Pengertian Gugus Kendali Mutu (GKM) / Quality Control Circle (QCC)

June 17, 2015 Dickson Kho Manajemen Kualitas

Pengertian Gugus Kendali Mutu (GKM) – Gugus Kendali Mutu (GKM) atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Quality Control Circle (QCC)  adalah suatu kegiatan dimana sekelompok karyawan yang bekerjasama dan melakukan pertemuan secara berkala dalam mengupayakan pengendalian mutu (kualitas) dengan cara mengidentifikasikan, menganalisis dan melakukan tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan dengan menggunakan alat-alat pengendalian mutu (QC Tools).

Alat-alat pengendalian Mutu (QC Tools) tersebut biasanya disebut dengan QC 7 Tools yang diantaranya adalah terdiri dari :

      Pareto Chart

      Cause & Effect Diagram (Fishbone Diagram)

      Scatter Diagram (Diagram Tebar)

      Control Chart (Peta Kendali)

      Check sheet (Lembar Periksa)

      Histogram

      Stratifikasi

Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) ini  pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli pengendalian mutu (kualitas) yaitu Prof. Kaoru Ishikawa pada tahun 1962 bersama dengan Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE). Perusahaan pertama yang menjalankan konsep Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah Nippon Wireless and Telegraph Company pada tahun 1962.

Anggota GKM (Gugus Kendali Mutu) pada umumnya adalah karyawan yang bekerja pada unit yang sama dengan Jumlah anggota GKM yang ideal sekitar 7 sampai 8 orang yang masing-masing terdiri dari Fasilitator, Pemimpin Tim (Team Leader) dan anggota.  Pembentukan GKM ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen dan melaporkan tujuan GKM serta rencana tindakan pemecahan masalah yang akan diterapkan kepada Manajemen perusahaan. Keputusan dan penerapan rencana tindakan pemecahan masalah tersebut harus mendapatkan persetujuan dan dukungan penuh dari Pihak Manajemen.

Tugas Fasilitator GKM diantaranya adalah memberikan pelatihan kepada pimpinan tim (Team Leader) dan juga anggota Tim serta mengkordinasi jalannya kegiatan GKM (Gugus Kendali Mutu) ini. Fasilitator juga berfungsi sebagai mediator antara GKM (Gugus Kendali Mutu) dengan pimpinan Perusahaan (Manajemen). Sedangkan tugas Pimpinan Tim (Team Leader) adalah memimpin GKM secara aktif, bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan GKM, Mendorong anggota untuk berperan aktif, 

menjadwalkan dan mengelola jalannya pertemuan serta bersama dengan Fasilitator memberikan pelatihan kepada anggota GKM.

Tujuan utama dari Quality Control Circle atau Gugus Kendali Mutu ini adalah untuk membahas permasalahan yang terjadi di perusahaan dan memberikan rekomendasi solusi-solusi terhadap pemecahan masalah tersebut kepada pihak Manajemen. Masalah-masalah yang dibahas adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan seperti Produk, Biaya, Waktu, Persediaan, Keamanan, Kesehatan dan Keselamatan kerja.

Melalui Kegitan GKM (Gugus Kendali Mutu), perusahaan juga dapat memotivasi karyawan, meningkatkan kemampuan karyawan dalam pemecahan masalah, meningkatkan keterlibatan karyawan serta menanamkan kesadaran karyawan tentang pentingnya pencegahan masalah.

Tahapan Pemecahan Masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM)

Tahapan-tahapan proses pemecahan masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM) diantaranya adalah :

1.           Mengumpulkan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan

2.           Memilih dan menetapkan prioritas masalah yang akan diselesaikan

3.           Menetapkan Target untuk Masalah yang akan diselesaikan

4.           Menyusun rencana kegiatan pemecahan masalah

5.           Merekomendasikan Solusi atau Rencana Pemecahan masalah kepada Manajemen Perusahaan

6.           Melaksanakan dan menerapkan Tindakan Pemecahan masalah yang telah disetujui oleh Manajemen Perusahaan

7.           Monitoring and Evaluasi hasil Pelaksanaan

8.           Melakukan Standarisasi

QUALITY ASSURANCE (QA) vs QUALITY CONTROL (QC)

Filed under: Mechanical — jakfarsegaf @ 12:21 am 

Beberapa tokoh mendefinisikan Quality, yaitu:

– Juran     : fitness to use, kecocokan penggunaan produk

– Crosby   : conformance to requirement, sesuai dengan yang dipersyaratkan

– Deming   : kesesuaian dengan market demand

– Feigenbaum         : total customer satisfaction

– Garvin & Davis    : suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia, proses, environment yang memenuhi atau melebihi harapancustomer.

