Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Kuliah Pada Stmik Potensi Utama

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Kemajuan dalam bidang teknologi telah berkembang pesat khususnya

kemajuan dalam bidang komputer dan telekomunikasi. Tanpa disadari saat ini

teknologi informasi merupakan salah satu faktor yang penting untuk kemajuan

suatu organisasi bisnis.

Teknologi informasi dimanfaatkan untuk mempercepat serta

meningkatkan tersedianya informasi yang tepat dan akurat dan juga untuk

mendukung kualitas proses dan produk yang lebih efektif dan efisien diberbagai

instansi pendidikan. Data sebagai sumber informasi yang berhubungan dengan

instansi pendidikan dimasukkan untuk diproses dan diolah kedalam suatu sistem.

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Potensi

Utama Medan adalah salah satu institusi yang menyelenggarakan pendidikan yang

berhubungan dengan teknologi informasi. Informasi yang sangat berguna tentu

akan sangat membantu didalam lembaga pendidikan ini yaitu memerlukan sebuah

sistem yang cepat dan akurat. STMIK Potensi Utama Medan memiliki pengajar

untuk mendidik mahasiswa yang akan mengikuti perkuliahan. Mahasiswa dan

pengajar memiliki pedoman perkuliahan yang disebut dengan jadwal perkuliahan.

Dosen akan tahu kapan dia akan mengajar dan matakuliah apa yang akan

diajarkan kepada mahasiswa sesuai jadwal yang telah ditentukan. Proses

1

perkuliahan tersebut diproses secara semi manual oleh bagian kepegawaian dalam

penyampaian informasinya.

Pegawai dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan masih lambat

dan kurang akurat, hal ini disebabkan sistem yang dipakai oleh instansi

pendidikan ini masih dilakukan secara semi manual, data yang ada hanya

disimpan pada file yang berbentuk buku-buku, kertas-kertas, atau arsip terpisah.

Sehingga mungkin saja terjadi kesalahan-kesalahan antara lain perhitungan yang

kurang akurat dan waktu yang cukup lama dalam pengolahannya. Oleh karena itu

penulis berkeinginan merancang sebuah sistem dengan judul “PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI PENJADWALAN KULIAH PADA STMIK POTENSI

UTAMA”

I.2. Ruang Lingkup Permasalahan

Dari banyaknya permasalahan dalam penulisan skripsi ini maka penulis

membatasi permasalahan untuk menghindari pemahaman yang terlalu meluas dari

judul dan latar belakang masalah diatas, untuk itu penulis membatasi

permasalahan hanya pada Penjadwalan kuliah jurusan Sistem Informasi pada

STMIK dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan

menggunakan database SQL Server 2000 yang mencakup antara lain :

1. Mengetahui informasi-informasi jadwal mengenai matakuliah.

2. Pengolahan data dan laporan yang disajikan masih dalam bentuk

sederhana sehingga perlu dilakukan pengembangan sistem yang baik dan

bermanfaat.

2

Dari persoalan diatas maka penulis merancang sebuah program Sistem

Penjadwalan Kuliah dimana form input data dirancang dengan menggunakan

Visual Basic 6.0 yang terdiri dari :

1. Input data berupa Data Kelas, Input Data Matakuliah, Input Data Dosen,

Input data Jadwal, Input Data Ambil Matakuliah, dan Input Data Ruangan

yang dirancang dengan menggunakan bahasa Pemrograman Visual Basic

6.0.

2. Output yang ditawarkan yaitu berupa Laporan Data Kelas, Laporan Data

Dosen, Laporan Data Matakuliah, Laporan Data Jadwal Matakuliah,

Laporan Data Ambil Matakuliah dan Laporan Data Ruangan yang

dirancang dengan menggunakan Crystal Report.

3. Pembuatan database disusun dengan menggunakan database SQL Server

2000.

I.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan utama diadakannya serta dilakukannya penelitian ini ádalah untuk

merancang serta mengimplementasikan suatu sistem informasi berbasis komputer

pada STMIK Potensi Utama, gunanya mempermudah dalam memperlancar

kegiatan didalam pengolahan data Sistem Informasi Jadwal Perkuliahan. Secara

khusus dilakukannya penelitan ini bertujuan antara lain :

1. Membangun sistem informasi untuk menambah sistem yang berjalan.

2. Mempermudah mendokumentasikan sistem informasi Jadwal perkuliahan.

3. Mempermudah pencarian data sesuai informasi yang diperlukan.

4. Mempermudah penginputan data.

3

5. Memberikan informasi yang cepat untuk laporan pada pimpinan.

Adapun manfaat perancangan skripsi yang dilakukan pada STMIK Potensi

Utama adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah bagian Administrasi Akademik dalam mengatur jadwal

perkuliahan khususnya jadwal matakuliah Sistem Informasi.

2. Meminimalisir waktu, dan penghematan biaya dalam menyusun jadwal

kuliah.

3. Mengurangi kesalahan dalam hal pengaturan jadwal.

4. Dapat dibuka dan digunakan kembali jika data diperlukan.

I.4. Metode Penelitian

Metode pengumpulan data ini digunakan untuk mendapatkan data yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan

Kuliah Pada STMIK Potensi Utama. Dalam hal ini metode yang penulis gunakan

adalah :

1. Studi Lapangan.

Langsung kelapangan untuk mengumpulakan data yaitu peninjauan langsung

ke lokasi studi.

a. Metode Pengamatan ( Observation )

Penulis melakukan pengamatan secara langsung sistem jadwal perkuliahan

yang digunakan pada STMIK Potensi Utama.

b. Metode Wawancara ( Interview )

Melakukan wawancara dengan pegawai untuk memberikan keterangan

tentang kegiatan- kegiatan yang ada, sehingga penulis dapat mengetahui

langsung mengenai sistem yang sedang berjalan.

4

c. Sampel (Sampling)

Mengambil beberapa contoh dokumen yang berhubungan dengan data

jadwal kuliah yang ada di STMIK PotensiUtama.

2. Studi Kepustakaan (Library Research)

Penulis melakukan studi pustaka untuk memperoleh data-data yang

berhubungan dengan penulisan skripsi dari berbagai sumber bacaan seperti

buku dan internet.

I.5. Metodologi Pengembangan sistem

Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-

prosedur, konsep-konsep pekerjaan-pekerjaan dan aturan-aturan untuk

mengembangkan suatu sistem informasi. Dalam pengembangan sistem informasi

perlu digunakan suatu metodologi yang dapat digunakan sebagai pedoman

bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama proses pengembangan.

metodologi yang digunakan adalah dengan waterfall seperti gambar dibawah ini :

Gambar I.1. Pengembangan Sistem dengan Metodologi Waterfall

5

Perencanaan

Desain Software dan sistem

Pelaksanaan dan Pengujian

Penggabungan dan Pengujian Sistem

Biaya Kerja(Operasional )

Pada gambar metodologi pengembangan sistem diatas dapat diuraikan

kedalam beberapa tahap yaitu tahap Perencanaan (Planning), tahap Desain

Software dan Sistem (System and Software Design), tahap Pelaksanaan dan

Pengujian (Implementation and Testing), tahap Penggabungan dan Pengujian

System (Implementation and System Testing), dan tahap pembiayaan

Kerja(Opearsional). Dan kegiatan yang dilakukan pada tiap-tiap tahap adalah

sebagai berikut.

Pada tahap perencanaan yang dilakukan ialah membuat perencanaan

database, perencanaan tampilan laporan, dan perencanaan program. Setelah itu

masuk tahap Desain Software, yang akan dilakukan pada tahap Desain Software

ialah mendesain dan merancang program, menganalisa desain tampilan dan

output, menganalisa database dan program sesuai dengan yang diinginkan lalu

masuk ke tahap pelaksanaan. Ditahap pelaksanaan yang dilakukan ialah menguji

rancangan form dan laporan yang telah dibuat. Kemudian masuk ketahap

penggabungan dan pengujian sistem yaitu dengan menguji program dan database

yang telah dirancang . Dan yang terakhir masuk ketahap pembiayaan kerja

(operasional), pada tahap ini yang dilakukan ialah melakukan Penghitungan

terhadap besarnya biaya yang dikeluarkan selama pembuatan program.

I.6. Sistematika Penulisan

Dalam Penulisan skripsi ini dibagi dalam 6 bab, masing-masing bab terdiri

dari sub bab. Adapun keenam bab yang dimaksud adalah :

6

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan tentang Latar Belakang, Ruang Lingkup

Permasalahn, Tujuan dan Manfaat, Metode Penelitian dan

Sistematika Penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisikan tentang Sejarah Singkat Perusahaan, Struktur

Organisasi, dan membahas sistem dari judul yang akan dijelaskan

oleh penulis.

BAB III : TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini membahas tentang teori yang berhubungan dengan topik

pokok yang dibahas yaitu sumber-sumber bacaan yang dipakai

penulis dalam penulisan skripsi.

BAB IV : ANALISA DAN PERANCANGAN

Bab ini membahas tentang Analisa dan Perancangan sistem yang

akan dirancang oleh penulis dalam penyelesaian skripsi.

BAB V : HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas tentang tampilan hasil dari sistem yang dibuat,

pembahasan dari sistem yang dirancang serta kelebihan dan

kekurangan dari sistem yang telah dirancang oleh penulis.

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran dari sistem yang

telah dirancang penulis

7

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1. Sejarah berdirinya STMIK Potensi Utama.

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer “STMIK Potensi

Utama” merupakan salah satu institusi pendidikan dibawah naungan Yayasan

Potensi Utama yang berdiri pada tahun 2003. Saat ini STMIK Potensi Utama

sudah membuka 3 (tiga) Program Studi yaitu Program Studi Teknik Informatika

(S1), Program Studi Sistem Informasi dan Manajemen Informatika (D III).

Penyelenggaraan Program Studi Teknik Informatika (PSTI) baik dalam proses

pembelajaran maupun administrasi diselaraskan dengan visi dan misi STMIK

Potensi Utama.

Tujuan :

1. Memelihara dan mengembangkan ilmu, teknologi dan kebudayaan

yang bersesuaian dengan tuntutan agama.

2. Menjadikan Perguruan Tinggi sebagai pusat penggalian, pembinaan,

pemeliharaan dan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi

informasi berbasis komputer.

3. Mendidik mahasiswa supaya memiliki jiwa pengabdian dan memiliki

rasa tanggung jawab yang bermanfaat bagi Pembangunan Nasional dan

Pembangunan Daerah serta masa depan bangsa dan Negara Republik

Indonesia.

8

4. Memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai ahli madya,

sarjana ilmu pengetahuan dan teknologi berbasis komputer.

5. Memiliki kemampuan untuk bekerja atau meneruskan pendidikan ke

jenjang yang lebih tinggi setelah menyelesaikan pendidikan ahli madya

atau sarjananya.

6. Mampu menghadapi situasi–situasi yang baru dalam profesinya

sebagai ahli madya dan sarjana yang berdasarkan kepada prinsip–

prinsip fundamental secara mandiri disertai dengan rasa percaya diri

dan pertimbangan yang rasional.

7. Mempunyai motivasi untuk mengikuti perkembangan teknologi dan

ilmu pengetahuan secara intelektual, sosial dan kultural.

8. Mampu menyelesaikan masalah dengan menerapkan prinsip-prinsip

dasar dan pemikiran analitis yang tertib sewaktu merumuskan,

merencanakan dan menyederhanakan masalah tanpa kehilangan sifat

kekhususannya.

9. Menyiapkan peserta didik agar menjadi anggota masyarakat yang

memiliki kemampuan profesional yang dapat menerapkan,

mengembangkan ilmu pengetahuan Teknik Informatika, Sistem

Informasi dan Manajemen Informatika.

10. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan

penggunaan Teknik Informatika, Sistem Informasi dan Manajemen

Informatika untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat.

9

11. Membentuk calon–calon ahli madya dan sarjana yang profesional

dalam bidang Teknik Informatika, Sistem Informasi dan Manajemen

Informatika yang dipersiapkan untuk menjadi anggota masyarakat

yang memiliki sikap profesionalisme serta kemampuan akademik yang

tinggi untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan informasi

berbasis komputer.

12. Membentuk tenaga kerja yang memiliki keahlian, keterampilan dan

profesional yang kompatibel dengan perkembangan industri lokal,

nasional maupun internasional

II.2. Struktur Organisasi

Organisasi dapat diartikan sebagai satu lembaga atau kelompok orang

yang mau bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam satu

organisasi, sistematika merupakan hal yang sangat penting dan berperan vital

dalam kelancaran kegiatan operasi, karena tanpa struktur organisasi perusahaan

tidak akan dapat bekerja secara teratur.

Tujuan pengadaan struktur organisasi adalah sebagai upaya untuk

mengkoordinir semua lapisan kegiatan didalam kantor, sehingga dapat

meningkatkan efisien kerja, kemudian diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu.

Struktur organisasi STMIK Potensi Utama dapat dilihat pada gambar II.1.

dibawah ini :

10

Tugas, wewenang dan tanggung jawab jabatan-jabatan pada struktur organisasi

diatas adalah sebagai berikut :

1. Senat STMIK Potensi Utama

Senat STMIK Potensi Utama mempunyai tugas pokok :

a. Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan STMIK

Potensi Utama.

b. Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta

kepribadian civitas akademika.

c. Merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan pendidikann tinggi.

d. Memberikan persetujuan atas Rencana Anggaran Pendapatan dan

belanja STMIK Potensi Utama yang diajukan oleh STMIK Potensi

Utama.

e. Menilai pertanggung jawaban pimpinan STMIK Potensi Utama atas

kebijaksanaan yang telah ditetapkan.

f. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan

mimbar akademik dan otonomi keilmuan pada STMIK Potensi Utama.

g. Memberikan pertimbangan kepada penyelenggara STMIK Potensi

Utama berkenaan dengan calon-calon yang diusulkan untuk diangkat

menjadi Ketua STMIK Potensi Utama dan dosen yang dicalonkan

memangku jabatan akademik diatas Lektor.

h. Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi civitas akademika.

