PERATURAN PERPUSTAKAAN -...

1

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali, semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.

PERATURAN

PERPUSTAKAAN

2




SURAT KEPUTUSAN

KEPALA UPT. PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

NOMOR 285 /UN.11.13 /TU /2018

TENTANG

PERATURAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI UMUM

DI UPT. PERPUSTAKAAN

Menimbang:

1. Bahwa pelayanan administrasi umum merupakan suatu fungsi yang memegang peranan

yang sangat penting terhadap tercapainya kelancaran suatu kegiatan maupun aktivitas

yang dilakukan oleh perpustakaan.

2. Bahwa administrasi umum juga merupakan urat nadi perpustakaan dan administrasi dapat

memperlihatkan fakta dan keterangan yang diperlukan untuk perencanaan secara rinci

dan keterangan/data yang meliputi catatan yang akurat, formulir serta laporan yang

meliputi tugas administrasi

3. Bahwa administrasi umum memiliki peranan yang sangat penting bagi perpustakaan

karena dapat membantu dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan, maka

perlu perlu dibuat ketentuan tata kelola administrasi umum di UPT. Perpustakaan

Unsyiah yang standar dan memiliki kekuatan dalam bentuk dokumen surat keputusan

pimpinan Mengingat:

(a) Undang-undang Nomor 20 Tahun 2013 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

(b) Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

(c) Peraturan Pemerintah R.I. Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan

Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi;

(d) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 4774);

(e) Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi

dan Pengelolaan Perguruan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014

Nomor 16, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5500);

(f) Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);

(g) Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015

tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun

2015 Nomor 1952);

(h) Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi R.I. Nomor 48 Thaun 2015

tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Syiah Kuala;

(i) Permenristekdikti Nomor 99 Tahun 2016 tentang Statuta Unsyiah.

(j) Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2017

tentang Standart Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi;

MEMUTUSKAN

Menetapkan: PERATURAN UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

3




TENTANG PENGELOLAAN ADMINISTRASI UMUM

BAB I SUMBER DAYA MANUSIA

BAGIAN SATU : SEBELUM PENEMPATAN KERJA

PASAL 1Sumber daya manusia di perpustakaan unsyiah memiliki persyaratan;

1. Terdiri dari Pegawai Negeri Sipil, Pegawai Kontrak dan Student Library Assistant;

2. Rekruitmen, pembinaan dan renumerasi dari Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Kontrak

dilakukan oleh Universitas Syiah Kuala

3. Rekruitmen, pembinaan dan renumerasi dari Student Library Assistant direkrut oleh

Perpustakaan Unsyiah dari mahasiswa unsyiah aktif untuk kebutuhan dan keperluan

tertentu

PASAL 2Sebelum ditempatkan untuk bekerja, sumberdaya manusia harus memahami tanggung jawab

mereka dan menilai kecocokan dengan pekerjaan yang akan ditawarkan, dengan menjalankan:

1. Seleksi rekruitmen

2. Persetujuan syarat dan ketentuan kekerja

PASAL 3Rekrutmen Staf dan Student Library Assisten dilakukan dengan cara:

1. Kepala Perpustakaan menunjuk staf atau tim penyeleksi

2. Seleksi Student Library Assistant dilakukan dengan mempertimbangkan:

a) Wawancara menyangkut motivasi, etika, verifikasi riwayat hidup, pengalaman kerja

dan kompetensi

b) Perpustakaan menjaga privasi, proteksi informasi pribadi dan pekerjaan

3. Keputusan penerimaaan harus sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan dan memiliki

kredibilitas

4. Melakukan pendaftaran terbuka

Pendaftaran dapat dilakukan melalui jalur seleksi.

5. Verifikasi dan evaluasi dokumen

Verifikasi dan evaluasi akan dilakukan terhadap seluruh berkas yang diterima dari

kandidat.

6. Wawancara dan tes kompetensi

Wawancara dan tes kompetensi ini diikuti oleh kandidat yang namanya tercantum dalam

short list.

