Siklus penjualan meliputi keputusan dan proses yang diperlukan untuk mengalihkan kepemilikan atas barang dan jasa yang telah tersedia untuk dijual kepada pelanggan. Siklus ini dimulai dengan permintaan oleh pelanggan dan berakhir dengan perubahan bahan baku atau jasa menjadi piutang usaha, dan akhirnya menjadi uang tunai.

A. SIKLUS PENJUALAN Narasi dari flowchart siklus penjualan akan dijelaskan pada bagian berikut : 1. MANUAL ACCOUNTING SYSTEM a. Bagian Pemesanan Penjualan a) Pesanan dari pelanggan diterima oleh perusahaan kemudian di entry sistem computer. b) Pesanan dari pelanggan kemudian dimasukkan ke dalam dokumen order penjualan per masing-masing pesanan. c) Bukti order penjualan ini nantinya sebagai bukti untuk mengirimkan barang sesuai pesanan yang diminta kepada pelanggan.PESANAN PENJUALANPesanan dari Pelanggan

Data Entri

Computerized System

Order Penjualan Order Penjualan Order Penjualan Order Penjualan Order Penjualan 1 2 3 4 5

Pada Pelanggan

Gambar 1. Flowchart Pesanan Penjualan 1

b. Bagian Gudang a) Berdasarkan order pesanan penjualan maka bagian gudang mengeluarkan barang dari gudang yang akan dikirim. b) Kemudian barang yang sudah dikeluarkan dari gudang dikirimkan kepada pelanggan beserta order penjualan yang sudah didokumentasikan. c) N disamping maksudnya adalah laporan barang yang keluar dari gudang digunakan sebagai dokumen arsip yang digunakan oleh bagian lain yaitu bagian pengiriman dan bagian penagihan. Sementara huruf N artinya adalah Numeris. Jadi file disimpan secara numeris.

Pesanan Penjualan

GUDANG

Mengeluarkan barang yang akan dikirim

Order Penjualan 3 Order Penjualan 2

Dikirim beserta dengan barang

N

Gambar 3. Flowchart Gudang

2

c. Bagian Pengiriman a) Pada bagian ini, data laporan dari bagian gudang dilakukan pemeriksaan antara barang yang akan dikirim dengan berkas pesanan penjualan. b) Data mengenai pengiriman barang ini di entry ke dalam sistem computer. c) Hasil dari Entry tersebut nanti adalah dokumen pengiriman yang akan dikirimkan beserta barang. d) Dokumen pengiriman ini nanti diserahkan kepada pelanggan dan juga kepada jasa pengangkutan apabila menggunakan jasa pihak lain. Selain itu juga digunakan sebagai sarana penagihan kepada pelanggan. e) Dokumen pengiriman juga dijadikan sebagai file arsip yang disimpan secara N (Numeris).PENGIRIMANPemeriksaan Kesesuaian Barang Dengan Pesanan Penjualan

Dari Bagian Gudang

Computerized System

Entri Data Pengiriman

Dokumen Pengiriman Dokumen Pengiriman Dokumen Pengiriman Dokumen Pengiriman 1 2 3 4

Pada Pelanggan Pada Jasa Pengangkutan

N

Bagian Penagihan

Gambar 4. Flowchart Pengiriman 3

d. Bagian Penagihan a) Berdasarkan data dari bagian penagihan perusahaan menyiapkan / membuat batch untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. b) Kemudian hasil batch tersebut di entry ke dalam sistem computer perusahaan. c) Hasil dari entry tersebut adalah nota penagihan. d) Nota penagihan bersama dokumen pesanan penjualan dan dokumen pengiriman disimpan sebagai file secara numeris yang nanti akan dicocokkan dengan file dari sistem computer.

Bagian Pengiriman

PENAGIHANComputerized System

Menyiapkan / Membuat Batch

Entri Total Batch : membuat nota penagihan Computerized System Pesanan Penjualan Dokumen Pengiriman

N

4

Gambar 5. Flowchart Penagihan

2.

COMPUTERIZED ACCOUNTING SYSTEMPEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

Pesanan Penjualan

PROGRAM PEMESANAN Pesanan melakukan edit dan pemeriksaan kredit; mencetak pesanan penjualan

File Pesanan Yang Belum Dipenuhi

PROGRAM PENGIRIMAN mengambil data pesanan yang belum dipenuhi; mengirim ke file pengiriman; mencetak dokumen pengiriman

Pengiriman

File Master Piutang Dagang

File Master Persediaan

File Master Buku Besar

File Harga Master / Daftar Harga

File Transaksi Pengiriman

PROGRAM UP DATE FILE MASTER Meng-up date file master; mencetak jurnal penjualan dan buku besar ringkasan transaksi

File Transaksi Penjualan

PROGRAM PENAGIHAN Mengambil kembali data pesanan yang telah dikirim: membuat faktur penjualan: mengumpulkan dan membandingkan total batch: memasukkan dalam file transaksi penjualan: dan mencetak faktur penjualan

Penagihan

Jurnal Penjualan

Faktur Penjualan N 2

Ringkasan Transaksi Buku Besar

Faktur Penjualan 1

5Pada Bagian Akuntansi Pada Pelanggan

Gambar . Flowchart Sistem Pemrosesan Data Elektronik

Narasi dari Gambar di atas adalah sebagai berikut : a. Program Pemesanan Data pesanan penjualan di entry ke dalam sistem computer yaitu pada program pemesanan. Dari program pemesanan ini maka sistem computer akan mencetak nota pesanan penjualan. Program pemesanan ini juga melakukan edit dan pemeriksaan kredit yang diajukan oleh pemesan (pelanggan). Pelaksanaan edit dan pemeriksaan kredit yang dilakukan pada program pemesanan dilakukan dengan menggunakan file master persediaan untuk mengetahui apakah barang yang dipesan ada di persediaan serta file master piutang dagang untuk mengetahui track record data piutang dagang dari pelanggan yang melakukan pemesanan apakah masih dapat memesan kredit (untuk penjualan kredit). Selain itu program pemesanan juga memproses file pesanan yang belum dipenuhi. File pesanan yang belum dipenuhi ini dapat diperoleh dari program pengiriman. b. Program Update File Master Program ini berfungsi untuk meng-update file master, mencetak jurnal penjualan serta mencetak buku besar ringkasan transaksi. File master yang di up-date adalah file master piutang dagang, file master Persediaan dan File Master Buku Besar. Sementara fungsi mencetak jurnal penjualan dan buku besar ringkasan transaksi dilakukan setelah memproses File transaksi Penjualan yang diperoleh dari Program Penagihan. Jurnal penjualan dan buku besar ringkasan transaksi ini nantinya akan dikirim kepada bagian akuntansi.

6

c. Program Pengiriman Program pengiriman berguna untuk mengambil pesanan yang belum dipenuhi, mengirim ke file pengiriman dan mencetak dokumen pengiriman. Fungsi mengambil pesanan yang belum dipenuhi diperoleh dari data yang di entry oleh bagian pengiriman. Sementara dokumen pengiriman yang telah dicetak disimpan ke dalam File Transaksi Pengiriman yang nantinya berguna untuk Program Penagihan. d. Program Penagihan Program ini berguna untuk mengambil kembali data pesanan yang telah dikirim, membuat faktur penjualan, mengumpulkan dan membandingkan total batch, memasukkan dalam file transaksi penjualan, dan mencetak faktur penjualan. Data pesanan yang telah dikirim diambil dari File Transaksi Pengiriman yang dicocokkan dengan File Harga Master atau Daftar Harga. Selain itu program ini juga berguna untuk membuat nota penagihan berdasarkan data yang di-entry oleh bagian penagihan. Hasil olah pada program ini nantinya disimpan sebagai File Transaksi Penjualan. File ini nanti digunakan oleh Program Up Date File Master. Selain itu program ini juga mencetak Faktur Penjualan yang nantinya dikirim kepada pelanggan.

