PENDAHULUAN Tujuan

Litar Belakang

Salah satu pelnicu perkembangan komputer yang begitu pesat adalah kebutuhan dari dunia biSniS untuk perhitungan-perhitungan yang benllang dan ~nemerlukan ketelitian yang tinggi. Salah satu penerapan komputer yang sering dibutuhkan adalah pada bidang akuntansi. Dengan komputerisasi, perusahaan dapat ~nelakukan penjumalan, pemindahbukuan, dan penyusunan laporan keuangan dengan lebili cepat dan akunt. Semua perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas, termasuk PT Berlian Laju Tanker (BLT), diwajibkan membukukan semua aktivitas pemsahaaunya.

BLT adalah pemsahaan jasa pengangkutan bahan kimia cair. BLT selain mencari order muatan, juga menawarkan jasa pengurusan ijin masuk pelabuhan Indonesia bagi kapal-kapal asing, yang ditangani departemen keagentu~. Biasanya pemilik kapal @rincipaI) menghuhgi departemen keagenan untuk menanyakan besar uang jasa Uee) dan uang muka yang hams disetor. Kemudian departemen ini mengl~ubw~gi agen lapangan (sub agent) dan menginmkan uang muka. Setelall pengurusan sebuah kapal selesai, sub agent mengirimkan laporan pengeluaran kepada departemen keagenan. BLT menlbuat lapomn ke principal yang berisi rincian pengeluaran dan saldo "tabungan" principal.

BLT memiliki program akuntansi Platinum yang mempunyai modul bliku besar (general ledger - GL), modul piutang (account receivable - AR), dan tnodul hutang (account payable - AP). BLT lnempunyai program kas (cash bank, CB) yang digunakat~ oleh departemen keuangan. Bisnis pengurusan perilinan kapal yang disebut di atas (untuk scltuijutnya discbut port disbursenrent - PD), ti& sesuai untuk dimasnkkan atau diolah dengan modul AP maupun AR. Penjumalan langwlg ke dalanl buku besar tidak dipilih karena tidak ada fasilitas-fasilitas yang nlemudahkan departemen akut~tansi yang mengurus PD untuk n~emeriksa perkembangan suatu booking atau principal. Oleh karelu itu, pada program Platinum ini diperlukan penambahan modul (custoniization) yang &pat menampwig bisnis PD tersebut.

Tujuan pembuatan karya ilmiah ini adalah membuat modul PD, wituk ditamballkan pada program Platinuni yang sudah di& BLT, sesnai dengan keinginan pengguna denp i memanfaatkan sumber daya yang a&. Modul yang dibuat diusahakan terintegrasi dengan modul yang sudah ada, yaitu: program kas, buku besar, modul piutang, dan modul hutang.

Manfaat dari modul ini adalah BLT dapat lebih mudah mengelola bisnis port disbursement.

TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini melnuat secara singkat pemalunun akuntansi. Selain itu juga akan dijelaskan perlwiya sistem pemrosesan data bagi sebuah perusahaan, dan konsep basis data yang akan digunakan dalam pengembangan sistem ini.

Akuntansi

Akuntansi adalah suatu sistem yang mengukw aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi tersebut ke &lam bentuk laporan-laporan, dan mengkomunikasikannya kepada para pengambil keputusan (Homgren & Harrison 1992). Sederhananya, akuntansi hams dapat memberilcui informasi kepada pihak manajemen tentang laba mgi perusahan, kapasitas produksi suatu pabrik, penjualan suatu produlg dan sebagainya; sehingga pihak manajemen &pat membuat keputusan dengan baik.

Daftar Hitung (account) Alat pengikhtisaran yang paling dasar &lam

akuntansi adalah daftar hitung yang disebut juga perkiraan, rokoninp, atau account. Sctiap transaksi perusalman dicatat dalam account tertentu. Secara mum account dikelompokhan menjadi: aktiva, kewajiban, clan ekuitas pemilik. Ketiganya membentuk persamaan akuntansi (Homgren & Hamson 1992):

aktiva = kewajiban + ekuitas pemilik

Aktiva adalah sumber ekonomi yang akan tnemberilran keuntungan bagi usaha di masa depan. Beberapa account aktiva yang biasa terdapat pa& perusahaan adalah kas, piutang, tanah, bangunan, dan peralatan Kewajiban

biasanya bempa hutang; sedangkan ekuitas pemilik biasanya berupa modal, pengambilan pribadi, pendapatq dan beban atau pengeluaran. Contoh account dapat dilihat di Lampiran 1.

