peraturan direksi nomor peraturan direksi nomor per. 036/lppnpi/v ...

AirNav Indonesia

Perusn LPPNPI

KANTOR PUSAT :

Gedung AirNav Indonesia

il. Ir. il. luanda TangeranE 15121

Banten - IndonesiaTeleoon : 021-5591500CFax. : 021-55915100

www.airnavindonesia.cc.id

PERATURAN DIREKSI

PERUMLEMBAGAPENYELENGGARAPELAYANANNA\.IGASIPENERBANGAN TNDONESIA

N0MOR : PER. ay. I LP?NPI /y / 7Ol1

TENTANG

PET UNJU K PE LAKSAN{AN SI ST EM ADMINI ST RASI PERICANT ORAN {SAP}

DI LII{GKI.NGAN PERUM LENIBAGA PENYELENGGARA PELAYANAN

}qAVIGASI PENERBANGAN INDONESIA

DIREKSI PERUM LEMBAGA PENYELENGGAR'{' PELAYANAN NAVTGAST

PENERBANGAN INDONESIA

Menimbang : a. bahrva dalain melalisanakan kegiatan adrninistrasi perkantoran

diperlukanpetrinjuktekrisp"luk'u,u*,SisterrAdrninistrasiPerkantoran (SAti sebagai p*do*^" bagi seluruh unit kerja di

lingkungan perum i-embagf penyelenggara Pe1a1,'anan NaYigasi

Penerbangan Indonesia (LPPNFI);

b. bahrva sehubungan dengan hal tesebut di atas" dipandang perlu

ditetapkan peiakJanaan Sitem Administrasi Perkantoran (SAP) , dalam

Peraturan Direksi;

Mengingat : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 teutang

KearsiPan:

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 77 Tahun 2012

tentang Perusahaan u rnum(Perum) Lembaga Peryeleng gara Pelayanan

Navigisi Penerbangan Indonesia (Lerabaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2012 Nornor 176);

3.Keputusanb{enteriBadanUsahaMilikNegaraNourorSK.14:MrU2A13 tanggal 16 Januari 2013 tentang PengangkatanAnggota

De*"an Fenga.var"Lerabaga penyelenggara Pelayanan Navigasi

Penerbangan Indonesia;

4.Kepurusan]v{enteriBadanUsalraMilikNegaraNomorSK.15/MBU/2013 tanggal 16 Januari 2013 tentang Pengangkatan Anggota-

anggota Direksi i.iu* Lembaga penyelenggara Pelayanan Navigasi

Penerbangan Indonesia;

5.KeputusanMenteriBacianUsahalv{ilikNegaraNomorSK.209iMBUl20t3 tanggai 10 April2013 tentang Pengangkatan Anggsta-

anggota De*,an peiri* Lembaga Pengarvas Penvelenggara Pela.vanan

Navi gasi Penerbangan Indonesia:

6. Peraturan Direksi Perum LPPNPI Nomor FER.0O1r'LPPNPIDU2OI3

tanggal 3 oktober ?013 tentang organisasi dan Tata Kerja Perum

LembagaPengarvasPen;,elenggaraPeia,vananNar.igasiPenerbanganIndonesia - Kantor Pusat:

T,PeraruranDireksiPerumLPPNPINomorPER.002/LPPNPID#2013iarrggat 3 oktober 2013 tentang organisasi dan Tara Kerja Perum

Lembaga pengawas penyelenggara Pilayanan Navigasi Penerbangan

Indonesia - r""t"t cuuuttg- lukarta Air Traffic services centre

(JATSC);

8. Perafuran Direksi Perum LPPNPI Nomor PER.003/LPPNPI/X/2013

tanggal 3 Oktober 2013 tentang Organisasi d-ry Tata Kerja Perum

Lembaga Pengawas Fenyelenggara Pelayaaan Nlviglsi Penerbangan

Indonesia - Kantor CaLang Vtut** Air Traffic Services Centre

(MATSC);

g. Peraluran Direksi PeTum LPPNPI Nomor PER'004/LPPNPUK2013

tanggal3oktober2013terrtangorganisasidanTataKer.iaPerumfemLaga Pengau'as Penyelenggara Peiayanan Navigasi Penerbangan

Indoneiia - Kantor Cabang Medan, Palembang, Surabaya, Denpasar

dan BalikPaPan;

10. Peraturan Direksi Perum LPPNPI Nomor PER'005/LPPNPI/X2013

tanggal3oktober2013tentangorganisasidanTataKerjaPerumLembaga Pengawas Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan

Indonesia Kantot bistat< Ambon, Banda 'A.ceh, Bandung'

Banjannasin, Biak, Halim, Jambi, Ktrpang, Lombok' Manado' Padang'

rangtatPinang,,Pekanbaru.Pontianak.Semarang.Solo,TanjungPinang dan YogYakarta;

i1 Peraturan Direksi Perum LPPNPI Nomor PER'.011ILPPNPI/)020i3

tentangPerubahanPeraturanDireksitentangNomorPER.002/LPPNPI,X .2a]l3 tentang organisasi dan Tata Kerja Perum Lembaga

pengax.as Penyelengg*u f.1uy*an Nar,igasi Penerbangan Indonesia

Kanlor Cabang Jakarta Air Traffic Sen ices Centre (JATSC)I

,l2. Peraturan Direksi Perum LPPNPI Nomor PER'O12/ LPPNPII)0'2013

tentang Perubahan Peraturan Direksi tentang Nomor PER.003/

LPPNPIi)U2013 tentang organisasi dan Tata Kerja Perum Lembaga

pengarvas Fenyelenggu* e*1*,u*an Navigasi Penerbangan Indonesia

Kanior Cabang Maliaiar Air Traffic Services Centre (ivtATSC):

13. Peraturan Direksi Perum LPPNPi Nomor PER.OI3/LPPNPIDil2013

tentangPerubahanPeraturanDireksiientangNomorPER.004/LPPNPI,X/2013 tentang organisasi dan Tata Kerja Perum Lembaga

pengar.r'as penyelengguiu f *1uy*an N avigasi Fenerbangan Indonesia

Kantor Cabang *Jtidun, Palernbang, Surabaya' Denpasar dan

Balikpapan;

14. Peraturan Direksi Perum LPPNPI Nomor PER.014/LPPNPI/)#2013

tentangPerubahanPeraturanDireksitentangNomorPER.005ILPPNPI/X n}:l tenrang organisasi dan Tata Kerja Perum Lembaga

pengawas penyelenggaia fela,oanan Na,igasi Penerbangan Indonesia

Kantor Distrii a*6[rr, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin,.Biak,

Halim.Jambi.Kupang'Lombok.Manado.Padang.PangkalPinang,Pekanbaru, Pi:ntianaf, Semarang. So1o, Tanjung Pinang dan

Yogyakarta;

MEMUTUSKA]TI:

Menetapkan:PERATURAIYDIREKSIPERUMPEnTYELENGGARAPELAYANAI{NavrcnslPENERBAFIGAFIIND0IYESIATENTAI\GTTtux.ITmPELAKSANAANSISTEMADMINISTRASITnnxaNToRAI{I}tLINGK[jNGAhIPERUMPE}IYELENGGARAPELAYAFIAFINAyIGASIPEI{ERBANGANINDOFIESIA.

Pasal 1

(1) Petuniuk pelaksanaan Sistem Administasi Perkantoran di Lingkuogan Perum

penyelenggara Pelayanan lvarrigasi Pene,bangan Indonesia (LPPNPI)' sebagaimana

tercantum Aatarn Lampiran Peraturan ini'

Q) Lampfiansebagaimana dimaksud pada ayat(l) merupakan bagran yang tidak terpisahkan

dari Peraturan ini.

Pasal2

petunjuk pelaksanaan sistem Administasi Perkantoran di Lingkuryan Perum Penyelenggara

pelayanan r.{uoig*i P*"rU*g* r"ao""sia-tLPPNPD rybagaimana dimaksud dalam Pasal 1'

berlaku sebagai dasar dan pedoman *"fuft*uf.* Sisti'm Administasi Perkantoran di

Lingkungan p** ply*f""dg*" febyananNavigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI)'

Pasal 3

Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan'

DitetaPkan di : TANGERANGPadaTanggal ; 26 $lgi 20lt{

SALINAN Peraturan ini disampaikan kepada Yth':

L Ketua Dewan Pengawas;

2. Direksi;3. SekretarisPerusahaan;4. Kepala Satuan Pengawasao Internal;

5. KepalaBiro Pengadaan;

6. Para Senior Manager;

7. Para General Manager; dan

8. Para Distrik Manager.

Lampiran Peraturan Direksi Perum LPPNPI

NomorTanggal

: PER.036/LPPNPIfVDAI4: 26 Mei 2014

PETUNJUK PE,LAKSANA

S TSTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN (SAP)

PERUM LEMBAGA PENYELENIGGARA PELAYANAN NAVIGASI PENERBAN GAN

iNDONESIA

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang r ire.ny**pu*aaliadministrasi perkantoran harus terus diupayakan, karena disamping

untuk keseragaman, efesien dalam pelayanan, juga karena kebutuhan penyesuaian

dalam mengintisipasi dinamika organisasi, perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi irrlo.rnaiika dewasa ini serta tuntutan profesionalisme yang makin mencuat

sebagai-prioritas perusahaan dalam meningkatkan citra perusahaan.

Dalam prakteknya Sistern Adrninistrasi Perkantoran (SAP) merupakan sarana untuk

*.r.upui tujuan dengan mempernudah pengambilan keputusan Manajemen dalam

kerangka pelayanan kepada stakeholder.

SAp diperlukan sebagai pedornan kerja bagi seluruh unit organisasi di lingkungan

perum iembaga eenyeterrggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI)

untuk mewujudkan tertib administrasi secara umufil'

Berdasarkan kebutuhan dan dukungan pelaksanaan tugas tersebut di atas, maka SAP

perlu dilakukan penyesuaian kembali dengan tetap melakukan pendekatan secara

iegalitas maupun pertimbangan pemanfaatan Teknologi Informatika bagi dukungan

pelaksanaan sistem administrasi yang handal, cepat dan tepat sasaran.

PengertianSAP"merupakan suatu rllntutan proses kegiatan terpadu yang terdiri dari kegiatan Tata

Tulisan Dinas, Tata Naskah dan Tata Kearsipan dalam rangka menunjang pencapaian

kinerja Perusahaan.

Maksud dan TujuanSAp dibangun dengan rnaksud menciptakan suatu sistem pengelolaan tulisan dinas di

lingkungan Perum Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan

tnd-onesia (LppNpI) sebagai pedoman dan dukungan administratif bagi Pimpinan,

Pejabat dan Staf Pelaksana dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan

tujuan:a. Menyeragamkan dan metnadukan penyelenggaraan kegiatan pengolahan dan

penataan tulisan dinas;

b. Mewujudkan tertib administrasi umum;dan

c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan di lingkungan intem dan ekstem.

1.

6.

Azas Sistem Administrasi Perkantorana. Azas Keamanan

Tulisan Dinas pada dasarnya tefiutup sehingga kerahasiannya tetap terjaga, oleh

karena itu para Pejabat dan Staf yarg t "nattgani

tulisan dinas tidak diizinkan

memberikan inforLasi kepada yang tidak berkepentingan baik secara lisan

maupun tulisan;

b. Azas PemtrakuanTulisan O;nas JiU.rat, dikelola dan ditangani menurut tatacaradan bentuk yang

telah ditetapkan. Dalam petuqiuk teknis, bentuk-bentuk yang sifatn-va umum

dan diserap secara *.ny.l,r*h oleh seluruh lini organisasi. dibakukan dengan

tetap memperhitungkan pengecualian kegiatan yang bersifat khusus yang tidak

mungkin daPat dibakukan;

c. Azas PertanggungiawabanTulisan Dinis" t ilOatnya dapat dipertanggungiawabkan baik isi, format

maupun proses dan prosedu*yi. Pada hakekatnya azas ini mendasari pemikiran

bahwa pemenuhan kaidah format tulisan dinas terkait dengan fungsi dan

kervenangan pejabat yang menandatangani berdasarkan ketentuan yang berlaku

serta bobot informasi yang dikandungn,va;

d. Azas KeterPaduanTata Tulisan Dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan proses

administrasi perkantoran, dengan demikian seluruh kegiatan tata tulisan dinas,

merupakan bagian integral dari tata laksana perkantoran dan tata laksana

pada organisasi Perum Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi

Penerbangan lndonesia (LPPNPI);

e. Azas KecepatanGuna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi,

kegiatan tata tulisan dinas harus dapat diselesaikan tepat rvaktu. Penegasan

t.,itulg tingkat kecepatan pengolahan tulisan dinas dinyatakan dalarn ketepatan

waktu penyelesaian masalah dan penyampaian ke alamat aksi.

Ruang LingkupSAp Lencatup materi yang dititik-beratkan pada aspek dinamis administrasi

perkantoran yaitu :

a. Tata Tulisan dinas;

b. Tata Kearsipan.

