Perancangan dan Implementasi

Sistem Informasi Data Jemaat Berbasis Web

Pada GKJ Mergangsan Yogyakarta

Artikel Ilmiah

Peneliti :

Hendrikus Yusharnadi (672011046)

Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

September 2016

1

1. Pendahuluan

Peningkatan kebutuhan akan informasi dewasa ini berbanding lurus dengan

perkembangan teknologi. Dalam sebuah lembaga tentunya informasi merupakan hal

penting sebagai kekuatan dalam pelaksanaan kegiatan. Website merupakan sebuah

teknologi yang dapat memecahkan permasalahan dalam pengelolaan informasi, tidak

hanya itu namun website juga dapat meningkatkan kecepatan pelayanan informasi bagi

sebuah lembaga.

Gereja sebagai lembaga non-profit memiliki manajemen organisasi baik yang

berkaitan dengan sumber daya manusia, keuangan dan kegiatan. Banyak perubahan

yang terjadi secara rutin yang memerlukan penggolongan khusus dari pihak gereja.

Kegiatan manajemen yang dimaksud seperti pendataan jemaat yang meliputi

pertumbuhan jemaat, baptis, sidhi, atestasi, meninggal, pernikahan, kelahiran, status

dalam keluarga dan dalam gereja. Adapun manajemen dalam kegiatan meliputi ibadah,

persekutuan doa dan kegiatan lingkungan lainnya.

Selama penelitian di GKJ Mergangsan, segala bentuk data atau arsip yang ada

disimpan pada hardcopy (buku Stambook) khususnya data pendataan warga jemaat.

Hal ini menyulitkan petugas administrasi untuk melakukan pencarian dan pengelolaan

data. Jika petugas berhalangan hadir maka pelayanan terhadap warga jemaat akan

mengalami kendala karena hanya petugas administrasi yang mengerti pengelolaan data

apalagi arsip yang tersimpan kadang rusak dan hilang dan tidak memiliki cadangan.

Data statistik warga jemaat pun tidak ter-update secara berkala sehingga pihak gereja

susah untuk membaca peta kekuatan maupun kelemahan dalam pelayan sebagai upaya

meningkatkan kualitas layanan gereja.

Penelitian ini dilakukan pada tahun 2016, sebelum penelitian ini, pernah

dilakukan implementasi sistem web databse di GKJ Mergangsan yang dilakukan oleh

pihak Sinode GKJ bekerjasama dengan FTI UKSW. Sistem yang ada sangat lengkap

untuk melakukan pemusatan data, namun sistem tersebut bukan sepenuhnya milik GKJ

Mergangsan sehingga sulit untuk melakukan perbaikan terhadap sistem ketika sedang

terjadi kesalahan . Apalagi ada beberapa penambahan untuk keperluan gereja yang

dirasa perlu untuk ditambahkan sulit untuk dikembangkan.

Berdasarkan permasalahan tersebut dilakukan penelitian yang menghasilkan

sistem informasi berbasis web sebagai upaya mempermudah pelayanan di gereja.

Penelitian yang dilakukan diharapkan dapat membantu administrator gereja dalam

mengolah data jemaat seperti baptis, sidhi, pernikahan, atestasi masuk/keluar,

meninggal dunia, kelahiran dan status dalam gereja. Sistem informasi data jemaat GKJ

Mergangsan akan dibangun menggunakan PHP dan MySQL sebagai database.

2. Tinjauan Pustaka

Pada penelitian sebelumnya yang berjudul “Perancangan dan Implementasi

Media Informasi Gereja Berbasis Web (studi kasus: Gereja Kristen Sumba Waingapu),

dijelaskan bagaimana merancang sistem informasi gereja berbasis web. Sistem yang

2

dibangun meliputi pendataan jemaat dan kegiatan gereja sehingga memudahkan pihak

gereja dalam melakukan pengumpulan informasi yang ditampilkan dalam bentuk

grafik [1].

