Pendahuluan · Web viewPerjalanan ke PT Abadi Rama Textile. Menunggu Mr Rajaj. Menawarkan produk...

MODUL PERKULIAHAN

SALESMANSHIP

MANAJEMEN WAKTU

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

ProgramManajemen 14 84046 Christina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M

Abstract KompetensiMenjelaskan pentingnya pengelolaan waktu bagi sales executives, bagaimana merencanakan hari kerja, dan bagaimana meningkatkan produktivitas hari kerja.

Mampu melakukan manajemen waktu dengan benar.

PendahuluanDi kebanyakan survei dari program pelatihan bisnis, manajemen waktu merupakan salah

satu topik yang paling sering diajarkan. Alasannya adalah produktivitas yang tinggi dapat

dicapai melalui manajemen waktu yang lebih baik. Demikian pula dengan seorang Sales

Executive, harus mampu mengelola waktunya dengan baik. Hal ini karena, Sales

Executives adalah pekerja lapangan. Pada saat di lapangan, mereka menjadi tuan atas

dirinya sendiri. Mereka bekerja tanpa pengawasan langsung dari atasannya. Mereka bebas

mengatur diri sendiri, pekerjaan dan jam kerjanya. Mereka bebas menemukan siapa yang

akan ditemui dan kepada siapa barang atau jasa akan ditawarkan. Walaupun bebas

mengatur diri sendiri, namun di balik kebebasan itu termuat tanggung jawab yang tidak

ringan. Di lapangan, seorang Sales Executives menghabiskan sebagian besar hari kerjanya

itu. Jumlah hasil penjualan yang dapat mereka capai sangat tergantung dari keberhasilan

mereka mengelola hari, jam, dan menit-menit kerjanya. Bagi Sales Executives, waktu adalah

uang.

Bagaimana Tenaga Penjual Membagi Waktu Mereka Bagaimana tenaga penjual menghabiskan waktu mereka ? Pada gambar 14.1 terlihat

bahwa waktu yang digunakan untuk menjual, baik kepada pelanggan, prospecting, atau

pada service call, secara rata-rata kurang dari 50% waktu seorang Sales Esecutives.

Sedangkan sisa waktunya adalah untuk mengerjakan tugas administrasi sebesar 34 % dan

untuk menunggu atau di perjalanan sebesar 32%.

Memperbaiki jumlah waktu yang dipergunakan adalah peluang untuk menghasilkan

produktivitas yang tinggi. Diperkirakan bahwa 10 % perbaikan pada waktu tenaga penjual

akan menghasilkan lebih dari 5% kenaikan dalam volume penjualan. Hal ini merupakan

salah satu alasan mengapa perusahaan berinvestasi besar pada teknologi tenaga penjual.

Pentingnya teknologi ditunjukkan pada gambar 14.1 yang menunjukkan bahwa tenaga

penjual menghabiskan 15% waktu mereka pada service calls.

2016 2 Salesmanship

Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id

http://www.mercubuana.ac.id/

Gambar 14.1. Bagaimana tenaga penjual menggunakan waktu mereka

Manajemen Waktu Tenaga PenjualMeskipun semua perusahaan menekankan pada peningkatan waktu penjualan, 34% dari

waktu tenaga penjual dihabiskan pada tugas-tugas administrasi. Gambaran ini tidak berubah

selama dekade 2 tahun terakhir. Meskipun penting bagi tenaga penjual untuk memberikan

informasi kepada perusahaan pelanggan dan pesaing, kunci utama untuk mengelola waktu

secara efektif adalah mengetahui dan mengendalikan aktivitas yang cenderung

menghabiskan waktu. Berikut ini adalah daftar apa yang kebanyakan tenaga penjual

pertimbangkan sebagai penyebab waktu terbuang :

1. Interupsi telepon

2. Kunjungan singgah sebentar

3. Kekurangan disiplin diri

4. Krisis

5. Meeting

6. Kekurangan tujuan, prioritas, dan deadlines

7. Tidak memutuskan dan menunda-nunda

8. Berusaha melakukan banyak di waktu yang sama

9. Meninggalkan tugas yang belum selesai

10. Komunikasi yang tidak jelas

Dua hal yang menghabiskan waktu terbesar adalah interupsi telepon dan kunjungan.