Account kas dip%& menjadi account bank, kas besar maupun kas kecil. Account pintang hutang dibuat nntuk setiap badan usaha. Pendapatan dan pengeluaran juga dibagi menjadi beberap account. Jumlah dan shukhu account (chart of account) perusahaan yang satu berbeda dengan perusahaan yang laiq disesnaikan dengan kebutuhan informasi internal pihak rnanajemen pemsahaan.

Biasanya account mempunyai nomor dan deslaipsi. Pemberian nomor account mengikuti struktur tertentu, sehingga mudah dikelompokkan sesuai dengan jenis transaksi; misalnya aktiva diberi nomor 01-xxxx, kewajiban 02-xxxx, dan eknitas pemilik 03-xxxx.

Jurnal dan Buku Besar Dalam praktek akuntansi, pencatatan transaksi

pertama kali d i l a k r h dalam buku jumal. Akuntansi didasarkan atas sistetn pencatatan berganda, yang artinya setiap transaksi akan mempengamhi setidak-tidaknya terlmdap dua account. Satu account akan didebit dan account lainnya akan &edit, sehingga memenuhi persamaan akuntansi di atas.

Setiap account mempunyai dua sisi, sisi debit dan sisi kredit. Sisi debit biasanya disebnt sisi kiri, dan sisi kredit diingat sebagai sisi W, sesuai dengan posisi persamaan akuntansi yang tersebut di atas.

Selnua penambalm akan dicatat pada satu sisi, dan semua pengurangan dicatat pada sisi yang lain. Penambahan aktiva dicatat pada sisi debit. Penambahan kewajiban dan ekuitas pemilii dicatat pada sisi kredit.

Bulcu besar (general ledger) berguna untuk m c l i t ksar nilai tiap account. Setelah transaksi dicatat pada jurnal, pemi11dal1bukuan dilakukan untuk menlinddkm jumlal~ dari jurnal ke account yang sesuai dalam bukn besar. Cara untuk memeriksa ketepatan pemindahbukuan ini adalah dengan membuat neraca sisa. Neraca sisa adalah daftar dari seluruh account dengan nilai sisanya, dimana total debit hams sama dengan total kredit. Dengan komputerisasi, pengujian ini dapat dilakukan setiap saat dengan cepat dan tepat.

Akuntansi Berbasis Akrnal Ada dua macam basis akuntansi, yaitu basis

akrual dan basis kas. Dalan akuntasi berbasis

akrual, pengaruh dari suatu kejadian usaha langsung diamati pada saat tejadinya, tanpa memperhatikan apakah uang kas sudal~ dikexima atau dikeluarkan Sedangkan ddam akuntansi berbasis kas, tmnsaksi tidak akan dicatat jika belum a& uang kas yang diterima atau dikeluarkan.

Standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia a W h l t a n s i berbasis alaual. Misalnya dalam perusahaan jasa, pendapatan akan dicatat saat perusahaan memberikan jasa kepada pelanggan, walaupun jasa tersebut diberikan secara kredit. Pencatatan &lam jumal akan mendebit account piutang dan akan mengkredit pendapatan. Baru setelah menerima pembayaran, pemsahaan mencatat junlal yang menglaedit piutang tersebut dan mendebit account kas. Horngren & Hanison (1992) mengatakan ballwa akuntansi berbasis alaual lebih mencenninkan kondisi perusahaan yang sesungguhnya clan menguknr kem~tungan usaha leb'ih tepat. Contoh transaksi akrual dan kas dapat dilihat pada Lampiran 2.

Sistem Pemrosesan Data Pemrosesan data menumt McLeod (1993)

adalah manipulasi atau trandormasi dari simbol- simbl seperti angka dan huruf, dengan tujuan untuk menambah kegunaannya. Sistem pemrosesan data adalah salah satu subsistem dari sistem informasi berbasis komputer (SIBK) dan merupakan sumber data bagi subsistem SIBK yang lain, yaitu: sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, office automation, dan sistem pkar.

Sistem pemrosesan data tidak selalu mengandalkan komputer, tetapi merupakan kombinasi dari prosedur manual dm komputer. Sistem pemrosesan data mempunyai empt tugas utama, yaitu: mengumpulkan data, mengolah data, menyimpan data, dan mempersiapkan doknmen.

Sistem akuntansi &pat dikategorikan dalam sistem pemrosesan data. Pada awal perkembangannya, komputer sebagian besar digunakan untuk memroses data akuntansi, yang disebut electronic dataprocessing (EDP). Menumt McLeod (1993) ada beberapa karakteristik sistem akuntansi yang membedakannya dengan subsistem SIBK yang lain : 1. Sistem akuntansi suatu perusahaan diperlukan

oleh elemen lingkungan yang lain seperti peme~tah, pemilik saham, dan lembaga keuangan. Perusahaan diwajibkan oleh hukum nntuk menyimpan catatan aktivitasnya dan

pihak ~nanajemen perusaham membutuhkan siste~n akuntansi sebagai alat kontrol.

