Penagihan Pekerjaan Proyek

DAFTAR ISI

1.1 Tujuan 2

1.2 Ruang Lingkup 2

1.3 Referensi 2

1.4 Definisi yang tertera pada prosedur 2

1.5 Penagihan pekerjaan progress bulanan 4

1.6 Penagihan pekerjaan mencapai 100 % 5

1.7 Penagihan pembayaran retensi 5

1.8 Penagihan pekerjaan tambah dan kurang (IKDL) 6

1.9 Lampiran A (Penagihan Pekerjaan Progress Bulanan) 8

2.0 Lampiran B (Penagihan Pekerjaan Progress 100 %) 9

2.1 Lampiran C (Penagihan Pekerjaan Retensi) 10

2.2 Lampiran D (Penagihan Pekerjaan IKDL) 11

1

1. TUJUAN

Tujuan dari prosedur ini adalah terdapat kesesuaian 2ystem kerja khususnya mengenai

administrasi dan kelancaran fungsi penagihan pekerjaan proyek Downstream PT Smart Tbk.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan prosedur penagihan pada divisi proyek Downstream. Sehingga pihak

Kontraktor dan Konsultan mengetahuinya.

3. REFERENSI

Manual MK3 Perusahaan dan ISO 9001 : 2000

4. DEFINISI YANG TERTERA DI DALAM PROSEDUR

KTR : Kontraktor pelaksana dari proyek Downstream

KSL : Konsultan perencana proyek Downstream

Owner : Pemilik Pekerjaan

PIM Proyek : Pimpinan Proyek Owner

PM Konstruksi : Proyek Manager Konstruksi Owner

PM Kontraktor : Proyek Manager Kontraktor

PM MK : Proyek Manager Konsultan

BAPP : Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan

BAST : Berita Acara Serah Terima Pekerjaan

BAPP VO : Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan Variation Order

IKDL : Intruksi Kerja Direksi Lapangan

2

PT SMART Tbk STANDARD PROCEDURE NO DOK: P-SMR-PROJ-PTP-04 PENAGIHAN PEKERJAAN PROYEK Halaman 2 dari 11

28/02/12 Rev 00

SPK IKDL : Surat Perintah Kerja IKDL

BAPB : Berita Acara Pemeriksaan Bersama

GR : Good Receipt

PO / VO : Purchase Order / Variance Order

PRJC : Pembuat kontrak dengan Kontraktor dan Konsultan

Shooping Chart : File untuk dilanjutkan ke Divisi Purchase

Masa Garansi : Masa pemeliharaan pekerjaan

Retensi : Jaminan Pemeliharaan

Div. E & T : Divisi Engineering dan Technology

3


28/02/12 Rev 00

A. PENAGIHAN PEKERJAAN PROGRESS BULANAN

1) Kontraktor yang telah ditunjuk melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal yang

diberikan oleh pemberi pekerjaan. Kemajuan pekerjaan setiap bulannya akan

direcord ke dalam progress report bulanan pada setiap tanggal 25 setiap bulannya.

2) Progress report bulanan kemudian akan diperiksa dan ditandatangani oleh PM

kontraktor untuk kemudian diberikan kepada MK.

3) PM MK akan kemudian memeriksa setiap progress report bulanan dari kontraktor

dengan terlebih dahulu mendapat persetujuan bahwa SM MK akan menandatangani

progress report tersebut.

4) Progress report bulanan yang sudah diperiksa dan disetujui oleh PM MK akan

diperiksa dan ditandatangani oleh PM konstruksi, PIM dan SM pemilik kerja.

5) Setiap Progress Report Bulanan yang sudah disetujui dan ditandatangani akan

dibuatkan berkas penagihan oleh kontraktor yaitu memorandum tagihan proyek

(COP) F-SMR-PROJ-03-31, pembayaran kemajuan pekerjaan F-SMR-PROJ-03-28

dan berkas penagihan lainnya sesuai verifikasi F-SMR-PROJ-03-33.

6) COP dan progress kemajuan pembayaran yang diajukan oleh pihak kontraktor

harus ditandatangani oleh PM kontraktor dan PIM sedangkan PM MK dan PM

Konstruksi memberi paraf.

7) Minimal tagihan untuk progress report bulanan adalah 1 %, jika bulan yang

bersangkutan progress tidak mencapai 1 % maka dapat diakumulasikan pada

tagihan bulan berikutnya sehingga progress minimal 1 % dapat terpenuhi.

4


28/02/12 Rev 00

B. PENAGIHAN PEKERJAAN PROGRESS MENCAPAI 100 %

1) Progress Report Bulanan yang sudah mencapai 100 % akan dibuatkan BAST 1

sedangkan bagi pekerjaan yang belum mencapai 100 % akan dibuatkan catatan

dalam BAST 1 bahwa pekerjaaan tersebut sudah mencapai 100 % dengan progress

tercapai sebesar XX % (XX = besarnya progress pekerjaan).

C. PENAGIHAN PEMBAYARAN RETENSI

1) Proses pembayaran retensi dapat dilakukan setelah BAST 2, masa garansi

pekerjaan berakhir serta seluruh pekerjaan perbaikan yang wajib dilaksanakan

selama masa garansi telah selesai dilaksanakan oleh kontraktor dan diberikan dan

diterima dengan baik oleh owner atau pemilik kerja. Pembayaran retensi yaitu

sebesar 5 %.

2) Berkas penagihan yang diberikan oleh supplier akan dicek kelengkapannya oleh

Divisi Purchasing atau sesuai dengan petunjuk verifikasi F-SMR-PROJ-03-33

kemudian Divisi E & T akan membuat GR (Good Receipt) untuk kemudian akan

ditujukan ke Divisi Accounting dan Finance sesuai dengan verifikasi kelengkapan

dokumen sesuai dengan form F-SMR-PROJ-03-33.