Sisanya adalah kekurangan disiplin, lemahnya tujuan, yang mengindikasikan manajemen

diri yang lemah dari tenaga penjual. Salah satu aspek manajemen waktu yang penting

dalam penjualan adalah mengetahui kapan pelanggan bersedia memberikan waktu untuk

bertemu. Kuncinya adalah melakukan kontak dengan pelanggan pada waktu tersebut, dan

menangani tugas-tugas lain di luar waktu tersebut.

Langkah awal yang sering direkomendasikan untuk memperbaiki manajemen waktu

adalah mempersiapkan daftar personal dan tujuan professional dan kemudian

2016 3 Salesmanship



melakukannya satu tahap pada waktu yang sama. Menulis apa yang akan dilakukan esok

hari adalah langkah awal yang baik. Langkah selanjutnya adalah untuk memberi ranking

(mengurutkan) tugas-tugas atas dasar tingkat kepentingannya. Kemudian, ketika kita

memulai hari, mulailah melakukan tugas pertama dan menyelesaikannya tugas tersebut

sampai selesai. Setelah itu, memeriksa kembali prioritas dan mulai melakukan tugas kedua.

Lanjutkan dengan tugas-tugas lainnya berdasarkan urutan tingkat kepentingannya.

Seseorang punya kebiasaan untuk membuat perencanaan harian, langkah selanjutnya

adalah untuk membuat perencanaan mingguan atau beberapa waktu ke depan.

Kebanyakan tenaga penjual membutuhkan perencanaan panggilan mingguan. Idenya

adalah untuk menyemangati tenaga penjual untuk merencanakan serangkaian panggilan

untuk setiap hari, untuk panggilan melakukan appointment, dan untuk pengaturan waktu

yang lebih baik. Sekarang teknologi seperti Blackberries dan smart phones membantu

manajemen waktu untuk tenaga penjual yang sibuk karena ukuran, kemudahan dibawa, dan

kemungkinan untuk dihubungkan dengan beragam personal computers.

Stephen Covey, seorang konsultan pengembangan pribadi dan professional memberi

saran untuk menganalisis manajemen waktu dengan menggunakan kerangka kerja, seperti

pada gambar 14.2. “Tingkat kepentingan” (importance) merujuk pada setiap aktivitas yang

penting bagi seseorang untuk dilakukan dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan “tingkat

urgensi” (Urgency) menunjukkan tekanan waktu yang kita rasakan untuk melakukan suatu

aktivitas. Menurut Covey, aktivitas pada kuadran Emergencies dan Recreations

membutuhkan perhatian mereka. Orang-orang mendapatkan kontrol atas hidup mereka

dengan memberikan sedikit waktu pada aktivitas yang membuang-buang waktu dan

memberikan perhatian lebih pada aktivitas personal growth. Time wasters (tingkat urgensi

tinggi, tetapi tingkat kepentingan rendah) yang meliputi panggilan telepon, pertemuan, dan

kerja administratif yang tidak diperlukan, adalah segala sesuatu yang meminta perhatian kita

segera. Aktivitas personal growth (tingkat urgensi rendah, tetapi tingkat kepentingan tinggi)

meliputi aktivitas seperti membaca jurnal professional atau buku-buku, mengikuti

pengembangan professional atau kursus eksekutif, mempelajari bagaimana area fungsional

lain berfungsi, atau memprospek pelanggan baru. Dengan mempertimbangkan tingkat

urgensi dan tingkat kepentingan akan memberikan perspektif berguna pada bagaimana kita

dapat menggunakan waktu kita lebih produktif.

