PERANCANGAN SI-SDM DI PERUSAHAAN CITY TRANSDisusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah SI-SDM

Dosen : Ipan Darmanto, S.Sos, M.Kom

Disusun oleh

Ahmad Soleh Afif (D1A.07.0207)

JURUSAN SISTEM INFORMASIFAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS SUBANG

Jalan Raya R.A Kartini Km.3 Telp.(0260) 411415 Fax.(0260) 415677

Juni 2009

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami ucapkan kehadirat Allaah SWT karena dengan petunjuk

dan kekuatan dari-Nya kami dapat menyelesaikan tugas ini, tidak lupa kami

sampaikan shalawat kepada Nabi Muhammad SAW yang syafa’atnya kita nantikan di

hari akhir.

Kami mengerjakan tugas ini dengan tujuan agar kami bisa

mengimplementasikan ilmu yang telah kami dapat di mata kuliah SI-SDM ke dalam

dunia nyata. Konsep perancangan SI-SDM ini coba kami implementasikan kepada

salah satu perusahaan yang terdapat di daerah Subang yang bernama CITI TRANS

yaitu perusahaan yang bergerak di bidang travel dan paket dengan jurusan Jakarta dan

Bandung. Konsep perancangan SI-SDM yang kami buat merupakan suatu konsep

perancangan yang masih sederhana yang bertujuan agar perusahaan tersebut dapat

berkembang dan mencapai keuntungan yang besar.

Oleh karena itu kami menyadari bahwa konsep perancangan SI-SDM ini masih

kurang untuk dikatakan baik, karena konsep perancangan kami yang belum terlalu

luas. Maka saran dan informasi yang dapat membangun sangat kami harapkan dari

pembaca yang membaca tugas kami ini sehingga konsep perancangan ini dapat kami

implementasikan dengan baik.

Subang, Juni 2009

Penyusun

1.1.INTRODUCE ORGANIZATION

CV Citra Tiara Transport (Citi Trans) adalah perusahaan yang bergerak

dibidang travel dan paket yang melayani jurusan Jakarta – Bandung. Perusahaan Citi

Trans ini didirikan pada 11 September 2000. Citi Trans mulai beroperasi pada tanggal

7 Oktober 2000 dengan kantor pusat di Jl. Jendral Ahmad Yani No.10 Subang.

CV Citra Tiara Transport (Citi Trans) merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang travel dengan mempunyai mobil travel sebanyak 10 buah yang terdiri dari 5

bus ukuran ¾ dan 5 minibus. Sedangkan untuk melayani pengiriman barang

perusahaan ini mengoperasikan mobil sebanyak 20 buah. Dan pekerja perusahaan ini

sebanyak 100 orang termasuk supir, kurir dan tenaga teknisi lainnya.

Namun sekitar tahun 2003 akhir perusahaan ini mengalami kerugian dengan

keluhan dari berbagai konsumen terhadap pelayanan perusahaan ini. Akhirnya sekitar

awal tahun 2004 perusahaan ini memberhentikan para supir dan kurirnya sekitar 30

orang dikarenakan alasan keuntungan perusahaan yang mulai menurun dan

memberhentikan pengoperasian armada sekitar 10 persen.

Pengaruh pemberhentian tersebut ternyata disambut tidak baik oleh para

karyawan yang diberhentikan tersebut sehingga mengganggu stabilitas jalannya

perusahaan dengan isu yang dilontarkan oleh para pegawai perusahaan tersebut dan

memandang pemilik yaitu Ridwan Takari bertindak tidak adil.

1.2. VISI dan MISI Perusahaan

Visi

Menjadikan Citi Trans sebagai perusahaan travel dan pengiriman paket nomor satu di

Kabupaten Subang dengan pelayanan yang cepat dan tepat waktu.

Misi

1. Melayani para konsumen dengan pelayanan yang maksimal dan tepat waktu.

2. Mengkoordinasi dan melakukan pengawasan terhadap para pegawai dalam

melayani konsumen agar tercipta citra baik organisasi.

