PENJELASAN XIIPENGADAAN BARANG DAN JASA OLEH MASYARAKAT

1. PENJELASAN UMUM1.1 Ruang Lingkup

Ruang lingkup berlakunya Penjelasan XII adalah untuk digunakan pada saat pelaksanaan kegiatan pembangunan prasarana dan sarana perdesaan maupun di luar sarana prasarana.

1.2 Pengertian IstilahIstilah-istilah yang diuraikan di bawah ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaan pengadaan oleh masyarakat di PNPM Mandiri Perdesaan, mempunyai pedoman istilah dan penerapannya yang jelas dan mengikat.

a. Pemasok Barang/ Penyedia Jasa, adalah badan usaha atau orang perorangan  yang kegiatan usahanya menyediakan barang/ layanan jasa.

b. Panitia pengadaan, adalah tim yang merencanakan dan melaksanakan kegiatan pengadaan terdiri minimal 3 orang yaitu dari wakil TPK maksimal 1 orang dan 2 orang dari wakil masyarakat, dimana minimal 1 orang Panitia Pengadaan dari perempuan yang ditetapkan berdasarkan musyawarah oleh masyarakat.

c. Barang, didefinisikan terdiri atas bahan dan alat. Bahan, adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi (1) bahan baku, (2) bahan atau barang setengah jadi, (3) bahan atau barang jadi.

Alat, dimaksudkan di dalamnya termasuk (1) sewa alat (2) sewa alat secara paket, yaitu alat dengan operasionalnya (contoh: sewa alat berat); atau (3) pembelian alat.

Spesifikasinya ditetapkan oleh masyarakat dibimbing Fasilitator Teknik dan Fasilitator Kecamatan.

d. Jasa, adalah layanan pekerjaan pelaksanaan terbatas pada kegiatan tertentu yaitu kegiatan yang tidak mampu dilakukan oleh masyarakat. Contoh: jasa pengeboran sumur dalam, jasa pelatihan yang didanai berasal dari usulan masyarakat, jasa pendidikan dan kesehatan, tidak termasuk tenaga kerja (HOK).

Spesifikasinya ditetapkan oleh masyarakat dibimbing Fasilitator Teknik.dan Fasilitator kecamatan, proses serta  pelaksanaannya  diawasi masyarakat.

e. Harga Perkiraan, adalah dokumen yang disiapkan oleh panitia pengadaan berdasarkan hasil konsultasi dengan masyarakat dengan panduan Fasilitator Teknik/Fasilitator Kecamatan yang memuat daftar barang (bahan/material/alat) dan jasa, jumlah kuantitas barang (bahan/material/alat) dan jasa, perkiraan biaya untuk tiap unit barang dan jasa berdasarkan harga pasaran, dan perkiraan biaya total dari suatu skema kegiatan.

f. Dokumen pengadaan, adalah dokumen yang disiapkan oleh panitia pengadaan sebagai pedoman terutama proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon pemasok/ penyedia jasa

g. Kontrak, adalah perjanjian antara TPK dengan pemasok barang / penyedia jasa tentang pelaksanaan pengadaan oleh masyarakat.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 1

2. PRINSIP-PRINSIP PENGADAAN OLEH MASYARAKATPengadaan oleh masyarakat wajib menerapkan prinsip-prinsip berikut:

a. Efisien, berarti pengadaan oleh masyarakat harus diusahakan dengan menggunakan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya.

b. Efektif, berarti pengadaan oleh masyarakat harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan  manfaat sesuai dengan sasaran yang ditetapkan;

c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan oleh masyarakat harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;  

d. Adil, berarti pengadaan oleh masyarakat harus memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;

e. Pemberdayaan, berarti pengadaan oleh masyarakat harus sebagai pembelajaran bagi masyarakat untuk dapat mengelola pembangunan pada umumnya dan khususnya pembangunan desanya sendiri.

f. Langsung, berarti pengadaan oleh masyarakat harus langsung dari pemilik barang/ jasa (tidak boleh melalui perantara).

Dalam proses pengadaan oleh masyarakat ini ditentukan tujuan, prosedur pengadaan dan ketentuan pasca pengadaan (masa pelaksanaan), untuk membantu masyarakat mengatur pelaksanaannya sesuai kondisi dan kebutuhan setempat. Selengkapnya seperti diuraikan di bawah ini.

