8/3/2019 penggandaan dokumen

1/3

MENGGANDAKAN DOKUMEN

Pengantar

Perusahaan apapun bentuknya, baik itu perusahaan besar atau kecil, baik itu lembaga

pemerintah maupun swasta, tidak lepas dari suatu kegiatan yang disebut dengan kegiatanpenggandaan. Terbukti kegiatan penggandaan dokumen, mampu memperlancar kegiatan

suatu kantor, serta mempermudah penyampaian informasi, misalnya : Materi rapat dapat

dicetak sebanyak peserta rapat. Untuk lebih jelasnya tentang kegiatan penggandaan,pelajarilah kompetensi berikut ini.

Pengertian Penggandaan

Mesin Pengganda

Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata

penggandaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata

penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakandapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat

diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan ataumemperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun

pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah

atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan,memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya

Fungsi Penggandaan

Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya

terdapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan

tugas penunjang.

Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi

bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas

rutin

2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari

dokumen, sesuai keinginan pimpinan

4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

5. Memberikan pelayanan informasi secara optimal dalam rangka efektivitas penyelesaianpekerjaan kantor.

Macam-Macam Alat Pengganda

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagisuatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen,

misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus

mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :

1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi

dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan

menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah

warna sesuai keinginan.3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil

untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah

ditutup dengan koreksi lak.Untuk membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik ( dengan cara memindahkan

http://menanganipenggandaandokumen.blogspot.com/2011/04/menggandakan-dokumen.htmlhttp://menanganipenggandaandokumen.blogspot.com/2011/04/menggandakan-dokumen.html

8/3/2019 penggandaan dokumen

2/3

tulisan dengan mengetik di atas sheet stencil ), menggunakan printer ( mencetak di atassheet stncyl tanpa menggunakan tinta ), atau pena stylus ( dengan menulis di atas sheet

stencyl ).

Hasil yang diperoleh terdapat lubang lubang sablon huruf , karakter, gambar yang akan

digunakan untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan pada mesin stensil.

alat PenggandaDalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin foto

copy, dan anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy. Pada tahun 1939

seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan prosesduplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis

Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu

mesin ini diberi nama xerox. Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :

1. Mesin foto copy kecil (Portable), dengan ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing,

kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)

2. Mesin foto copy sedang (standar), dengan ciri ciri berat mesin 70 kg kecepatanmenyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4

(257x364 mm)

3. Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar

per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna,

serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

Mesin Foto Copy

Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada

permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan.Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang

berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin foto copy,

sebagai berikut :1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau

memegang lembaran asli yang akan dicopy

2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian

tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk

mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar

asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4. Tombol onoff (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan

mematikan mesin.

5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil

penggandaan

6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang

mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan

service mesin

8/3/2019 penggandaan dokumen

3/3

7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base).

Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan).

Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3,

B4 dan B5

Mesin Foto Copy Besar

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :

1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis,

sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari

lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rakdan 20 rak

4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak,dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4

Pengoperasian Mesin Foto CopyHidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel padagaris skala pada posisi yang tepat di tengah

2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF