PengantarBanyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan tentang manajemen, serta penyusunan personalia.

B. Definisi Organisasi (Organization)Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :1. Adanya tujuan bersama2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih3. Adanya pembagian tugas4. Adanya kehendak untuk bekerja sama

C. Struktur OrganisasiDidefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :1. Spesialisasi kegiatan2. Koordinasi kegiatan3. Standarisasi kegiatan4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan5. Ukuran satuan kerja

D. Bentuk-bentuk OrganisasiBagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja2. Rantai perintah3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan5. Tingkatan manajemenAdapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :1. Bentuk Piramidal2. Bentuk Vertikal3. Bentuk Horisontal4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi GarisMerupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.Kebaikannya :a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.c. Proses pengambilan keputusan cepat.d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.2. Organisasi Garis dan StafDianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.Kebaikannya :a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.Kelemahannya :a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.c. Kesatuan komando berkurang.

d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.3. Organisasi Fungsional Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.Kebaikannya :a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.Kelemahannya :a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.4. Organisasi PanitiaOrganisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.Kebaikannya :a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.Kelemahannya :a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat

pelaksanaan tugas.b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

E. Organisasi Formal dan InformalRagam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :Organisasi Statis :Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.Organisasi Dinamis :Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.Organisasi Formal :Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.Organisasi Informal :Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

F. Departementasi (Departementation)Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :1. Departementasi Fungsional Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.Kebaikannya :a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasic. Memusatkan keahlian organisasid. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.Kelemahannya :a. Menciptakan konflik antar fungsib. Adanya kemacetan pelaksanaan tugasc. Umpan balik yang lambatd. Memusatkan pada kepentingan tugasnyae. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2. Departemen DevisionalDengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.a. Struktur organisasi divisional atas dasar produkSetiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.c. Struktur organisasi divisional atas dasar langgananPengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

G. Koordinasi (Coordination)Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.1. Pedoman Koordinasi :

a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang EfektifKebaikan :a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.Kelemahan :a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.b. Perbedaan dalam orientasi waktuc. Perbedaan orientasi antar pribadid. Perbedaan dalam formalitas struktur3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektifa. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral :- Hubungan langsung- Hubungan kelompok langsung- Hubungan silang

H. Rentang Manajemen (Span of Control)Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.

I. Wewenang ( Authority )Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver ).Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :1. Memahami kominikasi tersebut

2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya. 2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

J. Lini Dan StafStaf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang dihadapi.Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.3. Punya semangat kerja sama yang ramah4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.5. Kesederhanaan 6. Kemauan baik dan optimisKualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.Wewenang lini ( Lini Authority ) Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

Wewenang Staf ( Staff authority ) Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia lini.

Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan 2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

K. Sentralisasi Dan DesentralisasiSentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya.Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat. Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :1. Filsafat manajemen2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi 3. Startegi dan lingkungan organisasi4. Penyebaran geografis organisasi5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif6. Keanekaragaman produk dan jasa7. Karakteristik organisasi lainnya.8. Kualitas manajer

L. Penyusunan Personalia ( Staffing )Proses Penyusunan PersonaliaFungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua factor di dalam organisasi.Proses penyusunan personalia terdiri atas :1. Perencanaan sumber daya manusia2. Penarikan tenaga kerja3. Penyeleksian tenaga kerja4. Pengenalan dan orientasi organisasi5. Latihan dan pengembangan karyawan6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan7. Pemberian balas jasa dan penghargaan 8. Perencanaan dan pengembangan karier.

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-

tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah

(departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk

mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan

organisasi, yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled

interdependence)

Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan

yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung

pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu

hasil akhir.

2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential

interdependence)

Dimana suatu satuan organisasi harus pekerjaannya terlebih dahulu

sebelum satuan lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik (raciprocal

interdependence)

Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan

organisasi.

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara

bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam

organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan

pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara

mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2. Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus

dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian

penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-

masalah jangka panjang.

3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan

keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian

penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap

orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan

yang lain.

4. Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-

metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi

program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang

Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara

langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan

informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi,

semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi

merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:

1. Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN

DASAR

Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki

manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-

kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

2. Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI

POTENSIAL

Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi

saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

3. Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN

KOORDINASI

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan

cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan

penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan

organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi

agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar

1. Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal,

hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat

menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta

dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2. Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk

menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi

peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui

pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang

sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi

memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk

mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Meningakatkan koordinasi potensial

1. Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-

tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar

rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan

dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi,

dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi

yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

2. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral

membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada

tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu:

a. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat

meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

b. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar

departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

c. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara

formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas

dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

d. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal

manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa

atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan

perhatian yang terus menerus dari seseorang.

e. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan

menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang

diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi

pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif

mengoordinasikan tugas tertentu.

f. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi

penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi, yaitu:

1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi

satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau

waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul

berkurang.

2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah

karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat

berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu

organisasi operasi (perusahaan).

Penentuan Mekanisme Koordinasi yang Tepat

Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling

baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi

untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi. Bila kebutuhan lebih

besar dari kemampuan, organisasi harus menentukan pilihan:

meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan.

Sebaliknya, terlalu besar kemampuan pemrosesan informasi relatif

terhadap kebtuhan secara ekonomis tidak efisien, karena untuk

menciptakan dan memelihara mekanisme-mekanisme tersebut

adalah mahal. Kegagalan untuk mencocokkan kemampuan

pemrosesan informasi dengan kebutuhan akan menyebabkan

penurunan prestasi.

Perbandingan mekanisme-mekanisme pengkordinasian.

Mekanisme Kompleksitas Biaya Kapasitas

pemrosesan

informasi

Sederhana Murah Rendah

1. Aturan dan prosedur

2. Hirarki manajemen

3. Rencana dan penetapan

tujuan

4. Sistem informasi

Vertikal dan/atau

hubungan lateral

Kompleks Mahal Tinggi

RENTANG MANAJEMEN

Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan

manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian

besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip

rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat

dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang

terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang

terlalu sedikit juga kurang baik.

Istilah-istilah lain rentang manajemen:

1. span of control

2. Span of authority

3. Span of attention atau span of supervision

Hubungan rentang manajemen dan koordinasi:

”Semakin besar jumlah rentang, semakin sulit untuk mengoordinasi

kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif.”

Alasan mengapa penentuan rentang yang tepat sangat penting

adalah:

1. Retang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari

manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.

Terlalu melebarnya rentang berarti manajer harus mengendalikan

jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien.

Sebaliknya jika rentang terlalu sempit dapat menyebabkan manajer

tidak digunakan sepenuhnya.

2. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi

dan struktur organisasi.

Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan

berbebtuk ”tall” dengan banyak tingkat pengawasan di antara

manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Sedangkan rentang

manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang

berbentuk ”flat” yang berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan

akan mempengaruhi efektifitas manajer di semua tingkatan.

Jumlah Rentang Yang Ideal

Menurut Henri Fayol

Jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh setiap

pengawas produksi dalam organisasi adalah 20 sampai 30 karyawan,

sedang setiap kepala pengawas (superintendent) dapat mengawasi

hanya 3 atau4 pengawas produksi.

Menurut V.A. Graicunas (Konsultan dan ahli Matematika Perancis)

Dalam memilih suatu rentangan, menajer harus mempertimbangkan

tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan

bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan

bawahan dalam kelompok dua atau lebih. Jadi, dengan tiga karyawan

seorang manajer mempunyai hubungan dengan setiap individu, dan

dengan tiga kelompok yang berbeda, yaitu kombinasi dari setiap dua

karyawan, dan dengan kelompok yang terdiri dari ketiganya.

Pendekatan Graicunas:

Keterangan:

R = Jumlah Hubungan

n = jumlah bawahan

Menurut Lyndall F. Urwick

Tidak ada eksekutif yang dapat mengendalikan secara langsung

kerja lebih dari lima, atau paling banyak enam bawahan.

