Pengawasan

DOSEN : DIANA MARIFAH

MENGAPA FUNGSI PENGAWASAN DIPERLUKAN?

Perusahaan seringkali berhadapan dg masalah dalam pencapaian tujuan.

Hal tersebut mendorong perlu adanya fungsi manajemen yang diarahkanuntuk memastikan apakah rencana yang diimplementasikan berjalan sebagaimana mestinya dan telah mencapai tujuan yang ditetapkan ataukah tidak.

Selain memastikan juga perlu diketahui apa yang menjadi penyebab dan tindakan koreksi apa yang perlu dilakukan

Fungsi manajemen yang diarahkan untuk melakukan tindakan-tindakan tersebut adalah fungsi pengawasan/ pengendalian

DEFINISI

Pengawasan merupakan sebuah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut

( Schemerhorn)

Pengawasan merupakan proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan

(Stoner, Freeman, Gilbert)

Pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan sesuai dengan yang direncanakan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan korektif yang mungkin diperlukan, maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu (Mockler)

FUNGSI PENGAWASAN

Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam: menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan,

mendesain sistem informasi umpan balik,

membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,

menentukan apakah ada penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan

mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

TUJUAN DARI FUNGSI PENGAWASAN

Adaptasi Lingkungan

Meminimumkan Kegagalan

Meminimumkan Biaya

Antisipasi Kompleksitas Organisasi

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGAWASAN

PENETAPAN STANDAR DAN

METODE PENILAIAN KERJA

PENILAIAN KINERJA

APAKAH KINERJA YANG DICAPAI

SESUAI DENGAN STANDAR?

PENGAMBILAN TINDAKAN KOREKSI DAN MELAKUKAN EVALUASI ULANG

ATAS STANDAR YANG TELAH DITETAPKAN

TUJUAN TERCAPAI

YA

TIDAK

BEBERAPA GEJALA YANG MEMERLUKAN PROSES PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

Terjadinya penurunan pendapatan/ profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya

Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari keluhan pelanggan)

Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktivitas kerja yang menurun, dsb)

Berkurangnya kas perusahaan

Banyaknya pegawai yang menganggur

Tidak terorganisirnya setiap pekerjaan dengan baik

Biaya yang melebihi anggaran

Adanya penghamburan/ inefisiensi

FUNGSI PENGAWASAN DALAM PRAKTIK

PENGAWASAN BERDASARKAN PROSES KEGIATAN

FEEDFORWARD CONTROLS

Memastikan bahwa petunjuk yang jelas

dan faktor input yang ditetapkan

telah tersedia

CONCURRENT CONTROLS

Memastikan bahwa segala proses dan

perangkat penunjang berjalan

sebagaimana mestinya

POSTACTION CONTROLS

Memastikan bahwa output yang

dihasilkan sesuai dengan standar

yang telah ditetapkan

FUNGSI PENGAWASAN DALAM PRAKTIK

PENGAWASAN INTERNAL DAN EKSTERNAL

Pengawasan internal : pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap pekerja terhadap tugas yang dibebankan kepadanya

Pengawasan eksternal : pengawasan yang dilakukan terhadap seseorang atau bagian oleh orang lain

FUNGSI PENGAWASAN DALAM PRAKTIK

PENGAWASAN DI BAGIAN SDM

PENGAWASAN DI BAGIAN INFORMASI

PENGAWASAN DI BAGIAN KEUANGAN

PENGAWASAN DI BAGIAN PEMASARAN

PENGAWASAN DI BAGIAN OPERASI/ PRODUKSI

MEMPERTAHANKAN FUNGSI PENGAWASAN

SISTEM PENGAWASAN TRADISIONAL

Adalah upaya atau sistem untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standar dan berbagai upaya untuk mencapai standar tersebut.

Jika standar dapat dicapai, maka kinerja tercapai dengan baik, sebaliknya jika standar tidak tercapai, maka kinerja dianggap tidak tercapai dengan baik

Umumnya, sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatanmonitoring yang bersifat eksternal

MEMPERTAHANKAN FUNGSI PENGAWASAN

SISTEM PENGAWASAN BERDASARKAN KOMITMEN

Lebih menekankan pengawasan dari fungsi internal

Mendasarkan pada kesadaran diriindividudalam setiap pekerjaan yangdilakukan

Pengawasan mandiri oleh individu diyakini akan mampu mempertahankan sistem pengawasan dalam jangka panjang, dikarenakan pegawai akan terbiasa dengan budaya kerja yang produktif dan independen sehingga berbagai standar kinerja perusahaan akan diupayakan sebagai bentuk kesadaran, komitmen, perasaan memiliki sehingga menginginkan perusahaan mencapai tujuan terbaik

SELESAI

SELAMAT BERJUANG UNTUK UJIAN, SEMOGA SUKSES!