3. TUJUAN Pengadaan oleh masyarakat ini bertujuan antara lain:

a. Untuk memperoleh barang/ jasa yang berkualitas baik, terjamin persediaannya, dan hemat biaya;

b. Memudahkan pengawasan, serta menghindari tindak korupsi (mark-up, kolusi, nepotisme dan tindakan lain yang merugikan masyarakat) dikarenakan cara pelaksanaan yang transparan dan akuntabel;

c. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaan oleh masyarakat;

d. Meningkatkan kemandirian, dan tanggung jawab masyarakat, TPK dan Panitia Pengadaan.

4. PROSEDUR PENGADAAN OLEH MASYARAKATProsedur pengadaan oleh masyarakat ini meliputi penentuan kebutuhan pengadaan, cara pengadaan, prosedur pengadaan, cara pembuatan penawaran, penetapan dan pengumuman pemenang serta pembuatan perjanjian.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 2

4.1 Rencana Pengadaan oleh MasyarakatKebutuhan pengadaan oleh masyarakat sesuai dengan RAB, ditentukan terlebih dahulu oleh TPK, FT, dan masyarakat apakah barang dan jasa tersebut dapat dipenuhi oleh masyarakat setempat dari material lokal atau harus diadakan dari luar, pada waktu penyusunan RAB.

Pengadaan oleh masyarakat mencakup:

a. Jumlah barang dan jasa

b. Metode pengadaan

c. Bahan fabrikasi atau bahan yang tidak dapat dipenuhi dari lokal, syarat kualitas atau kapasitas

d. Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman

e. Harga Perkiraan

4.2 Cara Pengadaan oleh Masyarakat Cara pengadaan yang digunakan terdapat 2 macam, yaitu pengadaan barang dengan cara pengumpulan bahan langsung oleh masyarakat serta pengadaan barang/ jasa dengan cara dibeli/ sewa dari pemasok barang dan penyedia jasa.

a. Pengadaan bahan dengan cara dikumpulkan atau disediakan oleh masyarakat sendiri. Pengadaan harus sudah direncanakan sejak penyusunan RAB melalui musyawarah desa, dengan memberi keterangan pada kolom bahan di formulir RAB bahwa harga bahan yang dikumpulkan atau disediakan oleh masyarakat ditetapkan nihil (diisi dengan angka nol).

Contoh: batu belah 800 m3 (dikumpulkan oleh masyarakat)

Syarat yang harus dipenuhi pada pengadaan bahan oleh masyarakat:

i. Lokasi bahan dekat.

ii. Lahan bahan tidak dikuasai oleh pemasok atau individu/kelompok tertentu

Kelompok pengumpul bahan dalam desa dapat ditunjuk berdasarkan musyawarah dan dibayar secara langsung berdasarkan HOK berdasarkan patokan harga pasaran dengan menggunakan Formulir PTO - Form C: Sistem Upah Borong. Kepala kelompok juga dibayar sebagai pekerja. Pengadaan oleh masyarakat tidak dikenai pajak apapun.

Biaya sewa kendaraan terkait dengan pengadaan oleh masyarakat dapat dihitung secara terpisah (mengikuti mekanisme pengadaan oleh masyarakat), dimasukkan biaya alat

b. Pengadaan barang dan jasa dengan cara beli/ sewa dari pemasok barang dan penyedia jasa.(i) Pengadaan bahan untuk pekerjaan sarana dan prasarana

Pada dasarnya pengadaan semua barang/ jasa oleh masyarakat, berapapun nilainya, dilakukan dengan melakukan perbandingan harga berdasarkan penawaran harga tertulis. Panitia Pengadaan hendaknya berupaya mendapatkan minimal tiga penawaran harga dari beberapa calon pemasok barang dan penyedia jasa yang berbeda. Disarankan untuk mengirimkan Permintaan Penawaran Harga kepada lebih dari tiga calon pemasok bahan untuk memastikan sedikitnya tiga penawaran harga diperoleh.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 3

Panitia Pengadaan harus menyampaikan permintaan penawaran harga secara tertulis kepada calon pemasok bahan/ penyedia jasa serta menerima penawaran harga secara tertulis dari calon pemasok bahan/ penyedia jasa. Hasil evaluasi harus didokumentasikan secara tertulis. Petunjuk lebih lanjut mengenai informasi pengadaan harus dicantumkan dalam formulir permintaan penawaran harga (Form P-1) yang sudah ditandatangani oleh panitia pengadaan. Selanjutnya panitia pengadaan melakukan evaluasi terhadap penawaran tertulis yang diajukan oleh pemasok barang dan penyedia jasa dengan mengunakan (Form P-2).

Jika hanya dua penawaran harga yang dapat diperoleh, atau jika Panitia Pengadaan akan melakukan Penunjukan Langsung, maka penggunaan cara tersebut bisa dibenarkan setelah panitia pengadaan melakukan usaha maksimal untuk mendapatkan minimal 3 penawaran.

Penunjukan Langsung digunakan apabila cara perbandingan harga berdasarkan penawaran tertulis tidak mungkin dilaksanakan.

(a) Barang/jasa yang dibutuhkan terikat dengan kepemilikan hak cipta dan tersedia hanya dari satu calon pemasok bahan dan penyedia jasa (misalnya suku cadang untuk mesin yang ada, yang hanya dapat dipasok oleh pabrik mesin bersangkutan); atau

(b) Hanya ada satu calon pemasok bahan dan penyedia jasa untuk barang/ jasa di daerah di mana lokasi kegiatan prasarana sarana perdesaan berada.

(c) Jika terdapat kebutuhan tambahan barang yang tidak dimungkinkan untuk dilakukan addendum.

Panitia Pengadaan harus memberikan alasan penggunaan cara Penunjukan Langsung dan melampirkan dokumen pendukung serta dipertanggungjawabkan dalam forum musyawarah masyarakat.

Penggabungan beberapa jenis barang dan jasa ke dalam paket pengadaan yang lebih besar sangat disarankan agar ekonomis, efektif dan efisien. Oleh karena itu pemecahan paket pengadaan sangat tidak disarankan, dan bilamana hal ini terjadi alasan pengecualian harus disampaikan oleh panitia pengadaan dan didokumentasikan dalam laporan hasil evaluasi penawaran.

(ii) Pengadaan bahan diluar kegiatan sarana prasarana.

Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan bahan untuk kegiatan sarana prasarana (lihat (i) diatas).

(iii) Pengadaan alat

Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan bahan untuk kegiatan sarana prasarana (lihat (i) diatas).

Khusus sewa alat, jika hasil survei membuktikan bahwa alat yang berasal dari pemerintah lebih murah dari swasta maka boleh dilakukan penunjukan. Harga dapat dikonfirmasi oleh FT-Kab. Perbandingan harga ini berdasarkan pertimbangan tahun pembuatan, kapasitas dan jenis alat.

(iv) Pengadaan jasa

Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan bahan untuk pekerjaan pekerjaan sarana dan prasarana (lihat (i) diatas).

Harga dari calon pemasok bahan dan penyedia jasa sudah termasuk pajak. Kewajiban menyetor pajak adalah tanggung jawab pemasok bahan dan penyedia

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 4

jasa pemenang proses pengadaan. TPK tidak mengurus atau melaporkan pembayaran pajak.

4.3 Prosedur Pengadaan oleh MasyarakatProsedur pengadaan oleh masyarakat meliputi persiapan pengadaan, proses pengadaan, pembuatan penawaran, penetapan dan pengumuman pemenang, dan pembuatan perjanjian. Selengkapnya diuraikan berikut:

4.3.1 Persiapan Pengadaan oleh MasyarakatDalam persiapan pengadaan, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Panitia Pengadaan melakukan survei harga satuan meskipun survei harga sudah dilakukan oleh TPK pada saat proses pembuatan desain dan RAB untuk menyusun harga perkiraan (Form…..)

b. Panitia Pengadaan melakukan identifikasi calon pemasok barang dan penyedia jasa.

c. FT-Kec dan FT-Kab harus melakukan survei harga satuan sebagai pembanding.

d. Calon pemasok barang dan penyedia jasa tidak harus berbentuk badan hukum, tetapi harus sanggup dan dipercaya oleh masyarakat dan mempunyai kegiatan usaha sebagai pemasok barang dan penyedia jasa. Bila jumlah pemasok barang dan penyedia jasa masih dianggap kurang banyak (minimal 3 pemasok) panitia harus mencari tambahan.