Menurut Jendral Ian Hamilton

Otak rata-rata manusia hanya memiliki ruang lingkup yang efektif

dalam penanganan dari tiga sampai enam otak manusia lainnya.

Meskipun begitu jumlah rentang menejemen yang mutlak ideal sulit

ditentukan, karena hal ini tergantung pada banyak variabel, seperti

besarnya organisasi, teknologi, spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin,

tingkat manajemen dan sifat-sifat pekerjaan lainnya. Karena itu para

penulis hanya dapat menemukan rentang yang optimal untuk situasi

khusus melalui penentuan batasan rentangan bagi organisasi pada

umumnya.

Rentang Manajemen dan Tingkatan Organisasional

A. 1 Tingkatan Manajemen

1 Manajer Rentangan datar (Flat)

(32) Karyawan

B. 2 Tingkatan Manajemen

5 Manajer Rentangan lebih tinggi

C. 3 Tingkatan Manajemen

11 Manajer

Rentang Tinggi (tall)

PENJELASAN

Suatu organisasi (secara teoritik) dengan 32 tenaga operatif

ditunjukan dalam tiga struktur rentang manajemen, di mana setiap

struktur memerlukan jumlah manajer yang berbeda.

Pada struktur A, seorang menajer mengawasi secara langsung

keseluruhan 32 bawahan, yang menghasilakn rentang manajemen

yang sangat lebar dan struktur organisasi yang datar (flat).

Pada struktur B, menunjukan rentangan manajemen yang lebih

sempit dan struktur organisasi yang lebih tinggi.

Pada struktur C, dengan retang manajemen hanya 4 ada 11

manajemen dengan 3 tingkatan, yang membuat rentang manajemen

sangat sempit dan struktur organisasi sangat tinggi.

Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit

1. Rentang Manajemen Yang Melebar

Alasan digunakan: Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung

mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke

bawah.

Lebih banyak jumlah tingkatan yang dilalui informasi, lebih besar

kemungkinan penyimpangan atau distorsi.

Penambahan tingkatan menajemen memakan biaya, karena

memerlukan penambahan gaji meterial.

Penggunaan sumber daya manajer secara efisien.

2. Rentang Manajemen Yang Menyempit

Alasan digunkan: pada umumnya moral dan produktifitas karyawan

akan meningkat dalam organisasi-organisasi kecil daripada dalam

organisasi-organisasi besar.

Penggunaan rentang manajemen terlalu melebar berarti manajer

tidak akan dapat menjalankan fungsi-fungsi dengan efektif dan

mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara

perseorangan.

Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu

mengelola fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen

Pada dasarnya faktor-faktor pengaruh yang dipertimbangkan adalah:

1. Kesamaan fungsi-fungsi

Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok

kerja, rentangan semakin melebar.

2. Kedekatan geografis

Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan

semakin melebar.

3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan

Semakin sedikit pengawasan lengsung dibutuhkan, rentangan

semakin melebar.

4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan

Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin

melebar.

5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer.

Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin

melebar.

6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas.

Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi

seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan

semakin melebar.

Secara ringkas, tidak ada rumusan ajaib yang dapat menentukan

ukuran rentang manajemn yang tepat. Contigency approach dalam

mana ukuiran rentangan bervariasi menurut beberapa variabel

memberikan pengertian tersebut.

Faktor-faktor lain yang dapat digunakan sebagai pedoman:

1. Faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi.

Rentang manajemen dapat relatif melebar bila:

Pekerjaan bersifat rutin

Operasi-operasi stabil

Pekerjaan bawahan sejenis

Bawahan dapat bekerja tidak tergantung satu dengan lain

Prosedur-prosedur dan metoda-metoda dibuat secara baik dan

telah diformalisasi

Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.

2. Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan

Rentang manajemen dapat relatif melebar bila:

Bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu.

Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.

3. Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan.