7. Penetapan dan pengumuman hasil seleksi.

Hasil tes tulis dan wawancara menjadi dasar penetapan kandidat yang dinyatakan lulus

seleksi sebagai staf atau student library assisten

4




BAGIAN DUA : PELAKSANAAN PEKERJAAN

PASAL 4Dalam pelaksanaan pekerjaan, Perpustakaan Unsyiah harus memastikan bahwa semua Sumber

Daya Manusia (staf PNS, karyawan kontrak, student library assistant mengetahui tanggung

jawab atas tugas, wewenang dalam operasional dan pelayanan termasuk standar manajemen yang

berlaku, yaitu manajemen mutu, kepuasaan pelanggan, manajemen risiko, keselamatan dan

kesehatan kerja dan keamanan informasi.

PASAL 5Pelaksanaan pekerjaan harus memperhatikan beberapa persyaratan, yaitu:

1. Tanggung jawab manajemen Perpustakan Unsyiah

2. Kesadaran, Pendidikan dan Pelatihan

3. Penegakan displin

PASAL 6Pegawai Negeri Sipil, Pegawai Kontrak dan Student Library Assistant yang bekerja di

perpustakaan harus menandatangani syarat dan ketentuan sesuai dengan job description, etika

dan peraturan lain di Perpustakaan Unsyiah, seperti

1. Menjaga kerahasiaan informasi atas proses, akses dan peralatan yang berhubungan

dalam pelaksanaan tugas

2. Mematuhi terhadap hukum hak cipta atau undang-undang perlindungan data

3. Bertanggung jawab atas informasi yang diterima dari eksternal

4. Bersedia menerima tindakan jika mengabaikan peraturan Perpustakaan.

PASAL 7Tanggung jawab manajemen harus memastikan bahwa semua SDM:

1. Mendapat pengarahan dan panduan tentang tugas masing-masing secara teknis dan

kaitannya dengan standar manajemen tersebut diatas.

2. Mendapat motivasi untuk mematuhi kebijakan menyangkut teknis dan standar

manajemen;

3. Sadar atas standar manajemen yang relevan terhadap tugas dan tanggung jawab mereka

dalam organisasi Perpustakan Unsyiah;

4. Mematuhi syarat dan ketentuan bekerja, termasuk kebijakan dan pengendalian atas

klausul standar manajemen diatas;

5. Terus memiliki keahlian dan kualifikasi yang baik dan dididik secara teratur;

6. Mendapatkan petunjuk pelaporan anonim untuk melaporkan pelanggaran terhadap

kebijakan atau prosedur standar manajemen ditas.

7. Manajemen harus menunjukkan dukungannya terhadap kebijakan, prosedur dan

pengendalian setiap klausul standar manajemen mutu.

5




PASAL 8Perpustakaan bertanggung jawab memastikan bahwa semua SDM:

1. mendapat pengarahan dengan benar tentang hak, tugas dan tanggung jawab

2. mendapat motivasi untuk meningkatkan kinerja, mematuhi kebijakan dan tanggung

jawab

3. mendapat panduan dalam menjaga kerahasian atas data dan informasi

4. mendapat motivasi untuk mematuhi kebijakan kemanan informasi

5. mematuhi syarat dan ketentuan bekerja, termasuk kebijakan keamanan informasi dan

cara bekerja dengan benar

6. mendapatkan pelatihan keahlian dan kualifikasi yang baik dan dididik secara teratur

7. mengetahui cara pelaporan anonim untuk melaporkan pelanggaran terhadap kebijakan

atau prosedur keamanan informasi.

PASAL 9Perpustakaan harus membuat pelatihan untuk membentuk kesadaran atas kebijakan dan prosedur

keamanan Informasi secara berkala, untuk:

1. Staf baru dan harus dilakukan sebelum aktif penugasan

2. Staf yang berpindah ke posisi kerja baru atau bertugas dengan persyaratan yang berbeda

secara substansial

PASAL 10Perpustakaan menjalankan proses pendisiplinan terhadap pegawai dengan prinsip:

1. Memberikan hukuman bagi yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan atau job

description yang sudah ditetapkan

2. Proses pendisiplinan harus mempertimbangkan faktor jenis dan tingkat keberatan suatu

pelanggaran dan dampaknya terhadap Perpustakaan.

