J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 2 , M e i 2 0 1 8 | 244

PENGGUNAAN UML UNTUK MERANCANG SISTEM ADMINISTRASIPEMBAYARAN SEKOLAH PADA SMK MANGGALA TANGERANG

Muhammad Fadjri Givari1), Atik Ariesta2)

1Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur1,2Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260

E-mail : mfgivari @gmail.com 1), atik.ariesta @budiluhur.ac.id 2)

AbstrakSMK Manggala Tangerang merupakan sebuah instansi dalam pendidikan dalam kinerjanya masih dilakukansecara manual,sehingga dalam setiap kinerja masih kurang efektif oleh karena itu peranan Teknologi Informasiyang berbasis komputerisasi sangatlah dibutuhkan.Dalam proses administrasi pembayaran di SMK ManggalaTangerang selama ini masih menggunakan buku besar sebagai media pencatatan tiap transaksi pembayarandan terkadang pencatatan yang dilakukan masih sering tercampur dengan pencatatan transaksi yang lain.Permasalahan lain yang timbul adalah terjadinya penumpukan buku besar tiap transaksi pembayaran, lalusulitnya mencari data siswa yang telat membayar SPP dan dana kegiatan, serta dalam pembuatan laporan tiaptransaksi pembayaran dikarenakan dari tahun ke tahun hanya disimpan dalam 1 lemari arsip, sehinggamembutuhkan waktu yang lama untuk mencari buku besar tiap transaksi pembayaran yang diinginkan. Padapenulisan penelitian ini, metodologi untuk menganalisa dan merancang sistem usulan adalah dengan metodepenelitian yaitu menggunakan metode observasi, wawancara, analisa dokumen, dan studi pustaka, selanjutnyamengimplementasikan dengan menggunakan Visual Basic.NET 2008 sebagai bahasa pemrograman dan MYSQLsebagai databasenya.. Pada pemodelan sistem, peneliti menggunakan, UML (Unified Modeling Language) danuntuk perancangan basis data digunakan metode normalisasi, relasi tabel dan ERD (Entity RelationshipDiagram).

Kata kunci: Sistem Informasi, Administrasi Pembayaran, SMK Manggala, Metodologi Berorientasi Obyek.

1. PENDAHULUAN1.1. Latar Belakang

Penggunaan sistem yang terkomputerisasimerupakan salah satu hal penting yang dibutuhkanuntuk diterapkan dalam dunia kerja saat ini. Denganmenggunakan sistem yang terkomputerisasi dapatmempermudah dalam hal pengolahan data, jugadapat mempermudah proses kinerja agar lebihefektif dan efisien. Sehingga komputerisasi padamacam-macam bidang pekerjaan sudah merupakantuntutan yang mendasar.

SMK Manggala Tangerang merupakan sebuahinstansi dalam dunia pendidikan yang dalamkinerjanya masih dilakukan secara manual, sehinggadalam setiap kinerja masih kurang efektif danefisien. Oleh karena itu peranan teknologi informasiyang berbasis komputerisasi sangat amat diperlukanuntuk mempermudah proses administrasipembayaran pada SMK Manggala Tangerang setiapharinya.

Karena pada SMK Manggala Tangerangmemiliki beberapa masalah menyangkut proses –proses administrasi yang membuat prosesadministrasi terhambat. Oleh karena itu SMKManggala Tangerang membutuhkan pengolahaninformasi yang optimal agar dapat membuat prosesadministrasi kembali efisien dan tidak terhambat.