Banyak perusahaan yang memakai Quality Assurance (QA) dan Quality Control ( QC) dalam satu Divisi, jadi QA itu ya QC. Quality Assurance dianggapQuality Control, walaupun mungkin kalau dari pengertian mungkin berbeda,tapi dalam faktanya QA adalah QC, jadi jarang ada Divisi Quality Assurancedipisah dengan Divisi Quality Control, karena sebenarnya acuan keduanya pada kualitas mutu, termasuk reliabilitinya.

Meskipun sasaran sama tentang kualitas tetapi QA dan QC adalah dua pekerjaan bidang yang berbeda, dimana QA itu adalah prosedur untuk pencapaian mutu. Misalnya Quality plan beserta dokumen pendukungnya. Dan QC adalah aktifitasnya (pelaksanaa dari prosedur tsb) yang dibuktikan denganrecord-record.

Menurut definisi pada ISO 9000:2000 (QMS-Fundamentals and Vocabulary), adalah sbb:

* Quality control (lihat section 3.2.10); part of quality management focused on fulfilling quality requirements.

* Quality assurance (lihat section 3.2.11); part of quality management focused on providing confidence that quality requirements will be fulfilled.

Jadi kalau coba diterjemahkan, secara singkat QC terfokus pada pemenuhan persyaratan mutu (produk/service) sedangkan QA terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dapat dipenuhi. Atau dengan kata lain, QA membuat sistem pemastian mutu sedangkan QC memastikan output dari sistem itu memang benar-benar memenuhi persyaratan mutu.

Kalau dari definisi ini, kegiatan-kegiatan inspeksi dan uji (in-coming, in-process, outgoing) akan masuk kategori QC, sedangkan hal-hal seperti perencanaan mutu, sertifikasi ISO, audit sistem manajemen, dsb tentu masuk kategori QA.

Beberapa perusahaan, saat ini tidak lagi membedakan antara QA dan QC di dalam operasional quality management-nya. Cukup disebut departemen Quality, di dalamnya ada kegiatan merancang jaminan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi dan sekaligus bagaimana memenuhi persyaratan mutu tersebut.

QA = Quality Assurance , to lead and operated by assure of an organization successfully, it is necessary to direct and control it in a systematic and transparent manner. Maksudnya adalah meyakinkan/menjamin secara kualitas dengan suatu sistematis kerja dan keterbukaan untuk keberhasilan suatu pekerjaan secara keseluruhan organisasi di setiap lini dengan melalui sistem control.

QC = Quality Control, to take control of quality by procedural and applicable reference that implemented direct to process system in good and full fill of minimum requirement as finally results. Maksudnya adalah pengendalian mutu dengan prosedur kerja berdasarkan referensi yang dapat diterapkan dan diimplementasikan langsung di proses pekerjaan tersebut untuk memenuhi persyaratan minimum sebagai hasil akhir pekerjaan.

Hubungan pendeknya adalah bahwa QA yang meyakinkan / menjamin QC.

QC adalah sistem kendali yang terintregrasi didalam proses, dia berfungsi mencegah terjadinya defect/ non corformity output, salah satu cara yang sudah kita kenal antara lain right from begining atau benar sejak awal. metode ini terbukti mampu mengeliminir non corformity (ketidaksesuaian) pada output dengan pencegahan.

Sedangkan QA lebih tinggi letaknya dalam struktur organisasi, dia memberi terhadap arahan yang keputusan akhirnya adalah layak atau tidaknya produk dikeluarkan. Proses ini tentunya melibatkan proses-proses lainnya seperti produksi, inventory,maintenance. QA lebih menjaga corporate image dengan mencegah defect ke konsumen. parameternya hanyalah hitam-putih dengan nilai yang telah dirumuskan dalam fungsi yang kita sebut kualitas.