12

2. Ketua STMIK

Ketua STMIK Potensi Utama mempunyai tugas :

a. Menyusun rencana dan program kerja STMIK Potensi Utama di bidang

akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi, Penelitian

dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) sebagai pedoman

pelaksanaan tugas.

b. Membagi tugas dan pengarahan kepada Pembantu Ketua, Ketua Program

Study, Kepala Bagian dan Kepala Unit sesuai dengan bidangnya.

c. Mengkoordinasikan kepada Pembantu Ketua, Kepala Program Study,

Kepala Bagian dan Kepala Unit dalam melaksanakan tugas agar terjalin

kerja sama yang baik.

d. Menyelia pelaksanaan tugas Pembantu Ketua, Kepala Program Study,

Kepala Bagian dan Kepala Unit agar pelaksanaanya sesuai dengan

ketentuan yang telah ditetapkan.

e. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Pembantu Ketua, Ketua Program

Study, Kepala Bagian dan Kepala Unit untuk mengetahul permasalahan

dan penanggulangannya.

f. Menyusun konsep kebijakan teknik di bidang akademik,

kemahasiswaan, perencanaan dan sistern informasi, Penelitian dan

Pengabdia kepada Masyarakat (P3M) sebagai pedoman pelaksanaan

kegiatan.

13

g. Menelaah dan menganalisis peraturan perundang-undangan di bidang

akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi, Penelitian

dan Pengabdian kepada Masyarakat.

h. Menyusun konsep saran altematif di bidang akademik, perencanaan dan

sistem informasi, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

i. Melaksanakan pembinaan dosen melalui penelitian, seminar, lokakarya,

studi lanjut, kursus / pelatihan / magang dan pengabdian kepada

masyarakat berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk peningkatan

kemampuan.

j. Melaksanakan kerjasama dengan instansi lain di dalam maupun di luar

negeri di bidang akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem

informasi, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M).

k. Memantau pelaksanaan kegiatan akademik, kemahasiswaan,

perencanaan dan sistem informasi Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat (P3M) sebagai bahan penyusunan kebijakan pimpinan.

l. Menyusun laporan STMIK Potensi Utama di bidang akademik,

perencanaan dan sistem informasi Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat (P3M) sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

3. Ketua Gugus Kendali Mutu

Ketua Gugus Kendali Mutu bertugas :

a. Menerapkan dan mengkoordinasikan sistem mutu.

b. Membangun dan Merencanakan Sistem Manajemen Mutu.

14

c. Mengendalikan dan memantau Perjalanan Sistem Manjemen Mutu.

d. Melaporkan Hasil Pemantauan SMM Kepada Ketua STMIK secara

berkala.

e. Menyiapkan Agenda Rapat Tinjauan Manajemen.

f. Menyusun jadwal Audit Mutu Internal dan melaksanakannya.

g. Mengendalikan form tindakan koreksi dan tindakan preventif.

h. Menjadi Manager Audit Mutu Internal.

4. Wakil Ketua Gugus Kendali Mutu

Wakil Ketua Gugus Kendali Mutu bertugas :

a. Membantu Ketua GKM menerapkan dan mengkoordinasikan sistem

manajemen mutu.

b. Membantu Ketua GKM membangun dan merencanakan sistem

manajemen mutu.

c. Membantu ketua GKM mengendalikan dan memantau pelaksanaan

sistem manajemen mutu.

d. Membantu Ketua GKM menyiapkan agenda rapat tinjauan manajemen.

e. Membantu Ketua GKM menyusun jadwal dan pelaksaan Audit Mutu

Internal.

f. Membantu Ketua GKM mengendalikan form tindakan koreksi dan

tindakan preventif.

g. Membantu Ketua GKM menjadi manajer audit mutu internal.

15

5. Document Control

Document Control bertugas :

a. Menyiapkan segala dokument yang diperlukan dalam sirkulasi aktifitas

tiap bagian.

b. Membantu ketua GKM melaksanakan tugasnya yang berkaitan dengan

Sistem Manajemen Mutu.

c. Mengendalikan seluruh Dokumen Sistem Manajemen Mutu.

6. Internal Auditor

Internal Auditor bertugas :

a. Mempersiapkan checklist audit internal sesuai dengan bagian yang akan

di-audit.

b. Melakukan audit internal sesuai jadwal yang telah ditentukan.

c. Menuliskan temuan jika ditemukan ketidaksesuaian.

d. Memberikan saran perbaikana dan observasi.

e. Melakuakn verikasi temuan sesuai dengan bagian yang di-audit.

f. Memberikan saran kepada lead auditor sebagai masukan pembuatan

audit mutu internal.

7. Pembantu Ketua I

Pembantu Ketua I bertugas :

a. Menyusun rencana dan program kerja STMIK Potensi Utama sebagai

pedoman pelaksanaan tugas.

16

b. Membagi tugas kepada Kabag. Akademik dan Prodi sesuai dengan

bidangnya.

c. Memberi arahan kepada Kabag. Akademik dan Ka.Prodi untuk

kelancaran pelaksanaan tugas.

d. Mengkoordinasikan kepada Kabag. Akademik dan Ka.Prodi dalam

melaksanakan tugas agar terjalin kerjasama yang baik.

e. Menyelia pelaksanaan tugas kepada Kabag. Akademik dan Ka.Prodi

agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

f. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Kabag. Akademik dan Ka.Prodi untuk

mengetahui permasalahan dan penanggulangannya.

g. Menyusun konsep kebijakan teknik di bidang akademik, perencanaan

dan sistem informasi, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

(P3M) sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.

h. Menelaah dan menganalisis peraturan dan perundang-undangan di

bidang akademik, perencanaan dan sistem informasi, Penelitian dan

Pengabdian kepada Masyarakat.

i. Menyusun konsep saran alternatif di bidang akademik, perencanaan dan

sistem informasi, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

j. Melaksanakan pembinaan dosen melalui penelitian, seminar, lokakarya,

studi lanjut, kursus / pelatihan / magang dan pengabdian kepada

masyarakat berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk meningkatkan

kemampuan.

17

k. Melaksanakan kerjasama dengan instansi lain di dalam maupun di luar

negeri di bidang akademik, industri dan sistem informasi, Penelitian dan

Pengabdian kepada Masyarakat (P3M).

l. Memantau pelaksanaan kegiatan akademik, perencanaan dan sistem

informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) sebagai

bahan penyusunan kebijakan pimpinan.

m. Menyusun laporan STMIK Potensi Utama di bidang akademik,

perencanaan dan sistem informasi, Penelitian dan Pengabdian kepada



n. Menelaah dan menganalisis pelaksanaan kegiatan administrasi umum

dan keuangan agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

8. Pembantu Ketua II

Pembantu Ketua II bertugas :

a. Menyusun rencana dan program kerja sebagai pedoman pelaksanaan

tugas.

b. Membagi tugas kepada Kepala Bagian sesuai dengan bidangnya.

c. Memberi arahan kepada Kepala Bagian untuk kelancaran pelaksanaan

tugas.

d. Mengkoordinasikan kepada Kepala Bagian dalam melaksanakan tugas

agar terjalin kerjasama yang baik.

e. Menyelia pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian agar pelaksanaannya

sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

18

f. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bagian Umum, Keuangan &

Kepegawaian untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya.

g. Menyusun konsep kebijakan teknik di bidang administrasi umum,

mahasiswa, dosen, perpustakaan dan keuangan sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan.

h. Menelaah dan menganalisis peraturan dibidang administrasi mahasiswa,

dosen, umum, perpustakaan dan keuangan.

i. Menyusun saran alternatif di bidang administrasi mahasiswa, dosen,

perpustakaan, umum dan keuangan.

j. Mempersiapkan rencana kebutuhan pegawai sesuai ketentuan yang

berlaku.

k. Melaksanakan pembinaan pegawai di lingkungan STMIK Potensi Utama

sesuai ketentuan yang berlaku untuk peningkatan karier dan prestasi.

l. Mempersiapkan alokasi anggaran rutin, pembangunan dan dana

masyarakat STMIK Potensi Utama berdasarkan data dan informasi

sebagai bahan masukan atasan.

m. Menyusun skala prioritas pengadaan sarana dan prasarana di lingkungan

STMIK Potensi Utama.

n. Menelaah dan menganalisis pelaksanaan kegiatan administrasi umum,

mahasiswa, dosen, perpustakaan dan keuangan agar sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

19

o. Menyusun laporan STMIK Potensi Utama di bidang administrasi umum,

mahasiswa, dosen, perpustakaan dan keuangan, sesuai dengan hasil yang

telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

9. Pembantu Ketua III

Pembantu Ketua III bertugas :

a. Menyusun rencana dan program kerja STMIK Potensi Utama sebagai


b. Membagi tugas kepada Kepala Bagian unit kerja lainnya di bidang

kemahasiswaan sesuai dengan bidangnya.

c. Memberi arahan kepada Kepala Bagian unit kerja lainnya di bidang

kemahasiswaan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

d. Mengkoordinasikan kepada Kepala Bagian agar terjalin kerjasama yang

baik.

e. Menyelia pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian unit kerja lainnya di

bidang kemahasiswaan agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan

yang telah ditetapkan.

f. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Kepala Bagian unit kerja lainnya di

bidang kemahasiswaan untuk mengetahui permasalahan dan

penanggulangannya.

g. Menyusun konsep kebijakan teknis di bidang kemahasiswaan sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan.

h. Menelaah dan menganalisis peraturan dan perundang-undangan di

kemahasiswaan.

20

i. Menyusun saran alternatif dibidang kemahasiswaan.

j. Mempersiapkan bahan pembinaan Dosen (dosen pembina) melalui

kegiatan seminar, lokakarya, studi lanjut, kursus / pelatihan berdasarkan

ketentuan yang berlaku untuk peningkatan kemampuan pembinaan

kemahasiswaan.

k. Mempersiapkan bahan kerjasama dengan instansi lain di dalam maupun

di luar negeri di bidang pembinaan kemahasiswaan maupun di bidang

lain yang terkait (instansi/industri).

l. Menganalisis dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan

sebagai bahan penyusunan kebijakan pimpinan.

m. Menyusun laporan STMIK Potensi Utama di bidang akademik,

perencanaan dan sistem informasi, Penelitian dan Pengabdian kepada



n. Menyusun laporan STMIK Potensi Utama di bidang kemahasiswaan

sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban

pelaksanaan tugas.

o. Melakukan Promosi Potensi Utama & Kerjasama dengan Pihak Luar.

10. Ketua Program Studi

Ketua Program Studi bertugas :

a. Menyusun rencana dan program kerja Jurusan sebagai pedoman

pelaksanaan tugas.

21

b. Memeriksa beban tugas mengajar dosen setiap semester berdasarkan

ketentuan yang berlaku untuk mengetahui kesesuaiannya.

c. Meneliti rencana perkuliahan dan satuan acara perkuliahan berdasarkan

ketentuan yang berlaku untuk mengetahui kesesuaiannyaaran

pelaksanaan tugas.

d. Menyusun surat penugasan Dosen Wali atau Penasehat akademik


e. Memantau pelaksanaan perkuliahan berdasarkan ketentuan yang berlaku

sebagai bahan evaluasi.

f. Mengevaluasi hasil pelaksanaan perkuliahan berdasarkan data dan

informasi untuk bahan peningkatan mutu.

g. Menyusun rencana biaya operasional Jurusan berdasarkan beban kerja

Jurusan dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran kegiatan

perkuliahan.

h. Memfasilitasi dan menilai kegiatan kemahasiswaan di lingkungan

Jurusan untuk bahan pengembangan.

i. Menetapkan dosen pembimbing bagi mahasiswa yang menyelesaikan

tugas akhir berdasarkan usulan dari KPS/Sekjur dan ketentuan yang

berlaku untuk kelancaran tugas akademik.

j. Mempersiapkan bahan pembinaan Dosen (dosen pembina) melalui

kegiatan seminar, lokakarya, studi lanjut, kursus/latihan berdasarkan

ketentuan yang berlaku untuk peningkatan kemampuan pembinaan

kemahasiswaan.

22

k. Memfasilitasi dosen yang akan melakukan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat sesuai dengan beban tugas dan keahliannya untuk


l. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Jurusan sesuai dengan hasil

yang akan dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

11. Sekretaris Program Studi

Sekretaris Program Study bertugas :

a. Menyusun konsep rencana dan program kerja Jurusan sebagai bahan

masukan atasan

b. Menyusun konsep beban tugas mengajar dosen setiap semester

berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bahan masukan atasan.

c. Menyusun konsep rencana perkuliahan dan satuan acara perkuliahan


d. Menyusun konsep surat penugasan Dosen Wali atau Penasehat akademik


e. Menyusun instrumen pemantauan pelaksanaan perkuliahan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

f. Menganalisis hasil pelaksanaan perkuliahan berdasarkan data dan

informasi sebagai bahan evaluasi.

g. Menyusun konsep rencana biaya operasional Jurusan berdasarkan data

dan informasi serta ketentuan yang berlaku untuk kelancaran

pelaksanaan tugas.

23

h. Menyusun bahan fasilitasi dan penilaian kegiatan kemahasiswaan di

lingkungan Jurusan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

i. Menyusun bahan pertimbangan penentuan dosen pembimbing bagi

mahasiswa yang akan menyelesaikan tugas akhir berdasarkan ketentuan

yang berlaku sebagai bahan masukan atasan.

j. Memberi layanan administrasi bagi dosen yang akan melakukan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan

yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

k. Memfasilitasi dosen yang akan melakukan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat sesuai dengan beban tugas dan keahliannya untuk


l. Menyusun konsep laporan pelaksanaan kegiatan Jurusan berdasarkan

data dan informasi sebagai bahan masukan atasan.

