penyebab obat stagnan.pdf

BAB V

HASIL PENELITIAN

5.1 Gambaran Umum Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

5.1.1 Visi Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

Visi Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya adalah Instalasi farmasi yang

mampu memberikan pelayanan dengan cepat, tepat dan aman serta mampu

sebagai wahana pendidikan dan penelitian.

5.1.2 Misi Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

1. Menyediakan pelayanan farmasi yang berkualitas aman dan terjangkau

yang berorientasi pada tercapainya hasil pengobatan yang optimal

terhadap pasien dalam upaya meningkatkan derajat kesehatan

masyarakat;

2. Menyediakan SDM yang berkompetensi tinggi dan islami;

3. Menciptakan budaya kerja yang disiplin, jujur, trampil, aman dan teliti

dalam memberikan pelayanan;

4. Menyediakan sarana, prasarana dan sistem informasi yang memadai;

5. Meningkatkan kepuasan pelanggan;

6. Menyediakan wahana pembelajaran dan penelitian.

5.1.3 Tujuan Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

1. Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal baik dalam keadaan

biasa maupun dalam gawat darurat sesuai dengan keadaan pasien

maupun fasilitas yang tersedia;

ADLN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

SKRIPSI FAKTOR PENYEBAB STOCKOUT DAN... RENIE CUYNO MELLEN

2. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan profesional berdasarkan prosedur

kefarmasian dan etik farmasi;

3. Melaksananakan KIE (Komunikasi Informasi dan Edukasi) obat;

4. Menjalankan pengawasan obat berdasarkan aturan yang berlaku;

5. Melakukan dan memberi pelayanan yang bermutu melalui analisa, telaah

dan evaluasi pelayanan;

6. Mengadakan penelitian di bidang farmasi dan peningkatan metode.

Tujuan Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya sesuai dengan standart

pelayanan farmasi yang diatur dalam Kepmenkes 1197 (2004).

5.1.4 Fungsi Pelayanan Farmasi

1. Pengelola perbekalan farmasi :

a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit;

b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal;

c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang

telah dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

d. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan

persyaratan kefarmasian;

e. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan

persyaratan kefarmasian;

f. Mendistibusikan perbekalan farmasi ke unit pelayanan di rumah sakit;

g. Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan perbekalan farmasi

di rumah sakit;



h. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan

farmasi di rumah sakit.

Pada manajemen persediaan sesuai standart pelayanan farmasi

Kepmenkes 1197 (2004). Pada pelayanan farmasi menurut Quick (1997) tidak

terdapat fungsi pengendalian dan penghapusan. Pada unit logistik berdasarkan

indepth interview dan observasi kegiatan pengendalian sudah dilakukan tetapi

belum optimal karena masih terdapat stagnant dan stockout obat. Kegiatan

penghapusan obat dengan metode pereturan obat tetapi belum optimal karena

obat yang tidak dapat diretur masih menumpuk di unit logistik.

5.1.5 Cakupan Pelayanan Farmasi

1. Pengelolaan perbekalan farmasi

a. Pemilihan perbekalan farmasi;

b. Perencanaan perbekalan farmasi;

c. Pengadaan perbekalan farmasi;

d. Penerimaan perbekalan farmasi;

e. Penyimpanan perbekalan farmasi;

f. Produksi perbekalan farmasi sederhana;

g. Distribusi perbekalan farmasi.

Cakupan pelayanan farmasi di unit logistik Instalasi Farmasi RSU Haji

Surabaya berdasarkan fungsi pelayanan farmasi tidak terdapat pencatatan,

pelaporan dan evaluasi. Pada pelaksanaan berdasarkan observasi dan indepth

interview di unit logistik sudah terdapat kegiatan pencatatan dan pelaporan dan



evaluasi. Pada pencatatan dan pelaporan terdapat pada setiap kegiatan di unit

logistik, sedangkan evaluasi sudah diterapkan tetapi belum optimal.

5.2. Unit Pelayanan di RSU Haji Surabaya

Unit logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya mensuplai obat pada

unit pelayanan. Unit pelayanan yang disuplai antara lain IGD, poliklinik, bedah

sentral, unit pelayanan intensif termasuk hemodialisa, rehabilitasi medik,

radiologi, laboraturium, patologi anatomi. Unit pelayanan di RSU Haji

Surabaya dijelaskan sebagai berikut;

1. IGD 24 Jam

IGD 24 Jam dilayani oleh dokter dan perawat yang handal, ditunjang

dengan fasilitas dan peralatan lengkap (radiologi, laboratorium, ruang operasi,

dan apotek) yang memberikan pelayanan selama 24 jam.

2. Poliklinik Spesialis

Poliklinik spesialis dibuka lima hari kerja dalam seminggu hari Senin

sampai dengan Jumat dengan jam pelayanan pendaftaran pukul 08.0012.00

WIB dilayani dokter spesialis tetap. Poliklinik spesialis rumah sakit terdiri:

a. Klinik Gigi dan Mulut;

b. Klinik Gigi dan Mulut Spesialis;

c. Klinik Saraf;

d. Klinik Jantung;

e. Klinik Paru;

f. Klinik Hamil;

g. Klinik Kandungan, KB, Kemandulan;

h. Klinik Anak;

i. Klinik Penyakit Dalam;

j. Klinik Konsultasi Gizi;



k. Klinik Bedah Umum;

l. Klinik Bedah Saraf;

m. Klinik Bedah Tulang (Ortopedi);

n. Klinik Bedah Plastik;

o. Klinik Bedah Urologi;

p. Klinik THT;

q. Pencegahan atau Medical Check Up;

r. Klinik Kulit dan Kelamin;

s. Klinik Mata;

t. Klinik Jiwa;

u. Klinik Psikologi;

v. Klinik Rehabilitasi Medik;

3. Bedah Sentral

a. Bedah Umum;

b. Bedah Tulang atau Ortopedi;

c. Bedah Saraf;

d. Bedah Urologi;

e. Bedah Plastik;

f. Bedah Obstetri dan Ginekologi;

g. Bedah THT;

h. Bedah Mata;

i. Bedah Kulit Kosmetik.

4. Unit Pelayanan Intensif (ICU)

a. ICCU;

b. NICU;

c. PICU;

d. Hemodialisa.

5. Rehabilitasi Medik

Rehabilitasi medik melayani berbagai pelayanan kesehatan untuk pemulihan

penderita pasca stroke, cedera kepala, nyeri otot sendi atau tulang, dan senam



hamil serta senam asma dipandu oleh fisioterapis handal yang didukung oleh

peralatan terapi yang lengkap.

6. Radiologi

a. X ray foto polos;

b. X ray foto depan kontras (IVP, HSG, Colon In Loop);

c. Foto Gigi Dental dan Panoramic;

d. USG Colour Doppler (abdomen, otot, bayi, mata, biopsi tuntunan USG);

e. CT Scan, Biopsi dengan CT Scan;

7. Laboratorium Patologi Klinik.

a. Kimia Klinik;

b. Hematologi;

c. Sero Imunologi;

d. Mikrobiologi;

e. Urinalisis.

8. Patologi Anatomi

Patologi anatomi menjadi bagian pelayanan penunjang medik yang mampu

memberi diagnosa tepat sebagai gold standar dari diagnosis klinik.

5.3 Gambaran Umum Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

5.3.1 Tugas Pokok Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

Menyediakan semua fasilitas dan kebutuhan untuk menyelenggarakan

kegiatan pengelolaan, penyediaan, pengaturan obat dan bahan kimia serta alat

kesehatan.

5.3.2 Tugas Pokok Logistik Farmasi RSU Haji Surabaya

Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien mulai dari

pemilihan, perencanaan, produksi sediaan farmasi sederhana, penerimaan,

penyimpanan, pendistribusian pada unit rumah sakit.



WAKIL DIREKTUR PENUNJANG

MEDIK & DIKLIT

ADMINISTRASI PEMBUKUAN KEANGAN

KEPALA INSTALASI FARMASI

WAKIL KEPALA INSTALASI FARMASI

PELAYANAN

FARMASI KLINIK

PENGELOLAAN DAN PERBEKALAN KEFARMASIAN MANAJEMEN MUTU

PI

O

KONSE

LING

LOGI

STIK

FAR

MASI

DEP

O

FAR

MASI

ASKE

S

DEPO

FARMAS

I

JAMKES

MAS

DEP

O

FAR

MASI

UMU

M

U

D

D

/

O

D

D

D

PENYIMPA

NAN

BARANG PEMBANT

U

PENYIMPA

N

PEMERIKS

AAN DAN

PENERIMA

AN

PELAKSAN

A GUDANG

BARANG

PELAKSAN

A

PRODUKSI

KO

OR

D

- PELAKSANA PELAYANAN RESEP DAN NON RESEP

- PELAKSANA JURU RESEP

KO

OR

D



KO

OR

D



KOO

RD

PELAKSAN

AAN

PELAYANA

NAN

UDD/ODD

D

5.3.3 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

Gambar 5.1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya



Struktur organisasi Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya dipimpin oleh

Kepala Instalasi dan Wakil Kepala Instalasi Farmasi yang membawahi pelayanan

farmasi klinik, pengelolaan perbekalan farmasi dan manajemen mutu. Peneliti

memfokuskan pada pengelolaan perbekalan farmasi.

Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer

ketika hendak mendesain struktur organisasi antara lain (Robbin et all,2008);

1. Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan

pekerjaan. Pada pengelolaan perbekalan farmasi dibagi menjadi empat unit

yaitu unit logistik, unit depo askes, unit depo umum, unit depo jamkesmas

dan unit UDD.

2. Spesialisasi pekerjaan adalah tugas dalam organisasi dibagi ke pekerjaan

tersendiri. Spesialisasi pekerjaan unit logistik terbagi atas penyimpan

barang, pemeriksa dan penerima barang, pelaksana gudang, pelaksana

produksi. Pada tiga unit depo dan UDD terdapat koordinator yang terdapat

pada struktur dan setiap unit tersebut terdapat pelaksana. Pada unit logistik

terdapat koordinator logistik tetapi tidak terdapat dalam struktur.

Koordinator dan pembantu penyimpan barang terdiri dari satu orang yang

sama, sehingga menimbulkan pekerjaan ganda.