7

8

B. TITIK KRITIS PENGENDALIAN INTERN PADA BUSINESS PROCESS SIKLUS PENJUALAN Auditor dalam melaksanakan pekerjaan audit harus mengetahui titik-titik penting pengendalian intern. Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) Pengendalian intern adalah : Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan. Sistem pengendalian intern tersebut akan berada dan mempengaruhi semua kegiatan perusahaan. Ini meliputi metode-metode dimana manajemen atas akan memberi delegasi atau wewenang dan memberi tanggung jawab untuk fungsi pembelian, penjualan, produksi, dan akuntansi. 1. Penjualan Tunai a. Penerimaan order dari pelanggan. Pengendalian yang diperlukan : 1) Pemisahan yang jelas antara bagian penjualan dan penerimaan kas. 2) Setiap penerimaan order harus diotorisasi menggunakan faktur penjualan tunai yang bernomor urut tercetak. Faktur penjualan tunai dapat didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi syarat untuk digunakan sekaligus sebagai Faktur Pajak Standar / Sederhana untuk keperluan pemungutan PPN/PPn.BM. 3) Dalam hal Faktur Pajak Standar / Sederhana dibuat tersendiri, maka setiap pembuatan faktur penjualan tunai, harus pula disiapkan Faktur Pajak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku. 4) Seluruh faktur penjualan tunai yang diterbitkan harus

dipertanggungjawabkan secara berkala oleh bagian penjualan.

9

5) Dalam hal penjualan menggunakan mata uang asing, konversi kurs harus mengacu pada kurs tengah Bank Indonesia yang berlaku pada saat transaksi. Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Terjadi penjualan tidak sah yang merugikan perusahaan dari sisi inventory dan cashflow. 2) Timbul risiko koreksi fiskal apabila perusahaan menghadapi pemeriksaan pajak yang selalu diikuti pengenaan sanksi administrasi berupa bunga dan atau denda. 3) Terdapat penjualan yang tidak tercatat dengan benar nilai dan jumlahnya. b. Penerimaan kas. Pengendalian yang diperlukan : 1) 2) Pemisahan yang jelas fungsi penerimaan kas dan pencatatan / akuntansi. Penerimaan kas diotorisasi dengan membubuhkan cap LUNAS dan print-out cash register pada faktur penjualan tunai yang sekaligus sebagai otorisasi untuk penyerahan barang. 3) 4) Penyetoran kas yang diterima ke bank secara periodik. Penghitungan saldo kas yang ada pada bagian penerimaan kas, rekonsiliasi kas di bank dan pembacaan cash register secara periodik ataupun insidentil oleh internal auditor. Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Penggunaan kas untuk kepentingan pribadi oleh bagian penerimaan kas yang tidak terdeteksi. 2) Bagian gudang dapat mengeluarkan barang tanpa otorisasi untuk kepentingan pribadi atau diperjualbelikan. 3) Risiko kehilangan kas akibat pencurian atau bencana lain apabila kas tidak segera disetorkan ke bank secara periodik. c. Penyerahan/ pengiriman barang.

10

Pengendalian yang diperlukan : 1) Pemisahan fungsi penyerahan barang dan pencatatan / akuntansi. 2) Penyerahan barang hanya dilakukan untuk faktur penjualan tunai yang sudah dicap LUNAS. Selanjutnya otorisasi penyerahan / pengiriman barang diotorisasi dengan membubuhkan cap SUDAH DISERAHKAN pada faktur penjualan tunai. Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Penggelapan inventory oleh bagian gudang. 2) Penyerahan atau pengiriman barang pada pihak yang tidak sah. 3) Barang yang diserahkan tidak sama dengan pesanan. d. Pencatatan transaksi di bagian akuntansi atau keuangan umum. Pengendalian yang diperlukan : 1) Pemisahan fungsi pencatatan akuntansi dengan fungsi operasional (penerimaan order, penerimaan kas, penyerahan barang). 2) Prosedur pencatatan akuntansi harus didasarkan pada dokumen yang lengkap dan valid baik dokumen sumber maupun dokumen

pendukungnya. 3) Pencatatan dilakukan oleh karyawan yang diberi otoritas.

Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Dapat terjadi kesalahan pencatatan harga dan kuantum barang. 2) Dapat terjadi pencatatan transaksi fiktif. 2. Penjualan Kredit Perusahaan yang melakukan penjualan secara kredit secara umum membuat pemisahan fungsi otorisasi yang meliputi bagian order penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian penagihan, bagian piutang, bagian akuntansi biaya dan bagian akuntansi umum. a. Penerimaan order dari pelanggan. Pengendalian yang diperlukan :

11

1) Customer telah terdaftar dalam list customer yang disetujui bagian kredit. Pemesanan oleh customer baru hanya dapat diproses setelah disetujui bagian kredit. 2) Setiap pemesanan barang harus melakukan pengisian formulir faktur penjualan yang didesain sedemikian rupa untuk menampung seluruh data customer, kode, nama, harga dan kuantum barang serta ketentuan penjualan kredit yang disyaratkan, seperti tenggat jatuh tempo pembayaran, pengenaan denda atas keterlambatan pembayaran atau pemberian diskon jika pembayaran dilakukan dalam kurun waktu tertentu. 3) Faktur penjualan dapat didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi syarat untuk digunakan sekaligus sebagai Faktur Pajak Standar / Sederhana untuk keperluan pemungutan PPN/PPn.BM. 4) Dalam hal Faktur Pajak Standar / Sederhana dibuat tersendiri, maka setiap pembuatan faktur penjualan, harus pula disiapkan Faktur Pajak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku. 5) Pembuatan faktur penjualan harus memperhatikan aspek pengangkutan khususnya penjualan antar daerah atau ekspor. Harus jelas apakah penjualan menerapkan FOB shipping point atau FOB destination point. 6) Dalam hal ekspor, pembuatan DO harus disertai pembuatan dokumen kepabeanan seperti dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan bill of lading. Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Terjadi penjualan kepada pelanggan yang tidak semestinya. 2) Timbul risiko koreksi fiskal apabila perusahaan menghadapi pemeriksaan pajak yang selalu diikuti pengenaan sanksi administrasi berupa bunga dan atau denda.

12

3) Faktur penjualan yang tidak dengan jelas mengatur pengangkutan barang dapat menimbulkan sengketa. 4) Dokumen ekspor yang tidak lengkap dapat mengganggu proses ekspor yang dapat menimbulkan komplain pihak pembeli. b. Otorisasi pemberian kredit. Pengendalian yang diperlukan : 1) Penelusuran yang mendalam atas track record dan kemampuan finansial customer baru. 2) Penelusuran limit kredit bagi customer lama untuk mengetahui apakah yang bersangkutan belum melewati limit. 3) Analisa track record customer lama. Bagi customer dengan track record bagus, dapat diberi fasilitas diskon penjualan, sebaliknya bagi customer dengan track record buruk, penjualan kredit baru dihentikan dan diusulkan untuk dilakukan penagihan yang intensif. Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Timbul penjualan kredit yang tidak terotorisasi. 2) Peningkatan risiko piutang tidak tertagih. c. Pengiriman / penyerahan barang. Pengendalian yang diperlukan : 1) Pengeluaran barang dari gudang hanya atas dasar surat order pengiriman yang telah diotorisasi. 2) Pengecekan barang yang dikirim dengan item item yang tercantum pada faktur penjualan. 3) Pemisahan fungsi pengiriman barang dari fungsi penjualan. 4) Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang. Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Pengeluaran dan pengiriman barang tanpa otorisasi yang sah. 2) Barang yang diserahkan / dikirim tidak sesuai dengan faktur penjualan.

13

d. Penagihan piutang dagang. Pengendalian yang diperlukan : 1) Setiap faktur penjualan harus dilampiri dengan surat order penjualan yang telah diotorisasi dan dokumen pengiriman 2) Pencocokan faktur penjualan dengan dokumen pengiriman 3) Pertanggungjawaban secara periodic dokumen pengiriman 4) Pengecekan independent penetapan harga, diskon dan pengenaan denda keterlambatan pembayaran dalam faktur penjualan. 5) Pengawasan secara periodik penambahan maupun pengurangan akun piutang tiap tiap customer sebagai sarana penilaian risiko piutang tidak tertagih tiap customer.

Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Penagihan dilakukan untuk transaksi fiktif yang bisa menimbulkan komplain dari pihak tertagih. 2) Pengiriman barang tanpa ditindaklanjuti dengan penagihan. 3) Faktur penjualan berisi harga yang tidak benar. 4) Peningkatan risiko piutang tidak tertagih. e. Pencatatan transaksi. Pengendalian yang diperlukan : 1) Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber faktur penjualan dan dokumen pendukung yang lengkap. 2) Pengecekan secara independent posting ke dalam buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar. 3) Pertangungjawaban semua faktur penjualan secara periodik. 4) Panduan akun dan review pemberian kode akun. 5) Pengiriman pernyataan piutang bulanan kepada debitur.

