PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT AMINAH...

i

PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI

RUMAH SAKIT AMINAH TANGERANG

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan

Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh :

M. RIZKI ARIF

NIM : 1111025100026

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1439 H/2018 M

ii

ABSTRAK

M. Rizki Arif (NIM : 1111025100026). Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit

Aminah Tangerang. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu

Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta 2018.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip rekam medis di rumah

sakit aminah Tangerang dengan menggunakan pendekatan daur hidup arsip yang mencakup

penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan hambatan ketika

melakukan kegiatan pengelolaan arsip rekam medis. Penelitian ini menggunakan jenis

penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data

yang digunakan adalah observasi, wawancara, dokumentasi, serta sumber lain yang berasal

dari buku dan jurnal. Teknik analisis data terdiri dari reduksi data, penyajian data dan

penarikan kesimpulan. Hasil penelitian yang dimulai dari penciptaan arsip rekam medis

bermula dari pasien mengisi formulir ringkasan klinik sampai akhirnya rekam medis

disimpan di rak untuk dipakai lagi jika pasien berobat, penggunaan arsip rekam medis tidak

boleh digunakan selain oleh tenaga medis, penyimpanan arsip rekam medis menggunakan

klasifikasi terminal digit filing system di rak penyimpanan dilengkapi dengan stiker warna,

pemeliharaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang lewat penyediaan alat

pemadam kebakaran, apabila pasien sudah tidak berobat dalam kurun waktu 5 tahun terakhir

maka arsip rekam medisnya akan di retensi. Kesulitan dialami oleh unit rekam medis dalam

mengelola arsip rekam medisnya berupa kekurangan jumlah sumber daya manusia dan luas

ruang penyimpanan rekam medis. Kesimpulan dari penelitian ini didapati bahwa daur hidup

arsip yang mencakup lima unsur berjalan sesuai dengan fungsinya masing masing dan tidak

ditemukan kesulitan berarti dari lima unsur tersebut, sedangkan hambatan yang memang

dihadapi oleh unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang belum sepenuhnya dapat

diatasi.

Kata kunci : pengelolaan arsip, rekam medis, rumah sakit.

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, tak henti hentinya penulis mengucapkan segala rasa syukur kepada Alloh

SWT yang memberikan banyak nikmat kepada penulis terutama nikmat sehat. Alhamdulillah

Alloh telah membantu penulis untuk menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul

“Pengelolaan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit Aminah Tangerang” .

Penulis juga ingin memberikan ucapan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof.DR.Sukron Kamil, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan juga

dosen pembimbing yang telah memberikan arahan kepada penulis untuk menyelesaikan

skripsi ini.

4. Bapak Parhan Hidayat, MLIS, selaku dosen pembimbing akademik

5. Kepada kedua orang tua penulis yang sudah membesarkan penulis dan memberikan

pendidikan yang layak untuk penulis, dan juga adik penulis.

6. Kepada pihak rumah sakit aminah tangerang, yang mengizinkan penulis untuk melakukan

riset.

7. Seluruh dosen jurusan ilmu perpustakaan yang sudah membagi ilmunya selama penulis

menimba ilmu di jurusan ilmu perpustakaan.

8. Teman teman KKN basement yang ketika itu menerima penulis sebagai anggota

kelompok untuk bisa mengikuti program KKN.

9. Teman teman IPI B 2011, semoga kalian bisa sukses dengan jalan kalian masing masing.

10. TFG MAN 19.

11. Teman teman tongkrongan “kosan kuy”, terima kasih buat canda tawa, kebersamaan dan

kekeluargaan.

iv

12. Teman teman tongkrongan di rumah yang selalu bisa jadi tempat sharing tentang

kehidupan.

Penulis sadar bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari kata baik dan bagus. Oleh

karena itu penulis mengharapkan segala kritik dan saran dalam memperbaiki mutu

penulisan skripsi ini.

Semoga kekurangan penulisan ini bisa jadi manfaat biarpun kecil manfaatnya.

Tangerang, 11 Januari 2018

Penulis

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK ................................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................................................. ii

DAFTAR ISI................................................................................................................................ iv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................................. 1

B. Batasan dan Rumusan Masalah .................................................................................. 6

C. Tujuan dan Manfaat penelitian ................................................................................... 7

D. Definisi Istilah ............................................................................................................. 8

E. Sistematika Penulisan ................................................................................................. 8

BAB II TINJAUAN LITERATUR ............................................................................................ 11

A. Arsip ........................................................................................................................... 11

1. Pengertian Arsip ................................................................................................... 11

2. Jenis arsip ............................................................................................................. 11

3. Siklus Hidup Arsip Dinamis ................................................................................ 12

4. Penciptaan arsip ................................................................................................... 14

5. Penggunaan arsip ................................................................................................. 14

6. Sistem Penyimpanan Arsip .................................................................................. 15

7. Perlengkapan Kearsipan ....................................................................................... 16

8. Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip ................................................................. 16

9. Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip .................................................................. 22

10. Jadwal Retensi Arsip ............................................................................................ 23

11. Program Penyusutan Arsip .................................................................................. 23

12. Pengelolaan Arsip Dinamis .................................................................................. 24

B. Rekam Medis ............................................................................................................. 24

1. Definisi Rekam Medis ......................................................................................... 24

2. Sejarah dan Perkembangan Rekam Medis ........................................................... 25

3. Perkembangan Rekam Medis di Indonesia .......................................................... 26

4. Tujuan Rekam Medis .......................................................................................... 27

5. Isi Rekam Medis .................................................................................................. 27

6. Kegunaan Rekam Medis ...................................................................................... 28

7. Alur Penciptaan Rekam Medis ............................................................................ 29

8. Bentuk Pelayanan Rekam Medis ......................................................................... 30

9. Sistem Rekam Medis ........................................................................................... 31

a. Sistem penamaan pasien ................................................................................ 31

vi

b. Sistem pemberian nomor pasien .................................................................... 31

c. Sistem penyimpanan rekam medis ................................................................. 33

d. Temu kembali (retrieval) rekam medis .......................................................... 36

10. Lama Penyimpanan Rekam Medis ...................................................................... 38

11. Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis .............................................................. 39

12. Kerahasiaan Rekam Medis .................................................................................. 40

13. Sanksi Hukum ...................................................................................................... 40

14. Rekam Medis Sebagai Arsip ................................................................................ 41

C. Rumah sakit ............................................................................................................... 42

1. Pengertian Rumah Sakit ....................................................................................... 42

2. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit ........................................................................... 43

D. Penelitian Terdahulu .................................................................................................. 43

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................................................ 46

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................................................... 46

B. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................................ 47

C. Indikator Penilaian .................................................................................................... 49

D. Kriteria Informan ...................................................................................................... 50

E. Teknik Analisis Data ................................................................................................. 51

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .......................................................... 53

A. Profil Rumah Sakit Aminah Tangerang................................................................... 53

1. Sejarah ............................................................................................................... 53

2. Visi Misi ............................................................................................................ 53

3. Visi Misi Unit Rekam Medis ............................................................................. 53

4. Fasilitas Rumah Sakit Aminah Tangerang ........................................................ 54

5. Mitra kerjasama asuransi dan perusahaan ......................................................... 55

6. Struktur organisasi unit rekam medis ................................................................ 55

7. Sarana fisik unit rekam medis ............................................................................ 56

8. Letak geografis .................................................................................................. 56

B. Hasil Penelitian Dan Pembahasan ........................................................................... 56

1. Daur Hidup Arsip............................................................................................... 56

a. Tahap Penciptaan ........................................................................................... 56

b. Tahap Penggunaan ......................................................................................... 64

c. Tahap Penyimpanan ....................................................................................... 73

d. Tahap Pemeliharaan ....................................................................................... 77

e. Tahap Penyusutan .......................................................................................... 80

2.. Hambatan Pengelolaan Arsip Rekam Medis ...................................................... 84

vii

BAB V PENUTUP....................................................................................................................... 92

1. Kesimpulan ................................................................................................................ 92

2. Saran .......................................................................................................................... 92

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................. 94

LAMPIRAN LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya

informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah atau pun swasta. Karena pada

dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai

pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah

satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi

adalah arsip. Sebagai rekaman dari seluruh informasi aktivitas organisasi, arsip

bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan

diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan

sebagai bukti dalam kebijakan aktivitasnya1.

Berdasarkan kegunaan arsip yang sangat penting, maka diperlukan adanya

penataan arsip yang teratur dan menyeluruh. Kerapian arsip yang teratur dan

menyeluruh merupakan alat informasi dan referensi yang dapat membantu

pimpinan pada lembaga lembaga pemerintahan maupun swasta guna

memperlancar kegiatannya. Selain itu, penataan arsip yang baik dan benar akan

memperlancar komunikasi dan tugas tugas yang nantinya akan dikerjakan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi

agar lebih lancar sering kali diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai

kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan

prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di berbagai

1Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan memanfaatkan Teknologi Modern, (Bandung: Mandar

Maju, 2003), h.20.

2

instansi pemerintah ataupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan

image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran”

diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya2.

Pada dunia kesehatan atau kedokteran, rekam medis merupakan salah satu

bentuk rekod atau dokumen. Rekam medis memiliki peranan yang penting

karena rekam medis merupakan catatan yang harus dijaga keberadaannya dan

kerahasiaannya. Rekam medis merupakan salah satu indikator kualitas layanan

lembaga kesehatan. Rekam medis juga harus dijaga kerahasiaannya oleh setiap

tenaga kesehatan3.

Pembuatan rekam medis bertujuan untuk mendapatkan data pasien

mengenai riwayat kesehatan, riwayat penyakit di masa lalu, dan sekarang

selain itu juga pengobatan yang telah diberikan kepada pasien sebagai upaya

meningkatkan pelayanan kesehatan. Informasi tentang identitas, diagnosis,

riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan, dan riwayat pengobatan pasien harus

dijaga kerahasiaannya oleh dokter atau tenaga kesehatan tertentu. Pimpinan

sarana kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan dan atau

penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis4.

Bab 1 pasal 1 Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang

rekam medis, rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

2Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT.Bumi Aksara, 2000), h.30.

3Moh.Wildan Dan Alimul Aziz, Dokumentasi Kebidanan, (Jakarta : Salemba Medika, 2008), h.15.

4Gemala Hatta, Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan, (Jakarta:

Universitas Indonesia, 2010), h.22.

3

yang telah diberikan kepada pasien5. Rekam medis merupakan pintu utama

dalam pelayanan kesehatan, sebagai salah satu ukuran kepuasan pasien. Unit

rekam medis bertanggung jawab terhadap pengelolaan, pengumpulan data,

pemrosesan dan penyajian data pasien menjadi informasi kesehatan yang

berguna bagi pengambilan keputusan. Selain itu, pelayanan kesehatan

mempunyai kewajiban administrasi untuk membuat, menyimpan, dan

memelihara rekam medis6.

Rumah Sakit Aminah didirikan pada tahun 2006 yang didedikasikan

kepada almarhum ibunda Aminah Prikasih dengan mewujudkan keikhlasan dan

amal saleh. Rumah Sakit Aminah didirikan dan dikembangkan dengan

kemampuan sendiri juga dihadapkan kepada perubahan lingkungan yang

dinamis serta tuntutan kebutuhan akan pelayanan rumah sakit yang terus

meningkat. Rumah Sakit Aminah Tangerang termasuk ke dalam rumah sakit

tipe B. Rumah sakit tipe B adalah rumah sakit yang mampu memberikan

pelayanan kedokteran subspesialis terbatas, terdapat empat macam pelayanan

subspesialis yang disediakan yakni pelayanan penyakit dalam, pelayanan

bedah, pelayanan kesehatan anak, serta pelayanan kebidanan dan kandungan.

Bervariasinya layanan medis yang tersedia di Rumah Sakit Aminah Tangerang

memberikan dampak terhadap jumlah arsip rekam medis di Rumah Sakit

Aminah Tangerang karna alasan itu penulis ingin mengetahui lebih lanjut

tentang pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang.

5Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tentang Rekam Medis Bab 1 Pasal 1.

6Sunny Ummul Firdaus, Rekam Medik Dalam Sorotan Hukum Dan Etika, (Surakarta: LPP UNS

dan UNS Press, 2008), h.40.

4

Hal yang penulis dapati ketika melakukan penelitian di Rumah Sakit

Aminah Tangerang untuk penciptaan rekam medis di Rumah Sakit Aminah

Tangerang dimulai dari pasien datang mendaftar lalu pasien tersebut

mendapatkan kartu berobat dan mendapat nomor rekam medisnya. Penggunaan

arsip rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang digunakan untuk

pengobatan pasien, penggantian biaya perawatan dan pembuatan statistik

penyakit.

Pemeliharaan dilakukan supaya arsip rekam medis tidak rusak atau pun

hilang informasi yang terkandung didalamnya, dan hal yang dilakukan oleh

Rumah Sakit Aminah Tangerang dalam memelihara arsip rekam medisnya

dengan menyediakan alat pemadam kebakaran jika kemungkinan terburuk

terjadi musibah kebakaran. Penyimpanan arsip rekam medis di Rumah Sakit

Aminah Tangerang menggunakan terminal digit filing system, terminal digit

filing system adalah sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan

urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhir dan dibantu

penambahan warna di map untuk memudahkan staf rekam medis menemukan

kembali arsip apabila ingin digunakan.

Rumah Sakit Aminah Tangerang telah menjalani proses penyusutan.

Setelah lima tahun pasien terakhir datang untuk berobat di Rumah Sakit

Aminah Tangerang maka arsip rekam medisnya disimpan di ruangan arsip

inaktif. Ketersediaan sumber daya manusia dan luas ruang penyimpanan

menjadi hambatan dalam pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit

Aminah Tangerang.

5

Arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang dilakukan oleh lembaga yang

menghasilkan arsip tersebut. Arsip memuat tentang informasi berisi penjelasan

aktivitas oleh lembaga yang menaunginya dan informasi tersebut harus

disimpan dengan baik sebagai sumber informasi atau sumber pengingat jika

informasi tersebut ingin digunakan kembali. Menurut penulis, hal itu berkaitan

dengan hadits Rasulullah Saw yang berisi keterangan para sahabatnya dalam

menulis hadits yang diucapkan oleh Rasululah Saw. Sampai pada suatu ketika

kaum kafir quraisy mengejek para sahabat Rasulullah Saw yang mencatat

perkataan Rasulullah Saw, karena bagaimanapun juga Rasulullah Saw adalah

manusia biasa dan manusia biasa terkadang bisa marah. Dan dikemudian hari

perjuangan para sahabat dalam mencatat hadits Rasulullah Saw tidaklah sia sia

karena hadits menjadi salah satu sumber rujukan syariat Islam setelah Al

Qur’an.

ء أسمعو من زسىل هللا صهى هللا عهو وسهم أزد حفظو ، كنت أكتة كم ش

ش وقانىا ء تسمعو وزسىل هللا صهى هللا عهو وسهم أتك :فنهتن قس تة كم ش

ضا ، فأمسكت عن انكتاب ، فركست ذنك نسسىل هللا تشس تكهم ف انغضة ، وانس

ىانري نفس تده ما اكتة ف :صهى هللا عهو وسهم ، فأومأ تأصثعو إنى فو ، فقال

خسج منو إال حق

“Aku selalu mencatat segala sesuatu yang aku mendengarnya dari Rasulullah

Shallallaahu „alaihi wasallam agar aku bisa menghafalnya. Kemudian orang

orang quraisy berusaha menghalang-halangi, mereka berkata, “Kau menulis

sementara Rasulullah Shallallaahu „alaihi wasallam (terkadang) mengatakannya

pada saat marah atau ridha,” maka aku pun berhenti (menulis dari beliau)

hingga aku mengadukan hal tersebut kepada Rasulullah Shallallaahu „alaihi

6

wasallam, beliau bersabda, “Tulislah! Demi Dzat yang jiwaku berada di

tanganNya, tidaklah keluar dari (mulut) ini kecuali Al-Haq (kebenaran)7”

Setelah Rasulullah SAW wafat dan keempat khulafa’ur rasyidin juga telah

meninggal, maka menurut para tabi’in pada saat itu perlu diadakannya

pengumpulan hadits untuk memperkuat dakwah agama Islam. Intinya ilmu atau

sesuatu yang bersifat penting lebih baik ditulis, disimpan dan dibukukan.