SistematikaPedoman SAP terdiri dari 5 (lima) BAB yang rneliputi:BAB IBAB IIBAB IIIBAB IVBAB V

PendahuluanPengertianTata Tulisan DinasTata KearsipanPedoman Umum Staf PirnPinan

BAB II

PENGERTIAN

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah iepulan kegiatan peristiwa atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi infomasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan'

organisasi politik, o"rganislasi kemasyarakatan, dan perseorang* 9{.-* kehidupan

beimasya.akat, berban"gsa dan bemegara, termasuk penataan berkas (filing) yang satu

dengan yang tuln rneruiakan kegiatan-yang beruntun, tuntas dan tidak dapat dipisahkan'

2. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk kepentingan kegiatan

Perusahaan.

3. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang masih digunakan sehari-hari sebagai berkas

kerja.

4. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang sudah menurun frekuensi penggunaannya

sebagai berkas kerja'

5. Arsip statis adalah arsip yang sudah jarang atau tidak digunakan lagi secara langsung

oleh Perusahaan namun masih mempunyai nilai guna di luar Perusahaan.

6. Baju Surat adalah suatu lembaran yang dipergunakan untuk menuangkan arahan,

petlnjuk, saran dan tanggapan atas Dosir oleh seorang pejabat yang ditujukan kepada

pihak terkait dalam suatu organisasi.

7. Daftar pertelaan Arsip adalah daftar yang diperlukan dalam penyusutan arsip berisi

data yang mengidentifikasikan arsip,

8. Direksi adalah olgan Perum yang bertanggung jarvab atas Pengurusan Perum untuk

kepentingan dan tujuan Perum ."rtu *.*akili Perum baik di dalam maupun di luar

pengadilan.

g. Dokumen Bernilai Tinggi (Arsip Vital) adalah arsip yang rnutlak diperlukan untuk

kelangsungan kegi atan Perusahaan'

10. Dosir adalah suatu kegiatan adrninistrasi menyusun dan rnemelihara data dari semua

tulisan dinas yang tidak melalui Takah.

1 1. Diktum adalah bagian dari ketetapan yg mengandung keputusan

lZ. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi

sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan

yang berisi rekomendasi

13. Karyawan adalah pekerja Perusahaan yang pengangkatan dan pemberhentian' hak dan

kewajibannya ditetapkan oleh Direksi berdasarkan perjaniian kerja bersama sesuai

denganperaturanperundangandibidangketenagakerjaan.

14. Kepala Surat adalah tulisan yang tercetak, berisi Nama Perusahaan dan atau alamat

serta data perusahaan lainnYa.

Kop Surat adalah kertas surat dinas yang tertera Kepala Surat dan Logo Perusahaan'

Konsiderans adalah pertimbangan yang menjadi dasar penetapan keputusan, ketetapan

dll.

Lambang dan Logo Perusahaan adalah gambar yang menyatakan tanda Perum

Lembaga-Penyeleng-gara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI) yang

penggunaannya diatur dengan Keputusan Direksi'

Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan atau manfaatnya

bagi kepentingan Pengguna arsiP.

Pejabat adalah Karyawan yang ditunjuk untuk memangku jabatan berdasarkan

Keputusan Direksi.

perusahaan adalah Perum Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan

Indonesia (LppNPI) termasuk unit bisnis di tingkat pusat maupun di tingkat cabang.

Pembuka Takah/Dosir adalah Pejabat yang berwenang menentukan apakah masalah

dari suatu tulisan dinas merupakan perihal baru yang memerlukan proses yang lama dan

berkesinambungan sehingga tulisan dinas harus diklasifikasikan dan di proses dalam

Sistem Takah atau Dosir.

Pengelola Takah adalah Pejabat yang berwenang menangani Takah yang meliputi

-.rr'bu.u. menelaah, menulis keputusan atau tindakan pada lembaran catatan Takah dan

bertanggungjawab atas distribusi. penyirnpanan dan penentuan penutupan Takah;

Pengelola Dosir adalah Pejabat yang berwenang menangani Dosir yang meliputi

*.,ibu.u, menelaah, mencatat dan bertanggungjau'ab atas distribusi dan penyirnpanan;

pola Klasifikasi Masalah adalah suatu daftar yang memllat pengelompokkan arsip atas

dasar permasalahan dan diberi kode pengenal sebagai pedoman penyimpanan;

Risalah adalah laporan hasil atau catatan (notulen) kegiatan dinas;

Sentral Tata Usaha (STU) adalah Unit yang menangani kegiatan ketatausahaan atau

ketatalaksanaan tulisan dinas perusahaan pada kantor Pusat dan Kantor Cabang Perurr

Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI);

Sentral pengelola Takah adalah Unit yang rnenangani pembukaan mulai dari penyiapan

peralatan tlkah, pencatatan Nomor Takah, pengontrolan peredaran Takah dan

Penyimpanan dan pemusnahan Takah;

Sentral pengelola Dosir adalah Unit yang menangani pembukaan rnulai dari penyiapan

peralatan Dosir, pencatatan Nomor Dosir, pengontrolan peredaran Dosir dan

Penyimpanan dan pemusnahan Dosir;

Semtroyan/Tagline/Jargon adalah kalimat pendek yang dipakai sebagai slogan/motto

Penrsahaan.

15.

16.

22.

'i.

17.

18.

19.

20.

?1.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30. Staf pelaksana adalah Karyawan yang mempunyai tugas atau ditunjuk untuk

melaksanakan kegiatan ketatausahaan;

31. Tulisan Dinas adalah semua bentuk tulisan yang berisi keterangan, pendapat, informasi

atau pernyataan yang berkaitan dengan kedinasan;

32. Unit pengolahan adalah unit kerja yang melaksanakan salah satu fungsi di lingkungan

Perusahaan;

BAB III

TATA TT]LISAIY I}INAS

1. Jenis Tulisan Ilinas

a. Peraturan DireksiMerupakan peraturan tertulis yang memuat norma hukum yang mengikat secara

umum dan dibentuk atau ditetapkan oleh Direksi Perum LPPNPI yang

berwenang melalui prosedur yang ditetapkan Direksi Perum LPPNPI

b. KeputusanVferupatcan ketentuan&ebijaksanaan pokok Direksi atau Pejabat lain yang

mendapat kewenangan atau penetapan (Beshicking)'

misal:

:*is##?":ffi11tr5i#:mTcking):Keputusan tentang Kenaikan Kelas Jabatan.

c. InstruksiAdalah tulisan dinas yang memuat hal-hat yang harus dilaksanakan, dikerjakan

dan diperhatikan dalam rangka pelaksanaan peraturan perundangan atau

kebijaksanaan tertentu. Instruksi merupakan perintah dmi -atasan kepada

bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dan tidak terikat oleh waktu,

misal:Instruksi tentang Pengamanan dan Pengendalian Dokumen Perusahaan.

d. Surat PerintahAdalah tglisan dinas yang berisi perintah yang ditujukan kepada seorang atau

beberapa Pejabat/Karyawan untuk melaksanakan sesuatu tugas dan waktu

tertentu.misal : SPR sebagai Pelaksana Tugas Harian suatu Jabatan.

d. EdaranAdalah tulisan dinas bersifat pemberitahuan yang mengikat kepadapejaba#Instaosi baik in6rn atau ekstera sehubungan dengan berlakunya suatu

peraturan/kebij aksanan Perusahaan.

misal : Edaral General Manager LPPNPI Cabang Palembang tentang

Senam Kesegaran Jasmani.

e. PengumumanAdalah tulisan dinas bersifat pemberitahuan yang tidak mengikat kepada

Karyawan atau masyarakat mengenai sesuatu hal berkaitan dengan masalah

yang menyangkut pelaksanan tugas Perusahaan'

misal : Pengumuman tentang Penerimaan Karyawan'

f. Petunjuk PelaksanaanAdalah tulisan dinas yang berisi petunjuk/tata cara secara teknis dalam surtu

masalah tertentu d""S*- maksud mengatur wutan tindakan serta kegiatan

sebagai pedoman untuk menindaklanjuti suatu kebijaksanaan Perusahaan'

misal : Juklak Kenaikan Tarif PJP-

standar Prosedur operasi (standard operating procedurelso?)

Adalah tglisan dinas y^ang berisi alur kerj4 pefiInjuk, tata cara teknis pada unit

kerja tertentr:, dengan m-aksud untuk mengatur mekanisme pekerjaan sebagai

petunjuk pelaksanaan dan pedoman kerja.

misal : Sistem Administrasi Perkantoran.

Surat DinasAdalah tglisan dinas yaog berupa berita tertulis yang dibuat oleh:

1) Direksi kepada Instansi./Perusahaan lain, atau;

2) Kantor Pusat kepada Kantor Cabang, atau sebaliknya, atau;

3) Kantor Cabang kepada Kantor Cabang lain,atau;

4) General M;"g". atat Pejabat yang berwenang kepada

Instansi/?erus ahaan Lain,dengan maksud menyampaikan pemberitahuan, pemyataan, perumusan,

penfupat atau keterangan tentang kedinasan yang dibuat dengan segala-ro*tJit *, baik cara penulisan, pengiriman dan penerimaannya.

misal : - Surat Direksi kepada Menteri Perhubungan;

- surat General Manager JATSC kepada General Manager

Palembang.

Nota DinasAdalah tulisan dinas yang htkan merupakan surat dinas, dipergunakan sebagai

sarana komunikasi antar Pejabat dalam satu lingkungan kerja tertentu.

misal : - Nota Dinas Senior Managerlsetingkat kepada Direksi;

- Nota Dinas ATS Ops. Senior Manager kepada Adm' &General Affairs Senior Manager;

- Nota Dinas Manager/setingkat kepada Senior

Manager/setingkat.

Surat KuasaAdalah tulisan dinas yang berisi pelimpahan wewenang dari pejabat yang

berwenang kepada pihak lain di lingkungan intem/ekstern'

Lembar DisposisiAdalah tulisan/catatan yang ditujukan kepada Atasan atau Bawahan atau

Pejabat setara, yang berisi tindak lanjut atas suatu tulisan dinas yang menjadi

kewajiban toguroya yang menjadi bagian dan tidak terpisahkan dari nomor dan

tanggal surat pada agenda.misal : bisposisi ATS Ops. Senior Manager atas Nota Dinas Adm. &

General Affairs Senior Manager tentang perrnintaan fasilitas rapat.

h.

j.

r.

Surat PerjanjianAda1ah tulisan dinas yang berisi persetujuan dan kesepakatan antara Perusahaan

dengan pihak lain, bersifat mengikat sebagaimana diatur dalam peraturan

perundang-undangan.misal : - Surat Perjanjian Pemborongan Pekerjaan;

- Kontrak Sewa Ruangan;- Surat Perjanjian Kerja Sama-

Nota Kesepahaman BersamaAdalah tglisan dinas yang berisi kesepahaman bersama antara Perusahaan

dengan pihak lain.

Risalah RapatAdalah tulisan dinas yang berisi resume dan kesimpulan dari suatu rapat yang

disahkan oleh pimpinan raPat.

misal : Risalah RaPat Koordinasi.

LaporanAdalah tglisan dinas yang merupakan tindak lanjut dari suatu Instuksi atauperintah, sebagai hasil pelaksanffur tugas yang telah selesai dilaksanakan oleh

bawahan kepada atasan.

misal : Laporan Mengikuti Diklat SAP.

UndanganAdalah tulisan dinas yang berisi permintaan kehadiran seseoranglkelompok

orang untuk menghadiri acarapadawaktu dan tempat yang telah ditentukan.

misal : Undangan Rapat Pembahasan SAP.

Surat PengantarAdalah tulisan dinas yang digtrnakan untuk menyampaikan suratl barang

sebagaimana yang tertera dalam Surat Pengantar.

misal : Surat Pengantar Penyampaian Buku SAP.

Surat KeteranganAdatah tulisan diras yang berisi keterangan dari Instansi/Badan/Perorangan/

Karyawan dalam rangka memenuhi persyaratan tertentu.

misal : Surat Keterangan Pengalaman Bekerja-

PiagamAdJah mlisan dinas yang dikelumkan oleh Perusahaan sebagai

penghargaan/pengabdian atas prestasilkegiatan.

misal : Piagam Perhargaan Panitia Bakti sosial Perusahaan.

SertifikatAdalah tulisan dinas yang dikeluarkan oleh Perusahaan sebagai tanda

kepesertaan dalam suafir kegiatan pelatihan-

misal : Sertifikat Pelatihan Kearsipan.

v.

w.

Berita AcaraAdalah tulisan dinas yang menyatakan bukti adanya suatu kegiatan yang sah

dan dinyatakan dengan penandatanganan oleh parapihak yang terkait.

misal : Berita Acara serah Terima Kendaraan operasional.