3. Memberikan penghargaan yaitu berupa insentif terhadap pegawai yang

memberikan pelayanan yang maksimal terhadap konsumen.

4. Melakukan perekrutan tenaga operasional yang terdiri dari supir dan kurir

dengan kemampuan yang sudah terlatih dan semangat yang tinggi.

5. memberikan ganti rugi kepada konsumen yang merasa dirugikan perusahaan

1.3. Analisa Organisasi dan SI-SDM

Perusahaan ini merupakan perusahaan travel dan pengiriman barang dengan

para pegawai yang sebagian besar direkrut dai kota Subang dan memiliki hirarki

posisi jabatan sebagai berikut, yaitu posisi jabatan paling tinggi adalah General

Manager yang bertugas untuk melakukan proses manajemen perusahaan dan

pelaporan posisi perusahaan kepada pemilik perusahaan. Posisi yang kedua adalah

Kabag yang membawahi staff yang bertugas untuk supervisi terhadap para pegawai di

bawahnya dan melaporkan permasalahan-permasalahan perusahaan kepada General

Manager dan Kabag di organisasi ini terdiri dari Kabag Operasional, Kabag

Perawatan Kendaraan, Kabag Keuangan, Kabag Pemasaran dan Humas, Kabag SDM

dan Kabag Pengendalian Internal dan posisi yang terakhir adalah staff dan staff ini

terdiri dari staff operasional yaitu supir dan kurir, yang kedua adalah staff SDM dan

yang terakhir adalah staff keuangan.

Proses kerja perusahaan ini adalah 24 jam dimana para supir dan kurir yang

akan berangkat untuk melayani konsumen diatur keberangkatannya berdasarkan hari-

hari yang telah ditentukan oleh Staff Operasional dan pemberian gaji ini diberikan

tidak setiap bulan akan tetapi perusahaan ini memberikan gaji kepada para supir dan

kurir adalah setiap jadwal pemberangkatan dengan upah 300 ribu perjadwal

pemberangkatan ditambah uang untuk pembelian bahan bakar dan makan sebanyak

100 ribu dan insentif sebanyak 75ribu dan regulasi pemberian upah ini dilakukan oleh

staff SDM. Sedangkan pemberian upah kepada pegawai dengan posisi Kabag dan

General Manager adalah setiap bulan dengan perincian sebagai berikut.

No Jabatan Gaji/Upah

1 General Manager 2000000+Insentif(200000)

2 Kabag 1500000+Insentif(200000)

3 Staff 1000000+Insentif(100000)

4 Supir 7500000+Insentif(75000)+bahan

bakar&Makan(100000)

5 Kurir 7500000+Insentif(75000)+bahan

bakar&Makan(100000)

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

Problem in Human Resource Organization

Permasalahan yang berhubungan dengan sumber daya di organisasi ini adalah

adanya keluhan dari para supir dan kurir khususnya tentang penjadwalan kerja mereka

yang kurang teratur. Penjadawalan ini dirasakan oleh para sebagian pegawai

dikarenakan ada sebagian pegawai yang merasa dijadwalkan berangkat pada hari yang

tidak dijadwalkan pemberangkatannya dan pegawai tersebut merasa sedang

mempunyai kepentingan keluarga, akan tetapi perusahaan memaksa agar karyawan

tersebut melayani pemberangkatan konsumen sehingga terjadi berbagai keluhan oleh

para pegawai tentang tidak teraturnya pemberangkatan tersebut. Permasalahan

selanjutnya adalah kurang maksimalnya kinerja staff bagian operasional untuk

melakukan penjadwalan pemberangkatan supir dikarenakan sistem informasi

organisasi yang masih manual sehingga para operator harus melihat tumpukan berkas

untuk menjadwal kerja para supir dan kurir sehingga kesalahan(human error) sering

terjadi dikarenakan banyak para konsumen yang merubah jadwal keberangkatan

sehingga bagian ini mempunyai tugas yang sangat berat dengan perubahan jadwal

keberangkatan para supir sehingga kinerja ini mempengaruhi pelayanan kepada

konsumen.

