat jalan, ke instalasi rekam medis paling lambat 1 jam sebelum

berakhir jam kerja. Selanjutnya petugas instalasi rekam medis

memeriksa kelengkapan pengisian rekam medis, jika ada yang

belum lengkap harus segera diupayakan kelengkapannya. Setelah

lengkap, petugas segera mengolah rekam medis untuk dimasukkan

ke dalam kartu indeks penyakit, kartu indeks operasi dan

sebagainya sesuai dengan penyakitnya. Secara rutin, petugas

instalasi rekam medis juga harus membuat rekapitulasi setiap akhir

bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.

Selanjutnya, berkas rekam medis pasien disimpan berdasarkan

nomor rekam medisnya (Dirjen Yanmed, 2006).

b. Alur Rekam Medis Rawat Inap

Untuk pasien yang akan rawat inap, akan mendapatkan surat

permintaan rawat inap dari dokter poliklinik. Jika pasien

sebelumnya diperiksa di Instalasi Gawat Darurat, maka terlebih

dahulu mendaftar ke bagian Pendaftaran Pasien Rawat Inap.

Selanjutnya, petugas memastikan ke ruang rawat inap untuk tempat

tidur yang akan ditempati. Apabila tempat tidur di ruang rawat inap

yang dimaksud masih tersedia, petugas menerima pasien dan

mencatat dalam buku register penerimaan pasien rawat inap: nama,

nomor rekam medis, identitas dan data social lainnya. Serta


commit to user

17

menyiapkan data identitas pasien pada Lembaran Masuk (rekam

medis) (Dirjen Yanmed, 2006).

Untuk RS yang telah menggunakan sistem komputerisasi, pada

saat pasien mendaftar untuk dirawat, petugas langsung

memasukkan data pasien meliputi nomor rekam medis, nomor

registrasi, nomor kamar perawatan dan data-data penunjang

lainnya. Apabila diberlakukan sistem uang muka, khusus pasien

non askes dan dianggap mampu, pihak keluarga pasien diminta

menghubungi bagian keuangan untuk membayar uang muka

perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Petugas

penerimaan pasien rawat inap mengirimkan berkas rekam medis

bersama-sama dengan pasiennya ke ruang perawatan yang

dimaksud. Selanjutnya pasien diterima di ruang rawat inap dan

dicatat pada buku register (Dirjen Yanmed, 2006).

Dokter yang bertugas mencatat tentang riwayat penyakit, hasil

pemeriksaan fisik, terapi serta semua tindakan yang diberikan

kepada pasien pada lembaran rekam medis dan

menandatanganinya. Perawat/ bidan mencatat pengamatan terhadap

pasien dan pertolongan perawatan yang diberikan ke dalam catatan

perawat/ bidan dan membubuhkan tanda tangannya, serta mengisi

lembaran grafik tentang suhu, nadi dan pernapasan pasien. Selama

di Ruang Rawat Inap, perawat/ bidan menambahkan lembaran

rekam medis sesuai dengan pelayanan kebutuhan pelayanan yang


commit to user

18

diberikan pada pasien. Selain itu, perawat/ bidan juga berkewajiban

membuat sensus harian yang memberikan gambaran mutasi pasien

mulai jam 00.00 sampai dengan jam 24.00. Sensus harian dibuat

rangkap tiga ditandatangani Kepala Ruang Rawat Inap, dikirim ke

Instalasi Rekam Medis, Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan

satu lembar arsip Ruang Rawat Inap. Pengiriman sensus harian

paling lambat jam delapan pagi hari berikutnya (Dirjen Yanmed,

2006).

Petugas ruangan memeriksa kelengkapan berkas rekam medis

sebelum diserahkan ke instalasi rekam medis. Setelah pasien keluar

dari RS, berkas rekam medis pasien segera dikembalikan ke

instalasi rekam medis paling lambat 24 jam setelah pasien keluar,

secara lengkap dan benar. Petugas instalasi rekam medis mengolah

berkas rekam medis yang sudah lengkap, melewati proses-proses

pengkodean, analisa hingga penyimpanan kembali berkas rekam

medis yang kemudian diperoleh data hasil pengolahan yang dalam

bentuk laporan statistik RS. Petugas instalasi rekam medis

membuat rekapitulasi sensus harian setiap akhir bulan dan

mengirimkan ke Subbag Pencatatan dan Laporan untuk bahan

laporan RS (Dirjen Yanmed, 2006).

Instalasi rekam medis menyimpan berkas-berkas rekam medis

pasien menurut nomor rekam medisnya. Petugas instalasi rekam

medis akan mengeluarkan berkas rekam medis, apabila ada


commit to user

19

permintaan baik untuk keperluan pasien berobat ulang atau

keperluan lain. Setiap permintaan rekam medis harus menggunakan

formulir peminjaman. Formulir peminjaman rekam medis dibuat

rangkap tiga, satu copy ditempel pada rekam medis, satu copy

diletakkan pada rak penyimpanan sebagai tanda keluar, dan satu

copy sebagai arsip yang meminta (Dirjen Yanmed, 2006).

Rekam medis pasien yang tidak pernah berobat lagi ke RS

selama lima tahun terakhir, dinyatakan sebagai inactive record.

Berkas rekam medis yang sudah inactive record dikeluarkan dari

rak penyimpanan dan disimpan di gudang RS/ dimusnahkan.

Yang perlu diperhatikan juga, yaitu bagi pasien gawat darurat, baik

rawat jalan maupun rawat inap, pertolongan kepada pasien

didahulukan. Setelah pasien mendapatkan pertolongan yang

diperlukan, baru dilakukan pencatatan (Dirjen Yanmed, 2006).

3) Prosedur Penerimaan Pasien

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik

ataupun yang akan dirawat adalah bagian dari sistem pelayanan

rumah sakit. Disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh

pasien saat tiba di rumah sakit, maka tata cara penerimaan inilah

pasien akan mendapatkan kesan baik ataupun buruk dari pelayanan

suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik jika

petugas bersikap ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab

(Dirjen Yanmed, 2006).


commit to user

20

a. Pasien Baru

Pasien baru adalah pasien yang baru pertama kali datang ke

rumah sakit. Setiap pasien baru diterima di Tempat Penerimaan

Pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas guna

mendapatkan informasi tentang data identitas sosial pasien yang

harus diisikan pada formulir Ringkasan Riwayat Klinik, yang

akan dijadikan sebagai dasar pembuatan Kartu Indeks Utama

Pasien (KIUP) dan database bagi rumah sakit yang telah

menggunakan sistem komputerisasi (Dirjen Yanmed, 2006).

Setiap pasien baru akan memperoleh nomor rekam medis

yang akan digunakan sebagai kartu pengenal, yang harus dibawa

setiap kali berkunjung ke rumah sakit yang sama, baik berobat

jalan maupun rawat inap. Kemudian, pasien dipersilahkan

menunggu di poliklinik yang dituju dan petugas rekam medis

mempersiapkan berkas rekam medisnya untuk dikirim ke

poliklinik tujuan pasien. Semua berkas rekam medis pasien

poliklinik yang telah selesai berobat harus kembali ke Instalasi

Rekam Medis, kecuali pasien yang harus dirawat, rekam

medisnya dikirim ke ruang perawatan (Dirjen Yanmed, 2006).

b. Pasien Lama

Pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelumnya ke

rumah sakit. Pasien mendatangi Tempat Penerimaan Pasien untuk

melakukan pendaftaran, baik pasien dengan perjanjian maupun


commit to user

21

datang atas kemauan sendiri. Pasien dengan perjanjian akan

langsung menuju poliklinik yang dituju karena berkas rekam

medis sudah dipersiapkan oleh petugas. Sedangkan untuk pasien

yang datang sendiri, menunggu sementara rekam medisnya

diambilkan di tempat penyimpanan. Setelah ditemukan, rekam

medis tersebut diantarkan ke poliklinik yang dituju (Dirjen

Yanmed, 2006).

4) Proses Pengolahan Rekam Medis

Dalam pengolahan rekam medis perlu memperhatikan beberapa

prosedur yang harus dipenuhi selama memprosesnya, yaitu meliputi:

1. Pemberian Kode (coding)

Pemberian kode adalah pemberian penetapan kode dengan

menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka

yang mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan serta

diagnosis yang ada di dalam rekam medis harus diberi kode dan

selanjutnya di-indeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian

informasi untuk menunjang fungsi perencanaan, manajemen dan

riset bidang kesehatan. Kode klasifikasi penyakit oleh WHO

(World Health Organization) bertujuan untuk menyeragamkan

nama dan golongan penyakit, cidera, gejala dan faktor yang

mempengaruhi kesehatan. Sejak tahun 1993 WHO mengharuskan

negara anggotanya termasuk Indonesia menggunakan klasifikasi

penyakit revisi-10 (ICD-10, International Statistical Clasification


commit to user

22

Diseasses and Health Problem 10 Revisi). ICD-10 menggunakan

kode kombinasi yaitu menggunakan abjad dan angka (alpha

numeric) (Dirjen Yanmed, 2006).

Kecepatan dan ketepatan pemberian kode dari suatu diagnosis

sangat tergantung kepada pelaksana yang menangani berkas rekam

medis tersebut, yaitu: (1) Tenaga medis dalam menetapkan

diagnosis; (2) Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode; (3)

Tenaga kesehatan lainnya (Dirjen Yanmed, 2006).

Penetapan diagnosis seorang pasien merupakan kewajiban, hak

dan tanggung jawab dokter (tenaga medis) yang terkait, tidak boleh

diubah oleh karenanya diagnosis dalam rekam medis harus diisi

lengkap dan sesuai dengan ketetapan pada buku ICD-10. Tenaga

rekam medis sebagai seorang pemberi kode bertanggung jawab

atas keakuratan kode dari suatu diagnosis yang sudah ditetapkan

oleh tenaga medis. Oleh karenanya jika ada hal yang kurang jelas

atau tidak lengkap, sebelum kode ditetapkan, sebaiknya

dikomunikasikan terlebih dahulu pada dokter yang membuat

diagnosis tersebut. Setiap pasien yang telah selesai mendapatkan

pelayanan baik rawat jalan maupun rawat inap, maka dokter yang

memberikan pelayanan harus segera membuat diagnosis akhir


Kompetensi yang dibutuhkan oleh perekam medis dalam

pengolahan coding rekam medis ini, antara lain: (a) memberi kode


commit to user

23

penyakit pada diagnosa pasien yang terdapat pada berkas rekam

medis sesuai dengan ICD-10; (b) mengumpulkan kode diagnosa

pasien untuk memenuhi sistem pengelolaan, penyimpanan data,

pelaporan untuk kebutuhan analisis sebab tunggal penyakit yang

dikembangkan; (c) mengklasifikasikan data kode diagnosis yang

akurat bagi kepentingan informasi morbiditas dan sistem pelaporan

morbiditas yang diharuskan; (d) menyajikan informasi morbiditas

yang akurat dan tepat waktu bagi kepentingan monitoring KLB

epidemiologi dan lainnya; (e) mengelola indeks penyakit dan

tindakan guna kepentingan laporan medis dan statistik serta

permintaan informasi pasien secara tepat dan terperinci; (f)

menjamin validitas data untuk registrasi penyakit; (g)

mengembangkan dan mengimplementasikan petunjuk standar

coding dan pendokumentasian (Alhadi, 2004).

2. Tabulasi (Indeksing)

Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang

sudah dibuat ke dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu

indeks atau komputerisasi). Di dalam kartu indeks tidak boleh

mencantumkan nama pasien. Proses tabulasi data yang dilakukan

secara manual dapat dengan mudah diaplikasikan melalui media

komputer, data dan informasi hasil pengelompokkan data sesuai

dengan kode yang dimaksud. Sehingga data dapat diproses dan

diperoleh hasil yang di-inginkan. Proses tabulasi dengan


commit to user

24

komputerisasi ini lebih mudah dan cepat serta lebih efektif dan

efisien (Dirjen Yanmed, 2006).

Jenis indeks yang biasa dibuat, yaitu:

a. Indeks pasien, yaitu satu tabulasi kartu katalog yang berisi

nama semua pasien yang pernah berobat di RS.

b. Indeks penyakit (diagnosis) dan operasi, yaitu tabulasi yang

berisi kode penyakit dan kode operasi pasien yang berobat di

RS.

c. Indeks dokter, yaitu satu tabulasi data yang berisi nama dokter

yangmemberikan pelayanan medik pada pasien.

3. Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit

Laporan ekstern RS ditujukan kepada Direktorat Jenderal Bina

Pelayanan Medik Depkes RI, Dinkes Provinsi, Dinkes Kabupaten/

Kota. Pelaporan ekstern RS dibuat sesuai dengan kebutuhan

Depkes RI, yang meliputi data-data tentang: (1) kegiatan RS (RL1)

; (2) keadaan morbiditas pasien rawat inap RS (RL 2a); (3) keadaan

morbiditas pasien rawat inap survailans terpadu RS (RL 2a.1); (4)

keadaan morbiditas pasien rawat jalan RS (RL 2b) ; (5) keadaan

morbiditas pasien rawat jalan survailans terpadu RS (RL 2b.1); (6)

status imunisasi (RL 2c); (7) individual morbiditas pasien rawat

inap; (8) ketenagaan RS (RL3); (9) ketenagaan individual RS (RS

vertikal Depkes) (RL 4a); (10) peralatan medik RS (RL 5); (11)


commit to user

25

kegiatan kesehatan lingkungan (RL5); (12) infeksi nosokomial RS

(RL6) (Dirjen Yanmed, 2006).

4. Sistem Penyimpanan Rekam Medis (filing system)

Meningkatnya kompleksitas pelayanan kesehatan

menyebabkan pentingnya dilakukan penyimpanan terhadap berkas

rekam medis yang ada. Menurut Basbeth dalam Sandra (2009)

kurun waktu dimana rekam medis harus dipertahankan bergantung

pada kebutuhan untuk kelanjutan pelayanan kesehatan pada pasien

dan untuk tujuan penelitian, atau pendidikan, dan atau hukum dan

peraturan. Dianjurkan rumah sakit untuk mempertahankan

pengelolaan rekam medis sebagai standar akreditasi. Sebelum

menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu

mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan

rekam medis.

1. Cara Penyimpanan

a) Sentralisasi

Penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan,

baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-

catatan selama pasien rawat inap di rumah sakit.