12. Kepala Bagian Akademik

Kepala Bagian Akademik bertugas :

a. Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang akademik,

kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi.

b. Menganalisis dan mengevaluasi data di bidang akademik,

kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi sesuai ketentuan

yang berlaku.

c. Menyusun konsep pedoman di bidang akademik, kemahasiswaan,

perencanaan dan sistem informasi sesuai ketentuan yang berlaku.

d. Menyusun jadwal perkuliahan setiap semester.

24

e. Mempersiapkan bahan penyusunan pedoman dalam rangka kegiatan

wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di lingkungan STMIK Potensi

Utama.

f. Menyusun bahan pertimbangan penentuan dosen pembimbing bagi

mahasiswa yang akan menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan


g. Menyusun bahan pertimbangan penentuan dosen pembimbing bagi

mahasiswa yang akan menyelesaikan tugas akhir berdasarkan ketentuan

yang berlaku sebagai bahan masukan atasan.

h. Menyusun konsep saran alternatif di bidang administrasi akademik,

kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi sebagai bahan

masukan atasan

i. Menyusun konsep kalender akademik berdasarkan data dan informasi

sesuai ketentuan yang berlaku.

j. Menelaah persyaratan akademik jenjang jabatan dosen untuk mengetahui

kelengkapan usul kenaikan jabatan akademik.

k. Menyiapkan bahan evaluasi pelaksanaan kegiatan administrasi

akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan system informasi sebagai

bahan penyusunan kebijaksanaan.

l. Menerbitkan Surat Keputusan Mengajar Dosen setiap semester.

25

13. Kepala Sub Bagian Laboratorium

Kepala Sub Bagian Laboratorium bertugas :

a. Melakukan perbaikan dan perawatan terhadap perangkat yang

berhubungan dengan komputer dan periferalnya

b. Melakukan pendataan inventori perangkat.

c. Mengisi jurnal kerja harian setiap harinya.

d. Merencanakan instalasi kelistrikan dan jaringan komputer.

e. Memberi masukan kepada atasan mengenai hal-hal yang bertujuan untuk

peningkatan pelayanan perawatan dan perbaikan.

f. Membaca buku penghubung antar shift dan melaksanakan hal-hal yang

belum diselesaikan oleh shift sebelumnya.

g. Diwajibkan untuk merapikan perlengkapan kerja dan mematikan semua

peralatan listrik sebelum meninggalkan tempat tugas.

h. Mengunci semua lemari dan mengunci pintu lokasi kerja.

14. Kepala Sub Bagian Admin Dosen

Kepala Sub Bagian Admin Dosen bertugas :

a. Mempersiapkan berita acara PBM untuk dosen.

b. Mempersiapkan perangkat mengajar dosen seperti OHP, LCD Proyektor

dan Tape Recorder jika dibutuhkan.

c. Mendata kehadiran dosen sesuai jadwal maupun pelaksanaan mata

kuliah pengganti.

d. Menghubungi dosen yang tidak masuk mengajar lebih dari 3 pertemuan

perkuliahan.

26

e. Menghitung jumlah pertemuan perkuliahan yang telah dilaksanakan oleh

masing-masing dosen.

f. Menghitung jumlah berita acara PBM untuk masing-masing dosen setiap

bulannya.

g. Memberikan laporan dan saran kepada Kabag. Akademik.

15. Kepala Sub Bagian Admin Kemahasiswaan

Kepala Sub Bagian Admin Kemahasiswaan bertugas :

a. Menerima tamu yang datang ke STMIK Potensi Utama dan

menginstruksikan untuk mengisi buku tamu dan bed tamu yang

disediakan.

b. Mempersiapkan absensi mahasiswa berdasarkan pembayaran uang

kuliah.

c. Menerima pembayaran uang kuliah mahasiswa dan pembayaran

administrasi lainnya.

d. Menginformasikan pengumuman-pengumuman penting melalui

pengeras suara.

e. Memberikan informasi kepada calon mahasiswa mengenai syarat

penerimaan mahasiswa baru.

16. Kepala Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha bertugas :

a. Mempersiapkan program kerja sebagai panduan pelaksanaan aktifitasn

sehari-hari.

27

b. Membantu kelancaran tugas Pembantu Ketua II.

c. Memperlancar ketatalaksanaan usaha di STMIK Potensi Utama agar

berjalan sebagaimana mestinya.

d. Memberi laporan kepada Puket II mengenai kinerja Kepegawaian,

Umum, Keuangan, Perawatan, dan Pembelian.

17. Kepala Sub Bagian Kepegawaian

Kepala Sub Bagian Kepegawaian bertugas :

a. Merancang Man Power Planing Staf / Pegawai STMIK Potensi Utama.

b. Merancang Program Peningkatan Kompetensi bagi staf / pegawai.

c. Merekrut dan menyeleksi Staf / Pegawai baru.

d. Menerbitkan form izin permisi, menikah, dan melahirkan Staf / Pegawai.

e. Melaksanakan penilaian kinerja Staf / Pegawai.

f. Memberi teguran baik lisan maupun tulisan kepada Staf / Pegawai yang

melakukan kesalahan kerja.

18. Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan bertugas :

a. Menentukan budget pengeluaran untuk tiap-tiap departemen.

b. Meng-evaluasi kembali cash flow yang telah dibuat oleh bagian

keuangan.

c. Menganalisa pemakaian biaya tiap-tiap departemen.

d. Mengecek laporan piutang yang telah dibuat oleh bagian keuangan.

e. Membuat laporan bulanan untuk pembantu ketua II.

28

19. Kepala Sub Bagian Umum

Kepala Sub Bagian Umum bertugas :

a. Mengatur pelaksanaan tata persuratan dan kearsipan.

b. Mengatur pelaksanaan keamanan, kebersihan, ketertiban, dan keindahan

serta penggunaan fasilitas kantor dan ruangan.

c. Mengatur pelaksanaan penerimaan tamu, rapat dinas dan kegiatan

keprotokolan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

d. Mengatur penggunaan telepon, telex, listrik, air, dan sarana lainnya

sesuai dengan kebutuhan yang berlaku.

e. Mempersiapkan bahan penyusunan pedoman dalam rangka kegiatan

wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya.

f. Melaksanakan pemilihan mahasiswa untuk mengikuti program

keteladanan i berdasarkan data dan informasi.

g. Menyusun laporan Sub Bagian sesuai dengan hasil yang telah dicapai

sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

h. Menyusun konsep kalender akademik berdasarkan data dan informasi


i. Menyusun konsep laporan sebagai bahan masukan bagi atasan.

20. Kepala Sub Bagian Perawatan

Kepala Sub Bagian Perawatan bertugas :

a. Mengatur penyimpanan dan pendistribusian barang perlengkapan di

lingkungan STMIK Potensi Utama.

29

b. Mengatur penggunaan, pemeliharaan, dan perbaikan gedung, asrama,

laboratorium dan perlengkapan Iainnya sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

c. Melaksanakan inventarisasi dan usul penghapusan barang perlengkapan


d. Menyusun konsep rencana dan program kerja UPT Maintenance dan

Repair sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

e. Menyusun konsep rencana perawatan dan perbaikan serta penambahan

Utilititas yang diperlukan untuk menunjang program pendidikan.

f. Menyusun konsep rencana kebutuhan suku cadang (spare part)

berdasarkan data dan informasi untuk bahan pengembangan.

g. Menyusun konsep skala prioritas kebutuhan dan perbaikan berdasarkan

data dan informasi.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang

dan bahan serla pelaksanaan perawatan dan perbaikan sebagal bahan

masukan atasan.

i. Menyusun konsep laporan STMIK Potensi Utama sebagai bahan

masukan atasan.

21. Kepala Sub Bagian Pembelian

Kepala Sub Bagian Pembelian bertugas :

a. Membahas kembali dengan pimpinan untuk semua barang yang akan

dibeli untuk harga barang yang diluar wewenang yang diberikan.

b. Meminta kebutuhan permintaan barang & jasa dari seluruh Unit kerja.

30

c. Mempelajari dan membandingkan harga serta mutu barang dari setiap

suplier.

d. Men-follow-up semua barang yang telah diorder ke supplier hingga

barang hingga sampai di kantor.

e. Menganalisa & Mengevaluasi semua supplier yang telah disetujui untuk

menjadi rekanan, menyangkut harga, mutu barang yang disupply dan

kesediaan supplier terhadap STMIK Potensi Utama.

f. Bertanggung-jawab terhadap pengorderan dan pendeliveryan terhadap

material yang telah diorder.

g. Men-file kembali semua form yang telah digunakan sebagai data

pertinggal.

h. Membuat laporan pembelian bulanan ke Puket II.

22. Kepala Bagian Humas

Kepala Bagian Humas bertugas :

a. Membuat strategi program pelaksanaan kegiatan promosi STMIK

Potensi Utama dan alumninya.

b. Menyusun rencana dan program kerja di bidang kerja sama sebagai


c. Menyusun konsep pengembangan pelayanan bidang kerja sama.

d. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan kerja sama di lingkungan dan

di luar STMIK Potensi Utama agar terpadu dan serasi.

e. Melaksanakan kerja sama dengan instansi negeri maupun swasta.

31

f. Mengevaluasi hasil pelaksanaan kerja sama di lingkungan dan di luar

STMIK Potensi Utama untuk mengidentifikasi permaslahan dan

penanggulangannya.

g. Menyusun laporan di bidang kerja sama.

23. Kepala Bagian Kemahasiswaan

Kepala Bagian Kemahasiswaan bertugas :

a. Mengkoordinir dan memantau kegiatan ekstra kurikuler mahasiswa.

b. Mengkoordinir dan memantau program beasiswa untuk mahasiswa.

c. Mengukur kepuasan mahasiswa sebagai pelanggan.

d. Menangani keluhan mahasiswa.

e. Bersama dengan Kabag. Akademik mengkoordinir dan melaksanakan

wisuda.

24. Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa bertugas :

a. Mempersiapkan program kerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas

b. Menampung aspirasi mahasiswa yang sifatnya positif demi tercapainya

proses pembelajaran yang berkualitas.

c. Memfasilitasi kreatifitas mahasiswa dalam pembentukan UKM

d. Mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan UKM yang di lingkungan

STMIK Potensi Utama.

e. Menjembatani hubungan mahasiswa dengan pihak yayasan.

32

25. Ketua Ikatan Keluarga Alumni

Ketua Ikatan Keluarga Alumni bertugas :

a. Mendata mahasiswa STMIK Potensi Utama yang telah menyelesaikan

pendidikannya

b. Mengakomodir para lulusan STMIK Potensi Utama yang akan menjadi

anggota Ikatan alumni.

c. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berkaitan

dengan alumni

d. Memberikan informasi bagi para alumni mengenai lowongan pekerjaan

e. Menjembatani hubungan antara pihak STMIK Potensi Utama dengan

para lulusannya.

26. Kepala Unit LPPM

Ketua Unit LPPM bertugas :

a. Menyusun konsep rencana dan program kerja Unit Penelitian dan

Pengabdian kepada Masyarakat sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.

c. Mengkoordinasikan bawahan dalam melaksanakan tugas agar terjalin

kerja sama yang baik.

d. Menyusun konsep naskah kerjasima penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat berdasarkan ketentuan yang berlaku.

e. Menelaah dan menganalisis proposal penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat untuk mengetahul kesesuaian sesuai ketentuan yang berlaku.

33

f. Melaksanakan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

berdasarkan program STMIK Potensi Utama.

g. Menganalisis dan mengevaluasi laporan basil penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat sebagai bahan masukan atasan.

h. Memberikan layanan informasi hasil penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat.

i. Mempershapkan bahan rencana kegiatan pelatihan di bidang penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat sesuai ketentuan yang berlaku.

j. Menyusun laporan sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai


27. Kepala Unit Perpustakaan

Kepala Unit Perpustakaan bertugas :

a. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnnya.

b. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan masukan Atasan.

c. Menelaah peraturan perundang-undangn di bidang Perpustakaan.

d. Menyusun saran alternatif dibidang Perpustakaan berdasarkan data dan

informasi.

e. Menyusun rencana kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan data

dan informasi dan bahan masukan atasan.

f. Mempersiapkan bahan penyusunan sistem pengolaan teknis dan sistem

pelayanan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu

perpustakaan.

34

g. Menyusun pedoman sirkulasi dan pelayanan referensi perpustakaan

berdasarkan ketentuan yang beriaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

h. Melaksanakan urusan administrasi di Iingkungan perpustakaan untuk

kelancaran tugas.

i. Menyusun konsep pedcman peminjaman buku perpustakaan dan bahan

masukan atasan perencanaan dan system informasi sebagai bahan

penyusunan kebijaksanaan.

j. Mempersiapkan bahan evaiuasi pelaksanaan pelayanan perpustakaan

berdasarkan data dan informasi sebagai bahan masukan atasan.

k. Menyusun laporan perpustakaan sesual dengan hasil yang telah dicapai

sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

II.3. Mekanisme Sistem Yang Berjalan

Sistem penjadwalan kuliah pada STMIK Potensi Utama masih dilakukan

secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel, dimana bagian

Administrasi Akademik mengeluarkan berkas kesediaan mengajar kepada

Administrasi Dosen dalam bentuk formulir yang berisi nama dosen, matakuliah,

hari, jam/waktu, tanda tangan, tahun akademik. Kemudian bagian Administrasi

Dosen memberikan berkas tersebut kepada masing-masing dosen untuk diisi.