Rentangan manajemen dapat relatif melebar bila:

Manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi.

Manajer menerima bantuan dalam pelaksaan kegiatan-kegiatan

pengawasannya.

Manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan tambahan selama

pengawasan dilaksanakan.

Manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas daripada

ketat.

MAKALAH MANAJEMEN TENTANG ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN

PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

A. Pengantar

Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan

masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata

organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional,

seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan

olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan

penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.

Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan tentang

manajemen, serta penyusunan personalia.

MAKALAH MANAJEMEN ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN

PERSONALIA ORGANISASI

B. Definisi Organisasi (Organization)

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur

organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan

yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu

departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.

James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk

mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu

suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur

serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.

Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan

tertentu.

2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-

orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :

1. Adanya tujuan bersama

2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih

3. Adanya pembagian tugas

4. Adanya kehendak untuk bekerja sama

C. Struktur Organisasi

Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari

unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan

keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk

struktur organisasi.

3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan

sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1. Spesialisasi kegiatan

2. Koordinasi kegiatan

3. Standarisasi kegiatan

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5. Ukuran satuan kerja

MAKALAH MANAJEMEN ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI

D. Bentuk-bentuk Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang

menunjukkan hubungan kerja sama.

Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja

2. Rantai perintah

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat

digambarkan sebagai berikut :

1. Bentuk Piramidal

2. Bentuk Vertikal

3. Bentuk Horisontal

4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri

bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling

mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya :

a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.

b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan

bawahan.

c. Proses pengambilan keputusan cepat.

d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga

karyawan yang rajin dan malas.

Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :

a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan

tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.

b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka

ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang

tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam

organisasi.

Kebaikannya :

a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.

b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf

ahli.

c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-

sasi.

d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.

e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena

pimpinan masih dalam satu tangan.

f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan

kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya :

a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.

b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat

terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.

c. Kesatuan komando berkurang.

d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan

tugas.

3. Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada

perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikannya :

a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.

b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.

c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.

d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :

a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.

c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul

konflik.

4. Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah

organisasi tersebut.

Kebaikannya :

a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan

terperinci.

b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.

c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :

a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat

pelaksanaan tugas.

b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.

c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih

dipentingkan.

E. Organisasi Formal dan Informal

Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal,

organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional,

organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan

dibahas di sini, yaitu :

Organisasi Statis :

Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk

mencapai suatu tujuan.

Organisasi Dinamis :

Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan

departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.

Organisasi Formal :

Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai

suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

Organisasi Informal :

Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai

tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-

fungsi yang dilakukan tampak kabur.

F. Departementasi (Departementation)

Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam

dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan

departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :

1. Departementasi Fungsional

Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini

merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Kebaikannya :

a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

c. Memusatkan keahlian organisasi

d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam

organisasi.

Kelemahannya :

a. Menciptakan konflik antar fungsi

b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

c. Umpan balik yang lambat

d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya

e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

MANAJEMEN TENTANG ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN

PERSONALIA ORGANISASI

2. Departemen Devisional

Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap

divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini

dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.

Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan

usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran,

transportasi dan lain sebagainya.

c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan

pengelompokkan penjualan, pelayanan.

G. Koordinasi (Coordination)

Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat

dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai

rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan

dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,

sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang

akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

1. Pedoman Koordinasi :

a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian

bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa

organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi

dan memberi.

c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu

terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan

informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas

yang lain.

2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang Efektif

Kebaikan :

a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.

b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan

tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap

kemungkinan ketidak serasian antar bagian.

c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

Kelemahan :

a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.

b. Perbedaan dalam orientasi waktu

c. Perbedaan orientasi antar pribadi

d. Perbedaan dalam formalitas struktur

3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

a. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial,

rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta

lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara,

yaitu :

1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi.

Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.

2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan

dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral :

- Hubungan langsung

- Hubungan kelompok langsung

- Hubungan silang

MAKALAH ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA

ORGANISASI

H. Rentang Manajemen (Span of Control)

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara

efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang

mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.

Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya

dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan

yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula

jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan

rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi

dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara

rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen

struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan

membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.

I. Wewenang ( Authority )

Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan.

Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan.

Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan

kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam

organisasi.

Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak

melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua

sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang formal

merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari

tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.

Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal

diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak

tergantung pada penerima ( reciver ).

Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat

kewenangan bila memenuhi :

1. Memahami kominikasi tersebut

2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi

3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi

4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.

Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan

adannya.

1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara

mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua

yaitu :

a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini

tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.

b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa

besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.

Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :

1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan

sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.

2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa

hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,

3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut

telah diangkat sebagai pemimpinnya.

4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan

yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang

dibutuhkan.

5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan

menjadikannya sebagai panutan.

6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam

bidangnya.

2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk

melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya.

Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang

dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus

sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam

menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.

3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk

melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat

timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga

penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

J. Lini Dan Staf

Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan.

Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama

perusahaan atau organisasi.

Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau

perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis

ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang

dihadapi.

Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa

melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan

ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf

yaitu :

1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja

2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik

dan kepandaian yang ramah.

3. Punya semangat kerja sama yang ramah

4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.

5. Kesederhanaan

6. Kemauan baik dan optimis

Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.

Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur

orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.

Wewenang lini ( Lini Authority )

Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang

perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan

organisasi.

Wewenang Staf ( Staff authority )

Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada

personalia lini.

Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk

yaitu:

1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan

2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk

3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar

tercapainya tujuan.

4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

K. Sentralisasi Dan Desentralisasi

Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan

desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada

bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain

sebagainya.

Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan

tepat. Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :

1. Filsafat manajemen

2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi

3. Startegi dan lingkungan organisasi

4. Penyebaran geografis organisasi

5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif

6. Keanekaragaman produk dan jasa

7. Karakteristik organisasi lainnya.

8. Kualitas manajer

L. Penyusunan Personalia ( Staffing )

Proses Penyusunan Personalia

Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua faktor

diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan

lingkungan internal yaitu semua factor di dalam organisasi.

Proses penyusunan personalia terdiri atas :

1. Perencanaan sumber daya manusia

2. Penarikan tenaga kerja

3. Penyeleksian tenaga kerja

4. Pengenalan dan orientasi organisasi

5. Latihan dan pengembangan karyawan

6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan

7. Pemberian balas jasa dan penghargaan

8. Perencanaan dan pengembangan karier.

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat

dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen

dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority,

span of attention atau span of supervition.

Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan

tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa

seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu

banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga

kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat.

Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer

dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan

antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit

tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang

manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti

tingaktan manajemen semakin sedikit.

I. Wewenang ( Authority )Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver ).Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :1. Memahami kominikasi tersebut2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila

tidak melakukan perintah,3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya. 2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi

yang lebih baik. Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence)Dimana suatu satuan organisasi harus pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik (raciprocal

interdependence)Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2. Perbedaan dalam oriantasi waktuManajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4. Perbedaan dalam formalitas struktur.Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang EfektifKomunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi

merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:

1. Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASARDengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

2. Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIALMenjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

3. Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASIDalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar1. Hirarki manajerial.Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.2. Aturan dan prosedur.Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.3. Rencana dan penetapan tujuan.Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi

memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Meningakatkan koordinasi potensial1. Sistem informasi vertikal.Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.2. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.Beberapa hubungan lateral, yaitu:a. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.b. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.c. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.d. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.e. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.f. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi, yaitu:1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

Penentuan Mekanisme Koordinasi yang TepatPertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi. Bila kebutuhan lebih besar dari kemampuan, organisasi harus menentukan pilihan: meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan. Sebaliknya, terlalu besar kemampuan pemrosesan informasi relatif terhadap kebtuhan secara ekonomis tidak efisien, karena untuk menciptakan dan memelihara mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal. Kegagalan untuk mencocokkan kemampuan pemrosesan informasi dengan kebutuhan akan menyebabkan penurunan prestasi.

A. PengantarBanyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan tentang manajemen, serta penyusunan personalia.MAKALAH MANAJEMEN ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASIB. Definisi Organisasi (Organization)Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan

mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :1. Adanya tujuan bersama2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih3. Adanya pembagian tugas4. Adanya kehendak untuk bekerja sama

C. Struktur OrganisasiDidefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :1. Spesialisasi kegiatan2. Koordinasi kegiatan3. Standarisasi kegiatan4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan5. Ukuran satuan kerjaMAKALAH MANAJEMEN ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASID. Bentuk-bentuk OrganisasiBagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja2. Rantai perintah3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan5. Tingkatan manajemenAdapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :1. Bentuk Piramidal2. Bentuk Vertikal3. Bentuk Horisontal4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :1. Organisasi GarisMerupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.Kebaikannya :a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan

bawahan.c. Proses pengambilan keputusan cepat.d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.2. Organisasi Garis dan StafDianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.Kebaikannya :a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.Kelemahannya :a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.c. Kesatuan komando berkurang.

d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.3. Organisasi FungsionalOrganisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.Kebaikannya :a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.Kelemahannya :a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri sajab. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.4. Organisasi PanitiaOrganisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.Kebaikannya :

a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.Kelemahannya :a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

E. Organisasi Formal dan InformalRagam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :Organisasi Statis :Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.Organisasi Dinamis :Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.Organisasi Formal :Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.Organisasi Informal :Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

F. Departementasi (Departementation)Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu :1. Departementasi FungsionalMengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.Kebaikannya :a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utamab. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasic. Memusatkan keahlian organisasid. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.Kelemahannya :a. Menciptakan konflik antar fungsib. Adanya kemacetan pelaksanaan tugasc. Umpan balik yang lambatd. Memusatkan pada kepentingan tugasnyae. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.MANAJEMEN TENTANG ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI2. Departemen DevisionalDengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

a. Struktur organisasi divisional atas dasar produkSetiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.c. Struktur organisasi divisional atas dasar langgananPengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

G. Koordinasi (Coordination)Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.1. Pedoman Koordinasi :a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang EfektifKebaikan :a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.Kelemahan :a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.b. Perbedaan dalam orientasi waktuc. Perbedaan orientasi antar pribadid. Perbedaan dalam formalitas struktur3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektifa. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan

lateral :- Hubungan langsung- Hubungan kelompok langsung- Hubungan silangMAKALAH ORGANISASI, KOORDINASI, WEWENANG DELEGASI DAN PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASIH. Rentang Manajemen (Span of Control)Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit. Wewenang ( Authority )Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver ).Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi :1. Memahami kominikasi tersebut2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi4. mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,

3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.3. Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

J. Lini Dan StafStaf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi.Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang dihadapi.Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.3. Punya semangat kerja sama yang ramah4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.5. Kesederhanaan6. Kemauan baik dan optimisKualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.Wewenang lini ( Lini Authority )Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

Wewenang Staf ( Staff authority )Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia lini.Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan

agar tercapainya tujuan.4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

K. Sentralisasi Dan DesentralisasiSentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya.Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat. Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :1. Filsafat manajemen2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi3. Startegi dan lingkungan organisasi4. Penyebaran geografis organisasi5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif6. Keanekaragaman produk dan jasa7. Karakteristik organisasi lainnya.8. Kualitas manajer

L. Penyusunan Personalia ( Staffing )Proses Penyusunan PersonaliaFungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal yaitu semua factor di dalam organisasi.Proses penyusunan personalia terdiri atas :1. Perencanaan sumber daya manusia2. Penarikan tenaga kerja3. Penyeleksian tenaga kerja4. Pengenalan dan orientasi organisasi5. Latihan dan pengembangan karyawan6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan7. Pemberian balas jasa dan penghargaan8. Perencanaan dan pengembangan karier.