1.2. Tinjauan Teori a. Unified Modeling Languange (UML)

Yuni Sugiarti mengungkapkan “UnifiedModeling Language (UML) adalah sebuah “bahasa”yang telah menjadi standar dalam industri untukvisualisasi, merancang dan mendokumentasikan

sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuahstandar untuk merancang model sebuah sistem.Dengan menggunakan UML kita dapat membuatmodel untun semua jenis aplikasi piranti lunakdimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada pirantikeras, sistem operasi dan jaringan apapun, sertaditulis dalam bahasa pemrograman apapun.“[1] b. Pengertian Administrasi

Daryanto mengartikan “Administrasi adalahaktivitas-aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, atauproses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatutujuan yang telah ditetapkan.”[2]c. Pengertian Pembayaran

Ira Chrisyanti Dewi mengartikan “Pembayaranadalah berpindahnya hak kepemilikan atas sejumlahuang atau dan dari pembayar kepada penerimanya,baik langsung maupun melalui media jasa-jasaperbankan.”[3]

2. METODE PENELITIAN2.1. Metodologi Pengumpulan Data

Untuk menyelesaikan masalah yang ada padaSMK Manggala Tangerang peneliti mealakukanbeberapa kegiatan untuk memperoleh keterangandari sistem yang berjalan saat ini, yaitu: a. Observasi

Peneliti melakukan obervasi langsung tentangproses bisnis berjalan di SMK Manggala Tangerang. b. Wawancara

Pada proses ini peneliti mengumpulkan datadengan mengajukan pertanyaan tentang proses bisnisberjalan kepada pegawai tata usaha SMK ManggalaTangerang. c. Analisa Dokumen

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 2 , M e i 2 0 1 8 | 245

Melakukan analisa berdasarkan dokumenberjalan agar diperoleh kebutuhan untukmembangun sistem yang akan dibuat. d. Studi Kepustakaan

Studi Kepustakaan yang dilakukan antara lainmencari sumber dari berbagai buku dan referensilain. Selain itu juga mencari informasi tambahanmelalui internet. Terdapat beberapa penelitiansejenis yang dijadikan referensi untuk penulis sepertipenelitian yang dilakukan oleh Sri Rezeki Candra N,Nopriyadi Nurdam, dan Ragil Hidayat dalampenelitiannya yang berjudul Rancangan SistemInformasi Administrasi Dan Akademik Studi KasusSekolah Dasar Islam Terpadu Kaifa yang bertujuanmengefektifkan tingkat waktu pelayanan transaksidan mengurangi tingkat kesalahan yang dilakukanoleh manusia (human error) dalam prosesadministrasi.[4]

Selain itu ada juga penelitian oleh CecepBunyanudin, dan Zaenal Arifin yang berjudul SistemInformasi Administrasi Sekolah Berbasis JaringanDi SMK Islam Mahkota Al-Munawaroh Tegal yangbertujuan untuk membuat system administrasipendataan nilai dan pembayaran uang sekolah yangsudah tersimpan pada database untuk memudahkandalam melakukan pencarian dan kegiatan transaksi.[5]

2.2. Metodologi Analisis dan Perancangan Sistema. Analisa Masalah

Pada tahap ini peneliti berusaha mencatatsetiap permasalahan yang muncul pada user denganmenggambarkan segala masalah denganmenggunakan fishbone diagramb. Analisa Proses Bisnis

Pada tahap ini peneliti menggambarkan prosesbisnis yang berjalan pada SMK Manggala Tangeranglalu digambarkan oleh peneliti alur kerja (workflow)dan urutan aktivitas dalam suatu proses denganactivity diagram dengan menggunakan MicrosoftOffice Visio 2010. c. Analisa Kebutuhan

Pada tahap ini peneliti menganalisa kebutuhanyang dilhat dari sisi pegawai tata usaha sebagai useryang akan menggunakan sistem usulan sesuaidengan kebutuhan dan informasi yang akandigunakan digambarkan dengan use case diagrammenggunakan Microsoft Office Visio 2010.d. Perancangan Sistem

Pada tahap ini dibuatkan Class Diagram untukmenentukan struktu data sistem informasi yang akandibuat. Kemudian berdasarkan kebutuhan yangdianalisa dibuatkan sequence diagram denganmenggunakan Astah Comunity, berikutnya darisequence diagram tersebut diterjemahkan kedalamMicrosoft Visual Studio 2008 sebagai bahasapemrogramannya.