Kebaikan cara penyimpanan dengan sentralisasi ini yaitu,

dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan

dan penyimpanan, mengurangi jumlah biaya yang

dipergunakan untuk peralatan dan ruangan, tata kerja dan


commit to user

26

peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah

distandarisasikan, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja

petugas penyimpanan serta mudah untuk menerapkan sistem

unit record. Sedangkan ada dua macam kekurangan cara

penyimpanan dengan sentralisasi, yaitu petugas menjadi lebih

sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat

inap dan tempat penerimaan pasien harus berjaga selama 24

jam (Dirjen Yanmed, 2006).

b) Desentralisasi

Ada pemisahan antara rekam medis poliklinik rawat

jalan dan rawat inap. Rekam medis rawat jalan disimpan di

satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis rawat inap

di bagian pencatatan medis. Kebaikan cara penyimpanan

dengan desentralisasi, meliputi adanya efisiensi waktu,

sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat dan beban

kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Untuk

kekurangan cara penyimpanan dengan sentralisasi, yaitu bisa

terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis dan biaya

yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak



commit to user

27

2. Sistem Penyimpanan Menurut Nomor

a) Sistem Nomor Langsung (straight numerical)

Penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara

berturut sesuai dengan urutan nomornya.

b) Sistem Nomor Akhir (terminal digit)

Disini digunakan nomor-nomor dengan enam angka, yang

dikelompokkan menjadi tiga kelompok masing-masing terdiri

dari dua angka. Angka pertama adalah dua angka terletak

paling kanan, angka kedua adalah dua angka terletak di tengah,

dan dua angka terakhir adalah dua angka terletak paling kiri.

c) Sistem Angka Tengah (middle digit)

Dalam hal ini, angka yang terletak di tengah merupakan angka

pertama, pasangan angka di kiri menjadi angka kedua, dan

pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga (Dirjen

Yanmed, 2006).

3. Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan

Ketentuan dasar yang membantu memperlancar pekerjaan

pengelolaan rekam medis, yaitu:

a) Pada saat rekam medis dikembalikan ke bagian rekam medis,

harus disortir, menurut nomor, sebelum disimpan.

b) Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani

rekam medis dalam hal pengambilan maupun penyimpanan.


commit to user

28

c) Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas,

harus segera diperbaiki untuk mencegah makin rusak/

hilangnya lembaran-lembaran yang diperlukan.

d) Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara

periodik, untuk menemukan salah simpan dan menemukan

kartu pinjaman yang rekam medisnya belum dikembalikan.

e) Rekam medis yang berkenaan dengan proses hukum, harus

disimpan di tempat khusus, di ruangan pimpinan bagian rekam

medis, sedangkan di tempat penyimpanan biasa diberi

petunjuk.

f) Petugas penyimpanan bertanggungjawab dalam memelihara

kerapian dan keteraturan penyimpanan rekam medis.

g) Rekam medis yang sedang proses/ dipakai oleh petugas rekam

medis, harus diletakkan di atas rak/ meja, jika setiap saat akan

dipergunakan.

h) Rekam medis yang sangat tebal, harus dijadikan dua atau tiga

jilid.

i) Kepala bagian penyimpanan harus membuat laporan rutin

kegiatan yang meliputi jumlah rekam medis yang dikeluarkan

setiap hari dari rak penyimpanan untuk memenuhi permintaan,

jumlah permintaan darurat, jumlah salah simpan dan jumlah

rekam medis yang tidak dapat ditemukan.


commit to user

29

4. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

Alat penyimpanan yang baik, meliputi penerangan yang baik,

pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap

faktor-faktor keselamatan. Suatu kamar penyimpanan rekam

medis sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan

kerja dan produktivitas pegawai yang bekerja di dalamnya

(Mariana, 2009).

Ada alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai,

antara lain rak terbuka (open self file unit), lemari lima laci (five

drawer file cabinet) dan roll opac. Rak terbuka lebih dianjurkan

pemakaiannya, dikarenakan harganya lebih murah, petugas dapat

mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat, serta

menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam

medis dan tidak terlalu ‘makan’ tempat (Dirjen Yanmed, 2006).

2. Pelatihan

a. Konsep Pelatihan

Pelatihan secara luas dipahami sebagai komunikasi yang diarahkan

pada populasi tertentu, yang bertujuan untuk mengembangkan

ketrampilan, mengubah perilaku, dan meningkatkan kompetensi. Secara

umum, pelatihan memfokuskan secara eksklusif pada apa yang perlu

diketahui (NIOSH, 1999).

Menurut Hamalik (2001), pelatihan secara operasional dapat

dirumuskan sebagai suatu proses yang meliputi serangkaian tindak


commit to user

30

(upaya) yang dilaksanakan dengan sengaja dalam bentuk pemberian

bantuan kepada tenaga kerja yang dilakukan oleh tenaga profesional

kepelatihan dalam satuan waktu yang bertujuan untuk meningkatkan

kemampuan kerja peserta dalam bidang pekerjaan tertentu guna

meningkatkan efektivitas dan produktivitas dalam suatu organisasi.

Sedangkan menurut Sikula dalam Hasibuan (2003) pelatihan

adalah proses pendidikan jangka pendek dengan menggunakan

prosedur yang sistematis dan terorganisir, sehingga karyawan

operasional belajar pengetahuan teknik pengerjaan dan keahlian untuk

tujuan tertentu.

b. Penentuan Kebutuhan Pelatihan (Assessing Training Need)

Tujuan penentuan kebutuhan pelatihan ini adalah untuk

mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan untuk

mengetahui dan menentukan perlu atau tidaknya pelatihan dalam

organisasi tersebut. Adapun kebutuhan akan pelatihan ini ada tiga hal,

yaitu (Gomes, 2002):

1) General treatment need, yaitu penilaian kebutuhan pelatihan bagi

semua pegawai dalam suatu klasifikasi pekerjaan tanpa

memperhatikan data mengenai kinerja dari seorang pegawai

tertentu.

2) Observable performance discrepancies, yaitu penilaian kebutuhan

pelatihan yang didasarkan pada hasil pengamatan terhadap berbagai

permasalahan, wawancara, daftar pertanyaan, dan evaluasi/


commit to user

31

penilaian kinerja. Adanya permasalahan tersebut dikarenakan tidak

dipatuhinya standar pelaksanaan suatu pekerjaan.

3) Future human resources need, yaitu penilaian kebutuhan pelatihan

yang tidak berkaitan dengan ketidaksesuaian kinerja, tetapi

berkaitan dengan keperluan sumber daya manusia untuk waktu yang

akan datang karena dimungkinkan adanya perubahan-perubahan.

Jika pelatihan merupakan solusi terbaik, maka pimpinan harus

memutuskan program pelatihan yang bagaimana agar tepat untuk

dilaksanakan. Ketepatan metode pelatihan tergantung pada tujuan yang

hendak dicapai. Ada dua jenis sasaran pelatihan, yaitu: (a) knowledge-

centered objectives, yaitu berkaitan dengan pertambahan pengetahuan

dan perubahan sikap; (b) performance-centered objectives, mencakup

syarat-syarat khusus pada metode, syarat penilaian, perhitungan,

perbaikan, dan sebagainya (Gomes,2002).

Pertimbangan kebutuhan pelatihan sebagai proses penyusunan

rancangan pelatihan, menurut Simamora dalam Rosandita (2006) dapat

ditentukan dalam tiga analisis, antara lain:

(1) Analisis organisasional, merupakan analisis pemeriksaan jenis-

jenis permasalahan yang dialami oleh organisasi.

(2) Analisis operasional, merupakan proses penentuan perilaku yang

disyaratkan dalam pemegang jabatan dan standar kinerja yang

harus dipenuhi.


commit to user

32

(3) Analisis personal, bertujuan untuk mengetahui seberapa baik

karyawan melaksanakan pekerjaannya, berdasarkan perbandingan

kinerja aktual terhadap standar kinerja organisasional.

Suatu program pelatihan disusun berdasarkan asumsi, bahwa

pelatihan merupakan suatu fungsi manajemen, setiap orang

membutuhkan latihan dan setiap tenaga pemimpin harus mampu dan

bersedia bertindak sebagai pelatih. Implikasinya adalah, bahwa setiap

program pelatihan seyogyanya didukung dan dibantu oleh semua

tingkatan manajemen.

Menurut Hamalik (2001), penyusunan program pelatihan

berdasarkan beberapa prinsip yaitu, pertama, program pelatihan harus

memiliki tujuan yang jelas sehubungan dengan upaya mencapai tujuan

organisasi, serta untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan

sikapnya. Kedua, program pelatihan disusun berdasarkan kebutuhan

lapangan dan tujuan tertentu. Ketiga, ruang lingkup program pelatihan

dientukan berdasarkan kebijakan dan tujuan guna menjadi landasan

kesepakatan dan kerjasama. Keempat, penetapan metode dan teknik

serta proses-proses dalam suatu pelatihan harus dikaitkan secara

langsung dengan upaya memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan

pelatihan itu. Kelima, berdasarkan kebutuhan dan tujuan manajemen,

maka setiap orang yang berada dalam manajemen tersebut harus

bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelatihan, sesuai dengan

peran dan fungsi masing-masing. Keenam, melakukan penjajagan


commit to user

33

kebutuhan pelatihan, mengembangkan program pelatihan, memberikan

pelayanan administrasi, dan pelaksanaan tindak lanjut pelatihan.

Ketujuh, pelatihan yang efektif berdasarkan pada prinsip belajar aktif,

perpaduan antara teori dan praktek, pengalaman lapangan di samping

belajar reseptif, dan modifikasi tingkah laku. Dan kedelapan,

penyelenggaraan pelatihan sebaiknya di dalam lingkungan pekerjaan,

sehingga benar-benar terkait dengan kebutuhan, kondisi dan situasi,

serta tuntutan pekerjaan sesungguhnya.

c. Metode Pelatihan

Metode pelatihan yang tepat tergantung pada tujuannya. Tujuan

atau sasaran pelatihan yang berbeda, berakibat pada pemakaian metode

pelatihan yang berbeda pula.

Berdasarkan tempat pelatihannya, metode pelatihan ada dua

macam, yang pertama, metode on-site yaitu pelatihan yang diberikan

pada saat situasi kerja sehari-hari. Peserta melakukan aktivitas pelatihan

sambil bekerja. Yang kedua, metode off-site yaitu pelatihan yang

diberikan di luar jam kerja.

Sedangkan menurut Bernandin dan Russel dalam Gomes (2002)

metode pelatihan dapat dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu

pertama, informational methods, merupakan metode yang biasanya

menggunakan pendekatan satu arah, yaitu melalui mana informasi

disampaikan dari pelatih kepada peserta. Metode ini mengajarkan hal-

hal faktual, ketrampilan, atau sikap tertentu. Para peserta tidak


commit to user

34

diberikan kesempatan untuk mempraktekkan apa yang diajarkan selama

pelatihan. Metode pelatihan ini sering disebut pelatihan tradisional,

yang bersifat direktif dan berorientasi pada guru (teacher oriented).

Teknik-teknik yang digunakan dalam metode ini, antara lain: kuliah,

presentasi audiovisual, self directed learning (Gomes, 2002).

Kedua, experiential methods adalah metode yang mengutamakan

komunikasi yang luwes, fleksibel, dan lebih dinamis baik dengan

instruktur maupun sesama peserta, dan bisa langsung menggunakan

alat-alat yang tersedia untuk menambah ketrampilannya. Pelatihan

dengan metode ini bersifat fasilitatif dan berorientasi pada peserta

(trainee-centered). Teknik-teknik yang digunakan dalam metode ini,

antara lain: diskusi kelompok, studi kasus permainan peran (role

playing) (Gomes, 2002).

Metode pelatihan menurut Sikula dalam Rosandita (2006) adalah

sebagai berikut:

1) On-The-Job Training (praktek di kantor)

On the job training (OT) atau disebut juga pelatihan dengan

instruksi pekerjaan sebagai suatu metode pelatihan dengan cara para

pekerja atau calon pekerja ditempatkan dalam kondisi pekerjaan

yang riil, dibawah bimbingan dan supervise dari karyawan yang telah

berpengalaman atau terlatih. Metode ini dibedakan menjadi dua cara,

yaitu secara informal, yaitu pelatih memerintahkan peserta latihan

memperhatikan orang lain yang melakukan pekerjaan, kemudian ia


commit to user

35

meminta untuk mempraktekkannya. Kemudian, secara formal, yaitu

supervisor menunjuk seorang pekerja senior untuk melakukan

pekerjaan tersebut dan selanjutnya peserta latihan meniru pekerjaan

yang diberikan oleh pekerja senior.

Adapun manfaat metode pelatihan ini, yaitu karyawan dapat

segera mengetahui apa yang menjadi tugas/tanggungjawabnya, dapat

relatif lebih cepat beradaptasi dengan tugas dan pekerjaanya/

lingkungan kerjanya, mampu menguasai keterampilan relatif lebih

cepat (observasi, melihat, mengerjakan), mampu melaksanakan

pekerjaan berulang-ulang (kesempatan yang ada), lebih cepat

memperoleh tingkat terampil dan mahir.

2) Praktek di lapangan

Vestibule adalah metode latihan yang dilakukan di dalam kelas

atau bengkel untuk memperkenalkan pekerjaan kepada pekerja baru

dan melatih mereka mengerjakan pekerjan tersebut.

3) Penjelasan dan Peragaan

Metode latihan yang dilakukan dengan cara ini dilakukan

dengan cara peragaan dan penjelasan bagaimana cara-cara

mengerjakan suatu pekerjaan melalui contoh-contoh atau percobaan

yang demontrasi.


commit to user

36

4) Simulasi

Simulasi merupakan situasi atau kejadian yang ditampilkan

semirip mungkin dengan situasi sebenarnya, tapi hanya merupakan

tiruan saja.

5) Masa Belajar Pertukangan

Metode ini adalah cara meningkatkan keahlian pertukangan

sehingga para pekerja yang bersangkutan dapat mempelajari segala

aspek dari pekerjaannya.

6) Classroom Methods

Metode pertemuan dalam kelas ini meliputi kuliah (lecture),

rapat (conference), program instruksi, studi kasus, role playing,

diskusi, seminar.