PASAL 11Perpustakaan harus menetapkan tanggung jawab staf jika terjadi pengalihan pemberhentian atau

pergantian kerja.

PASAL 12Perpustakaan menegakkan kedisiplinan pegawai, dengan persyaratan :

1. Mentaati ketentuan jam kerja

2. Bagi staf yang ingin mengajukan izin kerja atau berhalangan hadir harus mengikuti

Prosedur Operasional Baku Pengendalian Kehadiran dan Absensi.

3. Melakukan absensi fingerprint sesuai ketentuan instansi

4. Melaksanakan tugas/pekerjaan dengan sebaik-baiknya, penuh pengabdian, kesadaran dan

bertanggung jawab.

5. Bekerja dengan jujur, tertib, cermat dan bersemangat untuk kepentingan instansi.

6. Memelihara dan meningkatkan keutuhan, kekompakan dan persatuan untuk menciptakan

suasana kerja yang baik sesuai dengan harapan instansi.

6




7. Menyimpan rahasia instansi dan/atau rahasia-rahasia jabatan dengan sebaik-baiknya.

8. Menggunakan dan memelihara barang-barang milik instansi dengan sebaik-baiknya, serta

menjaga pemborosan waktu dan material.

9. Segera melaporkan kepada atasannya, apabila mengetahui ada hal yang dapat

membahayakan atau merugikan instansi, terutama dibidang keamanan, keuangan dan

materil.

10. Bertindak dan bersikap tegas, tetapi adil dan bijaksana terhadap bawahannya.

11. Menjadi dan memberikan contoh serta teladan yang baik terhadap bawahannya.

12. Memberikan bimbingan kepada bawahannya dalam melaksanakan tugasnya.

13. Memberikan kesempatan dan dorongan kepada bawahannya untuk meningkatkan prestasi

kerja dan mengembangkan kariernya.

14. Berpakaian rapi dan sopan serta bersikap dan bertingkah laku sopan santun terhadap

pemustaka dan sesama pegawai.

15. Mentaati perintah kedinasan dari atasan yang berwenang dan/atau orang lain yang

ditunjuk olehnya.

16. Mentaati segala peraturan perundang-undangan dan peraturan-peraturan instansi masing-

masing.

17. Memperhatikan dengan sebaik-baiknya setiap tindakan disipliner yang diterima.

18. Selalu menggunakan atau membawa kartu tanda pengenal pegawai.

19. Bersikap sopan, jujur dan selalu mentaati perintah atasan dalam melakukan pekerjaannya

serta selalu meningkatkan efisiensi dan produktifitas kerja.

20. Tidak melakukan perbuatan yang dapat merusak atau merugikan nama baik instansi,

pimpinan atau teman sekerja dan harus memelihara kerjasama yang baik diantara

pegawai untuk menciptakan ketenangan kerja dan memelihara ketertiban dalam instansi.

21. Menggunakan, menjalankan atau menyimpan dengan baik semua aset instansi.

22. Tetap berada ditempat kerja masing-masing selama jam kerja, kecuali untuk keperluan

dinas yang telah mendapat persetujuan dari kepala unit kerjanya dan harus melaporkan

diri kepada kepala unit kerjanya masing-masing bila datang terlambat atau apabila

hendak pulang lebih awal.

PASAL 13Untuk menjalankan keamanan informasi, seluruh sumber daya manusia perpustakaan unsyiah

disyaratkan hal berikut ini:

1. harus menandatangani perjanjian rahasia atau tertutup sebelum diberikan akses untuk

fasilitas pengolahan informasi

2. patuh pada hukum hak cipta atau undang-undang perlindungan data ;

3. bertanggung jawab untuk klasifikasi informasi dan managemen aset Perpustakan

Unsyiah yang berkaitan dengan fasilitas pengolahan informasi dan layanan informasi;

4. bertanggung jawab menangani informasi yang diterima dari pihak lain atau pihak

eksternal

5. tindakan akan dilakukan untuk yang mengabaikan persyaratan keamanan.