2.3. Metode Pengembangan Sistem

Metode yang digunakan untukmengembangkan sistem ialah metode waterfall,

pada model ini terdapat urutan pengembangan yangterurut juga sistematik dimulai dari Analisa,Spesifikasi, Desain, Koding, Pengetestan, danPenerapan. Pada tahap Analisa dilakukan analisakebutuhan untuk sistem informasi yang akan dibuatseperti analisa masalah, proses, dokumen, input jugaoutput. Tahapan selanjutnya adalah tahapSpesifikasi, ditahap ini dilakukan pembentukankebutuhan berdasarkan sistem yang diterapkankedalam perangkat lunak yang akan dibuat sampaidapat berkomunikasi baik dengan hardware, orang,dan basis data. Selanjutnya adalah tahap Desain,pada tahap ini telah dilakukan perancangan untukmemberikan gambaran apa saja yang harusdilakukan oleh perangkat lunak semacam rancanganoutput, input, struktur data, struktur software, jugaalgoritma. Kemudian tahap Koding, dimana padatahapan ini sudah memasuki proses pembuatansistem informasi yang dipisahkan menjadi beberapamodul untuk nantinya digabungkan pada tahapberikutnya yaitu Pengetestan yang merupakan tahappemeriksaan apakah sistem sudah memenuhikebutuhan atau belum, apakah ada kesalahan atauerror. Tahapan yang terakhir adalah tahapPenerapan, pada tahap ini sistem informasi yangterlah dibuat akan diterapkan langsung oleh SMKManggala Tangerang.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN3.1. Analisa Masalah

Berdasarkan hasil observas, interview jugapengamatan pada dokumen maka terdapat masalahyang terjadi pada SMK Manggala Tangerang yangmenyebabkan terhambatnya proses administrasipembayaran siswa. Yang dapat dilihat pada gambarcause and effect diagram (fishbone) berikut

Permasalahan yang ada pada SMK ManggalaTangerang antara lain Tidak adanya laporanpengajuan angsuran karena terjadinya kesalahanpendataan sehingga menyebabkan terhambatnyapengajuan angsuran siswa. Lalu permasalahansulitnya mencari data administrasi pembayaranketika diperlukan dikarenakan banyaknya data

Gambar 1. Fishbone Diagram

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 2 , M e i 2 0 1 8 | 246

administrasi pembayaran yang hilang sehinggamengakibatkan kehilangan dan rusaknya dokumenmasukan. Masalah yang lain adalah pembuatanlaporan transaksi yang masih tercampur antarapembayaran SPP dan kegiatan dikarenakan rincianlaporan kurang jelas yang mengakibatkan seringnyaterjadi kesalahan data pembayaran siswa. Semuamasalah diatas menyebabkan proses administrasiterhambat.

3.2. Analisa Perancangan SistemUntuk menganalisa dan merancang sistem

perlu dibuat terlebih dahulu Activity Diagram prosesbisnis yang berjalan,, lalu dilanjutkan denganmendesain Use Case Diagram untuk memperkirakanbatasan sistem yang akan dibuat dan selanjutnyadibuatkan Class Diagram yang berguna untukmelihat struktur logika database yang nantinyadibuat. Maka dilanjutkan pada proses akhir akandibuatkan Sequence Diagram untuk melihatbagaimana jalannya program pada berbagai formyang dibuat.

1) Activity Diagram

Proses bisnis pembayaran SPP (Gambar 2),untuk melakukan pembayaran SPP siswa datangkeruangan tata usaha lalu membayarkan SPP kepadapegawai TU kemudian pegawai TU akan mencatatpembayaran SPP di buku besar SPP lalu memintakartu SPP siswa dan mencatatnya di kartu SPPsiswa. Kemudian pegawai TU akan membuatkantanda terima pembayaran SPP yang akan diberikankepada siswa. Jika siswa tidak membawa kartuSPPnya, maka pegawai TU hanya memberikan tandaterima sebagai bukti telah membayar SPP.