(b) Kuliah (lecture), metode ini banyak di dalam kelas. Pelatih yang

berperan aktif mengajarkan teori-teori, sedangkan peserta

mencatat dan mempersepsikannya. Teknik ini cenderung

komunikasi searah saja.

(c) Rapat (conference), metode ini mendorong pelatih dan peserta

untuk berperan aktif, sehingga terjadi komunikasi dua arah.

Dengan metode ini diharapkan peserta akan terlatih untuk

menerima dan mempersepsikan pendapat orang lain serta dapat

mengambil keputusan terhadap masalah yang dihadapi.

(d) Program instruksi, peserta dapat belajar sendiri karena langkah-

langkah pengerjaannya sudah diprogram, yang meliputi


commit to user

37

pemecahan informasi tentang beberapa bagian kecil sehingga

dapat dibentuk program pengajaran yang mudah dipahami dan

saling berhubungan.

(e) Metode studi kasus, pelatih memberikan kasus kepada peserta,

dengan data yang disembunyikan, sehingga mendorong peserta

untuk mencari data/ informasi dari sumber eksternal dalam

memutuskan kasus yang dihadapinya.

(f) Role playing, beberapa peserta memainkan suatu peran dalam

sebuah organisasi tiruan, untuk mengembangkan keahlian

interaksi antar manusia.

(g) Metode diskusi, melatih peserta untuk berani memberikan

pendapat dan rumusannya, beserta cara-cara untuk meyakinkan

orang lain untuk mempercayainya. Melatih peserta untuk

bersedia menerima penyempurnaan dari orang lain dalam

member dan menerima informasi.

(h) Metode seminar, mengembangkan keahlian dan kecakapan

peserta dalam menilai dan memberikan saran-saran yang

konstruktif mengenai pendapat orang lain.

d. Efektivitas Program Pelatihan

Pada saat sekarang, proses evaluasi terhadap suatu pelatihan

merupakan komponen penting dari program pelatihan suatu organisasi.

Organisasi yang menyelenggarakan pelatihan tidak hanya bertanggung

jawab terhadap apa yang dipelajari karyawan, tetapi juga bertanggung


commit to user

38

jawab untuk memastikan bahwa para karyawan men-transfer

pengetahuannya untuk meningkatkan kinerja mereka (Carr, 2002).

Metode evaluasi harus ditentukan berdasarkan tujuan dari proses

pelatihan dan dapat memenuhi tuntutan dari stakeholder yang terlibat.

Setiap organisasi memiliki stakeholder, dan tidak semua membutuhkan

informasi yang sama. Persyaratan informasi tersebut ada dua macam,

yaitu: (a) apakah kompetensi telah dipelajari, dan; (b) apakah hasil

belajar telah diterapkan untuk perbaikan kinerja (Carr, 2002).

Menurut Blanchard dan James dalam Rosandita (2006), agar lebih

efektif, evaluasi pelatihan sebaiknya bersifat formatif dan difokuskan

pada pemberian informasi yang dapat memperbaiki pelatihan, bukan

bersifat sumatif yang dirancang untuk menentukan apakah pelatihan

akan sukses.

Untuk menentukan seberapa baik suatu pelatihan telah mencapai

tujuannya, anda perlu menguji berbagai hasil yang diperoleh dari

pelatihan tersebut. Empat hasil terbaik yang akan diuji adalah reaksi,

pembelajaran, perilaku, dan hasil. Dengan aturannya yaitu hasil reaksi

yang diketahui pertama kali dan mempengaruhi berapa banyak hal yang

dapat dipelajari, sedangkan hasil pembelajaran mempengaruhi

banyaknya perilaku yang dapat merubah sikap kerja, perilaku dalam

pekerjaan akan berdampak pada pelatihan pada organisasi (Rosandita,

2006).


commit to user

39

Menurut Simamora dalam Rosandita (2006) pengukuran efektivitas

pelatihan, meliputi:

1) Reaksi. Evaluasi reaksi dilakukan dengan melihat reaksi peserta

tehadap pelatihan, yang mencakup aspek materi pelatihan, instruktur

pelatihan, metode pelatihan yang digunakan, dan fasilitas pelatihan.

Evaluasi ini penting, karena jika ada reaksi positif akan membantu

meyakinkan organisasi untuk mendukung pelaksanaan program,

penilaian dapat dijadikan informasi untuk melaksanakan program

selanjutnya, serta akan dapat memotivasi peserta untuk terus belajar.

2) Pembelajaran. Evaluasi pembelajaran dinilai berdasarkan

peningkatan pengetahuan, keahlian, sikap yang diperoleh sebagai

hasil dari pelatihan. Pelaksanaan evaluasi ini terkait dengan evaluasi

reaksi.

3) Perilaku. Evaluasi perilaku dilihat berdasarkan perubahan-perubahan

yang terjadi pada pekerjaan sebagai akibat dari pelatihan. Perubahan

perilaku tersebut dapat terjadi jika ada motivasi yang kuat dalam diri

peserta pelatihan.

4) Hasil. Evaluasi hasil merupakan dampak pelatihan pada efektivitas

organisasi secara keseluruhan. Hasil pelatihan ada dua macam, yaitu

hasil yang dapat diukur dan yang tidak dapat diukur.

Efektivitas dari penyampaian pelatihan membutuhkan informasi

tentang kompetensi yang telah dicapai dengan pendekatan mengenai

kefektifan prosedur pelatihan, ketepatan media, dan metode pengajaran


commit to user

40

akan menjadi informasi yang sangat berharga untuk melakukan

perbaikan. Adapun informasi tersebut dapat diperoleh melalui cara,

sebagai berikut:

1) Kuesioner

Kuesioner merupakan alat terstruktur yang dapat memberikan

informasi kuantitatif dan kualitatif tentang reaksi karyawan

terhadap acara pelatihan. Kuesioner harus fokus pada isi dan

penyampaian pelatihan. Bagian isi pelatihan harus mentargetkan

pertanyaan untuk memastikan apakah materi pelatihan memberikan

informasi yang berguna untuk pekerjaan dan apakah karyawan

mendapatkan pengetahuan yang lebih luas tentang materi pelatihan

tersebut. Bagian penyampaian pelatihan harus menentukan apakah

informasi yang disajikan dalam urutan yang logis, detail, pada

tingkatan dan format yang sesuai. Informasi ini akan membantu

panitia pelatihan untuk menentukan materi pelatihan yang mana

yang harus direvisi atau ditambah dan apakah media pelatihan yang

digunakan sudah sesuai dengan isi pelatihan (Carr, 2002).

2) Knowledge Review

Knowledge Review menawarkan cara yang objektif untuk

menentukan apakah isi pelatihan telah dipelajari oleh para

karyawan. Umumnya alat penilaian yang digunakan, yaitu dengan

memberi karyawan pertanyaan - pertanyaan dan menanggapinya

secara tertulis pada awal dan akhir acara pelatihan. Pertanyaan-


commit to user

41

pertanyaan yang diberikan harus berkaitan dengan tujuan

pembelajaran dalam pelatihan. Hasil dari kegiatan ini dapat

digunakan untuk mengukur ketercapaian transfer pengetahuan

selama acara pelatihan. Informasi ini akan berguna untuk

meningkatkan materi pelatihan pada tahap selanjutnya (Carr,

2002).

3) Observasi

Observasi merupakan metode evaluasi yang menyediakan

informasi mengenai reaksi karyawan untuk pelatihan. Dalam

pelatihan harus memperhatikan interaksi karyawan, tingkat

keterlibatan dengan instruktur pelatihan dan tanggapan terhadap isi

pelatihan. Observasi ini dapat digunakan untuk memberikan

informasi umum tentang struktur pelatihan. Observasi yang

terstruktur berfokus pada pemantauan terhadap hal-hal tertentu

dalam pelatihan dan umumnya menggunakan checklist tentang

poin-poin yang akan diamati (Carr, 2002).

B. Penelitian yang Relevan

Beberapa penelitian sebelumnya yang relevan dengan penelitian yang akan

dilakukan oleh peneliti, yaitu antara lain:

1. Penelitian Meliala dan Sunartini (2004) yang berjudul Telaah Rekam

Medis Pendidikan Dokter Spesialis Sebelum dan Sesudah Pelatihan Di

Irna RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta, memiliki tujuan penelitian untuk

mengidentifikasi kelengkapan rekam medis, dan untuk menganalisis


commit to user

42

perbedaan pada kelengkapan rekam medis sebelum dan sesudah pelatihan

terprogram. Sebuah model eksperimen semu, setelah dan sebelum

penelitian tanpa kelompok kontrol, diadopsi dalam penelitian ini. Catatan

medis sebelum studi menjadi data base line, dan yang setelah pelatihan

akan menjadi data berikutnya untuk dibandingkan dengan sebelumnya.

Pelatihan diprogram sebagai variabel prediktor untuk mempengaruhi

kelengkapan rekam medis sebagai variabel kriteria, yang diwakili pada

penilaian dengan tempat tinggal sebagai trainee, yang memiliki tanggung

jawab dalam catatan pasien medis. Sebuah metode statistik digunakan

untuk menganalisa perbedaan spesifik kualitatif. Mendapatkan hasil

penelitian yaitu, dalam 30 bagian dari 92 rekor pasangan medis, diketahui

bahwa 4 dari mereka menurun setelah diterapkan. Tapi sisanya, telah

meningkat secara signifikan. Secara statistik, program pelatihan

mempengaruhi kelengkapan rekam medis setelah program pelatihan,

dibandingkan dengan rekam medis penuh diisi sebelum program pelatihan,

dengan nilai t = 3,66 pada signifikansi sebesar 0,0012.

2. Penelitian Chelton (2009) yang berjudul A qualitative study to evaluate the

effectiveness of simulation as a training method in implementation of

electronic medical records, mengungkapkan bahwa penggunaan catatan

medis elektronik yang telah dilakukan secara bertahap menimbulkan

kekuatiran dokter yang dapat mengganggu hubungan antara dokter-pasien.

Studi menunjukkan keprihatinan mereka terhadap hilangnya kontak mata

dengan pasien dan sambil memasukkan informasi ke komputer di hadapan


commit to user

43

pasien akan mengganggu komunikasi. Metode yang digunakan dengan

menghadirkan dokter untuk berpartisipasi dalam simulasi dengan pasien

standar yang akan direkam. Interaksi dan entry data ke dalam rekam medis

elektronik juga direkam dengan webcam dan oleh komputer dengan Morae

© kegunaan software pengujian untuk menentukan kemampuan mereka

dengan aplikasi rekam medis elektronik. Para dokter yang berpartisipasi

dilihat kaset video, mereka dibentuk ke dalam kelompok-kelompok kecil

dan melakukan simulasi kedua dengan mengubah metode komunikasinya.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa simulasi adalah metode pelatihan

yang dapat membantu dokter untuk mengintegrasikan catatan elektronik

dalam berkomunikasi dengan pasien. Kesimpulannya adalah bahwa

komunikasi dengan pelatihan dalam pendidikan kedokteran harus

mencakup penggunaan komputer dan simulasi sebagai sarana yang

penting.

3. Penelitian Ismail (2009) yang berjudul “Pengaruh Pelatihan Rekam Medis

Orientasi Masalah Terhadap Kelengkapan Pengisian Rekam Medis Rawat

Jalan Penyakit Anak RSUD Soa Sio Tidore” dengan metode penelitian

quasi experimental dengan desain one group pretest-postest design dan

subjek penelitian sebanyak 15 orang. Hasil penelitian menunjukkan bahwa

kelengkapan pengisian data dasar/sosial oleh petugas registrasi, data

penunjang medis oleh petugas poliklinik dan data klinik oleh dokter

spesialis dan dokter umum mengalami peningkatan setelah pelatihan,

demikian juga halnya dengan pengetahuan, sikap dan perilaku.


commit to user

44

4. Penelitian Awliya (2007) yang berjudul “Evaluasi Angka Kelengkapan

Rekam Medis Dokter Pada Pasien Rawat Inap Sebelum Dan Sesudah

Pelatihan Di RSUD Banjarbaru Kalimantan Selatan Tahun 2007”, yang

menggunakan metode penelitian quasi eksperimental, dengan rancangan

one group pre test and post test design, dan melakukan intervensi berupa

pelatihan kepada dokter sebagai subjek penelitian, sebanyak 22 orang,

serta rekam medik 1 bulan sebelum pelatihan (112 berkas) dan 1 bulan

sesudah pelatihan (136 berkas), dengan menggunakan rancangan sampel

accidental sampling. Kelengkapan rekam medik, aspek hukum &

ketepatan waktu sebagai variabel dependen, serta variabel independen

meliputi pengetahuan dan pelatihan rekam medis. Penilaian menggunakan

check list (kelengkapan = 33 variabel, aspek hukum = 11 variabel) dan

kuesioner (23 pertanyaan), serta observasi pasif. Analisis menggunakan uji

statistik independent-samples t-test dan paired-samples t-test. Hasil

penelitian menunjukkan bahwa pada kelengkapan rekam medis didapatkan

perbedaan yang bermakna pada rekam medis sebelum pelatihan dan rekam

medis sesudah pelatihan (p=0,000), untuk aspek hukum rekam medis

terdapat perbedaan yang bermakna juga sebelum dan sesudah pelatihan

(p=0,000), sedang pemahaman dokter juga mendapatkan hasil yang

bermakna secara statistik sebelum dan sesudah pelatihan (p=0,026). Hal

ini menunjukkan bahwa ada akibat yang bernilai positif dari pemberian

intervensi berupa pelatihan pada kelengkapan rekam medis.


commit to user

45

Perbedaan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti dengan beberapa

penelitian di atas yaitu tentang metode pelatihannya, yaitu dengan metode on

the job training, diharapkan akan dapat memberikan hasil yang optimal

dikarenakan peserta akan mendapatkan pembimbingan langsung sambil

mempraktekkannya. Sedangkan fokus penelitiannya yaitu untuk lebih

meningkatkan pencapaian standar pengolahan rekam medis, tidak hanya

tentang kelengkapan pengisian identitas pasien, tetapi juga tentang

kelengkapan coding dan ketepatan filing. Dalam hal ini, pelatihan yang akan

dilakukan oleh peneliti memang tepat dibutuhkan oleh peserta dikarenakan

masih tingginya persentase masalah pengolahan rekam medis yang ada.


commit to user

46

C. Kerangka Pikir

Gambar 2.1 Kerangka Pikir Penelitian

Keterangan:

: diteliti

: tidak diteliti

Pelatihan Rekam Medis

Tahap Reaksi:- Metode pelatihan- Instruktur pelatihan- Materi pelatihan- Fasilitas pelatihan

Tahap

Pembelajaran:

- Teori belajar

- Kompetensi

Tahap

Perilaku:

- Motivasi

- Kinerja

Tahap Hasil:1. Pencapaian Standar

Pengolahan Rekam Medis Rawat Jalan:- Kelengkapan

pengisian identitas- Kelengkapan coding- Ketepatan filling

2. Peningkatan Pengetahuan peserta pelatihan


commit to user

47

D. Pernyataan Penelitian dan Hipotesis

1. Pernyataan Penelitian

Peningkatan pengetahuan petugas rekam medis sebelum dan sesudah

pelatihan.