Penelitian yang lain berjudul “Perancangan dan Implemetasi Sistem Informasi

Manajemen Anggota Gereja Berbasis Web Menggunakan Teknologi berbasis HMVC

(studi kasus: Gereja GKI Calvaria Angkasapura –Jayapura). Pada penelitian tersebut,

sistem informasi berbasis web menggunakan teknologi Hierarchical Model, view,

controller membantu pihak gereja dalam merancang sistem informasi yang

memudahkan dalam mengelola manajemen gereja [2].

Penelitian lain berjudul “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi

Gereja Berbasis Web Dengan Pemanfaatan Teknologi HTML 5 di Jemaat GPM Bethel

Ambon “. Sistem dibangun dengan menggunakan PHP dan HTML 5 untuk

memudahkan pelayanan di gereja [3].

Berdasarkan penelitian-penelitian sebelumnya terkait sistem informasi gereja,

maka dilakukan penelitian tentang Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi

Data Jemaat Pada GKJ Mergangsan. Pada penelitian sekarang sistem akan dibangun

menggunakan PHP dan MySQL server. Penelitian akan merancang sistem informasi

berbasis web untuk memudahkan pelayanan dan manajemen gereja dalam mengelola

data jemaat. Penelitian ini akan menyajikan data rekapitulasi jemaat dalam bentuk

angka dan dapat dicetak dalam bentuk hardcopy sehingga memudahkan pelayanan

administrator di gereja. Pada Sistem yang dibuat memudahhkan admin gereja dalam

melakukan pencarian data keluarga dan anggota keluarga.

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan,

mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk

menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi [4].

PHP adalah singkatan dari Personal Home Page yang merupakan bahasa standar

yang digunakan dalam dunia website. PHP adalah bahasa pemrograman yang

berbentuk script yang diletakkan di dalam web server. PHP dapat diartikan sebagai

Hypertext Preprocessor. Ini merupakan bahasa yang hanya dapat berjalan pada server

yang hasilnya dapat ditampilkan pada client. Interpreter PHP dalam mengeksekusi

kode PHP pada sisi server disebut serverside, berbeda dengan mesin maya Java yang

mengeksekusi program pada sisi client (client-server) [5].

MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi (Relational Database

Management System atau DBMS), seperti halnya ORACLE, POSTGRESQL, MS.SQL,

dan sebagainya. SQL merupakan singkatan dari Structure Query Language,

didefinisikan sebagai suatu sintaks perintah-perintah tertentu atau bahasa program yang

digunakan untuk mengelola suatu database. Jadi MySQL adalah software-nya dan SQL

adalah bahasa perintahnya [5].

3

3. Metode dan Perancangan Sistem

Penelitian yang dilakukan terbagi dalam 4 tahap, yaitu: (1) Analisis Kebutuhan

dan Pengumpulan Data, (2) Perancangan Sistem meliputi Perancangan Proses (UML),

(3) Implementasi Sistem dan (4) Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian.

Gambar 1. Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian pada Gambar 1, dijelaskan sebagai berikut: Tahap pertama:

mengidentifikasi masalah dan pengumpulan data, pada tahap ini dilakukan analisis

mengenai masalah yang terjadi pada GKJ Mergangsan yaitu permasalahan pada

pendataan jemaat gereja yang belum memiliki sistem informasi, data yang diolah masih

dalam bentuk berkas yang bisa hilang dan pudar karena tidak memiliki backup. Tahap

kedua: merancang proses di dalam sistem meliputi perancangan alur dengan

menggunakan UML, serta rancangan antarmuka yang digunakan oleh user.

Perancangan antarmuka menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman yang

bersifat object oriented dan MySQL server sebagai media penyimpanan. Tahap ketiga:

mengimplementasikan hasil perancangan sistem, membangun sistem berdasarkan

proses yang telah didefinisikan pada tahap perancangan, yaitu membangun

aplikasi/program dalam bentuk aplikasi web. Tahap keempat: adalah melakukan

pengujian sistem dan kemudian melakukan analisis terhadap hasil pengujian tersebut.