7




BAGIAN TIGA : PEMBERHENTIAN

PASAL 14

Aturan dalam pemberhentian Staf dan Student Library Assisten diatur sebagai berikut :

1. Pimpinan yang berwenang berhak memberhentikan Staf dan Student Library Assisten

2. Student Library Assisten yang sudah menyelesaikan studi

3. Bagi staf sudah mencapai batas usia maksimal 60 tahun

4. Yang bersangkutan melakukan indisipliner dan telah melalui tahapan SP1, SP2, SP3 dan

pembinaan

5. Tidak memiliki syarat kesehatan

6. Dihukum penjara atau kurungan berdasarkan hasil keputusan pengadilan

7. Terlibat anggota atau pengurus partai politik

8. Menunjukkan sikap dan budi pekerti tidak baik terhadap yang dapat mengganggu nama

besar institusi

Mengundurkan diri.

BAGIAN EMPAT : PROSEDUR PENGAJUAN CUTI IZIN/SAKIT

PASAL 15Staf dapat mengajukan cuti izin/sakit dengan cara :

1. Staf mengisi form cuti izin/sakit

2. Menyerahkan form cuti izin/sakit ke bagian kepegawaian perpustakaan

3. Staf kepegawaian menghitung jumlah izin/sakit dalam 1 bulan dan 1 tahun berjalan, dan

mencantumkan dalam form.

4. Jika cuti staf melebihi dari batas maksimum izin/sakit sesuai peraturan yang berlaku,

form izin/sakit tidak di proses.

5. Jika masih memiliki sisa hari izin/sakit, staf pengusul membawa form ke kasubbag untuk

diberikan paraf.

6. Setelah di paraf Kasubbag TU, pengusul membawa form ke kepala perpustakaan.

7. Kepala Perpustakaan memberikan keputusan atas pemberian izin

8. Staf kepegawaian mengarsipkan form dan menindak lanjuti berdasarkan keputusan

kepala perpustakaan

PASAL 16Jika terjadi darurat/emergency:

1. Staf memberitahukan kepada kepala perpustakaan lewat SMS/WA

2. Pada hari pertama masuk kembali kerja setelah emergency, staf harus mengisi form

berdasarkan pasal 16

PASAL 17

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan ialah:

8




1. Jika kepala perpustakaan tidak berada ditempat, semua form di foto dan dikirimkan via

whatsapp.

2. Kepala perpustakaan menyampaikan persetujuan atau tidak kepada staf kepegaiwaian dan

yang bersangkutan

3. Apabila batas tidak masuk sudah melebihi atau tidak sesuai dengan peraturan yang

berlaku maka akan diperhitungkan sebagai cuti tahunan. Kalau cuti tahunan sudah habis,

maka diperhitungkan sebagai alpa.

4. Hal-hal lain diambil atas kebijakan pimpinan/kepala perpustakaan.

PASAL 18

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Apabila kepala perpustakaan tidak berada di tempat, semua form di foto dan dikirimkan

via washapp

2. Kepala perpustakaan menyampaikan persetujuan atau tidak kepada staf kepegawaian dan

yang bersangkutan

3. Apabila batas tidak masuk sudah melebihi atau sesuai dengan peraturan yang berlaku

maka akan diperhitungkan sebagai cuti tahunan. Kalau cuti tahunan sudah habis, maka

diperhitungkan sebagai alpa

4. Hal-hal lain dapat dia ambil atas kebijakan pimpinan/kepala perpustakaan

PASAL 19Jika meninggalkan kantor pada jam kerja maka:

1. Tidak berada di tempat pada saat jam kerja,karena ada keperluan di luar kawasan

kampus, maka wajib melapor kepada kepada perpustakaan lewat washapp/sms

BAGIAN LIMA : PENGUMPULAN SERTIFIKAT STAF

PASAL 20Pengumpulan sertifikat dan bahan workshop/pelatihan/seminar dilakukan dengan cara :

1. Staf yang mengikuti workshop/pelatihan/seminar menyerahkan fotocopy sertifikat ke

bagian penjaminan mutu.