Dukungan SI-SDM yang ada terhadap Organisasi dan permasalahannya

General Manager

SDM Pengendalian Intern

KeuanganOperasionalPemasaran & Humas

Pemilik

Staff keuangan Staff SDMStaff Operasional

Perawatan Kendaraan

Dukungan sumber daya manusia terhadap oraganisasi ini antara lain adalah

pemesanan tiket dan pengiriman barang kepada operator melalui telepon dan operator

menuliskan jadwal pemberangkatan di buku besar untuk pemberangkatan sehingga

timbul permasalahan terhadap pelayanan terhadap konsumen, dikarenakan banyak

para konsumen yang merubah jadwal pemberangkatan sehingga para operator harus

merubah dengan menuliskan kembali pada buku jadwal pemberangkatan sehingga

sering terjadinya kesalahan dalam jadwal pemberangkatan. Dukungan yang kedua

adalah proses penyusunan laporan keuangan yangmasih manual sehingga proses

pelaporan keuangan menjadi lambat, sehingga mempengaruhi pada proses

pembiayaan pada proses kinerja perusahaan. Dukungan selanjutnya adalah adanya

para supir yang bertugas untuk melayani travel akan tetapi harus juga melayani proses

pengiriman barang dikarenakan proses jadwal pemberangkatan para supir yang

kurang teratur dikarenakan sistem yang masih manual. Dukungan yang lain adalah

pada bagian perawatan kendaraan yang sering terlambat dalam melakukan proses

pergantian komponen mobil yang sudah mengalami kerusakan dikarenakan proses

aliran dana untuk bagian ini dari bagian keuangan sering terlambat dikarenakan sistem

proses alokasi keuangan yang masih manual.

PROBLEM SOLUTION

Untuk menangani permasalahan-permasalahan di internal organisasi tersebut

maka kami melakukan dua buah saran yaitu yang pertama adalah mengganti struktur

organisasi yang telah ada menjadi struktur organisasi baru, permasalahan dalam

struktur organisasi tersebut adalah kurangnya pembagian tugas yang jelas dan

pengendalian internal yang kurang. Hal ini dapat dilihat dari bagian operasional

yanghanya mempunyai satu staff sehingga proses pembagian kerja kurang teratur dan

pelayanan kepada konsumen akan menjadi sangat lambat. Untuk menangani masalah

tentang pembagian jadwal keberangkatan supir dan kurir yang tidak teratur yang

dikarenakan pembagian jadwal pemberangkatan yang masih manual sehingga sering

terjadinya human error yang disebabkan operator harus melihat jadwal

pemberangkatan yang begitu banyak dengan cara yang manual sehingga

menyebabkan operator sering salah menuliskan jadwal keberangkatan supir

dikarenakan adanya para konsumen yang sering merubah jadwal keberangkatan

mereka. Solusi untuk permasalahan ini maka kami mencoba menawarkan solusi

dengan merancang suatu sistem informasi yang berbasis komputerisasi yang dapat

membantu para pegawai dalam mengelola pembagian kerja para supir dan

pengelolaan keuangan perusahaan menjadi teratur. Sehingga alokasi dana untuk

pembiayaan perusahaan menjadi teratur.

1.4. DESAIN SI-SDM

Untuk menangani masalah pertama yaitu kurang sesuainya struktur organisasi

yang ada maka kita akan membuat struktur organisasi baru dengan pembagian tugas

kerja yang jelas sehingga kinerja perusahaan menjdai terkendali. Berikut adalah

desain struktur organisasi yang baru untuk organisasi tersebut :

Berikut adalah tugas-tugas setiap jabatan dari struktur orgaanisasi yang baru :

1)Pemilik

Merencanakan dan mengadakan rapat serta menerima laporan keuangan dan kinerja

dari General Manager.