Setelah masing-masing dosen telah mengisi formulir kesediaan mengajar dan

mengembalikannya kepada Administrasi Dosen, maka bagian Akademik

menyediakan jadwal matakuliah untuk masing-masing jurusan berdasarkan

matakuliahnya, sesuai dengan formulir yang telah diisi oleh masing-masing

35

dosen. Jika jumlah dosen untuk mengajar matakuliah tidak mencukupi, maka

pihak kampus Potensi Utama membuka lowongan penerimaan dosen baru.

Jika jumlah dosen sudah mencukupi, maka bagian Administrasi Akademik

mengundang masing-masing dosen yang bersangkutan untuk mengadakan rapat

semester baru. Di dalam rapat tersebut, dosen dapat mengkonfirmasi ulang jika

mempunyai kendala atau perubahan jadwal yang telah diisi. Setelah masing-

masing dosen mengkonfirmasi ulang berkas jadwal, maka jadwal direvisi oleh

bagian Administrasi Akademik, lalu disahkan oleh Ka.Prodi Sistem Informasi dan

Administrasi dosen, barulah kemudian jadwal dicetak dan ditempel di mading.

Adapun diagram Mekanisme Sistem yang berjalan dapat digambarkan sebagai

berikut:

Gambar II.2. Diagram Sistem Kerja Yang Sedang Berjalan

36

Administrasi Dosen

Administrasi Akademik

Dosen

Mengeluarkan dan Mengisi berkas

Rapat Semester

Menyusun Jadwal Kuliah

Cetak Laporan

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

III.1. Pengertian Perancangan Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan maka analisis sistem harus

memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan

desain sistem atau perancangan sistem. Desain sistem dapat dibagi dalam 2 bagian

yaitu desain sistem secara umum (general system design) atau desain konseptual

(design conceptual) dan desain secara terperinci (detailed system design) atau

disebut juga dengan desain sistem secara fisik (physical system design).

Menurut Janner Simarmata (2006:487), perancangan sistem merupakan

proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan sistem baru.

Dimulai dari spesifikasi output sistem yang diperlukan, mencakup isi, format,

volume dan frekuensi laporan-laporan dan dokumen-dokumen. Selanjutnya adalah

penentuan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu, baru diikuti dengan

langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur dan pengendalian.

III.2. Pengertian Sistem

Istilah Sistem berasal dari kata “System” yang berarti kumpulan objek

yang bekerjasama untuk menghasilkan suatu metode, prosedur serta teknik yang

digabung dan diatur sedemikian rupa menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk

mencapai tujuan.

37

Menurut Jogiyanto HM (1998:2), Sistem adalah sebagai satu

kesatuan/kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen sistem yang

saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Abdul Kadir (2003:54), Sistem adalah sekumpulan elemen yang

saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Tata Sutabri (2004:9), Sistem adalah unsur yang erat

hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu.

III.2.1. Karakteristik Sistem

Sebuah sistem yang baik harus mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu (Jogiyanto HM. 2005:4).

Komponen sistem, merupakan elemen-elemen sistem yang dapat berupa

suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

1. Batasan sistem, merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

2. Lingkungan luar sistem, apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem.

3. Penghubung sistem, merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem lainnya.

4. Masukan sistem, merupakan energi yang dimasukkan kedalam sistem.

5. Keluaran sistem, hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan

38

6. Pengolahan sistem, suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan

menjadi keluaran.

7. Sasaran sistem, menetukan masukan yang dibutuhkan sistem dan

keluaran yang akan dihasilkan sistem.

III.3. Pengertian Informasi

Menurut Budi Sutedjo (2001:11), Informasi adalah hasil pemrosesan data

yang diporoleh dari setiap elemen sistem tesebut menjadi bentuk dan mudah

dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang

untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.

Menurut Tata Sutabri HM (2004:18), Informasi adalah data yang telah

diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan.

III.4. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Budi Sutedjo (2001:11), Sistem Informasi dapat didefenisikan

sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang

membentuk satu kesatuan elemen untuk mengintegrasikan data, memproses dan

menyimpan serta mendistribusikan informasi.

Menurut E. Arbie (2001:33), Sistem Informasi adalah sekumpulan

prosedur organisasi yang ada pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi

bagi pengambil keputusan untuk kepentingan perusahaan ataupun organisasi.

Informasi adalah sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi

derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.

39

III.5. Pengertian Data

Data adalah istilah majemuk dari kata “Datim” yang berarti fakta atau

bagian fakta yang mengandung arti. Didalam reprentasinya data ini dinyatakan

dalam simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, huruf-huruf yang menujukkan

suatu objek, kondisi atau suatu keadaan tertentu.

Menurut Edhy Sutanta (2004:4), Data dapat didefenisikan sebagai

bahagian keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang

dikamuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang

menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal.

III.6. Pengertian Pengolahan data

Menurut Janner Simarmata (2007:2), Pengolahan data adalah pengolahan

data yang bisa mencari secara menyeluruh dan secara sistematis memelihara dan

me-retrieve informasi.

Menurut Waljiyanto (2004:2), Pengolahan data adalah pengelolaan data

yang dilakukan secara manual ataupun dengan komputer untuk suatu kepentingan

atau oleh sistem manajemen data. Kesimpulan pengolahan data adalah sebagai

suatu proses untuk memanipulasi serta pemakain data agar lebih efesien. Berikut

digambarkan Siklus Pengolahan Data :

Gambar III.1. Siklus Pengolahan Data

40

Input Proses Output

III.7. Pengertian Sistem Penjadwalan Kuliah

Berikut adalah penjabaran tentang pengertian Sistem Penjadwalan Kuliah.

Kamus Umum Bahasa Indonesia, menyatakan bahwa Penjadwalan adalah

diambil dari kata “Jadwal” yang berarti daftar mata acara. Sedangkan pengertian

“Kuliah” adalah bentuk interaksi antara dosen, mahasiswa, dan

pengetahuan/keterampilan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian

Sistem Penjadwalan Kuliah merupakan salah satu persoalan dalam bidang tata

acara yang dapat diartikan sebagai kesatuan fungsi yang berbeda yang bekerja

sama mencapai satu tujuan, (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2008). Atas uraian

tersebut maka penulis mengambil kesimpulan bahwa Sistem Penjadwalan Kuliah

adalah kegiatan untuk menempatkan perkuliahan kedalam satu-satuan waktu.

Sistem Penjadwalan Kuliah meliputi penjadwalan komponen-komponen akademis

seperti dosen, mahasiswa, dan ruangan maupun komponen lainnya kedalam satu-

satuan waktu tertentu.

III.8. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Jogiyanto HM (2005 : 700) Data Flow Diagram merupakan suatu

diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan suatu sistem

yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut dapat mengalir.

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem

yang terstruktur (structured analysis and design).

41

DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat

menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Berikut

adalah tabel dari simbol-simbol DFD :

Adapun beberapa bentuk Simbol beserta Fungsi dari Data Flow Diagram

dapat dilihat pada Tabel III.1. sebagai berikut:

Tabel III.1: Simbol Data Flow Diagram

Simbol Arti Fungsi

Proses

Digunakan untuk

menggambarkan sebuah sistem

atau proses

Entitas Dalam/LuarDigunakan untuk

menggambarkan sebuah objek

Simpanan Data

Digunakan untuk

menggambarkan atau

menunjukkan sebuah file data

Arus Data

Digunakan untuk

menggambarkan sebuah arus

data

Sumber : Jogiyanto HM, 2005 : 701

1. Kesatuan Luar (External entity) atau batas sistem (Boundary system)

Setiap sisten mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu

sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan

menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan

kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang,

organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan

memberikan input atau menerima output dari sistem.

42

2. Arus Data (Data flow)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini

mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus ini

menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil

dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :

a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh

sistem.

d. Masukan untuk komputer.

3. Proses (Process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk

dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4. Simpanan Data (Data store)

Simpanan data (data store) merupakan sismpanan dari data yang dapat berupa

sebagai berikut :

a. Suatu file atau database di sistem komputer.

b. Suatu arsip atau catatan manual.

c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.

d. Suatu agenda atau buku.

43

III.9. Pengertian Database (Basis Data)

Menurut Budi Sutedjo Dharim (2006:103), Database merupakan kumpulan

dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya. Database yang merupakan

salah satu komponen yang penting pada sistem informasi, karena berfungsi

sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Tujuan dari desain

database adalah untuk menentukan data yang dibutuhkan dalam sistem sehingga

informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Desain database perlu

dilakukan untuk menghindari pengulangan data.

Adapun hirarki data dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar III.2 Hirarki Data dalam Database

44

Database

File

Record

Field

Byte

Bit

1. Database yaitu kumpulan dari beberapa file/table yang saling

berhubungan antara file yang satu dengan file yang lain.

2. File adalah komponen dari record yang saling berkaitan dan

memiliki format field yang satu dan sejenis

3. Record adalah komponen dari field yang mengambarkan satu unit

data individu tertentu

4. Field adalah suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu

item dari data nilai sebuah field

5. Byte adalah atribut dari field yang berupa karakter yang

membentuk nilai dari sebuah field

6. Bit adalah bagian terkecil dari data secara keseluruhan, yaitu form

berupa karakter Ascii (American Standart Code From Information

Interchange) nol atau satu yang merupakan komponen pembentuk byte.

III.10. Kamus Data

Budi Sutedjo (2006:118), Kamus data merupakan arti aliran data dan

penyimpanan dan pengembangan dalam data flow diagram, menjelaskan

spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir kesistem

tersebut. Berikut ini contoh penggunaan kamus data untuk perancangan database

seminar :

1. Pembicara : Kode_Pembicara +

Nama_Pembicara + Alamat +

Pembicara + Kota_Pembicara + Telepon + Pembicara +

Spesifikasi

45

2. Seminar : Kode_Seminar + Judul_Seminar + Kode_Seminar +

Tanggal + Jam + Tempat + Biaya

3. Peserta : Kode_Peserta + Nama_Peserta + Alamat_Peserta

+

Kota_Peserta.

III.11. Normalisasi

Menurut Kasiman Peranginangin (2006 : 365) Normalisasi adalah suatu

proses yang digunakan untuk menghilangkan kekurangan pada rancangan suatu

database. Dalam normalisasi akan dijelaskan sejumlah bentuk normal dimana

terdapat sekumpulan aturan yang dapat dilakukan dan tidak dapat dilakukan

dalam struktur tabel.

Bentuk dari normalisasi terdiri dari 4 bentuk antara lain :

1. Bentuk Tidak Normal

Dalam bentuk tidak normal berfungsi untuk menghilangkan perulangan

group.

2. First Normal Form

First Normal Form sering disebut dengan 1NF yaitu setiap atribut atau kolom

telah bersifat atomic. Setiap atribut berisi satu nilai tunggal, bukan merupakan

record database lain.

3. Second Normal Form

Bentuk normal kedua (second normal form/2NF) adalah bila semua atribut

tidak merupakan bagian dari kunci utama (primary key) dan bergantung secara

penuh terhadap kunci utama dan skema yang telah dibuat dalam bentuk

46

normal pertama (first normal form/INF). Artinnya setiap atribut non kunci

harus bergantung secara fungsional terhadap kunci (key).

4. Third Normal Form

Bentuk normal ketiga (Third Normal Form/3NF) menunjukkan bahwa atribut

hanya bergantung pada kunci bukan kolom lain.

5. Boyce Normal Form

Bentuk Boyce Normal Form atau sering disebut dengan BCNF adalah suatu

variasi dari bentuk normal ketiga di mana semua atribut harus secara

fungsional ditentukan oleh suatu superkey.

III. 12. Pengertian Relasi

Janner Simarmata (2006:67), Relasi menujukkan adanya hubungan

diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.

Relasi adalah hubungan antara tabel 1 dengan tabel yang lainnya. Ada tiga

(3) bentuk relasi antara tabel, yaitu :

1. Relasi satu ke satu (One to One), Ketika satu

record pada 1 tabel hanya berhubungan dengan 1 record pada tabel

2. Relasi satu ke banyak (One to Many), ketika 1

record pada suatu tabel berhubungan dengan banyak record pada tabel

lainnya.

47

Pasien Ditempat

Tempat terdiri

Pembicara Bertugas

Seminar

3. Relasi banyak ke banyak (Many to Many), ketika banyak record pada satu

tabel berhubungan dengan banyak record pada tabel lainnya.

Gambar III.3 Relasi

III.13. ERD (Entity Relationship Diagram)

Hal yang paling mendasar dan harus dipahami adalah pemodelan entitas

dan relationship. Entitas adalah berbagai hal dalam dunia nyata yang informasinya

disimpan dalam database (Kasiman Peranginangin, 2006 : 380).

Setelah melakukan normalisasi, kita harus membentuk relasi dari tiap

entitas yang ada yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang

mepresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau, dapat

digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-

Relationship (Diagram E-R).

Model ER (Entity Relatonship) dikemukakan oleh Peter Chen (1976),

sejak itu telah memperoleh banyak perhatian dan perluasan. Meodel ER adalah

persepsi terhdap dunia nyata sebagian terdiri dari objek-objek dasar yang disebut

entitas dan keterhubungan (Relationship) antar entitas-entitas itu. Konsep paling

dasar dimodel ER adalah entitas, relationship dan atribut.