e. Calon pemasok barang dan penyedia jasa wajib menyediakan sumber daya manusia, modal, peralatan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang/ jasa.

f. Untuk menghindari konflik kepentingan TPK, panitia pengadaan, aparat desa dan keluarganya tidak diperbolehkan menjadi pemasok barang/ jasa di desanya sendiri.

g. Calon pemasok barang dan penyedia jasa memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau.

h. Calon pemasok barang dan penyedia jasa yang berasal dari luar kabupaten wajib dilakukan verifikasi oleh Fastekab. Verifikasi dimaksudkan untuk mengetahui apakah calon pemasok barang dan penyedia jasa merupakan calon yang berkemampuan.

i. Panitia menyusun dokumen pengadaan

j. Informasi tentang pengadaan barang dan jasa oleh masyarakat ini harus disampaikan ke calon pemasok barang dan penyedia jasa melalui berbagai media antara lain : papan informasi, surat penyampaian ke pemasok dan penyedia jasa, website,dan lain-lain

4.3.2 Proses Pengadaan oleh Masyarakat

Untuk melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam sub-bagian 4.2. Cara Pengadaan oleh Masyarakat dipakai tiga pola berikut:

a. Pola pertama (kunjungan ke calon pemasok), adalah proses pengadaan melalui pemberian informasi langsung ke tempat calon pemasok oleh Panitia Pengadaan, karena jarak yang terlalu jauh atau situasi tidak memungkinkan para pemasok datang ke desa. Hal ini

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 5

biasanya untuk barang/jasa yang langka di daerah, contoh: mesin/ genset/ generator,atau jembatan gantung (konstruksi bagian atas beserta pemasangan jika hal ini tidak bisa dilakukan oleh masyarakat).

Penjelasan meliputi lokasi penempatan/penyimpanan barang/jasa yang dibutuhkan agar pemasok memahami keadaan desa harus dibuat juga secara tertulis dan dilampirkan didalam formulir permintaan penawaran harga (Form P-1). Formulir penawaran harus diisi oleh calon pemasok dan setelah selesai diisi langsung diserahkan kembali kepada Panitia Pengadaan dalam amplop tertutup dan tersegel.

b. Pola kedua (calon pemasok memasukkan penawaran secara langsung dengan berkunjung ke desa), yaitu pemasok diundang untuk melihat informasi pengadaan yang diumumkan dan ditempelkan pada papan informasi atau media lainnya yang terdapat di lingkungan masyarakat dan memasukkan penawarannya secara langsung di desa tersebut dengan menggunakan formulir penawaran (Form P-1) Pada pola ini dapat diberikan penjelasan mengenai proses pengadaan (tentang penempatan/ penyimpanan barang yang dibutuhkan, jadwal pengiriman, jenis dan spesifikasi bahan yang dibutuhkan) oleh panitia pengadaan.

c. Pola ketiga, adalah melakukan proses pengadaan langsung untuk beberapa desa sekaligus di satu desa (bukan kantor kecamatan). Desa yang bergabung bisa terdiri dari satu cluster, atau pun penggabungan lainnya. Informasi pengadaan harus ditempelkan pada papan informasi atau media lainnya yang terdapat di lingkungan masyarakat di tiap desa. Jika dilakukan pengadaan gabungan yang harus diperhatikan adalah kontrak dengan pemasok harus dibuat tiap desa.

4.3.3 Pembuatan Penawaran a. Pembuatan penawaran cara langsung, yaitu suatu cara penawaran oleh

calon pemasok dengan mengajukan penawaran langsung, dilakukan :

i. Pada saat pertemuan acara pengadaan di desa atau;

ii. Pada saat Panitia pengadaan berkunjung ke tempat calon pemasok.

Formulir penawaran ini harus disediakan oleh Panitia pengadaan. Penawaran dapat diberikan sesuai dengan pola penawaran yang diberlakukan sesuai dengan ketentuan mengenai Proses Pengadaan oleh Masyarakat (lihat sub-bagian 4.3.2 diatas).