Hadits ini penulis pilih karena masih berkaitan dengan kegiatan kearsipan yaitu

menyimpan dan mengumpulkan informasi penting untuk digunakan bagi

kebaikan bersama.

Kegunaan rekam medis sebagai bukti tertulis yang mengandung nilai

administratif, legal, finansial, riset, edukasi, dokumen, akurat, informatif dan

dapat dipertanggung jawabkan. Dari tujuan dan kegunaan dalam pelayanan

arsip rekam medis maka penulis mengambil judul “Pengelolaan Arsip Rekam

Medis Di Rumah Sakit Aminah Tangerang” sebagai judul skripsi.

B. Batasan dan Rumusan Masalah

1. Batasan Masalah

Penelitian tentang pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Aminah

Tangerang dibatasi pada daur hidup arsip dinamis aktif berbasis kertas.

Karena arsip dinamis aktif masih sering digunakan oleh instansi yang

menaunginya dan dalam penelitian ini penulis mengambil objek penelitian

yaitu rekam medis serta hambatan dalam pengelolaan arsip rekam medis di

Rumah Sakit Aminah Tangerang.

7Imam Ahmad Bin Muhammad Bin Hambal, Musnad Imam Ahmad, Penerjemah Fathurrahman Abdul,

(Jakarta : Pustaka Azzam, 2006), h.70.

7

2. Rumusan Masalah

Dari batasan masalah yang dijelaskan diatas maka penulis merumuskan

masalah sebagai berikut :

a. Bagaimana pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Aminah

Tangerang?

b. Apa saja hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip rekam medis

di Rumah Sakit Aminah Tangerang?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Dari batasan dan rumusan masalah di atas maka penelitian ini bertujuan :

a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit

Aminah Tangerang.

b. Untuk mengetahui hambatan dalam mengelola arsip rekam medis di


2. Manfaat Penelitian

a. Manfaat akademis

Demi menambah pengetahuan penulis pada khususnya dan mahasiswa

atau peneliti lain pada umumnya dalam pengelolaan arsip khususnya

arsip rekam medis.

b. Manfaat praktis

Meningkatkan standarisasi dalam hal pengelolaan arsip khususnya arsip

rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang.

8

D. Definisi Istilah

1. Arsip

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

oleh lembaga negara atau pemerintah daerah8.

2. Pengelolaan Arsip

Kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan

menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan,

maka dapat ditemukan kembali secara cepat dalam waktu yang singkat9.

3. Rekam Medis

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien10

.

E. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Bab ini berisi latar belakang masalah, pembatasan dan

perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi

istilah, dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini penulis akan membahas kerangka teoritis tentang

pengertian arsip, jenis arsip, siklus hidup arsip dinamis, sistem

kearsipan, perlengkapan kearsipan, pemeliharaan dan

8Indonesia, Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

9Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Surabaya : PT. Dioma, 2006), h.2. 10

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, Tentang

Rekam Medis, Bab 1 Pasal 1.

9

pengamanan arsip, masalah dalam pengelolaan arsip, jadwal

retensi arsip, pemusnahan arsip, program penyusutan arsip,

pengertian rekam medis, sejarah dan perkembangan rekam

medis, perkembangan rekam medis di Indonesia, tujuan rekam

medis, isi rekam medis, kegunaan rekam medis, alur penciptaan

rekam medis, bentuk pelayanan rekam medis, sistem rekam

medis, lama penyimpanan rekam medis, retensi dan pemusnahan

rekam medis, kerahasiaan rekam medis, pengembalian kembali

(retrieval) rekam medis, sanksi hukum dan rekam medis sebagai

arsip fungsi rekam medis serta penelitian terdahulu.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini penulis akan menjelaskan tentang metode, jenis dan

pendekatan penelitian serta indikator penilaian yang digunakan

teknik pengumpulan data dan teknik analisis data yang

digunakan dalam penelitian ini.

Bab IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan

Bab ini berisi tentang gambaran umum arsip rekam medis di

Rumah Sakit Aminah Tangerang, hasil penelitian yang berisikan

hasil wawancara dengan kepala unit rekam medis dan staff arsip

rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang, pembahasan

yang isinya memuat penjabaran hasil penelitian dan

dikorelasikan dengan teori teori yang ada.

Bab V Kesimpulan

Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari

keseluruhan bahasan penelitian dan saran-saran yang

10

disampaikan penulis berhubungan dengan hasil penelitian dan

kenyataan yang terjadi di tempat penelitian.

11

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Pengertian Arsip

Arsip adalah catatan (rekod atau warkat) yang tertulis, tercetak,

atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai

arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi11

.

Dalam bahasa belanda, arip disebut juga “archief” yang

mempunyai arti tempat untuk menyimpan catatan dan bukti kegiatan

yang lain12

. Untuk istilah bahasa perancis arsip disebut dengan kata

“dossier” yang berarti catatan, baik dalam bentuk tulisan atau rekaman

dan gambar gambar13

. Dari beberapa pengertian diatas penulis

mengambil kesimpulan tentang definisi arsip. Menurut pemahaman

penulis, arsip adalah catatan yang berisi tentang informasi tulisan,

rekaman suara atau gambar gambar hasil dari kegiatan organisasi.

2. Jenis arsip

Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan organisasi.

Bentuk arsip beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan

seperti yang sering dianggap oleh kebanyakan orang. Arsip dapat

dibedakan dalam beberapa jenis yaitu14

:

a. Arsip menurut subjek atau isinya

11

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia, 2003), h.28. 12

Dewi Anggrawati, Sistem Kearsipan, (Bandung: Armico, 2004), h.2. 13

Marimin Muhsin, Dasar Dasar Kearsipan, (Yogyakarta: Liberti, 2000), h.5. 14

Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf, (Jakarta: Visimedia, 2009), h.46

12

Menurut subjek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa

macam seperti arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran

dan arsip pendidikan.

b. Arsip menurut bentuk atau wujud fisik

Penggolangan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang

digunakan untuk merekam informasi. Contohnya seperti surat, pita

rekaman, microfilm, disket dan compact disk.

c. Arsip menurut nilai atau kegunaanya

Dalam penggolongan ini ada bermacam macam arsip seperti arsip

bernilai informasi yaitu pengumuman dan undangan, arsip bernilai

administrasi contohnya ketentuan organisasi dan surat keputusan,

arsip bernilai hukum contohnya akte pendirian perusahaan dan

keputusan peradilan. Arsip bernilai keuangan contohnya kuitansi

dan laporan keuangan.

d. Arsip menurut sifat kepentingannya

Ada beberapa macam arsip berdasarkan sifat kepentingannya yakni

arsip vital, arsip penting, arsip berguna da arsip tidak berguna.

e. Arsip menurut fungsinya

Berdasarkan fungsinya arsip terdiri dari dua. Arsip dinamis dan

arsip statis.

3. Siklus Hidup Arsip Dinamis

Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari lima15

, yaitu :

a. Tahap penciptaan arsip

15

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Surabaya : Dioma, 2006), h.30-31.

13

Penciptaan arsip adalah segala aktivitas membuat catatan yang

berbentuk tulisan, gambar, maupun rekaman rekaman mengenai hal

hal yang terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi.

b. Tahap penggunaan arsip

Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau

naskah yang telah diarsipkan dan digunakan untuk mendapatkan

informasi yang dibutuhkan.

c. Tahap pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk

mengusahakan keselamatan arsip dengan cara menyimpan,

merawat dan melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat

merusak dan memusnahkan arsip.

d. Tahap penyimpanan arsip

Adalah kegiatan menaruh atau menyusun surat surat secara

sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat

tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat

bilamana dibutuhkan.

e. Tahap penyusutan arsip

Adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara

memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan arsip. Penyusutan

arsip bertujuan untuk mengurangi bertumpuknya arsip yang sudah

tidak terpakai agar menyediakan tempat bagi arsip yang baru.

14

4. Penciptaan arsip

Setiap organisasi, baik organisasi bisnis, lembaga pemerintah

maupun organisasi massa membutuhkan arsip untuk menjalankan

aktivitas organisasinya. Organisasi harus bertanggung jawab dalam

banyak hal, seperti harus memenuhi syarat syarat keuangan, legal dan

menjalani berbagai macam audit dan inspeksi. Penciptaan arsip adalah

kegiatan membuat atau menerima arsip dari unit kerja oleh suatu

organisasi. Arsip tercipta melalui dua cara yakni dengan cara intern dan

ekstern. Cara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam

perusahaan, arsip yang diciptakan secara intern dapat dikendalikan

sehingga dapat diatur baik isi maupun bentuk fisik arsipnya sesuai dengan

kebutuhan organisasi. Cara ekstern artinya arsip diterima dari pihak lain,

bisa perorangan atau perusahaan. Pembuatan arsip dengan cara eksternal

tidak dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan seperti contohnya surat

lamaran kerja16

.

5. Penggunaan arsip

Setelah sebuah organisasi menciptakan arsip secara intern maupun

ekstern, maka arsip tersebut akan digunakan sesuai kebutuhan organiasasi

yang membuat arsip tersebut. Berkenaan dengan penggunaan atau

peminjaman arsip, pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan

alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat menghambat proses

penegakan hukum, mengganggu kepentingan perlindungan hak atas

16

Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h.10.

15

kekayaan intelektual dan perlingungan persaingan usaha tidak sehat serta

membahayakan pertahanan dan kemanan negara17

.

6. Sistem Penyimpanan Arsip

Ada lima macam sistem penyimpanan arsip18

, yakni :

a. Penyimpanan secara alfabetis

Penyimpanan secara alfabetis berarti arsip disimpan menurut urutan

abjad nama orang atau organisasi yang tertera dalam surat.

b. Penyimpanan menurut pokok soal

Berarti arsip disimpan menurut pokok soal yang menjadi isi arsip,

yang kemudian diurutkan secara alfabetis.

c. Penyimpanan menurut wilayah geografis

Arsip disimpan menurut urutan abjad nama tempat atau wilayah

tertentu.

d. Penyimpanan menurut nomor

Arsip disimpan menurut urutan nomor dari yang terkecil hingga

yang terbesar.

e. Penyimpanan secara kronologis.

Arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tercantum dalam surat.

Cara penyimpanan semacam ini biasanya diterapkan untuk menata

arsip yang berhubungan dengan catatan sejarah atau surat

perjanjian. Untuk mempermudah pencarian kembali, laci filing

cabinet diberi nama bulan, didalam tiap laci ditaruh guide tahun dan

17

Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h.11. 18

Suparjati dkk, Tata Usaha Dan Kearsipan, (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1999), h.13-14.

16

dibelakang tiap guide disimpan folder-folder menurut urutan

tanggal.

7. Perlengkapan Kearsipan

Untuk penyelenggaraan kearsipan, biasanya diperlukan perlengkapan

berikut19

:

a. Map

Map mempunyai macam macam bentuk dan ukuran. Map dibedakan

menjadi 4 macam yaitu map biasa (stopmap), map tali, map jepitan,

map tebal.

b. Folder

Merupakan lipatan karton untuk menyimpan arsip

c. Guide

Lembaran yang berfungsi sebagai pembatas folder .

d. Filing cabinet

Yaitu tempat khusus menyimpan folder kadang kadang dilengkapi

dengan rel penggantung folder sehingga sangat memudahkan

penyimpanan dan pengembalian arsip.

e. Kotak berkas

Kotak tempat menyimpan kartu indeks, kartu peminjaman arsip dan

lain sebagainya.

8. Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip

a. Pemeliharaan arsip

19

Ig. Wursanto, Kearsipan (Jilid 1), (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1991), h.25-27.

17

Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah

dan mengambil langkah langkah serta tindakan tindakan yang

bertujuan untuk menyelamatkan arsip arsip berikut informasinya.

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha usaha sebagai

berikut20

:

1. Pengaturan ruangan

a) Ruang penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Untuk

mengatur kelembaban udara dan temperatur udara dapat

dipasang AC yang dihidupkan selama 24 jam secara terus

menerus.

b) Ruangan harus terang dan sebaiknya mempergunakan

penerangan alami yaitu sinar matahari. Sinar matahari dapat

membantu membasmi musuh musuh kertas arsip dan

memberi penerangan kepada ruangan.

c) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat

membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga

ruangan tidak terlalu lembab.

d) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.

e) Ruangan harus terhindar dari serangan air (banjr). Untuk

mencegah kemungkinan itu terjadi maka sebaiknya buatlah

saluran air yang tidak melalui atau melewati tempat

penyimpanan arsip dan apabila terjadi kebocoran atap harus

segera diperbaiki.

20

Ig.Wursanto, Kearsipan (Jilid 1), (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1991), h.30-32.

18

f) Ruang penyimpanan arsip terpisah dari ruangan yang lain

untuk keamanan arsip itu sendiri.

g) Ruang penyimpanan arsip terletak jauh dari tempat industri.

Sebab polusi udara sebagai hasil pembakaran minyak sangat

berbahaya bagi kertas arsip. Untuk mengatasi hal itu maka

ruang penyimpanan arsip harus dilengkapi dengan filter

udara.

b. Perlindungan Arsip

Dengan memahami faktor faktor pemusnah/perusak arsip akan

dapat ditetapkan metode perlindungan arsip yang dilakukan dengan

cara duplikasi dan dispersal (pemencaran) serta penggunaan

peralatan khsusus21

.

1. Duplikasi dan dispersal

Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode

perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau

salinan copy arsip dan menyimpan arsip hasil duplikasi tersebut

di tempat lain. Hal hal yang harus dipehatikan dalam duplikasi

adalah memilih dengan cermat bentuk bentuk duplikasi yang

diperlukan (copy kertas, microfilm, mikrofisch, rekaman

magnetik, electronic records) dan pemilihan media tergantung

fasilitas peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan.

Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi

bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau

21

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman

Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen Atau Arsip Vital Negara.

19

lebih yang berbeda. Untuk menjamin efektifitas metode ini maka

jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang

lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman

dari bencana. Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan

dengan cara alih media dalam bentuk CD ROM. CD ROM

tersebut kemudian dibuat back up, dokumen/arsip asli digunakan

untuk kegiatan kerja sehari hari sementara CD ROM dapat

disimpan pada tempat penyimpanan arsip yang dirancang

khusus.

2. Dengan peralatan khusus

Perlindungan bagi arsip dari musibah atau bencana dapat

dilakukan dengan menggunakan peralatan khusus seperti almari

besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah. Pemilihan

peralatan untuk menyimpan arsip tergantung pada jenis, media

dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum peralatan

tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar, kedap air

dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis

magnetik/elektronik.

c. Pengamanan informasi arsip

Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara22

:

1. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk

menajamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang

berhak.

22

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman

Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen Atau Arsip Vital Negara.

20

2. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.

3. Menjamin bahwa arsip hanya dapat digunakan oleh individu

yang berhak dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik.

d. Pencegahan kerusakan arsip dari bencana

Salah satu tanggung jawab manajer arsip adalah menjaga arsip

terhadap kerusakan dan mengantisipasi arsip dari ancaman

bencana. Untuk itu manajer harus membuat rencana yang

menjelaskan tindakan pencegahan atau meminimalkan potensi

bencana yang akan terjadi. Rencana pencegahan bencana yang

menimpa arsip meliputi berbagai prosedur guna mencegah

kerusakan arsip dan memperbaiki arsip yang rusak akibat

bencana23

. Adapun potensi bencana yang dapat merusak arsip

adalah :

1. Pencegahan kebakaran

Perlindungan terhadap api dilakukan dengan cara menyimpan

arsip dalam brankas, lemari, laci dan kotak. Dalam rangka

memanfaatkan ruangan maka banyak instansi menggunakan

penyimpanan rak terbuka, arsip disimpan dalam folder atau

pada berbagai kardus karton. Peyimpanan semacam ini rentan

terhadap percikan api, baik dari korek api lampu neon maupun

panas yang timbul dari bola lampu. Guna mengurangi resiko

kebakaran maka berbagai cara digunakan seperti24

:

23

Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.173. 24

Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.180.

21

a). Menggunakan alat yang digerakkan secara hastawi (manual)

bukan dengan mesin

b). Membatasi ruang simpan arsip paling sedikit 30 cm dari

sumber cahaya terdekat

c). Memasang pendeteksi asap pada tiap ruangan dalam tempat

penyimpanan arsip

d). Alat pemadam api harus diapsang ditempat yang mudah

terjangkau

2. Pencegahan air dan gempa bumi

Air sama merusaknya dengan api karenanya pencegahan terhadap

banjir sama pentingnya dengan pencegahan terhadap bahaya

kebakaran. Air tidak saja berupa banjir melainkan juga dalam

bentuk bocoran dari atap atau pipa salura air. Bila gedung depo

arsip berada di kawasan yang bebas gempa maka tindakan

pencegahan terhadap gempa bumi dapat diatasi dengan mudah dan

tidak membutuhkan peralatan yang banyak dan rumit sedangkan

untuk terhindar dari musibah banjir beberapa depo penyimpanan

arsip menaikkan tinggi tempat penyimpanan arsip sampai 25 cm

dan bisa digunakan cara lain yaitu dengan penyediaan pompa isap

air25

.

25

Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.181.

22

9. Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip

Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi setiap

kantor, antara lain26

:

a. Kurangnya pengertian terhadap arsip. Dengan belum atau kurang

dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan

fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai.

b. Kualifikasi persyaratan tenaga kerja arsiparis tidak dipenuhi. Hal ini

terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas

tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan

yang diperlukan.

c. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan

tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip

lagi.

d. Belum dimilikinya tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara

baku di suatu kantor/organisasi.

e. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan

penyusutan arsip di unit personal maupun di kantor.

f. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari

pengawasan (karena unit pengawsan yang telah ditentukan tidak

dapat berfungsi sebagaimana mestinya). Hal tersebut disebabkan

pejabat dan pelaksana tidak mempedulikan fungsi unit pengawas

tersebut.

26

Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Edisi Revisi),

(Bandung: Cv Mandar Maju, 2003), h.47-48.

23

10. Jadwal retensi arsip

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi keterangan jenis

arsip, jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya,

tindakan setelah jatuh waktu penyimpanan. Jadwal ini diperlukan

sebagai pedoman penyusutan arsip, karena tidak semua arsip disimpan

permanen27

. Tujuan jadwal retensi arsip adalah melancarkan kegiatan

penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengelolaan kearsipan

berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga

dan biaya28

.

11. Program penyusutan arsip

Arsip tercipta berbarengan dengan adanya kegiatan dalam rangka

pelaksanaan fungsi organisasi, sehingga setiap saat arsip akan

meningkat jumlahnya. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan

berbagai problema jika tidak adanya kebijakan pengurangan arsip.

Problema yang dihadapi bukan saja menyangkut ruangan

penyimpanan, tetapi juga menimbulkan pemborosan berbagai bidang,

ini berarti efisiensi dan penghematan tidak tercapai. Tujuan penyusutan

arsip yaitu29

:

a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi..

b. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang

masih diperlukan dan bernilai tinggi.

c. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

27

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h.309. 28

Irra Chrisyanti Dewi, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Prestasi Pustakarya, 2011), h.30. 29Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta

: Pustaka Sinar Harapan, 1994), h.39-40.

24

12. Pengelolaan arsip dinamis

Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif dan arsip

inaktif. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian secara

efektif, efisien dan sistematis meliputi penciptaan penggunaan,

pemeliharaan serta penyusutan. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis

adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan

kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kerja dan alat bukti yang sah30

.

B. Rekam Medis

1. Definisi Rekam Medis

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan kesehatan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa rekam

medis adalah kumpulan keterangan tentang identitas, hasil anamnesis,

pemeriksaan dan catatan segala kegiatan para pelayan kesehatan atas

pasien dari waktu ke waktu31

. Rekam medis adalah berkas yang

berisikan catatan dan dokumen tentang pasien yang berisi identitas,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada sarana pelayanan

kesehatan rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah ataupun

swasta32

. Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen

30

Emi Jumiyati, “Pengelolaan Arsip Di Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir”, Jurnal Batan, Vol.2

No.2 (April 2009), h.58. 31


Rekam Medis, Bab 1 Pasal 1. 32

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 Tentang Rekam Medis, Bab 1 Pasal

1.

25

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien33

. Dari beberapa

definisi di atas penulis mengambil kesimpulan bahwa rekam medis

adalah berkas yang berisi catatan pengobatan pasien yang telah

diberikan oleh dokter atau tenaga medis lain pada tempat pelayanan

kesehatan.

2. Sejarah dan Perkembangan Rekam Medis

Dari sebuah penemuan para arkeolog di dinding gua batu di

Spanyol, didapat peninggalan purba berupa lukisan mengenai tata cara

praktek pengobatan, antara lain tentang amputasi jari tangan, yang

diduga telah berumur 25.000 tahun (pada zaman Paleoliticum)34

.

Aesculapius, Hippokrates, Galen dan lain lain telah membuat

catatan mengenai penyakit pada kasus kasus yang ditemuinya. Cina

yang terkenal dengan pengetahuan leluhurnya dari ribuan tahun yang

lalu tentang pemanfaatan tumbuh tumbuhan dan binatang untuk

kesehatan, juga mempunyai catatan yang baik direkam di daun lotar

atau kertas kulit kayu dan lain lain35

. Avicenna (Ibnu Sina) yang hidup

pada tahun 980-1037 M banyak menulis buku buku yang berkaitan

dengan pengalamannya mengobati pasien.

Di London, atas anjuran William Harvey Rumah Sakit

St.Batholomous pada abad pertengahan telah melaksanakan rekam

medis pada penderita yang dirawat. Pada tahun 1913 dokter

33

Sjamsuhidajat dkk, Manual Rekam Medis, (Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006), h.3. 34

Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Di Rumah Sakit,

(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.12. 35


(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.13.

26

Franklin.H.Martin (ahli bedah) selain menggunakan rekam medis

dalam pelayanan kedokteran/kesehatan kepada pasien juga

menggunakan rekam medis sebagai alat pendidikan calon calon ahli

bedah36

.

3. Perkembangan Rekam Medis Di Indonesia

Walaupun pelayanan rekam medis di Indonesia telah ada sejak

zaman penjajahan, namun perhatian untuk pembenahan yang lebih baik

dapat dikatakan mulai sejak diterbitkannya keputusan Men.Kes.RI No

031/Birhup/1972 yang menyatakan bahwa semua rumah sakit

diharuskan mengerjakan medical record, reporting dan hospital

statistic. Keputusan tersebut kemudian dilanjutkan dengan adanya

Keputusan Men.Kes.RI No. 034/Birhup/1972 tentang perencanaan dan

pemelihraan rumah sakit.

Pada bab 1 pasal 3 dinyatakan guna menunjang terselenggaranya

rencana induk, (master plan) yang baik, maka setiap rumah sakit

diwajibkan mempunyai dan merawat statistik yang mutahir, membina

rekam medis yang berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan.

Selanjutnya Keputusan Menteri Kesehatan RI

No.134/Menkes/SK/IV/78 tentang susunan organisasi dan tata kerja

rumah sakit menyebutkan sub bagian pencatatan medik mempunyai

tugas mengatur pelaksanaan kegiatan pencatatan medik37

.

36


(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.14. 37



27

Dalam undang undang kesehatan biarpun tidak ada bab yang

mengatur tentang rekam medis secara khusus, namun jelas secara

implisit undang undang ini membutuhkan adanya rekam medis yang

bermutu sebagai bukti pelaksanaan pelayanan kedokteran atau kesehatan

yang berkualitas.

4. Tujuan Rekam Medis

Tujuan dibuatkannya rekam medis adalah menunjang tercapainya

tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan

kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung pengelolaan rekam medis

yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit

sebagaimana yang diharapkan38

. Sedangkan tertib administrasi

merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya

meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

5. Isi Rekam Medis

Di rumah sakit didapat 2 jenis rekam medis39

, yaitu :

a. Rekam medis untuk pasien rawat jalan

Untuk pasien rawat jalan, termasuk pasien gawat darurat rekam

medis mempunyai informasi antara lain :

1). Identitas dan formulir perizinan (lembar hak kuasa)

2). Riwayat penyakit tentang :

a) Keluhan utama

b) Riwayat sekarang (riwayat penyakit yang diderita)

38

M.Taufik Harahap, Prosedur Rekam Medis, Artikel Diakses Pada Tangaal 1 Juni 2017 Dari

www.rekamkesehatan.com. 39

M.Jusuf Hanafiah&Amri Amir, Etika Kedokteran Dan Hukum Kesehatan, (Jakarta: Penerbit EGC,

1999), h.22.

http://www.rekam/

28

c) Riwayat keluarga tentang penyakit yang mungkin diturunkan

d) Laporan pemeriksaan fisik, termasuk pemeriksaan

laboratorium, foto rontgen, scanning dan lain lain.

e) Diagnose atau diagnosis banding

f) Instruksi diagnostik dan terapeutik dengan tanda tangan

pejabat kesehatan yang berwenang

b. Rekam medis untuk pasien rawat inap

Untuk pasien rawat inap, memuat informasi yang sama dengan yang

terdapat dalam rawat jalan dengan tambahan :

1. Persetujuan tindakan medik.

2. Catatan konsultasi.

3. Catatan perawat dan tenaga kesehatan lainnya.

4. Catatan observasi klinik dan hasil pengobatan.

5. Resume akhir dan evaluasi pengobatan.

6. Kegunaan Rekam Medis

Bila ditelusuri lebih jauh, rekam medis mempunyai aspek hukum,

kedisplinan dan etika petugas kesehatan, kerahasiaan, keuangan, mutu

serta manajemen rumah sakit dan audit medik. Secara umum kegunaan

rekam medis adalah40

:

a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dan tenaga kesehatan lainnya

yang ikut ambil bagian dalam memberi pelayanan, pengobatan dan

perawatan pasien.

40

M.Jusuf Hanafiah&Amri Amir, Etika Kedokteran Dan Hukum Kesehatan, (Jakarta: Penerbit EGC,

1999), h.23.

29

b. Merupakan dasar untuk perencanaan pengobatan/perawatan yang

harus diberikan kepada pasien.

c. Sebagai bukti tertulis atas segala pelayanan, perkembangan penyakit

dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.

d. Sebagai dasar analisis, studi, evaluasi terhadap mutu pelayanan

yang diberikan kepada pasien.

e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun

dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

f. Menyediakan data data khusus yang sangat berguna untuk

keperluan penelitian dan pendidikan.

g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medik pasien.

h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai

bahan pertanggung jawaban dan laporan.

7. Alur Penciptaan Arsip Rekam Medis

Alur penciptaan arsip rekam medis dari mulai pendaftaran hingga

penyimpanan rekam medis secara garis besar41

:

a. Pasien mendaftar di loket pendaftaran untuk mendapatkan kartu

berobat/kartu induk pasien (jika baru pertama kali berobat di

rumah sakit yang bersangkutan), untuk pasien yang sudah terbiasa

berobat di rumah sakit yang bersangkutan berarti hanya

menunjukkan kartu berobatnya/kartu induk pasiennya saja tanpa

harus di data terlebih dahulu seperti pasien baru.

41

Depkes RI, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit RI. Revisi Ke 1, (Jakarta: Departemen

Kesehatan RI, 1997), h.18.

30

b. Pasien dengan membawa kartu berobat mendaftar ke tempat

penerimaan pasien.

c. Pertugas tempat penerimaan pasien mencatat pada buku register

yaitu nama pasien, nomor rekam medis, identitas, data sosial

pasien dan mencatat keluhan pada kartu poliklinik.

d. Pasien lama yang sudah memiliki kartu berobat/kartu induk pasien

harus memperlihatkan kartu berobatnya kepada petugas dan

petugas nanti mengambil berkas rekam medisnya.

e. Kartu berobat atau pun rekam medisnya dibawa ke poliklinik yang

dituju sesuai dengan keluhan pasien.

f. Petugas poli tertentu membuat laporan atau rekapitulasi harian

pasien rawat jalan.

g. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian rekam

medis dan untuk yang belum lengkap segera dilengkapi.

h. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan,

untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.

i. Berkas rekam medis pasien disimpan menurut nomor rekam

medisnya.

8. Bentuk Pelayanan Rekam Medis

Setidaknya ada 5 bentuk pelayanan rekam medis, yaitu42

:

a. Pelayanan rekam medis berbasis kertas

b. Pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi

c. Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan Terbatas

42

Departemen Kesehatan RI, Standar Profesi Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, (Jakarta:

Departemen Kesehatan RI, 2009), h.10.

31

d. Pelayanan Sistem Informasi Terpadu

e. Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan Elektronik (WAN)

9. Sistem Rekam Medis

a. Sistem penamaan pasien

Sebelum penetapan sistem penamaan yang dipakai, terlebih dahulu

kita harus memahami keperluan yang mendasar dari pada sistem

penamaan tersebut, sehingga perlu ditetapkan dengan sistem

tersendiri. Pada dasarnya sistem penamaan untuk memberikan

identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara

pasien satu dengan pasien lainnya, sehingga mempermudah proses

pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang berobat

ke rumah sakit43

.

b. Sistem pemberian nomor pasien (patient numbering system)

Penyimpanan berkas rekam medis pada setiap pelayanan

kesehatan disimpan berdasarkan nomor pasien, yaitu nomor rekam

medis pasien pada saat masuk rumah sakit (admission patient

number). Penyimpanan secara alfabetis menurut nama nama

pasien lebih menyulitkan dan memungkinkan terjadinya kesalahan

dibandingkan dengan penyimpanan berdasar nomor pasien.

Jika kartu pasien hilang, nomor pasien masuk dapat diperoleh dari

data dasar pasien yang tersimpan didalam sistem. Dengan

mengetahui nama lengkap dan tanggal masuk pasien. Ada tiga

sistem pemberian nomor pasien pada saat pasien datang ke unit

43

Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit,


32

pelayanan kesehatan (admission numbering system) yang

umumnya dipakai yaitu44

:

1). Pemberian nomor secara seri (serial numbering system)

Istilah yang biasa digunakan adalah “serial numbering system”.

Sistem ini dilakukan dengan cara memberikan nomor rekam

medis yang berbeda setiap pasien berkunjung ke rumah sakit

tersebut. Sehingga rekam medisnya pun disimpan di berbagai

tempat sesuai dengan nomornya.

2). Pemberian nomor secara unit (unit numbering system)

Didalam sistem pemberian nomor secara unit ini, pada saat

pasien datang pertama kali untuk berobat jalan maupun rawat

inap maka pasien tersebut akan mendapat satu nomor rekam

medis yang mana nomor tersebut dipakai selamanya untuk

kunjungan kunjungan selanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat

inap maupun kunjungan ke unit unit penunjang medis dan

instalasi lain untuk mendapatkan pelayanan di suatu rumah

sakit. Dan berkas rekam medis pasien tersebut akan tersimpan

didalam satu berkas dengan satu nomor pasien.