Lembar LamPiran Tulisan DinasAdalah tulisardinas yaog merupakan lampiran dari ttrlisan induknya'

misal : Lampiran Keputusan Direksi'

Tanda TerimaAdalah tulisan dinas dalam bentuk formulir yang digunakan sebagai tanda bukti

tertulis atas penyampaian sesuatu kepada pihak lain'misal : Tanda Terima Pengiriman Surat Dinas'

Tulisan Dinas KhususAdalah tulisan dinas yang digunakan untuk saratra keperluan k&usus yang

formatnya tidak mengikuti kaidah yang diatur dalam sAP ini.

misal : Surat Dinas Berbahasa Inggns, Press Release'

Tata Cara Penulisan Tulisan DinasUraian Susunan Penulisan Tulisan DinasSetiap jenis tulisan dinas berbeda-beda fomrat menurut kepentingan dan

kebuLhannya. Tata cara penulisan menurut jenis tulisan dinas diatur sebagai

berikut:1) Peraturan Direksi

Tata cara penulisan penulisan Peraturan diatur dengan Peraturan

Direksi,

2) Keputusan DireksiT ata carupenulisan Keputusan diatur dengan Peraturan Direksi,

3) Petunjuk PelaksanaanTata cara Penulisan, terdiri dari :

a) KePala Surat terdiri dari :

(1) KoP surat;

Q Tulisan "petunjuk pelaksanaan" (huruf kapital);

(3i Nomor Juklak diketik dibawah tulisan petunjuk

pelaksanaan;(4) Tulisan "tentang dan" fiudul juklak)'

b) Pendahuluan, meliputi unsur-unsur :

(1) Maksud dantujuan;

@ Pengertian;(3) Dasarhukum;(4) Sistematika.

c) Isi petur{uk pelaksanaan berisi langkah-langkah sesuai

sistematikasebagaitindaklanjutkeputusanPimpinan.

d) Penutup, terdiri dari :

(1) Tempatdikeluarkan;(?) Tanggal, bulan dan tahun dikeluarkan;(3) Nama jabatan (huruf kaPital);(4) Tanda tangan;(5) Nama terang penandatangan (huruf kapital);(6) Stempel dinas;(7) Petunjuk untuk penyampaian (tembusan);

(8) Huruf inisial penanggungjawab konsep, pelaksana

tik, nama file.Contoh : WSVshell....... (nama file)WSI : Inisial penanggungjawab konsep;

shel : Inisial Pelaksana tik.

InstruksiTata cara penulisan, terdiri dari :

a) Kop surat;

b) Diawali tulisan dan nomor instruksi;(1) Tulisan instruksi pimpinan unit organisasi

yang berwenang (huruf kapital) terletakditengah-tengah;

(2) Nomor instruksi ditulis dibawah tulisan instruksi;

(3) Tulisan "tentang" (huruf kapital) dan hal yang

di instruksikan.

Konsideran didahului dengan tulisan :

(1) Membaca(2) Menimbang

(apabila diperlukan);Diuraikan mengenai alasan

pertimbangan instruksi

(3) Mengingat

merupakan pengungkaPan

fakta -fakta secara singkat;Diuraikan mengenai Peraturanperundang-undangan Yangbersangkutan dan atau Yangmenjadi dasar pembentukaninstruksi;(apabila diperlukan).(4) Memperhatikan

Diktum, diawali :

4)

c)

d)(1) Tulisan"menginstruksikan"(hurufkapital);(2) Kepada siapa instruksi ditujukan;(3) Isi dan maksud instruksi diikuti dan diawali dengan kata

"PERTAMA", "KEDIJA" dan seterusnya.

s)

e) Penutup terdiri dari :

(1) Tempat ditetaPkan;

{2) Tanggal, bulan, dan tahun dikeluarkan;(3) Namajabatan (huruf kaPital);(4) Tandatangan;(5) Nama terang penanda tangan (huruf kapital);

(6) StemPel dinas;(7) Petunjuk untukpenyampaian (tembusan);

-

isi Uuruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana

tik, nama file.Contoh : WSVsheU....." (namafile)

WSI : Inisial penanggungfawab konsep;

shel : Inisial Pelaksana tik'

Surat PerintahTata cara penulisan, terdiri dari :

a) Kop surat;

b) Kepala surat diawali :

(1i Tulisan surat perintah pelaksanaan tugas (huruf kapital);

iZi Nomor surat perintah tugas dit,lis di bawah t*lisanSURAT PERINTAH;

(3) Tulisan "pimpinan unit organisasi yang berwenang"

(huruf kapital) terletak ditengah-tengah'

c) Konsideran, didahului dengan tulisan :

(1) Dasar : Diuraikan peraturan per-undang-

undangan Yang menjadi dasar dike-luarkannya surat perintah tersebut;

{2) Pertimbangan: Diuraikan tentangmaksud dantujuanpenugasan tersebut dilihat dari

kePentingan tugas.

d) Diktum, diawali dengan tulisan "diperintahkan" (huruf kapital),

kepada siapa ditujukan dan isi perintah.

e) PenutuP terdiri dari :

(l) Tempat ditetaPkan;

@ Tanggal, bulan, dantahun dikeluarkan;

(3) Namajabatan (huruf kaPital);(4) Tanda tangan;(5) Namapejabat penanda tangan (hurufkapital);(6) Stempel dinas;(7) Penunjukan tembusan, jika dianggap pefu;(g) Huruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana

tik, nama file.Contoh : WSVsheV..-.." (nama file)WSI : Inisial penanggungiawab konsep;


7)

6) EdaranTata cara penulisan, terdiri dari :

a) Kepala surat terdiri dari :

( 1) KoP surat;(2) Nama edaran;

(3) Nomor;(4) Perihal.

b) lsi surat terdiri dari :

(1) Pendahuluan;(2) Uraian/maksud;(3) Kalirnat PenutuP'

c) PenutuP terdiri dari :

(1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya:(2) Stempel dinas;(3) Penunjukan tembusan. jika dianggap perlu;

(4) Huruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana

tik. narna fi1e.

Contoh : WSl/shell ... .... (nama tl1e)

WSI : Inisial penanggungjawab konsep;


PengumumanTata cara penulisan, terdiri dari :


(l) Kop surat;(2) Tulisan "Pengumuman";(3) Nomor;(4) Tulisan "tentang" dan hal yang akan diurnurnkan'

b) Isi surat terdiri dari :

(l) Pendahuluan;(2) Uraian/maksud;(3) Kalirnat Penutup.


(1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya:

(2) Namajabatan (huruf kapital):(3) Huruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana

tik, nama file.Contoh : WSIishell.....'.(namafile)WSI : Inisial penanggungiawab konsep;


8) Surat DinasTata carapenulisan, terdiri dari :


(1) Kop surat dinas;(2) Nomor surat;(3) Lampiran, jika ada;

(4) Perihal;(5) Klasifikasi (terbatas, rahasia), jika ada;

(6) Tanggal, bulan dan tahun;(7) Alamat aksi.


(1) Pendahuluan;(2) Uraian/maksud;(3) Kalimat penutuP.

c) Penutup terdiri dari :

(1) Nama jabatan (huruf kaPital);

(2) Tanda tangan;(3) Nama pejabat penandatangan (huruf kapital);(4) Stempel dinas;(5) Penunjukan tembusan, jika dianggap perlu;(6) Huruf inisial penanggungjarvab konsep' pelaksana

tik, nama file.Contoh : WSlishell .. . .. '. (nama file)WSI : Inisial penanggungjawab konsep;


d) Format Pengetikan :

(1) Penyediaan spasi kosong ( 4 spasi );(2) Page setuP Format :

(a) Margin Top(b) Margin Bottom(c) Margin Left(d) Margin Right

1,5" (3,80 crn)0,9" (2,30 cm)0.9" (2"30 cm)0,9" (2,30 crn)

e)

(3) Apabila terdapat penjabaran pokok permasalahan dalam

isi surat dapat diberi nomor urut misal '. 1.,2., a', b., dst.;

(4) Nama penandatangan surat tidak mernakai garis bawah'

Nota DinasTatacarapenulisan, terdiri dari :


(l) Kop Nota Dinas:(2) Nornor surat;(3) Perihal;(4) Klasifikasi (terbatas, rahasia), jika ada;

(5) Tanggal, bulan dan tahun;(6) Alamat aksi.

b)

c)

Isi surat terdiri dari :

(1) Pendahuluan;(2) Uraian/maksud;(3) Kalimat penlrtup.

Penutup terdiri dari :

(1) Nama jabatan (huruf kaPital):(2) Tanda tangan;(3) Nama pejabat penandatangan (hurufkapital);(4) Penunjukan tembusan, jika dianggap perlu;(5) Huruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana

tik. nama file.Contohwstshel

: WSVshell... .... (nama file): Inisial penanggungiawab konseP;

: Inisial pelaksana tik.

10)

11)

Lembar DisposisiTata carapenulisan, terdiri dari :

a) Blanko disposisi nkuran '/z folio;b) Tulisan "kepada Yth dan alamat aksi":c) Isi disposisi/catatan:d) Tempat, tanggal, bulan dan tahun;

e) Jabatan;t) Nama dan tanda tangan pejabat pernbuat disposisi'

Surat Perj anjian/Kontraka) Kepala surat terdiri dari :

(1) Nomor kontrak:(2) Hari, tanggal, bulan dan tahun kontrak ditandatangani:

(3) Narna, jabatan dan alamat yang menandatangani kontrak.

b) Isi Perjanjian/Kontrak :

Sesuai dengan petmasalahan

dikontrakkan yang mengikatkedua belah Pihak.


( I ) Pihak-pihak yang menandatangani kontrak;(2) Narna jabatan;

(3) Tandatangan;(4) Nama pejabat penandatangan (huruf kapital);(5) Stempel dinas;(6) Huruf inisial penanggungjawab konsep, pelaksana

tik. nama file.Contoh : WSlishell ....... (narna frle)

WSf : Inisial penanggungjawab konsep;

shel : lnisial Pelaksana tik.

d) Format Surat Perjanjian disesuaikan dengan keperluan dan

diatur oleh unit kerja terkait.

yang diperjanjikan ata,u

dan merupakan kesePakatan

c)

t2) Risalah RaPatTata cara penulisan, terdiri dari :

a) Kepala Risalah rapat terdiri dari :

(1) Judul Risalah;(2) Hari. tanggal, jam dan tempat rapat;

(3) Pokokbahasan:(4) PimPinan RaPat;

(5) Peserta rapat.

b) Isi risalah rapal terdiri dari :

Hasil pembahasan, kesimpulan, keputusan rapat'

c) Penutup terdiri dari :

(1) Nama (huruf kapital) dan tanda tangan Notulis;

(2)Nama(hunrfkapital)dantandatanganPimpinanrapat.

13) LaporanTata cara penulisan, terdiri dari :

a) Judul LaPoran:

b) Pendahuluan/ulnurl, rneliputi :

(l) Latar belakang;(2) Maksud dan tujuan;(3) Waktu Pelaksanaan;(4) Sistematika laPoran.

c) Isi Laporan, tnemuat unsur antara lain :

(1) Data dan faktor aktual;(2) Analisis;(3) Unsur alternatif Pemecahan'

d) Penutup, rrernuat unsur antara lain :

(1) KesimPulan dan saran;

(2) TemPat, tanggal, bulan dan tahun;

(3)Penanggtrngiawablaporan(tandatangandannallapenandatangan ditulis dengan huruf kapital dan digaris

bawahi).

t4) f.lndangana) KePala surat terdiri dari :

(l) KoP surat dinas aPabila

PerusahaarVorgani s asi ;

undangan untuk instansi diluar

(2) Kop nota dinas apabila undangan untuk intern

organisasi:(3) Nomor surat;(4) Lampiran, jika ada;

(5) Perihal undangan;(6) Tanggal, bulan dan tahun:(7) Alamat aksi.

b)

c)

Isi undangan terdiri dari :

(t) Maksud dan tujuan undangan;

(:2) Hari, tanggal, bulan dan tahun;

(3) Waktu (am undangan);(4) Tempat:

iti t'impinan rapat fiika undangan adalah undangan rapat);

(6) Acara.


(1) Nama jabatan (huruf kapital);(2) Tanda tangan:(3) Nama penandatangan (huruf kapital);

ioi Sternpel dinas (untuk undangan intem tidak perlu di

stemPel);(5) Tembusan;

iOl Huruf inisial penanggungiawab konsep. pelaksana

tik, narna file.Contoh : WSI/shel/"""' (narnafile)

WSI : Inisial penanggungiawab konsep;


Catatan:Ipu6i-lu-""dangan adalah undangan menghadiri suatu resepsi atau acara

khusus, maka disudut kiri bawah diberi catatan :

(1) Pakaian yang dikenakan;(2) Pencantumur, "RSVP" diseftai nomor telepon unit/nama staf

yang ditunjuk, untuk kontlrmasi.

Surat PengantarTata cara penulisan, terdiri dari :


(1) KoP surat dinas;

{2) Ternpat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun;

(3) Alamat aksi.