2. Hipotesis

a. Ada peningkatan pencapaian standar pengolahan rekam medis tentang

kelengkapan pengisian identitas pasien sebelum dan sesudah pelatihan

kepada petugas rekam medis.

b. Ada peningkatan pencapaian standar pengolahan rekam medis tentang

kelengkapan coding sebelum dan sesudah pelatihan kepada petugas

rekam medis.

c. Ada peningkatan pencapaian standar pengolahan rekam medis tentang

ketepatan filing sebelum dan sesudah pelatihan kepada petugas rekam

medis.


commit to user

48

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini merupakan metode

campuran antara kuantitatif dan kualitatif yang bersifat sejajar, dimana data

kuantitatif dan kualitatif dikumpulkan dalam waktu yang sama dan dianalisis

untuk saling melengkapi. Dalam penelitian ini, pendekatan secara kuantitatif

digunakan untuk mengukur kelengkapan pengisian identitas pasien dan

kelengkapan coding, sedangkan pendekatan secara kualitatif untuk

mengetahui dan mengukur sejauhmana pengetahuan petugas rekam medis

dan ketepatannya dalam melakukan filing rekam medis.

Pendekatan penelitian kuantitatif menggunakan metode quasi

experimental, dengan model one-group pretest posttest design sebagaimana

dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Gambar 3.1 Desain Penelitian one-group pretest posttest design

Pre-test Treatment Post-test

O1 X O2

Keterangan:

X = Treatment yang diberikan

O1 = Observasi yang dilakukan sebelum perlakuan (pretest)

O2 = Observasi yang dilakukan setelah perlakuan (posttest)


commit to user

49

Perlakuan yang akan dilakukan oleh peneliti berupa sebuah konsep

pelatihan dengan metode on the job training yaitu pemberian materi pelatihan

dengan sekaligus mempraktekkan materi pelatihan tersebut langsung di dalam

pekerjaannya. Dipilihnya metode ini karena lebih efektif dan fleksibel dalam

pengaturan waktu pelatihannya. Perlakuan hanya dilakukan pada satu subyek

sebagai kelas eksperimen tanpa adanya kelas kontrol.

B. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan di bagian rekam medis rawat jalan RSUD Kabupaten

Pacitan. Waktu penelitian mulai bulan September 2012 sampai dengan bulan

Desember 2012.

C. Populasi dan Sampel

1. Penelitian Kuantitatif

Populasi adalah keseluruhan subjek penelitian. Populasi dalam

penelitian ini adalah berkas rekam medis rawat jalan pasien baru di RSUD

Kabupaten Pacitan dalam jangka waktu 1 bulan, jumlahnya rata-rata 200

berkas.

Sampel adalah bagian dari populasi. Pengambilan sampel harus

dilakukan sedemikian rupa sehingga diperoleh sampel yang benar-benar

dapat menggambarkan keadaan populasi yang sebenarnya. Dalam

penelitian ini, pengambilan sampel dilakukan melalui teknik simple

random sampling. dimana teknik ini memberikan peluang yang sama bagi

setiap anggota populasi yang dipilih menjadi anggota sampel. Adapun

rumus yang digunakan untuk menghitung sampel penelitian, adalah:


commit to user

50

n = NNe2 + 1

Keterangan:

N = ukuran populasin = ukuran sampele = presisi yang ditetapkan/ taraf kesalahan (5%)1 = angka konstanta

Berdasarkan rumus di atas, maka dari jumlah populasi yang ada,

diperoleh sampel sebanyak 135 berkas rekam medis rawat jalan pasien

baru sebagai subyek penelitiannya. Sampel rekam medis tersebut akan

diambil dua kali, sebelum pelatihan berjumlah 135 dan sesudah pelatihan

juga berjumlah 135, sehingga total sampel yang diambil adalah 270 berkas

rekam medis. Sampel tersebut digunakan untuk mengukur kelengkapan

pengisian identitas pasien dan kelengkapan coding.

2. Penelitian Kualitatif

Dalam penelitian kualitatif ini, subyek penelitiannya disebut sebagai

informan. Untuk informan utama dalam penelitian ini adalah seluruh

petugas rekam medis rawat jalan yang akan mengikuti pelatihan berjumlah

enam orang. Pemilihan subyek penelitian ini dengan cara purposive, yaitu

dipilih tergantung tujuan penelitian dan dengan pertimbangan tertentu,

yaitu orang yang dianggap paling tahu tentang apa yang diharapkan

peneliti.

Selain informan utama, dibutuhkan pula informan triangulasi untuk

pemeriksaan keabsahan data dan sebagai pembanding terhadap data yang


commit to user

51

diperoleh sebelumnya. Adapun informan triangulasi dalam penelitian ini

adalah Kepala Seksi Rekam Medis RSUD Kabupaten Pacitan.

D. Variabel Penelitian


a. Variabel bebas : Pelatihan Rekam Medis

b. Variabel terikat :

- Kelengkapan pengisian identitas pasien

- Kelengkapan coding


Variabel yang diteliti secara kualitatif adalah variabel pengetahuan peserta

pelatihan dan ketepatan filing dalam pengolahan rekam medis.

E. Definisi Operasional


a. Variabel bebas : Pelatihan rekam medis

Definisi Operasional: Pemberian materi tentang pengolahan rekam

medis yang meliputi kelengkapan pengisian identitas pasien, coding,

dan filing, yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan

pencapaian standar pengolahan rekam medis. Dengan metode pelatihan

yaitu metode on the job training dengan praktek selama bekerja.


commit to user

52

b. Variabel terikat

1) Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien

a) Definisi operasional

Data identitas pasien yang ada dalam berkas rekam medis pasien

yang meliputi: nama, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat, nomor

telepon, pekerjaan, status perkawinan, agama, nama ibu, nama

suami/ istri, diisi lengkap oleh petugas.

b) Alat ukur: check-list. Dikatakan lengkap jika 7-10 data identitas

diisi dan diberi skor 1, dan tidak lengkap jika < 7 data identitas

yang diisi dan diberi skor 0.

c) Skala data: kategorikal

2) Kelengkapan coding

a) Definisi operasional

Semua berkas rekam medis pasien diberi kode tepat sesuai

dengan diagnosis penyakit yang ditulis oleh dokter dengan

berpedoman pada International Statistical Clasification

Diseasses and Health Problem 10 Revisi (ICD-10).

b) Alat ukur: check-list. Dikatakan lengkap jika diagnosis penyakit

diberi kode dengan tepat memiliki skor 1, dan tidak lengkap jika

tidak diberi kode memiliki skor 0.

c) Skala pengukuran : kategorikal


commit to user

53


a. Pengetahuan peserta pelatihan

1) Definisi operasional

Segala sesuatu yang diketahui oleh peserta pelatihan mengenai

rekam medis dan standar pengolahan rekam medis yang meliputi

kelengkapan pengisian identitas pasien, kelengkapan coding, dan

ketepatan filing.

2) Alat ukur: pedoman wawancara.

b. Ketepatan filling

1) Definisi operasional

Proses penyimpanan berkas rekam medis setiap hari pelayanan, yang

dilakukan secara tepat sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan,

yang meliputi:

(1) Sebelum disimpan, rekam medis disortir menurut nomornya

(2) Hanya petugas rekam medis yang melakukan pengambilan dan

penyimpanan rekam medis

(3) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang dikeluarkan

dari rak penyimpanan setiap harinya

(4) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis atas permintaan

darurat yang dikeluarkan dari rak penyimpanan setiap harinya

(5) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang salah

simpan pada rak penyimpanan setiap harinya


commit to user

54

(6) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang tidak dapat

ditemukan pada rak penyimpanan setiap harinya

(7) Mencatat setiap berkas rekam medis yang dipinjam.

2) Alat ukur: lembar observasi dan pedoman wawancara.

F. Teknik Pengumpulan Data

1. Data Primer

a. Data Kuantitatif

Data primer dari pendekatan kuantitatif diperoleh dari lembar checklist

yang sudah disusun sesuai tujuan penelitian. Data ini langsung

diperoleh dari hasil penelitian dengan pengisian lembar observasi yang

meliputi data kelengkapan pengisian identitas pasien dan data

kelengkapan coding.

b. Data Kualitatif

Data primer dari pendekatan kualitatif diperoleh dari lembar observasi,

dan wawancara mendalam dengan informan penelitian, yang sudah

disusun sesuai tujuan penelitian. Data-data ini dikumpulkan untuk

mengukur pengetahuan petugas rekam medis dan ketepatan dalam

filing.

2. Data Sekunder

Pengumpulan data sekunder dilakukan dengan penelusuran dokumen-

dokumen. Selain itu, dokumentasi juga diperlukan dalam pengumpulan

data yang berupa foto, hasil rekaman, transkrip wawancara dan catatan


commit to user

55

lapangan. Data sekunder digunakan sebagai penunjang dan pelengkap dari

data primer yang ada relevansinya dengan keperluan penelitian.

G. Instrumen Penelitian

Instrumen yang digunakan dalam penelitian adalah lembar observasi,

kuesioner, dan pedoman wawancara. Lembar observasi berisi daftar tentang

kelengkapan pengisian identitas pasien dan kelengkapan coding. Lembar

observasi, kuesioner, dan pedoman wawancara digunakan untuk mengukur

pengetahuan petugas rekam medis dan ketepatan dalam melakukan filing.

H. Validitas Data

Uji validitas merupakan prosedur pengujian untuk melihat apakah alat ukur

yang dipakai dapat mengukur dengan cermat apa yang hendak diukur.

1. Kuantitatif

Dalam pendekatan kuantitatif, uji validitas yang digunakan adalah

validitas muka yang merujuk pada derajat kesesuaian antara penampilan

luar alat ukur dan atribut-atribut variabel yang ingin diukur, yang meliputi

kelengkapan pengisian identitas pasien dan kelengkapan coding.

2. Kualitatif

Dalam pendekatan kualitatif, uji validitas dilakukan dengan pendekatan

triangulasi, yaitu dengan memeriksa keabsahan data yang memanfaatkan

sesuatu di luar data untuk pengecekan. Dalam penelitian ini, triangulasi

dilakukan dengan pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan teori dan

sumber. Triangulasi teori dilakukan dengan membandingkan hasil

penelitian dengan standar yang telah ditetapkan. Sedangkan triangulasi


commit to user

56

sumber dilakukan dengan wawancara mendalam kepada informan

triangulasi.

I. Pengolahan Data Penelitian

1. Kuantitatif

Data yang telah dikumpulkan dari hasil observasi akan diteliti dan

diperiksa ketepatan serta kelengkapannya dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

a. Editing, yang dilakukan untuk meneliti kembali checklist yang ada, bila

ada kekurangan dapat segera dilengkapi. Kegiatan ini meliputi

pemeriksaan atas pengisian lembar observasi.

b. Coding, adalah memberikan kode pada setiap variabel sebagai usaha

mengklasifikasikan jawaban yang ada menurut jenisnya, hal ini

dimaksudkan untuk mempermudah pengolahan data. Pemberian koding

dilakukan terhadap setiap item pernyataan dari lembar observasi,

dengan memberikan nama untuk setiap item pernyataan.

c. Entry data, yaitu penilaian data dengan memberikan skor untuk

pernyataan-pernyataan yang menyangkut variabel bebas dan terikat,

selanjutnya data akan dianalisis dengan menggunakan program SPSS.

d. Tabulasi, adalah kegiatan memasukkan data sesuai dengan tujuan

penelitian dan penyajiannya menggunakan tabel dan grafik pada

program komputer.


commit to user

57

2. Kualitatif

Pengolahan data kualitatif dilakukan dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

a. Pengumpulan data. Data dikumpulkan dengan wawancara mendalam,

dan hasilnya dicatat dan disalin dalam bentuk transkrip.

b. Reduksi data, merupakan kegiatan merangkum dan memfokuskan pada

hal-hal penting, kemudian dicari tema dan polanya. Caranya dengan

memberi simbol pada transkrip yang diperoleh yang selanjutnya

dikelompokkan ke dalam kategori dan dicari hubungan antara kategori

tersebut.

c. Penyajian data. Data disajikan dalam bentuk naratif sesuai dengan

variabel penelitian dan diperkuat oleh dokumen-dokumen. Data juga

bisa disajikan dalam bentuk bagan, hubungan antar kategori, flowchart

dan sejenisnya.

d. Penarikan kesimpulan, dilakukan dengan membandingkan pertanyaan

penelitian dengan hasil penelitian. Kesimpulan awal masih bersifat

sementara dan akan berubah bila ditemukan bukti kuat yang

mendukung tahap pengumpulan data berikutnya.

J. Analisis Data Penelitian

Data yang diperoleh dari hasil observasi, kuesioner, dan hasil wawancara

mendalam, akan dianalisis secara kuantitatif dan kualitatif yang dimaksudkan

untuk mengolah dan menemukan hasil yang dapat diinterpretasikan.


commit to user

58

1. Analisis kuantitatif

Analisis data kuantitatif ini digunakan untuk mengukur variabel

kelengkapan pengisian identitas pasien dan kelengkapan coding, untuk

melihat perubahan yang terjadi dan memperbandingkan hasilnya sebelum

dan sesudah pelatihan. Adapun uji statistik yang digunakan adalah dengan

menggunakan uji Chi Square.