48

Pegawai Bekerja

Proyek

x

Komponen Pokok Model ER adalah :

a. Entitas (Entity)

Entitas memodelkan objek-objek yang berada diperusahaan/lingkungan

b. Relationship

Relationship memodelkan koneksi/hubungan diantara entitas-entitas

c. Atribut-atribut (Properti-properti)

Memodelkan properti-properti dari entitas dan relationship

d. Konstrain-konstrain integritas

Konstrain-konstrain ketentuan validitas (Bambang Hariyanto, 2004:165)

Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan

dapat dilihat pada tabel III.3. sebagai berikut :

Tabel III.2 : Simbol Entity Relationship Diagram

Tabel Simbol Komponen E-R

Menyatakan himpunan entitas (entity)

Menyatakan himpunan relasi (relationship)

Menyatakan entitas lemah (weak entity)

Menyatakan relasi [ 1 , 1 ] (one to one)

Menyatakan relasi [ 1 , n ] (one to many)

Menyatakan relasi [ 1 , 0 ] (one to zero)

Menyatakan percabangan (ISA)

49

A

A

Sumber : Roger S.Pressman, 2002 : 360).

III.14. Flowchart

Flowchart atau Diagram Alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau

skema yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan-kegiatan

program dari mulai awal hingga akhir. Inti pembuatan dari flowchart atau

Diagram Alir ini adalah penggambaran urutan langkah-langkah pengerjaan dari

suatu algoritma.

Pengertian dari lambang-lambang diagram alir (flowchart), dapat dilihat

pada tabel III.3. sebagai berikut :

Tabel III.3 : Simbol-Simbol Flowchart

No Simbol Fungsi

1Terminal, untuk memulai atau mengakhiri suatu

program.

2Proses, suatu simbol yang menunjukan setiap

pengolahan yang dilakukan oleh komputer.

3Input-Output, untuk memasukan data ataupun

menunjukan hasil dari suatu proses.

4Decision, suatu kondisi yang akan menghasilkan

beberapa kemungkinan jawaban atau pilihan.

5Predefined process, suatu simbol untuk menyediakan

tempat-tempat pengolahan dalam storage.

6Conector, suatu prosedur akan masuk atau keluar

melalui simbol ini dalam lembar yang sama.

50

7Off-line connector, merupakan simbol masuk atau

keluarnya suatu prosedur pada lembar kertas lainnya.

8

Arus / flow dari pada prosedur yang dapat dilakukan

dari atas kebawah, dari bawah keatas, dari kiri

kekanan ataupun dari kanan kekiri.

9Document, merupakan simbol untuk data yang

berbentuk kertas maupun untuk informasi.

10Untuk menyatakan sekumpulan langkah proses yang

ditulis sebagai prosedur.

11

Simbol untuk output, yang ditunjukkan ke suatu

device, seperti printer, plotters dan lain-lain

sebagainya.

Sumber : Budi Sutedjo, 2006:126

III.15. Integrasi Visual Basic Dengan SQL Server

Ada banyak tool yang digunakan Visual Basic untuk mengakses dan

berinteraksi dengan database SQL Server Yaitu:

1. ActiveX Data Objects (ADO)

ADO adalah sebuah objek yang bertempat di atas OLE DB untuk

mengakses database. Untuk menambahkan komponen ADO kedalam

aplikasi penulis ialah dengan menjalankan sebuah proyek standar EXE

lalu pilihlah project> References. Pada jendela References, carilah

Microsoft ActiveX Data Objects 2.x Library dan pilih kotak cek

didepannya. Langkah pertama dalam menggunakan ADO adalah membuat

koneksi ke database. Gunakan objek Connection untuk memberi tahu

ADO database mana yang akan dikoneksi. Objek Connection adalah

51

sebagai pintu gerbang kedalam database. Objek ini memiliki sejumlah

properti dan metode yang digunakan untuk memanipulasi koneksi dari

dalam Visual Basic. (Dianne Siebold. 2003 : 178)

2. OLE for DataBase (OLE DB)

OLE DB adalah sebuah lapisan yang berada dibagian teratas dari database.

OLE DB mengakses data dalam sumber relasional dan nonrelasional,

termasuk database hierarkial mainframe, teks, grafis, dan spreadsheet.

Salah satu manfaat OLE DB adalah memungkinkan penyedia data

individual mendefenisikan mekanisme penyedia spesifik untuk

menggunakan fitur secara unik ke sumber data tertentu.

3. Open DataBase Connectivity (ODBC)

ODBC adalah salah satu objek yang digunakan dalam mengakses

database, tetapi lebih sederhana dibandingkan dengan OLE DB dan ADO.

Kelemahannya adalah sulit dalam pengkodean dan debugging pada

penerjemahan model objek ke dalam kode akses data yang lebih banyak

4. Data Access Objects (DAO)

DAO adalah objek yang dipakai untuk mengakses database melalui

ODBC. Objek ini mirip seperti ADO, tetapi tidak akan diperbaharui lagi di

masa mendatang. DAO menggunakan mesin database Jet untuk

mengambil data dari database sehingga lemah dalam hal kinerja, DAO

juga dirancang sebatas mengakses sumber data saja.

5. ADO Data Control (ADO DC)

52

ADO DC adalah pintu gerbang visual aplikasi kedalam database. ADO

DC digunakan untuk mengakses database melalui objek-objek ADO.

Objek ini setara dengan objek Command dari objek-objek Data

Environment. Control data bound akan menggunakan ADO DC untuk

melihat dan meng update field tertentu didalam database. (Evangelor

Petroutsos. 2004 : 67)

III. 16. SQL Server

Microsoft SQL Server 2000 ialah perangkat lunak untuk Relational

Database Management System (RDBMS) yang handal. (Widodo Budiharto, 2002

: 14).

Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar (seperti order entri

yang online, inventory, akuntansi atau manufaktur), SQL Server 2000 dapat

dijalankan pada Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga pada personal

desktop di windows 2000 professional dan windows 98.

SQL Server telah lama dikenal dan fitur barunya terus bertambah dan

ditingkatkan. SQL Server adalah bagian dari produk Back Office Microsoft, yang

juga menyertakan Back Office Server, Exchange Server, Proxy Server, Site

Server, Small Bussines Server, SNA Server dan System Management Server.

SQL Server 2000 terdiri atas 7 edisi berbeda yang tersedia pada CD yang

berbeda, yaitu Standart Edition, Enterprise Edition, Personal Edition, Developer

Edition, Windows CE Edition, dan Microsoft Desktop (MED). SQL Server 2000

53

mempunyai fasilitas tambahan yang membuat ia memiliki kemampuan penuh

dalam e-commerce.

III.16.1 Fasilitas-fasilitas penting SQL Server

SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas yang mempermudah pengguna

menangani database, diantaranya adalah :

1. Fasilitas Service Manager

Fasilitas service manager digunakan untuk mengaktifkan atau

memberhentikan aktifitas layanan user, yaitu server yang menyimpan dan

mengolah database.

2. Enterprise Manager

Enterprise Manager merupakan fasilitas utama dari SQL Server. Hampir

semua database kita lakukan menggunakan enterprise manager. Enterprise

manager dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database,

menambahkan atau menghapus tabel, membuat view, menambah user, dan

lain-lain.

3. Fasilitas Query Analyzer

Query Analyzer digunakan untuk membuat atau menjalankan perintah

SQL dan transact-SQL.

III.17. Crystal Report

Crystal Report merupakan suatu software fasilitas pendukung pembuatan

laporan dari Seagate Report yang menjadi Add-Ins di Visual Basic, Crystal Report

banyak menyediakan fungsi-fungsi dan fasilitas-fasilitas tambahan yang tidak

54

dimiliki oleh data report : untuk VB 6.0, disediakan Crystal Report 8.5, Add-Ins.

Mencetak dengan Crystal Report hasilnya lebih baik dan lebih mudah.

Ini bisa didapatkan karena pada Crystal Report banyak tersedia objek-

objek maupun komponen yang mudah digunakan. Crystal Report juga dapat

dihubungkan atau berintegrasi dengan aplikasi lain, misalnya My SQL, Microsoft

Access, Microsoft Excell, dan juga ASP untuk web database.

BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN

IV.1. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan

Suatu sistem pada dasarnya adalah merupakan susunan teratur dari

kegiatan-kegiatan yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya, dan

prosedur-prosedur yang dilaksanakan saling berkaitan sehingga memudahkan

pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

Analisa sistem dilakukan guna mengetahui masalah apa yang sebenarnya

yang dihadapi oleh STMIK Potensi Utama. Penganalisaan ini berguna untuk

memberikan bentuk alternatif yang diberikan. Diharapkan perubahan alternatif

akan memberikan bentuk laporan yang lebih mudah untuk pembacaan oleh

pemakai sistem.

Adapun tahapan proses yang sedang berjalan saat ini dapat diterangkan

sebagai berikut :

IV.1.1. Analisa Input

55

Pada STMIK Potensi Utama data yang digunakan sebagai bahan masukan

adalah data dari berkas mengajar yang dibagikan kepada masing-masing dosen,

dimana dalam pencatatan masih dalam bentuk berkas-berkas yang sistem

pencatatannya masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel.

FORMULIR KESEDIAAN MENGAJARSTMIK POTENSI UTAMA

(SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER)

NIP : ……………………………….

Nama Dosen : ……………………………….

Nama MataKuliah : ……………………………….

Hari : ……………………………….

Jam/Waktu : ……………………………….

Tahun Akademik : ……………………………….

Medan, 2009

Ketua Akademik Dosen

( ) ( )

56

Tabel IV.1. Formulir Kesediaan Mengajar

IV.1.2 Analisa Proses

Untuk mengolah data jadwal masih dilakukan secara semi manual, yang

mana proses pencatatan dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel.

Proses pengolahan data penjadwalan sehingga menghasilkan laporan

penjadwalan dapat digambarkan dalam bentuk berkas. Adapun proses sistem kerja

pada STMIK Potensi Utama dapat dilihat pada gambar IV.2 pada evaluasi sistem

yang berjalan.

IV.1.3. Analisa Output

Adapun output dari hasil data Penjadwalan Kuliah yang sudah direkam

dicetak sebagai laporan kepimpinan berupa laporan Penjadwalan kuliah yang

diolah melalui Microsoft excel seperti tabel dibawah ini :

57

JADWAL MATAKULIAH SEMESTER GANJILSTMIK POTENSI UTAMA

58

Semester 1

Kelas SI Pagi AHari Jam Matakuliah Dosen SKS

Senin

Selasa

Rabu

Kamis

Jumat

08.30 – 10.0010.15 – 12.30

08.30 – 11.0011.00 – 12.30

08.30 – 10.3011.00 – 12.30

10.00 – 12.00

08.30 – 10.00

Matematika DiskritBahasa Indonesia

IADPPN 1

Algoritma dan PemrogramanBhs English For Computer

Agama

Aljabar Linier

HAMA

MAHAR

ISAZ

PI

BA

23

32

32

3

2

Keterangan : HA (Haluddin Panjaitan, Msi) AZ (Azhari, Spd) MA (Mahzaniar, M. Hum) PI (Drs, Pitono) HAR (Haryadi, M. Kom) BA (Bambang, Msi) IS (Ismael, M. Kom)

Medan, 2009 Diketahui Oleh, Ketua STMIK

( Roslina, MIT )

Tabel IV.2. Form Laporan Daftar Jadwal Matakuliah

IV.2. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

59

Evaluasi Diagram Sistem yang sedang berjalan dapat digambarkan sebagai

berikut :

Gambar IV.1. Diagram Sistem Kerja Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan penjelasan sistem yang sedang berjalan yang dilakukan pada

STMIK Potensi Utama, maka ditemukan kelemahan yang terdapat pada sistem

yang sedang berjalan tersebut :

1. Dalam pencatatan data penjadwalan masih menggunakan berkas.

2. Belum adanya database atau sistem penyimpanan yang baik.

3. Belum ada sistem yang terkomputerisasi sehingga pimpinan sulit

mengetahui hasil laporan secara langsung.

4. Membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian data-data yang telah

diselesaikan

Adapun solusi yang akan diberikan kepada pihak STMIK Potensi Utama

yaitu membuat Sistem Informasi Penjadwalan yang baru yang sudah

60

Administrasi Dosen

Administrasi Akademik

Dosen

Mengeluarkan dan Mengisi berkas

Rapat Semester

Menyusun Jadwal Kuliah

Cetak Laporan

terkomputerisasi sehingga memudahkan pihak STMIK Potensi Utama dalam

pengolahan datanya.

IV.3. Desain Sistem

Tahapan dari desain sistem memiliki tujuan untuk merancang sistem yang

baru yang dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapi pengguna sistem

yang sedang berjalan.

IV.3.1. Desain Sistem Secara Global

Desain sistem bertujuan untuk memberikan gambaran logika sistem yang

baru secara garis besar kepada pemakai sistem. Dalam desain ini sudah tergambar

logika dari sistem secara keseluruhan. Pembuatan desain sistem berdasarkan dari

hasil penelitian dilapangan yang selanjutnya dimodifikasi sedemikian rupa

sehingga dapat diusahakan perbaikan-perbaikan dari sistem yang lama.

IV.3.1.1. Konteks Diagram

Diagram konteks berfungsi untuk menampilkan interaksi sistem informasi

dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dalam diagram konteks

ini sistem dianggap sebagai sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci karena

yang ditekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang akan

mengaksesnya. Diagram Konteks Penjadwalan Kuliah Pada STMIK Potensi

Utama adalah sebagai berikut :

61

Administrasi Dosen

Gambar IV.2. Diagram Konteks Sistem Informasi Penjadwalan Kuliah

Dapat dijelaskan bahwa dalam Sistem Informasi Penjadwalan Kuliah,

terdapat dua entity yaitu Administrasi dosen, dan Ka.Prodi. Pada Tahap pertama

Administrasi dosen memberikan berkas kesediaan mengajar ke proses input data,

kemudian setelah diproses jadwal kuliah diberikan kepada Administrasi dosen

untuk diberikan kepada entity administrasi dosen. Data yang masuk disimpan

difile penyimpanan yang telah disiapkan masing-masing, kemudian diteruskan

kembali keproses pembuatan laporan, dari proses pembuatan laporan dihasilkan

laporan yang diberikan kepada Ka. Prodi

IV.3.1.2. Data flow Diagram (DFD)

62

Ka.Prodi

0.0Sistem

Informasi Jadwal

Data Kesediaan MengajarDaftar Matakuliah

Laporan Jadwal Kuliah

Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara global. Keuntungan

menggunakan Data Flow Diagram (DFD) ini yaitu untuk memudahkan user yang kurang

menguasai sistem yang akan dikerjakan. Dari penganalisaan yang telah dilakukan maka

dapat digambarkan desain Data Flow diagram (DFD) seperti gambar dibawah ini :

F1 Matakuliah F4 Pembagian Kelas

F2 Dosen F5 Ambil Matakuliah

F3 Ruangan F6 Jadwal Kuliah

Gambar IV.3. Data Flow Diagram Level 0

Dapat dijelaskan bahwa sistem ini mempunyai dua entity yang mana

Administrasi Dosen, dan Ka.Prodi. Dari entity Admistrasi Dosen keproses input

data. Data yang masuk disimpan difile penyimpanan yang telah disiapkan masing-

masing, kemudian diteruskan kembali keproses pembuatan laporan, dari proses

pembuatan laporan dihasilkan laporan yang diberikan kepada Ka. Prodi.

63

Administrasi Dosen

Ka.Prodi

1Input Data

2Pembuatan

Laporan


Data Kesediaan MengajarDaftar Matakuliah

Data Jadwal Kuliah

Data Ambil Matakuliah

Data Pembagian

Kelas

Data Ruangan

Data Dosen

Data Mtkul

iah

Data Jadwal Kuliah

Data Ruangan

F1 Matakuliah F4 Pembagian Kelas

F2 Dosen F5 Ambil Matakuliah

F3 Ruangan F6 Jadwal Kuliah

Gambar IV.4. Data Flow Diagram Level 1

Pada gambar level 1 terjadi pengembangan lebih rinci dari level 0. Pada

level 1 terdapat dua jenis entity, 5 proses dan 6 penyimpanan, dari entity

64

1.0Pengeluaran

berkas

1.1Pengisian

Berkas

1.2Pengumpulan

berkas

1.3Penyusunan

Jadwal

1.4Pembuatan

Laporan

Ka.Prodi


Administrasi Dosen

Data Kesediaan Mengajar

Data Matakuliah

Data dosen, matakuliah

Data dosen, matakuliah

Data Pembagian

Kelas

Data Jadwal Kuliah

Data Ambil Matakuliah

Data Ruangan

Data Dosen

Data Jadwal KuliahData Ruangan

Data Dosen Data Ambil Matakuliah

Data Matakuliah

Administrasi dosen diberikan berkas kesediaan mengajar keproses pengeluaran

berkas, data matakuliah keproses Pengisian berkas, data dosen dan data

matakuliah keproses pengumpulan berkas, data kelas, data ruangan data jadwal

kuliah keproses penyusunan jadwal. Data yang masuk keproses kemudian

disimpan kefile penyimpanan (stored), data yang disimpan dialirkan keproses

pengeluaran laporan, hasil dari proses pembuatan laporan diberikan ke Ka,prodi.

IV.3.2. Desain Sistem Secara Detail

Tahap desain sistem secara detail berisikan gambaran lengkap dari sistem

yang akan dirancang.

IV.3.2.1. Desain Input

Desain input bertujuan untuk memudahkan pemakai didalam menentukan

data-data yang diperlukan, dengan demikian dapat menjamin pemasukan data dan

dapat diterima serta dimengerti oleh pemakai. Desain input yang dirancang disini

adalah sebagai berikut :

1. Desain Menu Login

65

STMIK POTENSI UTAMA

Masukkan Password Anda

Gambar IV.5. Desain Menu Login

Form Login dirancang sebagai Administrator User pada sistem yang

ditawarkan, sehingga pengaturan hak akses pengguna program dapat dibatasi.

Komponen yang dipakai dalam merancang Menu Login ini terdiri dari 2 objek

Label sebagai pemberi keterangan, 2 objek Textbox sebagai kotak inputan, dan 2

objek Command Button sebagai tombol proses Login dan Keluar.

2. Desain Menu Utama

66

KeluarLogin

User Name

Password

SISTEM INFORMASI JADWAL KULIAH STMIK POTENSI UTAMA

Entri Data Laporan Keluar

Gambar IV.6. Desain Menu Utama

Tampilan Menu Utama disusun dengan menggunakan fasilitas Menu

Editor pada bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Komponen Menu Utama dari

sistem yang diusulkan pada tugas akhir ini terdiri dari :

a. Entri Data

Menu ini terdiri dari form matakuliah, form dosen, form ruangan, form

pembagian kelas, form ambil matakuliah, dan form jadwal kuliah.

b. Laporan

Menu ini terdiri dari laporan matakuliah, laporan dosen, laporan ruangan,

laporan pembagian kelas, laporan ambil matakuliah, dan laporan jadwal

kuliah.

c. Keluar. Menu ini untuk keluar dari program.

3. Desain Input Data MataKuliah

67

STMIK POTENSI UTAMA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER POTENSI

UTAMA

KodeMk NamaMK SKS

Gambar IV.7. Desain Input Data MataKuliah

Komponen yang dipakai dalam merancang tampilan data matakuliah ini

menggunakan objek yang terdiri dari :

a. 3 objek Label sebagai pemberi keterangan.

b. 3 objek Textbox sebagai kotak inputan.

c. 7 objek Command Button sebagai proses.

d. 1 objek Data Grid sebagai tabel untuk menampilkan isi dari tabel.

4. Desain Input Data Dosen

68

LOGO

SKS

Tambah

Kode MataKuliah

Simpan

Nama MataKuliah

BatalUpdate

HapusEdit Keluar

Komponen yang dipakai dalam merancang tampilan data dosen ini




c. 3 objek ComboBox sebagai kotak pilihan.

d. 7 objek Command Button sebagai proses.

e. 1 objek Data Grid sebagai tabel untuk menampilkan isi dari tabel.

69

5. Desain Input Data Ruangan

STMIK POTENSI UTAMA


UTAMA

No Ruangan Keterangan

Gambar IV.9. Desain Input Data Ruangan

Komponen yang dipakai dalam merancang tampilan data ruangan ini





70

LOGO

Tambah BatalSimpan Update KeluarEdit Hapus

No Ruangan

Keterangan


6. Desain Input Data Pembagian Kelas

STMIK POTENSI UTAMA


UTAMA

O Orang

Tahun Masuk Kelas Jumlah Siswa

Gambar IV.10. Desain Input Data Pembagian Kelas

Komponen yang dipakai dalam merancang tampilan data kelas ini




71

LOGO


Jumlah Mahasiswa

Tahun Masuk

Kelas



7. Desain Input Data Ambil Mata Kuliah

STMIK POTENSI UTAMA


UTAMA

Gambar IV.11. Desain Input Data Ambil MataKuliah

Komponen yang dipakai dalam merancang tampilan data ambil matakuliah

ini menggunakan objek yang terdiri dari :


72

LOGO


Kode MataKuliah

Kode Dosen

Nama Dosen

Nama MataKuliah

Hapus MK

KodeMk NamaMK




8. Desain Input Data Jadwal Kuliah

73

Komponen yang dipakai dalam merancang tampilan data jadwal kuliah ini




c. 5 objek ComboBox sebagai kotak pilihan.

d. 7 objek Command Button sebagai proses.

e. 1 objek Data Grid sebagai tabel untuk menampilkan isi dari tabel.

9. Desain Form Laporan Data Ambil Matakuliah

Input Kriteria Laporan

Gambar IV.13. Desain Form Data Ambil Matakuliah

Tampilan Form Laporan Data Ambil Matakuliah dibuat untuk mencetak

laporan data Ambil Matakuliah per dosen. Form Laporan ini berfungsi untuk

mencetak jumlah matakuliah yang diambil per dosen. Tampilan Form data ambil

matakuliah ini disusun dengan menggunakan fasilitas form pada bahasa

pemrograman Visual Basic 6.0. Komponen yang dipakai dalam merancang

tampilan data ambil matakuliah ini menggunakan objek yang terdiri dari :

74

Kode Dosen

KeluarCetak



c. 2 objek Command Button sebagai proses cetak dan keluar.

10. Desain Form Laporan Data Kelas

Gambar IV.14. Desain Form Data Kelas

Tampilan Form Laporan Data Kelas dibuat untuk mencetak laporan data

kelas per Tahun Masuk. Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak jumlah

mahasiswa per Tahun Masuk. Tampilan Form data kelas ini disusun dengan

menggunakan fasilitas form pada bahasa pemrograman Visual Basic 6.0.

Komponen yang dipakai dalam merancang tampilan data kelas ini menggunakan

objek yang terdiri dari :




75

Laporan Data Kelas

Tahun Masuk

KeluarCetak

11. Desain Form Cetak Jadwal Kuliah

Cetak Jadwal Kuliah

Gambar IV.15. Desain Form Cetak Jadwal

Tampilan Form Cetak Jadwal dibuat untuk mencetak laporan Jadwal

Kuliah. Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak Laporan Jadwal Kuliah

berdasarkan tahun ajaran, angkatan, kelas dan semester. Tampilan Form data kelas

ini disusun dengan menggunakan fasilitas form pada bahasa pemrograman Visual

Basic 6.0. Komponen yang dipakai dalam merancang tampilan data kelas ini



76

Tahun Masuk

Kls JumlahMhs

Input Kriteria Laporan

Tahun Ajaran

Angkatan

Semester

Kelas

Cetak Keluar



d. 1 objek ComboBox sebagai kotak pilihan.

e. 1 objek Data Grid sebagai tabel untuk menapilkan isi dari tabel.

IV.3.2.2. Desain Interface

Desain output merupakan suatu bentuk keluaran atau tabel-tabel laporan

yang dibutuhkan oleh pimpinan. Adapun output yang dimaksud disini adalah

berupa laporan-laporan yang dibuat bagian Administrasi Akademik untuk laporan

dosen, laporan matakuliah, laporan kelas, jadwal dan laporan ambil matakuliah

yang kesemuanya tersebut berguna sebagai bahan pertimbangan bagi pimpinan

untuk mengambil keputusan. Untuk lebih jelasnya desain output yang dibuat

dapat dilihat dari beberapa bentuk laporan dibawah ini :

77

IV.3.2.3. Desain Database

Database merupakan komponen penting dalam pembangunan sistem

informasi, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan

seluruh data kedalam sistem, sehingga dapat dikembangkan untuk menyusun

informasi-informasi dalam berbagai bentuk.

IV.3.2.3.1. Kamus Data

Kamus data merupakan suatu daftar terorganisasi tentang komposisi

elemen data, aliran data, dan data store yang digunakan pada DFD. Pengisian

kamus data dilakukan setiap saat selama proses pengembangan berlangsung,

ketika diketahui adanya item atau saat diperlukan penambahan data item kedalam

sistem.

Berikut kamus data dari penjadwalan kuliah.

1. Matakuliah = Kd_MtKuliah + Nm_MtKuliah + Sks

2. Dosen = Kd_Dosen + Nm_Dosen +T pt_Lahir + Tgl_Lahir

Jen_Kel + Pangkat/Gol + Jabatan + Alamat + Telp

+ Status

3. Ruangan = No_Ruangan + Keterangan

4. Pembagian Kelas = Tahun Masuk + Kelas + Jlh_Mhs

5. Ambil Matakuliah = Kd_Dosen + Nm_Dosen + Kd_MtKuliah +

84

Nm_MtKuliah

6. JadwalKuliah = Thn_Ajar + No_ruangan + Semester +

Tahun Masuk+ Kelas + Nm_MtKuliah + Nm_Dosen

+ Hari + Jam_Masuk +J am_Keluar

IV.3.2.3.2. Normalisasi

Untuk menghasilkan sebuah database yang lebih optimal, langkah yang

harus dikakukan yaitu membuat normalisasi. Tujuan dibuatnya normalisasi adalah

agar tidak terjadi redundansi atau duplikasi data. Pada tahap ini dilakukan

normalisasi agar menghasilkan tabel-tabel yang akan digunakan sebagai

penginputan data.

1. Bentuk tidak Normal

Dalam tabel bentuk tidak normal mencantumkan seluruh field data yang

akan direkam, bagian yang double tidak perlu dituliskan. Pada tabel IV.3 terlihat

record yang tidak lengkap dan masih terjadi redundansi dan penduplikasian data,

sehingga sulit untuk membuat bagaimana bentuk record yang harus dibentuk

untuk merekam data tersebut.

Tabel IV.3. Bentuk Tidak Normal

Kode

MataKuliah

Nama

MataKuliah

Kode

Dosen

Nama

dosen

Tanggal Lahir Jenis

Kelamin

Jabatan Alamat

xx-999 Xxxx xxx-999 Xxxx 99-99-9999 Xxxx Xxxx xxxx

Thn Msk Kelas Jumlah

Mahasiswa

Kode

dosen

Nama

Dosen

Kode

MataKuliah

Nama

MataKuliah

Tahun

Ajaran

85


No ruangan Semester Thn Msk Hari Jam Masuk Jam Keluar

xx-999 Xxxx xxx-999 Xxxx 99-99-9999 Xxxx

Pada tabel diatas terlihat bahwa beberapa group fileld (item data) yang

berulang-ulang, Group field yang berulang-ulang didalam file ini adalah Kode

matakuliah, nama matakuliah, kode dosen dan nama dosen, normalisasi tidak

normal ini terjadi karena pada sistem yang lama data yang ada tidak teratur dan

tidak tersusun sesuai data yang ada. File yang berisi dengan group item data yang

berulang-ulang akan menyebabkan akses data di file menjadi lambat serta

memboroskan tempat simpanannya.