(1) Nomor urut;(2) Uraian:(3) Jurnlah;(4)Keteranganyangdisarnpaikanbersamasuratpengantar.



(2) Nama penandatangan (huruf kapital);(3) Tanggal, tanda tangan, nama jelas penerima'

1s)

16) Surat KeteranganTatacarapenulisan, terdiri dari :


(l) Kop surat dinas;(2) Nama, jabatan pemberi keterangau;

(3) Nama, jabatan, instansi yang diberi keterarrgan'

b) Isi surat keterangan.

c) PenutuP :

(1) Ternpatketerangandikeluarkan:(2) Tanggal, bulan, dan tahun dikeluarkan:(3) Nama jabatan (huruf kaPital):(4) Tanda tangan;(5) Nama pejabat penanda tangan (huruf kapital);

(6) Sternpel dinas.

Piagama) Kepala surat terdiri dari :

(1) Kop surat dinas/kertas khusus;(2) Nama jabatan Pemberi Piagam;(3) Narra/jabatan/badanyang diberipenghargaan'

b) Alasan diberikan Piagam;

c) Penutup:(1) Tetnpat, tanggal, bulan dan tahun dikeluarkan;


(3) Tanda tangan;(4) Nama pejabat penanda tangan (huruf kapital);(5) Stempel dinas.

Sertifikata) Kepala surat terdiri dari :

(1) Kop surat dinaslkertas khusus;

(2) Nama jabatan pemberi sertiflkat:(3) Nama/jabatan/lembagayang diberikanSertifikat'

b) Alasan diberikan Sertifikat;

c) Penutup:(1) Tempat, tanggal. bulan dan tahun dikeluarkan;

(2) Nama jabatan (huruf kaPital);(3) Tanda tangan;(4) Nama pejabat penanda tangan (huruf kapital);(5) Stempel dinas.

17)

18)

19) Berita Acaraa) KePala surat terdiri dari :

(1) Judul beritaacara.l(2)Hari,tanggal.bulandantahunkontrakditandatangani'

b) Isi berita acara :

Berisi ha1-ha1 yang perlLr dinyatakan melalui berita acara yang

dibuat sesuai keadaan sebenarnya pada waktu ditandatanganinya

berita acara.


(1)Pihak-pihakyangmenandatanganikontrak(pembuatberita acara" pihak terkait dan pejabat yang

mengetahui/rnen1 et uj ui berita acara):

(2) Nama jabatan;

(3) Tandatangan;(4) Nama penandatangan (huruf kapital):(5) StemPel dinas;

(6) Huruf inisial penanggungjawab konsep, pelaksana

tik. nama file.Contoh : WSIisheU....'..(narnafile)Wil : Inisial penanggungiawab konsep;


20) Lembar Lampiran Tulisan Dinasa) KePala surat terdiri dari :

(1) Tulisan di sebelah kanan atas :

Larnpiran Surat Direktur Utama

Tanggal :

(2) Judul Lampiran jika ada, dan jikaiumlah halaman lebih

dari satu diberikan nomor halaman:

b) Isi lzunpiran :

Berisi hal-hal yang menjadi bahan lampiran tulisan dinas

induknya atau merupakan lanjutan dari halaman sebelumnya;

c) Penutup:1) Apabila lampiran adalah lanjutan dari halaman

sebelumnl'a, rnaka penutup mengikuti ketentuan penutup

tulisan dinas Yang bersangkutan:

2) Apabila lampiran memiliki judul, maka penutup

berisikan :

(a) TemPat, tanggal, bulan, tahun;(b) Nama jabatan (huruf kaPital);(c) Tanda tangan:

Nama pejabat penanda tangan (huruf kapital);

Stempel dinas;Huruf inisial penanggungjawab konsep,

pelaksana tik, narna file.Contoh : WSI/shel I ....... (nama file)WSIshel

2l) Tanda TerimaTata cara Penulisan, terdiri dari

a) KePala surat terdiri dari

Inisial penanggungj awab konseP ;

Inisial pelaksana tik,

(1) Kop surat dinas;

tZl Tempat keduclukan. tanggal, bulan dan tahun;

(3) Alamat aksi.

b) lsi surat terdiri dari :

(1) Nomor urut;(2) Uraian:(3) Jumlah;(4) Keteranganyangditandaterimakan'


(1) Nama dan Jabatan yang menyerahkan;

(2) Tanggal, tanda tangan dan nama jelas penerirna'

22) Tulisan Dinas KhususTata cara penulisan tidak distandarkan karena dapat mengikuti kondisi

,-ang dikandung dalam tulisan dinas'

Cara Penggunaan Nomenklatur Jabatana. Nomenklatur Jabatan dalam Bahasa Indonesia;

Nomenklatur Jabatan dalam Bahasa Indonesia digunakan dalam surat menYurat

yang bersifat formal dan ditujukan kepada Instansi Pemerintah dan Lembaga-

Lernbaga Negara lainnYa;

b. Nomenklatur Jatratan dalam Bahasa Inggris'Nomenklatu Jabatan dalam Bahasa lnggris digunakan dalam surat menyurat

fbrmal internal Perusahaan, surat clalam bahasa Inggris dan surat-surat bisnis

yang ditujukan kepada Mitra Usaha dan Instansi Swasta lairurya.

Cara Penggunaan Amplop Surat Dinas

a. AmploP Surat Formalamplop Surat Fonnal dipergunakan dalam pengiriman surat yang bersif-at

formal-yang ditujukan kepada Instansi Pemerintah dan Lembaga-Lernbaga

Negara lainnYa;

(d)(e)(0

3.

b. AmPloP Surat Bisnisempfop Surat Bisnis dipergunakan dalarn pengiriman surat-surat bisnis yang

ditujukan kepada Mitra usaha dan Instansi Swasta lainnya.

Desain dan warna Amplop Surat Bisnis disesuaikan dengan kebutuhan'

dirancang oleh unit terk;it dan diadakan secara fungsional oleh Unit ST di

Kantor Pusat.

Cara Menyusun dan Mengetik Tulisan Dinas

a. Keientuan Menyusun dan Mengetik Tulisan Dinaspenyusunan dan"perrgetikan Tuliian Dinas harus rnengikuti ketentuan sebagai

berikut:1) Penggunaan Bahasa Dalam Tulisan Dinas

a)MenggunakanBahasalndonesiayangbaik.danbenar,sebagaimana yang ditentukan dalam Ejaan Yang

Disempurnakan (EYD);b) pengungkapan materi jelas, lugas, tuntas dan tidak bertele-tele;

c)Sedapatmungkinpenggunaanistilahasinghendakn-vadihindarkan dan pergunakan istilah yang telah baku dalarn

Bahasa Indonesia;d) Tulisan Dinas yang ditujukan kepada :

(1) Perwakilan Negara Asing atau organisasi International

yang berkedudukan di Indonesia harus mempergunakan

bahasa Indonesia;(2) Negara Asing atau Organisasi Internasional ,vang

berkedudukan di luar negeri mempergunakan hahasa

yang diakui secara Internasional'

2) Pemakaian Tanda Titik, Titik Dua dan Titik Koma

a) Tanda titik (.) digunakan sebagai tanda bahrva kalimat telah

berakhir atau selesai, ataupun digunakan menutup angka yang

digunakan sebagai nomor urut isi surat:

b) peiifrd surat, walaupun merupakan kalimat tidak perlu diakhiri

atau ditutup dengan tanda titik;c) Tanda titik dua (:) dipakai untuk rnenggambarkan/mem-

perhatikan permulaan dari suatu daftar atau perumpamaan.

seperti "Lampiran :" atau "Misal :";d) Cara menuliskan atau menempatkan tanda titik adalah dituliskan

setelah huruf terakhir dari kalimat tanpa spasi, misal :

....... ke kantor.;

e) Tanda titik koma (;) digunakan sebagai tanda penutup kalimat-

kalimat pada setiap Subpasal Tulisan Dinas dan tanda penutup

pada alarnat tembusan yang penempatannya setelah huruf

terakhir tanpa sPasi"

3) Pemakaian Huruf dan Warna Tulisana) Jenis huruf bukan huruf miring atau huruf tulis tapi huruf yang

tegas/tegak;b) uk,ra., h.,ruf menggunakan ukuran yang dapat terbaca jelas;

c) Tulisan berwarna hitam'

1) Pemakaian Huruf Besara) Dalam kelompok tanda tangan. seluruhnya dengan huruf besar:

b) Dalam membuat kepala/judul karangan, referensi,

larnpiran;c) padi huruf pertama dari kata-kata yang penting, misal "Panitia

Hari Besar Nasional":d) pada huruf perrama dari kata-kata suatu Kepala Pasal dan Kepala

Sub Pasal:

e) untuk rnenunjukan singkatan, atau akronim misal DATIN,POLRI. IUPR, DPR dan sebagainYa.

5) Pemakaian Garis Bawaha) Pada kata-kata yang perlu mendapat penekanan;

b) Pada tulisan "Tetnbusan" dalam tulisan dinas'

6) Nomor Halamana) Tulisan dinas yang terdiri lebih dari satu halarnan, rnulai dari

halaman kedua dan seterusnya harus diberi nomor halaman,

sedangkan halaman pertama tidak perlu diberi flomor halaman;

b) Bila tulisan dinas yang mempunyai beberapa lernbar lampiran,

nomor halaman lampiran harus terpisah dari nomor halaman

tulisan dinas induk:c) Semua jenis tulisan dinas yang mempunyai halaman lebih dari

satu, maka tiap lembal kecuali lembar yang ditanda-tangani

harus di Paraf;d) Nomor halaman ditulis di tengah atas.

7) Kata Penyamtrung (footnote)a) Tulisan dinis yang terdiri lebih dari satu halaman, tiga kait dari

baris terakhir teks pada akhir halaman sebelah kanan harus diberipenghubung kata pertama halaman selanjutnya,

Contoh:

b) Tulisan dinas bentuk makalah yang terdiri dari lebih 5 halaman

tidak diperlukan kata penyambung kecuali apabila dibutuhkan.

Pengetikan Tulisan Dinas1) Kepala tengah-

Diketik dengan huruf kapital, di tengah ruang dan untuk pernberian

nomor diletakkan dibawah kepala tengah;

2) Kepala samping- Diketik dari sebelah kiri dan setiap awal kata dipergunakan hurufkapital;

3) Kepala pasal' Diketik pada baris yang sama dengan nomor pasal, huruf kapital dipakai

setiap awal kata;

4) Kepala sub pasalDiketik pada baris yang sama dengan nomor sub pasal, huruf kapital

dipakai untuk permulaan kata-kata yang penting dan diberi penekanan

,vang dapat membedakan dengan huruf yang lain.

Pengetikan tulisan dinas untuk kepala tengah, kepala samping, kepala pasal dan

kepala sub pasal dapat "ditebatkan" dan semua pengetikan judul tersebut tanpa

diakhiri tanda titik.

Pengetikan Nomorl) Pasal

Dipergunakan angka dan tanda titik.Contoh :1. ,2.,3. dan seterusnya;

2) SutrpasalDipergunakan huruf kecil dan tanda titik.Contoh : a. , b. , c. dan seterusnYa;

3) Sub- subpasalDipergunakan angka diikuti kurung tutup dan tanpa tanda titik,Contoh :1)" 2), 3) dan seterusnya;

4) Sutt-sub-subpasalDipergunakan huruf kecil diikuti kurung tutup dan tanpa

tanda titik.Contoh : a), b), c) dan seterusnYa;

5) Sutr-sub-sub-subpasalDipergunakan angka dalarn kurung dan tanpa tanda titik.Contoh : (1) . (2) , (3) dan seterusnya:

6) Sub-sutr-sutr-sub-subpasalDipergunakan huruf kecil dalarn kurung dan tanpa tanda titik,Contoh : (a) , (b) . (c) dan seterusnya:

7) Sub-sub-sutr-sub-sub-subpasalDipergunakan angka romawi kecil dalam kurung dan tanpa tanda titik,Contoh : (i) , (ii) , (iii) , (iv) dan seterusn-Ya.