3). Pemberian nomor secara seri unit (serial unit numbering

system)

Sistem ini merupakan gabungan dari kedua sistem diatas. Jadi,

pasien akan diberikan nomor rekam medis yang baru setiap

berkunjung ke rumah sakit. Namun, berkas rekam medisnya

44

Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit,


33

akan disimpan dibawah rekam medis sebelumnya. Setiap

rekam medis yang diambil dan dipindahkan harus diberikan

catatan pada tempat sebelumnya dipindahkan kemana rekam

medis tersebut.

c. Sistem penyimpanan rekam medis

Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis45

:

1. Sentralisasi

Yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis

kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat

dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam

medis. Kelebihan dari sistem sentralisasi :

a) Dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam

medis.

b) Dapat menyamakan tata kerja, peraturan dan perlatan yang

digunakan.

c) Efisiensi kerja petugas.

d) Permintaan rekam medis dapat dilayani setiap saat.

Kekurangan dari sentralisasi :

a) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus melayani unit

rawat jalan dan rawat inap.

b) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

45

Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit,


34

2. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi berkas rekam medis rawat jalan dan

rawat inap disimpan di tempat terpisah. Kelebihan dari

desentralisasi :

a) Efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan

yang lebih cepat.

b) Beban kerja petugas rekam medis lebih ringan.

c) Pengawasan terhadap arsip rekam medis jadi lebih baik.

karena ruang lingkup untuk setiap arsip rekam medis rawat

jalan/rawat inap jadi lebih sempit

Kekurangan desentralisasi :

a) Terjadi duplikasi rekam medis.

b) Biaya pengadaan rekam medis lebih banyak.

c) Isi rekam medis jadi berbeda.

d) Menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan unit

lain.

Sedangkan sistem penjajaran di rak dilakukan dengan sistem

numerik. Ada tiga sistem numerik dalam penyimpanan berkas

rekam medis46

, yaitu :

a) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing System)

Yaitu penyimpanan berkas rekam medis pada secara berurutan

sesuai dengan nomor urut rekam medis tersebut. Misalnya

220910, 220911.

46

Gawandi, Rahasia Rekam Medis, (Jakarta: Fakultas Kedokteran UI, 2005), h.18-20.

35

b). Sistem angka akhir

Biasa disebut dengan terminal digit filing system. Disini

digunakan nomor nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan

menjadi 3 kelompok masing masing terdiri dari 2 angka.

Angka pertama adalah kelompok dua angka yang terletak

paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang

terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka

yang terletak paling kiri. Dalam penyimpanan sistem angka

akhir (terminal digit filing system) ada 100 kelompok angka

pertama (primary section) yaitu 00-100. Pada waktu

menyimpan petugas harus melihat angka angka pertama dan

membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan

untuk kelompok angka angka pertama yang bersangkutan.

Sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor nomor

pada angka kelompok ketigalah yang selalu berlainan.

Misalnya 46-52 02, 47-52-02, 98-05-26, 99-05-26.

c). Sistem angka tengah

Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka

tengah (middle digit filing system). Disini berkas rekam medis

disimpan berdasarkan pasangan angka angka sama dengan

sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua dan

angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir.

Dalam hal ini angka yang terletak di tengah menjadi angka

pertama, pasangan angka paling kiri menjadi angka kedua

36

sedangkan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Misalnya

12-17-55, 12-17-56

d. Temu kembali (retrieval) rekam medis

Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari

poliklinik dan dokter yang melakukan riset dilakukan setiap hari

pada waktu waktu yang telah ditentukan. Dokter atau perawat

yang ingin melihat rekam medis seorang pasien disarankan untuk

membuat surat izin maupun kartu peminjaman rekam medis.

Dokter dan perawat pun harus mengetahui nomor rekam medis

dan nama pasien mana yang ingin dipinjam untuk mendapatkan

informasi tentang si pasien tersebut. Ketentuan pokok yang harus

ditaati di ruang penyimpanan rekam medis yaitu47

:

1. Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis,

tanpa tanda keluar/kartu permintaan.

2. Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam

keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam

medis kembali lagi ke tempat penyimpanan pada setiap akhir

kerja pada hari yang bersamaan.

3. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit,

kecuali atas perintah pengadilan.

4. Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari

poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan

kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah

47

Iqbal Taufik , “Tinjauan Peminjaman Dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna

Menunjang Efektifitas Kerja Di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka”, Jurnal Apikes Bandung (Agustus

2016), h.15.

37

ditentukan. petugas harus menulis dengan benar dan jelas

nama pasien dan nomor rekam medisnya.

Ada dua cara yang dapat mendukung kegiatan temu balik

arsip48

, yaitu :

a) Petunjuk keluar (kartu pinjam/tracer)

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk

mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya

“petunjuk keluar” ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat

berkas rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak

penyimpanan. Kartu pinjam/petunjuk keluar tetap berada pad rak

file tersebut sampai berkas rekam medis yang diambil (dipinjam)

kembali ke tempat semula. Petunjuk keluar yang umum digunakan

berbentuk kartu yang dilengkapi dengan kantong tempel tempat

menyimpan surat pinjam.

b) Kode warna (sampul map)

Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada

sampul, untuk mencegah keliru dalam menyimpan dan

memudahkan mencari map yang salah dalam meletakkan. Garis-

garis warna dengan posisi yang berbeda pada pinggiran folder,

menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda

untuk tiap nomor klasifikasi penyimpanan rekam medis.

48

Iqbal Taufik , “Tinjauan Peminjaman Dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna

Menunjang Efektifitas Kerja Di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka”, Jurnal Apikes Bandung (Agustus

2016), h.16.

38

10. Lama penyimpanan rekam medis

Persoalan ini timbul bila ruang tempat penyimpanan rekam medis

terbatas. Rekam medis yang baru terus bertambah, sementara ruangan

tempat menyimpan rekam medis tidak dapat lagi memuat arsip arsip

rekam medis. Solusi yang diambil adalah dengan menyingkirkan

sebagian dari rekam medis yang sudah tidak terpakai lagi. Berpedoman

kepada PERMENKES nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medis

dinyatakan bahwa:

a. Lama penyimpanan rekam medis sekurang kurangnya 5 tahun

terhitung tanggal terakhir pasien berobat.

b. Setelah batas waktu 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan.

c. Sebelum dimusnahkan maka arsip tersebut harus diambil informasi

utama, menyimpan rekam medis anak anak hingga batas usia

tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan menyimpan

rekam medis dengan kelainan jiwa sesuai dengan ketentuan yang

berlaku49

.

Di beberapa negara lain terdapat peraturan berbeda terkait retensi

rekam medis. Berdasarkan studi Dr.G.D.Mogli (India) dikatakan

bahwa sebaiknya rekam medis pasien berobat jalan disimpan sekitar

3-5 tahun dan pasien rawat inap sekurang kurangnya 10 tahun.

American Medical Record Association dan American Hospital

Association memberikan pendapat bahwa ketika rekam medis

49


Rekam Medis. Bab 4 pasal 8 ayat 1&2.

39

dalam penyelidikan kasus hukum rekam medis ditahan 10 tahun

setelah perkara terakhir selesai50

.

11. Retensi dan pemusnahan rekam medis

Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan

memusnahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang

inaktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen

rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam

medis untuk diabadikan atau dimusnahkan. Setelah dilakukan penilaian

terhadap nilai guna rekam medis dari arsip rekam medis inaktif, pihak

rumah sakit kemudian menyimpan secara permanen arsip rekam medis

sesuai dengan niali gunanya. Adapun arsip rekam medis yang disimpan

permanen seperti formulir masuk dan keluar, resume penyakit, lembar

operasi, identifikasi bayi lahir, lembar persetujuan tindakan medis

(informed consent). Rangkaian kegiatan pemusnahan arsip rekam medis

meliputi51

:

a. Membuat daftar nilai guna rekam medis dengan mengelompokkan

arsip rekam medis berdasarkan penyakit dan kepentingan khusus

sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit.

b. Membuat berita acara pemusnahan rekam medis yang

ditandatangani ketua dan sekretaris pelaksana pemusnahan arsip

rekam medis dan diketahui direktur rumah sakit.

50

Muhammad Jusuf Hanafiah & Amri Amir. Etika Kedokteran Dan Hukum Kesehatan, (Jakarta:

Penerbit EGC, 1999) h.20. 51

Lita Purnama Sari&Atik Pujihastuti, “Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis

Rawat Jalan Di Puskesmas Kartasura”, Jurnal Rekam Medis, Vol.1 No.1 (Maret 2012), h.96.

40

c. Melaksanakan pemusnahan dengan cara dibakar, dihancurkan

dengan alat tertentu. Bila pemusnahan dilaksanakan oleh pihak

ketiga harus disaksikan oleh pihak rumah sakit.

d. Untuk rekam medis yang sudah rusak/sudah tidak terbaca dapat

langsung dimusnahkan.

12. Kerahasiaan rekam medis

Secara umum dapat disadari bahwa informasi yang terdapat dalam

rekam medis sifatnya rahasia. Pasien tentu mengharapkan apa yang

ditulis dokter yang sifatnya rahasia bagi dirinya tidak dibaca oleh

kalangan lain. Hal ini yang menyebabkan bila dokter merasa perlu

konsultasi dengan dokter lain, maka harus dapat persetujuan pasien

karena hal demikian dokter konsultan akan membaca segala rekaman

dan catatan dokter pertama52

.

13. Sanksi hukum

Dalam pasal 79 UU praktik kedokteran secara tegas mengatur

bahwa setiap dokter atau dokter gigi yang dengan sengaja tidak

membuat rekam medis dapat dipidana dengan pidana kurungan paling

lama (satu) 1 tahun atau denda paling banyak Rp. 50.000.000,- (lima

puluh juta rupiah). Selain tanggung jawab pidana, dokter dan dokter

gigi yang tidak membuat rekam medis juga dapat dikenakan sanksi

secara perdata, karena dokter dan dokter gigi tidak melakukan yang

52

Triana Ohoiwutun, Bunga Rampai Hukum Kedokteran, (Bandung: Penerbit Bayumedia, 2007),

h.19.

41

seharusnya dilakukan (ingkar janji/wanprestasi) dalam hubungan

dokter dengan pasien53

.

a. Sanksi disiplin dan etik

Dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis selain

mendapat sanksi hukum juga dapat dikenakan sanksi disiplin dan

etik sesuai UU praktik kedokteran, peraturan KKI, kode etik

kedokteran Indonesia (KODEKI) dan kode etik kedokteran gigi

Indonesia (KODEKGI). Dalam peraturan konsil kedokteran

Indonesia nomor 16/KKI/PER/VIII/2006 tentang tata cara

penanganan kasus dugaan pelanggaran disiplin MKDKI dan

MKDKIP, ada tiga alternatif sanksi disiplin54

yaitu :

1) Pemberian peringatan tertulis.

2) Rekomendasi pencabutan surat tanda registrasi atau surat izin

praktik. Selain sanksi disiplin, dokter dan dokter gigi yang

tidak membuat rekam medis dapat dikenakan sanksi etik oleh

organisasi profesi yaitu majelis kehormatan etik kedokteran

(MKEK) dan majelis kehormatan etik kedokteran gigi

(MKEKG).

14. Rekam medis sebagai arsip

Rekam medis lebih dikenal di ranah kesehatan. Rekam medis

masuk dalam golongan arsip karena rekam medis adalah hasil rekaman

kegiatan pemberian layanan kesehatan dari tenaga medis baik di rumah

sakit atau sarana layanan kesehatan lainnya. Pengertian arsip menurut

53

Ulil Kholili, “Pengenalan Ilmu Rekam Medis Pada Masyarakat Serta Kewajiban Tenaga

Kesehatan Di Rumah Sakit”, Jurnal Kesehatan Komunitas, Vol.1, No.2 (Mei 2011), h.64. 54

Sjamsuhidajat,dkk, Manual Rekam Medis, (Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006), h.11.

42

UU No 43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Walaupun tidak secara jelas disebutkan perihal bidang kesehatan

maupun sarana layanan kesehatan, namun kegiatan layanan kesehatan

menjadi tanggung jawab negara dalam menjamin hak hidup rakyatnya.

Rekam medis memiliki nilai guna seperti arsip yang umum diketahui,

yaitu nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer antara lain:

Administrasi (prasyarat tertib administrasi sentra layanan kesehatan),

legalitas (bukti hukum), finansial (pengurusan pembiayaan layanan

kesehatan), edukasi (penelitian&pendidikan bidang kedokteran) dan

nilai guna sekundernya meliputi sejarah dan pendokumentasian.

C. Rumah Sakit

1. Pengertian Rumah Sakit

Menurut UU Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit

adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit diselenggarakan

berasaskan pancasila dan didasarkan kepada nilai kemanusiaan, etika

dan profesionalitas, manfaat, keadilan, persamaan hak dan anti

43

diskriminasi, pemerataan, perlindungan dan keselamatan pasien, serta

mempunyai fungsi sosial55

.

2. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

Tugas dan fungsi rumah sakit

Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna (pelayanan kesehatan yang

meliputi Promotif, Preventif, Kuratif, dan Rehabilitatif). Untuk

melaksanakan tugas-tugas tersebut, maka rumah sakit mempunyai fungsi

sebagai berikut :

a) Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan

sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.

b) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui

pelayanan kesehatan yang paripurna.

c) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia

dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan

kesehatan.

d) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi bidang

kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan

memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.

D. Penelitian Terdahulu

1. Skripsi yang berjudul “Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan Dan

Pemeliharaan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan

Jakarta” yang ditulis oleh Nadya Hairani mahasiswa Program Studi

55

Indonesia, Undang Undang Nomor 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.

44

Ilmu Perpustakaan dan Infromasi Fakultas Ilmu Budaya Univeristas

Indonesia56

. Penelitian yang ditulis oleh saudari Nadya Hairani

dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta sedangkan

penulis melakukan penelitian di Rumah Sakit Aminah Tangerang.

Pembatasan penelitian yang dilakukan oleh saudari Nadya Hairani

berfokus kepada pemeliharaan arsip rekam medis supaya terhindar

dari kerusakan dan kehilangan, yang penulis lakukan menggunakan

pendekatan daur hidup arsip dinamis aktif berbasis kertas sebagai

pembatasan masalah penelitianya. Metode penelitian antara saudari

Nadya Hairani gunakan dengan yang penulis lakukan sama sama

menggunakan metode kualitatif dan menggunakan objek

penelitiannya yang sama yaitu menggunakan rekam medis.

2. Skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Pasien Bagian Rekam

Medis Di Rumah Sakit Panti Waluyo Surakarta” yang ditulis oleh

Andrian mahasiswa program studi manajemen administrasi Fakultas

Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta57

.

Penelitian yang saudara Andrian lakukan adalah di Rumah Sakit Panti

Waluyo Surakarta sedangkan penulis melaksanakan penelitian di

Rumah Sakit Aminah Tangerang. Untuk pembahasan penelitiannya

saudara Andrian menekankan tentang administrasi Rumah Sakit Panti

Waluyo Surakarta sedangkan penelitian ini penulis buat dengan

56

Nadya Hairani, “Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan Dan Pemeliharaan Rekam Medis Rumah

Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta”. (Skripsi Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, Universitas

Indonesia, 2012). 57

Andrian, “Pengelolaan Arsip Pasien Bagian Rekam Medis Di Rumah Sakit Panti Waluyo

Surakarta”, (Tugas Akhir Diploma III Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan

Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012).

45

menitikberatkan kepada pengelolaan arsip dengan pendekatan daur

hidup arsip dinamis aktif berbasis kertas. Persamaan penelitian yang

penulis lakukan dengan saudara Andrian adalah sama sama

menggunakan metode kualitatif sebagai metode penelitiannya dan

rekam medis sebagai objek penelitiannya.

