PEMELIHARAAN ARSIP /

ARSIP AKTIF

DISAMPAIKAN PADA

BIMBINGAN TEKNIS TATA ARSIP PERGURUAN TINGGI

DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

OLEH ; DRA. SULISTYOWATI,MM

SURABAYA, 13 SEPTEMBER 2019

Biodata Nama : Dra.Sulistyowati, MM

TTL : Boyolali, 15 Februari 1965

Status : Menikah

Telp/ Email : 081311041043 atau

sulistyowaty.hariang@gmail.com

Riwayat Pekerjaan

1993 : CPNS ANRI (III/a)

1994 : PNS ANRI(III/a)

1995 : Ajun Arsiparis Madya (III/a)

1997 : Ajun Arsiparis ( III/b)

1999 : Arsiparis Pratama (III/c)( AK = 260,500)

Riwayat Pekerjaan

2000-2001 : Kasubbag Administrasi Pegawai (III/c)

2001- 2003 : Kasubbag Perenc &Pengad Peg (III/d)

2003-2007 : Kasubbag Peren & Mut Peg (III/d)

2007- 2011 : Kabag Kepegawaian (IV/a)

2001- 2014 : Kabid Penyelenggaraan Diklat (IV/b)

2014-20`6 : Kabid. Pelaksanaan dan Kerjasama Diklat(IV/b)

2016 - skrg : Kasubdit. Pusat III

Pengalaman Pekerjaan

– Pembenahan Arsip di intansi negeri dan swasta

– Mengajar kearsipan di instansi negeri dan swasta

– Menjadi Tim Penilai Arsiparis, Auditor, Perencana, Analis Kepegawaian, Pranata Humas, Perancang Peraturan Perundangan,

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

TERTIB ARSIP

1 PENCIPTAAN

ARSIP

2

PENGGUNAAN ARSIP

3

PEMELIHARAAN ARSIP

4

PENYUSUTAN ARSIP

PP 28/2012 Ps. 30

DASAR HUKUM

• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan;

• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2012;

• Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang

Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;

• Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.

PEMELIHARAAN ARSIP

1. UU 43/2009 Ps. 45 :

Dilaksanakan oleh pencipta arsip (dalam hal ini UNAIR) untuk menjamin keamanan informasi & fisik arsip

2. PP 28/2012 Ps. 40 :

Dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip

KONDISI KEARSIPAN

TERIMA KASIH

PEMELIHARAAN ARSIP (PP 28/2012 Ps. 40)

dilakukan melalui kegiatan:

1. Pemberkasan arsip aktif; 2. Penataan arsip inaktif;

3.Penyimpanan arsip; 4.Alih Media

Tujuan Pemeliharaan Arsip Dinamis:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip;

2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip;

3. Menjamin ketersediaan informasi arsip

Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip :

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip;

2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip;

3. Menjamin ketersediaan informasi arsip

Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip dilakukan dengan cara :

menentukan arsip yang harus diciptakan dan

disimpan sebagai pelaksanaan fungsi dan

kegiatan pencipta arsip pada tahap perencanaan

pemberkasan ARSIP

Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dilakukan dengan cara :

- memastikan arsip yang tercipta atau yg akan tercipta dapat

diberkaskan sesuai dengan klasifikasi arsip;

- memastikan arsip yg diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan

dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan

tahap penyusutan;

- memastikan arsip yg diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat

dan disimpan sesuai dengan klasifikasi arsip;

- memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

secara konsisten; dan

- memastikan arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan sapra

kearsipan sesuai standar

Menjamin ketersediaan informasi arsip dilakukan dengan cara :

memastikan ketersediaan daftar arsip aktif yang

disusun oleh unit pengolah dan disampaikan

kepada unit kearsipan sesuai ketentuan

perundanng undangan.