Pengujian yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi

kebutuhan yang dianalisis pada tahap pertama, yaitu pengujian usability testing untuk

mengetahui bahwa semua fungsi dan fitur pada sistem bekerja dengan tepat dan

memnuhi kebutuhan pengguna[6].

Perancangan proses pada Sistem Informasi yang dibangun menggunakan

diagram UML, yaitu Use-Case Diagram, Activity Diagram dan Class Diagram.

Analisis Kebutuhan, dan Pengumpulan Data

Perancangan Sistem meliputi Perancangan Proses

(UML)

Implementasi Sistem

Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian

4

Gambar 2. Use Case Diagram Sistem

Use Case Diagram Sistem pada Gambar 2 terdapat 3 aktor dalam sebuah sistem

yang dirancang yaitu admin, jemaat dan majelis wilayah. Admin berperan dalam

mengakses sistem web dimana admin akan melakukan pengisian data (input, update,

delete). Sedangkan majelis wilayah mengkoordinir data di wilayahnya masing-masing

kemudian memastikan data tersebut valid dan menyerahkannya kepada admin untuk

diproses. Jemaat meminta data kepada admin berupa cetakan data warga (surat baptis,

sidhi, pernikahan).

Akses Web

input data

update data

delete data

Cetak Data Statistik Greja

View dataMajelis

Data mentah Search data

Admin

Cetak data wargaJemaat

View data

5

Gambar 3. Activity Diagram Kelola Data Warga

Sistem Activity Diagram Kelola Data Warga pada Gambar 3 menjelaskan

bahwa admin akan mengakses web (input, update, delete) ketika data yang diserahkan

majelis dalam bentuk formulir sudah dipastikan valid, jika data belum valid maka

majelis wilayah akan mengumpulkan data lagi. Setelah data dimasukkan oleh admin,

kemudian admin akan mencetak data warga sebagai keluaran akhir yang dapat dilihat

oleh jemaat.

Kelola data

warga

start

Input data update

data

delete data

Cetak data

warga

Finish

Pengumpulan

Formulir

Formulir

View data

warga

Tidak valid

Valid

JemaatMaj el isAdmin

6

Gambar 4. Class Diagram Sistem

Sistem Class Diagram pada Gambar 4 merupakan struktur data pada sistem

database GKJ Mergangsan. Terdapat 3 class yaitu akses data web, formulir, cetak data

statistik dan cetak data warga. Pada class data web dimana berisi data warga yang sudah

masuk dalam sistem, pada class formulir berisi data warga yang masih bersifat

hardcopy, pada kelas cetak data warga berisi data yang digunakan untuk cetak data

warga, pada data statistik berisi data rekapitulasi data warga.

7

4. Pembahasan

Hasil implementasi sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat,

dijelaskan sebagai berikut.

Gambar 5. Halaman Login

Gambar 5 merupakan halaman antarmuka untuk masuk ke dalam sistem. Admin

memasukkan username dan password untuk melanjutkan ke halaman berikutnya.

Kode Program 1 Perintah untuk login ke dalam web 1. <?php 2. try { 3. session_start(); 4. require "conn.php"; 5. $username = $_POST['username']; 6. $password = md5($_POST['password']); 7. $result = $db->prepare("SELECT * FROM user WHERE

user=:qSuAeP7XuDajjSZjANDpassword=:Ktfv3J6aEvmyW3mB");

8. $result->bindParam(':qSuAeP7XuDajjSZj', $username); 9. $result->bindParam(':Ktfv3J6aEvmyW3mB', $password); 10. $result->execute(); 11. $rows = $result->fetch(PDO::FETCH_NUM);

Kode Program 1 menjelaskan bagaimana meng-import koneksi database dengan

perintah require “conn.php”; lalu mengambil dan mencocokkan username dan

password dari form login ke database, dapat dilihat pada baris ke-5 dan baris ke-6.