46

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Dan Pendekatan Penelitian

Jenis penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif. Metode

penelitian deskriptif merupakan metode penelitian yang berusaha

mengungkap fakta suatu kejadian, proses, aktifitas dan manusia secara apa

adanya pada waktu sekarang atau jangka waktu yang masih memungkinkan

dalam ingatan responden58

. Penelitian deskriptif digunakan untuk

menjelaskan kegiatan pengelolaan rekam medis dari mulai rekam medis

tersebut diciptakan sampai akhirnya diretensi serta hambatan yang dihadapi

dalam kegiatan pengelolaan arsip rekam medis.

Sedangkan pendekatan yang digunakan adalah pendekatan kualitatif.

Pendekatan kualitatif ditujukan untuk mendapatkan pemahaman yang

mendasar melalui pengalaman first hand dari peneliti yang langsung

berproses dan melebur menjadi satu bagian yang tidak terpisahkan dengan

subjek dan latar yang akan diteliti berupa laporan yang sebenar benarnya,

apa adanya, serta catatan dari lapangan yang aktual. Karena merupakan first

hand, maka dalam penelitian kualitatif harus terjun langsung dan harus

mengenal subjek penelitian yang bersangkutan secara personal dan tanpa

perantara59

.

58

Andi Prastowo, Memahami Metode Metode Penelitian : Suatu Tinjauan Teoretis Dan Praktis, (Jogjakarta : Ar Ruz Media, 2011), h.35.

59Haris Herdiansyah, Metodologi Penelitian Kualitatif Untuk Ilmu Ilmu Sosial, (Jakarta : Salemba

Humanika, 2013), h.7.

47

B. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan langkah awal yang penting dalam

penelitian. Data yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis.

Oleh karena itu, pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis,

terarah dan sesuai dengan masalah penelitian. Teknik pengumpulan data

dilakukan untuk saling menunjang hasil pengumpulan data yang lain.

Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan antara

lain :

1. Data primer

Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara atau

langsung dari sumbernya. Adapun yang termasuk data primer :

a. Wawancara

Wawancara adalah suatu tanya jawab secara tatap muka yang

dilaksanakan oleh pewawancara dengan orang yang diwawancarai

untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan60

. Tanya jawab

dilakukan untuk mengambil informasi yang berkaitan dengan

penelitian ini.

b. Observasi

Untuk menemukan dan mengungkap fakta yang ada di lapangan

secara alamiah. Dalam penelitian ini peneliti menetapkan sejumlah

tujuan dan menempatkan dirinya sebagai bagian dari objek yang

ditelitinya61

. Obeservasi dilakukan guna mengamati kondisi yang

60

Satori dkk, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Alfabeta, 2009), h.17. 61

Sumadi Suryabrata, Metodologi Penelitian, (Jakarta: Raja Graffindo, 2008), h.22.

48

terjadi di tempat penelitian tentang kegiatan pengelolaan arsip

rekam medis.

2. Data sekunder

a. Dokumentasi

Segala sesuatu materi dalam bentuk tertulis yang dibuat oleh

manusia, dokumen yang dimaksud adalah segala catatan baik

berbentuk catatan dalam kertas maupun elektronik. Dokumen dapat

berupa artikel, media massa, catatan harian62

.

b. Buku

Buku adalah kumpulan kertas atau bahan lainnya yang dijilid

menjadi satu pada salah satu ujungnya dan berisi tulisan atau

gambar63

. Jenis buku yang penulis gunakan untuk penyusunan

skripsi ini yaitu jenis buku sumber (buku rujukan) yang dijadikan

sumber untuk kajian ilmu tertentu dan berisi suatu kajian yang

lengkap.

c. Jurnal

Jurnal adalah terbitan berkala yang berbentuk pamphlet berseri

berisi bahan yang sangat diminati orang saat diterbitkan64

. Ada

beberapa jenis jurnal tapi yang spesifik penulis gunakan yaitu jurnal

ilmiah, adapun jurnal ilmiah mengandung pengertian pamflet yang

berisi bahan ilmiah yang sangat diminati orang saat diterbitkan

dimana tempat penulis mempublikasikan artikel ilmiahnya.

62

Samiaji Sarosa, Penelitian Kualitatif : Dasar Dasar, (Jakarta: PT.Indeks, 2010), h.61. 63Zaenal Arifin, Dasar Dasar Penulisan Karya Ilmiah, (Jakarta: Gresindo, 2008), h.8. 64

Mulyadi Guntur, Menerbitkan Jurnal Ilmiah Bermutu, (Malang: UM Press, 2011), h.2.

49

C. Indikator Penilaian

Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan

indikator penilaian adalah peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor

28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang undang nomor 43 tahun 2009

tentang kearsipan yang penulis gunakan untuk membuat dimensi pada

indikator penilaian ini, permenkes RI nomor 269 tahun 2008 tentang rekam

medis, pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis di rumah sakit

tahun 2006 yang diterbitkan oleh departemen kesehatan, standar profesi

perekam medis dan informasi kesehatan tahun 2009 yang diterbitkan oleh

departemen kesehatan Republik Indonesia, peraturan kepala arsip nasional

Republik Indonesia nomor 6 tahun 2005 tentang pedoman perlindungan,

pengamanan dan penyelamatan dokumen penting atau arsip vital negara.

Indikator penilaian ini dibuat untuk lebih memperinci batasan penelitian

yang sudah ada dan untuk menilai pengelolaan rekam medis berjalan sesuai

dengan pertauran perundang undangan. Serta beberapa literatur yang didapat

dari buku seperti buku Sedarmayanti, Zulkfli Amsyah, Basir Barhos dan

Sulistyo Basuki yang berkaitan dengan kearsipan, sedangkan untuk sub

variabel yang disusun, penulis menyusunnya berdasarkan materi buku buku

rekam medis dalam hal ini penulis merujuk kepada buku yang ditulis oleh

Sunny Umul Firdaus, Gemala Hatta Dan M.Jusuf Hanafiah. Adapun

variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian terdiri dari :

a. Daur hidup arsip yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan,

penyimpanan dan penyusutan.

b. Hambatan dalam pengelolaan arsip rekam medis.

50

Tabel 1

Indikator penilaian

No Dimensi Indikator

a. Daur hidup arsip

1 Penciptaan

1. Menciptakan arsip rekam medis secara

berurutan

2. Mengisi formulir rekam medis dengan

lengkap

2 Penggunaan 1. Mendistribusikan rekam medis untuk

keperluan medis

2. Akses untuk menggunakan rekam medis

3 Pemeliharaan 1. Langkah preventif melindungi arsip rekam

medis

4

Penyimpanan

1. Menggunakan sistem penyimpanan yang

sesuai dengan kegiatan organisasi

2. Menemukan kembali arsip rekam medis

dengan mudah

5 Penyusutan

1. Menentukan waktu retensi arsip rekam

medis.

b. Hambatan

1. Merekrut sumber daya manusia yang

memenuhi kriteria sebagai perekam medis

dan mampu memaksimalkan sumber daya

manusia yang tersedia untuk mengelola

rekam medis

2. Ruang penyimpanan rekam medis

D. Kriteria Informan

1. Kepala unit rekam medis, yaitu Sri Yeni, Amd. Alasan penulis memilih

Ibu Sri Yeni sebagai informan karena beliau yang bertanggung jawab

terhadap kelancaran kinerja unit rekam medis di Rumah Sakit Aminah

Tangerang.

2. Staf unit rekam medis, yaitu Sari Wahyuni, Amd RMIK. Alasan penulis

memilih Ibu Sari Wahyuni sebagai informan karena ibu sari salah satu

petugas yang telah lama bekerja di unit rekam medis Rumah Sakit

51

Aminah Tangerang sehingga paham akan kegiatan pengelolaan arsip

rekam medis.

E. Teknik Analisis Data

Analisis data merupakan kaidah penelitian yang wajib dilakukan oleh

semua peneliti, karena sebuah penelitian tanpa analisis hanya melahirkan

data mentah yang tidak mempunyai arti. Dengan analisis, data bisa diolah

dan disimpulkan. Analisis data merupakan upaya mencari dan menata data

secara sistematis untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus

yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan untuk perkembangan ilmu

pengetahuan65

. Analisis data penelitian kualitatif dilakukan dengan

mengorganisasikan data dan menjabarkannya serta memilih mana data

penelitian yang berhasil diperoleh dan sesuai dengan tema penelitian.

Analisis data kualitatif adalah proses mencari serta menyusun secara

sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan

data lainnya sehingga mudah dipahami agar dapat diinformasikan kepada

orang lain66

. Tujuan utama analisis data dalam penelitian kualitatif ialah

mencari makna dibalik data, melalui pengakuan subyek pelakunya. Analisis

data dalam penelitian kualitatif dilakukan pada saat pengumpulan data dan

setelah selesai dari pengumpulan data67

. Langkah langkah dalam teknik

analisis data adalah :

65

Muhammad Idrus, Metode Penelitian Ilmu Sosial Pendekatan Kualitatif Dan Kuantitatif,

(Jakarta:Erlangga, 2009), h.151. 66

Patilima Hamid, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung:Alfabeta, 2005), h.30. 67

Beni Ahmad Saebani, Metode Penelitian, (Bandung: Pustaka Setia, 2008), h.70.

52

1. Reduksi data

Semakin lama peneliti ke lapangan, maka jumlah data akan

semakin banyak, kompleks dan rumit. Untuk itu perlu segera dilakukan

analisis data melalui proses reduksi data. Reduksi data berarti

merangkum, memilih hal hal yang pokok dan memfokuskan pada hal

hal yang penting. Dengan demikian tujuan dari reduksi data ini adalah

untuk menyederhanakan data dan memastikan data yang telah di reduksi

merupakan data yang sesuai dengan batasan masalah penelitian. Jadi

dalam kegiatan reduksi data dilakukan penggolongan data dan

memisahkan data yang tidak perlu. Kegiatan reduksi data ini dapat

dilakukan dengan cara seleksi data yang ketat, pembuatan ringkasan dan

menggolongkan data menjadi suatu informasi yang mudah dipahami68

.

2. Penyajian data

Penyajian data merupakan salah satu dari teknik analisis data

kualitatif. Penyajian data adalah kegiatan ketika sekumpulan informasi

disusun sehingga memberi kemungkinan akan adanya penarikan

kesimpulan. Bentuk penyajian data kualitatif berupa teks naratif,

matriks, grafik, dan bagan. Dengan adanya penyajian data maka akan

memudahkan untuk memahami apa yang terjadi. Pada tahap ini peneliti

berupaya mengklasifikasikan dan menyajikan data sesuai dengan pokok

permasalahan69

.

68

Deddy Mulyana, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: PT.Remaja Rosdakarya, 2006),

h.40. 69

Saifuddin Azwar, Metode Penelitian, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2007), h.59.

53

3. Penarikan kesimpulan

Pada bagian penarikan kesimpulan peneliti mengutarakan

kesimpulan dari data data yang telah diperoleh. Kesimpulan dalam

penelitian kualitatif merupakan temuan baru yang sebelumnya belum

pernah ada. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mencari makna dari data

yang dikumpulkan70

.

70

Emzir, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2010), h.63.

54

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Rumah Sakit Aminah Tangerang

1. Sejarah

Rumah Sakit Aminah Tangerang adalah salah satu rumah sakit di

bawah naungan PT. Putra Aminah Prikasih yang merupakan sister

hospital dari Rumah Sakit Prikasih yang sudah lebih dulu beroperasi

sejak tahun 1987. Tahun 2006 melakukan pengembangan rumah sakit

ke arah Tangerang dengan akuisisi rumah sakit makna menjadi


2. Visi Misi Rumah Sakit Aminah Tangerang

Visi dari Rumah Sakit Aminah Tangerang adalah menjadi rumah

sakit pilihan yang terpercaya di Tangerang dan sekitarnya, sedangkan

misi dari Rumah Sakit Aminah menyelenggrakan pelayanan

kesehatan kepada masyarakat sekitar dengan fasilitas nyaman,

lengkap dan berkualitas.

3. Visi Misi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah Tangerang

Visinya adalah menjadikan unit yang professional dan bermutu

dalam pengelolaan seluruh aktivitas rekam medis. Misinya adalah

sebagai pusat data medis, lengkap, akurat dan dapat

dipertanggungjawabkan guna memberikan kepuasan kepada pihak

yang terkait.

55

4. Fasilitas Rumah Sakit Aminah Tangerang

Instalasi gawat darurat 24 jam, poliklinik, dokter spesialis,

laboratorium 24 jam, radiologi 24 jam, medical check up, ambulance,

kamar bersalin dan operasi 24 jam, fisiotheraphy.

5. Mitra Kerjasama Asuransi dan Perusahaan

Carrefour Indonesia, asuransi Allianz, asuransi mega life, asuransi

ABDA, asuransi sinar mas, equity financial solution, easco medical,

yankes BDN, asuransi reliance, gessa assistance, asuransi takaful,

BNI life, lippo general insurance, asuransi jiwa tugu mandiri, astri

budi luhur, medico prima, dinkes tangerang, PLN kantor pusat.

6. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Aminah

Tangerang

Tabel 2 Struktur organisasi unit rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang

Kepala Pelayanan BPJS

dan Rekam Medis

(dr.Chairunnisa)

Kepala Unit Rekam

Medis

Sri Yeni, Amd

Pencatatan Dan

Pengolahan Data

Pencatatan

Pasien Admin Status

Siti

rohimah

Sari

wahyuni Agus

56

7. Sarana fisik unit rekam medis

Sarana fisik di ruang penyimpanan rekam medis aktif

Tabel 3

Sarana fisik di ruang penyimpanan rekam medis aktif

No Jenis barang Jumlah

1 Kursi 5 pcs

2 Komputer 1 unit

3 Roll o’pack 3 pcs

4 Rak biasa 4 pcs

5 Meja 4 pcs

6 Ac 2 unit

7 Alat alat kebersihan 5 pcs

Tabel 4

Fasilitas di ruang retensi arsip rekam medis di rumah sakit aminah tangerang

No Jenis barang Jumlah

1 Kursi 3 pcs

2 Meja 3 pcs

3 Rak biasa 7 pcs

4 Komputer 2 unit

8. Letak geografis

Rumah Sakit Aminah Tangerang terletak di Jl. HOS Cokroaminoto, No

4, Larangan, Kreo selatan, Tangerang.

B. Hasil Penelitian dan pembahasan

Berdasarkan tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil penelitian

yang didapat melalui proses wawancara. Adapun hasil penelitian yang

diperoleh, sebagai berikut :

1. Daur hidup arsip

a. Tahap penciptaan

57

Tahap ini merupakan awal dari proses kehidupan arsip yang

bentuknya berupa formulir. Tahap penciptaan ini merupakan bagian

awal sebuah dokumen akan dikelola oleh organisasi yang

menanunginya. Arsip diciptakan untuk mendukung kegiatan bisnis

dan disimpan sebagai bukti dari kegiatan bisnis tersebut. Ada dua

cara untuk menciptakan arsip, untuk rekam medis sendiri cara

penciptaan rekam medis dengan mengisi formulir ringkasan klinik

yang diisi berdasarkan data sosial pasien. Berikut adalah hasil

wawancara yang dijelaskan tentang proses penciptaan arsip rekam

medis.

Untuk penciptaan arsip rekam medis sendiri didapat dari data

identitas sosial yang berasal dari ktp, setelah data sosial lengkap di

formulir ringkasan klinik lalu setelah itu datanya dimasukkan ke

database yang ada di komputer, nanti nomor rekam medis akan

muncul secara otomatis setelah data pasien sudah diinput jika

pasien telah selesai berobat maka rekam medis kembali ke ruang

penyimpanan71

.

Dari jawaban wawancara yang diutarakan oleh kepala unit rekam

medis Rumah Sakit Aminah Tangerang, nomor rekam medis pasien

muncul setelah identitas pasien dimasukkan ke database komputer

yang dimana komputer tersebut sudah ada software sistem informasi

rumah sakit. Jawaban tersebut juga ditegaskan oleh staf unit rekam

medis Rumah Sakit Aminah Tangerang

Mengisi sesuai identitas secara lengkap di formulir ringkasan klinik

lalu setelah itu datanya kita masukkan ke database di komputer,

nomor rekam medis didapat dari software rekam medis yang

digunakan di rumah sakit aminah72

71Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd. Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 72

Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit

Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.