3. Rantai komando adalah garis wewenang yang membentang dari puncak

organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung

jawab kepada siapa. Garis vertikal kebawah menandakan pembagian kerja

didasarkan pada hirarki, otoritas dan rantai komando. Hal tersebut

menunjukkan penyimpan barang memilki hirarki dan otoritas yang lebih



tinggi dari pembantu penyimpan barang, pemeriksa dan penerimaan

barang, pelaksana gudang dan pelaksana produksi.

a. Garis komando pada penyimpan barang memiliki komando pada

pembantu penyimpan barang, pemeriksa dan penerimaan barang,

pelaksana gudang dan pembantu penyimpan barang. Pembantu

penyimpan barang memiliki komando pada pemeriksa dan

penerimaan barang, pelaksana gudang dan produksi, dst.

b. Pada logistik farmasi pembantu penyimpan barang tepat berada

dibawah penyimpan barang karena sifatnya membantu keperluan

penyimpanan barang baik obat, alkes dan reagen. Pada pemeriksa

dan penerimaan barang diletakkan sejajar dengan pembantu

penyimpan barang. Hal ini disebabakan karena pemeriksa dan

penerima tidak hanya obat dari unit logistik tetapi juga dari depo.

Wewenang panitia pemeriksa dan penetima tidak dibawah

penyimpan barang. Pelaksana gudang karena dibawah pembantu

penyimpan barang baik secara hirarki, otoritas dan rantai komando.

Pada pelaksana produksi diletakkan sejajar dengan penyimpan

barang yang mempunyai hirarki memproduksi sediaan farmasi

sederhana.

4. Sentralisasi dan desentralisasi dengan mengacu pada sejauh mana tingkat

pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi,

sedangkan desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi. Pada struktur

organisasi di unit logistik pelaksana produksi tingkat pengambilan



keputusan tidak berdasarkan penyimpan barang. Panitia penerima dan

pemeriksa tidak berdasarkan penyimpanan barang. Penyimpan barang

mempunyai tingkat pengambilan keputusan lebih tinggi dibandingkan

pembantu penyimpan barang dan pelaksana gudang.

5.3.4 Tupoksi dan Uraian Tugas Kepala Instalsi Farmasi RSU Haji

Surabaya

Tupoksi dan uraian tugas dengan pengelolaan kefarmasian dengan

Berdasarkan kebijakan Direktur RSU Haji (2011) mengenai tugas pokok Kepala

Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya ;

Melaksanaan kegiatan pelaksanaan pengelolaan perbekalan farmasi dan

pelayanan kefarmasian, melalui pelaksanaan kegiatan (POA) agar terwujudnya

pengelolaan dan pelayanan kefarmasian dengan baik.

Berasarkan tupoksi Kepala Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya yaitu

mengelola seluruh pelaksanaan perbekalan farmasi dan pelayanan kefarmasian

melalui POA untuk pengelolaan dan pelayanan kefarmasian masih belum

optimal karena masih terdapat masalah terutama pada pengelolaan perbekalan

farmasi.

Menurut Stone (2005) uraian pekerjaan adalah pernyataan tertulis yang

menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan

sebenarnya, bagaimana melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu

dilakukan. Di RSU Haji Surabaya berdasarkan data isian jabatan sudah

mencakup keseluruhan dan salah satunya akan dijelaskan pada data isian

jabatan Kepala Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya.



Berdasarkan data isian jabatan Kepala Instalasi Farmasi RSU Haji

Surabaya tentang uraian tugas akan dijelaskan sebagai berikut;

1. Ringkasan Tugas

Melaksanakan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan

kefarmasian melalui rencana pelaksanaan kegiatan (POA) agar terwujudnya


Pada perencanaan anggaran dibuat POA, sesuai dengan tupoksi Kepala

IFRS. Pada rincian tugas Kepala IFRS sebagai penyusun POA berdasarkan

rencana program tahunan.

2. Hasil Kerja

Perencanaan program, mengkoordinir, mutu layanan realisasi kegiatan.

Pada tupoksi Kepala Instalasi Farmasi bahwa perencanaan program pada

proses perencanaan untuk menyusunan POA, mengkoordinir seluruh unit dan

mutu layanan dalam setiap kegiatan kurang optimal. Hal ini disebabkan karena

mutu pelayanan yang masih kurang untuk kegiatan pengelolaan perbekalan

farmasi terutama pemenuhan kebutuhan persediaan obat dan kurangnya

monitoring pengendalian persediaan dan evaluasi mutu di unit logistik.

3. Rincian Tugas

a. Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan Instalasi Farmasi;

b. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan (POA) berdasarkan rencana

program tahunan;



c. Menyusun anggaran berdasarkan program kerja;

d. Melakukan pembinaan SDM;

e. Perencanaan kerja hasil laporan visite besar;

f. Mengkoordinasi, mengawasi dan mengevaluasi kegiatan unit di Instalasi

Farmasi;

g. Membuat laporan kegiatan tahunan atau akuntabilitas;

h. Membuat laporan ISO dan kegiatan lainnya;

i. Mengikuti pembahasan laporan akhir tahun;

j. Melaksanakan pertemuan rutin dengan kepala unit atau koordinator atau

staf instalasi farmasi;

k. Mengikuti rapat struktural;

l. Mengikuti rapat lain antara lain rapat sub komite farmasi dan terapi,

rapat ISO, rapat operasi ketupat dan semeru, rapat pelayanan jamaah

haji, dll;

m. Mengikuti morning report, mencatat dan menyelesaikan masalah

Instalasi Farmasi yang ditemukan;

n. Mengikuti rapat dengan Instansi lain atau RS lain;

o. Monitoring dan evaluasi semua kegiatan Instalasi Farmasi.



4. Tanggung Jawab

a. Memperoleh SDM yang professional atau terciptanya disiplin kerja

dengan suasana yang harmonis;

b. Kelancaran pelaksanaan tugas tercapainya pelayanan kefarmasian yang

cepat, tepat dan aman, kebenaran laporan dan administrasi hasil kerja

serta ketepatan waktu dalam penyelesaian tugas.

5. Wewenang

a. Memimpin, mengarahkan dan mengatur pembagian tugas;

b. Mengusulkan rencana kegiatan dan rencana sumber daya dalam

melaksanakan tugas.

5.3.5 Tupoksi dan Uraian Tugas Wakil Kepala Instalsi Farmasi RSU Haji

Surabaya

Berdasarkan kebijakan Direktur RSU Haji (2011) mengenai tugas pokok

Wakil Kepala Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya ;

Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam melaksanakan kegiatan

pengelolaan perbekalan farmasi dan pengelolaan kefarmasian melalui rencana

pelaksanaan kegiatan (POA) agar terwujudnya pengelolaan dan pelayanan

kefarmasian dengan baik.

Tupoksi dan uraian tugas Wakil Kepala Instalasi Farmasi berkaitan erat

dengan Kepala Instalasi Farmasi yaitu untuk mengelola kefarmasian termasuk di

unit logistik. Berdasarkan tupoksi tersebut masih belum optimal karena masih



terdapat masalah terutama pada pengelolaan perbekalan farmasi. Berdasarkan data

isian jabatan Wakil Kepala Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya tentang uraian

tugas akan dijelaskan sebagai berikut;

1. Ringkasan Tugas

Melaksanakan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan

kefarmasian melalui rencana pelaksanaan kegiatan (POA) agar terwujudnya


2. Hasil Kerja

Mengkoordinir, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan

Berdasarkan hasil kerja Wakil Kepala Instalasi Farmasi koordinasi

seluruh unit pelayanan farmasi, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan. Pada

koordinasi seluruh unit di Instalasi Farmasi dan proses evaluasi. Hal ini tidak

optimal pada proses evaluasi karena masih terdapat stagnant dan stockout obat.

3. Rincian Tugas

a. Membantu Kepala Instalasi Farmasi dalam menyusun program;

b. Membantu mengkoordinasi, mengawasi dan mengevaluasi kegiatan unit

di Instalasi Farmasi;

c. Membantu membuat laporan kegiatan tahunan atau akuntabilitas;

d. Membuat laporan ISO dan kegiatan lainnya;

e. Mengikuti pembahasan laporan akhir tahun;

f. Melaksanakan pertemuan rutin dengan kepala unit atau koordinator

atau staf Instalasi Farmasi;



g. Mengikuti rapat struktural;

h. Mengikuti rapat antara lain rapat sub komite farmasi dan terapi, rapat

ISO, rapat operasi ketupat dan semeru, rapat pelayanan jamaah haji,

dll;

i. Mengikuti morning report, mencatat dan menyelesaikan masalah

Instalasi Farmasi yang ditemukan;

j. Mengikuti rapat dengan Instansi lain atau rumah sakit lain;

k. Monitoring dan evaluasi semua kegiatan Instalasi Farmasi.

4. Tanggung Jawab

a. Membantu Kepala Instalasi dalam penyusunan program kerja;

b. Mengawasi, memonitoring dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan

pelayanan kefarmasian.

5. Wewenang

Membantu tugas Kepala Instalasi

5.3.6 Tugas Pokok Pejabat Pengadaan Barang Farmasi

Tupoksi pejabat pengadaan adalah melaksanakan pengadaan barang

(obat dan alat kesehatan) dengan cara membuat surat pesanan kepada

distributor obat dan alkes agar kebutuhan obat dan alkes di pelayanan dapat

terpenuhi dengan baik berkaitan erat dengan pengadaan di unit farmasi.

Berdasarkan tupoksi pengadaan sudah optimal karena dapat memenuhi

persediaan obat di unit farmasi sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan data



isian jabatan pejabat pengadaan Farmasi RSU Haji Surabaya tentang uraian

tugas akan dijelaskan sebagai berikut;

1. Ringkasan Tugas

Melaksanakan pengadaan barang (obat dan alat kesehatan) dengan cara

membuat surat pesanan kepada distributor obat dan alkes agar kebutuhan obat

dan alkes di pelayanan dapat terpenuhi dengan baik.

2. Hasil Kerja

Pengadaan obat dan alkes sesuai surat pesanan

Hasil kerja pejabat pengadaan harus sesuai dengan proses pengadaan pada

pengadaan obat dan alkes yang sesuai dengan surat pesanan.

3. Rincian Tugas

a. Melakukan pengadaan obat dan alkes pakai habis yang hampir habis;

b. Menulis surat pesanan sementara;

c. Mengecek faktur barang datang apakah sudah sesuai dengan SP

sementara;

d. Menulis surat pesanan sesuai form pengadaan barang.

Rincian tugas dengan melakukan pengadaan barang yang hampir habis,

menulis surat pesanana sementara, mengecek faktur dengan SP,

menulis SP sesuai form pengadaan barang.



