PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIANIstilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut : Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya. Menurut Litlefield & Petterson mengatakan Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUANAdapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.5. Pengawasan mudah dilaksanakan.6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.3. Pengawasan dapat dipermudah.4. Hubungan dapat dipercaya.5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang KantorAzas tata ruang kantorMenurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.Asas rangkaian kerjaAsas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruanganMaksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerjaAsas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantora. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang TertutupSuatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya: Moral pekerja atau staf tetap terjaga. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga. Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya. Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya: Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat. Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah. Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II. Tata Ruang TerbukaDalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.Keuntungannya: Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai. Hubungan antar pegawai cepat dan mudah. Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar. Mudah merubah ruangan. Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya: Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus. Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia. Pekerja akan kehilangan kepribadian. Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain. Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan. Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUPRuang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter. Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D. LINGKUNGAN FISIK KANTORSalah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya: - Pengembangan kantor dimasa yang akan datang. - Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang. - Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor. - Udara yang bersih dan segar. - Ongkos pemeliharaan yang rendah. - Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG1. Perencanaan CahayaPenerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.b. Kualitas pekerjaan lebih baik.c. Kesalahan-kesalahan berkurang.d. Semangat kerja pegawai lebih baik.e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan WarnaDengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:a. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandanganb. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.e. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya:a. Kepercayaan terhadap kantorb. Efisiensi atau produktifitasc. Moral

3.Perencanaan UdaraDengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:a. Kenyamanan bekerja pegawai terjaminb. Produktivitas kerja yang lebih tinggic. Kualitas pekerjaan yang lebih baikd. Semangat kerja yang lebih tinggie. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baikf. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan SuaraDengan suara gaduh berakibat pada:a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawaib. Kesulitan mengadakan konsentrasic. Kesalahan yang lebih banyakd. Kelelahan yang bertambahe. Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suarab. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipisc. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapatd. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.

F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTORPenyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTORPenataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.