Proses bisnis pembayaran kegiatan (Gambar 3)diawali dengan siswa dating keruangan tata usahakemudian membayarkan dana kegiatan kepadapegawai TU. Lalu pegawai TU akan mencatatpembayaran dana kegiatan di buku besar danakegiatan. Kemudian pegawai TU akan membuatkantanda terima pembayaran dana kegiatan yang akandiberikan kepada siswa.

Gambar 2. Activity Diagram Pembayaran SPP

Gambar 3. Activity Diagram Pembayaran PembayaranKegiatan

Gambar 4. Activity Diagram Surat Peringatan

Gambar 5. Activity Diagram Pengajuan Angsuran

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 2 , M e i 2 0 1 8 | 247

Jika dalam waktu yang telah ditentukanterdapat siswa yang belum membayar SPP atau danakegiatan, maka akan dibuatkan surat peringatankepada siswa yang nantinya akan diserahkan kepadaorangtua/wali siswa. Pembuatan surat peringatan(Gambar 4) dimulai dari pegawai TU mencari datasiswa yang belum melakukan pembayaran SPP ataudana kegiatan pada buku besar. Lalu akan dibuatkansurat peringatan yang akan diserahkan setelahditanda tangani Kepala Sekolah.

Siswa dapat melakukan pengajuan angsuranuntuk biaya administrasi (Gambar 5) dengan caramenyerahkan formulir pengajuan angsuran yangtelah diisi oleh orangtua/wali siswa sebelumnyakepada pegawai TU. Kemudian pegawai TU akanmengecek kelengkapan isi formulir pengajuanangsuran yang diserahkan siswa. Jika formulirpengajuan angsuran telah lengkap maka akanditerima dan dicatat dibuku besar pengajuanangsuran. Jika belum lengkap akan dikembalikankembali kepada siswa untuk dilengkapi.

2) Use Case Diagram Berdasarkan proses bisnis yang terjadi maka

dapat diusulkan sebuah batasan sistem meliputi UseCase Diagram Master (Gambar 6), Use CaseDiagram Transaksi (Gambar 7), Use Case DiagramLaporan (Gambar 8)

Pada Use Case Diagram Master merupakanbatasan yang dapat dilakukan oleh pegawai TUuntuk entry data master, juga untuk Use CaseDiagram Transaksi merupakan batasan yang dapatdilakukan oleh pegawai TU. Sama juga dengan UseCase Diagram Laporan merupakan batasan yangdapat dilakukan oleh pegawai TU juga KepalaSekolah untuk mencetak laporan.

3) Class Diagram Struktur Class Diagram yang akan dibuat

untuk mendukung batasan yang telah ditetapkan diUse Case Diagram dapat dilihat pada Gambar 9yang terdiri dari 12 Class

4) Rancangan Layar dan Sequence Diagram Berdasarkan batasan yang sudah dibuat berikut

ini adalah beberapa rancangan layar yang akandigunakan:

Gambar 6. Use Case Diagram Master

Gambar 7. Use Case Diagram Transaksi

Gambar 8. Use Case Diagram Laporan

Gambar 9. Class Diagram

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 2 , M e i 2 0 1 8 | 248

Layar Entry Data Siswa (Gambar 10)digunakan untuk menginput data siswa, dimana NISsiswa sudah terisi otomatis (autonumber) dan untukNama Siswa, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, JenisKelamin, Alamat di Entry pada masing-masing field-nya. Pada data orang tua juga sama di Entry padamasing-masing field-nya. Rincian alur programdapat dilihat juga pada Sequence Diagram Gambar12.