4. Tanggung Jawab

Melaksanakan pengadaan obat dan alat kesehatan sesuai kebutuhan

5. Wewenang

Menjaga ketersediaan obat dan alat kesehatan agar tidak terjadi

kekosongan

5.3.7 SDM di Unit Logistik

Sumber daya manusia di unit logistik terdiri dari lima karyawan. Setiap

karyawan menempati bagian dalam struktur organisasi. Pada penyimpan

barang di unit logistik sebagai peanggungjawab gudang logistik dan gudang

depo dengan pendidikan apoteker dan lama bekerja 2 tahun.

Pada pembantu penyimpan barang terdiri dari tiga orang. Pada

pembantu penyimpan barang bagian reagen dan inventaris dengan pendidikan

SMF dengan lama 1,5 di unit logistik farmasi. Pembantu penyimpan barang

bagian alkes dengan pendidikan SMF dengan lama bekerja 36 tahun di unit

logistik. Pada pembantu penyimpan barang bagian obat dengan pendidikan

SMA dengan lama bekerja 5 tahun di unit logistik.

Panitia penerima dan pemeriksa terdiri dari tiga orang, panitia penerima

dan pemeriksa dengan dua orang pendidikan D3 kefarmasian dan satu orang

SMF dengan lama bekerja 1 tahun. Petugas pelaksana gudang pendidikan SMF

dengan lama bekerja 19 tahun. Pelaksana produksi dengan pendidikan SMF

dengan lama bekerja 24 tahun dibagian pelaksana produksi.



5.3.8 Tupoksi dan Uraian Tugas Penyimpan Barang RSU Haji Surabaya


penyimpan barang unit logisitk Instalasi Farmasi RSU Haji surabaya;

1. Melaksanakan penyimpan barang (perbekalan farmasi) beserta

administrasinya dengan cara menyimpan perbekalan farmasi;

2. Mengerjakan administrasi buku barang, buku persediaan, buku

penerimaan;

3. Membuat laporan pengadaan dan persediaan perbekalan farmasi baik

inventaris medis maupun bahan habis pakai agar terwujud pengelolaan

barang dan tertib administrasi yang baik.

Tupoksi penyimpan barang berkaitan dengan proses penerimaan dengan

mengerjakain administrasi buku penerimaan, proses penyimpanan barang dengan

melaksanakan penyimpanan barang dan administrasinya (laporan persediaan

perbekalan farmasi, buku barang dan buku pesediaan barang). Proses pengadaan

dengan membuat laporan pengadaan. Pada proses penerimaan, penyimpanan dan

laporan pengadaan kurang optimal karena masih terdapat permasalahan terutama

administrasi yang tidak terekap dengan baik.

Berdasarkan data isian jabatan penyimpan barang unit logistik Instalasi

Farmasi RSU Haji Surabaya tentang uraian tugas akan dijelaskan sebagai berikut;

1. Ringkasan Tugas

Melaksanakan penyimpanan barang (perbekalan farmasi) beserta

administrasinya dengan cara menyimpan perbekalan farmasi, mengerjakan



admnistrasi buku barang, buku persediaan, buku penerimaan dan membuat

laporan pengadaan perbekalan farmasi baik inventaris medis maupun bahan

habis pakai agar terwujud pengelolaan barang dan tertib administrasi yang

baik.

2. Hasil Kerja

Catatan buku dan laporan

Berdasarkan hasil kerja dari penyimpan barang dengan catatan buku dan

laporan pada proses manajeman persediaan obat dengan merencanakan dan

membuat laporan RKBU atau RKPBU. Pada proses penerimaan dengan

memasukkan data pada buku penerimaan barang. Pada proses penyimpanan

dengan mengerjakan kartu barang dan buku barang, laporan persedian barang,

membuat laporan tahunan, tribulan persediaan barang, laporan pengadaan

barang. Proses penghapusan dengan membuat usulan penghapusan.

3. Rincian Tugas

a. Merencanakan dan membuat laporan RKBU atau RKPBU;

b. Membuat laporan RTBU atau RTPBU;

c. Mengerjakan kartu barang;

d. Mengerjakan buku barang inventaris medis dan bahan habis pakai;

e. Mengerjakan laporan persediaan inventaris medis dan bahan habis pakai;

f. Membuat usulan penghapusan barang habis pakai;

g. Membuat laporan pengadaan barang inventrais dan bahan habis pakai;



h. Memasukkan data di buku penerimaan barang;

i. Mencatat dan menyimpan surat jalan;

j. Membuat laporan tribulan;

k. Membuat laporan tahunan.

4. Tanggung Jawab

Merencanakan, membuat dan mengerjakan laporan RKBU atau

RKPBU, RTBU atau RTPBU, persediaan inventaris medis dan bahan habis

pakai.

5. Wewenang

Kebenaran laporan dan ketepatan waktu penyelesaian tugas

5.3.9 Tupoksi dan Uraian Tugas Koordinator Logistik Farmasi

Tupoksi koordiantor logistik tidak ada pada kebijakan Direktur (2011).

Berdasarkan data isian jabatan koordinator logistik Farmasi RSU Haji


1. Ringkasan Tugas

Melaksanakan koordinasi, mengawasi, mengevaluasi dan memonitor

pelaksanaan pengelolaan perbekalan farmasi secara langsung maupun tidak

langsung agar pelayanan perbekalan farmasi ke unit dapat berjalan dengan

baik, cepat, tepat dan aman.

2. Hasil Kerja

Catatan buku dan laporan.



Berdasarkan hasil kerja koordinator unit logistik farmasi berupa catatan

buku. Hal ini tidak optimal karena pada laporan evaluasi dan monitoring tidak

terdapat catatan pada buku dan laporan.

3. Rincian Tugas

a. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di logistik farmasi;

b. Mengkomunikasi permintaan unit apabila stok terbatas atau kosong;

c. Merekap kebutuhan di logistik farmasi;

d. Membuat laporan bulanan;

e. Membuat laporan tahunan;

f. Mengkonsep dan membuat protap di logistik farmasi;

g. Melakukan evaluasi dan monitoring di logistik farmasi.

Koordinator logistik dengan rincian tugas pada koordinisi pelaksana

kegiatan di unit logistik. Tugasnya yaitu mengkonsep dan membuat protap,

pada proses distribusi obat dengan komunikasi permintaan unit apabila stok

kosong. Pada penyimpanan kegiatan inventory dengan merekap kebutuhan

logistik, penyimpanan obat dengan membuat laporan bulanan dan tahunan dan

proses evaluasi di logistik farmasi.

4. Tanggung Jawab

Melaksanakan koordinasi, pengawasan, evaluasi dan monitoring di

lapangan



5. Wewenang

a. Mengkoordinasi,mengawasi, mengevaluasi dan memonitoring pengelolaan

perbekalan farmasi;

b. Melaksanakan pelayanan perbekalan farmasi ke unit dengan tepat, cepat

dan aman.

5.3.10 Tupoksi dan Uraian Tugas Pembantu Penyimpan Barang Unit

Logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

Pada unit logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya terdapat tiga

petugas sebagai pembantu penyimpan barang. Petugas terbagi menjadi tiga yaitu

pembantu penyimpan barang bagian obat, pembantu penyimpan barang bagian

alkes dan pembantu penyimpan barang bagian reagen dan inventaris.


pembantu penyimpan barang di unit logisitk Instalasi Farmasi RSU Haji

Surabaya;

Melaksanakan dan membantu penyimpanan barang (perbekalan farmasi)

beserta administrasinya, dengan cara :

1. Menyimpan perbekalan farmasi;

2. Mengerjakan administrasi buku bon barang, buku barang, buku

pengeluaran barang;

3. Mengisi stok barang;

4. Membuat Surat Bukti Barang Keluar (SBBK);

5. Melayani permintaan unit.



Berdasarkan tupoksi pembantu penyimpan barang pada proses

penyimpanan barang dan administrasinya dan distribusi dengan melayani

permintaan unit.

Berdasarkan data isian jabatan pembantu penyimpan barang unit logisitk

Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya tentang uraian tugas akan dijelaskan sebagai

berikut;

1. Ringkasan Tugas

Melaksanakan dan membantu penyimpanan barang (perbekalan farmasi)

beserta administrasinya dengan cara menyimpan perbekalan farmasi dan melayani

permintaan unit agar terwujud pengelolaan barang, tertib administrasi dan

terlayani permintaan unit dengan baik.

2. Hasil Kerja

Catatan Buku dan berkas

Pada hasil kerja pembantu penyimpan barang kurang optimal karena

tidak tepat waktu dalam penyelesaiannya.

3. Rincian Tugas

a. Mengerjakan buku bon barang;

b. Mengerjakan buku pengeluaran barang;

c. Mengerjakan buku barang pakai habis;

d. Merekap jumlah pengeluaran barang;

e. Mengerjakan laporan stock opname barang;

f. Memeriksa barang datang;



g. Mengikuti uji fungsi inventaris medis;

h. Memasukkan ke tempat penyimpanan;

i. Menulis ke kartu steling dan mencocokan barang dan kartu barang;

j. Melayani permintaan unit;

k. Membuat Surat Bukti Barang Keluar (SBBK);

l. Mengentry SPK ke komputer.

Pembantu penyimpan barang mempunyai rincian tugas yang erat

kaitannya dengan proses penerimaan barang dengan memeriksa barang datang.

Proses penyimpanan dengan memasukkan ke rak penyimpanan. Kegiatan

inventory dengan mengerjakan laporan stock opname, menuliskan kartu steling

dan mencocokan barang dan kartu barang, mengerjakan buku barang habis. Pada

proses distribusi obat dengan melayani permintaan unit, membuat SBBK,

mengerjakan bon barang, buku pengeluaran barang, merekap jumlah pengeluaran

barang dan mengentry SPK ke komputer.

4. Tanggung Jawab

Mengerjakan administrasi buku barang, pengeluaran barang bon barang

5. Wewenang

Mengerjakan administrasi secara tertib dan tepat waktu.



5.3.11 Tupoksi dan Uraian Tugas Pemeriksaan dan Penerimaan Barang Unit

Logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya Tugas Pokok


pemeriksa dan penerima unit logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya;

Melaksanakan penerimaan barang (obat dan alat kesehatan) dengan cara

menerima obat dan alkes yang telah dikirim oleh distributor obat dan alkes agar

kebutuhan obat dan alkes di pelayanan dapat terpenuhi dengan baik.

Berdasarkan tupoksi pemeriksa dan penerima barang sudah terpenuhi

dengan baik karena sesuai dengan SP dan faktur barang dan uraian tugas untuk

pemeriksa dan penerimaan barang tidak ada .

5.3.12 Tupoksi dan Uraian Tugas Pelaksana Gudang Unit Logistik Instalasi

Farmasi RSU Haji Surabaya Tugas Pokok Tugas Pokok

Tupoksi pelaksana gudang tidak terdapat dalam kebijakan RSU Haji

Surabaya dan terdapat data isian jabatan pelaksana gudang unit logistik

Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya sebagai berikut;

1. Ringkasan Tugas

Melaksanakan penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian barang (obat

dan alat kesehatan) dengan cara menerima, menyimpan dan mendistribusikan obat

dan alkes yang telah dikirim oleh distributor obat dan alkes agar kebutuhan obat

dan alkes di pelayanan dapat terpenuhi dengan baik.



2. Hasil Kerja

a. Penerimaan obat dan alkes sesuai surat pesanan;

b. Penyimpanan sesuai dengan jenis dan sediaan obat;

c. Pendistribusian sesuai dengan permintaan dari pelayanan resep dan non

resep.

Hasil kerja pelaksana gudang proses penerimaan sesuai SP, pada proses

penyimpanan sesuai dengan jenis dan sediaan obat dan pada proses

pendistribusian sesuai dengan permintaan

3. Rincian Tugas

a. Melakukan penerimaan barang dari supplier;

b. Memeriksa keabsahan dan kelengkapan faktur;

c. Mengecek kesesuaian faktur dengan surat pesanan;

d. Mengecek kesesuaian faktur dengan barang yang dikirim;

e. Mengecek tanggal kedaluwarsa barang yang dikirim;

f. Melakukan entry penerimaan faktur;

g. Memeriksa tanggal kedaluwarsa barang yang dikirim;

h. Melakukan penyimpanan barang sesuai dengan tempatnya;

i. Melakukan stok barang setelah menerima barang dari distributor;

j. Menyiapkan obat dan alkes yang diminta oleh pelayanan;

k. Melakukan stok barang yang diminta oleh pelayanan;

l. Mengentry ke komputer pengiriman barang ke pelayanan.



Proses penerimaan barang dari supplier, proses penyimpanan melakukan

penyimpanan barang sesuai dengan tempatnya proses distribusi, melakukan stok

barang setelah menerima barang dari distributor. Proses distribusi menyiapkan

obat dan alkes yang diminta oleh pelayanan, melakukan stok barang yang diminta

oleh pelayanan, Mengentry ke komputer pengiriman barang ke pelayanan

4. Wewenang

Melaksanakan proses penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat

dan alat kesehatan dengan tepat dan cepat.

5.3.13 Tupoksi dan Uraian Tugas Pelaksana Produksi Instalasi Farmasi RSU

Haji Surabaya


pelaksana produksi Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya adalah membuat,

merubah bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi untuk memenuhi

kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Berdasarkan tupoksi pelaksana produksi sudah optimal karena jumlah

produksi sesuai dengan permintaan dan memenuhi kebutuhan pelayanan.

Berdasarkan data isian jabatan pelaksana produksi Instalasi Farmasi RSU Haji


1. Ringkasan Tugas

Melaksanakan produksi sediaan farmasi sederhana dengan cara meracik,

merebus dan mengencerkan dan mengemas sediaan farmasi sederhana agar

kebutuhan sediaan farmasi sederhana di pelayanan dapat terpenuhi dengan

baik.



2. Hasil Kerja

Hasil sediaan farmasi sederhana

Berdasarkan hasil kerja pelaksana produksi dengan menghasilkan sediaan

farmasi sederhana berkaitan dengan produksi sediaan di Instalasi Farmasi.

3. Rincian Tugas

a. Memproduksi sediaan farmasi sederhana;

b. Mengemas kembali sediaan farmasi sederhana;

c. Mensterilkan botol atau kemasan;

d. Membuat laporan bulanan;

e. Membuat laporan tahunan.

Rincian tugas berkaitan dengan produksi sederhana dari proses produksi,

pengemasan, mensterilkan tempat kemasan dan membuat laporan bulanan dan

tahunan untuk produksi sediaan.

4. Tanggung Jawab

Mengerjakan proses produksi sediaan farmasi sederhana.

5. Wewenang

Membuat, meracik, mengencerkan sediaan farmasi sederhana dan

membuat laporan tepat waktu



5.3.14 Produksi obat sederhana

5.3.14.1 Protap pembuatan atau produksi obat sederhana

Berdasarkan protap pembuatan atau produksi sederhana RSU Haji

Surabaya, (2011) sebagai berikut;

1. Menentukan prioritas produksi dari permintaan logistik farmasi dan

depo farmasi;

2. Sesuai prioritas petugas menyiapkan semua bahan dan peralatan untuk

produksi;

3. Petugas melaksananakan produksi sesuai dengan prosedur yang

ditetapkan;

4. Petugas mengemas sesuai permintaan depo farmasi;

5. Membersihkan kembali semua peralatan yang digunakan;

6. Membuat catatan semua hasil produksi;

7. Mendistribusikan hasil produksi ke unit logistik farmasi dan depo

farmasi;

8. Membuat laporan hasil produksi;

9. Memonitor hasil produksi.

5.3.14.2 Pelaksana Produksi Sederhana

Pelaksana produksi dengan membuat produksi sederhana. Hasil produksi

digunakan oleh RSU Haji dan dijual kepada konsumen. Hasil produksi sederhana

antara lain salisil talk sebagai bedak alergi, refanol sebagai antiseptik, gargasim

obat kumur. Hasil produksi yang dijual kepada konsumen hampir semua hasil

produksi obat sederhana kecuali handrub dan H2O2. Hasil produksi sederhana



dijual melalui depo farmasi umum RSU Haji Surabaya, sedangkan handrub dan

H2O2 untuk keperluan antiseptik setiap unit pelayanan.

Produksi tersebut dengan mencampurkan bahan yang sesuai komposisi

dan perhitungan yang sesuai dan dimasukkan ke dalam bungkus obat. Hasil

produksi sederhana antara lain cafein, tiopilin, caster oil untuk keperluan

diagnostik, alkohol 70%, glucose sebagai campuran puyer, tanalbin sebagai

obat diare, salep salisil, H2O2 3% (bahan pelarut). Hasil produksi tergantung

unit dan sesuai permintaan unit, kecuali handrub (sebagai antispetik). Proses

produksi diproduksi 1 bulan dua kali proses produksi dan lama proses

pembuatan sekitar 1 jam untuk setiap jenis obat yang diproduksi.

Perhitungan berdasarkan satu kali proses produksi. Pada salisil talk 100

gr menghasilkan 22 bungkus, refanol dan gargasim 300 cc menghasilkan 10

botol, cafein dan tiopilin 100 ml menghasilkan 100 bungkus. Pada caster oil

300 cc menghasilkan 35 botol, alcohol 70 % 300cc menghasilkan 20 botol,

glucose 75 gr menghasilkan 10 bungkus, tanalbin 500 mg menghasilkan 100

bungkus, untuk H2O2 sebagai bahan pelarut campuran handrub 15 l

membutuhkan 600 ml H2O2.

Laporan hasil proses produksi kepada Kepala Instalasi Farmasi RSU

Haji Surabaya. Membuat olahan proses produksi adalah pelaksana produksi

yang sekaligus memonitor dan evaluasi dari produksi sederhana. Kegiatan

monitoring antara lain bahan sediaan secara fisik, kemasan produk, layak

penggunaan, hasil produk, komplain produk. Apabila terdapat komplain pasien

maka dilakukan penarikan seluruh obat dan dibuat ulang.



5.4 Manajemen Persediaan di Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU Haji

Surabaya

Pada fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :

1. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit;

2. Merencanakan kebutuhan perbekalana farmasi secara optimal;

3. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah

dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

4. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan

kefarmasian;

5. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan

kefarmasian;

6. Mendistibusikan perbekalan farmasi ke unit pelayanan di rumah sakit;

7. Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan perbekalan farmasi di

rumah sakit;

8. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan

farmasi di rumah sakit.

Manajemen persediaan berkaitan erat dengan tupoksi dari Kepala dan

Wakil Kepala Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya. Pada manajemen

persediaan RSU Haji Surabaya tidak terdapat penghapusan dan pengendalian.

Berdasarkan cakupan pengelolaan perbekalan farmasi RSU Haji Surabaya yang

diterdapat pada gambaran umum, terdapat kurangnya kegiatan pencatatan dan

pelaporan serta evaluasi. Sesuai dengan indepth interview kegiatan pencatatan

dan pelaporan dan evaluasi telah dilakukan di unit logistik karena terdapatnya



kebijakan Direktur (2011) mengenai metode evaluasi, pencatatan dan

pelaporan kegiatan di unit logisitk dan pengendalian berdasarkan penyerapan

anggaran.

5.4.1 Pemilihan Kebutuhan Obat di Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU

Haji Surabaya

Berdasarkan kebijakan Direktur RSU Haji Surabaya (2011) pada

pemilihan perbekalan farmasi di RSU Haji Surabaya disesuaikan dengan jenis

pasien (umum, ASKES,Jamkesmas atau Jamkesda, pihak ke-3).

1. Pasien umum dan pihak ketiga, pemilihannya berdasarkan formularium

RSU Haji Surabaya, yang telah ditetapkan oleh Direktur RSU Haji

Surabaya;

2. Pasien askes pemilihannya berpedoman pada DPHO askes;

3. Pasien jamkesmas pemilihannya berpedoman pada Keputusan Mentri

Kesehatan No.1455/MENKES/SK/X/2010 tentang formularium program

jamkesmas dan formularium jamkesmas RSU Haji.

Pada prosedur tetap RSU Haji Surabaya pemilihan perbekalan farmasi

terdapat pada protap perencanaan perbekalan farmasi yang berisi ;

1. Obat pasien umum dan kerjasama dengan pihak ketiga berdasarkan

formularium yang berlaku di RSU Haji Surabaya dan obat lain yang

diusulkan komite atau panitia farmasi dan terapi serta disetujui Direktur;

2. Obat pasien maskin berdasarkan formularium jamkesmas sesuai dengan

manlak yang berlaku dan formularium jamkesmas RSU Haji Surabaya

yang sedang berlaku;



3. Obat pasien askes sosial berdasarkan daftar plafon harga obat PT Askes

yang sedang berlaku;

4. Alat kesehatan pakai habis berdasarkan formularium alat kesehatan yang

sedang berlaku di RSU Haji Surabaya;

5. Kebutuhan unit selain obat dan alat kesehatan pakai habis berdasarkan

permintaan unit secara tertulis.

5.4.2 Perencanaan Kebutuhan Obat di Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU

Haji Surabaya

Perencanaan kebutuhan obat di unit logistik Instalasi Farmasi RSU Haji

Surabaya berdasarkan kebijakan Direktur RSU Haji Surabaya (2011) adalah ;

Pengadaan perbekalan farmasi di RSU Haji Surabaya perlu adanya

perencanaan yang tepat agar tidak terjadi penumpukan atau kekosongan

perbekalan farmasi. Perencanaan dibuat setiap tahun yang kemudian dibagi

menjadi setiap bulan, dengan metode konsumsi dan memperhitungkan sisa

persediaan yang ada.

Berdasarkan protap perencanaan perbekalan farmasi RSU Haji Surabaya

Perencanaan perbekalan farmasi diatur dalam protap perencanaan perbekalan

farmasi, 2012 sebagai berikut ;

1. Perhitungan rencana kebutuhan obat dan alkes pakai habis untuk pasien

berdasarkan pemakaian rata-rata sebelumnya dengan mempertimbangkan

jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit (epidemiology) yang ada

di RSU Haji Surabaya;



2. Perhitungan rencana kebutuhan unit dilaksanakan dengan merekapitulasi

usulan kebutuhan unit untuk satu tahun dengan memperhatikan pemakaian

sebelumnya dan memperhitungkan anggaran yang tersedia;

3. Menyusun perencanaan berdasarkan jumlah perhitungan kebutuhan dan

sisa persediaan;

4. Perencanaan perbekalan farmasi untuk satu tahun anggaran diajukan

kepada bagian perencana program dan evaluasi RSU Haji Surabaya;

5. Menyusun usulan pengadaan perbekalan farmasi dilaksanakan:

a. Penanggungjawab setiap depo farmasi menyusun kebutuhan obat dan

alkes pakai habis untuk satu bulan berdasarkan rata pemakaian dan

trend pemakaian sebelumnya dengan memperhitungkan sisa

persediaan dan diserahkan kepada Kepala Instalasi Farmasi;

b. Penanggungjawab logistik farmasi menyusun kebutuhan perbekalan

farmasi untuk keperlun unit untuk tiga bulan berdasarkan rata

pemakaian dan trend pemakaian sebelumnya dapat memperhitungakan

sisa persediaan;

c. Kepala Instalasi Farmasi merekapitulasi permintaan dari setiap

penanggungjawab kemudian membuat usulan pengadaan dipisahkan

berdasarkan kode rekening dan distibutor;

d. Usulan pengadaan diajukan kepada PPTK atau PPK kemudian

diserahkan ke pejabat pengadaan barang atau panitia lelang atau

pengadaan barang RSU Haji Surabaya.



Perencanaan di unit logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya terdiri

dari dua tahapan yaitu perencanaan anggaran dan perencanaan pengadaan, yang

akan dijelaskan sebagai berikut;

1. Perencanaan anggaran

Berdasarkan hasil indepth interview dengan penanggungjawab logistik

RSU Haji Surabaya pada perencanaan di unit logistik awal tahun atau pada akhir

tahun sebelumnya.

Kebutuhan periode satu tahun dari tiap unit, kemudian di bicarakan dalam desk

yaitu rapat antara pihak unit pelayanan dan farmasi membahas perencanaan.

Dilakukan rekap usulan kebutuhan unit untuk satu tahun dengan memperhatikan

pemakaian sebelumnya perjenis barang oleh unit pelayanan. Berdasarkan kutipan

hasil indepth interview dengan penanggungjawab logistik;

Perencanaan itu alurnya itu awalnya awal tahun kalo gak akhir tahun sebelumnya pasti ada desk. Desk itu maksudnya semua unit rumah sakit dikumpulkan. Bukan dikumpulkan tapi dia harus membuat desk itu membuat kebutuhan untuk tahun berikutnya apa aja, semuanya sampek rinci dibuat tiap unit nanti di floorkaan itu namanya desk. Setelah semua terkumpul di forum desk nanti sama logistik itu.. di rekap unit A minta apa..unit B minta apa di rekap per item barang nanti masuk usulan perencanaan tahun 2012(Ldy) Proses perekapan selesai selanjutnya dibuat plan of action. Plan of action

sesuai dengan tupoksi Kepala Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya. Berdasarkan

rincian tugas Kepala Instalasi Farmasi menyusun pembuatan POA yang dibantu

oleh Wakil Kepala Instalasi Farmasi sesuai dengan tupoksinya (Keterangan lihat

halaman 92 dan 95). POA di unit logistik berisi jenis obat, jumlah obat, harga

satuan, jumlah harga, rencana pelaksanaan untuk tiap tribulan dan unit yang

menerima.



Berdasarkan indepth interview dengan Wakil Kepala Farmasi plan of action

(POA) yang digunakan untuk rencana anggaran diajukan ke Perencanaan

Program dan Evaluasi (PPE) RSU Haji Surabaya. Perekapan kebutuhan seluruh

anggaran di RSU Haji Surabaya dan diajukan ke Rumah Sakit Pemprov,

kemudian ke DPRD untuk persetujuan anggaran. Anggaran yang telah disetujui

DPRD, kemudian dikelola oleh Rumah Sakit Haji bagian Perencanaan Program

dan Evaluasi (PPE) dan dibagi ke setiap unit kerja. Anggaran yang telah

disetujui kemudian dibagi berdasarkan kode rekening. Anggaran turun ke unit,

kemudian dibuat perencanaan kebutuhan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Berdasarkan indepth interview dengan penanggungjawab logistik

Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya untuk pembuatan POA sesuai dengan

besaran anggaran yang ditetapkan sebelumnya dan rekap kebutuhan unit hasil

rapat desk. Apabila anggaran yang ditetapkan melebihi kebutuhan obat, maka

dilakukan penambahan pada saat pembuatan POA agar diperoleh besaran

anggaran yang sama dengan jumlah kebutuhan di POA. Kelemahan dari

pembuatan POA yang harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dan

kemungkinan akan menyebabkan stagnant.

Pada proses logistik obat apabila anggaran tidak mencukupi, maka

pelaksana kegiatan melakukan telaah anggaran. Penambahan anggaran dari RSU

Haji Surabaya dengan mengajukan Perubahan Anggaran Pendapatan dan

Belanja Daerah (PAPBD) untuk pengajuan anggran ke Pemprov. Apabila

anggaran masih kurang mencukupi, maka dilakukan telaah anggaran melalui

selisih pendapatan (SILPA).



Berdasarkan indepth interview dengan Wakil Kepala Farmasi RSU Haji

Surabaya tidak terdapat anggaran biaya kekuarangan persediaan karena anggaran

sudah terbagi sesuai dengan jumlah anggaran yang ditentukan oleh Perencanaan

Program dan Evaluasi (PPE). Pengguna anggaran atas nama Direktur RSU Haji

Surabaya yang setiap pengeluaran anggaran disetujui oleh KPA (Kepala

Pengguna Anggaran).

2. Perencanaan pengadaan untuk usulan pengadaan.

Tahapan setelah anggaran untuk pengadaan kebutuhan obat telah

ditetapkan maka dibuat usulan pengadaan dilaksanakan oleh penanggungjawab

logistik farmasi. Perencanaan pengadaan dengan menyusun kebutuhan perbekalan

farmasi untuk keperluan unit. Pembuatan perencanaan pengadaan di unit logistik

dengan periode satu tahun dan dibagi menjadi setiap bulan dengan metode

konsumsi. Periode pengadaan setiap dua bulanan dan setiap pengadaan dipisahkan

berdasarkan kode rekening.

Berdasarkan tupoksi penyimpan barang unit logistik dengan membuat

usulan pengadaan berupa laporan pengadaan (keterangan lihat halaman 100).

Usulan pengadaan diajukan ke pelaksana kegiatan untuk dilakukan kontrol

pengadaan, setelah dari pelaksana kegiatan, usulan pengadaan diajukan ke pejabat

pelaksana teknis kegiatan untuk perhitungan penyerapan anggaran. Usulan

pengadaan diajukan ke pejabat pembuat komitmen dan dibuatkan nota dinas. Nota

dinas untuk usulan pengadaan diberikan kepada pejabat pengadaan. Pengadaan

obat dengan persyaratan dalam satu bulan tidak boleh ada pembelian obat dua kali

dengan dana 100 juta.



Tabel 5.1 Observasi Perencanaan Obat di Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU

Haji Surabaya

No Indikator pengukuran

Observasi Hasil Observasi

Ketarangan

Ada Tidak 1 Rata-rata

penggunaan obat Menghitung rata-rata konsumsi setiap bulan untuk setiap jenis obat

V Data perencanaan pengadaan terhitung rata-rata kebutuhan setiap jenis obat.

2 Safety stock setiap jenis obat

Menghitung safety stock pada setiap jenis obat

V Perencanaan pengadaan ditambahkan safety stok 25%

3 Jumlah total kebutuhan obat setiap pengadaan dan pengadaan berikutnya.

Menghitung kuantitas dari tiap jenis obat yang dibutuhkan pada periode pengadaan.

V

Jumlah total kebutuhan dana untuk setiap kali pengadaan tidak terdapat dalam perencanaan tetapi terdapat pada usulan pengadaan.

4 Trend konsumsi Menyesuaikan perubahan pola konsumsi trend tahun sebelumnya

V Tidak terdapat perhitungan trend.

5 Memperkirakan biaya tiap obat dan total harga.

Memperkirakan biaya untuk tiap jenis obat dan total keseluruhan

V Terdapat perhitungan perkiraan biaya dan total biaya.

6 Membandingkan total biaya dan anggaran

Membandingkan total biaya dengan anggaran dan melakukan penyesuaian

V Terdapat penyesuaian anggaran setelah dilakukan perbandingan antara total biaya dan anggaran tersedia.

Sumber : Observasi peneliti berdasarkan lembar observasi

Berdasarkan hasil indepth interview dengan penanggungjawab logistik;

perencanaan pengadaan digunakan sebagai dasar pembuatan usulan pengadaan

dengan periode satu tahun kemudian di bagi dalam 12 bulan. Perencanaan



pengadaan dengan metode konsumsi dengan penambahan safety stok 10 - 25%

dan lead time lima hari (usulan pengadaan hingga barang datang).