2)Pengendalian Internal

Memeriksa arus kas dan laporan keuangan serta laporan operasional

3)General Manager

1. Membuat keputusan.

2. Mengawasi kinerja tiap bagian.

3. Membuat laporan secara berkala.

4. Mengawasi keberangkatan sesuai jadwal.

5. Menerima Lap. Keuangan.

6. Menerima Lap. Kondisi kendaraan.

4)Kabag Pemasaran dan Humas

1. Memasang iklan.

2. Jaringan pemasaran.

PEMILIK

PENGENDALIAN INTERNAL

KABAG OPERASIONAL

RESEPSIONIS

KURIR

KABAG KEUANGA

N

KABAG PEMASARAN dan

HUMAS

SUPIR

MEKANIK

KABAG SDM

KABAG PERAWATAN KENDARAAN

GENERAL MANAGE

R

ADMINISTRASI

STAFF KEUANGA

N

STAFF SDM

STAFF AKUNTANS

I

KABAG AKUNTANSI

3. Promosi.

5)Kabag Operasional

1. Mengawasi staff.

2. Berkoordinasi dengan GM.

3. Memeriksa copy tiket.

4. Memeriksa rekap penjualan tiket

6)Kabag Keuangan

1. Mengatur arus kas.

2. Mengawasi kerja staff.

3. Menentukan jumlah kas kecil.

4. Memberikan persteujuan pembayaran.

5. Memeriksa rekap pengeluaran.

6. Memeriksa Lap. Keuangan.

7)Kabag Akuntansi

1. Mengawasi kinerja staff.

2. Menerima dan memeriksa Lap. Keuangan.

3. Menyerahkan Lap. Keuangan ke GM.

8)Kabag SDM

1. Melakukan seleksi kryawan.

2. Merekrut serta memberhentikan karyawan.

3. Memeriksa rekap daftar kehadiran karyawan dan supir.

9)Kabag Perawatan Kendaraan

1. Menetapkan jadwal service berkala.

2. Pembelian suku cadang dan mencatat penggunaannya.

3. Menerima laporan kelayakan kendaraan dari mekanik.

4. Menyerahkan laporan ke GM.

10)Supir

1. Menerima daftar penumpang

2. Mencocokkan daftar penumpang

3. Menerima biaya untuk perjalanan

4. Mengantar customer tiba di tujuan dengan nyaman

5. Memberikan bukti biaya perjalanan dan daftar penumpang yang telah diantar

6. Mengantar mobil ke bengkel jika kerusakan mobil berat

11)Administrasi

1. Membuat jadwal keberangkatan.

2. Membuat surat tugas.

3. Menerima biaya perjalanan serta upah supir.

4. Menerima dan mencatat biaya perjalanan.

5. Menyerahkan laporan baiay perjalanan.

12)Kurir

1. Mengantarkan barang / paket sampai pada alamat yang dituju

13)Resepsionis

1. Menerima pesanan dari customer

2. Mengatur nomor kursi pada tiket dan pada mobil

3. Menerima uang tiket dari customer

4. Menyerahkan uang tiket yang diterima ke staff keuangan

5. Mencatat tiket yang terjual

14)Staff SDM

1. Buat absensi kedahiran karyawan

2. Buat rekap absensi kehadiran karyawan

3. Atur jadwal kerja karyawan

4. Hitung bonus dan gaji karyawan

5. Beri laporan perhitungan bonus dan gaji kepada staff keuangan

15)Staff Keuangan

1. Cacat transaksi kas masuk & keluar

2. Catat jumlah uang dalam kas kecil

3. Bayar tagihan rekening perusahaan

4. Terima dan catat uang tiket

5. Setor uang yang diteerima ke bank

6. Cocokkan jumlah uang dengan jumlah tiket terjual

7. Terima laporan bonus & gaji karyawan