PEMBERKASAN & PENYIMPANAN

ARSIP AKTIF

PENGERTIAN PEMBERKASAN

Pasal 1 (7) PP 28/2012

Pemberkasan adalah penempatan naskah (item)

ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara

sistematis dan logis sesuai dengan konteks

kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena

memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau

kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

KETENTUAN TERHADAP PEMBERKASAN

Pasal 41 & 42 PP 28/2012

1. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima

2. Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip

3. Pemberkasan arsip aktif menghasilkan:

a. Tertatanya fisik arsip

b. Tertatanya informasi arsip

c. Tersusunnya daftar arsip aktif

Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas

4. Pemberkasan menjadi tanggung jawab unit pengolah

5. Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan paling lambat 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan

Daftar berkas

sekurang-kurangnya memuat:

Daftar isi berkas

sekurang-kurangnya memuat:

Unit Pengolah

Nomor Berkas

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Berkas

Kurun Waktu

Jumlah

Keterangan

Nomor Berkas

Nomor Item Arsip

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Arsip

Tanggal

Jumlah

Keterangan

NO.

BERKAS

KODE

KLASIFIKASI

URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN

WAKTU

JUMLAH KETERANGAN

DAFTAR BERKAS

Pencipta arsip :…………….

Unit Pengolah :…………….

NO.

BERKAS

NO.

ITEM

ARSIP

KODE

KLASIFIKASI

URAIAN INFORMASI

ARSIP

TANGGAL JML KET.

DAFTAR ISI BERKAS

Pencipta arsip :…………….

Unit Pengolah :…………….

NO.

BERKAS

KODE

KLASIFIKASI

URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN

WAKTU

JUMLAH KETERANGAN

1. KP.05.02 Bimtek Tata Kelola Arsip Unair 9 juli sd 25

sept 2019

2 folder -

DAFTAR BERKAS

Pencipta arsip :…………….

Unit Pengolah :…………….

DAFTAR ISI BERKAS • Pencipta arsip : Arsip Nasional RI

• Unit Pengolah : Direktorat Kearsipan Pusat

NOMOR

BERKAS

NOMOR ITEM

ARSIP

KODE

KLASIFIKA

SI

URAIAN INFORMASI

BERKAS

TANGGAL JUMLAH KETERANGAN

1. 1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8.dst

1.17

PK.05.02

PK.05.02

PK.05.02

PK.05.02

PK.05.02

PK.05.02

Surat permohonan

narasumber dari Unair

ke ANRI

Disposisi Ka. ANRI ke

Debin

Disposisi Ka. Debin ke

Dir. KP

Disposisi Ka. Dir.KP ke

Kasubdit Pusat III

Balasan surat dari

ANRI ke Unair

Surat Perintah untuk

menjadi narasumber di

Unair

Laporan kegiatan

Bimtek Tata Kelola

Arsip Unair

9 Jul 2019

3 Agsts 2019

3 Agsts 2019

20 Agsts

2019

20 Agsts

2019

25 sept 2019

1 lembar

1 berkas

1 berkas

1 berkas

1 berkas

1 berkas

Pencipta arsip dihimbau untuk :

1. Masing masing unit pengolah untuk membentuk Sentral arsip aktif ( central file)

2. Sentral arsip aktif ( central file) dapat dibentuk pada unit pengolah

setingkat eselon II, III atau satuan kerja mandiri sesuai dengan

beban volume arsip yang dikelola.

Pemeliharaan arsip aktif

1. Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah pencipta arsip;

2. Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan

penyimpanan arsip aktif ;

3. Pemeliharaan arsip aktif menggunakan sapra kearsipan sesuai standar;

4.Prasarana dan sarana kearsipan : Folder, Guide/ Sekat, Label, out

indikator, indeks, tumjuk silang, boks, filing kabinet/ rak arsip.

• PERANGKAT KERAS:

- FILING CABINET - SEKAT/GUIDE

- FOLDER

• PERANGKAT LUNAK:

- KLASIFIKASI

- INDEKS

- TUNJUK SILANG

SARANA PEMBERKASAN

A.A

DIKLAT

B

KEUANGAN

A

KEPEGAWAIAN

A.A.A

DIKLAT

FUNGSIONAL

A.A.A

Diklat Fungsional

2017

GUIDE 1 GUIDE 2

GUIDE 3

FOLDER

850

DIKLAT

900

KEUANGAN

800

KEPEGAWAIAN

855

DIKLAT

FUNGSIONAL

855

Diklat Fungsional

2017

GUIDE 1 GUIDE 2

GUIDE 3

FOLDER

KP.05

DIKLA