PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK

DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN IIKEDEPUTIAN BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

SITASITA

SITA

DMS

• DMS (Document Management System)

• S.I.T.A (Sistem Informasi Tata Letak Takah)

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

APLIKASI IMAGE DOCUMENT

Maksud & Tujuan

Membuat Sarana Penyimpanan Arsip / dokumen dalam bentuk Media Baru (Aplikasi Image Dokumen)

Duplikasi / membackup Arsip kertas (Fisik) ke dalam bentuk digital/elektronik (Format Image : Pdf).

Mempermudah pencarian arsip/dokumen dengan memberikan informasi tata letak takah dan informasi

gambar (image dokumen).

A.KONDISI :Bersifat nasionalMencakup PNS seluruh IndonesiaKapasitas database besarMenggunakan jaringan internet

(online)Menyimpan Image Dokumen (± 10

jenis dokumen kepegawaian)

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

B. FITUR :Pindai dokumenPencarian dokumenMengupdate dokumenMemposisikan dokumenMendaftarkan jenis dokumen baruPengelolaan lokasi takahPeminjaman dokumenLog dokumen

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (2)

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

A. KONDISI : Dapat dimanfaatkan sesuai kondisi di

masing-masing instansi Tidak bergantung kondisi geografis Berbasis web menggunakan PHP &

MySQL Dapat berdiri sendiri (stand alone)

maupun client-serverSOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN

II

S I T A

B. FITUR: Pindai dokumen menggunakan aplikasi standar

dari scanner Pencarian letak & image dokumen Pengelolaan lokasi dokumen Upload dokumen Management database Management user (pengguna) Menambahkan jenis dokumen baru Log dokumen

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

S I T A (2)

Admin Operator ScanOperator Scan Admin

Internet

PENGGUNAAN APLIKASI SITA DENGAN SYSTEM CLIENT - SERVER

LAN Wifi

Web Server SITA

Modem

UserUser

Local Server SITA

SPESIFIKASI MINIMUM KOMPUTERUNTUK SERVER APLIKASI SITA

Processor Multi processor Cache,up to 3.80 GHz

Memory DDR3 4Gb DDR3

Harddisk 3.5Inch 1 TerraByte

Optical Drive DVDRW

LCD 17inch Keatas LED Size 17 inch

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

Scanner yang digunakan BKN

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

SPESIFIKASI SCANNERType Flatbed / ADFscannerScan Type CCD sensorResolution Settings 600 dpi, 400 dpi, 300 dpi, 200 dpiFlatbed Scan Area A4DADF Scan Area A4Duplex YesDADF Capacity 50 sheets1-Sided Scan Speed 40 spm (black) / 23spm (color or grayscale), at A4 size, 300 dpi

Duplex Scan Speed 20 spm (black) / 14spm (color or grayscale), at A4 size, 300 dpi

Paper Size Maximum: Minimum:

215 mm x 330 mm 100 mm x 148 mm

Paper Weight Simplex: Duplex:

35-120 g/m2

50-120 g/m2

Output Format Black: Grayscale :Colour:

TIFF(single-page/multi-page), XDW, TIFF, JPEG, XDW, PDF, JPG,GIF PDF,JPEG,JPG,GIF TIFF, JPEG, XDW, PDF, JPG,GIF TIFF, JPEG, XDW, PDF, JPG,GIF

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

LEMARI TAKAH

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

PEMANFAATAN APLIKASI DMS DAN SITANO PEMANFAATAN APLIKASI DMS APLIKASI SITA

1 Kewenangan & Penggunaan BKN dan Kanreg BKN Instansi Pusat dan Daerah2 Database Nasional, menggunakan Oracle Lokal, menggunakan MySQL3 Aplikasi Web Menggunakan Bahasa Pemrograman Java Menggunakan Bahasa Pemrograman PHP

4 Penggunaan Internet Menggunakan Jaringan Internet atau VPN

Bisa menggunakan Jaringan LAN (Client-Server), atau bisa berdiri sendiri (Stand-Alone), atau jika di publis di web, bisa menggunakan Internet

5 Mesin ScannerBaru Kompatibel dengan Scanner Tipe HP Scanjet 8270, N8420 dan Fujitsu

Kompatibel dengan semua Merk Scanner

6 Upload DokumenOperator Scan hanya membuka 1 (satu) Aplikasi

Operator Scan membuka 2 (dua) Aplikasi : 1. untuk menyimpan hasil scan; 2. untuk meng-upload dokumen

7 Penataan Takah Aplikasi mengikuti kondisi Takah yang ada

Aplikasi membuat Generate Susunan Takah secara Otomatis, sesuai dengan jumlah lemari yang ada, sehingga Posisi Takah menyesuaikan dengan Aplikasi

8 Peminjaman DokumenSudah ada Fitur Pengendalian Peminjaman Dokumen

Belum ada Fitur Pengendalian Peminjaman Dokumen

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II

TERIMA KASIH

Contact Person :Sub Direktorat Arsip Kepegawaian Elektronik, Dit. Arsip Kepegawaian II Badan Kepegawaian NegaraTelepon : 021 – 8093008 ext. 2501/ 2503