QC sering membuat suatu organisasi menjadi menggelembung dan gemuk, jika kita tidak memahami konsep produktifitas. karena man power planning-nya akan menggelembung atas nama azas independent, sebenarnya orang-orang yang terlibat dalam proses tersebut itulah fungsi QC. orang Jepang sangat paham akan hal ini dan melahirkan suatu model management yang disebut TQC dengan produknya yang kita kenal sebagai GKM (Gugus Kendali Mutu). kesadaran mereka untuk memperbaiki aktifitas yang tidak perlu dan mengefisienkan langkah proses diluar jam dan lokasi kerja (walaupun sambil minum di kedai minuman atau makanan). Sesungguhnya proses PDCA sedang berjalan lewat diskusi non formal.

ini bukan hal yang mudah sebab “Management is no Sains”

contohnya : Total Quality Management berasal dari Mike Robson, seorang inggris, berdasarkan prinsip bahwa setiap pekerja secara individu mempunyai tanggung jawab terhadap kualitas pekerjaannya dan pemikiran ini dikembangkan juga kepada para pemasok supaya perusahaan dapat memproduksi barang dan atau jasa yang berkualitas.

Prinsip ini dikembangkan dari Total Quality Circle yang berasal dari Jepang, dimana para pekerja berkumpul dalam gugus kendali mutu untuk mendiskusikan dan memecahkan masalah dan apa yang dapat dilakukan untuk perbaikan dan peningkatan kualitas. Hingga “poke yoke” dari Shigeo Shingo yang menjadi dasar pengembangan SIX SIGMA.

Secara fungsi QC merupakan orang operasional yang langsung melakukan aktivitas checking atau inspeksi terhadap produk, kalau di lini produksi biasanya ada seoarang yang berfungsi sebagai pengontrol kualitas produk seperti sampling dan aktifitas lainnya.

Sedangkan untuk QA, dia lebih berperan sebagai analyst untuk memperbaiki mutu produk, dan datanya bisa diperoleh dari data sampling orang QC ataufeedback dari internal perusahaan ataupun adanya quality complain dari luar perusahaan yaitu customer. Dan QA biasanya juga berperan sebagai sertifikasi dari produk tersebut…

Jadi intinya QC adalah seorang executor/operator dan QA adalah conceptor.

QA : Penjamin Mutu …

QC : Pengendali Mutu…

Kembali ke perbedaan QC dan QA. Quality control (pengendalian mutu) adalah kegiatan untuk memantau, mengevaluasi dan menindaklanjuti agar persyaratan mutu yang ditetapkan tercapai (Product, process, service, inspection, testing, sampling, measurement dan calibration).

Sedangkan Quality Assurance (penjaminan mutu) adalah semua tindakan terencana, sistematis dan didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan bahwa persyaratan yang ditetapkan “akan dijamin” tercapai. Salah satu elemen dari QA adalah QC. Elemen yang lain yaitu: Planning, organization for quality, Established Procedure, Supplier Selection, Corrective Action, Document

control, training, Audit dan Management review. 

QA (Quality Assurance) : tugasnya memahami specification customer dan standard yang berhubungan dengan produk, kemudian membuat / menentukan cara inspectionnya (berupa prosedur) dan mendokumentasi hasil inspectionnya (manufacturing data report). QA lebih banyak paper work, umumnya memiliki skill inspection yang baik dan skill menulis procedure dan familiar dengan engineering & industrial standards.

QC (Quality Control) : tugasnya melakukan inspection berdasarkan prosedur yang dibuat dan disahkan oleh QA. QC lebih banyak melakukan inspectionpada process manufacturing dan membuat laporannya

Dalam perusahaan besar, biasanya QA dan QC dipisah dan memiliki pimpinan masing-masing. Sedang dalam perusahaan menengah / kecil kebanyakan digabung.

QA ada di dalam suatu perusahaan yg sudah establish/ memiliki sertifikasi ISO. Dan ruang lingkupnya lebih besar dalam menjamin kualitas produk dan juga berhak mereview suatu standart/metode analisa demi menjaminan mutu. Sedangkan QC ruang lingkupnya hanya pengontrol tidak seperti QA.

Jika terdapat QA pd suatu perusahaan, maka bisa dipastikan terdapat QC di dalamnya.