8. Bayar gaji dan bonus karyawan

16)Staff Akuntansi

1. Mengumpulkan &catat data akuntansi perusahaan

2. Buat laporan keuangan

17)Mekanik

1. Periksa kelayakan kendaraan

2. Perawatan berkala

3. Perbaiki mobil rusak

4. Beri laporan kelayakan mobil

Untuk mempermudah dalam pelayanan dan pengelolaan keuangan maka kita akan

membangun system informasi yang berbasis computer dengan menggunakan tools

pemrograman Visual Basic 6.0 dengan menggunakan database Microsoft Access

sehingga perusahaan akan mempunyai database pelanggan yang mudah dikelola

dengan dihubungkan melalui tools pemrograman visual basic 6.0 sehingga perubahan

data dan perubahan jadwal pemberangkatan akan terkontrol sehingga operator akan

mudah dalam penjadwalan kerja supir dan kurir dalam melayani konsumen sehingga

keluhan dari para supir atas jadwal pemberangkatan dan pembagian kerja yang teratur

dapat teratasi dan pengelolaan laporan keuangan serta alokasi pendanaan perusahaan

akan mudah diatur.

DESAIN ERD Untuk Perancangan SI berbasis computer

Relationship Table With Full Atribute

DESAIN LAYOUT Sistem Informasi Berbasis Komputer Untuk Meningkatkan

Kinerja Pegawai

Desain Layout Untuk Pemesanan Tiket

Desain Layout Untuk Pengelolaan Karyawan

Desain Layout Untuk Pengelolaan Kendaraan

Desain Layout Untuk Laporan Tiket

Desain Layout Untuk Pemasukan Perhari

Desain Layout Untuk Benefit Pelanggan

Desain Layout Untuk Pelanggan

Perhitungan Biaya dan BEP

ModalKeterangan   Nominal TotalSewa Tempat   150,000,000 Sewa Jakarta   10,500,000 Deposit Jakarta   5,000,000 Ijin MS   14,000,000 Asuransi 7,920,000 Administrasi 500,000 Perabot & Renovasi   10,000,000 Advertising   2,000,000 Total Modal     199,920,000

Biaya Operasional  

Keterangan Unit Satuan Total %Ekspektasi perubahan

Tol 780 34,000 26,520,000 13.80% Biaya Perawatan bulanan 156,000 100 15,600,000 8.12% Bahan Bakar Kendaraan 15,600 4,300 67,080,000 34.90% +/- 20%Sopir 780 25,000 19,500,000 10.14% BBM & perawatan Motor 2 175,000 350,000 0.18% +/- 20%

Total Variabel    129,050,00

0 67.14% Sewa Tempat     1,500,000 0.78% Sewa Club Store     3,500,000 1.82% Pegawai Administrasi 6 1,000,000 6,000,000 3.12% PLN, Telkom 2 3,000,000 6,000,000 3.12% +/- 20%Jasa Raharja 8 45,000 360,000 0.19% KIR (alokasi per bln) 8 20,834 13,889 0.01% STNK (alokasi per bln) 8 83,334 55,556 0.03% Advertising     2,000,000 1.04% +/- 20%Angsuran modal     3,332,000 1.73% Angsuran 8 5,050,650 40,405,200 21.02% Total Biaya Tetap     63,166,645 32.86%Total Biaya Operasional    

192,216,645 100%

Biaya Sistem Informasi   10,000,000

Total Biaya    202,216,64

5

Pendapatan dan Keuntungan Perusahaan

Total biaya Operasional  202,216,64

5 Hrg tiket / pax   60,000 Jumlah pax BEP / bulan   3,370 Jumlah pax BEP / rit   4.3209 Load Factor BEP   54%          Pax Pemasukan Laba / Rugi