2016 4 Salesmanship



Gambar 14.2. Manajemen waktu

Merencanakan Hari KerjaKinerja Sales Executives yang memuaskan dapat dicapai apabila mereka merencanakan

hari kerjanya dengan baik. Dengan rencana kerja yang professional, Sales Executives dapat

bekerja lebih efisien. Setiap jam kerja mereka di lapangan difokuskan pada upaya menutup

transaksi penjualan, bukan mengunjungi calon pembeli semata-mata. Dengan rencana

kerja yang baik, Sales Executives dapat melakukan kunjungan dan presentasi penjualan

yang lebih efektif, sehingga tidak memboroskan jam-jam kerja mereka tanpa hasil.

Bahan Masukan Rencana Kerja

Untuk menyusun rencana kerja diperlukan bahan masukan yang akurat. Bahan masukan

yang akurat membantu Sales Executives menyusun rencana kerja yang wajar, tidak terlalu

pesimis tetapi juga tidak terlalu optimis. Bahan masukan yang perlu disiapkan Sales

Executives untuk menyusun rencana kerja adalah sebagai berikut :

Laporan tentang para pelanggan tetap

Setiap Sales Executives sebaiknya mempunyai data tentang pelanggan-pelanggan yang

mereka kunjungi secara tetap. Pelanggan tetap adalah sumber pesanan pembelian

produk yang kontinyu. Sales Executives sebaiknya menyusun kartu-kartu pelanggan

tetap mereka secara alphabetis dari A sampai Z. Dalam setiap kartu pelanggan

dicantumkan nama, alamat, nomor telepon, telefax, e-mail. Juga dicantumkan tanggal-

tanggal kunjungan masa lalu dan tanggal-tanggal serta jumlah pesanan produk. Kalau

perlu dalam setiap kartu pelanggan dicantumkan preferensi hari dan jam kunjungan,

serta catatan penting yang ingin mereka ingat. Kartu-kartu pelanggan tersebut

dikelompokkan area demi area pemasaran, misalnya Jakarta Pusat, Jakarta Selatan,

Jakarta Utara, Jakarta Timur dan Jakarta Barat. Kartu tersebut dapat dipergunakan

sebagai bahan masukan menyusun rencana dan jadwal kunjungan tiap area pemasaran.

2016 5 Salesmanship



Contoh kartu-kartu pelanggan dapat dilihat pada tabel 14.1.

Tabel 14.1. Contoh Kartu Laporan Kunjungan Kepada Pelanggan

PT Abadi Rama Textile

Jl Raya Bekasi Km 22,5

Jakarta 13960

Telpon : 4894507 (5 lines)

Fax : 4894508

Contact person :

Mr. Rajaj Kumar

Purchasing Manager

Preferensi kunjungan

Rabu, Jum’at 11.00 – 13.

Kunjungan Pesanan pembelian

Tanggal Jenis kunjungan Tanggal Jumlah (Rp 000)

5/7/00 Presentasi produk

baru, menawarkan

produk lama.

Pelanggan akan

meneliti

penggunaan produk

baru

9/7/00 Produk lama : 1.758

22/7/00 Presentasi lanjutan

produk baru

Sumber : Sutojo, 2003 : 181

Dari contoh kartu pelanggan tersebut, Sales Executives mempunyai catatan kapan

kunjungannya terakhir kepada pelanggan tertentu, serta hasil yang diperoleh. Catatan

ini berguna untuk menyusun rencana kunjungan selanjutnya, termasuk kapan kunjungan

itu sebaiknya dilakukan dan apa yang akan dibicarakan.

Laporan tentang calon pembeli

Sebaiknya Sales Executives juga menyusun kartu calon pembeli yang pernah

dikunjungi. Bentuk kartu kunjungan itu sama dengan kartu pelanggan. Untuk calon

pembeli individual di samping nama dan alamat, juga dicantumkan pekerjaan dan

jabatan, usia, hobi dan informasi pribadi lainnya yang dapat dipergunakan untuk

memperlancar presentasi penjualan. Contoh kartu laporan calon pembeli, dapat dilihat

pada tabel 14.2.