2. Fotocopy sertifikat diserahkan paling lambat seminggu setelah menerima sertifikat

workshop/pelatihan/seminar tersebut

3. Staf penjaminan mutu mengarsipkan sertifikat sebagai bukti pengembangan SDM

BAB II

MANAJEMEN ASET

PASAL 21

Persyaratan umum yang tentang pengelolaan aset Perpustakaan Unsyiah ditetapkan dengan

peraturan terpisah.

9




PASAL 22

Perpustakaan Unsyiah mengindentifikasi dan mendaftarkan khusus aset yang berhubungan

dengan teknologi dan sistem informasi.

PASAL 23

Data, informasi perangkat lunak adalah termasuk aset Perpustakaan Unsyiah yang harus dijaga

keamanan informasinya.

PASAL 24

Pengguna dan penanggung jawab aset harus mengetahui dan memahami persyaratan keamanan

informasi yang berkaitan dengan informasi, fasilitas dan sumber daya pengolahan informasi.

PASAL 25

Perpustakaan Unsyiah melakukan klasifikasi terhadap informasi yang diterima dan dihasilkan

untuk memastikan ditangani dan dilindungi dengan baik dengan cara:

1. Pengelompokan informasi

2. Pelabelan informasi

3. Penanganan asset

PASAL 26

Informasi harus dikelompokkan sesuai dengan ketentuan persyaratan, nilai, kritikal dan

sensitivitas modifikasi yang tidak sah. Kerahasiaan informasi dapat didasari oleh empat tingkatan

sebagai berikut:

1. Pengungkapan informasi tersebut tidak membahayakan;

2. Pengungkapan informasi tersebut menyebabkan sedikit kejengahan dan sedikit gangguan

operasional;

3. pengungkapan informasi tersebut memiliki dampak signifikan terhadap operasi atau

tujuan taktis jangka pendek;

BAGIAN SATU: PERTANGGUNG JAWABAN ASET

PASAL 27Pertanggung jawaban asset adalah mengidentifikasi seluruh asset dan menetapkan pertanggung

jawaban pengelolaannya, meliputi:

1. Inventori asset

2. Kepemilikan asset

3. Penggunaan asset

4. Pengembalian asset

PASAL 28Asset perpustakaan unsyiah berbentuk tangible meliputi gedung, mesin, peralatan, koleksi

perpustakaan dan intangible meliputi data katalog, perangkat lunak komputer, koleksi elektronik.

10




PASAL 29Asset perpustakaan unsyiah diperoleh dengan beberapa persyaratan:

Asset Perpustakaan Unsyiah berbentuk tangible meliputi gedung, mesin, peralatan, koleksi

perpustakaan dan intangible meliputi data katalog, perangkatlunakkomputer, koleksielektronik.

PASAL 30Asset yang dimiliki oleh Perpustakaan Unsyiah harus teridentifikasi dengan persyaratan:

1. Tercantum dalam sebuah daftar inventori.

2. Dapat dihapuskan dari daftar inventori dengan alasan tertentu dengan mengikuti POB

yang berlaku

PASAL 31Dalam pertanggung jawaban pengelolaan tangible asset, persyaratan yang harus dipenuhi adalah:

1. Kepala Perpustakaan Unsyiah yang berwenang dan bertanggung jawab menetapkan

kebijakan dan pedoman serta melakukan pengelolaan Aset milik perpustakaan.

2. Kepala Perpustakaan unsyiah pemegang wewenang atas pengguna/Penggunaan Aset

milik perpustakaan.

3. Perencanaan kebutuhan harus dirumuskan, dirincikan dan dihubungkan dengan

pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar

dalam melakukan tindakan yang akan datang.

PASAL 32Dalam operasional pengelolaan asset, persyaratan yang harus dipenuhi adalah:

1. Memiliki gudang/tempat penyimpanan barang dalam skala besar dan kecil.

2. Ditunjuk staf memiliki wewenang dan hak akses terhadap gudang penyimpanan barang.

3. Setiap penerimaan barang wajib memiliki list/daftar barang yang masuk.

4. Staf ditunjuk wajib melakukan pengecekan terhadap jenis barang sesuai dengan list,

tanpa ada kerusakan/cacat fisik serta dapat difungsikan.

5. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan list yang ada atau rusak, maka pihak

Sarpras wajib membuat list dan laporan kerusakan barang untuk ditindak lanjuti.

6. Setiap barang yang keluar wajib mengisi form yang telah disediakan oleh pihak Sarpras.

7. Setelah digunakan tempat penyimpanan/gudang barang wajib diamankan (kunci).

PASAL 33Dalam penggunaan asset, persyaratan yang harus dipenuhi adalah:

1. Staf tidak diperkenankan untuk menggunakan asset staf lainnya.

2. Staf tidak diperkenankan untuk memberikan password/sandi komputernya kepada staf

lain.

3. Staf harus mengamankan atau menggunakan kata sandi pada setiap komputer/PC masing-

masing.

4. Staf IT membuat screensaver lock otomatis pada setiap komputer/PC pada semua staf

dengan periode waktu tertentu.

5. Sebelum meninggalkan komputer/PC staf harus mengunci (lock) screensaver.

11




PASAL 34Penyewaan atau pemanfaatan aset oleh pihak lain diatur :

1. Dalam jangka waktu tertentu akan dikenakan biaya sesuai dengan syarat yang berlaku

dan hanya menerima pembayaran melalui mesin EDC.

2. Pinjam Pakai atas penggunaan barang antara UPT. Perpustakaan Unsyiah dengan Civitas

Unsyiah dalam jangka waktu tertentu dengan menyerahkan deposit sesuai syarat yang

berlaku.

3. Setiap hibah atau pengalihan kepemilikan barang dari pihak lain kepada Perpustakaan

Unsyiah tanpa memperoleh penggantian.

4. Setiap aset yang rusak dan perlu perbaikan harus mengikuti Prosedur Opersional Baku.

5. Penatausahaan yang meliputi rangkaian kegiatan pembukuan, inventarisasi, dan

pelaporan barang milik Perpustakaan Unsyiah harus sesuai dengan ketentuan Peraturan

Perundang-undangan.

BAB III

PERSURATAN

BAGIAN SATU: SURAT MASUK

PASAL 35

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh UPT. Perpustakaan Unsyiah yang berasal dari

pribadi, instansi, maupun organisasi.

PASAL 36

Proses surat masuk dilakukan dengan cara:

1. Surat masuk diberikan kepada staf counter informasi

2. Staf counter informasi menyerahkan kepada staf persuratan

3. Staf persuratan mencatat surat masuk ke buku agenda

4. Staf persuratan disposisi kepada Ka. Sub. Bag. Tata Usaha

5. Ka. Sub. Bag. Tata Usaha menyerahkan kepada pimpinan untuk ditindak lanjuti

6. Pimpinan mendisposisikan surat yang telah disetujui untuk ditindak lanjuti kepada bagian

yang sesuai dengan informasi yang terlampir pada surat

7. Staf persuratan memproses surat berdasarkan arahan pimpinan

8. Staf persuratan mengarsipkan surat asli yang diterima

9. Staf persuratan membalas surat sesuai kebutuhan serta menghubungi pihak yang

bersangkutan

BAGIAN DUA: SURAT KELUAR

PASAL 37

Surat keluar adalah surat nyang di mkeluarkan/di buat oleh UPT. Perpustakaan unsyiah untuk

dikirimkan kepada pihak lain baik pribadi , instansi maupun organisasi.

12




PASAL 38

Proses surat keluar dilakukan dengan cara:

1. Staf persuratan menerima instruksi dari pimpinan untuk membuat surat

2. Staf persuratan membuat konsep surat sesuai kebutuhan

3. Staf persuratan menyerahkan konsep surat kepada Ka. Sub. Bag. Tata Usaha untuk

diperiksa

4. Staf persuratan memastikan konsep surat yang diserahkan kepada Ka. Sub. Bag. Tata

Usaha telah diparaf untuk dilanjutkan kepada pimpinan

5. Pimpinan menyetujui dan mengesahkan surat yang telah sesuai

6. Staf persuratan mencatat pada buku agenda surat yang akan dikeluarkan

7. Setiap surat yang ditujukan kepada civitas akademika Unsyiah maka staf persuratan

menginputnya pada paper less office (PLO) Unsyiah.