3) Berkas penagihan yang dberikan oleh kontraktor akan dicek kelengkapannya

terlebih dahulu oleh Divisi E & T untuk selanjutnya dibuatkan GR (Good Receipt)

untuk ditujukan ke Divisi Accounting dan Finance. Kelengkapan dokumen sesuai

dengan form F-SMR-PROJ-03-33.

5


28/02/12 Rev 00

D. PENAGIHAN PEKERJAAN TAMBAH DAN KURANG ATAU IKDL

1) Kontraktor yang mendapatkan pekerjaan tambah atau kurang akan disebut sebagai

IKDL (Intruksi Kerja Direksi Lapangan). Kontraktor yang mendapatkan IKDL akan

akan mengajukan penawaran harga kepada pihak PRJC

2) Penawaran harga yang telah diterima oleh pihak PRJC akan dinegosiasikan

bersama dengan kontraktor membahas mengenai klarifikasi harga satuan.

3) Setelah terjadi kesepakatan antara pihak PRJC dengan kontraktor akan dibuat

Berita Acara Pemeriksaan Bersama (BAPB) seperti tertera pada form F-SMR-

PROJ-03-34.

4) PRJC kemudian membuat VO yang memuat keterangan IKDL..SPK IKDL diberikan

kepada kontraktor untuk kemudian pekerjaan dapat dilaksanakan oleh kontraktor

yang ditunjuk.

5) Penagihan pekerjaan yang tertera di dalam IKDL oleh kontraktor dapat dilakukan

apabila memenuhi kondisi adalah tagihan pekerjaan sesuai dengan nilai VO yang

dibuat pada BAPP & BAST VO.

6) Adapun persyaratan yang harus dipenuhi untuk pengajuan penagihan IKDL sampai

memperoleh VO adalah sebagai berikut:

Kronologis munculnya IKDL harus mendapat persetujuan site manager, PM

konstruksi dan project integrated manager (PIM).

Faktur pajak dengan tanggal sesuai pada kwintasi, invoice dan BAPP yang

sudah disetujui oleh site manager, PM konstruksi dan project integrated

manager (PIM). Masa berlaku faktur pajak maximal selama 3 bulan.

6


28/02/12 Rev 00

7) Dokumen dan VO yang telah mendapat persetujuan dari pihak managemen akan

kemudian dibuatkan shopping chart oleh team proyek. Dokumen dan data yang

telah dibuat oleh team proyek kemudian akan diberikan kepada Divisi Purcahasing

untuk dibuatkan PO.VO. Untuk harga VO lebih besar atau sama dengan 1 Milyar

akan dibuat oleh pihak PRJC.

8) Team proyek kemudian akan membuat GR (Good Receipt) untuk kemudian

ditujukan kepada Divisi Accounting dan Finance untuk kelengkapan dokumen dapat

dilihat pada Form F-SMR-PROJ-03-33 dan disertai distribusi berkas F-SMR-PROJ-

03-35.

9) Penagihan pekerjaan IKDL dapat dilakukan oleh pihak kontraktor apabila progress

pekerjaan telah mencapai 70 % dari kontrak utama. Pengecualian dapat dilakukan

untuk IKDL yang mempunyai nilai > 20 % dari nilai kontrak.

10) Proses penagihan IKDL atau VO merupakan sebuah elemen terpisah dengan

progress kontrak awal.

7


28/02/12 Rev 00

LAMPIRAN A

PENAGIHAN PEKERJAAN PROGRESS BULANAN

Kontraktor menyerahkan

progress report

bulanan

Diperiksa dan disetujui oleh

PM MK

Disetujui oleh PM

Konstruksi, PIM, SM

Pemilik kerjaTidak

disetujui direvisi

COP dan Pembayaran

kemajuan pekerjaan

COP disetujui dan diparaf

Progress pembayaran

dapat dikeluarkan

8

LAMPIRAN B

PENAGIHAN PEKERJAAN PROGRESS 100 %

Kontraktor menyerahkan

progress report

bulanan

Progress pekerjaan

100 %

Progress pekerjaan

tidak 100 %

Akan dibuat

BAST 1 (100 %)

Catatan dalam

BAST 1 XX %

dalam 100 %

9

LAMPIRAN C

PENAGIHAN PEKERJAAN RETENSI

BAST 2, pekerjaan perbaikan

selesai dan

diterima oleh

owner

Berkas dokumen

diberikan ke Divisi

Purchasing

Good Receipt di keluarkan

Divisi E & T

Diberikan ke Divisi

Accounting dan Finance

Pembayaran retensi

sebesar 5 %

OK

Tidak OK

Diadakan revisi ulang

hingga diterima owner

10

LAMPIRAN D

PENAGIHAN PEKERJAAN IKDL (TAMBAH KURANG)

Pengajuan penawaran

harga kepada pihak PRJC

Proses negosiasi

dengan pihak PRJC

Disetujui

Tidak disetujui

Kontraktor Klarifikasi

harga satuan

PRJC membuat BAPB dan

Approval VO

Pihak Manajemen menyetujui

VO

Shopping Cart oleh

Team Project ditujukan ke

Divisi Purchasing

Divisi Purchasing /

PRJC membuat PO

Good Receipt oleh Divisi E

& T

GR diberikan kepada Divisi Accounting dan Finance

Penagihan dapat

dilakukan

11

Penagihan Pekerjaan Proyek

Documents

Transcript of Penagihan Pekerjaan Proyek