58

Dari hasil wawancara, alur penciptaan arsip rekam medis itu sendiri

dimulai dari pasien datang untuk mendaftar berobat lalu mengisi

formulir ringkasan klinik yang berisi data sosial pasien berupa

nama, tempat tanggal lahir dan lain lain setelah selesai melakukan

pengisian lalu data sosial pasien dimasukkan ke database komputer

dan nanti pasien akan mendapat nomor rekam medisnya. Hasil

pengamatan yang dilakukan penulis di tempat pendaftaran pasien

diketahui bahwa pasien yang ingin berobat di Rumah Sakit Aminah

Tangerang melakukan pengisian data sosial pasien yang ada di

formulir ringkasan klinik dan setalah selesai mengisi formulir

ringkasan klinik petugas pendaftaran memberikannya kepada unit

rekam medis untuk diinput ke database komputer yang dimana

komputer tersebut sudah memiliki sistem informasi rumah sakit.

Nanti secara otomatis rekam medisnya akan muncul dan nomor

rekam medis tersebut dapat digunakan kembali jika ingin berobat.

Jawaban yang diberikan oleh informan, tentang informasi identitas

pasien yang ada di rekam medis sesuai dengan bab 2 pasal 3 ayat 1

yang permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang jenis dan isi rekam

medis.

Rumah sakit merupakan pusat pelayanan yang menyelenggarakan

pelayanan medik dasar dan medik spesialistik, pelayanan penunjang

medis, pelayanan perawatan baik rawat jalan, rawat inap maupun

pelayanan instalasi gawat darurat. Rekam medis dihasilkan dari

59

suatu upaya pelayanan kesehatan, isi rekam medis secara umum

dikelompokkan atas empat bagian yaitu rekam medis pasien rawat

jalan, rawat inap, rekam medis pasien gawat darurat dan rekam

medis dalam keadaan bencana. Terkait akan hal itu dijelaskan dalam

hasil wawancara berikut.

Rekam medis di rumah sakit aminah terdiri dari dua jenis yaitu

rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap. Rekam medisnya

masih berbentuk kertas73

.

Ada beberapa rumah sakit yang sudah menggunakan rekam medis

elektronik, tapi untuk di Rumah Sakit Aminah Tangerang sendiri

masih menggunakan rekam medis berbentuk kertas. Dua informan

yang sudah penulis wawancarai memberikan jawaban sama.

Disini ada dua rekam medis dan untuk bentuk fisiknya masih

kertas74

.

Rekam medis terdiri dari catatan pasien yang dilakukan dalam

pelayanan kesehatan. catatan tersebut sangat penting dalam

pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap dapat

memberikan informasi dalam menentukan keputusan tindakan

medis. Secara umum isi rekam medis ada dua, yang pertama berisi

catatan yang merupakan uraian tentang identitas pasien,

pemeriksaan pasien, diagnosis, pengobatan serta tindakan dan

pelayanan yang dilakukan oleh dokter maupun tenaga kesehatan lain

sesuai dengan komptensinya. Kedua, dokumen yang merupakan

kelengkapan dari catatan tersebut seperti foto rontgen, hasil

73

Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd. Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah




60

laboratorium dan keterangan medis yang lain75

. Jawaban dari kedua

informan selaras dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 2

pasal 2 butir 1 tentang jenis dan isi rekam medis yang menyebutkan

bahwa rekam medis harus dibuat secara tertulis.

Rekam medis rumah sakit merupakan komponen penting dalam

pelaksanaan kegiatan manajemen rumah sakit. Rekam medis rumah

sakit harus mampu menyajikan informasi lengkap tentang proses

pelayanan medis di rumah sakit. Oleh sebab itu penulis berkeinginan

menanyakan tentang isian formulir rekam medis yang ada di Rumah

Sakit Aminah Tangerang seperti jawaban wawancara berikut.

Iya, terdapat perbedaan. Kalau untuk rawat jalan cuma ada lembar

klinik yang diisikan oleh dokter, kalau untuk rawat inap lebih

banyak tergantung dari informasi apa saja dari pasien yang ingin

diketahui oleh dokternya semisal ada catatan laboratorium atau

terapi yang sudah dijalani dan tindakan medis yang sudah diterima

oleh pasiennya76

.

Dari jawaban yang diberikan oleh kepala unit rekam medis Rumah

Sakit Aminah Tangerang diketahui bahwa isian formulir rekam

medis rawat inap lebih banyak dan lebih rinci dari rekam medis

rawat jalan dikarenakan ketika pasien sudah harus melakukan rawat

inap berarti tenaga medis butuh tau lebih banyak tentang penyakit

pasien rawat inap supaya bisa memberikan pelayanan medis secara

optimal. Hal senada juga diutarakan oleh staf unit rekam medis

Rumah Sakit Aminah Tangerang seperti jawaban wawancara

berikut.

75

Sabarguna, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, (Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit

Islam, 2004), h.20. 76

Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.

61

Kalau rawat jalan tidak selengkap rawat inap, di rekam medis

rawat inap ada informed consent77

.

Secara umum, rawat jalan dan rawat inap adalah bagian dari

pelayanan medis di rumah sakit. Dalam perjalanannya pasien rawat

inap lebih banyak membutuhkan tindakan medis dan tenaga medis

butuh lebih banyak informasi yang harus diambil tentang penyakit

pasien. Maka dari itu terdapat perbedaan tentang keterangan yang

ada di lembar rekam medis. Pada lembar rekam medis rawat jalan

pencatatan diperlukan hanya sebatas catatan atau dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan fisik, diagnosis dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan dalam rawat inap

memuat tentang catatan yang lebih banyak seperti observasi klinis,

hasil pengobatan, hasil pemeriksaan laboratorium dan persetujuan

tindakan medis jika pasien harus dioperasi atau tindakan medis yang

lebih serius78

. Penjelasan dari kedua informan tersebut sesuai

dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 2 pasal 3 butir 1 dan

2 tentang jenis dan isi rekam medis.

Pengisian atau pencatatan rekam medis ada kemungkinan terjadi

tidak lengkap atau tidak sesuai disebabkan kesibukan seorang dokter

dan perawat sehingga dapat terjadi kesalahan ketika mengisi lembar

formulir rekam medis dan terjadi kemungkinan tulisan dokter tidak

terbaca. Dalam hal ini ketika terjadi kesalahan saat melakukan

pencatatan pada rekam medis, catatan tidak boleh dihilangkan atau

77


Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 78

Azwar Azrul, Pengantar Administrasi Rumah Sakit, (Jakarta: Bina Aksara Rupa, 1996), h.16.

62

dihapus dengan cara apapun. Hal ini juga yang penulis tanyakan

dalam jawaban wawancara berikut.

Untuk saat ini belum ada dokter atau perawat yang salah atau tidak

lengkap dalam mengisi formulir rekam medis79

.

Sampai sejauh ini kepala unit rekam medis tidak menemukan

adanya dokter dan perawat yang melakukan kesalahan dalam

pengisian lembar rekam medis. Staf unit rekam medis juga

memberikan jawaban yang sama seperti dibawah ini.

Sejauh ini tidak, selalu benar80

.

Di bidang kedokteran dan kedokteran gigi, rekam medis merupakan

salah satu bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan

oleh dokter dan dokter gigi. Masalah yang sering timbul dalam

pengisian rekam medis adalah dalam proses pengisiannya tidak

lengkap atau penulisan dokter yang kurang spesifik mengenai

diagnose penyakit pasien. Keadaan ini akan mengakibatkan dampak

bagi intern dan ekstern rumah sakit, karena hasil pengolahan data

menjadi dasar pembuatan laporan intern dan ekstern rumah sakit81

.

Maka jawaban dari proses wawancara dengan informan sesuai

dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 2 pasal 2 butir 1

bahwa rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas.

79





Sharon Gondo, Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, (Bandung: Fakultas Kedokteran

Universitas Padjajaran, 2007), h.30.

63

Pembuatan desain formulir rekam medis harus melibatkan unsur

utama yang terlibat dalam pelayanan kepada pasien. Unsur utama

tersebut terdiri dari dokter, perawat dan praktisi rekam medis. Unsur

utama tersebut harus dapat mengidentifikasi kebutuhan data maupun

memastikan cara pemenuhan kebutuhan datanya dengan tepat.

Berhubungan dengan hal tersebut, penulis menanyakan tentang

pembuatan formulir rekam medis seperti jawaban wawancara

berikut.

Kalau di rumah sakit aminah yang lebih sering memberikan

masukan tentang isian lembar rekam medis adalah perawat dan

tenaga terapis82

.

Staf unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang memberikan

pernyataan bahwa perawat ruangan dan tenaga terapis yang meminta

supaya isian di formulir rekam medis dibuat lebih banyak, apabila

isian formulir rekam medis terinici dengan baik maka keluhan

penyakit pasien menjadi lebih detail, hal ini bertujuan supaya pasien

dapat diberikan pelayanan medis secara maksimal. Kepala unit

rekam medis juga menyatakan hal serupa.

Perawat ruangan yang biasanya minta untuk ditambahkan isian

isian di formulir rekam medis dan perawat juga dilibatkan dalam

pembuatan desain formulir rekam medis83

.

Formulir rekam medis adalah lembaran kertas yang sudah tercetak

yang digunakan untuk mencatat identitas pasien, hasil pemeriksaan

dan pelayanan selama di rumah sakit. Pembuatan desain formulir

82





64

rekam medis melibatkan setiap unsur utama yang terlibat dalam

pelayanan kepada pasien, unsur utama tersebut minimal terdiri dari

dokter, perawat dan praktisi rekam medis. Semua unsur utama

tersebut dibentuk dalam wadah yang dinamakan panitia rekam

medis84

. Keterlibatan tenaga medis di Rumah Sakit Aminah

Tangerang dalam pembuatan desain formulir rekam medis sesuai

dengan pedoman penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit

tahun 2006 bab 3 tentang organisasi rekam medis yang dibuat oleh

kementrian kesehatan Republik Indonesia.

b. Tahap penggunaan

Setelah arsip rekam medis sudah melalui proses penciptaan

tentunya arsip rekam medis akan digunakan, seperti diketahui

bersama bahwa rekam medis tidak boleh diketahui informasinya oleh

sembarang orang bahkan pasien yang mendapatkan perawatan itu

sendiri. Seperti dinyatakan hasil wawancara berikut ini.

Sampai saat ini belum ada pasien yang ingin melihat rekam

medisnya, yang disampaikan oleh pihak rumah sakit hanya informasi

informasi yang tertulis di rekam medis85

.

Menurut kepala unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang,

belum ada pasien yang ingin melihat rekam medisnya tapi hanya

informasi yang ada di rekam medis yang disampaikan. Itu juga yang

dinyatakan oleh staf unit rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang.

84

Endah Puspitasari&Dwi Nurjayanti, “Perancangan Desain Formulir Rekam Medis Rawat Jalan

Poliklinik Umum Di Puskesmas Kauman Kabupaten Ponorogo”, Jurnal Csd Forum, Vol.2 No.2 (Juni 2017),

h.156. 85Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah


65

Sejauh ini tidak, karna rekam medis itu sendiri sifatnya rahasia86

.

Hak atas rahasia rekam medis adalah hak pasien untuk meminta agar

rahasia yang diceritakan kepada dokter tidak diungkap lebih lanjut,

namun pasien juga bisa mengizinkan dokter untuk mengungkapkan

kepada pihak yang berkepentingan. Informasi yang terkandung pada

rekam medis menjadi milik pasien lalu bentuk fisik rekam medis

merupakan milik rumah sakit87

. Jawaban dari proses wawancara

tersebut menghasilkan jawaban yang sesuai dengan permenkes

nomor 269 tahun 2008 bab 4 pasal 10 butir 1 tentang penyimpanan,

pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis yang berisi informasi

tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit dan riwayat

pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga

kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu,

petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

Karena rekam medis akan digunakan oleh tenaga medis sebagai

acuan pengobatan kepada pasien tentunya rekam medis tersebut akan

keluar dari rak penyimpanan untuk dipinjam oleh dokter atau pun

tenaga medis lain di rumah sakit yang bersangkutan. Supaya tidak

hilang atau dimanfaatkan orang yang tidak bertanggung jawab, unit

rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang mencatatnya di buku

ekspedisi dan meletakkan tracer di rak penyimpanan jika ada dokter

atau perawat yang ingin menggunakan rekam medis. Buku ekspedisi

86Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit


Tuti Susilowati&Haryo Nugorho, “Tingkat Pengetahuan Tentang Kerahasiaan Dokumen Rekam

Medis Pada Perawat Di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping tahun 2017”, Jurnal Permata

Indonesia, Vol.8 No. 2 (November 2017), h.93.

66

yang dimaksud isinya tentang nomor rekam medis yang sedang

dipinjam, tanggal dipinjamnya rekam medis dan jam berapa rekam

medis tersebut dipinjam, setelah rekam medis selesai digunakan akan

diberi checklist di buku ekspedisi tersebut bahwa rekam medis yang

dipinjam telah dikembalikan. Tracer berguna sebagai petunjuk

rekam medis sedang digunakan. Hal tersebut dijelaskan dalam

jawaban wawancara berikut

Itu harus dicatat karna kita ada catatan status keluar, tanggal, hari

dan jam berapa serta nama yang meminjam, setelah arsip kembali

pun dicatat di buku ekspedisi. Biasanya juga digunakan tracer

sebagai penanda jika rekam medis tersebut sedang digunakan88

.

Pencatatan bertujuan untuk mengetahui rekam medis dalam

peminjaman dan penggunaan tracer sebagai petunjuk di rak

penyimpanan jika rekam medis sedang dipinjam, hal yang sama juga

dijelaskan staf unit rekam medis seperti berikut ini

Mencatat, nantinya ada catatan ekpedisi, setiap rekam medis yang

keluar pasti dicatat tujuannya untuk mencegah rekam medis hilang

serta tracer sebagai penanda di rak kalau rekam medis sedang

keluar dari rak penyimpanan89

.

Tracer adalah kartu yang digunakan untuk menggantikan posisi

rekam medis yang keluar dari rak90

. Berdasarkan hasil observasi

yang telah penulis lakukan bahwasannya apabila rekam medis akan

digunakan maka perekam medis akan mencatatnya di buku

ekspedisi, buku ekspedisi tersebut berisi catatan tentang tanggal,

waktu peminjaman, nomor rekam medis serta siapa yang

88Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 89Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit


Muninjaya, Manajemen Kesehatan, (Jakarta: Penerbit Egc, 2004), h.15.

67

meminjamnya. Hal itu dilakukan untuk menjaga rekam medis yang

bersifat rahasia dan tidak boleh digunakan dan diketahui informasi

yang terkandung didalam rekam medisnya kepada yang bukan

semesetinya. Jawaban dari informan dari hasil wawancara tersebut

selaras dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 4 pasal 10

butir 3 yang berisi tentang permintaan rekam medis untuk

kepentingan kesehatan pasien harus dilakukan secara tertulis kepada

pimpinan sarana pelayana kesehatan.

Rumah sakit merupakan pelayanan kesehatan yang mutlak

dibutuhkan oleh segenap lapisan masyarakat dalam upaya

peningkatan derajat kesehatan baik individu maupun masyarakat

secara keseluruhan. Rekam medis merupakan salah satu bagian

penting dalam pelaksanaan pemberian pelayanan kesehatan kepada

pasien. Rekam medis berisi tentang informasi semua tindakan medis

terhadap pasien baik pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat

darurat. Ada beberapa pasien yang telah melakukan rawat inap

namun masih harus melakukan pengobatan rawat jalan. Maka dari itu

penulis menanyakan penggunaan rekam medis mantan pasien rawat

inap yang masih harus melakukan rawat jalan.