Penawaran diajukan kepada Panitia Pengadaan di tempat dan waktu yang telah ditentukan dengan batas akhir pemasukan penawaran sesuai dengan formulir penawaran (Form P-1).

b. Pembuatan penawaran cara tidak langsung, yaitu suatu cara penawaran oleh calon pemasok dengan membuat penawaran setelah mendapatkan informasi tentang pengadaan barang dan jasa, penyampaian penawaran dapat dilakukan melalui pos. Cara ini dilakukan jika calon pemasok jauh dari lokasi kegiatan dan tidak mungkin datang langsung untuk memberikan penawaran.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 6

Hal Penting Diperhatikan ! Contoh penawaran selengkapnya terdapat pada Formulir Petunjuk

Teknis Operasional (PTO).

Semua penawaran harus ditandatangani oleh pemasok atau wakil resmi. Dan disampaikan ke panitia pengadaan secara tertulis dalam amplop tertutup. TPK dan Panitia Pengadaan wajib hadir, dan sebanyak mungkin warga desa diundang dan hadir pada saat proses penetapan pemenang penawaran. Paling sedikit ada beberapa tokoh. masyarakat menyaksikan proses (sebaiknya tim pemantau diundang).

4.3.4 Penetapan dan Pengumuman PemenangUntuk penetapan calon pemenang pengadaan oleh masyarakat, maka sebagai kunci keberhasilannya adalah transparansi yaitu pada saat penawaran dibuka oleh Panitia Pengadaan harus disaksikan oleh wakil masyarakat dan selanjutnya diumumkan hasilnya secara luas di tempat-tempat umum yang mudah dijangkau oleh seluruh masyarakat di desa (dapat dengan menggunakan pengeras suara melalui tempat tempat ibadah, balai desa atau balai pertemuan) dan juga media informasi lokal (di tingkat kabupaten) dan juga pada situs resmi PNPM-Mandiri Perdesaan.

Adapun cara penetapan pemenang pengadaan ditentukan berdasarkan kriteria yang tercantum di dalam formulir permintaan penawaran harga (Form P-1), diantaranya sebagai berikut:

a. Semua dokumen penawaran tertulis yang diterima oleh panitia pengadaan dalam amplop tertutup baru bisa dibuka pada saat musyawarah penetapan pemenang.

b. Pemeriksaan dokumen penawaran harga, dilakukan secara cermat dengan meneliti kesesuaian item dan volume barang yang ditawarkan dengan kebutuhan, kebenaran perkalian antara volume dengan harga satuan, serta total jumlah penawaran.

c. Penentuan pemenang, dilaksanakan secara langsung dengan cara mempertimbangkan penawaran harga yang terendah dan kualitas yang memenuhi persyaratan, serta memenuhi ketentuan dalam formulir permintaan penawaran harga (Form P-1), tetapi tidak menutup kemungkinan pemenang ditentukan setelah mempertimbangkan faktor lain seperti jadwal pengiriman dan jaminan persediaan volume sesuai kebutuhan.

Pemasok yang dipilih sebagai calon pemenang adalah berdasarkan atas penawaran tertulis yang telah diterima panitia pengadaan dalam amplop tertutup.

d. Penawaran terendah, jika terjadi harga penawaran terendah di atas harga perkiraan berdasarkan RAB namun dipandang layak sebagai pemenang, maka harus dipastikan kewajarannya sesuai kondisi saat itu oleh TPK, FT-Kec dan FT-Kab.

e. Penawaran terlalu tinggi, apabila semua harga penawaran dirasakan terlalu tinggi, Panitia Pengadaan dapat membatalkan hasil pengadaan.

f. Penawaran ulang, dapat dilakukan secara langsung, atau setelah diperhitungkan kembali volume kebutuhan dan persediaan dana. Pelaksanaan pengadaan ulang memakai proses pengadaan yang sama.

Apabila penetapan pemenang pengadaan telah diselesaikan, maka Panita Pengadaan harus secepatnya mengumumkan hasil keseluruhan tentang pengadaan, termasuk penetapan pemenang, sebagai berikut:

a. Pengumuman kepada masyarakat,meliputi hasil penawaran beserta kelengkapannya, dan berita acara pengadaan termasuk nama pemenang, harga penawaran dan harga untuk kontrak dan juga nama penawar lain, harga penawaran serta alasan kegagalannya dalam mengikuti proses pengadaan tersebut. Copy atau salinan dokumen harus ditempelkan pada papan informasi atau media lainnya yang terdapat di lingkungan masyarakat dan mudah dilihat dan mudah dijangkau oleh seluruh masyarakat di desa (dapat dengan menggunakan pengeras suara melalui tempat tempat ibadah, balai desa atau balai pertemuan) dan juga di media informasi lokal maupun pada situs resmi PNPM-Mandiri Perdesaan.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 7

b. Surat pemberitahuan pemenang harus diberikan/ dikirimkan kepada seluruh calon pemasok bahan dan penyedia jasa yang memasukkan penawaran.