8. Staf persuratan menyerahkan surat kepada staf pengantar surat untuk mengantarkan surat

tersebut

BAB IV

KEUANGAN

BAGIAN SATU: PENGAMPRAHAN HONOR KEGIATAN

PASAL 39Proses pengamprahan honor kegiatan adalah sebagai berikut:

1. PBPP mengusulkan surat pengamprahan kegiatan ke biro

2. PBPP menerima surat perintah kerja (SPK) kegiatan dari personal teknis atau

Ka.Subbag.TU

3. PBPP membuat daftar amprahan honor kegiatan sesuai SPK

4. PBPP mempersiapkan dokumen pengamprahan dan meminta persetujuan dari pimpinan

5. PBPP menginput data amprahan kedalam sistem keuangan (SIMKEU) secara online

6. PBPP mengirimkan berkas amprahan kebagian biro keuangan

7. Setelah selesai diproses, biro keuangan memanggil PBPP untuk pengambilan dana/cek

8. PBPP membagikan honor kegiatan kepada nama yang nama SPK

9. PBPP memerintahkan staf pencacatan akuntansi untuk mencatat pengeluaran dana

kedalam buku akuntansi

BAGIAN DUA: PROSES PENGMPRAHAN HONORIUM OPERATOR KANTOR

PASAL 40Adapun proses pengamprahan honor kegiatan adalah:

1. PBPP menerima SK pegawai kontrak

2. PBPP membuat daftar amprahan honorium bagi pegawai kontrak sesuai SK rektor

3. PBPP mempersiapkan dokumen pengamprahan dan meminta persetujuan pimpinan

4. PBPP menginput data amprahan kedalam (SIMKEU) secara online

5. PBPP mengirimkan berkas amprahan ke bagian biro keuangan

13




6. Setelah selesai, Biro keuangan memanggil PBPP untuk pengambilan dana/cek

7. PBPP membagikan honor kegiatan kepada nama yang ada di SK

8. PBPP memerintahkan staf pencatatan akuntansi untuk mencatat pengeluaran dan kedalam

buku akuntansi

BAGIAN TIGA: PENGENDALIAN PEMBUATAN SPPD

PASAL 41Proses pengendalian pembuatan SPPD adalah:

1. PPUMK menerima surat perintah pembuatan SPPD dari pimpinan

2. PPUMK mengumpulkan dokumen perjalanan untuk pembuatan rincian pengeluaran

selama perajalanan

3. PPUMK mempersiapkan dokumen SPPD untuk pengamprahan dan meminta persetujuan

dari pimpinan

4. PPUMK menginput data pengamprahan SPPD kedalam sistem keuangan (SIMKEU)

secra online

5. PPUMK menginput data pengamprahan SPPD kedalam sistem keuangan (SIMKEU)

secra online

PPUMK mengirimkan berkas dokumen SPPD ke bagian PPK di biro rektor

6. Jika selesai diproses PPK biro untuk memanggil PPUMK untuk penandatanganan dan

pengambilan dana SPPD

7. PPUMK membagikan dana SPPD kepada pimpanan/staf yang melakukan perjalanan

8. PPUMK memerintahkan staf untuk mencatat pengeluaran dana kedalam buku akuntansi

Ditetapkan di : Darussalam, Banda Aceh

Pada Tanggal : 19 Februari 2018

Kepala UPT. Perpustakaan

Universitas Syiah Kuala,

Dr. Taufiq Abdul Gani, S.Kom., M.Eng.,Sc

NIP. 196904101995121001

PERATURAN PERPUSTAKAAN -...

Documents

Transcript of PERATURAN PERPUSTAKAAN -...