2. Bentuk Normal Pertama

Tabel IV.4. MataKuliah

Kode

MataKuliah

Nama

MataKuliah

SKS

xx-999 Xxxx xxx-999

Tabel IV.5. Dosen

Kode

Dosen

Nama

Dosen

Tempat

Lahir

Tanggal

Lahir

Jenis Kelamin Pangkat /

Gol

Jabatan Alamat


Telepon Status

xx-999 Xxxx

Tabel IV.6. Ruangan

86

No

Ruangan

Keterangan

xx-999 Xxxx

Tabel IV.7. Pembagian Kelas


Mahasiswa

xx-999 Xxxx xxx-999

Tabel IV.8. Ambil MataKuliah

Kode

Dosen

Nama

Dosen

Kode

MataKuliah

Nama

MataKuliah

xx-999 Xxxx xxx-999 Xxxx

Tabel IV.9. Jadwal Kuliah

Tahun

Ajaran

No

Ruangan

Semester Thn Msk Kelas Nama

MataKuliah

Nama

Dosen

Hari


Jam Masuk Jam Keluar

xx-999 Xxxx

3. Bentuk Normal Kedua

Tabel IV.10. MataKuliah

Kode

MataKuliah

Nama

MataKuliah

SKS

xx-999 Xxxx xxx-999

Tabel IV.11. Dosen

87

Kode

Dosen

Nama

Dosen

Tempat

Lahir

Tanggal

Lahir

Jenis Kelamin Pangkat /

Gol

Jabatan Alamat


Telepon Status

xx-999 Xxxx

Tabel IV.12. Ruangan

No

Ruangan

Keterangan

xx-999 Xxxx



Mahasiswa

xx-999 Xxxx xxx-999

Tabel IV.14. Ambil MataKuliah

Kode

Dosen

Nama

Dosen

Kode

MataKuliah

Nama

MataKuliah

xx-999 Xxxx xxx-999 Xxxx


Tahun

Ajaran

No

Ruangan

Semester Thn Msk Kelas Nama

MataKuliah

Nama

Dosen

Hari


Jam Masuk Jam Keluar

xx-999 Xxxx

IV.3.2.3.3. Desain Tabel/File

88

Pada tahap ini dilakukan penggambaran tabel-tabel yang terbentuk dari

normalisasi beserta primary key. Maka dapat didesain seperti berikut :

Tabel IV.16. Dosen

Nama Database : JadwalNama Tabel : TblDosenPrimary Key : KodeDosen

Field Nama Type Size Description

KodeDosen Char 10 Kode dosenNamaDosen Varchar 50 Nama DosenTptLhr Varchar 50 Tempat LahirTglLhr Date/Time 8 Tanggal LahirJK Char 10 Jenis KelaminPangkatGol Vachar 50 Pangkat GolJabatan Varchar 50 JabatanAlamat Varchar 50 AlamatTelepon Varchar 20 TeleponStatus Varchar 20 Status

Tabel IV.17. Matakuliah

Nama Database : JadwalNama Tabel : TblMKPrimary Key : KodeMK


KodeMK Char 10 Kode MataKuliahNamaMK Varchar 25 Nama MataKuliahSKS Int 4 SKS

Tabel IV.18. Ruangan

Nama Database : JadwalNama Tabel : TblRuanganPrimary Key : KodeRuangan


89

NoRuangan Char 10 Nomor RuanganKeterangan Varchar 50 Keterangan


Nama Database : JadwalNama Tabel : TblKelasSecondary Key : Tahun Masuk


Tahun Masuk Char 4 Tahun MasukKelas Char 10 KelasJlhMHS Int 4 Jumlah Mahasiswa

Tabel IV.20. Ambil Matakuliah

Nama Database : JadwalNama Tabel : TblAmbilMK


KodeDosen Char 10 Kode DosenNamaDosen Varchar 50 Nama DosenKodeMK Char 10 Kode MatakuliahNamaMK Varchar 50 Nama Matakuliah


Nama Database : JadwalNama Tabel : TblJadwal


TahunAjaran Char 4 Tahun AjaranNoRuangan Char 10 Nomor RuanganTahun Masuk Char 10 Tahun MasukKelas Char 10 Kelas

90

Semester Char 10 SemesterHari Char 10 HariJamMasuk Varchar 50 Jam MasukJamKeluar Varchar 50 Jam KeluarNamaMK Varchar 25 Nama MatakuliahNamaDosen Varchar 50 Nama Dosen

IV.3.2.3.4. Entity Relationship Diagram (ERD)

E-R Diagram berfungsi untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua

tabel yang dapat digolongkan kedalam tiga jenis bentuk relasi yaitu Satu-satu,

Satu-banyak, dan Banyak-banyak.

Contoh:

91

IV.3.2.4. Logika Program

Disini penulis menggunakan algoritma dengan flowchart. Adapun

flowchart yang akan dibahas adalah sebagai berikut :

1. Flowchart Menu Utama

Gambar IV.23. Flowchart Menu Utama

Adapun penjelasan dari flowchart diatas adalah sebagai berikut :

93

Mulai

Input User & Password

Password

Kembali

Input Pilihan

Pil = 1

Pil = 2

Pil = 3

Sub Menu Entri Data

Sub Menu Laporan

Sub Menu Keluar

A

B

C

Y

Y

YT

T

Y

T

X

1. Inputkan user dan password untuk masuk kedalam sistem.

2. Jika benar akan tampil input pilihan.

3. Masuk ke pilihan satu sub menu entri data.

4. Jika tidak masuk kepilihan dua sub menu laporan.

5. Jika tidak masuk kepilihan tiga yaitu keluar.

2. Flowchart Menu Entri Data

94

A

Gambar IV.24. Flowchart Menu File

Adapun penjelasan dari flowchart menu entri data diatas adalah sebagai

berikut :

1. Tampil menu entri data dengan pilihan input

2. Jika benar masuk kepilihan satu yaitu data matakuliah kemudian buka

database, tabel matakuliah, tampil data matakuliah, ada pilihan simpan,

tambah, edit, hapus, update, batal, keluar, kemudian disimpan

kemagnetik disk.

95

Tampilkan Menu Entri

Data

Pil = 1

Input Data Matakulia

h

Pil = 3

Pil = 4

Pil = 5

Pil = 2

Input Data Dosen

Pil = 6

T

T

T

Y

T

T

Y

Y

Y

Y

Y

T

Pilihan Input

Input Data Ruangan

Input Data Pembagian

Kelas

Input Data Ambil Mtk

Input Data Jadwal Kuliah

Tampil Data Matakuliah

Open Database”Matakuliah”Tabel” Matakuliah”

Open Database”Dosen”Tabel “Dosen”

Open Database”Ruangan”Tabel”Ruangan”

Open Database”Pembagian kls”Tabel”Pembagian kls”Open Database”Ambil

Mtk”Tabel”Ambil Mtk”

Open Database”Jadwal Kuliah”Tabel”Jadwal Kuliah”

Proses Tambah,Simpan,Edit,Hapus,Update,Batal,Keluar

Tampil Data Dosen


Tampil Data Ruangan


Tampil Data Pembagian Kls


Tampil Data Ambil Mtk


Tampil Data Jadwal Kuliah


X

3. Jika tidak masuk kepilihan dua yaitu entri data dosen kemudian buka

database, tabel dosen, tampil data dosen, ada pilihan tambah, simpan,

edit, hapus, update, batal, keluar kemudian disimpan kemagnetik disk.

4. Jika tidak masuk kepilihan tiga yaitu entri data ruangan kemudian buka

database, tabel ruangan, ada pilihan tambah, simpan, edit, hapus,

update, batal, keluar, kemudian disimpan kemagnetik disk.

5. Jika tidak masuk kepilihan ke empat yaitu entri data kelas kemudian

buka database, tabel kelas, ada pilihan tambah, simpan, edit, hapus,

update, batal, keluar, kemudian disimpan kemagnetik disk.

6. Jika tidak masuk kepilihan ke lima yaitu entri data ambil matakuliah

kemudian buka database, tabel ambil matakuliah, ada pilihan tambah,

simpan, edit, hapus, update, batal, keluar, kemudian disimpan

kemagnetik disk.

7. Jika tidak masuk kepilihan ke enam yaitu entri data jadwal kuliah

kemudian buka database, tabel jadwal kuliah, ada pilihan tambah,

simpan, edit, hapus, update, batal, keluar, kemudian disimpan

kemagnetik disk.

96

3. Flowchart Menu Laporan

Gambar IV.25. Flowchart Menu LaporanAdapun penjelasan dari flowchart menu laporan diatas adalah sebagai

berikut :

1. Sub menu laporan

97

B

Sub Menu Laporan

Tampil Menu Laporan

Pil = 1

Pilihan Input

Pil = 2

Pil = 3

Pil = 4Pil = 5

Pil = 6

Modul Laporan Data Dosen

Modul Laporan Data Matakuliah

Modul Laporan Data Kelas

Modul Laporan Data Ruangan

Modul Laporan Data Ambil Mtk

Modul Laporan Data Jadwal

Open Database”Dosen”Tabel “Dosen”Open Database”Matakuliah”Tabel” Matakuliah”Open Database”Pembagian kls”Tabel”Pembagian kls”Open Database”Ruangan”Tabel”Ruangan”Open Database”Ambil Mtk”Tabel”Ambil Mtk”Open Database”Jadwal Kuliah”Tabel”Jadwal Kuliah”

Laporan Dosen

Laporan Matakuliah

Laporan KelasLaporan Ruangan

Laporan Ambil Mtk

Laporan Jadwal

Y

Y

T

T

YT

Y

T

T

YT

Y

X

2. Tampil menu laporan

3. Input pilihan jika benar masuk kepilihan satu modul laporan data dosen,

buka database, tabel dosen, dokumen laporan dosen.

4. Jika tidak masuk kepilihan dua yaitu modul laporan data matakuliah, buka

database, tabel matakuliah, dokumen laporan data matakuliah.

5. Jika tidak masuk kepilihan tiga yaitu modul laporan data kelas, buka

database, tabel kelas, dokumen laporan data kelas.

6. Jika tidak masuk kepilihan empat yaitu modul laporan ruangan, buka

database, tabel ruangan, dokumen laporan data ruangan.

7. Jika tidak masuk kepilihan lima yaitu modul laporan data ambil

matakuliah, buka database, tabel ambil matakuliah, dokumen laporan data

ambil matakuliah.

8. Jika tidak masuk kepilihan enam yaitu modul laporan data jadwal kuliah,

buka database, tabel jadwal kuliah, dokumen laporan data jadwal kuliah.

4. Flowchart Menu Keluar

98

Tampil Mernu Keluar

C

Input PilihanPil = Kelua

r

EndY

Gambar IV.26. Flowchart Menu Keluar

Adapun penjelasan dari flowchart menu keluar diatas adalah sebagai berikut :

1. Tampil menu keluar dengan input pilihan

2. Jika benar maka keluar.

99

T

X

BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

V.1. Tampilan Hasil

Pada bab ini akan ditampilkan hasil dari perancangan program sesuai

dengan bab IV.

1. Form Login User

Gambar V.1 Tampilan Form Login User

Form ini dirancang sebagai Administrator User pada sistem yang

ditawarkan, sehingga pengaturan hak akses pengguna program dapat dibatasi.

Sebelum masuk ke menu utama terlebih dahulu User Name dan Password harus

diinput terlebih dahulu. Selanjutnya jika User dan Password telah di input, maka

akan muncul tampilan Menu Utama.

100

2. Form Menu Utama

Pada Menu Utama terdapat judul program Sistem Informasi Penjadwalan

Kuliah pada bagian atas dan untuk bagian bawah menu utama terdapat beberapa

menu lain diantaranya adalah :

1. Entri Data

2. Laporan

3. Keluar

Gambar V.2 Tampilan Form Menu Utama

101

4. Form Menu Entri Data

Untuk Menu Entri Data memiliki beberapa sub menu seperti tampilan

dibawah ini diantaranya adalah:

1. Form Data MataKuliah

Gambar V.3. Tampilan Form Data Matakuliah

Pada Form diatas terdiri dari kode matakuliah, nama matakuliah, dan Sks.

Ketika Form dibuka tombol Simpan, Edit, Hapus, Update tidak dapat berfungsi.

Untuk mengisi data baru klik tombol Tambah, isikan nama matakuliah dan sks,

klik tombol Simpan untuk menyimpan. Untuk mengedit dan menghapus data

terlebih dahulu masukkan kode matakuliah yang akan dihapus dan di edit.

102

2. Form Data Dosen

Gambar V.4. Tampilan Form Data Dosen

Pada Form diatas terdiri dari Kode Dosen, Nama Dosen, Tempat Lahir,

Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Pangkat/Gol, Jabatan, Alamat, Telepon, Status.


Untuk mengisi data baru klik tombol Tambah, isikan nama dosen, klik tombol

Simpan untuk menyimpan. Untuk mengedit dan menghapus data terlebih dahulu

masukkan kode dosen yang akan dihapus dan di edit.

103

3. Form Data Ruangan

4. Data Pembagian Kelas

Gambar V.5. Tampilan Form Data Ruangan

Pada Form diatas terdiri dari No Ruangan dan Keterangan. Ketika Form

dibuka tombol Simpan, Edit, Hapus, Update tidak dapat berfungsi. Untuk mengisi

data baru klik tombol Tambah, isikan No Ruangan dan keterangan, klik tombol

Simpan untuk menyimpan. Untuk mengedit dan menghapus data terlebih dahulu

masukkan No ruangan yang akan dihapus dan di edit.

104

4. Form Pembagian Kelas

Gambar V.6. Tampilan Form Pembagian Kelas

Pada Form diatas terdiri dari Tahun Masuk, Kelas, dan Jumlah Mahasiswa.