14

6) Dalam hal penjualan menggunakan mata uang asing, perlu ketelitian penerapan konversi kurs agar kerugian / keuntungan selisih kurs dapat teridentifikasi dengan tepat. Risiko yang timbul apabila pengendalian lemah atau tidak ada : 1) Pencatatan transaksi fiktif. 2) Faktur penjualan tidak tercatat ke dalam akun piutang customer. 3) Faktur penjualan tercatat pada akun yang salah. Selanjutnya selain telah dijelaskan di atas pada tabel 1 di bawah ini akan dijelaskan ancaman yang mengancam proses/aktivitas bisnis yang ada dalam siklus penjualan serta prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mencegah dan mengatasi ancaman tersebut.

TABEL 1 ANCAMAN DAN PENGENDALIAN DALAM SIKLUS PENJUALANProses/Aktivitas Entri pesanan penjualan 1. 2. Ancaman Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk Legitimasi pesanan Prosedur Pengendalian yang Dapat Diterapkan 1. Pemeriksaan edit entri data 2. Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit; bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan 3. Tanda tangan di atas dokumen kertas; tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business 4. Sistem pengendalian persediaan

3.

4.

Pengiriman

5.

6.

Habisnya persediaaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga Kesalahan pengiriman: Barang dagangan yang salah Jumlah yang salah Alamat yang salah Pencurian persediaan

5. Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; 6. Pengendalian aplikasi entri data 7. Batasi akses fisik ke persediaan; Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan

15

Penagihan dan Piutang Usaha

7.

Kegagalan untk menagih pelanggan

8. 9.

8. 9.

Kesalahan dalam penagihan Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha 10. 11. 12.

Penagihan kas

10. Pencurian kas

13.

14.

Masalah-masalah Pengendalian Umum

11. Kehilangan data 12. Kinerja yang buruk

15.

16.

fisik persediaan ; perhitungan fisik persediaan secara periodic persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodic; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan Pengendalian edit entri data Daftar harga Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan Pemisahan tugas; minimalisasi penangan an kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses(secara fisik dan logis) Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

C.

AKUN-AKUN TERKAIT DALAM SETIAP KELAS TRANSAKSI PENJUALAN Classes of transactions Accounts Sales & Accounts receivable Cash at bank (debits from cash receipts) Accounts receivable

Sales Cash receipts

16

Sales return and allowances Write off of uncollectible account Bad debt expense D. DOKUMEN TERKAIT

Sales return and allowances Accounts receivable Accounts receivable Provision for doubtful debts Bad debt expense Provision for doubtful debts

Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit dibagi menjadi dua jenis yaitu dokumen sumber (source document)dan dokumen pendukung (corroborating document atau dokumen penguat).Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam akuntansi, sedangkan dokumen pendukungialah dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi. Dokumen sumber misalnya faktur penjualan,yaitu dokumen yang digunakan sebagai dasar untut mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari tembusan piutang, tembusan jurnal penjualan, tembusan analisis, dan tembusan wiraniaga.Contoh dokumen pendukung adalah surat order pengiriman dan surat muat (bill of lading). Surat order pengiriman merupakan dokumen untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari tembusan kredit, acknowledgment copy, bill of lading, packing clip, warehouse copy, arsip pengawasan pengiriman, dan arsip indeks silang.

17

CLASSES OF TRANSACTIONS, BUSINESS FUNCTIONS AND RELATED DOCUMENTS AND RECORDS FOR THE SALES AND COLLECTION CYCLE Classes of transactions Sales Business function Processing customer order Granting credit Shipping goods Billing customers and recording sales Documents and records Customer order Sales order Customer order or sales order Shipping document Sales invoice Sales journal Summary sales report Accounts receivable master file Accounts receivable trial balance Remittance advice Prelisting of cash receipts Cash receipts journal Credit note Sales return and allowances journal Uncollectible account authorization form General journal General journal

Cash receipts

Processing and recording cash receipts Processing and recording sales return and allowances Write off of uncollectible account receivable

Sales return and allowances Write off of uncollectible account Bad debt expense

Providing for bad and doubtful debts Sumber : Alvin A Arens, 2002

18