2. Analisis kualitatif

Analisis data kualitatif dilakukan dengan metode content analysis, yang

diawali dengan penyusunan hasil wawancara menjadi beberapa kategori,

kemudian diringkas, dan selanjutnya dilakukan peng-coding-an

(pemberian kode) yang merupakan inti dari teks tersebut. Pengembangan

skema coding yang bagus akan memandu peneliti membuat keputusan

dalam menganalisis isi, serta menjadi pusat kepercayaan dalam penelitian

yang menggunakan content analysis. Selanjutnya, hasil tesebut akan

dilaporkan dan disajikan dalam gambaran deskriptif. Analisis ini

digunakan untuk mengambil kesimpulan dengan mengidentifikasi

karakteristik-karakteristik khusus atau pesan obyektif dan sistematis yang

ada di dalamnya.


commit to user

59

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

1. Karakteristik Rekam Medis

Rekam medis yang dijadikan sebagai sampel penelitian berjumlah 135

sebelum pelatihan dan 135 sesudah pelatihan. Rekam medis berjumlah 135

sebelum pelatihan merupakan rekam medis pasien baru periode tanggal 1 -

27 Oktober 2012, yang melakukan kunjungan rawat jalan ke rumah sakit

sebelum pelatihan dilakukan. Sedangkan rekam medis berjumlah 135

sesudah pelatihan merupakan rekam medis pasien baru periode tanggal 2 –

25 November 2012, yang melakukan kunjungan rawat jalan setelah

pelatihan dilakukan. Jumlah rekam medis keseluruhan yang diteliti yaitu

270 berkas.

2. Karakteristik Informan Penelitian

Informan utama penelitian ini berjumlah empat orang yang terdiri dari

para petugas rekam medis rawat jalan, hal ini dikarenakan yang terlibat

dalam proses pengolahan rekam medis secara langsung adalah para

petugas tersebut. Seharusnya informan berjumlah enam orang,

dikarenakan satu orang informan sedang ditugaskan untuk menangani

proyek, dan satu orang informan sudah dipindahkan ke bagian lain pada

saat penelitian dilaksanakan. Berikut tabel karakteristik informan utama

penelitian:


commit to user

60

Tabel 4.1Karakteristik Peserta Pelatihan

InisialUmur (Thn)

Jenis Kelamin

PendidikanMasa Kerja di Bagian Rekam

MedisJabatan

I-1 43 P SMK 1 TahunPetugas Pelaksana Rekam Medis Rawat Jalan

I-2 49 P SMA 12 TahunPetugas Pelaksana Rekam Medis Rawat Jalan

I-3 48 P D3 15 TahunPetugas Pelaksana Rekam MedisRawat Jalan

I-4 45 P S1 5 TahunPetugas Pelaksana Rekam Medis Rawat Jalan

Dari tabel di atas diketahui bahwa semua informan adalah perempuan

dengan kisaran umur 43-49 tahun, dan pendidikan SMA, SMK, D3 dan

S1. Masa kerja informan juga bervariasi, yaitu antara 1 – 15 tahun. Semua

informan merupakan petugas pelaksana rekam medis rawat jalan yang

memiliki tugas untuk melakukan pendaftaran pasien, mengkode diagnosis

penyakit pasien (coding), serta melakukan penyimpanan (filing) berkas

rekam medis.


Medis Sebelum Pelatihan

a. Pengetahuan Petugas

Untuk mengetahui pengetahuan para petugas tentang proses

pengolahan rekam medis ini, peneliti melakukan wawancara dengan

mengajukan pertanyaan yang meliputi empat hal, yaitu pengetahuan

umum tentang rekam medis, pengetahuan tentang prosedur kelengkapan

pengisian identitas pasien, pengetahuan tentang prosedur kelengkapan

coding, dan pengetahuan tentang prosedur ketepatan filing, dengan


commit to user

61

pertanyaan berjumlah 13 pertanyaan yang bisa dikembangkan sesuai

kebutuhan penelitian.

1. Pengetahuan umum tentang rekam medis

Berdasarkan hasil wawancara yang sudah dilakukan, para

informan memiliki variasi pengetahuan tentang pengertian rekam

medis, yaitu ada yang mengasumsikan sebagai tempat dan sumber

data pasien. Untuk tujuan pengolahan rekam medis, selain untuk

memperjelas data identitas pasien beserta riwayat penyakit dan

pengobatannya, informan juga menyatakan dapat mempermudah

pembuatan laporan dan pencarian indeks penyakit pasien.

Sebagaimana kutipan wawancara berikut ini: “... mempermudah

membuat laporan, mempermudah mencari indek penyakit dari poli

maupun ruangan.” (Wawancara, I-2)

Sedangkan untuk pengetahuan tentang aspek yang terkandung di

dalam rekam medis, para informan belum mengetahuinya secara

jelas. Adapun jawabannya yaitu aspek sosial yang dikaitkan dengan

identitas pasien, serta aspek riwayat penyakit pasien.

2. Pengetahuan tentang prosedur kelengkapan pengisian identitas

pasien

Menurut para informan, prosedur pengisian identitas pasien

dilakukan dengan memasukkan data pasien beserta jaminan

kesehatannya jika ada, secara lengkap. Adapun kelengkapan data

pasien tersebut meliputi nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir,


commit to user

62

alamat, nomor telepon, serta nomor registernya. Sedangkan manfaat

pengisian identitas pasien secara lengkap, menurut para informan

yaitu untuk mempermudah pencarian rekam medis pasien lama jika

hendak kontrol kembali, sehingga dapat meminimalkan kesalahan

data riwayat penyakit pasien tersebut.

3. Pengetahuan tentang prosedur kelengkapan coding

Hasil wawancara menunjukkan bahwa para informan memiliki

kesamaan persepsi tentang pengertian coding, yaitu kode diagnosa

penyakit, meskipun ada satu informan yang belum mengetahuinya.

Untuk prosedur pengisian coding pada rekam medis, informan

menyatakan bahwa penetapan diagnosa penyakit merupakan

tanggung jawab dokter, kemudian petugas rekam medis melakukan

pengecekan dan pemeriksaan sebelum melakukan coding dan

dimasukkan ke dalam komputer. Selain untuk mengetahui macam

kode diagnosa penyakit, pengolahan coding ini juga memiliki

manfaat untuk mempermudah pelaporan 10 besar penyakit,

sebagaimana pernyataan informan berikut: “…untuk mempermudah

membuat laporan 10 besar penyakit.” (Wawancara, I-2)

4. Pengetahuan tentang prosedur ketepatan filing

Para informan memiliki kesamaan persepsi tentang pengertian

filing, yaitu penyimpanan rekam medis secara teratur. Menurut para

informan tentang prosedur filing rekam medis, yaitu melakukan

coding terlebih dahulu sebelum menyimpan rekam medis tersebut


commit to user

63

sesuai dengan nomor urutnya secara teratur, sebagaimana pernyataan

informan sebagai berikut: “..satu, pengembalian kartu diagnosa dari

poli diberi data coding, dua, dimasukkan pada filing yang sudah

diberi nomor secara teratur.” (Wawancara, I-3)

Pertanyaan tentang cara penyimpanan yang diterapkan, sebagian

informan tidak mengetahuinya, dan sebagian menyatakan bahwa

berdasarkan dua angka terakhir. Untuk manfaat pengolahan filing

rekam medis jika tepat sesuai prosedur, menurut para informan yaitu

selain mempermudah pencarian data pasien lama jika kontrol

kembali, juga untuk menjaga agar rekam medis tetap aman, tidak

hilang, dan tetap rapi. Sebagaimana pernyataan informan berikut:

“…agar berkas rekam medis aman tidak hilang dan rapi,

mempermudah pencarian bila pasien kontrol.” (Wawancara, I-2)

b. Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien

Perhitungan kelengkapan pengisian identitas pasien dilakukan

terhadap 135 berkas rekam medis yang diambil secara acak, sebelum

pelatihan dilaksanakan. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan

oleh peneliti, diketahui bahwa dari 135 rekam medis yang diambil,

terdapat 105 rekam medis yang tidak diisi lengkap, atau sekitar 77,78%.

Rekam medis dikatakan tidak lengkap jika data pasien yang diisi kurang

dari tujuh dari sepuluh data yang harus dilengkapi. Sedangkan untuk

rekam medis yang diisi lengkap, atau 7-10 data pasien telah diisi, hanya

berjumlah 30 rekam medis, atau sekitar 22,22%.


commit to user

64

c. Kelengkapan Coding Rekam Medis

Perhitungan kelengkapan coding juga dilakukan terhadap 135

berkas rekam medis yang sama dengan sebelumnya, yang sudah

dihitung kelengkapan pengisian identitas pasiennya. Berdasarkan hasil

observasi yang dilakukan oleh peneliti, diketahui bahwa dari 135 rekam

medis yang diambil, terdapat 110 rekam medis yang tidak di-coding,

atau sekitar 81,48%. Sedangkan rekam medis yang diberi kode

sebanyak 25, atau sekitar 18,52%.

d. Ketepatan Filing Rekam Medis

Untuk mengetahui kelengkapan filing rekam medis rawat jalan,

peneliti melakukan wawancara dengan salah satu petugas disertai

dengan melakukan observasi secara langsung selama lima hari kerja.

Pertanyaan untuk wawancara disusun berdasarkan prosedur filing

rekam medis, sebagaimana berikut ini:

1) Sebelum disimpan, rekam medis disortir menurut nomornya.

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, diketahui

bahwa hal ini sudah dilakukan. Pada saat peneliti melakukan

observasi, juga diketahui bahwa memang para petugas sudah

melakukan penyortiran terlebih dahulu sebelum menyimpan rekam

medis tersebut ke dalam rak penyimpanan. Hal ini juga dipermudah

karena rak penyimpanan sudah disusun berdasarkan nomor urutnya.

2) Hanya petugas rekam medis yang melakukan pengambilan dan

penyimpanan rekam medis.


commit to user

65


bahwa pengambilan tidak selalu dilakukan oleh petugas rekam

medis, tetapi terkadang jika ada pegawai rumah sakit yang sudah

tahu tempatnya akan mengambil rekam medisnya sendiri dengan

alasan agar lebih cepat. Sedangkan berdasarkan pengamatan peneliti

memang seperti itu, dikarenakan hal ini sudah menjadi kebiasaan

setiap kali datang berobat.

3) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang dikeluarkan dari

rak penyimpanan setiap harinya.


bahwa prosedur ini tidak dilakukan dengan alasan tidak ada waktu,

dan adanya data di komputer sudah dianggap sebagai laporan. Dari

hasil pengamatan juga diketahui tidak ada pelaporan tentang jumlah

rekam medis yang keluar setiap harinya.

4) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis atas permintaan

darurat yang dikeluarkan dari rak penyimpanan setiap harinya.


bahwa informan tidak mengetahui jika ada prosedur ini sehingga

tidak dilakukan.

5) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang salah simpan

pada rak penyimpanan setiap harinya.

Berdasarkan hasil wawancara tentang prosedur ini, informan

menyampaikan bahwa petugas tidak menulis laporan rekam medis


commit to user

66

yang salah simpan ini, dengan asumsi jika mencatat tidak enak

dengan teman lain.

6) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang tidak dapat

ditemukan pada rak penyimpanan setiap harinya.

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa prosedur ini

tidak dilakukan, sebagaimana informan menyampaikan bahwa tidak

membuat laporan tetapi hanya mengajak teman yang lain untuk

mencari status yang tidak ditemukan tersebut.

7) Mencatat setiap berkas rekam medis yang dipinjam.

Berdasarkan hasil wawancara, informan menyampaikan bahwa

sudah mencatat jika ada rekam medis yang dipinjam.

4. Proses Pelatihan Rekam Medis

Pelatihan dilakukan dengan konsep on the job training, yaitu peserta

pelatihan langsung bekerja di tempat untuk belajar atau mempraktekkan

materi yang sudah diberikan. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan

ketrampilan, pengetahuan, kebiasaan kerja dan sikap karyawan.

Pada proses pelatihan yang dilaksanakan, peneliti berperan sebagai

pemberi materi dan pengawas pada saat para peserta sedang

mempraktekkan pekerjaannya. Peserta pelatihan berjumlah empat orang

yang kesemuanya adalah petugas pelaksana rekam medis rawat jalan.

Peneliti memberikan materi secara bertahap dan satu per satu kepada

setiap peserta selama periode tanggal 28 Oktober – 1 November 2012,

dikarenakan harus menyesuaikan jadwal piket petugas yang menerapkan


commit to user

67

sistem shift. Hal ini juga bertujuan agar penyampaian materi lebih efektif

dan fokus dikarenakan pelatihan ini akan dilanjutkan dengan

mempraktekkannya, sehingga peserta pelatihan dapat mengamati secara

langsung apa yang menjadi tanggung jawabnya, melihat apa yang harus

dikerjakan, mampu menunjukkan apa yang dikerjakan (salah dan benar)

kemudian mampu menjelaskan tentang apa yang dikerjakan, di samping

itu peneliti akan lebih mudah mengawasi dan melihat perkembangan

peserta pelatihan tersebut. Dikarenakan pengawasan hanya dilakukan oleh

peneliti sendiri.


Medis Sesudah Pelatihan


Setelah memberikan pelatihan kepada para petugas, peneliti

melakukan wawancara lagi untuk mengetahui peningkatan pengetahuan

petugas. Adapun hasil wawancara tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pengetahuan umum tentang rekam medis

Para informan sudah memiliki kesamaan persepsi tentang

pengertian rekam medis yaitu berkas yang berisikan dokumen

tentang identitas pasien secara nyata. Sedangkan tujuan pengolahan

rekam medis, menurut para informan meliputi beberapa hal, yaitu

untuk mempermudah dan mempercepat pelayanan, mempermudah

pencarian identitas pasien, mengetahui diagnosa penyakit beserta

pengobatan dan biayanya, serta mempermudah pembuatan laporan


commit to user

68

untuk menunjang tertibnya administrasi dalam manajemen

pelayanan. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut:

“…tujuannya itu untuk menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit.”

(Wawancara, I-4)

Kemudian, pengetahuan informan tentang aspek yang

terkandung di dalam rekam medis, meliputi aspek administrasi,

medis, hukum, dokumentasi, pembiayaan, dan penelitian.