Penggunaan Spasi Horizontalfer[[unaan spasi horizontal pada tulisan dinas dengan menggunakan rnedia

komputer, diatur sebagai berikut :

1) PasalNornor angka pasal diletakan pada ruang tepi sebelah kiri dan diakhiridengan tanda titik.Huruf pertama teks dirnulai pada 0,5" (0,5 inchi), diar.vali dengan hurufbesar, huruf pertalna baris kedua diletakkan sejajar dibar,vah humfpertama teks baris atasnya, huruf terakhir diakhiri dengan titik korna;

2) SubpasalNomor huruf subpasal diletakkan sejajar dibawah huruf pertama teks

pada subpasal dan ditutup dengan tanda titik'-Huruf

pel'tama teks dimulai dari 1"" diarn'ali dengan huruf besar, huruf

p"rtu*u baris kedua diletaklian sejajar dibawah huruf pertama teks baris

itutryu" huruf terakhir diakhiri dengan titik korna:

3) Sub-subPasalNomor angka sub-subpasal diletakkan sejajar di baw'ah huruf pertama

teks pada sub-subpasal dan di akhiri dengan kurung tutup'

Hurulpertamu t"k, dimulai dari 1,5". diawali dengan huruf besar, huruf

pertama baris kedua diletakkan sejajar dibawah huruf pertamateks baris

itutnyu, huruf terakhir diakhiri dengan titik koma;

4) Sub-sub-subPasalNomor huruf sub-sub-subpasal di letakkan sejajar di bawah huruf

pertama teks pada sub-subpasal dan diakhiri dengan kurung tutup'

Huruf pertama teks dimulai dari 2", diawali dengan huruf besar, huruf

p..tu*u baris kedua diletakkan sejajar dibawah huruf pertama teks baris

ututttyu, huruf terakhir diakhiri dengan titik koma:

dan untuk Sub-sub berikutnya rnemakai atufan yang sama.

Penggunaan Spasi Vertikal1) Satu Spasi

a) Antara baris yang satu dengan baris yang lairulya ada Kelompok

Alarnat Aksi;b) Antara Kepala Tengah dan Kepala Tengah lainnya;

c) Antara Kepala Tengah dan Garis batas Tengah Teks;

d) Antara Gaiis Batas Kelompok Penetapan (pada Keputusan/Surat

Keputusan) dengan Nama Pej abat Penandatangan'

e) Jarak antar "Kepada" dengan Alamat Aksi:

2) Dua Spasia) Antara "Perihal" dengan "Kepada"

b) Antara Kepala Samping dengan Teks berikutnya;

c) Antara Kelompok Pasal dengan Pasal berikutnya:

d) Antara Pasal dengan SubPasal;

e) Antara Subpasal dengan Sub-subPasal:

fl Antara Sub-subpasal dengan Sub-sub-subpasal dan seterusnya;

g)AntalaTernpatdanTanggaldenganNamaPejabatPenandatangan (Pada Nota Dinas);

h) Antara baris terakhir dengan kata penyambung (footnote).

3) Tiga Spasia) Antara Nomor halaman dan tepi kertas;

b) Antara Nama Instansi dan tepi atas kertas;

c) Antara Nomor halaman dan teks di bau'ahnya;

d) Antara Baris terakhir dengan Kepala samping:

e) Antara Baris terakhir dengan Kepala tengah baru;

f) Antara kata penyarnbung (footnote) dan tepi barvah kertas:

6.

4) Empat SpasiAntara batas akhir alamat aksi dengan isi surat.

Kewenangan Penandatanganan Tulisan Dinasa. Penandatanganan

Pada dasarnya yang berhak menandatangani Tulisan Dinas yang keluar dari

Perusahaan adalah Direksi untuk Kantor Pusat dan General Manager untukKantor Cabang.Untuk kelancaran pelaksanaan tugas, wewenang penandatanganan dapat

didelegasikan kepada :

1) Pejabat satu tingkat di bawah Direksi untuk Kantor Pusat;

2) Pejabat satu tingkat di bawah General Manager/Distrik Manager.

b. Kewenangan PenandatangananKewenangan penandatanganan surat keluar dimaksud, dengan ketentuan

sebagai berikut :

1) Bukan merupakan suatu kebiiaksanaan pokok yang rnenjadi u'ewenang

Direksi atau General Manager/Distrik Manager;2) Merupakan surat rutin yang memang meniadi tugas dan tanggung jawab

Pejabat yang bersangkutan;3) Tidak menimbulkan konsekwensi hukurn maupun keuangan yang

merugikan Perusahaan;4) Ditujukan kepada Pejabat Instansi/Lernbaga Pemerintah yang

mempunyai jabatan yang setara atau lebih rendah dari penandatangan

surat:5) Ker,venangan penandatanganan Tulisan Dinas dalam ketentuan ini,

berlaku pula untuk Tulisan Dinas rahasia;

6) Kewenangan penandatanganan tulisan dinas sesuai dengan kervenangan

masing-masing Pej abat.

c. Pemberian ParafTulisan dinas ,vang karena prosesnya dilaksanakan oleh Pejabat yang

bertanggungfawab, rnaka Pe-iabat tersebut harus rnemberikan paraf, diatursebagai berikut :

1) Paraf dibubuhkan disebelah kiri dan sejajar nama jabatan Peiabat

penandatangan;2) Naskah tulisan dinas yang dibubuhi paraf tidak dikirirn keluar unit

kerja dan berfungsi sebagai arsip.

Penomoran Tulisan Dinas, kecuali Peraturan dan Keputusana. Penomoran Surat Dinas dan Nota Dinas

I ) Penomoran surat dinas :

Surat dinas yang telah ditandatangani, penomoran dilakukansecara sentralisasi pada unit Tata Usaha.

Contoh:uND.22. 02/00/LPPN Prl 03 I 201 3 I 0 1

T]ND22.02.1

0003

LPPNPI201301

DU0001

002013

Jenis Tulisan DinasKode Klasifikasi Masalah (pengadaan)

Kode Lokasi/UnitBulan BerjalanKode PerusahaanTahun berjalan (thn. 20 I 3)

Nomor Urut Dosir

2) Penomoran Nota Dinas :

Nota dinas yang telah ditandatangani, penolroran dilakukan oleh

unit yang bersangkutan.Contoh:DU.0001/0012013

Kode JabatanNomor UrutKode LokasiTahun berialan (thn. 2013)

3) Penomoran Tulisan Dinas lainnYapenomoran Tulisan Dinas yang bukan Surat Dinas,Nota Dinas

mempergunakan singkatan pada awal penomoran sebagai

berikut :

a) Peraturan Direksib) Keputusan Direksic) Petunjuk Pelaksanaand) Instruksie) Surat Perintah

t) Edarang) Pengumumanh) Perjanjian/Kontraki) Laporanj) Undangank) Surat Keterangan1) Setifikat/Piagamm) Berita Acara

PERKEPJUKINSSPREDRPENPJJ

LAP: UND

KETSTIIPGMBAC

Pemberian Tanggal Tulisan Dinas1) Tulisan dinas yang telah ditandatangani dan diberi nolnor, harus

diberi tanggal surat;

2) Pembubuhan tanggal surat dan nomol surat dilakukan setelah

surat ditandatangani.

Pencatatan/Komputerisasi Penomoran Tulisan Dinas KeluarPencatatan/Registrasi Tulisan Dinas keluar ditulis secara lengkap baik

manual maupun di dalam komputer yang terdiri dari :

c.

1) Kode Klasifikasi Masalah;

2) Kode Lokasi;3) Kode Perusahaan4) Bulan Berjalan;5) Tahun Berjalan;6) Nomor Urut Registrasi (dosir).

Contoh:1 0.04.03100/LPPNPy0 t 12013 I r010.04.0300LPPNPI01

2013l0

Klasifikasi MasalahKode LokasiKode PerusahaanBulan BerjalanTahun Be{ alanNomor Urut Registrasi (dosir)

Kode Unit dan Kode Lokasi serta Kode Klasifikasi Masalah terdapat pada

Buku Kode Unit/Lokasi dan Kode Klasifikasi Masalah'

Penggunaan Stempel Dinasa. Stempel dinas terdiri dari :

1) Stempel Dinas Dewan Pengawas

Digunakan untuk pengesahan tulisan dinas yang ditandatangani Ketua

Der,van Pengalvas atau Dewan Pengau'as;

2) Stempel Dinas DireksiDigunakan untuk pengesahan tulisan dinas yang ditandatangani Direksi;

3) Sternpel Dinas Kantor Pusata) Digunakan untuk tulisan dinas di lingkungan Kantor Pusat yang

ditandatangani bukan oleh Direksi;

b) Digunakan untuk pengesahan f-aktur pajak di Kantor cabang.

4) Sternpel Dinas Kantor Cabang

Digunakan untuk tulisan dinas di lingkungan Kantor Cabang yang

ditandatangani oleh General Manager atau pejabat Kantor Cabang Yang

berwenang lainnYa;

b. Penanggungiaw'ab StemPel Dinas1) Stempel Dinas Dewan Pengawas oleh Sekretaris Dervan Pengawas;

2) Stempel Dinas Direksi dan Kantor Pusat oleh Pejabat yang

bertanggungjawab di Unit Adrninistration :

3) Stempel Dinas General Manager oleh Pejabat yang bertanggungiau'ab

di bidang Tata Usaha Kantor Cabang.

c. Penggunaan Tinta StemPelfintalang dipergunakan untuk stempel dinas adalah tinta berwama biru atau

ungu;

d. Bentuk Stempel Dinas Pengawaso Direksi dan Kantor Pusat Perum

Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia

(LPPNPI)1) Bentuk2) Ukuran3) Tulisan4) Logo Perum LPPNPI

Bentuk Stempel Dinas Kantor Cabang /Kantor Distrik Lembagapenyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI)

1) Bentuk : sesuai ketentuan yang berlakul

2) Ukuran : sesuai ketentuan yang berlaku;

3) Tulisan : sesuai ketentuan yang berlaku;

4) Logo Perum LPPNPI : sesuai ketentuan yang berlaku'

Unsur Tulisan Dinasa. Kertas Surat

1) Kertas surat adalah kertas HVS 80 graln wama putih, ukuran A-4 dan

dicetak dalam 2 (rnacarn), Yaitu :

a) Untuk seluruh jenis Tulisan Dinas (kecuali tulisan dinas khusus

dan Nota Dinas) menggunakan Kertas Surat Perusahaan :

Berlogo, nafila Perusahaan, lokasi organisasi, alamat, telepon,

facsimile. rvebsite Perusahaan dan bergaris di bawah logo dan

alamat (digunakan bersifat eksternal).

b) Untuk jenis Tulisan Dinas Nota Dinas menggunakan kefias :

(1) berlogo (bagian kiri atas) dan Alarnat Perusahaan (bagian

kanan atas) tercetak hitarn putih pada Kertas Surat;

(2) Tidak bergaris di bawah logo dan alamat (digunakan

bersifat internal).

2) Jenis Tulisan Dinas yang tidak memakai kertas surat berlogo tetapi

menggunakan kertas putih atatl kefias khusus:

a) LamPiran Tulisan Dinas;b) Perjanjian/Kontrakdansejenisnya;c) Piagarn;d) Sertifikat:e) Lernbar DisPosisi;

0 Forrnulir-Formulir.

b. Tulisan Dinas Asliyaitu lembaran Tulisan Dinas hasil keluaran mesin printer komputer dan atau

foto copy yang di tandatangani asli oleh Pejabat yang berwenang dan dibubuhi

Sterapel Dinas;

c. Tindasan/Tembusanyaitu Tulisan Dinas hasil keluaran mesin printer komputer/fbto copy yang telah

ditandatangani dan atau dibubuhi Sternpel Dinas:

sesuai ketentuan yang berlaku;sesuai ketentuan yang berlaku;

sesuai ketentuan yang berlaku;sesuai ketentuan yang berlaku'

9.

10.