Berdasarkan indepth interview dengan penanggungjawab RSU Haji

Surabaya :

Aku bikin perencanaan ngeliat pemakaian tahun kemaren per item barangnya tak rinci semua terus tak rekap terus tak bikin per TW tak bikin perbulan untuk tahun berikutnya terus tak tambahi tak naikan 10-25%. Tak bandingkan dengan hasil desknya itu maksudnya 10-25% sudah masuk ato tidak itu saja perencanaannya ..yach..(Ldy)

Pada saat dilakukan usulan pengadaan dengan melihat sisa stok,

pemakaian obat sebelumnya dan kebutuhan obat tersebut termasuk fast

moving, medium atau slow moving. Pada usulan pengadaan biasanya obat yang

termasuk fast moving dan jenis obat mempunyai harga murah pembeliannya

lebih banyak. Kelemahan perencanaan di unit logistik tidak melihat trend

konsumsi dan kecenderungan pembelian obat berlebih obat fast moving dan

barang dengan harga murah.

Perencanaan obat di unit logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

dipengaruhi oleh kebijakan. Berdasarkan hasil indepth interview dengan

Kepala Farmasi RSU Haji Surabaya kebijakan dari panitia pasien safety di

Rumah Sakit. Kebijakan yang mengharuskan penggunaan handrub untuk

pencegahan untuk pengurangan infeksi nosokomial. Kebijakan penggunaan

bethadine sebagai bahan desinfektan dan penggunaan botol menjadi bethadine

ukuran kecil karena pada saat proses penuangan dapat menimbulkan adanya

kuman.



Kebijakan pada paket operasi dengan obat yang menyediakan bagian

logistik kemudian berubah menjadi tidak adanya paket berdasarkan peresepan,

mengakibatkan stok obat di logistik menumpuk dengan penggunaan yang

sedikit karena hanya kebutuhan unit. Formularium diganti setiap tahun apabila

terdapat sisa obat maka diwajibkan untuk menghabiskan obat terlebih dahulu

kemudian menggunakan obat yang baru.

Pada perencanaan pengadaan kaitannya dengan kebijakan yaitu pada

jumlah pembelian obat untuk perencanaan pengadaan. Pada kebijakan baru

pada paket operasi menjadi peresepan individu mempengaruhi perencanaan

pengadaan dengan tidak membeli obat tersebut karena menumpuknya obat.

Kebijakan pasien safety untuk penggunaan handrub dan bethadine. Pada

perencanaan pengadaan untuk pembelian bahan pembuatan handrub

bertambahah. Pada penggunaan bethadine botol menjadi bethadine kemasan

kecil, sehingga perencanaan pengadaan yang semula bethadine botol kemasan

besar menjadi kemasan kecil dan mempengaruhi anggaran pembelian obat.

Perencanaan pengadaaan sebagai dasar untuk usulan pengadaan. Usulan

pengadaan sebagai dasar pengadaan di unit logistik Instalasi farmasi RSU Haji

Surabaya. Pengadaan obat akan dijelaskan sebagai berikut;

5.4.3 Pengadaan Obat di Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

Pengadaan obat di unit logistik sesuai dengan tupoksi di pejabat pengadaan

di unit logistik. Pengadaan perbekalan farmasi di unit Logistik Instalasi Farmasi

RSU Haji Surabaya diatur dalam kebijakan Direktur RSU Haji Surabaya (2011)

sebagai berikut;



Pengadaan perbekalan farmasi dilakukan oleh pejabat pengadaan atau

panitia lelang berdasarkan usulan dari Instalasi Farmasi. Pembelian obat

dilakukan secara langsung dari distributor atau PBF atau Rekanan.

Pengadaan perbekalan farmasi diatur dalam protap pengadaan farmasi, 2012

sebagai berikut ;

1. Kepala Instalasi Farmasi menyusun usulan pengadaan obat, bahan kimia

dan alat kesehatan pakai habis untuk depo farmasi dan logistik farmasi

sesuai dengan kebutuhan;

2. Usulan pengadaan obat dan alkes kesehatan pakai habis logistik farmasi

diajukan kepada pelaksana kegiatan obat dan alkes pakai habis logistik

farmasi;

3. Pelaksana kegiatan membuat lampiran usulan pengadaan dan

disampaikan ke PPTK untuk dilakukan pengendalian anggaran

(kecukupan anggaran);

4. PPTK membantu membuat nota dinas usulan belanja obat dan alkes

pakai habis yang ditandantangai oleh pejabat pembuat komitmen untuk

kemudian diserakan ke pejabat pengadaan barang atau panitia lelang atau

pengadaan barang RSU haji Surabaya;

5. Pejabat pengadaan atau panitia lelang atau pengadaan barang atau jasa

RSU Haji Surabaya melakukan pengadaan sesuai aturan perudangan

yang berlaku;

6. Susunan pesanan atau surat perjanjian konrak kerja harus mencatumnya

persyaratan yaitu;



a. Untuk obat harus melapirkan setifikan,analisis obat tersebut;

b. Untuk bahan bernahaya dan beracun (B3) harus melampirkan

Material Safety Data Sheet (MSDS).

Terdapat protap pengadaan jasa dan barang berbahaya sebagai berikut;

1. Proses pengadaan barang berbahaya dilakukan oleh supplier yang

diutamakan berpengalaman dalam pengadaan barang berbahaya;

2. Pengadaan dilakukan dengan cara pelelangan atau melalui pembelian

langsung oleh panitia pelelangan yang telah ditunjuk oleh direktur;

3. Untuk pembelian barang (bahan yang berbahaya) perlu dijelaskan

dalam konrak atau SPK bahwa supplier melampirkan Material Safety

Data Sheet (MSDS).

Pengadaan sesuai dengan kebijakan Peraturan Presiden Republik

Indonesia no.54 tahun 2010 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah,

dalam melakukan proses pengadaan terdapat beberapa cara yaitu :

Pengadaan barang atau jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang

atau jasa oleh kementerian atau lembaga atau Satuan Kerja Perangkat Daerah

(SKPD) atau institusi lainnya. Prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan

sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa.

Pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dapat dilakukan melalui swakelola

atau pemilihan penyedia barang atau jasa.

Pengadaan barang atau jasa pemerintah dalam Peraturan Presiden ini

meliputi barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya.

Metode pengadaan sesuai dengan Peraturan Presiden No.54 tahun 2010;



1. Pemilihan langsung adalah metode pemilihan penyedian pekerjaan

konstruksi untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi

Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);

2. Seleksi umum adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi

untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa

konsultansi yang memenuhi syarat;

3. Seleksi sederhana adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi

untuk jasa konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp 200.000.000,00

(dua ratus juta rupiah);

4. Sayembara adalah metode pemilihan penyedia jasa yang

memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu

yang harga atau biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga

satuan;

5. Kontes adalah metode pemilihan penyedia barang yang

memperlombakan barang atau benda tertentu yang tidak mempunyai

harga pasar dan yang harga atau biayanya tidak dapat ditetapkan

berdasarkan harga satuan;

6. Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang atau

jasa dengan menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang atau jasa;

7. Pengadaan langsung adalah pengadaan barang atau jasa langsung

kepada penyedia barang atau jasa, tanpa melalui pelelangan atau

seleksi atau penunjukan langsung;



8. Pengadaan secara elektronik atau E-procurement adalah pengadaan

barang atau jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi

informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan perundangan;

9. E-tendering adalah tata cara pemilihan penyedia barang atau jasa

yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia

barang atau jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara

elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam

waktu yang telah ditentukan.

Bagian kelima tentang pejabat pengadaan Perpres no 54 (2010) penetapan

metode pemilihan penyedia barang atau pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya.

Pada pasal l6 Perpres no 54 (2010) yaitu pengadaan barang atau pekerjaan

konstruksi atau jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp 100.000.000,00

(seratus juta rupiah) dapat dilaksanakan oleh ULP atau 1 (satu) orang pejabat

pengadaan. Pasal 39 pengadaan dapat dilakukan pengadaan barang atau

pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya yang bernilai paling tinggi

Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut ;

1. Kebutuhan operasional K/L/D/I;

2. Teknologi sederhana;

3. Risiko kecil dan atau;

4. Penyedia barang atau jasa sebagai pelaksana perseorangan dan atau

badan usaha kecil serta koperasi kecil, kecuali untuk paket pekerjaan

yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh

usaha mikro, usaha kecil dan koperasi kecil.



Hasil indepth interview dengan penanggungjawab logistik sebagai

berikut; Dalam melaksanakan kegiatan pengadaan obat di unit logistik RSU

Haji Surabaya dengan cara pengadaan langsung yang diadakan oleh pejabat

pengadaan barang di RSU Haji Surabaya sesuai dengan tupoksi pejabat

pengadaan (keterangan di halaman 97). Berdasarkan kutipan indepth interview

dengan penanggungjawab logisitk :

Pejabat pengadaan yang memproses seluruh pengadaan yang sesuai dengan usulan begitu... dan dilakukan pengadaan langsung (Ldy)

Dalam melakukan kegiatan pengadaan obat RSU Haji Surabaya

menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Pengadaan

dilakukan dengan pengadaan langsung di distributor atau PBF atau rekanan sesuai

dengan ketentuan dan persyaratan yang telah tercantum dalam Surat Perjanjian

Kerja (SPK).

Pengadaan dilakukan setiap dua bulan berdasarkan buku defek yang

berisi sisa stok obat yang tinggal sedikit dan kartu stok obat. Pengadaan dapat

dilakukan setiap bulan apabila kebutuhan obat hanya cukup selama satu bulan.

Pengadaan dilakukan berdasarkan usulan pengadaan obat kemudian diajukan

dan dilakukan persetujuan oleh pelaksana kegiatan. Pelaksana kegiatan

mempertimbangkan usulan pengadaan sudah sesuai kebutuhan, kapasitas

gudang, jumlah obat yang akan dibeli, dana yang dikeluarkan dan kualitas obat

selama proses penyimpanan.

Pelaksana kegiatan ke pejabat pelaksana teknis kegiatan dilakukan

perhitungan dalam penyerapan anggaran untuk pengadaan kebutuhan obat.



Proses selanjutnya persetujuan dari pejabat pembuat komitmen setelah semua

disetujui, maka dilakukan nota dinas untuk pengadaan ke pejabat pengadaan.