2. Pengetahuan tentang prosedur kelengkapan pengisian identitas

pasien

Prosedur pengisian identitas pasien dilakukan secara tertib,

lengkap, dan jelas, sebagaimana yang telah diuraikan oleh para

informan. Untuk rincian data pasien yang harus diisi lengkap,

meliputi nama, alamat, tanggal lahir, nama orangtua, nama suami

atau istri, nomor telepon, serta kepemilikan jaminan kesehatan, baik

askes, jamkesmas, atau sejenisnya. Sedangkan manfaat dilakukannya

pengisian identitas pasien secara lengkap, para informan menyatakan

bahwa untuk menunjang pelayanan dalam hal pencarian data atau

informasi pasien pada rekam medis, sehingga dapat mentertibkan

pendokumentasian secara jelas. Sebagaimana pernyataan informan

berikut ini: “.. manfaatnya untuk mempermudah pelayanan, petugas

dengan identitas yang lengkap akan mempermudah, dengan adanya

itu untuk mentertibkan dokumentasi secara jelas..” (Wawancara, I-1)


commit to user

69

5. Pengetahuan tentang prosedur kelengkapan coding

Coding memiliki arti yaitu penetapan kode penyakit pasien

dengan menggunakan huruf atau angka, sebagaimana pernyataan

para informan yang sudah memiliki kesamaan persepsi tentangnya.

Sedangkan prosedur pengisian coding pada rekam medis, menurut

para informan yaitu suatu penetapan diagnosa penyakit pasien oleh

tenaga medis (dokter), kemudian penetapan kode berdasarkan ICD-

10 oleh petugas rekam medis, sebagaimana pernyataan informan

berikut ini: “...pertama dilihat pemeriksaan dokter itu, diagnosanya

apa, trus saya masukkan dengan ICD-10 kodenya apa.” (Wawancara,

I-3)

Untuk manfaat pengolahan coding rekam medis dengan tepat,

para informan menyatakan bahwa untuk menunjang manajemen

pelayanan pasien dalam penyajian informasi 10 besar penyakit.

6. Pengetahuan tentang prosedur ketepatan filing

Pengertian filing rekam medis menurut para informan yaitu

penyimpanan rekam medis. Untuk prosedur ketepatan filing rekam

medis, para informan menyatakan beberapa hal, yaitu penyimpanan

harus dilakukan dengan baik, teliti, aman, dan teratur sesuai nomor

urutnya, pengambilan dan penyimpanan hanya boleh dilakukan oleh

petugas rekam medis, membuat laporan jika ada rekam medis yang

tidak ditemukan, serta jika ada rekam medis yang rusak harus segera

diperbaiki. Uraian ini didukung oleh pernyataan informan berikut


commit to user

70

ini: “…prosedurnya ya pada saat rekam medis dikembalikan, disetor

menurut nomor yang akan disimpan, juga hanya petugas rekam

medis yang menangani pengambilan dan penyimpanannya, jika ada

rekam medis yang rusak juga harus segera diperbaiki biar gak

rusak..” (Wawancara, I-4)

Para informan juga sudah mengetahui cara penyimpanan yang

diterapkan selama ini, yaitu desentralisasi dengan sistem nomor

akhir. Untuk manfaat pengolahan filing rekam medis sesuai

prosedur, yaitu mempermudah pelayanan pasien dalam pencarian

rekam medis pasien lama untuk melihat riwayat penyakitnya serta

mempermudah dalam pengambilannya kembali.


Perhitungan kelengkapan pengisian identitas pasien dilakukan

terhadap 135 berkas rekam medis pasien baru yang diambil secara acak,

sesudah pelatihan dilaksanakan. Berdasarkan hasil observasi yang

dilakukan oleh peneliti, diketahui bahwa dari 135 rekam medis yang

diambil, terdapat 122 rekam medis yang sudah diisi lengkap, atau

sekitar 90,37%. Rekam medis dikatakan lengkap jika data pasien yang

diisi lebih dari tujuh dari sepuluh data yang harus dilengkapi.

Sedangkan untuk rekam medis yang tidak diisi lengkap, atau <7 data

pasien yang diisi, hanya berjumlah 13 rekam medis, atau sekitar 9,63%.


commit to user

71


Perhitungan kelengkapan coding juga dilakukan terhadap 135

berkas rekam medis yang sama dengan sebelumnya, yang sudah

dihitung kelengkapan pengisian identitas pasiennya. Perhitungan

dilakukan sesudah pelatihan diberikan kepada para petugas.

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti, diketahui

bahwa dari 135 rekam medis yang diambil, terdapat 101 rekam medis

yang sudah di-coding, atau sekitar 74,81%. Sedangkan rekam medis

yang tidak diberi kode sebanyak 34, atau sekitar 25,19%.


1) Sebelum disimpan, rekam medis disortir menurut nomornya.

Prosedur ini sudah tepat dilakukan oleh para petugas, yaitu

melakukan penyortiran terhadap rekam medis yang akan disimpan

setiap harinya. Penyortiran disesuaikan dengan nomor urut lemari


2) Hanya petugas rekam medis yang melakukan pengambilan dan


Setelah pelatihan diberikan, para petugas melakukan ketegasan

bahwa pengambilan rekam medis harus dilakukan oleh petugas

rekam medis itu sendiri. Petugas sudah mulai tanggap ketika ada

rekan rumah sakit hendak berobat dan meminta berkas rekam

medisnya. Berdasarkan observasi oleh peneliti, prosedur ini sudah

dilakukan dengan baik oleh semua petugas.


commit to user

72

3) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang dikeluarkan dari

rak penyimpanan setiap harinya.


bahwa para petugas tidak membuat catatan ataupun laporan tentang

jumlah rekam medis yang keluar setiap harinya, dikarenakan catatan

itu sudah tersimpan di dalam komputer. Berdasarkan observasi,

jumlah rekam medis yang keluar tersebut dapat dikontrol dengan

adanya buku pengembalian rekam medis dari poliklinik setiap

harinya.

4) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis atas permintaan

darurat yang dikeluarkan dari rak penyimpanan setiap harinya.

Prosedur ini sama dengan prosedur di atas, yaitu jumlah rekam

medis yang dikeluarkan untuk permintaan darurat tidak dilakukan

pencatatan karena sudah dapat dilihat di dalam komputer, dan dapat

dikontrol ketika rekam medis tersebut dikembalikan lagi.

5) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang salah simpan

pada rak penyimpanan setiap harinya.

Peneliti membuatkan buku tersebut, dan para petugas sudah

melaksanakan pencatatan jika ada rekam medis yang salah simpan,

sehingga prosedur ini sudah dapat terlaksana dengan baik.

6) Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang tidak dapat

ditemukan pada rak penyimpanan setiap harinya.


commit to user

73

Prosedur ini juga sudah dapat terlaksana dengan baik

sebagaimana prosedur sebelumnya. Karena peneliti juga sudah

membuat buku laporan tersebut, dan para petugas sudah melakukan

pencatatan jika ada rekam medis yang tidak dapat ditemukan,

sehingga prosedur ini sudah terlaksana dengan baik.

7) Mencatat setiap berkas rekam medis yang dipinjam.

Prosedur ini sudah dilaksanakan dengan baik oleh para petugas,

yaitu selalu mencatat jika ada rekam medis yang dipinjam.

Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh peneliti, juga sudah

dilaksanakan dengan baik.


commit to user

74

6. Perbandingan Pengetahuan Petugas dan Pencapaian Standar

Pengolahan Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan


Perbandingan pengetahuan petugas sebelum dan sesudah pelatihan,

dapat dilihat pada tabel-tabel di bawah ini :

Tabel 4.2 Perbandingan Pengetahuan Umum Petugas tentang Rekam Medis Sebelun dan Sesudah Pelatihan

Kategori Sub Kategori Informan Perubahan Sebelum Sesudah

I-1 + - dokumen tentang identitas

I-2 + Tempat penyetorantempat penyimpanan dan penyetoran rekam medis

I-3 - sumber data informasi data pasien

I-4 + data pasienberkas berisi catatan dokumen tentang identitas pasien

- mempermudah pelayanan

- mempercepat pelayanan

- mengetahui pengobatan dan pembiayaannya

- mempermudah pelaporan- mempermudah pencarian rekam medis

- mudah mencari indek penyakit

- mempermudah pembuatan laporan

mengetahui diagnosa penyakit pasien

mengetahui obat yang diberikan

riwayat penyakit tercapainya tertib administrasi

mempermudah pendataan menunjang pelayanan

I-1 + sosialmedis, pendidikan, penelitian, dokumentasi, keuangan.

I-2 + -administrasi, medis, hukum, keuangan, dokumentasi.

I-3 + - administrasi, medis, dokumentasi.

I-4 + riwayat penyakit medis, administrasi, hukum, keuangan.

Pengetahuan Umum tentang Rekam Medis

Aspek dalam Rekam Medis

+

-

Pengertian Rekam Medis

I-1

I-2

I-3

Tujuan Pengolahan

Rekam Medis

Tabel 4.4 Perbandingan Pengetahuan Umum tentang Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan

-

I-4 +

memperjelas identitas pasien

mengetahui data pasien, diagnosa dan obat

Adanya pelatihan yang diberikan kepada para petugas telah

berpengaruh terhadap perubahan cara pandang para petugas tentang

proses pengolahan rekam medis. Hal ini terlihat pada jawaban informan

yang meningkat setelah pelatihan daripada sebelumnya. Pada sub-


commit to user

75

kategori tujuan pengolahan rekam medis, sebelum pelatihan petugas

memiliki asumsi yang hanya berkaitan dengan pasien dan penyakitnya

saja, dan setelah pelatihan sudah mulai berkembang ke arah pelayanan

serta pengobatan dan pembiayaannya. Dari hal ini terlihat bahwa para

petugas mengalami perubahan cara pandang tentang pengolahan rekam

medis yang semakin luas. Begitu pula tentang aspek yang terkandung di

dalam rekam medis, berdasarkan jawaban yang diberikan menunjukkan

bahwa petugas sudah berpandangan luas tentangnya daripada sebelum

pelatihan.

Tabel 4.3 Perbandingan Pengetahuan Petugas tentang Prosedur Kelengkapan Pengisian Identitas Pasien Sebelum dan Sesudah

Pelatihan


I-1 + nama dan alamat identitas lengkap

I-2 + data pasien lengkappengisian identitas dengan tertib dan lengkap

I-3 + data pasien dan penyakit pengisian identitas pasien harus jelas

I-4 +data pasien dan jaminan kesehatan

pengisian data pasien harus lengkap

I-1 + jaminan kesehatan lengkapnama, alamat, nomor telepon, tanggal lahir, jaminan kesehatan

I-2 +nama, tanggal lahir, alamat, nomor telepon pasien.

nama, tanggal lahir, alamat, nomor telepon secara lengkap dan benar

I-3 +nama, tempat tanggal lahir, alamat, jenis kelamin, nomor register.

nama, tanggal lahir, alamat, nama orangtua, nama suami atau istrinya, nomor telepon

I-4 +nama, alamat, dan umur pasien.

nama, alamat, umur, nama orangtua, nama suami atau istri, nomor hp

- mempermudah pelayanan

- mentertibkan dokumentasi secara jelas

I-2 _mempermudah pencarian kartu diagnosa

mempermudah pencarian rekam medis

I-3 + mengetahui data pasienmempermudah pencarian informasi pasien

I-4 +meminimalkan kesalahan data riwayat penyakit pasien.

mempermudah pencarian data untuk pelayanan

mempermudah pencarian identitas

I-1

manfaat pengisian

identitas pasien yang lengkap

+

prosedur pengisian

identitas pasien pada rekam medis rawat

jalan

identitas pasien yang harus diisi

lengkap

Pengetahuan tentang

prosedur kelengkapan

pengisian identitas pasien


commit to user

76

Pengaruh pelatihan tidak hanya meningkatkan pengetahuan saja,

tetapi juga terjadi perubahan cara pandang petugas terhadap proses

pengolahan rekam medis, sebagaimana hasil wawancara pada tabel di

atas. Dari jawaban para petugas pada ketiga sub-kategori mengalami

perluasan pengetahuan tentangnya. Peningkatan pengetahuan petugas

terlihat pada jawaban sub-kategori prosedur pengisian identitas pasien

yang harus diisi secara lengkap, serta rinciannya identitas pasien yang

bertambah lengkap daripada sebelumnya. Pada sub-kategori manfaat

pengisian identitas pasien yang lengkap, diketahui bahwa ada

perubahan cara pandang yang tidak hanya bermanfaat untuk pencarian

identitas pasien saja, tetapi petugas sudah mulai berasumsi bahwa hal

tersebut juga bermanfaat untuk menunjang pelayanan dan penertiban

dokumentasi secara jelas.

Tabel 4.4 Perbandingan Pengetahuan Petugas tentang Prosedur Kelengkapan Coding Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan


I-1 + tidak tahu nama-nama penyakit pasien

I-2 + kode penyakit.penetapan kode dengan huruf atau angka.

I-3 + kode diagnosa penyakit.penetapan diagnosa pasien sesuai kodenya

I-4 + kode diagnosa penyakit.penetapan kode penyakit dengan huruf atau angka

I-1 + tanggung jawab dokterpenetapan diagnosa oleh dokter, dan pemberian kode sesuai nama penyakit oleh petugas rekam medis

I-2 +

menge-cek rekam medis yang kembali dan meng-coding diagnosa penyakitnya

penetapan diagnosa tanggungjawab dokter, tenaga rekam medis bertanggungjawab memberi kode

I-3 +mengetahui kode penyakitnya

petugas melihat diagnosa dari dokter, kemudian meng-kode sesuai dengan ICD-10

I-4 +peng-coding- an sesuai diagnosa

dokter menetapkan diagnosa pasien, kemudian petugas rekam medis memberi kodenya, setiap hari pelayanan

Pengertian Coding Rekam

Medis

prosedur pengisian

coding rekam medis

Pengetahuan tentang


coding


commit to user

77

Lanjutan Tabel 4.4


I-1 -mengetahui nama penyakit pasien

mengetahui penyakit pasien

I-2 +mempermudah pelaporan 10 besar penyakit

menunjang manajemen

I-3 +mengetahui kode diagnosa penyakit

untuk pembuatan laporan 10 besar penyakit

mempermudah penyajian informasi untuk menunjang manajemenmempermudah pencarian data penyakit

Pengetahuan tentang


coding

manfaat coding penyakit pada rekam medis

mengetahui macam penyakit+I-4

Berdasarkan tabel di atas, diketahui bahwa pengetahuan petugas

tentang prosedur kelengkapan coding rekam medis mengalami

peningkatan setelah pelatihan. Hal ini terlihat pada sub-kategori

pengertian coding, ada tambahan pengetahuan bahwa coding adalah

penetapan kode penyakit yang menggunakan huruf atau angka.