c. Pengarsipan, bahwa hasil-hasil dari proses pengadaan harus dilengkapi juga dengan bentuk tertulis undangan dan pemasukkan penawaran termasuk laporan evaluasi penawaran (Form P-3) dan harus disusun dan dimasukkan pada arsip Panitia Pengadaan dan juga TPK. Arsip ini harus disimpan dan dapat dilihat sewaktu-waktu oleh masyarakat, dan pihak-pihak yang terkait baik pada masa pelaksanaan maupun paska pelaksanaan.

d. Penanganan Pengaduan, para penawar dan masyarakat diperbolehkan mengajukan pengaduan terkait dengan proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak perihal adanya praktek korupsi, kolusi dan kecurangan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Penjelasan VIII PTO ini. Informasi mengenai alamat pengaduan dan orang yang dapat dihubungi juga terdapat pada formulir permintaan penawaran harga (Form P-1).

4.3.5 Pembuatan Perjanjian Setelah calon pemenang ditentukan, TPK dan pemasok barang dan penyedia jasa membuat dan menandatangani perjanjian. Perjanjian memakai Formulir Surat Perjanjian Kontrak (Form P-2) termasuk persyaratannya, yang ada pada Formulir PTO. Pasal pada perjanjian dapat dilakukan modifikasi sesuai kebutuhan setempat, dan sebagai contoh diuraikan di bawah ini:

a. Mencantumkan pasal tentang praktek korupsi, kolusi, dan kecurangan serta sanksi, dibuat untuk antisipasi bila pemasok barang/penyedia jasa tidak memenuhi perjanjian. Perjanjian ini dapat dibatalkan oleh TPK jika pemasok bahan dan penyedia jasa tidak mampu atau melakukan pelanggaran atas perjanjian. Pada prinsipnya, pemasok bahan dan penyedia jasa terikat dengan perjanjian, dan TPK dapat menggunakannya sesuai pasal yang disepakati sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.

b. Mencantumkan pasal tentang Pembayaran, dengan dasar pembayaran dilakukan setelah bahan diterima.

c. Perjanjian harus dilampiri dengan jadwal pengiriman bahan, untuk memudahkan pembuatan Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan penempatan bahan.

d. Khususnya untuk alat berat selain mesin pemadat, harus dicantumkan persyaratan pencapaian kualitas pekerjaan misalnya dengan gambar dan lokasinya (lihat prosedur penggunaan alat berat) serta sanki kepada pemasok jika tidak dapat memenuhinya.

e. Bila pemasok bahan dan penyedia jasa tidak bisa memenuhi volume dan jadwal yang telah dijanjikan, TPK berhak memberikan sebagian dari pekerjaan ini kepada pemasok bahan dan penyedia jasa yang lain (dengan harga yang sama) melalui Musdes Khusus. TPK memberi peringatan tertulis sebelum tindakan ini dilakukan.

Modifikasi perjanjian tidak boleh merugikan masyarakat (prosesnya tetap didahului dengan musyawarah TPK dan Panitia Pengadaan serta wakil masyarakat). Bila pemasok tidak menyetujui dengan persyaratan yang ditetapkan oleh TPK, TPK dan Panitia Pengadaan berhak mengundang calon pemasok bahan dan penyedia jasa berikutnya untuk membuat perjanjian, tetapi tetap menggunakan harga terendah dan memenuhi standar kualitas.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 8

5. KEGIATAN PASCA PENGADAAN (MASA PELAKSANAAN)Apabila terdapat perubahan oleh sebab kekeliruan di lapangan atau terjadinya bencana alam termasuk perubahan harga tertentu secara nasional dan sifatnya sudah mengganggu kelancaran pekerjaan, pada prinsipnya TPK dapat mengusulkan revisi. Bila terjadi perubahan maka revisi kegiatan tetap mengikuti prosedur sesuai PTO, yaitu harus dibuat Berita Acara Revisi.