Untuk mengisi data baru klik tombol Tambah, isikan Tahun Masuk dan Kelas,

klik tombol Simpan untuk menyimpan. Untuk mengedit dan menghapus data

terlebih dahulu masukkan Tahun Masuk yang akan dihapus dan di edit.

105

5. Form Data Ambil MataKuliah

Gambar V.7 Tampilan Form Ambil Matakuliah

Pada Form diatas terdiri dari Kode Dosen, Nama Dosen, Kode Matakuliah,

Nama Matakuliah. Ketika Form dibuka tombol Simpan, Edit, Hapus, Update tidak

dapat berfungsi. Untuk mengisi data baru klik tombol Tambah, isikan Nama

dosen dan Nama Matakuliah, klik tombol Simpan untuk menyimpan. Untuk

mengedit dan menghapus data terlebih dahulu masukkan Kode Dosen dan Kode

Matakuliah yang akan dihapus dan di edit.

106

6. Form Data Jadwal Kuliah

Gambar V.8 Tampilan Form Jadwal Kuliah

Pada Form diatas terdiri dari Tahun Ajaran, No ruangan, Semester, Tahun

Masuk, Kelas, Nama Matakuliah, Nama Dosen, Hari, Jam Masuk, Jam Keluar.


Untuk mengisi data baru klik tombol Tambah, isikan Tahun ajaran, Semester,

Tahun Masuk, Kelas, Nama Matakuliah, Nama Dosen, klik tombol Simpan untuk

menyimpan. Untuk mengedit dan menghapus data terlebih dahulu masukkan

Tahun Ajaran, Tahun Masuk, Nama Matakuliah, dan Nama Dosen yang akan

dihapus dan di edit.

107

Tampilan diatas merupakan Form input data Penjadwalan Kuliah yang

terdiri dari beberapa texbox diantaranya:

1. Tahun Ajaran

2. No. ruangan

3. Semester

4. Tahun Masuk

5. Kelas

6. Nama MataKuliah

7. Nama Dosen

8. Hari

9. Jam Masuk

10. Jam Keluar

Pada bagian atas Form terdapat beberapa Button yang berfungsi sebagai:

1. Tambah : Berfungsi untuk menambah data yang baru yang sudah di input.

2. Simpan : Berfungsi untuk menyimpan data yang baru di Input, fungsi ini

juga dapat digunakan untuk menyimpan data yang telah di

Update.

3. Edit : Befungsi untuk Mengubah data yang ingin dirubah.

4. Hapus : Berfungsi untuk menghapus data dari database dengan cara

ditampilkan terlebih dahulu pada form tersebut.

108

5. Update : Berfungsi untuk memperbaharui data yang ada atau data yang

salah pada saat penginputan, dengan cara mengklik tombol

terlebih dahulu maka data dapat di Update dan selanjutnya kita

mengklik tombol simpan yang ada pada button diatas.

6. Batal : Berfungsi untuk membatalkan data jika terjadi kesalahan.

7. Keluar : Berfungsi untuk keluar dari program.

Pada tampilan diatas juga terdapat Datagrid yang digunakan untuk

menampung dan menampilkan data yang telah di Input dari form tersebut

sehingga dapat memudahkan kita untuk membrowser data yang telah di Input.

4 Menu Laporan.

Tampilan Menu Laporan terdapat beberapa Sub Menu yaitu :

1. Laporan Data Matakuliah

2. Laporan Data Dosen

3. Laporan Data Ruangan

4. Laporan Data Pembagian Kelas

5. Laporan Data Ambil Matakuliah

6. Laporan Data Jadwal Kuliah

Adapun tampilan Laporan adalah:

109

1. Laporan Data MataKuliah

Pada sub ini akan menampilkan Laporan Data MataKuliah.

Gambar V.9. Laporan Data Matakuliah

Laporan Matakuliah ini merupakan hasil dari pengolahan data input

matakuliah yang ditampilkan berdasarkan semua yang diinputkan dari data

matakuliah. Yang ditampilkan pada laporan matakuliah ini adalah Kode

Matakuliah, Nama Matakuliah, dan SKS.

110

2. Laporan Dosen

Pada Sub ini akan menampilkan laporan Data Dosen.

Gambar V.10. Laporan Data Dosen

Laporan dosen ini merupakan hasil dari pengolahan data input dosen yang

ditampilkan berdasarkan semua yang diinputkan dari data dosen. Yang

ditampilkan pada laporan data dosen ini adalah Kode Dosen, Nama dosen, Tempat

Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Pangkat/gol, Jabatan, Alamat, Telepon, dan

Status.

111

3. Laporan Data Ruangan

Gambar V.11. Laporan Data Ruangan

Laporan data Ruangan ini merupakan hasil dari pengolahan data input

ruangan yang ditampilkan berdasarkan semua yang diinputkan dari data ruangan.

Yang ditampilkan pada laporan data ruangan ini adalah No Ruangan, dan

Keterangan.

112

4. Laporan Data Kelas

Sebelum menampilkan laporan data kelas, terlebih dahulu akan ditampilkan

form kategori laporan data kelas yang akan ditampilkan. Adapun form kategori

laporan data kelas dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar V.12. Form Cetak Data Kelas

Setelah diinputkan kategori laporan yang akan ditampikan maka akan

muncul laporan data kelas berdasarkan kategori tahun masuk, seperti terlihat

pada gambar dibawah ini :

113

Gambar V.13. Laporan Data Kelas

Laporan Kelas ini merupakan hasil dari pengolahan data input data kelas

yang ditampilkan berdasarkan semua yang diinputkan dari data kelas. Yang

ditampilkan pada laporan data ruangan ini adalah Kelas dan Jumlah Mahasiswa.

114

5. Laporan Data Ambil MataKuliah

Sebelum menampilkan laporan data Ambil Matakuliah, terlebih dahulu akan

ditampilkan form kategori laporan data Ambil Matakuliah yang akan ditampilkan.

Adapun form kategori laporan data Ambil Matakuliah dapat dilihat pada gambar

dibawah ini :

Gambar V.14. Form Cetak Data Ambil Matakuliah


muncul laporan data Ambil Matakuliah berdasarkan kategori kode dosen seperti

terlihat pada gambar dibawah ini :

115

6. Laporan Jadwal Kuliah

Gambar V.15. Laporan Data Ambil Matakuliah

Laporan Ambil Matakuliah ini merupakan hasil dari pengolahan data input

data Matakuliah yang ditampilkan berdasarkan semua yang diinputkan dari data

matakuliah. Yang ditampilkan pada laporan data ruangan ini adalah Kode Dosen,

Nama Dosen, Kode Matakuliah dan Nama Matakuliah.

116

5.Laporan Data Jadwal Kuliah

Sebelum menampilkan laporan data jadwal kuliah, terlebih dahulu akan

ditampilkan form kategori laporan data jadwal kuliah yang akan ditampilkan.

Adapun form kategori laporan data jadwal kuliah dapat dilihat pada gambar

dibawah ini :

Gambar V.16. Form Cetak Jadwal Kuliah


muncul laporan data jadwal berdasarkan kategori Tahun ajaran, Tahun Masuk,

kelas, semester, seperti terlihat pada gambar dibawah ini:

117

Gambar V.17. Laporan Data Jadwal Kuliah

Laporan data Jadwal Kuliah ini merupakan hasil dari pengolahan data

input data Jadwal Kuliah yang ditampilkan berdasarkan semua yang diinputkan

dari data jadwal kuliah. Yang ditampilkan pada laporan data jadwal kuliah ini

adalah Hari, Nama Matakuliah, No Ruangan, Jam Masuk, Jam Keluar, dan Nama

Dosen, Tahun Masuk, Semester, dan Kelas.

118

V.2. Pembahasan

Sistem Informasi Jadwal Kuliah yang telah dirancang merupakan

pengembangan dari sistem yang lama, dimana pada sistem yang lama masih

tergolong dalam semi komputerisasi, pada sistem yang diusulkan proses

penginputan dan laporan dapat dihasilkan dengan cepat. Sebagainya telah

ditampilkan pada poin V.1. Sistem ini terdiri dari 6 form input dan 6 laporan.

Form input Dosen, input MataKuliah, input Ruangan, InputPembagian Kelas,

input Ambil MataKuliah dan input Jadwal Kuliah. Laporan terdiri dari laporan

dosen, laporan Matakuliah, laporan Kelas, laporan ambil MataKuliah, laporan

Ruangan dan laporan Jadwal Kuliah.

V.3. Kelebihan Dan Kelemahan Sistem Yang Dirancang

Program ini dirancang menggunakan Microsoft visual Basic 6.0 sebagai

antar muka, Microsoft SQL Server sebagai databasenya dan Crystal Report dalam

pembuatan laporannya. Kelebihan program ini antara lain :

1. Mudah dalam pengoperasiannya.

2. Proses pencarian data cepat.

3. Proses pembuatan laporan cepat.

Selain memiliki kelebihan, program ini juga memiliki kelemahan antara

lain:

1. Hanya berjalan pada Sistem Operasi Windows 98 ke atas saja.

2. Tidak bisa dioperasikan pada Command Line.

3. Program dan database yang dibuat hanya dapat digunakan pada satu

komputer saja (Stand Alone).

119

V.4. Pengujian Sistem

Pengujian Sistem dilakukan dengan menggunakan pengujian sistem yang

telah dibuat sebelumnya oleh analisis sistem. Menguji modul yang ada mulai dari

level terendah sampai kelevel yang tertinggi dari masing-masing integrasi dengan

menguji link-link yang ada pada sistemnya. Setelah dilakukan pengujian, hasil

pengujian kemudian akan disimpan. Black Box adalah metode pengujian dimana

penilaian terhadap aplikasi bukan terletak pada spesifikasi logika/fungsi aplikasi

tersebut, tetapi input dan output. Dengan berbagai input yang di berikan akan di

evaluasi apakah suatu sistem/aplikasi dapat memberikan output yang sesuai

dengan harapan penguji.

Berikut ini akan digambarkan tabel pengujian sistem :

Test Case

Field Input Valid Input Output Status

1. KlsNama_MKNama_DosenHariJam_MskJam_Kelur

SI A PagiVisual BasicIsmailSenin08.30 Wib10.00 Wib

Pesan : Data harus di isi.

Pesan : Data harus di isi.

”Gagal”

2. KlsNama_MKNama_DosenHariJam_MskJam_Kelur

SI B PagiKomdatFerySenin10.00 Wib12.00 Wib



”OK”

Tabel V.1. Pengujian Sistem

120

Keterangan :

1. Test Case : Penomoran Case pada masing-masing proses.

2.Field : Field-field yang menerima nilai input. Field tersebut

mengacu pada field tabel di basis data.

3. Input : Nilai yang diberikan kepada masing-masing field.

4.Valid Output : Hasil dari response aplikasi/sistem yang diharapkan

penguji.

5.Output : Hasil yang diberikan aplikasi/sistem.

6.Status : Hasil dari proses.

121

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

VI.1. Kesimpulan

Berikut ini kesimpulan dari aplikasi Sistem Informasi Input Penjadwalan

Kuliah pada STMIK Potensi Utama dengan menggunakan Visual Basic 6.0 yaitu:

1. Setelah dilakukan analisa terhadap sistem yang lama, terdapat banyak

kelemahan seperti lambatnya proses penginputan data dan laporan yang

dihasilkan masih menggunakan excel, maka dengan adanya sistem baru ini

dapat mengurangi terjadinya kesalahan dan mempercepat penginputan data

dan laporan.

2. Sistem Informasi Penjadwalan telah dirancang dan di implementasikan

menggunakan program Visual Basic 6.0 dan SQL Server sebagai

databasenya dan sudah dapat digunakan untuk pengolahan data

penjadwalan serta dapat mengatur jadwal kuliah.

3. Secara keseluruhan Sistem Informasi yang dirancang ini mempercepat

proses pengolahan data Penjadwalan Kuliah, pencarian data jadwal kuliah

serta proses pembuatan laporan pada pimpinan.

4. Peranan Sistem Informasi berbasis komputer mendukung pelayanan

informasi dalam mengatur data panjadwalan maupun dalam sistem

pengolahan datanya, sehingga data yang diperoleh lebih akurat, efisien,

dan efektif.

122

5. Sistem Informasi yang penulis rancang hanya dapat digunakan untuk

mengolah data Dosen, Matakuliah, Kelas, Ruangan, Ambil Matakuliah,

Jadwal Kuliah dan Menghasilkan laporannya.

VI.2. Saran

Dari kesimpulan di atas, maka penulis membutuhkan saran-saran yang

dianggap membantu dan berguna dimasa yang akan datang. Adapun sara-saran

yang akan diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Sistem baru dapat dijalankan seiring sistem lama, karena sistem baru

merupakan penyempurnaan dari sistem yang sedang berjalan saat ini

khususnya dalam Penjadwalan Kuliah.

2. Penerapan Sistem Komputerisasi sebaiknya didukung oleh perangkat yang

memadai, baik dari segi manusia maupun segi peralatan.

3. Karena sistem yang baru masih Stand Alone maka disarankan pada waktu

yang akan datang bisa dilakukan pengembangan dengan sistem multi user.

4. Perlu dilakukan penelitian dan bimbingan kepada karyawan yang terkait

dengan sistem yang diterapkan, minimal karyawan tersebut mengetahui

dan mengerti tentang sistem serta aplikasi yang dirancang.

5. Untuk mencapai tujuan dari sistem informasi penjadwalan kuliah yang

dirancang, diharapkan dapat melanjutkan penelitian ini agar sistem dapat

melakukan penjadwalan secara online.

123

Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Kuliah Pada Stmik Potensi Utama

Documents

Transcript of Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Kuliah Pada Stmik Potensi Utama