Di samping itu, dari jawaban di atas juga tersirat adanya perubahan

cara pandang pada sub-kategori prosedur coding rekam medis, yaitu

adanya kesadaran para petugas tentang pemberian kode sesuai ICD-10

pada diagnosa penyakit yang telah ditetapkan oleh dokter merupakan

tanggung jawabnya. Hal ini juga terbukti dengan adanya peningkatan

persentasi kelengkapan pengisian coding yang telah diukur oleh

peneliti. Perubahan cara pandang tersebut juga terlihat pada sub-

kategori manfaat coding rekam medis, yang sebelumnya berasumsi

hanya untuk mengetahui diagnosa penyakit pasien saja, dan setelah

pelatihan mulai berasumsi untuk menunjang pelayanan.


commit to user

78

Tabel 4.5 Perbandingan Pengetahuan Petugas tentang Prosedur Ketepatan Filing Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Pelatihan


I-1 + tidak tahu penyimpanan baik yang efisien

I-2 - penyimpanan rekam medis. penyimpanan rekam medis

I-3 +penyimpanan rekam medis secara teratur.

penyimpanan rekam medis sesuai nomor belakang

I-4 - penyimpanan rekam medis penyimpanan rekam medis

I-1 +mencatat pada rekam medis dan di-entry ke komputer

penyimpanan yang teratur dan efisien

penyimpanan hanya oleh petugas rekam medis

penyimpanan dengan rapi, benar,dan aman

menge-cek kelengkapan rekam medis yang dikembalikan

penyimpanan sesuai nomor masing-masing

membuat laporan rekam medis yang tidak ditemukan

penyimpanan rekam medis sesuai nomor

pengambilan dan penyimpanan hanya oleh petugas rekam medis

petugas memperbaiki rekam medis yang rusak

I-1 + tidak tahu penyimpanan sesuai nomor urutnya

I-2 + tidak tahusistem desentralisasi dengan sistem nomor akhir

I-3 +nomor urut dua angka belakang

sistem angka belakang

I-4 + dua angka terakhirsistem desentralisasi dengan nomor akhir

I-1 +mudah mencari untuk pelaporan

mempermudah pelayanan pasien

menjaga agar rekam medis aman, tidak hilang dan rapi

mempermudah pencarian kembali

I-3 -mempermudah pencarian data pasien

mempermudah pengambilan

I-4 -mempermudah pencarian status penyakit

mempermudah pencarian rekam medis untuk mellihat riwayat penyakit pasien lama

I-2 -mempermudah pencarian rekam medis pasien lama

Prosedur filing berkas rekam

medis

Pengetahuan tentang

prosedur ketepatan

filing

rekam medis di-coding kemudian disimpan sesuai nomor urut

rekam medis di-coding kemudian disimpan secara teratur

I-2

I-3

Pengertian Filing Rekam

Medis

+

+

I-4 +disimpan sesuai nomor urut terkecil

Manfaat penyimpanan rekam medis dengan tepat

sesuai prosedur

Cara penyimpanan

yang diterapkan

Perubahan cara pandang juga terjadi pada prosedur kelengkapan

filing rekam medis, sebagaimana yang ditunjukkan dari hasil


commit to user

79

wawancara pada sub-kategori prosedur filing rekam medis. Setelah

pelatihan, para petugas terlihat sudah memiliki kesadaran terhadap

beberapa prosedur filing rekam medis merupakan tanggung jawabnya,

yaitu meliputi pengambilan dan penyimpanan hanya dilakukan oleh

petugas secara benar dan teratur, melakukan penge-cek-an sebelum

disimpan, membuat laporan rekam medis yang tidak ditemukan, serta

memperbaiki rekam medis yang rusak. Perubahan ini juga terjadi pada

sub-kategori manfaat filing rekam medis secara tepat, petugas

berasumsi bahwa tidak hanya untuk memudahkan pencarian rekam

medis pasien saja, tetapi juga untuk menunjang pelayanan dalam

pencarian identitas pasien yang mengandung riwayat penyakit pasien.

Peningkatan pengetahuan juga terlihat pada sub-kategori cara

penyimpanan rekam medis yang diterapkan, setelah pelatihan petugas

sudah mulai mengetahui bahwa cara penyimpanannya adalah dengan

sistem desentralisasi dengan nomor akhir, daripada sebelumnya.


Perbandingan pencapaian prosedur kelengkapan pengisian identitas

pasien rekam medis sebelum dan sesudah pelatihan, dapat dilihat di

bawah ini:


commit to user

80

Gambar 4.1 Perbandingan kelengkapan pengisian identitas pasien sebelum dan sesudah pelatihan

Sebelum pelatihan dilakukan, diketahui bahwa dari 135 rekam

medis, jumlah rekam medis yang tidak diisi lengkap sebesar 105 atau

sekitar 77,78%, sedangkan yang diisi lengkap hanya berjumlah 30

rekam medis, atau sekitar 22,22%. Setelah pelatihan diberikan, terjadi

peningkatan dalam hal kelengkapan pengisian identitas pasien, terlihat

bahwa dari 135 rekam medis, terdapat 122 rekam medis yang sudah

diisi lengkap, atau sekitar 90,37%, sedangkan untuk rekam medis yang

tidak diisi lengkap hanya berjumlah 13 rekam medis, atau sekitar

9,63%.

Dari hasil tersebut, juga dilakukan analisis dengan menggunakan uji

ChiSquare yang menunjukkan bahwa pada kelengkapan pengisian

identitas pasien pada rekam medis didapatkan perbedaan yang

bermakna pada rekam medis sebelum pelatihan dan sesudah pelatihan

dengan p-value =0,000 (<0,05). Hal ini menunjukkan bahwa ada akibat


commit to user

81

yang bernilai positif dari pemberian intervensi berupa pelatihan

terhadap kelengkapan pengisian identitas pasien pada rekam medis.


Perbandingan pencapaian prosedur kelengkapan coding rekam medis

sebelum dan sesudah pelatihan, dapat dilihat di bawah ini:

Gambar 4.2 Perbandingan kelengkapan coding rekam medis sebelum dan sesudah pelatihan

Sebelum pelatihan dilakukan, diketahui bahwa dari 135 rekam

medis, terdapat 110 rekam medis yang tidak di-coding, atau sekitar

81,48%. Sedangkan rekam medis yang diberi kode sebanyak 25, atau

sekitar 18,52%. Setelah pelatihan diberikan, terjadi peningkatan dalam

hal kelengkapan coding penyakit pasien, terlihat bahwa dari 135 rekam

medis, terdapat 101 rekam medis yang sudah di-coding, atau sekitar

74,81%. Sedangkan rekam medis yang tidak diberi kode sebanyak 34,

atau sekitar 25,19%.

Dari hasil tersebut, juga dilakukan analisis dengan menggunakan uji

ChiSquare yang menunjukkan bahwa pada kelengkapan coding rekam


commit to user

82

medis didapatkan perbedaan yang bermakna pada rekam medis sebelum

pelatihan dan sesudah pelatihan dengan p-value =0,000 (<0,05). Hal ini

menunjukkan bahwa ada akibat yang bernilai positif dari pemberian

intervensi berupa pelatihan terhadap kelengkapan coding rekam medis.


Perbandingan pencapaian prosedur ketepatan filing sebelum dan

sesudah pelatihan, dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 4.6 Perbandingan Prosedur Ketepatan Filing Sebelum dan Sesudah Pelatihan

Kategori No Sub Kategori Perubahan Sebelum Sesudah

Sudah (I-3)Sudah (I-2)biar cepat mereka mengambil sendiri.(I-3)

orang rumah sakit, mengambil sendiri yang sudah tahu tempatnya. (I-2)

Tidak ada waktunya. (I-3)Data di komputer sudah dianggap laporan. (I-2)Tidak tahu. (I-3)

Tidak dicatat. (I-2)

5 Membuat laporan tentangjumlah rekam medis yangsalah simpan pada rakpenyimpanan setiap harinya

+ tidak mencatat. (I-3)

6 Membuat laporan tentangjumlah rekam medis yang tidakdapat ditemukan pada rakpenyimpanan setiap harinya

+

Tidak. Hanya mengajak untuk mencari. (I-3)

7 Mencatat setiap berkas rekam medis yang dipinjam -

kalau ada yang dipinjam dicatat. (I-3)

kalau ada yang dipinjam dicatat. (I-3)

1

2

3

4

Sebelum disimpan, rekam medis disortir menurut Hanya petugas rekam medis yang melakukan pengambilan dan penyimpanan rekam medis

Membuat laporan tentang jumlah rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan setiap harinya

Membuat laporan tentang jumlah rekam medis atas permintaan darurat yang dikeluarkan dari rak penyimpanan setiap harinya

+

Ketepatan filing

rekam medis

Sudah (I-3)

Yang mengambil status (rekam medis) kita sendiri, tidak membiarkan orang lain untuk mengambil. (I-1)

Laporan ini sudah ada di komputer. (I-3)

Laporan sudah dapat dilihat di komputer. (I-2)

pencatatan data yang salah simpan dan tidak ditemukan sudah dilakukan. (I-3)

-

+

+

Berdasarkan tabel di atas, dapat dilihat bahwa sub-kategori satu dan

tujuh, tidak ada perubahan setelah pelatihan, dikarenakan memang


commit to user

83

sudah tepat dilakukan sebelumnya. Sedangkan untuk sub-kategori yang

lain terlihat mengalami perubahan ke arah positif, yaitu terpenuhinya

prosedur filing rekam medis tersebut. Sebagai pelengkap hasil

wawancara tersebut, peneliti juga melakukan observasi langsung ketika

para petugas sedang bekerja. Berdasarkan hasil observasi, sub-kategori

dua memang sudah tepat dilakukan, dimana para petugas memberi

ketegasan pada orang lain bahwa mereka tidak boleh melakukan

pengambilan rekam medis jika membutuhkan. Untuk sub-kategori tiga

dan empat, laporan ini tidak perlu dilakukan pencatatan secara manual,

dikarenakan data tersebut bisa dilihat di dalam komputer. Adapun

pengontrolan bisa dilakukan dengan menge-cek buku pengembalian

berkas rekam medis dari poliklinik setiap harinya, sehingga jika ada

rekam medis yang tidak dikembalikan atau hilang dapat ditelusuri

dengan mencocokkan data di komputer dengan buku pengembalian

tersebut. Sedangkan untuk sub-kategori lima dan enam, peneliti telah

membuatkan buku laporan tersebut, karena sebelumnya memang tidak

disediakan dari pihak manajemen.

Beberapa perubahan positif yang terjadi di atas, menunjukkan

bahwa selain terjadi peningkatan pengetahuan dan cara pandang

petugas terhadap prosedur filing rekam medis, juga ada perubahan sikap

kerja petugas untuk melaksanakan pekerjaan sesuai prosedur tersebut

dengan baik.


commit to user

84

B. Pembahasan

Penelitian campuran yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan hasil

yang positif, yaitu adanya peningkatan pengetahuan dan pencapaian standar

pengolahan rekam medis setelah diberi pelatihan. Hasil analisis kualitatif

menunjukkan bahwa ada perubahan sikap dan cara pandang petugas terhadap

pencapaian standar pengolahan rekam medis. Hal ini yang membedakan

penelitian ini dengan penelitian sebelumnya, sebagaimana penelitian yang

dilakukan oleh Meliala dan Sunartini (2004) hanya menganalisis kelengkapan

rekam medis secara kuantitatif saja. Selain itu, meskipun metode pelatihan

dengan on the job training yang diberikan berbeda dengan penelitian

sebelumnya, tetapi dapat memberikan hasil positif yang sama, yaitu terjadi

peningkatan dalam pencapaian standar pengolahan rekam medis.

Dalam NIOSH (1999), dinyatakan bahwa pelatihan memiliki tujuan

untuk mengembangkan ketrampilan, mengubah perilaku, dan meningkatkan

kompetensi, serta memfokuskan secara eksklusif pada apa yang perlu

diketahui. Pelatihan ini juga diperlukan untuk meningkatkan kinerja petugas

agar dapat bekerja dengan baik sesuai dengan standar atau prosedur yang

telah ditetapkan. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Mathis dan Jackson

dalam Sandra (2007) bahwa kinerja petugas itu mempengaruhi seberapa

banyak mereka memberi kontribusi kepada organisasi. Rendahnya persentase

pencapaian standar pengolahan rekam medis di RSUD Pacitan,

mengindikasikan bahwa kinerja petugas juga masih rendah dalam melakukan

pengolahan rekam medis sebagai bentuk kontribusinya kepada organisasi.


commit to user

85

Metode pelatihan yang diberikan dalam penelitian ini adalah on the job

training, dimana para peserta dikondisikan dalam situasi kerja secara riil,

sehingga mereka bisa langsung mempraktekkan materi pelatihan yang

diberikan. Pengawasan dari pelatih menjadi kontrol untuk kelancaran peserta

selama mempraktekkannya. Dengan metode ini, peserta dapat segera

mengetahui apa yang menjadi tugas/ tanggung jawabnya, serta mampu

menguasai keterampilan relatif lebih cepat. Rosandita (2006) menyatakan

bahwa seberapa baik suatu pelatihan telah mencapai tujuannya, perlu menguji

empat hal yaitu meliputi reaksi, pembelajaran, perilaku, dan hasil. Selama

proses pelatihan diberikan, para petugas memberikan reaksi yang positif,

dikarenakan memang mereka menyadari belum pernah mendapatkan

pengetahuan tentang rekam medis sebelumnya. Sehingga mereka

menganggap materi pelatihan yang diberikan merupakan suatu pembelajaran

yang bermanfaat untuk pekerjaannya dalam mengolah rekam medis. Selain

itu juga terlihat adanya perubahan sikap kerja yang positif, seperti kesadaran

atas tanggung jawabnya untuk mengolah rekam medis sesuai prosedur. Hal

ini juga didukung dengan hasil pencapaian standar pengolahan rekam medis

yang mengalami peningkatan dari sebelumnya.