  1 50,400,000

-151,816,64

5

  2100,800,00

0

-101,416,64

5

  3151,200,00

0 -51,016,645

  4201,600,00

0 -616,645

  5252,000,00

0 49,783,355

  6302,400,00

0100,183,35

5

  7352,800,00

0150,583,35

5

Pemakaian Suku Cadang dan Bahan Bakar

 Keteranga

n   NominalEkspektasi perubahan

Jumlah Keberangkatan / hari     26 +/- 33,3%Jumlah Keberangkatan / bulan     780 +/- 33,3%Jumlah KM tempuh harian     5,200 +/- 33,3%Jumlah KM Tempuh bulanan     156,000 +/- 33,3%Ratio pemakaian BBM     10.0 +/- 20%Jumlah BBM terpakai bulanan     15,600 +/- 20%Biaya BBM bulanan     34,320,000 +/- 20%Biaya Perawatan / 10.000 KM     1,000,000 Biaya Perawatan / KM     100 Biaya Perawatan bulanan *     15,600,000 +/- 33,3%*dengan asumsi adanya penambahan biaya penggantian suku cadang

Sistem InformasiSystem analyst       50,000,0005 buah komputer @ 5jt   25,000,0002 buah Router @ 450 ribu   900,0002 buah printer dot matrix @ 1,5jt   3,000,0003 Account Telkom Speedy   6,000,000 unlimited Access @ 2 jt    Software komputer (winXp) @ 1,5jt   7,500,000Total Biaya       92,400,000

Pengalokasian biaya sistem informasiBulan 15 buah komputer @ 5jt     25,000,000     2 buah Router @ 450 ribu   900,0002 buah printer dot matrix @ 1,5jt   3,000,0003 Account Telkom Speedy   6,000,000 unlimited Access @ 2 jt    5 Software komputer (winXp) @ 1,5jt     7,500,000

OTR 165,000,000DP 10% 16,500,000Leasing 7.48% 148,500,000Jangka 3 36Angsuran   5,050,650

Nilai mobil sesungguhnya  181,823,40

0

Total Biaya       42,400,000

Bulan 2System analyst       50,000,000

Processor : Intel Pentium D805 – DUAL CORE (2.8 Ghz, 2 x 1MB L2 Cache, 533Mhz FSB)Mainboard : ASUS P5LD2-VM SEMemory : VISIPRO 512MB DDR2 PC4200VGA Card : Integrated Intel Xtreme Graphic 256MBHarddisk : SEAGATE 80GB 7200rpm SATACassing : Simbada C Series ATX 380watt + 4 Extra FanDVD-RW : Samsung 16x Dual LayerLogitech Navigator Keyboard + Mouse Optical SrollSoundcard : Integrated AC ‘97Integrated LAN 10 / 100 MbpsMonitor : LG T30SH (K) 15” Black Flat Monitor

Penggunaan tiket gratis, sekitar 20 penumpang per bulanOpportunity loss ( 20 x 60,000 )

1,200,000 per bulan

NFV untuk Modal Awal

199920000*(1+11%)5 =336,876,826

  1 2 3 4 5

Modal 199,920,000246,321,

432273,416,

790 303,492,636 336,876,826Alokasi per thn 39,984,000

49,264,286

54,683,358 60,698,527 67,375,365

Angsuran pengembalian modal selama tahun pertamaModal 39,984,000alokasi per bulan 3,332,000

ROINet Income/Investment 21.50%

Beberap Manfaat Pembangunan Sistem Informasi Berbasis Komputer bagi

Perusahaan :

Keuntungan Jangka Pendek

1. Mengurangi kesalahan pencatatan order2. Banyaknya perubahan pesanan konsumen

tidak akan terlalu berpengaruh terhadap kinerja staff operasional

3. Adanya pembagian tugas yang jelas

Jangka Panjang1. Perusahaan akan memiliki sistem informasi

yang dapat diandalkan2. Meningkatkan efisiensi kerja para pegawai3. Mengurangi penggunaan dokumen kertas4. Memudahkan manajemen untuk

mengetahui apa yang sedang terjadi di perusahaan dengan dukungan data-data yang dapat di standarisasi

5. Memudahkan penghitungan bonus karyawan

6. Membantu customer relation untuk menyusun program promosi yang terarah

7. Memiliki database pelanggan8. kerja perusahaan menuju titik optimal