Layar Entry Pembayaran SPP (Gambar 11)digunakan untuk menginput data pembayaran siswa,dimana kode spp sudah terisi otomatis (autonumber)dan Tanggal pembayaran sesuai dengan tanggalyang ada pada sistem komputer. Rincian alurprogram dapat dilihat juga pada Sequence DiagramGambar 13.

.

Gambar 10. Rancangan Form Siswa

Gambar 11. Rancangan Form Pembayaran SPP

Gambar 12. Sequence Diagram Siswa

Gambar 13. Sequence Diagram Pembayaran SPP

Gambar 14. Rancangan Layar Laporan SPP per Periode

J u r n a l I D E A L I S V o l . 1 N o . 2 , M e i 2 0 1 8 | 249

Rancangan Layar Cetak Laporan PembayaranSPP per Periode (Gambar 14) digunakan untukmencetak Laporan pembayaran SPP per periodeberdasarkan tanggal periode tertentu, yang nantinyaakan menghasilkan bentuk cetakan yang dapatdilihat pada Mockup Keluaran Laporan PembayaranSPP per Periode (Gambar 15). Rincian alurmencetak laporan pembayaran SPP per periode jugadapat dilihat pada Sequence Diagram LaporanPembayaran SPP per Periode (Gambar 16).

4. KESIMPULAN4.1. Kesimpulan

Menghadapi permasalahan yang ada dan jugasolusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapatditarik beberapa kesimpulan yang bisa dirinci sepertiini:

a. Meningkatkan kinerja pegawai Tata Usahapada sekolah tersebut dalam melakukanproses administrasi pembayaran sehinggadapat meminimalisir kesalahan yang terjadidalam proses administrasi pembayaran padaSMK Manggala.

b. Membuat suatu penyimpanan data. c. Informasi yang dihasilkan akan tersaji secara

akurat dan berguna untuk pegawai TataUsaha SMK Manggala Tangerang.

d. Kesulitan dalam pencarian data danpembuatan laporan dapat dipermudah denganditerapkannya sistem komputerisasi.

4.2. Saran Dari kesimpulan yang bisa peneliti utarakan

ada beberapa saran atau pertimbangan yang harus diperhatikan dalam perancangan sistem ini,diantaranya:

a. Sebaiknya pegawai tata usaha diberikanpelatihan untuk menggunakan system yangtelah dibuat.

b. Pemeliharaan sistem atau maintenance secaraberkala.

c. Perlu adanya dokumentasi atau back upberkala.

d. Pengembangan sistem di kemudian hari perludipikirkan dari sekarang agar

e. mengikuti perkembangan pengolahaninformasi serta kebutuhan informasi

5. DAFTAR PUSTAKA[1] Sugiarti,Yuni, 2013, Analisis dan Perancangan

UML (Unified Modeling Languange), Yogyakarta,Graha Ilmu.

[2] Daryanto, 2011, Administrasi Pendidikan, Jakarta,Rineka Cipta.

[3] Dewi, Ira Chrisyanti, 2011, Pengantar IlmuAdministrasi, Jakarta, PT. Prestasi Pustakaraya.

[4] Candra N, Sri Rezeki, Nopriyadi Nurdam dan RagilHidayat, 2015, Rancangan Sistem InformasiAdministrasi dan Akademik Studi Kasus SekolahDasar Islam Terpadu Kaifa, Jurnal Teknik FTUP Vol28 No. 2.

[5] Bunyadin, Cecep dan Zainal Arifin, 2015, SistemInformasi Administrasi Sekolah Berbasis Jaringanpada SMK Islam Mahkota Al-Munawaroh Tegal,Jurnal Fakultas Ilmu Komputer Universitas DianNuswantaro Semarang.

Gambar 15. Mockup Keluaran Laporan Pembayaran SPP perPeriode

Gambar 16. Sequence Diagram Laporan PembayaranSPPper Periode