Tabel 14.2. Contoh kartu laporan calon pembeli

2016 6 Salesmanship



H3

Feriawan Tanoto

Jl. Terate 12, Bukit Hijau

Jakarta Selatan, Telp.72220971, 722208722

Manajer Riset & Pengembangan Bank Umum, Usia 48 tahun.

Berkeluarga, dua putera (19 dan 14 tahun), SMU dan SLTP.

Hobby memancing ikan dan mengumpulkan barang antik.

Prospect tertarik pada polis asuransi kendaraan bermotor dan mungkin juga polis

asuransi kebakaran.

Tgl Kunjungan Catatan

20/2/00 Kepastian pembelian polis menunggu

kepastian kepindahan ke Surabaya – Juli

perlu dikunjungi lagi.

Sumber : Sutojo, 2003 : 183.

Laporan kegiatan sehari-hari

Laporan kegiatan sehari-hari wajib diisi Sales Executives tiap akhir hari kerjanya.

Catatan tentang jam-jam setiap kegiatan harus diisi seperti senyatanya dan bukan

perkiraan. Dengan laporan ini, Sales Executives memperoleh gambaran tentang berapa

jumlah waktu yang diperlukan untuk menjalankan tiap jenis kegiatan kerjanya. Contoh

laporan kegiatan sehari-hari dapat dilihat pada tabel 14.3.

Tabel 14.3. Contoh kartu laporan kegiatan harian.

Tanggal : 7/6/00

Jam Kegiatan Catatan

2016 7 Salesmanship



08.00 – 08.15

08.15 – 09.45

09.45 – 09.50

09.50 – 10.10

10.10 – 10.25

10.10 – 10.25

Memeriksa surat pesanan

pelanggan di kantor.

Perjalanan ke PT Abadi

Rama Textile.

Menunggu Mr Rajaj.

Menawarkan produk lama

dan baru.

Perjalanan ke PT Junita

Garment.

Perjalanan ke PT Junita

Garment.

Tidak ada pesanan.

Jl. Diponegoro macet

banyak demo.

Pesanan produk lama Rp.

1.235.065, produk baru

Rp. 525.090.

Calon pembeli baru.

Sumber : Sutojo, 2003 : 184.

Ringkasan laporan

Setiap akhir minggu dan bulan hendaknya disusun ringkasan laporan kegiatan harian,

termasuk laporan kunjungan pelanggan dan calon pembeli. Dalam ringkasan laporan itu

dimasukan jumlah jam kerja yang telah dihabiskan tiap jenis kegiatan selama satu

minggu dan bulan. Ringkasan laporan kegiatan mencantumkan :

a. Jumlah calon pembeli yang ditemukan.

b. Jumlah pesanan pembelian produk yang diperoleh.

c. Jumlah kunjungan regular kepada para pelanggan.

d. Jumlah biaya penjualan (diskonto, biaya perjalanan, sampel produk, dsb) yang telah

dikeluarkan.

e. Jumlah kunjungan presentasi pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya (serta hasil

presentasi).

Dengan menyusun ringkasan laporan kerja mingguan dan bulanan, Sales Executives

secara jujur dapat menganalisis hari kerja mereka sendiri. Mereka dapat mengetahui

kekurangan dan kelebihan diri sendiri dalam menjalankan tugas, dan dapat menganalisis

kegiatan mana yang perlu diperbaiki, apakah rute perjalanan mengunjungi pelanggan

dan calon pembeli dapat diperpendek. Apakah pembuatan janji pertemuan dengan

pelanggan dapat menghemat jam kerja, apakah waktu menunggu masih tetap lama dan

apa sebabnya. Ringkasan laporan kegiatan mingguan dan bulanan dapat dipergunakan

untuk menganalisis satu demi satu presentasi penjualan yang dilakukan Sales

Executives selama minggu atau bulan berjalan. Bagaimana hasil pendekatan,

pengutaraan produk dan cara mengakhiri presentasi tiap-tiap kunjungan. Kalau belum

berhasil apa sebabnya dan bagaimana cara memperbaikinya. Faktor penting lain yang

perlu dianalisis adalah apakah selama minggu atau bulan berjalan standar efisiensi kerja

2016 8 Salesmanship



yang ditentukan perusahaan dapat dipertahankan. Standar efisiensi kerja Sales

Executives diukur dengan rasio efisiensi, yaitu perbandingan antara jumlah kunjungan

dengan jumlah presentasi penjualan dan pesanan pembelian yang diperoleh.