Pengadaan dapat dilakukan apabila terdapat barang baru yang sesuai

permintaan unit. Permintaan unit biasanya dari unit kosmetik dengan merk lain

diluar merk sebelumnya.

Tabel 5.2 Pengadaan Obat di Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya

No

Indikator Pengukuran

Observasi Hasil obsevasi

Keterangan

Ada Tidak 1 Petugas

pengadaan Terdapat petugas khusus untuk pengadaan

V Petugas bagian pengadaan khusus di RSU Haji pada pejabat pengadaan.

2 Metode pengadaan

Menggunakan metode untuk pengadaan obat

V Metode pengadaan secara pengadaan langsung.

3 Jadwal pengadaan

Terdapat jadwal pengadaan

V

Terdapat jadwal pengadaan untuk unit logistik tetapi dari unit logistik tidak sesuai dengan jadwal pengadaan.


Pengadaan di RSU Haji Surabaya sesuai dengan Peraturan Presiden no. 54

tahun 2010 dengan cara penunjukkan langsung dengan ketentuan pembelian

Rp 100.00.000. Pengadaan dilakukan oleh pejabat pengadaan di RSU Haji

Surabaya dan tidak boleh lebih dari satu kali pengadaan dalam pembelian obat

yang sama dalam satu bulan. Pengadaan obat diterapkan sistem penjadwalan

untuk pengadaan karena pengadaan obat berasal dari depo dan unit logistik.

Penjadwalan bertujuan untuk mempermudah proses pengadaan terutama

administrasi. Unit logistik tidak sesuai jadwal yang ditentukan karena

perencanaan pengadaan kebutuhan obat yang tidak sesuai. Hal ini membuat



pekerjaan dibagian pengadaan menumpuk karena tidak sesuai jadwal pengadaan

bulanan.

Kondisi persediaan obat habis dipinjamkan ke depo. Apabila distributor

kosong dan persediaan menipis, maka dilakukan pengadaan. Pengadaan obat

dapat dilakukan pemesanan bulanan, jika terdapat kebutuhan obat yang

mendesak atau persediaan kebutuhan obat yang tidak mencukupi selama satu

bulan. Hal ini diatasi dengan membeli lain merek dalam satu formularium

dengan fungsi yang sama. Kasus distributor kosong lebih banyak pada bahan

dengan persentase sekitar 30% contohnya chloretil spray, jelly ten 20, anios,

enzym spesial.

Hasil indepth interview dengan penanggungjawab logistik pada perencanaan

pengadaan yang tidak sesuai jadwal karena tergantung kebijakan dari pelaksana

kegiatan. Berdasarkan kutipan hasil indepth interview dengan penanggungjawab

logistik ;

Pengadaan tidak sesuai jadwal karena tergantung dari atasannya kalo atasannya per tw ya dilkukan pengadaan per tw, tapi sekarang pengadaannya setiap dua bulan dan bisa sewaktu-waktu dilakukan pengadaan karena kebutuhan (Ldy)

Pengadaan berdasarkan usulan pembelian yang telah melalui prosedur

yang ditetapkan, kemudian setelah barang datang diterima dan diperiksa oleh

petugas penerima dan pemeriksan dan dilakukan penyimpanan. Tahapan

tersebut akan dibahas sebagai berikut;



5.4.4 Penerimaan dan Penyimpanan Obat di Unit Logistik Instalasi Farmasi

RSU Haji Surabaya

Penerimaan dan penyimpanan kebutuhan obat di unit Logistik Instalasi

Farmasi RSU Haji Surabaya diatur dalam kebijakan Direktur RSU Haji Surabaya,

(2011) adalah sebagai berikut;

1. Pemeriksaan dan penerimaan dengan perbekalan farmasi yang diadakan

melalui pembelian setelah dikirim oleh distributor kemudian diterima oleh

panitia penerima dan pemeriksa barang digudang farmasi sesuai dengan

ketentuan berlaku.

2. Penyimpanan perbekalan farmasi

Pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan :

a. Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya;

b. Menurut suhu dan kestabilannya;

c. Mudah tidaknya terbakar;

d. Tahan atau tidaknya terhadap cahaya;

e. Dipisahkan antara obat depo farmasi dan logistik farmasi;

f. Penyusunan obat secara alfabetis, FIFO (First in First Out) dan FEFO

(First Exspired date First out).

Penerimaan perbekalan farmasi di unit logistik Instalasi Farmasi RSU

Haji Surabaya diatur dalam protap penerimaan perbekalan farmasi sementara;

1. Penerimaan perbekalan farmasi dilaksanakan oleh petugas logistik

farmasi dari pemeriksa barang sebelum dilaksanakan pemeriksa barang

oleh panitia pemeriksa barang;



2. Perbekalan farmasi yang diserah terimakan dicocokan dengan surat

jalan dari pemasok barang, surat pesanan atau SPK dalam hal jenis,

jumlah, maupun kemasan, serta diperiksa batas kadarluarsa;

3. Barang yang sudah sesuai antara barang dengan surat jalan, surat

pesanan atau SPK, maka petugas menandatangani surat jalan;

4. Petugas logistik farmasi menyimpan perbekalan farmasi yang diterima

ke dalam ruang penerimaan barang sementara;

5. Surat jalan dicatat pada buku penerimaan barang sementara;

6. Barang sudah lengkap petugas logistik farmasi menghubungi panitia

pemeriksa barang agar dilakukan proses pemeriksaan oleh panitia

pemeriksa barang.

Berdasarkan protap penerimaan perbekalan farmasi RSU Haji Surabaya ;

1. Penerimaan perbekalan farmasi dilaksanakan oleh penyimpan barang

medis dari panitia pemeriksa barang atau pemasok barang;

2. Perbekalan farmasi yang diserah terimakan dicocokkan dengan berita

acara pemeriksaan barang baik jenis, jumlah, kemasan maupun batas

kadaluarsa;

3. Barang sudah sesuai dan benar dengan berita acara pemeriksaan barang,

penyimpan barang membuat berita acara penerimaan barang yang harus

ditandatangani oleh pemasok barang dan penyimpan barang;

4. Penyimpan barang memasukkan atau mencatat perbekalan farmasi yang

diterima kedalam buku barang masuk dan kartu kendali;



5. Memasukkan perbekalan farmasi yang diterima ke gudang untuk

dilakukan proses penyimpanan.

Proses pemeriksaan dan penerimaan obat sesuai dengan protap penerimaan

dan pemeriksaan dilakukan oleh panitia pemeriksaan dan penerimaan barang.

Peneliti melakukan observasi kegiatan penerimaan dan pemeriksaan barang

sebagai berikut;

Tabel 5.3 Penerimaan Obat di Unit Logistik Instalasi farmasi RSU Haji Surabaya

No Indikator

Pengukuran

Obserevasi Hasil

Observasi

Keterangan

Ada Tidak

1 Petugas Khusus bagian penerima dan pemeriksa

Dilakukan oleh panitia penerima yang salah satu anggotanya adalah tenaga farmasi;

V Panitia bagian penerima dan pemeriksa barang terdiri dari tiga orang dan latar pendidikan farmasi.

2 Dokumen

yang menyertai

Penerimaan dan pemeriksaan berdasarkan dokumen yang menyertainya;

V Barang yang diterima harus sesuai dengan faktur unit gudang logistik

3 Jenis pemeriksaan barang

Pemeriksaan label dan kemasan a. Kondisi fisik b. Jenis Obat c. Jumlah obat d. Tanggal kadaluarsa, e. Nomor registrasi f. Nomor batch

V V V

V V V

Pemeriksaan barang hanya kondisi fisik, jenis obat dan jumlah obat. Tanggal kadarluarsa, nomor registrasi dan no batch tidak di cek.

Sumber : Observasi Peneliti Berdasarkan Lembar Observasi

Penerimaan obat di gudang obat RSU Haji Surabaya yaitu dengan

melakukan pengecekan pada jumlah obat yang dipesan dengan obat yang



diterima. Obat yang datang dari distributor akan dilakukan pemerikasaan oleh

petugas penerimaan pemeriksa barang, meliputi :

1. Mengecek barang sesuai dengan SP dan faktur barang;

2. Mengecek barang kondisi fisik;

3. Pengecekkan tanggal kadarluarsa pada setiap jenis obat.

Data tersebut sesuai dengan kutipan indepth interview dengan

penanggungjawab logistik:

Barang itu diterima yang penting disesuaikan antara SP sama faktur jadi faktur itu tidak bileh ada barang yang tidak ada di SP, terus diliat juga kadarluarsa, terus diliat juga kondisi fisik......kalo alkes ya lakes..kalo regane ya regangen sendiri..terus kalo obat ya obat.......(Ldy)

Prosedur penerimaan obat harus menyertakan faktur pembelian

ditambah dengan surat tanda terima barang, selanjutnya dilakukan pengecekan

pada faktur pembelian tersebut. Apabila barang yang tertera dalam faktur

pembelian telah sesuai dengan barang yang diterima dan kebutuhan yang

dipesan, maka penerimaan barang dapat dilaksanakan. Jadi, aspek yang harus

diperhatikan dalam kegiatan penerimaan barang meliputi :

a. Barang yang diterima harus sesuai dengan faktur pembelian dari unit

gudang obat rumah sakit;

b. Barang dapat diterima apabila sudah dinyatakan sah dalam pemeriksaan

dan surat terima barang telah ditanda tangani oleh pemeriksa barang.



Tabel 5.4 Penyimpanan Obat di Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya.

No

Indikator

pengukuran

Uraian Kegiatan Kondisi Hasil Observasi

Ada

Tidak

1

Pengaturan

penyimpanan

Adanya tenaga

untuk memantau

suhu

V

Setiap hari petugas

mencatat suhu

ruangan.

Pemeriksaan

berkala tabung

kebakaran.

V

Tidak terdapat

tabung kebakaran

hanya alat untuk

mendeteksi asap

yang berada di atas

gudang logistik.

2

Pengaturan

gudang

Terdapat

generator untuk

melindungi

putusnya listrik

V

Terdapat generator

listrik untuk

melindungi

putusnya listrik.

Terdapat

termometer untuk

memantau suhu

V

Termometer yang

terpasang dan form

penulisan suhu

dibawahnya

Obat disimpan

secara rapi

didalam rak atau

kardus

V

Obat di simpan

secara rapi di rak

obat.