11.

d. Salinanyaitu Tulisan Dinas yang disalin dari tulisan dinas aslinya dan disahlian dengan

tandatangan pejabat yang diberi weq'enang menyalin tulisan dinas asli;

e. Kutipan/Petikanyaitu lembaran yang merupakan salinan tetapi tidak mengutip seluruh isi.

melainkan mengutip bagian yang penting dari Tulisan Dinas aslinya, yang

ditandatangani oleh pejabat yang diberi we\ renang rnengutip Tulisan Dinas asli:

f. Lampiranyaitu bagian dari suatu Tulisan Dinas yang tidak terpisahkan dari tulisan dinas

induknya dan merupakan pelengkap, dan harus ditandatangani sama seperti

tulisan dinasnYa;

g. Penanganan Tindasan1) pada tindasan tidak perlu dicantumkan "Arsip" atau "Pertinggal" karena

unit Tata usaha wajib rnenyimpan tindasannya sebagai arsip;

2) Tindasan hanya diberikan apabila Tulisan Dinas berlaku dalam intern

Perusahaan;

3) Tindasan dicantumkan hanya apabila sangat diperlukan oleh unit yang

diberi tindasan;4) Apabila yang diberi tindasan lebih dari satu alamat, diberi notnor urut

rnenurut struktural;5) pejabat yang diberi tindasan, tidak dapat mengambil keputusan atas

masalah yang dikandung tulisan dinas yang bersangkutan;

6) Untuk Tulisan Dinas Nota Dinas, tindasan tidak boleh diberikan kepada

Pejabat di luar unit kerjalorganisasinya'

Penggunaan Lambang dan Logoa. penggunaan Latbang dipakai untuk larnbang Perusahaan pada Panji, Plaquette

dan Cincin;b. penggunaan Logo dipakai untuk keperluan Adrninistrasi umutn, Pakaian dinas

dan Keperluan lain'

Konsep Tulisan Dinasa. Tulisan Dinas yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Direktur Utama dapat

dikonsepkan oleh :

1) Direktur Utarna:2) Direktur yang membidangi masalah;

3) Pejabat langsung di bawah Direktur Utama;

4) Pejabat di bawah Direksi yang membidangi;

5) General Manager:

b. Tulisan Dinas yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Direktur" dapat di

konsepkan oleh :

1) Direktur Yang bersangkutan;2) Pejabat setingkat dibawahnya yang membidangi masalah;

3)GeneralManagerataupejabatSatutingkatdibawahnya;

12.

c. Tulisan Dinas,vang dikeluarkan dan ditandatangani oleh General Manager dapat

dikonsepkan oleh :

1) General Manager;2) pejabat satu iingkat dibawah General Manager yang membidangi

masalah.

d. Konsep/Tulisan Dinas yang telah disetujui harus di paraf oleh egjlUll pembuat

konsep dengan membubuhkan inisial pengonsep/pengetik dipojok kiri baw'ah

surat:

e. Tulisan Dinas yang keluar dari Perusahaan harus sudah melalui :

1) proses lor"t ri rnateri dari unit kerja terkait dituangkan dalam draft baju

surat;2) Proses legalitas hukum;3) proses koreksi redaksional/pengetikan dari Unit Tata Usahal

4) Kelengkapan lampiran (kalau ada);

5) Penomoran dan stemPel dinas:

6) Amplop dengan alamat lengkap dan tanda terima'

Penanganan Tulisan Dinas Rahasia

a. Tingkat Kerahasiaan dan Kriteria Rahasia

1) Sangat Rahasia, yaitu Tulisan Dinas yang tidak boleh dibaca atau

dikulsai oleh yang-tidak berhak dan apabila disiarkan secara tidak sah

dapat berakibat rnernbahayakan keamanan negala. misalnya :

a) Keamanan dan keselamatan negara;

b) Pengamanan jasa perhubungan dari sabotase, subversit,

pembaj akan cl an bentuk-brntuk penyalah g unaan I ainnya'

Z) Rahasia, yaitu Tulisan Dinas yang tidak boleh dibaca atau diketahui

oleh orang lain selain alamat aksi, misalnya :

a) Keamanan dan keselamatan Perusahaan;

b) Pengamanan jasa perhubungan dari sabotase, teroris, subversif,

pernbaj akan dan bentuk-bentuk ekstrem lainnya;

Hasil pemeriksaan dan tindak lanjutnya;Penyidikan dan pengusutan perkara:

Hasil penelitian i'ang patut dirahasiakan,

Usul kenaikan pangkat, promosi, rotasi, mutasi jabatan;

Teguran dan hukuman;Soal-soal ujian dinas;Proses pengadaan barang:Hasil pemeriksaan medical check-up;

Hal-hal lain yang dianggap Rahasia.

-1) Terbatas, yaitu Tulisan Dinas yang boleh dibaca selain alamat aksi,

boleh terbatas dibaca oleh Pejabat yang berwenang,

misalnya:a) Risalah Rapat Direksi, Rapat Staf;

b) Pernbahasan Dew'an Pengar'l'as;

c) KegiatantugasPanpel pernborongan/pengadaan;

d) Hal-hai lain yang dianggap terbatas'

c)d)e)

0s)h)i)i)k)

b. Pembuatan Tulisan Dinas Rahasia

1) Dilakukan langsung oleh pejabat yang berrvenang menandatangani atatl

petugas khusu"s yaig Aitunluk secara tertulis menangani tulisan {].lutRahasia dan dilakukan dalam ruangan tertutup atau tidak dapat dilihat

oleh orang Yang tidak berwenang;

2) Konsep dan atau duplikat yang berlebihan harus dimusnahkan dan arsip

pada komputer harus disimpan dalam disket di tempat khusus dan aman

oleh petugas Yang ditunjuk'

Pengiriman Tulisan Dinas Rahasia1) Surat Dinas Sangat Rahasia diberi arnplop rangkap 3 (tiga) sebagai

berikut :

a) Surat dimasukan dalam amplop pertama yang telah diberi label

"SANGAT RAHASIA" di sebelah kanan atas dan nomor surat

di sebelah kiri atas;

Arnplop pertama dimasukan dalam amplop kedua dengan diberi

label "RAHASIA" di sebelah kanan atas;

Arnplop kedua dimasukan dalam amplop ketiga tanpa diberi

label rahasia dan nomor sllrat.

2) Surat Dinas Rahasia cliberi amplop rangkap 2 (dua) sebagai berikut :

a) Surat dimasukan dalam arnplop pertama yang telah diberi label,.RAHASIA" di sebelah kanan atas dan nolnor surat di sebelah

kiri atas:

b) Amplop pertama dimasukan dalam amplop kedua tanpa diberi

label rahasia dan nomor surat.

3) pengirirnan Surat Rahasia dilakukan oleh Caraka Perusahaan dan

tidak diperbolehkan melalui pos, facsirnile atau jaringan internet'

Penyirnpanan dan Peminjaman Tulisan Dinas Rahasia

1) " Berkas Surat Dinas Rahasia yang telah selesai diproses, dikembalikan

ke Tata Usaha untuk disimPan;

2) Pelrinjaman Tulisan Dinas Rahasia yang disimpan ditempat

penyimpanan harus diajukan secara terlulis oleh Peiabat peminjarn;

3) Unit keria yang meminjam Tulisan Dinas Rahasia harus bertanggturg

jawab atas kerahasiaan dan keselamatan berkas tersebut'

Pengamanan dan Pengawasan Tulisan Dinas Rahasia

1) Kepala Unit penanggungjawab Tulisan Dinas Rahasia secara tertulis' nlenunjuk peiugur yung bertanggung jawab meuangani surat dinas

rahasia;

2) Apabila petugas khusus yang ditunjuk lalai dan tidak menjalankan tata

cata p"rg,rrrru, Tulisan Dinas Rahasia sesuai ketentuan dalarn

keputusan ini dapat dikenakan hukuman sesuai dengan peraturan yang

berlaku;

b)

c)

d.

3) Karyawan yang sengaja melawan hukum merniliki dan membuka suatu

Tulisan Dinas nut uilu yang menurut jabatan atau pekerjaannya hanya

diwajibkan menyimpan, dapat dikenakan hukuman sesuai dengan

Peraturan Yang berlaku;

4) penanganan surat dinas ini berlaku juga untuk dokumen dinas lainnya

yang*berbentukgambar,peta,filrn.rekaman,chipsdanbahanketerangan lain yang diklasifi kasikan rahasia'

Penanganan Tulisan Dinas Media Elektroniktulisan-dinas yang disampaikan atau diproses melalui media elektronik, diatur sebagai

berikut:a. Facsimile

1) Tulisan dinas yang diterima melalui facsimile, dalam rangka kecepatan

penanganandapatdiprosessebagaimanamestinyadengantetapmemperhatikan kebutuhan Tulisan Dinas aslinya;

2) Tulisan dinas yang karena untuk percepatan proses ke alarnat aksi dapat

dikirim melalui facsimile, dan selanjutnya Tulisan Dinas asli tetap

dikirim rnelalui Caraka atau Pos;

3) Untuk jenis Tulisan Dinas yang tidak memerlukan pengesahan tanda

tangan pejabat yang berr,venang, dapat dikirim atau diterirna melalui

t-acsimile.

E-mail1) Tulisan Dinas yang diterima melalui e-mail, dalarn rangka kecepatan

penanganan dapat diproses sebagaimana mestinya dengan tetap

memperhatikan kebutuhan Tuli san Dinas aslinya;

2) Data Tulisan Dinas yang karena untuk percepatan proses ke alamat aksi

dapat clikirim melalui e-mail, dan Tulisan Dinas asli tetap dikirimmelalui Caraka atau Pos:

3) Untuk jenis Tulisan Dinas ,vang tidak memerlukan pengesahan tanda

tangan pejabat yang berwenang, dapat dikirirn atau diterima melalui e-

mail;

4) Tulisan Dinas ),ang dikirim melalui e-rnail tidak diperbolehkan

mencantumkan tanda tangan si pengirirn;

Disket Komputer atau SejenisnYal) Tulisan Dinas i,ang diterima dalam bentuk disket komputer atau

sejenisnya, dalam rangka kecepatan penanganan dapat diproses dan

selanjutnya untuk dilakukan pengesahan;

2) Data Tulisan dinas yang karena untuk percepatan proses ke alamat aksi

dapat dikirim dalam bentuk disket komputer atau sejenisnya dan apabila

diperlukan Tulisan Dinas asli dilakukan pengesahan;

14.

3) untuk jenis Tulisan Dinas yang tidak memerlukan pengesahan tanda

tangan Pejabat yang berwenang, dapat dikirim atau diterima dalam

bentuk disket komputer atau sejenisnya'

d. Audio Visual dan sejenisnYa

Pengiriman atau pene"ri**r, tulisan dinas atau data dengan cara di rekam pada

rnedia audio dan atau visual, wajib mencantutnkan label yang berisi nama,

alamat, waktu dan jenis tulisan/pesan/dokumenlgambar, dengan jelas serta

diberi tanda asal/alarnat aksi.

Pengiriman dan Penerimaan Tulisan Dinas

a. Pengiriman Tulisan Dinasl ) pengiriman Tulisan Dinas disampaikan melalui Caraka atau Pos oleh

Unit Sentral Tata Usaha;

2) pengiriman Tulisan Dinas Klasifikasi "RAHASIA" mengacu pada butir

"12" tentang Penanganan Tulisan Dinas Rahasia;

3) Tulisan Dinas yang akan dikirirn bersifat "SEGERA", maka pada

sampul surat harus diberi lebel "SEGERA";

4) pengiriman Tulisan Dinas melalui Facsimile, Jaringan Intranet, Jaringan

Intemet, Audio Visual atau Media Elektronik lainnya, dilakukan

terhadap Tulisan Dinas dengan sifat "segera" dan surat asli tetap

dikirirnkan sebagai rnana mestinya;

5) Tulisan Dinas dengan alamat aksi dan atau tindasan lebih dari satu,

Tulisan Dinas asli dapat di foto copy dan dibubuhi Stempel Dinas asli.

b. Penerimaan Tulisan Dinas1) Tulisan Dinas selain yang ditujukan kepada Direksi di Kantor Pusat atau

Kepala Cabang di Kantor Cabang, tetap diterima melalui Sentral Tata

Usaha:

2) Tulisan Dinas butir a) dapat berasal dari Media Elektronik (Facsimile,

Internet dan lain-lain):

3) Apabila diketahui surat cacat, amplop kosong/tidak ada suratnya atau

tidak sesuai dengan yang tercanturn dalam tanda terima surat, petugas

penerirna surat dapat menolak menandatangani penerimaan surat;

4) Tulisan Dinas dimaksud dalarn butir a) dan b) dicatat pada Buku

Registrasi penerimaan dan selanjutnya dikirim ke alatnat aksi sesuai

ketentuan Tata Naskah;

5) Dalarn ha1 Tulisan Dinas yang diterima melalui Media Elektronik'

naskah asli telah diteritna, maka Tulisan Dinas bukan asli dimusnahkan

dan diganti dengan Tulisan Dinas asli'

Pencatatan/Komputerisasi Penerimaan Tulisan Dinas

Pencatatan/Registiasi Penerimaan Tulisan Dinas ditulis secara lengkap baik

secara manual maupun ke dalarn komputer yang terdiri dari :

1) Nomor Registasi Penerimaan;

2) Tanggal Penerimaan;

3) Asal Surat;

4) Nomor Surat;

5) Tanggal Surat;6) Perihal;7) Alarnat Aksi:8) Alamat Tembusan:9) Jumlah LamPiran:10) Keterangan/Catatan'

BAB IV

TATA KEARSIPAN

1. Maksud dan Tujuana. Maksud

Tata Kearsipan adalah tata cara agar tercipta pengertian dan pemahamanan

untuk tercaiai satu keseragaman dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip

Perusahaan.

b. TujuanUniuk dijadikan pedoman dalam penyimpanan, sehiagga terjamin keamanan

dan keseiamatan naskal/dokumen perencanaaf! pelaksanaan serta peoyediaan

bahan/dokumen pertangglrngiawaban bagi kegiatan administrasi Perusahaan.

Jenis Arsip/Ilokumena. BerdasarkanPenggunaannya

1) ArsiP/dokumen Dinamis' a) Arsipldokumen Dinamis Aktif yaitu arsip/dokumen yang masih

digunakan sehari-hari sebagai berkas kerja;

b) ei.ipldoto*"nDinamislnaktifyaituarsip/dokumenyangsudahmenrun frekwensi penggunarmnya sebagai berkas kerja'

Arsip/dokumen StatisYaitu arsip/dokumen Yang tidakdipertimbangkan mengandung nilaiPerusahaan.

b. Berdasarkan Bentuk/CoraknYa1) Textuat yaitu semua jenis arsip/dokumen tertulis;

Z) Kartografi dan Kearsitekturan yaitu semua jenis arsip/dokumen yang

berbentut< gambar, seperti peta, denahbangunan dan lain-lain;

3) Audio Visual yaitu arsip/dokumen yang bisa dipirsa dan didengar

dikelompokan menjadi 3 ( ttga ), yartu:

a) Gambar statis (still images) seperti foto;

b) Gambarbergerak (moving images) seperti fi.1m, video, danvideo

CD;c) Rekaman suara (sound recording)'

4) Bahan keterangan lain yang diproduksi atau hanya dapat dibrya melalui

mesin elektron]k (macirine reaOable) dan sejenisnya" seperti hard disk,

chips, diskette, micro film dan sebagarnya'

2)boleh dimusnahkan karena

tinggi bagi kelangsungan

3. Nilai Guna ArsiP/Dokumenil. Nilai Guna Primer

Nilai guna arsipldokumen yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan

unit oiganisasi pencipta arsipidokumen yang meliputi :

1) Nilai Guna Administrasi' Arsrp/dokumen yang mempunyai nilai guna administrasi yaog

didasarkan pada kJgunaan- bagi pelaksanaan tugas dan fungsiperusahaan/plncipta arsip/dokumen yang berisikan hal-hal berkaitan

dengan perumusan dan kebijaksanaan'

2\ Nilai Guna HukumArsip/dokumen yang mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan

bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajibanperusahaan

-Vang berisikan keputusanlketetapan, perjanjian, bahan-

bahan bukti peradilan dan sebagainya

3) Nilai Guna KeuanganArsip/dokumen yang mempunyai nilai guna keuangan berisikan segala

hal yang *e.,yu''gtot transaksi dan pertarrggungjawaban keuangan,

misal"ya arsip/dokumen tentang RKA, pertanggungiawaban keuangan,

pemb*uan, laporan keuangan dan laporan pemeriksaan keuangan.

4) Nilai Guna SejarahArsip/dokumen yang mengandung nilai sejarah bagi Perusahaan.

b. Nilai Guna SekunderNilai guna arsipldokumen yang didasarkan pada kegunaan arsipidokumen bagi

kepentingan lembaga/irstansi lain dan atau kepentingan umum di luarperusahaan/p"rr"ipt"-*rip/dokumen dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan

bahan pertanggungiawaban, yang meliputi :

1) Nilai Guna PembuktianArsip/dokumen yang mempunyai nilai guna pembuktian apabila

mengandung data fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk

men3etast an tentang bagaimarta unit organisasi diciptakan,

dikembangkan, diatur sesuai fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan

serta hasil/ akibat kegiatannYa.

2) Nilai Guna InformasionalNilai guna informasional ditentukan oleh isi atau lnformasi yang

terkanJung dalam arsip/dokumen itu bagi kegunaan berbagai

kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan

lembaga/instansi penciptanya yaitu informasi mengenai orang, tempat,

benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

PoIa Klasifikasi Masalahpola Klasifikasi Masalah datam format Kode Klasifikasi Masalah ditetapkantersendiri

sebagai pedoman penomoran tulisan dinas dan penyimpanan arsip/dokumen' yang

disesuaikan dengan perkembangan organisasi, teknologi komputer dan bisnis

Perusahaan.

Pengelolaan ArsiP/Dokumena. Penataan dan Penyimpanan Anip/Ilokumen

1) Tujuan' Tujuan penataim dan pengaturan penyimpanan arsip/dokumen adalah

untuk menjaga keamanan, memelihara kerapian serta perawatan,4N

arsipidokumJn terhindar dari pelapukan, kerusakan, penumpukan dan

ataukehilangansertamemperrnudahpenemuankembali,sehinggadapatdiciptakan p-emanfaatan arsip/dokumen secara optimal dan efektif.

2) Pelaksanaan,a)UnitPengelolaArsip/dokumensebagaiunityang

bertanggungjawab atas penyimpanan, pemeliharaan dan

pemusnahan adalah :

(1) Tingkat Kantor Pusat :

(a) Administration Unit untuk arsipldokumen

Perusahaan;(b) Setiap Unit Kerja untuk arsip/dokumen kegiatan

kerja masing-masing.

(2) Kantor Cabang/Distrik(a) Unit yang membidangi administrasi;(Ul Unit pengolahan di setiap Unit Kerja untuk

arsip/dokumen kegiatan kerj a masing-masing'

b) penataan dan penyimpanan arsip/dokumen di unit pengelola

dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

(1) Penataan arsipldokumen dikelompokan atau dipilih ke

dalam:(a) Rubrik/masalah;(b) Seri/kelomPok.

(2) Arsipldokumen media baru (arsip audio visual dan arsip

komputer) disimpan di unit kerja masing-masing sesuai

ketentuan teknis yang dipersyaratkan.

b. Pemeliharaan ArsiP/Dokumen1) Unit Pengeloh arsip/dokumen bertanggung jawab atas leamanan,

keselamatan, keutuhan dan kelengkapan Arsip Inaktif Perusahaan yang

tersimpan, sedangkan unit pengolahan beranggungiawab atas Arsip

Aktif;

2) Untuk menghindari kemungkinan pelapukan, kehilangan, kerusakan,

kebanjiran dan kebakaran, tempat penyimpanan harus pada lokasi serta

kondisi bangunan yang memenuhi syarat;

3) Pemeliharaan arsip/dokumen seca^ra berkala dengan cara :

a) Melaksanakan pekerjaan dibidang reproduksi dan fotografi

dalam arti t"iru"-ir-r*oya dalam tangfia perawatan dan

pemelihaxaan arsip-arsip dinamis inaktif;

b)Melaksanakanpekerjaanrestorasidanpenjilid*dd:Prangkaperawatan dan iengawetan arsip-arsip dinamis inaktif dan bahan

pustaka;

c) Melaksanakan pest conffol -.Vaitu suatu kegiatan

pemeliharaan/perawatan terhadap lingkungan lsiddokumendan bahan porLku dengan menggunakan bahan kimia yang bisa

dilakukan dengan cara penyemprotan atau pengasapan;

d) Melaksanakan fumigasi yaitu suatu kegiatan

pemeliharaan/perawatan terhadap arsip/dokumen dan

iingtungan ,rtiptyu dengan menggunakan bahan kimia yang

uisa aiummn dengan cara peoyemprotan obat berupa tablet

pada setiap meter Persegi;

e) Melaksanakan program mikrofilm atau komputerisasi dalam

rangka penghematan ruangan penyimpanan arsip/dokumen;

0 Memberikan tandalkode masalah sesuai dengan daftar agar

memudahkan di dalarn penemuan kembali;

g) Mernbuat jadwal pemeliharaan/perawatan arsip/dokumen dan

bahan pustaka untuk jangka waktu satu tahun;

h) Menjaga keamanan arsip/dokumen yang bersifat tertutup

(rahasia);

i) Melalcukanpenelusuranberbagaijenisarsipidokumendanbahanpustaka yang diperlukan.

Pengelolaan Arsip/Dokumen Bernilai Tinggia. Unit Pengelola Arsip/dokumen bertanggungiawab atas arsip/dokumen bernilai

tinggi yaitu arsip/dokumen yang mempunyai nilai gtma sangat tinggi (vital)

terhadap kehidupan organisasi, afrtaralain :

l) Suratberharga;2) Bukti-bukti kePemilikan;3) Surat-suratperjanjiandansebagainya'

b. penyimpanan arsipldokumen bemilai tinggi dilakukan secara khusus dengan

*e-petiatikan faktor keamanan, misalnya dilakukan dengan membuat tempat

yang-tahan api, anti banjir dan tidak dapat dimasuki sembarang orarg;

c. Untuk arsipidokumen bernilai tiosgi yang dibuat dan dilegalisir oleh Pejabat

yang berwitrffig, duplikatrya harus disimpan secara terpisah dengan aslinya'

7. wewenang dan Tanggungiawab Pengurusan Arsip/Dokumen

a. Unr=t fengelol-i gmip/doko-"tt merupakan satu-satunya yang bgrwenang

menyimpan arsip iniAif, sedangfuan arsrp/dokumen yang masih aktif dapat

disimpan unit pengolahan/unit kerja pencipta arsip/dokumen secara

desentralisasi sebagai berkas kerja;

b. Arsip/dokumen kelompok bernilai guna sejarah yang sudah tidak merupakao

berkas kerja dalam iangta waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) ta{n terhitung

sejak dinyatakan t"t"tui penangaran masalahnyA oleh unit kerja pencipta

*rip/doko*"r, harus segera diserahkan kepada Unit Pengelola Arsipldokumen

Pusat untuk selanjutrya disimpan menurut ketentuan yang berlaku;

c. Setiap penyimpanan arsip/dokumen dari unit kerja pencipta aryiryldokumen

kepada pengelola arsip pusat disertai Berita Acara Penyerahan Arsip/Dokumen'

Peminjaman ArsiPlDokumena. "Arrip inaf.iif yang disimpan pada tempat penyimpanan arsip/dokumen di

lingkungan Perusahaan dapat dipinjam oleh :

1) Unit kerja pencipta arsipldokumen;zi Unit kerja L*uri pencrpta arsip/dokumen di lingkungan unit organisasi;

3) Instansi lain di luar unit organisasi'

b. Peminjaman arsipidokumen oleh unit kerja bukan pencipta arsip/dokumen

dilingkungan unit organisasi, harus mendapat persetuiuan pejabat yang

berwenang dari pencipta arsip/dokumen;

c. peminjaman arsipldokumen oleh instansi lain di luar unit organisasi yang

bersangkutan harus mendapat persetujuan dari Pimpinan organisasi yang

berwenang;

d. Setiap peminjaman arsip/dokumen harus memperhatikan hal-hal sebagai

berikut :

1) Arsip/dokumen yang asli dapat dipinjam di tempat;

2) permintaan untuk meminjam arsipldokumen harus dilakukan secara

tertulis;3) petugas arsip/dokumen berkewajiban mencata! membukukan setiap

pemrnj am arsiP/dokumen;4) ieminjam arsip/dokumen harus mengisi Lembaran Peminjaman Arsip

(LPA) yang terdiri dari :

a) LPA asli sebagai pengganti arsip/dokumentempat arsipldokumen yang dipinjam;

b) LPA II untuk Peminjam;c) LPA III rmtuk Petugas.

diletakan pada

Penemuan Kembali ArsiP/DokumenPada dasarnya penemuan- kembali arsipldokumen menyangkut 2 (dua) segi, yaitu

p.r.-r,* klmbali informasi dan fisik arsipnya, dengan berpedoman pada kode

arsip/dokumen, indeks dan tunjuk silang;

L. Arsip/dokumen Aktif1) Penemuan ArsiP/Dokumen

Penemuan kembali arsip/dokumen yang masih berada di tata usaha unit

pengelola akan mudabdipahami apabila dihubungkan dengan sistem

penatzran berkasnYa;

Contoh :

Berkas kepegawaian (perorangan) penataanny? di-ary berdasarkan

indeks nama orang, *uku cati pe,e*"u"ya kembali akan mudah

apabila dicari dari indeks nama orangnya'

2\ Cara Penemuana) Tahap pertama memahami isi materi yang diperlukan;

ul Tahap kedua menentukan tempat penylmgaryn arsip/dokumen

dengan berpedoman pada Hasifikasi (kode arsip), apabila

menemukankesulitan dapat dibantu dengan indeks relatif (daftar

klasifikasi);c) Menentukan indeks dari masalah yang diperlukan'

b. ArsiP/dokumen Inaktif1) Penemuan ArsiPlDokumen

Seperti halnya pida arsip/dokumen alaif, indeks merupakan pula sarana

.rt*ttu dalam p"r"m,r* kembali arsip/dokumen inaktit

2) Cara Penemuana) Mencari lokasi/tempat penyimpanan arsip/dokumen dari unit

pengolahan Yang telah ditentukan;

b) iur"*rfru*i maieri yang diperlukan dan kemudian mencarinya

dalam daftar indeks untuk diketemukan berkasnya'

10. Peralatan/PerlengkapanPengelolaanArsip/Ilokumenperalatan dan peilengkapan yang digmakan dalam penataan dan penyimpanan

arsip/dokume, dir"..rik* aenga" perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi'

antara lain :

Folder;Map Arsip/dokumen;Kotak Arsip/dokumen;Fil1ing Cabinet;Rak Arsildokumen atau Lemari Arsip/dokumen;

Peralatan lain yang memenuhi syarat.

a.

b.

d.

e.

f.

Jadwal Retensi Arsip/Dokumen (JRA/D)a. Setiap arsip/do^kumen ditentukan lama masa penyimpanannya atas dasar nilai

g,.*u y*g dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip/Dokumen.(JRA/D);

b. iadwal Retensl Arsip/Dokumen (JRA/D) ditetapkan tersendiri dengan

Keputusan Pimpinan gnit organisasi, yang digunakan sebagai pedoman

penyusutan arsiP/dokumen.