Untuk lembar rekam medisnya menggunakan rekam medis rawat

jalan, hanya nanti lembar rekam medisnya dijadikan satu antara

rawat inap yang sudah dijalani dengan rawat jalan menjadi satu

folder91

.

91



68

Penggunaan rekam medis mantan pasien rawat inap yang masih

harus melakukan rawat jalan untuk penyembuhannya maka rekam

medis rawat inap dijadikan satu map dengan rekam medis rawat

jalannya. Jawaban yang sama juga diberikan oleh staf unit rekam

medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.

Tetap menggunakan yang lama, hanya nanti kita batasi saja didalam

map antara rekam medis yang rawat jalan dengan rawat inap dan

disediakan pembatas juga berapa kali pasien melakukan rawat

jalan92

.

Formulir rekam medis yang sudah diisi oleh tenaga medis baik itu

formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap sebaiknya diberi

pembatas didalam map sehingga memudahkan tenaga medis untuk

melihat riwayat penyakit pasien apabila butuh tindakan medis lebih

lanjut atau nantinya pasien menjalani rawat jalan setelah rawat

inap93

. Berdasarkan wawancara dengan informan didapati bahwa

Rumah Sakit Aminah Tangerang menyatukan rekam medis antara

bekas pasien rawat inap dan masih harus menjalani rawat jalan untuk

penyembuhannya menjadi satu map.

Rumah sakit bertanggung jawab atas mutu pelayanan medik di

rumah sakit yang diberikan kepada pasien. Tapi pada kenyataannya

tidak semua rumah sakit dapat memberikan pelayanan mediknya

secara optimal kepada pasien terlebih lagi apabila pasien memiliki

penyakit yang memang harus diberikan pelayanan medis secara

khusus semisal dipindahkan ke rumah sakit kanker atau rumah sakit

92



Savitri Citra Budi, “Penerapan Konsep Integrasi Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum

Daerah Wates Yogyakarta”, Indonesia Journal Community Engagement, Vol.1 No.2 (Maret 2016), h.68.

69

mata. Untuk itu penulis tertarik untuk menanyakan tentang

bagaimana rekam medis pasien yang di rujuk ke rumah sakit lain.

Tidak, karena faktor kerahasiaan rekam medis itu sendiri, hanya

nanti kita kasih catatan riwayat penyakitnya saja itu pun cuma copy

an nya saja94

.

Faktor kerahasiaan rekam medis menjadi pertimbangan utama tidak

diberikannya lembar rekam medis asli kepada rumah sakit yang

dituju. Jawaban yang sama juga diutarakan oleh kepala unit rekam


Tidak diberikan kepada rumah sakit yang dituju jika pasien dirujuk

ke rumah sakit lain yang diberikan ringkasan medis dari pasien yang

bersangkutan95

.

Pasien yang dirujuk adalah pasien yang perlu penanganan lebih

lanjut. Tujuan pemberian rujukan ini adalah untuk memberikan

pelayanan medis yang lebih baik96

. Informasi yang terdapat dalam

ringkasan pulang atau resume medis merupakan ringkasan dari

seluruh masa perawatan dan pengobatan pasien97

. Jawaban yang

diberikan oleh informan sejalan dengan permenkes nomor 269 tahun

2008 bab 4 pasal 10 butir 1 yang menjelaskan tentang informasi

riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter,

tenaga kesehatan tertentu dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

Kegunaan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib

adminsitrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan rumah sakit.

94





Bustami, Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan Dan Aksespabilitasnya, (Jakarta: Erlangga,

2011), h.23. 97

Kusnanto, Profesi Dan Praktik Keperawatan Professional, (Jakarta: Penerbit Egc, 2003), h.17.

70

Selain itu ada beberapa kegunaan rekam medis yang lain seperti

aspek medis, aspek hukum, aspek keuangan, aspek penelitian, aspek

pendidikan dan aspek dokumentasi. Dari kegunaan rekam medis

tersebut penulis menanyakan tentang kegunaan rekam medis di


Selain digunakan untuk kegiatan pelayanan kesehatan, rekam medis

disini untuk pembuatan statistik penyakit, yang nantinya statistik

penyakit itu dibuatkan laporan ke dinas kesehatan kota tangerang98

.

Kegunaan rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang lebih

banyak digunakan sebagai pemberian pelayanan kesehatan,

pembuatan statistik penyakit, dan keuangan. Begitu juga jawaban

dari staf rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.

Sejauh ini dimanfaatkan untuk pelayanan kesehatan dan pembuatan

statistik penyakit99

.

Rekam medis merupakan salah satu sumber informasi dan

komunikasi antara tenaga medis dengan pasien. Kegunaan rekam

medis sendiri bermacam macam seperti kegunaan untuk administrasi,

dijadikan pembuktian hukum di pengadilan, rincian biaya pelayanan

kesehatan, untuk kepentingan penelitian dalam bidang kedokteran

dan juga dapat dimanfaatkan sebagai bahan pengajaran mahasiswa

kedokteran100

. Penjabaran yang diberikan informan sama dengan

permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 5 pasal 13 butir 1 yang berisi

tentang pemanfaatan rekam medis sebagai pemeliharaan dan

98





Tika Sekarsari Sunaryo&Sri Sugiarsi, “Kajian Pemanfaatan Informasi Pada Dokumen Rekam

Medis Pasien Meninggal Dunia Di Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar”, Jurnal Manajemen Informasi

Kesehatan Indonesia, Vol.2 No.1 (Maret 2014), h.95.

71

pengobatan pasien, alat bukti dalam proses penegakan hukum,

keperluan pendidikan dan penelitian, dasar biaya pelayanan

kesehatan dan data statistik kesehatan.

Faktor kerahasiaan dari rekam medis menjadi acuan untuk penulis

menanyakan tentang siapa saja yang berhak untuk menggunakan

rekam medis. Dibawah ini adalah penjelasan dari informan.

Petugas yang memberikan layanan medis kepada pasien semisal

petugas fisioterapi101

.

Selain juga dokter dan perawat, para terapis juga masih diberikan

wewenang menggunakan rekam medis untuk keperluan medis jika

memang pasien harus mendapat pengobatan tambahan seperti

pengobatan dengan fisioterapi dan radiologi. Pun jawaban yang

diberikan staf unit rekam medis seperti berikut ini.

Yang boleh mengakses selain dokter dan perawat adalah bagian

radiologi102

.

Pengguna atau pemakai rekam medis adalah pihak yang

memasukkan, megoreksi, menganalisis atau memperoleh informasi

baik secara langsung atau melalui perantara103

. Jawaban yang

diutarakan oleh informan sesuai dengan permenkes nomor 269 tahun

2008 bab 3 pasal 5 ayat 4 tentang tata cara penyelenggaraan rekam

medis berisi setiap pencatatan ke dalam rekam medis harus dibubuhi

nama, waktu dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga

101





Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam

Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II, (Jakarta: Departemen Kesehatan 2006), h.60.

72

kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan secara

langsung.

Rekam medis bukan hanya berisi tentang catatan penyakit pasien

saja, tetapi ada beberapa manfaat lain dari sebuah dokumen rekam

medis seperti salah satunya yaitu untuk dasar pembayaran biaya

pelayanan kesehatan dan untuk pasien yang telah menggunakan

asuransi maka rekam medis dapat digunakan sebagai klaim biaya

kepada perusahaan asuransi yang bersangkutan. Hal tersebut telah

penulis tanyakan seperti jawaban wawancara berikut.

Kalau untuk klaim asuransi, pihak asuransi yang sudah bekerja

sama dengan rumah sakit aminah akan memberikan formulir klaim

asuransi dari perusahaan asuransi yang sudah kerja sama dengan

rumah sakit aminah, nanti perawat yang menuliskan di formulir

klaim asuransi tersebut apa saja pengobatan yang sudah diberikan

oleh rumah sakit aminah kepada pasien dan nanti keluarga pasien

yang akan mengurus masalah pembiayaannya ke pihak asuransi104

.

Dari jawaban wawancara dengan kepala unit rekam medis Rumah

Sakit Aminah Tangerang didapati informasi bahwa lembaga asuransi

yang sudah menjalin kerja sama dengan Rumah Sakit Aminah

Tangerang telah memberikan formulir klaim asuransi kepada Rumah

Sakit Aminah Tangerang. Staf unit rekam medis juga memberikan

informasi yang sama.

Kalau untuk klaim asuransi pasien dari pihak asuransi yang sudah

kerja sama dengan rumah sakit aminah sudah memberikan formulir

klaim asuransinya ke kita terus nanti keluarga pasien yang

mengurus untuk klaim asuransi dan informasi tentang biaya

pengobatannya didapat dari rekam medis itu105

.

104





73

Pengguna rekam medis sendiri terbagi menjadi dua yaitu pengguna

primer dan pengguna sekunder. Pihak dari pengguna sekunder ini

adalah pihak pengganti biaya perawatan semisal badan asuransi.

Jawaban wawancara yang diberikan oleh informan berhubungan

dengan pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis di

rumah sakit oleh kementerian kesehatan tahun 2006 halaman 14

tentang kegunaan rekam medis.

c. Tahap penyimpanan

Supaya kegiatan pengelolaan arsip berjalan dengan baik, untuk itu

arsip perlu disimpan. Ada berbagai cara pengklasifikasian arsip dan

setiap organisasi punya caranya tersendiri untuk menyimpan

arsipnya. Begitu pun juga dalam menyimpan arsip rekam medis di

sebuah rumah sakit. Demi memudahkan dalam menyusun arsip

rekam medis, maka diperlukan sistem penyimpanan atau sistem

klasifikasi yang digunakan. Dan penulis juga menanyakan tentang

pengklasifikasian rekam medis di rak penyimpanan Rumah Sakit

Aminah Tangerang seperti hasil wawancara berikut.

Tidak ada, tidak ada klasifikasi tertentu untuk melakukan

penyimpanan rekam medis. Kita disini menggunakan terminal digit

filing system untuk menyamakan dan memudahkan106

.

Sistem klasifikasi untuk menyimpan arsip rekam medis di ruang

penyimpanannya menggunakan terminal digit filing system.

Terminal digit filing system adalah salah satu sistem klasifikasi

untuk di rak penyimpanan rekam medis dengan menggunakan angka

106Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit


74

akhir. Dua digit angka akhir dalam nomor rekam medis digunakan

sebagai digit utama dalam penyimpanannya selanjutnya diikuti oleh

dua digit awal dan dua digit angka yang di tengah. Jawaban tersebut

juga dinyatakan oleh kepala unit rekam medis di Rumah Sakit

Aminah Tangerang.

Kita menggunakan stiker warna yang digunakan dari angka 0-9

yang dilihat dari dua digit angka belakangnya. Tidak ada buku

pedomannya untuk klasifikasi yang digunakan107

.

Sebagai tambahannya digunakanlah stiker warna untuk membantu

mengenali nomor nomor klasifikasinya. Stiker warna yang

digunakan di Rumah Sakit Aminah Tangerang adalah warna merah

untuk angka 0, warna hitam untuk angka 1, warna kuning untuk

angka 2, warna hijau untuk nomor 3, warna biru muda untuk angka

4, warna pink untuk angka 5, warna ungu untuk angka 6, warna

hijau untuk angka 7, warna biru tua untuk angka 8 dan orange untuk

angka 9. Jawaban dari informan sejalan dengan pedoman

penyelenggaraan dan prosedur rekam medis rumah sakit di

Indonesia tahun 2006 halaman 83 tentang sistem penjajaran rekam

medis.

Jika arsip rekam medis belum masuk waktu retensi, arsip rekam

medis tersebut masih sering digunakan untuk keperluan medis.

Dalam hal ini untuk memudahkan petugas unit rekam medis dalam

mencari kembali arsip rekam medis apabila ingin digunakan maka

unit rekam medis menentukan cara dalam menemukan kembali arsip



75

rekam medis. Seperti jawaban yang diutarakan pada wawancara

berikut.

Stiker warna dan menurut dua digit nomer belakang108

.

Cara yang digunakan menemukan kembali arsip rekam medis yang

dipakai unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang adalah

dengan menggunakan stiker warna dan dilihat dari dua digit nomer

belakang (terminal digit filing system), penjelasan yang hampir sama

juga diberikan oleh staf unit rekam medis.

Penggunaan nomor dan diliat dari warna stiker. Stiker itu untuk

penanda angka109

.

Fungsi dari kode warna ini adalah untuk memberikan warna tertentu

pada sampul untuk mencegah keliru dalam menyimpan dan

memudahkan mencari map yang salah simpan110

.

Kegiatan penyimpanan rekam medis bertujuan untuk melindungi

dari kerusakan fisik dan isinya itu sendiri. Rekam medis harus

dilindungi dan dirawat karena merupakan benda yang sangat

berharga bagi rumah sakit, ada dua cara untuk menyimpan rekam

medis , bisa dengan cara sentralisasi atau desentralisasi. Penulis

telah melakukan proses wawancara untuk menanyakan cara

penyimpanan apa yang digunakan oleh Rumah Sakit Aminah

Tangerang untuk menyimpan rekam medisnya.

Untuk di rumah sakit aminah menggunakan penyimpanan

sentralisasi111

.


Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 109Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit


Ery Rustiyanto, Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan,

(Yogyakarta: Graha Ilmu, 2011), h.10.

76

Sistem penyimpanan sentralisasi menjadikan rekam medis rawat

jalan dan rawat inap menjadi satu ruangan dengan tujuan

menghindari duplikasi rekam medis dan efisiensi kerja petugas

rekam medis. Jawaban serupa juga diutarakan oleh staf unit rekam


Menyimpan rekam medisnya secara sentralisasi112

.

Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali rekam medis yang disimpan dalam

rak penyimpanan. Ketersediaan rekam medis secara cepat dan tepat

pada saat dibutuhkan akan sangat membantu pelayanan kesehatan

kepada pasien113

. Jawaban dari proses wawancara menunjukkan

bahwa Rumah Sakit Aminah Tangerang menyimpan rekam

medisnya secara sentralisasi. Hasil observasi yang penulis lakukan

di Rumah Sakit Aminah Tangerang untuk memudahkan pencarian

kembali rekam medis apabila ingin digunakan maka Rumah Sakit

Aminah Tangerang menyimpan rekam medisnya secara sentraliasi.

Sedangkan penyusunan rekam medis di ruang penyimpanan rekam

medis menggunakan terminal digit filing system dan didukung

dengan stiker warna warni di map rekam medis.

111





Wasiadi Hikmatullah Farhatani&Ratna Dwi Wulandari, “Faktor Determinan Lamanya

Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan RSUD.MOH.SOEWANDHI SURABAYA,”, Jurnal Administrasi

Kesehatan Indonesia, Vol.2 No.4 (Desember 2014), h.50.

77

d. Tahap pemeliharaan

Musibah bencana alam seperti gempa bumi, tsunami, banjir atau

musibah yang diakibatkan oleh kelalaian manusia seperti kebakaran

bukan hanya menelan korban jiwa dan harta tetapi juga memberikan

dampak yang sangat besar terhadap keseluruhan aspek kehidupan

manusia. Salah satu dampak diantaranya adalah musnah serta

rusaknya arsip atau dokumen penting yang merupakan aset bagi

organisasi. Pemeliharaan terhadap arsip sangat diperlukan untuk

melindungi arsip dari kerusakan akibat bencana alam dan kelalaian

manusia. Begitu juga dengan rekam medis pada sebuah rumah sakit

karena rekam medis menjadi bukti pelayanan kesehatan yang

diberikan rumah sakit kepada pasien sehingga rekam medis harus

benar benar terjaga dari bahaya kerusakan. Itu juga yang penulis

tanyakan tentang pemeliharaan rekam medis di Rumah Sakit

Aminah Tangerang seperti jawaban wawancara berikut.