8

Gambar 6. Form Kelola Data Keluarga

Pada Gambar 6 terdapat 4 (empat) menu pada sistem GKJ Mergangsan yaitu :

Form kelola data keluarga, Athestasi, Laporan, Pengaturan dan User. Pada menu

Kelola berisi fungsi untuk mengolah data warga. Menu Athestasi berfungsi untuk

mengetahui riwayat Athestasi warga; Menu Laporan berisi laporan rekapitulasi warga

dalam bentuk angka; Menu Pengaturan berisi pengaturan batasan-batasan input-an

seperti pendidikan, status dalam gereja, wilayah, dan range gaji. Sedangkan menu User

berisi pengaturan pengelolaan admin berupa pergantian username dan password.

Pada menu Kelola, sebelum user memasukkan data warga, user terlebih dahulu

memasukkan data per keluarga (kepala keluarga) pada button “tambah keluarga”

supaya memudahkan pengelompokan dan penghitungan warga, kemudian baru

menambahkan anggota keluarga dapat dilihat pada Gambar 7.

9

Gambar 7. Form Tambah Keluarga

Kode Program 2 Perintah untuk Menambah Data Keluarga 1. <?php

2. try {

3. session_start();

4. require('../classes/conn.php');

5. $nama = $_POST['nama'];

6. $kelompok = $_POST['kelompok'];

7. $telpon = $_POST['telpon'];

8. $alamat = $_POST['alamat'];

9. $perintah = "INSERT INTO keluarga

10. (nama, kelompok, alamat, anggota, datein, telpon)

11. VALUES ('$nama','$kelompok', '$alamat', 0, now()'$telpon')";

12. $db->exec($perintah);

13. header("location:../admin/?module=kelola");

14. }

15. catch(Exception $e) {

16. echo 'Gagal';

17. }

Kode Program 2 menjelaskan bagaimana perintah untuk menambah keluarga

pada Form Kelola yaitu meng-import koneksi database require(‘../classes/conn.php’),

lalu mengeksekusi query MySQL untuk menambah data dari input user dengan perintah

$perintah = “INSERT INTO keluarga (nama, kelompok, alamat, anggota, datein,

telpon).

10

Gambar 8. Form Pengisisan Data Warga

Pada Gambar 8 terdapat form pengisian data warga. Setelah data keluarga terisi

selanjutnya mengisi data anggota keluarga.

User juga dapat melakukan pencarian berdasarkan keluarga atau berdasarkan

anggota keluarga terlihat pada Gambar 9.

Gambar 9. Form Kelola Data Jemaat

Pada menu Kelola ditampilkan data jemaat, dimana user bisa melihat seluruh

data warga yang telah dimasukkan dan terdapat fungsi edit, hapus, pindah dan

meninggal pada kolom sebelah kanan untuk menambahkan keterangan. Mutasi masuk

11

merupakan button untuk menambahkan warga yang pindah ke dalam gereja. Kemudian

mengisi data kewargaan, dimana user juga dapat mencetak data warga. Kode Program 3 Perintah untuk Cari

1. require('../classes/conn.php'); 2. if (isset($_GET['anggota'])) { 3. $idkel = $_GET['anggota']; 4. $result = $db->prepare(" 5. SELECT *FROM anggota WHERE id_keluarga = $idkel ORDER BY nama asc")

Meng-import koneksi database (conn.php), lalu mengeksekusi query untuk

mencari row data berdasarkan id . Sehingga setiap data yang akan dicari akan selalu

dicocokkan berdasarkan id dapat dilihat pada perintah SELECT * FROM anggota

WHERE id_keluarga = &idkel ORDER BY nama asc

Gambar 10. Form Riwayat Athestasi

Pada Menu Athestasi menampilkan riwayat Athestasi warga. User dapat

melihat tanggal waktu dan alasan warga yang keluar masuk dalam gereja.

12

Gambar 11. Form Rekapitulasi Dalam Angka (Laporan)

Pada menu Laporan berisi data dalam bentuk angka berupa Baptis, Sidhi,

Pernikahan, Jenis Kelamin, Pendapatan dan Pendidikan.