Hasil revisi tersebut dipakai sebagai dasar peninjauan ulang dengan pemasok barang dan penyedia jasa (bilamana pemasok memang tidak akan mampu melanjutkan kegiatan) dan perundingan dapat dilakukan untuk mengubah spesifikasi, harga, dan jadwal.

Beberapa contoh kasus yang mempengaruhi kemampuan pemasok untuk memenuhi perjanjian antara lain:

a. Faktor cuaca, adalah cuaca yang tidak dapat diantisipasi, yang menyebabkan terlambat pengiriman;

b. Terjadinya bencana alam, adalah suatu bencana alam yang mempengaruhi jalan yang digunakan untuk mengirim bahan sehingga terlambat pengriman

c. Keterlambatan penyiapan lokasi, jika TPK terlambat untuk menyiapkan lokasi yang menyebabkan pengiriman ditunda;

d. Kenaikan harga bahan standar (misalnya harga besi, pipa, atau semen), adalah harga patokan standar (HPS) yang mempengaruhi semua pemasok

e. Kenaikan harga bahan bakar kendaraan, adalah kenaikan harga yang sangat mempengaruhi transportasi secara umum.

Bila TPK tidak menyetujui adanya perubahan, maka perjanjian berjalan terus dan sanksi berlaku bila pemasok bahan dan penyedia jasa tidak memenuhi persyaratan. Jika perjanjian dibatalkan, maka TPK wajib mengadakan pengadaan ulang dengan membentuk Panitia Pengadaan yang baru.

6. SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN PROSES PENGADAANSistem informasi pemantauan memuat seluruh kinerja dan keluaran dari proses pengadaan oleh masyarakat. Sistem ini merupakan bagian dari keseluruhan sistem informasi pemantauan untuk PNPM-Mandiri Perdesaan seperti yang diatur didalam Penjelasan VII PTO ini. Kinerja pengadaan oleh masyarakat dibuat berdasarkan pengarsipan yang disiapkan oleh Panitia Pengadaan termasuk data yang terkait dengan proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak.

7. EVALUASI PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA Di DESA Evaluasi proses pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Fasilitator Teknik untuk seluruh desa yang melaksanakan pengadaan barang atau jasa di kecamatannya. Evaluasi harus dilakukan pada akhir proses pengadaan setiap tahun anggaran.

Evaluasi dilakukan terhadap sebelas indikator dalam proses pengadaan. Untuk setiap indikator desa dinilai berdasarkan kinerja proses pengadaan, dengan nilai 0, 1, 2, 3, atau 5 (terbaik). Pada format evaluasi tersebut, FT dapat menghitung nilai rata-rata per desa dan juga dapat menghitung nilai rata-rata untuk indikator masing-masing.

Indikator proses evaluasi pengadaan di bawah ini:

a. Pembentukan panitia pengadaan

b. Arsip survei harga oleh TPK

c. Pengumuman proses kepada pemasok barang dan penyedia jasa

d. Proses pengajuan penawaran

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 9

e. Penentuan pemenang

f. Pengumuman hasil pengadaan

g. Pembuatan perjanjian yang adil

h. Penerimaan bahan

i. Pembayaran barang, alat, dan jasa

j. Pengadaan bahan oleh masyarakat

k. Evaluasi pemasok barang dan penyedia jasa oleh desa

8. Evaluasi Pemasok Barang dan Penyedia Jasa oleh DesaSetiap desa diminta melakukan evaluasi pemasok barang dan penyedia jasa yang digunakan oleh desa pada setiap tahun anggaran. Panitia pengadaan melakukan evaluasi untuk setiap pemasok yang menerima sepuluh juta atau lebih.

Indikator proses evaluasi pengadaan di bawah ini:

a. Kualitas

b. Kuantitas

c. Harga

d. Waktu pengiriman

e. Penggunaan perjanjian

Setiap indikator dapat nilai sangat baik, cukup, kurang, atau jelek. Evaluasi diakhiri dengan rekomendasi kepada desa lain terhadap pemasok tersebut: pemasok direkomendasi, pemasok perlu perhatian karena ada kelemahan, atau pemasok tidak direkomendasi.

Fasilitator teknik harus mengumpulkan hasil evaluasi dari seluruh desa, dan hasil tersebut dapat dibagi dan dibahas pada tahap persiapan tahun tahun berikutnya.

Penjelasan XII: Pengadaan oleh Masyarakat 10