11.

12. Penyusutan ArsiP/Dokumena. Tujuan Penyusutan Arsip/Ilokumen

1) Untui mengatasi masalah tempat penyimpanan karena makin

bertambahnya j umlah arsip/dokumen;

2) Mengatasi 'blrcampurnya antara arsip/dokumen aktif dengan

arsiP/dokumen inaktif;3) Memudahkan pelremuan arsipldokumen'

b. Tata Cara Penyusutan Arsip/Ilokumen1) Pemindahan Arsip/dokumen Inaktif

pemindahan arsip/dokumen inaktif Perusahaan dari unit pengolah (unit

kerja) ke Unit pengelola Arsip/dokumen di lingkungan unit organisasi

yang dilakukan dengan cara:

il pemindahan arsip/dokumen harus disertai surat petrgartar yang

dilampiri daftar pertelaan msip/dokumen yang akan diserahkan

dan berita acarapemindahan arsip/dokumen;

b) Arsip/dokumen yang dipindahkanArsip/dokumen berisi satu berkas

diberikan label Pengenal, Yaitu :

(1) Kode Klasifikasi Masalah;(2) Periode arsip mulai bulan...../tahun.""

. . .../tahun . . ...

c) Arsip/dokumen yang dipindahkan harus disampaikan oleh' Petugas khusus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan

pemindahan arsip/dokumen tersebut;

d) Serah terima arsip/dokumen harus dilaksanakan dengan

sebaik-baiknya, terutama pencocokan antxa daftar pertelaan

dengan arsip/dokumen yang diterima dan arsipidokumen dalam

keadaan baik atau rusak;

e) Penyerahan dan penangaoan arsip/dokumen unit organisasi' dilakukan oleh Pejabat yang berwenang menangani

arsip/dokumen;

0 Daftar pertelaan Arsip/dokumen dan Berita

rangkapdua:(1) Lembar pertama arsip/dokumen untuk

dimasukan dalam boxmasalah, selanjutnYa

s.d. bulan

Acara dibuat

Unit Pengelola

Arsipidokumen;(2)Lernbarkeduadisimpansebagaiarsip/pertinggalUnit

Pengolahan.

2) Pemusnahan ArsiPlDokumen' a) Memilah arsip/dokumen dari non arsip/dokumen dan duplikasi

yang berlebihan. Yang termasuk non arsip/dokumen antara lain

a*p1op, blangko-blangko dan formulir, duplikasi yang

berlebihan dapat langsung dimusnahkan;

13.

b) Setiap unit Kerja dapat melakukan pemusnahan arsip/dokumen

yang tidak mempunyai nilai guna dan telah melalui jangka waktu

p""!*p** sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip/Dokumen

(JnA"tD);

c) pemusnahan arsipidokumen dilakukan secara total, sehingga

tidak dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya melalui. proses

pembuburan, pembakaran dan penghancuran secara kimiawi'

d.og*disaksikanolehz(dua)PejabatdariUnityangmembidangi Hukum/Perundangan-undangan;

d) Setiap arsip/dokumen yang telah ditentukan masa retensinya

dapai dimusnahkan dengan Berita Acara Pemusnahan yang

ditandatangani oleh Pejabat Pengelola Arsip/dokumen d_i tingkat

Pusat atau-Cabang dan diketahui oleh Adm. & General Affairs

Senior Manager untuk Kantor Pusat dan General Manager untuk

Kantor Cabang.

e) Pemusnahan arsip/dokumen yang mempunyai jangka waktu

penyimpanan *ut to 10 tahun atau lebih dibentuk Tim

p"*"r*t * yang ditetapkan oleh Pimpinan unit organisasi

setelah didengar pertimbangan Panitia penilaian arsip yang

dibentuk oleh Perusahaan.

3) PenYerahan ArsiP/Dokumen' Arsrp/dokumen yang mempunyai t ilui guna sebagT .bahanpertanggungiawaban Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk

p"ny"iligg** administrasi sehari-hari setelah melampaui jangka

*aLh, penyimpanannya ditetapkan sebagai berikut :

a) 'eagi Arsip/dokumen yang disimpan oleh Perusahaan di tingkat

puJat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat Republik

Indonesia;

b) Bagi arsip/dokumen yang disimpan oleh Perusahaan di tingkat

Ca[ang h*o. diserahkan kepada Arsip Nasionall Daerah

Republik Indonesia;

c) Penyerahan arsipldokumen sekurang-kufangnya 1 (satu) kali

dalam 10 (sepuluh) tahun, serta dilaksanakan dengan membuat

Berita Acara Penyarahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan

Arsip dari arsip/dokumen yang diserahkan

SanksiBagi Petugas atau Karyawan yang karena kelalaiannya menyebabkan hilang atau

boJornya iii arsip/dok*r"o rahasia, dapat dikenakan sanksi administrasi atau tuntutan

tindak pidana sesuai dengan ketentuan yang berlaku'

L4. Pencatatan/KomputerisasiDataArsiplDokumenpencatatan dataArsipldokumen ditulis tengkap baik dengan caramanual atau di dalam

komputer yang terdid dari :

a) Nomor Registrasi Penerimaan;

b) Tanggal Penerimaan;

c) Asal Surat;d) Nomor Surat;

e) Tanggal Surat;

0 Perihal;g) Alamat Aksi;h) Alamat Tembusan;i) Jwnlah Lampiran;j) Jadwal Retensi ArsiP;k) Lokasi PenYimPanan.

15. PusatArsip/Dokumen(Records Center)Merupakan ruang tempat menyimpan arsip/dokumen dan menjadi tanggung jawab

pengelola arsiPldokumen :^") Kantor Pusat : Administration Unit;

tl Kantor Cabang/Distik : Unit yang membidangi administasi;

setiap keperluan arsip/dokumen, unit-unit yang memerlukannya tidak dapat

meng^ambii l*gr.-g ki Records Center, tetapi petugas Records Center yang akan

memenuhi p"t-iottuo pemi4iaman arsip/dokumen yang diperlukan.

BAB V

PEDOMAN T]MUM STAT PIMPINAI\

Pengertian Staf PimPinana. AdalahKaryu**y*gkarenatugasnyaditempatkanlangsungdibawahKepala

Unit (Kepi; t tt sampai d""g* dua tingkat dibawah Direksi) unt*k

membantu mengelola tuliian dinas dan tugas lain yang berkaitan;

b. Dalam pelaksaiaan tugasny4 Staf Pimpinan berfungsi sebagai Karyawan yang

bertugas melaksanakan kegiatan tata usaha;

c. Pedoman t"r:, Staf Ptrpinan meng{rcu kepada Sistem Administrasi

Perkantoran yang telah ditetapkan pada Bab I sampai dengan Bab V ketentuan

ini.

Tugas Umuma. Pengelolaan Tulisan Dinas Masuk

1) Penerimaan, pencatahan, dan penelitian kelengkafan ttrlisal dinas yang'

ditojukan ke fimpinan, terrn-asuk dari media elekfionik (facsimile, e-

maii) mengikuti k"t"ntu* Bab II tentang penerimaan tulisan dinas dari

media elektronik;2) Penelitian, monitoring, dan pengusutan atas masalah tulisan dinas yang

sedang dalarn Proses PimPinan;

3) renyiirpanan i* p"*rrouh* arsip unit yang telah selesai diproses dan

memenuhi Jadwal Retensi ArsiP'

b. Pengelolaan Tulisan Dinas Keluar1) Penelitian, pencatatan dan pengiriman tulisan dinas yang telah

mendapatkan penyelesaian oleh Pimpinan;

2) Pemeriksaan - dan penettian konsep tulisan dinas yang akan

ditandatangani oleh PimPinan;

3) pembuatan- tulisan dinas dengan memperhatikal azas-azas Sistem

Administrasi Perkantoran (SAP);4) pengiriman tulisan dinas metalui media elektronik mengikuti ketentuan

gabit tentang pengiriman tulisan dinas melalui media elektronik.

Tugas Khususa. Pengawasan Tata Tulisan Dinas

1) pengetikan tulisan dinas sesuai format yang ditentukan dalam ketentuan

tata tulisan dinas;Z) pemeriksaan dan mengambil tindakan atas prosedur dan kelengkapan

konseptulisandinassebelumdiajukankepadaPimpinan;3) Ketentuan-ketentuan peilggunaq kertas surat, tata cara pengetikan,

kewenangan penandatanganan dan penggunaan stempel dinas.

b. Pengawasan Tata KearsiPan1) Penyimpanan tulisan dinas sampai dengan pemusnahan sesuai batas

Jadwal Retensi ArsiP/Dokumen;Z) penyiapan fasilitas penyimpanan (folder, filing cabinet, kotak arsip) dan

pemeliharaan arsiP/dokumen;

3) ^friorlp penyimfanan yang mergacu pada azas'azas Sistem

' Administrasi Perkantoran (SAP) yang ditetapkan'

Tugas LainL. Penyelenggaraan Rapat Pimpinan

t) -

fenyiap* *drog*, pisena rapat,materi rapat dan fasilitas tapat;

2)PengaturanjadwalrapatPimpi"a"ge.aasTk*jadwalyangtersedia' dengan tidak mengabaikan tugas kedinasan lainnya;

3) pern'buatan Risalah Rapat dan atau tindak lanjut rupat yang meliputi

pembuatan surat dinas, notu dinas dan insruksi atau lainnya sesuai

?ormat tulisan dinas yang berlaku dalam ketentuan ini;

b. Penerimaan Tamu1) Tamu Pimpinan harus mendapatkan pelayanan sebagaimana mestinya;

2i Tidak ."-* tamu dapat diterima Pimpinan, apabila perrnasalahan

buk; tanggungiawabnla, maka tamu dapat diarahkan kepada Pejabat

lain;3) Tamu dapat ditolak apabila permasalaharlnya tidak berkaitan sama

sekali dengan kegiatan Perusahaan dan atau tidak diizinkan Pimpinan;

c. Penerimaan TelePon1) Pengucapan salam dengan menyebut unil kerja dan Perusahaan;

2) trrteriU,rat catatan hasil pembicaraan telepon yang berkaitan dargan

*g* pi-pinan pada formulir o'Berita Telepon" secara jelas dan rinci;

3) tvte*pe.grmat an sarana komunikasi telepon/facsimili seperlunya serta

berkomunikasi dargan bahasa yang baik;

d. Penyiapan Dokumen Perjalanan Dinas

1) -

Stuf Pimpinan menyiapkan dokumen perjalanan dinas berupa paspor,

ticket, biaya perjalanan, kartu nama Pimpinan dan data umum lain yang

dibutuhkan;2) Penyiapan materi yang berkaitan dengan tujuan perjalanan dinas;

3) fenyiapan tnstrutsi petatsana Harian Pimpinan selama tidak berada di

kantor iesuai ketentuan sistem administrasi ini'

e. Penugasan Staf Pimpinan sebagai Duta1) "

Dalam p"o,rgirt* sebagai Dutq Staf Pimpinan menguasai detail

masalah Yang dilimPahkar;2) Penyelesaian masalah sebatas wewenang yang didelegasikan;

3) Laporan atas hasil pelaksanaan tugas sebagai Duta secara rinci dan

lengkaP;

f. Perlengkapan ATK, Kantor, Kerja dan Pemeliharaannya1) P"rirr"*u* kebutuhan arr laut Tulis Kantor) yang meliputi alat

tulis, kertas surat dan ATK lainnYa;

2) Perencanaan peralatan kantor dan kerja yang meliputi mejq kursi, filing

cabinet, komputer (PC) dan peralatan lainnya;

3) Pemeliharaan berkala atas perlengkapan kerja dan kantor;

g. Penggandaan Tulisan Dinasa- 1) Hal-hal penting dari suatu tulisan dinas dapat dilakukan penggandaan

(foto copy) *irr keperluan monitoring, arsip/dokumen atau keperluan

lainnYa;2) Penggandaan tidak diperbolehkan untuk tulisan dinas dengan'

klasifikasi RAHASIA kecuali seizin atau atas perintah Pimpinan;

h. Pencatatan/KomputerisasiDataTulisanDinasPencatatan/registrasi penerimaan dan pengiriman tulisan dinas ditulis secara

lengkap dengin cara manual atau di dalam komputer yang terdiri dari :

t) Nomor Registrasi Penerimaan;

2) Tanggal Penerimaan;

3) Asal Surat;

4) Nomor Surat;

5) Tanggal Surat;

6) Perihal;7) Alamat Aksi;8) Alamat Tembusan;

9) CatrtanProses (Takah/Nontakah);10) Keterangan/Catrtan-

Lain-LainTata cara lain yang dilakukan staf Pimpinan berdasarkan petunjuk dan

ketentuan unit yang bersangkutan.

peraturan direksi nomor peraturan direksi nomor per. 036/lppnpi/v ...

Documents

Transcript of peraturan direksi nomor peraturan direksi nomor per. 036/lppnpi/v ...