Gambar 12. Tampilan User

Menu User merupakan pengelolaan data admin, user dapat meng-edit username

dan password dan melihat riwayat login.

13

Gambar 13. Menu Pengaturan

Pada Menu Pengaturan berisi pengaturan wilayah, posisi dalam gereja, status

dalam keluarga, pekerjaaan, pendidikan dan gaji.

Usability Testing dilakukan untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi

kebutuhan pengguna, mempermudah kinerja pengguna dan mudah digunakan oleh

pengguna. Untuk mengetahui hasil usability testing bagi sistem ini, digunakan

kuesioner sejumlah 19 pertanyaan yang dibagi dalam kategori pertanyaan sebagai

berikut: 8 soal untuk kategori Kegunaan Sistem/System Usability (SYSUSE), 6 soal

untuk kategori Kualitas Informasi/Information Quality (INFOQUAL) dan 5 soal untuk

kategori Kualitas Antarmuka/Interface Quality (INTERQUAL). Jawaban dari

kuesioner bagi sistem ini merupakan nilai persetujuan yang diperkirakan dari angka 1

sampai 7 untuk setiap pertanyaan. Nilai dari angka 1 adalah sangat tidak setuju, angka

2 tidak setuju, angka 3 agak tidak setuju, angka 4 cukup, angka 5 agak setuju, angka 6

setuju dan angka 7 sangat setuju [6]. Daftar pertanyaan pada kuesioner yang digunakan

ditampilkan pada Tabel 1. Tabel 1 Daftar Pertanyaan Usability Testing [6]

No Pertanyaan

Kegunaan Sistem/System Usability (SYSUSE)

1 Secara keseluruhan, saya puas dengan betapa mudahnya menggunakan sistem ini

(Overall, I am satisfied with how easy it is to use this system)

2 Penggunaan sistem ini sangat sederhana

(It was simple to use this system)

3 Admin dan Majelis: Saya secara efektif dapat menyelesaikan pekerjaan dengan

menggunakan sistem ini.

14

(I can effectively complete my work using this system )

4 Admin dan Majelis: Saya dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat

menggunakan sistem ini

Jemaat :Saya dapat dengan mudah menerima informasi dengan cepat

menggunakan sistem ini

(I am able to complete my work quickly using this system)

5 Admin: Saya dapat secara efisien menyelesaikan pekerjaan saya menggunakan

sistem ini.

Jemaat : Saya dapat mendapatkan data secara cepat dengan sistem ini

(I am able to efficiently complete my work using this system )

6 Saya merasa nyaman menggunakan sistem ini

(I feel comfortable using this system)

7 Mudah untuk belajar menggunakan sistem ini

(It was easy to learn to use this system)

8 Saya percaya, dengan cepat saya menjadi produktif menggunakan sistem ini

(I believe I became productive quickly using this system)

Kualitas Informasi/Information Quality (INFOQUAL)

9 Sistem ini memberikan pesan kesalahan yang dengan jelas memberitahu saya

bagaimana untuk memperbaiki masalah

(The system gives error messages that clearly tell me how to fix problems)

10 Setiap kali saya membuat kesalahan dengan menggunakan sistem, saya

memperbaikinya dengan mudah dan cepat

(Whenever I make a mistake using the system, I recover easily and quickly)

11 Informasi (seperti bantuan online, pesan di layar, dan dokumentasi lainnya) yang

disediakan dengan sistem ini mudah dimengerti.

(The information (such as online help, on-screen messages, and other

documentation) provided with this system is clear)

12 Sangat mudah untuk menemukan informasi yang saya butuhkan

(It is easy to find the information I needed)

13 Informasi yang disediakan untuk sistem ini mudah dimengerti

15

Kuesioner ditujukan kepada responden yaitu jemaat GKJ Mergangsan yang

berjumlah 30 responden dengan rincian 5 Majelis Gereja, 21 Jemaat dan 4 pegawai

admin gereja . Hasil kuesioner diolah menjadi hasil pengujian yang ditampilkan pada

Gambar 14, Gambar 15 dan Gambar 16.