Contoh :

Bila perusahaan menentukan rasio efisiensi 10/4/1, mereka menilai Sales Executives

bekerja secara efisien apabila setiap kali mengunjungi sepuluh orang calon pembeli,

minimum mereka dapat melakukan empat kali presentasi dan menerima satu kali

pesanan pembelian. Dari contoh ini, standar rasio efisiensi 10/4/1, apabila minggu yang

lalu Sales Executives berhasil mengunjungi 40 calon pembeli, minimum mereka harus

dapat melakukan presentasi penjualan 16 kali dan menerima empat pesanan pembelian

produk.

Menentukan Sasaran Kerja

Hasil evaluasi laporan kerja merupakan bahan masukan untuk menyusun rencana kerja

Sales Executives bulan berikutnya. Dengan bahan masukan itu, mereka dapat menentukan

sasaran kerja yang realistis. Termasuk sasaran kerja adalah jumlah calon pembeli yang

ingin dikunjungi, jumlah hasil penjualan produk, jenis produk yang ingin ditingkatkan

penjualannya, pelanggan yang akan diusahakan meningkatakan pesanan pembelian.

Sasaran kerja sebaiknya ditentukan tidak setinggi mungkin, melainkan serealistis mungkin.

Sasaran yang tinggi tetapi tidak realistis sulit dicapai, sehingga dapat menimbulkan frustasi

dan kurang percaya diri karena tidak dapat mencapai sasaran kerja. Sedangkan sasaran

yang realistis dan dapat dicapai mendorong Sales Executives berprestasi kerja yang lebih

baik lagi.

Kuota Tambahan

Sasaran kerja yang dirasakan paling efisien adalah kuota kunjungan calon pembeli, jumlah

presentasi penjualan dan pesanan pembelian yang ditentukan perusahaan sebagai kuota

daerah pemasaran yang dipercayakan kepada masing-masing Sales Executives. Bagi

Sales Executives yang ingin berprestasi lebih baik, kuota yang ditentukan perusahaan

hanyalah merupakan sasaran kerja minimum. Sebaiknya di atas sasaran kerja minimum itu

akan ditambahkan satu jumlah tertentu yang didasarkan atas hasil analisis kinerja diri sendiri

Sales Executives.

Menyusun Strategi Kerja dan Jadwal Pelaksanaan

Setelah mengetahui sasaran kerja yang realistis, Sales Executives menyusun strategi

bagaimana mencapai sasaran itu dan ditulis dalam sebuah buku panduan. Buku tersebut

memuat rincian hal-hal yang ingin dicapai (misalnya calon pembeli baru dan hasil penjualan)

serta jadwal pelaksanaan kerja untuk mencapai sasaran itu hari demi hari dan minggu demi

2016 9 Salesmanship



minggu. Selanjutnya setiap awal minggu, Sales Executives meneliti kembali apa yang harus

mereka lakukan tiap hari selama minggu tersebut. Pada tiap akhir hari kerja di samping

mengisi laporan kegiatan harian mereka juga menulis kegiatan apa sesuai dengan buku

panduan yang harus mereka lakukan esok harinya guna mencapai sasaran kerja yang telah

disusun.

Meningkatkan Produktivitas Hari KerjaMenurut John W Ernest (Sutojo, 2003 : 186), ada lima cara untuk meningkatkan

produktivitas hari kerja Sales Executives. Kelima cara tersebut adalah sebagai berikut :

1. Memperpanjang jam kerja harian.

Umumnya, kantor atau perusahaan bekerja dari jam delapan pagi hingga jam lima sore.