2. Siste~n akuntansi tnengikuli prosedur yang cnkup baku.

3. Sistem h t a n s i menangani data yang detil, sehingga dapat dilakukan audit Pail, yaitu kronologis aktivitas dapat ditelusuri dari awal 11ingga akhir, dan juga sebalhya dari akhir hingga awal.

4. Sistem akuntansi mengolah transaksi masa lalu, temtama bila menggunakan proses batch. Proses batch adalah n~engutnpulkax beberap transaksi dan mengolahnya sekaligus.

5. Sistem akuntansi menyediakan infonnasi sederhana untuk memecahkan masalah. Contolmya adalah laporan akuntansi dalam bentuk incorne statenzent dan balance sheet.

Konsep Basis Data

Entitas menurut Kendall & KendaU (1988) adalal~ 0bjek atau kejadian. Entitas mempunyai ahibut-a@ibut yang menjelaskan ciri entitas tersebut. Antar entitas saling berelasi, yang dapat digambarkan sebagai Entify-Relationship Diagranz (E-R Diagranz). Data sebuah entitas biasanya dicatat dalan sebuah tabel.

Struktur data relasional terdiri atas tabel-tabel dua dimensi yang saling berelasi. Dalatn W u r ini tabel yang mewakili sebuah entitas dipecah- pecah lagi ~nenjadi beberapa tabel agar tidak te rjadi redundancy serta mudah pemeliharaannya.

Baris tabel disebut record dan kolom tabel disebut field. View dapat dibuat untuk men~perlihatkan data yang diinginkan dari beberapa tabel. Key adalal~ satu atau beberapafield yang digunakan untuk identifikasi sebuah record. Key yang terdiri atas sebuah field disebut primary key, sedangkan yang terdiri atas beberapa field disebut concatenated key. Secondav key adalah Jeld yang juga n~erupakan prirnary k y pada tabel lain.

Bahan dan Lingkup Bahasan

Bahan Program yang diperlukan dalam

pengembangan modul PD adalah sebagai berikut: 1. Platinun~ server dan client, terutama modul

buku besar dan menu jurnal. 2. Microsofl SQL Server sebagai program basis

data progran~ Platinunz.

3 . Windows NT Server, diperlukan sebagai siste~n operasi program Platinum server c&n Microsofl SQL Server.

4 . Platinum Basic atau Platinum Workbench, sebagai bal~asa penuogrman yang digunakan

5 . Windows 95 atau 98, diperlukan sebagai sistem operasi program Platinunr client d a n ~ l a t i n u n ~ Basic.

6 . Crystal Info, sebagai program untuk tne~nbuat laporan.

Lingkup pembahasan Karya tulis ini ingin memberikan gambaran

modul PD yang dibuat untuk BLT. Gambaran kejadian yang menyangkut bisnisnya ditekankan pada apa yang terjadi di departemen akuntansi. Logika pemrogrmnannya akan dicanhunkan &lam lamp@ jnga disertakan contoh kode programnya.

Dalan~ proses pengembangan modul PD, dipelajari cara keja modul-modul Platinuni yang ada, seperti bagaimana sistem penyimpanan jurnal modul GL, bagaimana sistem multi currency bekerja, dan hubungan antara modul AP dan AR dengan modul GL. Caranya adalali dengan mencobanya langslmg, atau membacanya di buku dokumentasi.

ANALISIS SISTEM

Siklus hidup pengembangan sistem (systenl design li$e cycle) tneliputi tahap analisis, desain, implementasi, dan pemelihaman sistem.

Bisnis PortDisbursemetit (PD)

Telah disebutkan &lam pendahulw~ bahwa bisnis PD yang di lddan PT Berlian Laju Tanker (BLT) adalab bisnis penyediaan jasa pengurusan ijin bagi kapal asing. Pernilik kapd asing, yang disebut principal, biasanya menanyakan terlebih dahulu berapa biaya yang perlu dikeluarkan untuk pengnrusan ijin ttamasuk agency fee. BLT menunjuk sebuah perusalum, yang disebut sub agent, yang dapat mengurus keperlw~ kapal tersebut selama berada di pelabul~a~. BLT me~myakan perldraan biaya clan sub agent fee kepada sub agent. Kadang-kadang untuk pelabuhan yang sudah dikenal, departen~en keagenan BLT menghitung sendiri perkiraan biayanya untuk menlpercepat negosiasi.