Gambar 14. Persentasi Hasil Kuesioner Gambar 15. Persentasi Hasil Kuesioner Ketegori

Kategori Kegunaan Sistem Kualitas Informasi

3%

17%

80%

Kualitas Informasi/Information Quality

5

6

7

(The information provided for the system is easy to understand)

14 Informasi yang disediakan, efektif dalam membantu saya menyelesaikan tugas-

tugas dan skenario

(The information is effective in helping me complete the tasks and

scenarios)

Kualitas Antarmuka/Interface Quality (INTERQUAL)

15 Pengaturan informasi pada tampilan sistem jelas

(The organization of information on the system screens is clear)

16 Antarmuka (tampilan) dari sistem ini nyaman dilihat

(The interface of this system is pleasant)

17 Saya suka menggunakan antarmuka (tampilan) sistem ini

(I like using the interface of this system)

18 Sistem ini memiliki semua fungsi dan kebutuhan yang saya harapkan

(This system has all the functions and capabilities I expect it to have)

19 Secara keseluruhan, saya puas dengan sistem ini

(Overall, I am satisfied with this system)

7%

27%

66%

Kegunaan Sistem /Usability sistem

5

6

7

16

Gambar 16. Persentasi Hasil Kuesioner Kategori Kualitas Antarmuka

Berdasarkan hasil usability testing pada Tabel 1 disimpulkan bahwa, untuk

kategori Kegunaan Sistem, 66% responen memberi nilai 7, yang berarti bahwa sistem

cukup berguna. Untuk kategori Kualitas Informasi, 80% responen memberi nilai 7,

sistem memberikan informasi yang sangat berkualitas. Untuk kategori Kualitas

Antaramuka, 73% responden memberi nilai 7, yang berarti sistem memiliki desain

antarmuka yang sangat jelas dan berkualitas. Secara keseluruhan berarti semua

responden berpendapat bahwa sistem yang dibuat dapat memenuhi kebutuhan

responden.

5. Simpulan

Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut: (1) Sebuah sistem informasi pada sebuah gereja

dapat dirancang dengan menggunakan PHP (web-based); (2) Sistem informasi yang

telah dirancang dapat dimanfaatkan untuk membantu proses pelayanan pendataan

warga jemaat GKJ Mergangsan; (3) Sistem yang telah dibangun dapat menjadi media

atau sarana penyampaian informasi kepada warga gereja. Saran untuk pengembangan

selanjutnya adalah: Dapat membuat sistem informasi aset gereja sehingga pihak gereja

lebih mudah mengorganisir data-data aset gereja.

7%

20%

73%

Kualitas antarmuka/Interface Quality

5

6

7

17

6. Daftar Pustaka

[1] Djami, S.S., 2012. Perancangan dan Implementasi Media Informasi Gereja

Berbasis Web (studi kasus: Gereja Kristen Sumba Waingapu ). Salatiga:

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana.

[2] Tambunan, G. D. 2013., Perancangan dan Implemetasi Sistem Informasi

Manajemen Anggota Gereja Berbasis Web Menggunakan Teknologi berbasis

HMVC (studi kasus: Gereja GKI Calvaria Angkasapura –Jayapura). Salatiga:

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana.

[3] Mailuhu, B., 2013. Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Gereja

Berbasis Web Dengan Pemanfaatan Teknologi HTML 5 di Jemaat GPM Bethel

Ambon. Salatiga: Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya

Wacana.

[4] Ladjamudin, B. A., 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:

GRAHA ILMU.

[5] Nugroho, B., 2004. PHP dan MySQL dengan Editor Dreamweaver.

Yogyakarta: ANDI Offset.

[6] Lewis, J. R., 1995. IBM Computer Usability Satisfaction Questionnaires:

Psychometric Evaluation and Instructions for Use. International Journal of

Human‐Computer Interaction, 7(1), 57-78.