Tetapi ada juga yang telah mulai bekerja sejak jam tujuh pagi dan bersedia menerima

tamu pada jam tersebut. Ada juga perusahaan yang tetap bekerja setelah jam lima sore.

Banyak Sales Executives memanfaatkan jam-jam kerja esktra perusahaan tersebut

untuk mengunjungi mereka. Jam makan siang dapat juga dimanfaatkan untuk

mengundang calon pembeli makan bersama untuk menceritakan berbagai macam hal

tentang produk yang ditawarkan. Oleh karena biaya mengundang makan cukup besar,

maka pada waktu tersebut disarankan hanya untuk menawarkan produk dengan harga

tinggi.

2. Setia pada jadwal kerja.

Salah satu godaan Sales Executives di lapangan adalah tidak disiplin menjalankan

jadwal kerja harian yang mereka buat sendiri. Seorang Sales Executives yang

professional tidak membiarkan dirinya tergoda untuk menyimpang dari jadwal kerja

harian yang telah disusunnya. Apabila karena sebab di luar kemampuannya, jadwal

kerja harian tidak dapat dipenuhi, mereka menyediakan cadangan kegiatan yang

ekuivalen dengan yang tidak dapat dikerjakan hari itu. Sebagai contoh, apabila karena

sesuatu hal calon pembeli yang telah bersedia dikunjungi membatalkan pertemuan,

Sales Executives harus berusaha menemui calon pembeli lain tanpa perjanjian.

3. Memanfaatkan seluruh waktu kerja.

Seringkali pertemuan dengan calon pembeli berakhir lebih pendek dari yang

dijadwalkan. Dengan demikian pada hari itu, Sales Executives mempunyai kelebihan

jam kerja. Jam kerja lebih seperti itu hendaknha dipergunakan secara produktif,

2016 10 Salesmanship



misalnya utnuk menulis catatan harian atau menelpon calon pembeli untuk membuat

perjanjian pertemuan.

4. Mempergunakan peralatan suplemen.

Peralatan suplemen yang dapat dipergunakan Sales Executives untuk meningkatkan

produktivitas hari kerjanya adalah pesawat telpon di kantor atau telpon seluler. Dengan

telpon, Sales Executives dapat menghubungi pelanggan untuk membicarakan berbagai

macam hal. Contoh : (a) Kebijaksanaan tambahan potongan rabat kepada pelanggan

lama, (b) Produk baru yang akan diterjunkan ke pasar, atau (c) Menanyakan pesanan

pembelian ulang. Pesawat telpon juga dapat dipergunakan untuk mendapatkan

perjanjian pertemuan.

5. Tidak mengandalkan daya ingat sendiri.

Sebaiknya, Sales Executives perlu mencatat hasil pertemuannya dengan calon pembeli

dan pelanggan. Terutama hal-hal yang perlu segera ditindaklanjuti harus dicatat. Bila

sudah berjanji akan memberikan sesuatu seperti brosur atau contoh produk pada

kunjungan berikutnya seharusnya juga dicatat. Pada saat Sales Executives akan

mengadakan kunjungan berikutnya, catatan-catatan tersebut sebaiknya dibaca terlebih

dahulu sehingga tidak terlupakan. Jika lupa memenuhi janji, hal ini akan memboroskan

waktu Sales Executives dan juga waktu calon pembeli, karena harus melakukan

kunjungan kembali di lain waktu.




Daftar PustakaCron, W.L. & Decarlo, T.E., 2010, Sales Management : Concept and Cases, 10 edition, John

Willey & Sons (Asia) Pte Ltd.

Sutojo, S., 2003. Salesmanship, PT. Damar Mulia Pustaka, Jakarta.




Pendahuluan · Web viewPerjalanan ke PT Abadi Rama Textile. Menunggu Mr Rajaj. Menawarkan produk...

Documents

Transcript of Pendahuluan · Web viewPerjalanan ke PT Abadi Rama Textile. Menunggu Mr Rajaj. Menawarkan produk...