Dalam analisis kualitatif, peneliti melakukan dengan pendekatan content

analysis. Menurut Hsieh & Shannon (2010), keberhasilan pada content

analysis tergantung pada proses coding, dengan dasar mengatur luasnya arti

di dalam teks kemudian diringkas menjadi kategori-kategori. Kategori ini

merupakan tema atau pola yang terlihat pada teks secara langsung, atau


commit to user

86

diperoleh melalui analisis yang kemudian akan diketahui hubungan antar

kategori tersebut. Untuk memperdalam hasil dari content analysis, peneliti

melakukan pendekatan dengan summative content analysis, yang dimulai

dengan mengidentifikasi dan mengukur kandungan kata-kata atau isi dari

teks, yang di dalamnya terdapat pendekatan latent content analysis, yaitu

mengukur pesan tersembunyi yang terkandung di dalam teks. Analisis data

dimulai dengan mencari kejadian yang teridentifikasi pada teks yang telah

diperoleh. Hal ini juga dapat memberikan pandangan dasar ke dalam kata

yang digunakan sebenarnya. Sebagai bukti yang dapat dipercaya, tipe

pendekatan ini mengandalkan kredibilitas (Hsieh & Shannon, 2010). Untuk

mencapai kredibilitas tersebut, peneliti juga melakukan member check yang

bertujuan agar informan dapat memperbaiki apa yang tidak sesuai menurut

mereka, mengurangi atau menambahkan apa yang masih kurang. Member

check dilakukan selama penelitian berlangsung secara formal dan informal.

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan berkaitan dengan

pengetahuan tentang standar pengolahan rekam medis, yang telah diproses

dengan pengkodean dan dianalisis dengan summative content analysis, dapat

diketahui bahwa sebagian besar petugas sudah mengalami peningkatan

pengetahuan setelah diberi pelatihan. Tidak hanya pengetahuannya saja yang

meningkat, tetapi juga terjadi perubahan cara pandang dan sikap terhadap

pengolahan rekam medis itu sendiri. Sebagaimana terbukti dengan adanya

peningkatan persentase pencapaian standar pengolahan rekam medis tersebut.

Di samping itu, peneliti juga melakukan pengamatan terus menerus terhadap


commit to user

87

proses pengolahan rekam medis yang sedang dilakukan oleh para petugas.

Sehingga, akan dapat menemukan mana yang perlu diamati dan mana yang

tidak perlu diamati sejalan dengan usaha pemerolehan data, yang pada

akhirnya dapat menjawab pertanyaan penelitian yang telah ditetapkan.

Sebelumnya perlu diketahui bahwa tujuan rekam medis adalah untuk

menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan

pelayanan kesehatan di rumah sakit (Dirjen Yanmed, 2006). Tertib

administrasi ini adalah salah satu faktor yang menentukan keberhasilan

pelayanan kesehatan di rumah sakit, sehingga rangkaian pengolahan rekam

medis yang tepat sesuai prosedur sangat berperan penting. Rangkaian

pengolahan rekam medis rawat jalan di RSUD Pacitan yang meliputi

pengisian identitas pasien, coding, dan filing rekam medis belum tepat sesuai

prosedur, dimana persentase kelengkapan dan ketepatannya masih rendah.

Pengolahan rekam medis yang dilakukan secara seksama dan lebih

profesional merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang pemberian

pelayanan medis yang cepat, tepat, dan akurat. Setiap staf rumah sakit perlu

memahami pentingnya rekam medis dalam memberikan pelayanan, maka

rekam medis digunakan sebagai bukti tertulis yang dapat

dipertanggungjawabkan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

Menurut Alhadi (2004), kelengkapan pengisian identitas pasien ini

merupakan dasar untuk menentukan tindakan medis kepada pasien yang akan

terus dibutuhkan pada pemeriksaan selanjutnya. Kelengkapan pengisian ini

akan meminimalisir kesalahan baik pada pemberian tindakan medis maupun


commit to user

88

untuk penyelesaian administrasi selanjutnya. Sebagaimana yang terjadi di

RSUD Pacitan. kelengkapan pengisian identitas pasien masih sangat rendah

yaitu sekitar 22,22% atau berjumlah 30 dari 135 berkas yang dikumpulkan.

Setelah mendapatkan pelatihan, persentase kelengkapannya meningkat

menjadi 90,37% atau berjumlah 122 dari 135 berkas yang dikumpulkan. Hal

ini juga didukung dengan adanya hasil uji statistik Chi Square yang

menunjukkan nilai signifikansi sebesar 0,000 (<0,05), yang berarti bahwa ada

akibat yang bernilai positif dari pemberian intervensi berupa pelatihan

terhadap kelengkapan pengisian identitas pasien pada rekam medis. Begitu

pula penelitian yang dilakukan oleh Alhadi (2004), yang menganalisis

kelengkapan data identitas pasien di UGD RSU Datuberu Tekengon Aceh

Tengah, dengan petugas yang tidak berlatar belakang rekam medis dan tidak

pernah mengikuti pelatihan, skor kelengkapannya juga belum optimal, yaitu

hanya 5,4-7,6 dari 11 skor kelengkapan yang harus dipenuhi. Untuk menjaga

kredibiltas data penelitian, pengambilan data kelengkapan pengisian identitas

pasien ini tidak diberitahukan kepada informan penelitian. Sehingga, adapun

peningkatan persentase kelengkapan tersebut merupakan murni perbaikan diri

dari para petugas yang sudah memahami prosedur pengolahan rekam medis

sebagaimana yang telah diberikan pada saat pelatihan.

Selanjutnya, standar pengolahan coding rekam medis juga berpengaruh

dalam pemberian pelayanan kesehatan di rumah sakit secara keseluruhan.

Pemberian kode ini merupakan kegiatan klasifikasi penyakit dan tindakan

berdasarkan kriteria tertentu yang telah disepakati, yaitu dengan


commit to user

89

menggunakan ICD-10 untuk kode penyakit dan ICOPIM dan ICD-9-CM

untuk mengkode tindakan (Dirjen Yanmed, 2006). Apabila coding tidak

dilakukan tepat pada waktunya, maka berkas rekam medis belum bisa

disimpan dalam lemari penyimpanan dan selanjutnya akan mempersulit

proses pencarian berkas rekam medis tersebut, ketika pasien datang berobat

kembali. Dampak lebih lanjut dari keterlambatan coding adalah menyebabkan

laporan yang disampaikan oleh rumah sakit kepada Dinas Kesehatan tidak

akurat. Sebagaimana arti penting coding di atas, kelengkapan coding rekam

medis di RSUD Pacitan juga memiliki peran penting. Sebelum pelatihan

diberikan kepada para petugas, persentase pencapaian kelengkapan coding

rekam medis masih rendah, yaitu 18,52% atau berjumlah 25 dari 135 berkas

rekam medis yang dikumpulkan, sedangkan setelah pelatihan mengalami

kenaikan menjadi 74,81% atau berjumlah 101 dari 135 berkas rekam medis

yang dikumpulkan. Berdasarkan hasil uji statistik Chi Square juga

menunjukkan bahwa diperoleh nilai signifikansi sebesar 0,000 (<0,05), yang

berarti bahwa ada akibat yang bernilai positif dari pemberian intervensi

berupa pelatihan terhadap kelengkapan coding pada rekam medis. Pencapaian

ini memang belum optimal. Berdasarkan hasil observasi, ternyata ada

beberapa hal yang menghambat pencapaian tersebut, yaitu adanya

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari poliklinik ke bagian

rekam medis setiap hari pelayanan dan tidak semua petugas dapat

mengoperasikan sistem coding di dalam komputer.


commit to user

90

Selanjutnya, dalam hal pencapaian standar filing rekam medis terlihat

sudah cukup baik karena telah mengalami perbaikan setelah diberikan

pelatihan daripada sebelumnya. Sebelum pelatihan, hanya dua dari tujuh

prosedur yang tepat dilakukan, sedangkan setelah pelatihan semua prosedur

tersebut sudah terpenuhi. Dalam hal ini, peneliti berperan untuk mengawasi

dan melakukan perbaikan pada proses pengolahan filing yang belum berjalan.

Peneliti telah membuatkan daftar laporan untuk rekam medis yang salah

simpan dan tidak ditemukan, yang sebelumnya dari pihak bagian rekam

medis tidak menyediakan laporan tersebut. Setelah pelatihan diberikan, para

petugas-pun melaksanakan ketetapan tersebut dengan baik, dikarenakan

memang telah ada perubahan cara pandang dan sikap terhadap pelaksanaan

filing rekam medis.

Menurut Mufattikhatus dalam Efravira (2012) bahwa kelengkapan

pengisian dalam rekam medis dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara

lain latar belakang pendidikan tenaga kesehatan, masa kerja, pengetahuan

tentang rekam medis, ketrampilan, motivasi, alat kerja, sarana kerja, waktu

kerja, pedoman tertulis, dan kepatuhan terhadap peraturan. Berdasarkan hasil

analisis statistik dan observasi yang telah dilakukan, memang menunjukkan

ada beberapa faktor yang mempengaruhi ketercapaian standar pengolahan

rekam medis seperti uraian di atas. Pertama, masih rendahnya persentase

pencapaian standar pengolahan rekam medis, memang dipengaruhi oleh latar

belakang pendidikan petugas yang bukan dari rekam medis. Kedua, adapun

petugas yang memiliki masa kerja yang lama tetapi belum pernah


commit to user

91

mendapatkan pelatihan rekam medis juga tidak menghasilkan kinerja yang

optimal, dikarenakan pengetahuan tentang rekam medis yang masih kurang.

Ketiga, adanya pedoman tertulis tetapi tidak diikuti dengan persedian sarana

kerja (buku laporan rekam medis yang tidak ditemukan), juga akan

menghambat proses pencapaian tersebut. Dengan adanya intervensi berupa

pelatihan, meskipun materi yang diberikan belum mencakup prosedur rekam

medis secara keseluruhan, tetapi hal ini sudah memperlihatkan ada perubahan

sikap kerja dan cara pandang dari para petugas, serta telah terjadi peningkatan

pencapaian standar pengolahan rekam medis daripada sebelumnya. Hal ini

juga didukung dengan pernyataan yang diberikan oleh informan triangulasi,

yaitu Kepala Seksi Rekam Medis, bahwa masih rendahnya pengetahuan para

petugas tentang rekam medis memang sangat mempengaruhi kinerja para

petugas. Adapun pengalaman kerja yang sudah lama, tidak menjamin dapat

memberikan hasil pengolahan rekam medis yang optimal. Sebagaimana yang

dinyatakan oleh Hamalik (2001), adanya perbaikan proses tersebut bertujuan

untuk meningkatkan kemampuan kerja petugas dalam bidangnya, sehingga

dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas dalam pelayanan. Sehingga,

adanya proses pengolahan rekam medis yang lebih baik diharapkan dapat

meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit secara keseluruhan.

C. Keterbatasan Penelitian

Dalam penelitian yang telah dilakukan, tidak dapat dipungkiri bahwa ada

beberapa hal yang membatasi peneliti, yaitu meliputi:


commit to user

92

1. Pelatihan yang diberikan kepada para petugas rekam medis hanya

dilakukan sekali, dikarenakan keterbatasan waktu dan tenaga. Sehingga,

peneliti tidak dapat memastikan keberlanjutan dampak pelatihan tersebut

pada waktu yang akan datang. Peneliti hanya melihat dampak penelitian

tersebut dalam jangka waktu satu bulan setelah pelatihan diberikan.

2. Materi pelatihan yang diberikan belum mencakup keseluruhan prosedur

dari rekam medis, dikarenakan peneliti hanya meneliti beberapa prosedur

yang memiliki persentase pencapaian yang masih rendah, meliputi

kelengkapan pengisian identitas pasien, coding, dan filing rekam medis.

3. Beberapa sistem pelaporan rekam medis yang dibutuhkan untuk memenuhi

prosedur belum didukung dengan sistem komputerisasi yang baik, karena

masih menggunakan sistem manual sehingga mempersulit dalam

pengambilan data.


commit to user

93

BAB V

KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat ditarik berdasarkan hasil dan pembahasan yang

telah diuraikan di atas, yaitu meliputi:

1. Ada peningkatan pengetahuan petugas tentang standar pengolahan rekam

medis setelah pelatihan.

2. Ada peningkatan pencapaian standar kelengkapan pengisian identitas

pasien dalam rekam medis setelah pelatihan.

3. Ada peningkatan pencapaian standar kelengkapan coding rekam medis

setelah pelatihan.

4. Ada peningkatan pencapaian standar ketepatan filing rekam medis setelah

pelatihan.

B. Implikasi

1. Implikasi Teoritis

Implikasi teoritis dari penelitian ini adalah adanya pelatihan dengan

metode on the job training ternyata lebih sesuai dengan kondisi para

peserta yang sudah bekerja, karena lebih efektif dan efisien dalam

penyerapan materi yang diiringi dengan praktek di bawah pengawasan

yang intensif.


commit to user

94

2. Implikasi Praktis

Implikasi praktis dari penelitian ini yaitu adanya perubahan cara pandang

dan sikap kerja dari para petugas yang lebih baik untuk memenuhi

tercapainya standar pengolahan rekam medis yang telah ditetapkan.

C. Saran

Adanya beberapa keterbatasan yang ditemukan oleh peneliti, dapat

menjadi dasar untuk memberikan beberapa saran, yaitu:

1. Diharapkan dari pihak manajemen rumah sakit lebih memperhatikan dan

mendukung untuk penyelenggaraan pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan

secara periodik dan berkesinambungan, dalam rangka meningkatkan

kualitas pelayanan di rumah sakit.

2. Diharapkan sistem komputerisasi rumah sakit semakin dikembangkan,

terutama untuk memenuhi laporan-laporan rekam medis yang harus

dibutuhkan, sehingga kualitas data laporan juga valid.

3. Perlu adanya pengontrolan secara periodik dari kepala bagian rekam medis

terhadap ketercapaian standar pengolahan rekam medis yang telah

dilakukan oleh para petugas pelaksana di lapangan.

PERBANDINGAN PENGETAHUAN PETUGAS DAN PACITAN filePERBANDINGAN PENGETAHUAN PETUGAS DAN PENCAPAIAN...

Documents

Transcript of PERBANDINGAN PENGETAHUAN PETUGAS DAN PACITAN filePERBANDINGAN PENGETAHUAN PETUGAS DAN PENCAPAIAN...