2

Pengaturan

gudang

Pengelompokkan obat yang mempunyai kesamaan

a.

V

Bentuk dan sediaanya dibedakan untuk obat cair dan padat.

a. Menurut bentuk sediaan dan jenisnya

V

Obat ampul terletak

dalam satu bagian

obat ampul. Bahan

galon dengan bentuk

cair terletak

dibawah rak.

b. Menurut mudah tidaknya terbakar

V

Ruangan khusus

untuk obat yang

mudah terbakar

dalam satu gudang.

c. Dibedakan menurut suhunya, Kestabilannya

V

Terdapat almari

pendingin untuk

membedakan obat

berdasarkan suhu.

d. Tahan atau tidaknya terhadap cahaya

V

Obat tersimpan

dengan kondisi tidak

langsung terkena

cahaya matahari.

Tersimpan dengan

cahaya matahari

yang terlindungi.

Pengumpulan

obat kadarluarsa

untuk

dimusnahkan

V

Obat kadarluarsa

dikumpulkan satu

kardus



No Indikator Pengukuran

Uraian Kegiatan

Kondisi

Hasil Observasi

Ada Tidak 2 Pengaturan

gudang Susunan persediaan obat yang mempunyai kadarluarsa singkat ditempatkan di depan obat dengan kadarluarsa lebih panjang

V

Susunan persediaan obat berdasarkan tanggal kadarluarsa cepat diletakkan didepan

Pencatatan keluar masuknya obat

V

Pencatatan keluar masuknya obat dituliskan pada kartu stock obat

Mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah tertera di kartu stock obat

V

Inventory jarang dilakukan hanya mencatat stok obat, ketika ada petugas unit mengambil obat di unit logistik


Penyimpanan obat di unit logistik instalasi farmasi RSU Haji Surabaya

dengan melalui proses penerimaan dan pemeriksaan obat di unit logistik yang

dilakukan oleh petugas pemeriksan dan penerima barang. Proses penerimaan

dilanjutkan pemeriksaan obat dan penyimpanan obat yang dilakukan oleh

pembantu penyimpan barang bagian obat. Pembantu penyimpan barang

memasukkan data obat secara manual ke dalam kartu stock, buku penerimaan

harian dan dibantu pembantu penyimpan barang bagian inventaris dan ragen

untuk memasukkan data obat ke komputer.

Tidak ada SOP tetap untuk penyimpanan perbekalan farmasi di RSU Haji

Surabaya. Tujuan dari SOP agar terlaksana proses kerja rutin yang efektif, efisien,



konsisten atau uniform dan aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan

melalui pemenuhan standart yang berlaku. Hal ini berpengaruh pada tugas

petugas, tidak adanya dasar hukum bila terjadi penyimpangan dan tidak adanya

pedoman dalam pelaksanaan penyimpanan.

Berdasarkan jenisnya dibutuhkan SOP pelayanan manajerial yaitu SOP

untuk prosedur penyimpanan barang. Pembuatan protap (sebernarnya pembuatan

SOP tetapi sebagian besar menggunakan istilah protap sama dengan SOP) sesuai

dengan rincian tugas koordinator logistik farmasi (Keterangan pada halaman 102).

Perbedaan SOP dan protap yaitu pada protap atau prosedur tetap yang berisi

aturan tetap digunakan untuk kegiatan rutin dan lebih ke arah administrasi. SOP

atau standart operating prosedure yang berisi urutan atau rangkaian kerja yang

dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin yang digunakan pada

pelayanan ( Pudjirahardjo, 2012).

Penyimpanan obat di gudang logistik sesuai dengan jenis obat atau sesuai

dengan persyaratan dalam penyimpanan obat seperti :

1. Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya;

2. Dibedakan menurut suhu dan kestabilannya;

3. Mudah tidaknya meledak atau terbakar;

4. Tahan tidaknya terhadap cahaya.

Protap penyimapanan perbekalan farmasi yang kadarluarsa, hampir rusak dan

hampir kadarluarsa tahun, 2012. Penyimpanan perbekalan farmasi mendekati

kadaluarsa, kadaluarsa dan rusak.

1. Perbekalan farmasi yang kadaluarsa 6 bulan :



a. Melakukan pencatatan perbekalan farmasi yang akan kadaluarsa 6 bulan;

b. Menyediakan tempat atau area khusus untuk menyimpan perbekalan

farmasi yang akan kadaluarsa 6 bulan. Obat harus terpisah dari obat

yang belum kadaluarsa kecuali untuk narkotika dan psikotropika tetap

harus diletakkan di dalam lemari narkotika dan diberi tanda atau label;

c. Mencantumkan surat atau nota dinas pemberitahuan kepada SMF tentang

obat yang mendekati kadaluarsa 6 bulan (bila ada);

d. Mencantumkan faktur obat yang akan kadaluarsa (bila ada);

2. Perbekalan farmasi yang telah kadarluarsan atau rusak

a. Melakukan pencatatan perbekalan farmasi yang kadarluarsa atau rusak;

b. Menyediakan tempat atau area khusus, dimana harus terpisah antara

perbekalan farmasi yang belum kadarluarsa dari perbekalan farmasi yang

telah kadarluarsa atau rusak dan diberi tanda atau label;

c. Mencantumkan surat atau nota dinas pemberitahuan SMF tentang obat

yang kadarluarsa (bila ada);

d. Mencantumkan lembar foto copy nota dinas usulan penghapusan barang

(bila ada);

e. Mencatumkan faktur obat yang telah kadarluarsa atau rusak (bila ada);

f. Mencantumkan pemusnahan perbekalan farmasi sesuai dengan tata cara

yang berlaku.

Sistem pengaturan obat di gudang penyimpanan obat di unit logistik

Instalasi Farmasi RSU Haji Surabaya adalah;



1. Gudang logistik RSU Haji Surabaya digunakan untuk menyimpan alkes,

obat tanpa adanya sekat. Pada barang yang mudah terbakar terdapat sekat

ruangan dan bersebelahan dengan ruangan ATK. Ukuran gudang logistik

sebesar 12 x 18 m dengan penyimpanan obat 6 x 8m. Posisi memanjang

dan ruangan khusus untuk obat yang mudah terbakar 1 x 2 m dan ruangan

ATK 2x3 m (dapat dilihat dalam lampiran denah logistik RSU Haji

Surabaya);

2. Pengatur sirkulasi udara di ruang penyimpanan obat berupa jendela dua

buah dan air conditioner (AC) sebanyak tiga buah dengan suhu antara

27-29 celcius (hal ini disebabkan karena kondisi AC yang sudah kurang

efektif dan membutuhkan perbaikan);

3. Sistem penataan obat di rak obat menggunakan sistem first in first out

(FIFO) dan first expired first out (FEFO), yaitu obat yang masuk atau

diterima pihak gudang obat terlebih dahulu atau expired date lebih cepat.

Pengaturan obat di unit logistik dengan meletakkan dengan posisi lebih

depan daripada obat yang masuk atau diterima pihak gudang obat lebih

akhir;

4. Pengaman dari sinar matahari berupa kaca yang dilengkapi dengan tirai

besi yang letaknya lebih tinggi dibandingkan posisi rak obat yang

dipasang pada kedua buah jendela;

5. Obat yang membutuhkan suhu penyimpanan yang lebih stabil maka

disediakan sebuah almari es (refrigerator) dengan suhu rerata 5C;



6. Terdapat alat pendeteksi dini terjadinya kebakaran di dalam posisi diatas

ruangan gudang logistik dan alat pengukur kelembapan ruangan dengan

kelembapan rata - rata 50 s/d 58;

7. Petugas pembantu penyimpanan medis bagian obat mengecek suhu setiap

hari, baik suhu ruangan dan suhu almari es dan dilakukan pencatatan

pada lembar pengecekan control suhu;

8. Berdasarkan indept interview kegiatan inventory di unit logistik kurang

optimal, kegiatan hanya berdasarkan pengecekkan jumlah obat dan

pencatatan obat di kartu stok ketika ada unit yang mengambil obat.

9. Terdapat dua kartu yaitu kartu stok untuk setiap jenis obat yang

digunakan untuk kontrol barang masuk. Pemakaian dan sisa obat yang

tercatat pada kartu stering dan kartu kendali yang diletakkan pada jenis

obat. Perbedaan pada dua kartu stok hanya penempatannya saja,

sedangkan kartu stok yang ada di dekat obat sebenarnya namanya kartu

stering tetapi penulisannya kartu stok.

Tahap proses pemeriksaan dan penerimaan yang sesuai dengan faktur

baik jenis, jumlah, kondisi fisik dan expired date selesai. Proses pemeriksaan

dan penerimaan dan selanjutnya proses penyimpanan obat di gudang logistik

dan tahap pendistribusian ke seluruh unit pelayanan di RSU Haji Surabaya.

Pada tahap distribusi akan di jelaskan sebagai berikut ;



5.4.5 Distribusi Obat di Unit Logistik Instalasi Farmasi RSU Haji

Surabaya

Berdasarkan kebijakan Direktur RSU Haji Surabaya (2011) pada sistem

distribusi perbekalan farmasi yang diselenggarakan:

1. Distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap;

a. Floor stock;

b. Resep perorangan;

c. UDD atau ODDD.

2. Distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan diselenggarakan

secara sentralisasi dengan sistem resep perorangan;

3. Distribusi perbekalan farmasi untuk unit penunjang atau instansi lain

diselenggarakan secara sentralisasi dengan sistem floor stock.

Tabel 5.5 Distribusi Obat di Unit Logistik Instalasi farmasi RSU Haji Surabaya

No Indikator

pengukuran

Observasi Hasil di

Lapangan

Keterangan

Ada Tidak

1. Respon time a. Petugas bagian distribusi

V

Bagian mengambil

barang dari unit

pelayanan

2. Service

level

a. Sesuai dengan jumlah dan jenis obat yang diminta

V

Barang yang diminta

unit jumlahnya

terkadang tidak sesuai

dengan barang yang

diberikan.



Sumber : Observasi Peneliti Berdasarkan Lembar Observasi Peneliti

Berdasarkan hasil indepth interview dengan pembantu penyimpan

barang bagian obat proses distribusi dengan metode sentarlisasi dan floor stock.

Sentralisasi secara terpusat pada gudang logistik Instalasi Farmasi RSU Haji

Surabaya dengan proses penyaluran barang (pendistibusian

penyebab obat stagnan.pdf

Documents

Transcript of penyebab obat stagnan.pdf