Kalau untuk di rumah sakit aminah sendiri antisipasinya kita

menyediakan alat pemadam kebakaran dan rekam medis diletakkan

di roll o‟pack yang sudah tahan api114

.

Antisipasi bencana yang dijalankan oleh Rumah Sakit Aminah

Tangerang dengan menyediakan alat pemadam kebakaran, menurut

informan sampai saat ini untuk ancaman bencana alam, tikus atau

serangga belum pernah terjadi.

Disini lebih antisipasi ke kebakaran, untuk tikus, serangga dan

bencana alam sejauh ini belum ada rekam medis yang rusak karena

114



78

tikus atau bencana alam maka dari itu kita disini menyediakan alat

pemadam kebakaran dan roll o‟packnya juga sudah tahan api115

.

Rekam medis merupakan dokumen penting bagi setiap instansi

rumah sakit maka dari itu keberadaan rekam medis harus dijaga dari

berbagai kemungkinan ancaman kerusakan yang ada. Kegiatan

pemeliharaan rekam medis sendiri bisa berupa tindakan preventif

(pencegahan) dan tindakan kuratif (yang dilakukan setelah terjadi

kerusakan)116

. Jawaban yang diberikan oleh informan tentang

penyediaan alat pemadam kebakaran sebagai langkah preventif

untuk melindungi rekam medis dari bahaya kebakaran sesuai dengan

peraturan kepala arsip nasional Republik Indonesia nomor 6 tahun

2005 tentang pedoman perlindungan, pengamanan dan

penyelamatan dokumen atau arsip vital Negara bab 3 poin c yang

membahas tentang pengamanan fisik arsip. Pengamatan yang

dilakukan penulis tentang pemeliharaan rekam medis juga

menunjukkan bahwa unit rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang menyediakan alat pemadam kebakaran sebagai antisipasi

terjadinya kebakaran yang dapat membahayakan keberadaan rekam

medis.

Rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi informasi apa

yang ada di dalam rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya

keterangan atau pemalsuan data di rekam medis dan bahkan

dipergunakan oleh orang yang semestinya tidak diberi izin.

115



Dedi Alamsyah, Manajemen Pelayanan Kesehatan, (Yogyakarta: Nuha Medika, 2012), h.30.

79

Dokumen rekam medis bersifat rahasia, jika ada yang meminjamnya

maka dokter atau perawat berkewajiban untuk menjaga dan

mengembalikannya secara utuh. Oleh sebab itu ruang penyimpanan

rekam medis harus dijaga terlebih lagi di malam hari. Itu pula yang

penulis tanyakan tentang siapa yang menjaga ruangan rekam medis

di malam hari.

Yang menjaga ruangan rekam medis di malam hari petugas

pendaftaran117

.

Jawaban wawancara tentang siapa yang menjaga ruangan rekam

medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang yaitu petugas

pendaftaran. Hal yang sama juga diutarakan dari staf rekam medis


Kalau di rumah sakit ini untuk malam harinya yang menjaga

ruangan rekam medis ya petugas pendaftaran118

.

Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan itu sendiri merupakan

suatu keadaan bebas dari kejahatan pencurian, oleh sebab itu faktor

kemanan merupakan pertimbangan penting di area penyimpanan

rekam medis. Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud

untuk melindungi arsip dari ancaman pencurian arsip dengan cara

menggunakan sistem kemanan ruang penyimpanan arsip seperti

pengaturan akses ruang penyimpanan arsip, pemasangan alarm

boleh dipasang didalam ruang penyimpanan arsip dan pemasangan

kamera pengintai dapat pula dijadikan alternatif untuk menggunakan

117





80

ruang penyimpanan arsip119

. Langkah preventif untuk melindungi

rekam medis yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit Aminah

Tangerang ketika penulis melakukan pengamatan diketahui jika

Rumah Sakit Aminah Tangerang menyediakan alat pemadam

kebakaran untuk mencegah kemungkinan terjadinya kebakaran.

Jawaban yang diberikan oleh informan terkait dengan penjagaan

ruangan rekam medis di malam hari sesuai dengan peraturan kepala

arsip nasional Republik Indonesia nomor 6 tahun 2005 tentang

pedoman perlindungan, pengamanan dan penyelamatan dokumen

atau arsip vital negara bab 3 poin c tentang pengamanan informasi

arsip.

e. Tahap penyusutan

Rak yang sudah terlalu padat dapat mempersulit proses

penyimpanan dan pencarian kembali rekam medis. Kegiatan

penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan mengurangi rekam

medis dari tempat penyimpanan rekam medis aktif ke tempat

penyimpanan rekam medis inaktif. Hal itu pula yang dilakukan oleh

Rumah Sakit Aminah Tangerang. Seperti dinyatakan dalam jawaban

wawancara berikut ini

Kalo yang aktif disimpan selama 5 tahun di ruang penyimpanan

rekam medis yang aktif setelah lewat 5 tahun dipindahkan ke

ruangan rekam medis inaktif120

.

119

Novita Yuliani, “Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Kemanan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan Peraturan Perundang Undangan (Studi Kaus Di Rumah Sakit Umum Daerah Sukoharjo), Jurnal

Infokes, Vol.6 No.2 (November 2016), h.34. 120Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit


81

Diketahui dari jawaban staf rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang bahwa rekam medis aktif disimpan selama 5 tahun.

Begitupun jawaban yang diberikan oleh kepala unit rekam medis


Aktifnya disimpan selama 5 tahun setelah itu dimasukan ke ruangan

inaktif setelah memasuki masa inaktif selama 3 tahun baru

dilakukan proses penghancuran121

.

Penyusutan merupakan kegaiatan memisahkan antara rekam medis

aktif dengan rekam medis inaktif. Penyusutan di sarana pelayanan

kesehatan perlu dilakukan karena setiap sarana pelayanan kesehatan

mempunyai keterbatasan ruang penyimpanan rekam medis122

.

Jawaban dari informan tentang lamanya penyimpanan rekam medis

aktif di rumah sakit sesuai dengan permenkes nomor 269 tahun 2008

bab 4 pasal 8 butir 1 bahwa rekam medis rumah sakit disimpan

selama 5 tahun sedangkan rekam medis pada sarana pelayanan

kesehatan non rumah sakit disimpan selama 2 tahun. Informasi yang

penulis dapati ketika melakukan pengamatan tentang penyusutan

rekam medis diketahui bahwa masa berlaku rekam medis aktif ke

inaktif adalah 5 tahun dan sejalan dengan permenkes 269 tahun

2008 yang menyebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap di

rumah sakit wajib dismpan sekurang kurangnya untuk jangka waktu

5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau

dipulangkan.



Ahmad Alwi, “Analisis Mutu Pelayanan Kesehatan Ditinjau Dari Aspek Input Rumah Sakit Di

Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum Haji Makassar”, Jurnal MKMI, vol.7 no.1 (april 2011), h.142.

82

Proses penghancuran arsip merupakan tahap akhir dari proses

penyusutan yang dilakukan. Hal itu pula yang penulis tanyakan

tentang proses penghancuran rekam medis di unit rekam medis


Proses penghancuran rekam medis dilakukan untuk rekam medis

tahun 2006-2010, proses penghancurannya dengan cara dicacah.

Dan untuk resume medisnya tidak kita lakukan proses

penghancuran123

.

Jawaban dari kepala unit rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang diketahui bahwa proses penghancuran rekam medis telah

dilaksanakan dengan cara dicacah. Jawaban yang sama juga

dijelaskan oleh staf unit rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang.

Sudah, sudah dilakukan proses penghancuran. Yang dimusnahkan

rekam medis dari tahun 2006-2010. Proses penghancurannya kita

kerja sama dengan perusahaan indoarsip dengan cara dicacah124

.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau

melenyapkan arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau

telah habis masa penyimpanan arsip sesuai dengan jadwal retensi

arsip. Ada beberapa cara pemusnahan arsip yang basa dilakukan

oleh suatu instansi dengan pencacahan, pembakaran, pemberian

bahan kimia hingga arsip tersebut hancur total dan pembuburan125

.

Jawaban dari informan tentang penghancuran rekam medis sesuai

dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 4 tentang

123





Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Surabaya : PT. Dioma. 2006), h.196.

83

penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis pasal 8

butir 2 yang berisi tentang rekam medis yang sudah melewati waktu

5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang

dan persetujuan tindakan medik.

Arsip merupakan informasi yang terekam dari peristiwa peristiwa

yang telah terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan

kegunaan yang penting bagi organisasi yang menaunginya. Ditinjau

dari tingkat kepentingan dan kegunaannya arsip dinamis dibagi

menjadi dua macam yaitu arsip aktif dan inaktif. Rekam medis

merupakan hasil dari kegiatan pelayanan kesehatan oleh rumah

sakit. Rekam medis yang frekuensi penggunaannya telah menurun

harus segera dipindahkan supaya rekam medis baru dapat

dimasukkan ke rak penyimpanan. Penulis telah menanyakan tentang

penyusutan yang dilakukan unit rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang.

Disini penyusutannya dari aktif ke inaktif126

.

Diketahui bahwa unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang

melakukan penyusutannya dari rekam medis aktif ke inaktif. Kepala

unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang memberikan

jawaban sama terkait penyusutan rekam medis tersebut.

Rekam medis rumah sakit aminah penyustannya dari aktif ke

inaktif127

.

126





84

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh

pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip

dinamis dibagi menjadi dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif

adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan organisasi

dan menjadi bahan acuan dalam pengambilan keputusan sebuah

organisasi sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah menurun

frekuensi penggunaannya dan tidak menjadi acuan dalam kegiatan

organsasi yang menciptakan arsip tersebut128

. Dari jawaban

wawancara diketahui bahwa penyusutan rekam medis Rumah Sakit

Aminah Tangerang dilakukan dari aktif ke inaktif. Pengamatan yang

dilakukan oleh penulis menghasilkan informasi bahwa penyusutan

rekam medis berlangsung dari aktif ke inaktif serta jangka waktu

yang dibutuhkan oleh sebuah rekam medis sampai tiba masuk masa

inaktif adalah 5 tahun.

2. Hambatan pengelolaan arsip rekam medis

Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip di sebuah

organisasi mengakibatkan fungsi arsip sebagai bukti dari hasil kegiatan

organisasi yang menaunginya tidak tercapai. Setiap profesi pekerjaan

tentunya memiliki resiko dan hambatan tersendiri tidak terkecuali dalam

pekerjaan pengelolaan arsip. Hal hal yang menjadi faktor penghambat

dalam kegiatan pengelolaan arsip meliputi kualifikasi persyaratan

pegawai yang tidak memenuhi syarat sebagai arsiparis, bertambahnya

128

Rahayu Tri Utami, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus

Cimone”, Jurnal Lentera Bisnis, Vol.2 No.1 (Mei 2013), h.60.

85

volume arsip yang tidak diiringi dengan meningkatnya sarana ruang

penyimpanan, tidak adanya aturan kerja yang baku di unit kearsipan,

sulitnya menemukan kembali arsip apabila ingin digunakan. Rekam

medis yang merupakan arsip daripada kegiatan pelayanan kesehatan

yang diselenggarakan rumah sakit dalam kegiatan pengelolaannya juga

mengalami hambatan. pada penelitian ini penulis telah membagi hal hal

yang menjadi hambatan dalam pengelolaan arsip menjadi dua :

a. Sumber daya manusia

Terpenuhinya kualifikasi sumber daya manusia yang diukur dari

latar belakang pendidikan, pengalaman bekerja dan kemampuan

yang dimiliki menjadikan kegiatan pengeloaan rekam medis menjadi

lebih mudah dan lancar. Atas dasar hal tersebut Penulis telah

melakukan wawancara tentang kualifikasi sumber daya manusia di

unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.

Iya, sudah, selain juga latar belakang pendidikan kami dari d3

rekam medis129

.

Pertanyaan wawancara terkait dengan kriteria perekam medis di unit

rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang didapati jawaban

bahwa sumber daya manusia yang bekerja di unit rekam medis

Rumah Sakit Aminah Tangerang sudah memenuhi kriteria sebagai

perekam medis dengan latar belakang pendidikan diploma tiga rekam

medis. Itu juga ditegaskan oleh kepala unit rekam medis Rumah

Sakit Aminah Tangerang.

Sudah memenuhi kriteria130

.

129



86

Ketersediaan sumber daya manusia yang berkualitas di sebuah

instansi rumah sakit mutlak diperlukan. Tidak hanya sebagai tenaga

medis tetapi juga pendukung kegiatan rumah sakit semisal unit

rekam medis. Profesi perekam medis yang handal berperan penting

dalam membantu pengembangan dan pengambilan keputusan bagi

rumah sakit. Perekam medis mempunyai tugas dan tanggung jawab

yang besar dalam menjaga rekam medis. Perekam medis harus

memiliki kompetensi seperti mampu menetapkan kode penyakit,

mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk

memenuhi kebutuhan layanan medis, mampu mengevaluasi dan

melaksanakan serta menilai mutu rekam medis131

. Jawaban dari

kedua informan tersebut selaras dengan keputusan menteri kesehatan

Republik Indonesia nomor 377 tahun 2007 tentang standar profesi

perekam medis dan informasi kesehatan bagian c poin 3 tentang

kualifikasi pendidikan perekam medis.

Sumber daya manusia yang sudah memenuhi kriteria sebagai

perekam medis harus dapat dioptimalkan kinerjanya. Jawaban

tentang sumber daya manusia yang tersedia dengan tanggung jawab

kerja sebagai perekam medis dalam rangka mengoptimalkan kinerja

pengelolaan arsip rekam medis sebagai berikut.

Berpengaruh sekali, karena beban kerja antara jumlah pasien yang

sedang berobat dan jumlah sumber daya manusia yang tersedia di

130



Helda Budiyanti, “Penilaian Kebutuhan Pelatihan Pada Tingkat Individu Petugas Rekam Medis”,

Jurnal Administrasi Kesehatan, Vol.3 No.1 (Januari 2015), h.70.

87

unit rekam medis tidak seimbang jadi jika sedang banyak pasien kita

agak kesulitan untuk cepat melayaninya132

.

Ketersediaan sumber daya manusia di unit rekam medis Rumah Sakit

Aminah Tangerang berpengaruh terhadap beban kerja yang dihadapi

sumber daya manusia di unit rekam medis, begitu juga jawaban dari

staf unit rekam medis.

Iya, lumayan berpengaruh, apalagi jika banyak pasien yang ingin

berobat atau dokter yang ingin menggunakan rekam medis dan

dengan jumlah sumber daya manusia yang jumlahnya kurang ini

berakibat kita tidak bisa cepat dalam melayani permintaan rekam

medis atau pasien baru yang berobat di rumah sakit aminah133

.

Kesesuaian jumlah petugas dengan tugas yang dijalankan perekam

medis mempengaruhi produktifitas unit kerja rekam medis yang

menyebabkan waktu kerja yang tidak produktif134

. Berdasarkan

wawancara didapati bahwa terdapat adanya ketidaksesuaian antara

ketersediaan perekam medis dengan tugas yang harus dilaksanakan,

apalagi jika sedang banyak pasien atau permintaan terhadap rekam

medis juga sedang banyak maka kemungkinan besar akan terjadi

human error.

Penyelenggaraan rekam medis yang baik bergantung kepada

petugas rekam medis itu sendiri. Dengan terpenuhinya jumlah

petugas rekam medis yang sesuai dengan uraian pekerjaan di tiap

tiap unit kerja maka pelayanan akan menjadi lebih maksimal. Hal itu

132




Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017 134

Fitria Rakhmawati, “Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan Beban Kerja Di

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aisyah Muntilan”, Jurnal Kesehatan Vokasional, Vol. No.1 (Oktober

2016), h.30.

88

juga yang mendorong penulis untuk menanyakan tentang jumlah

perekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang.

Sumber daya rekam medis di rumah sakit aminah tangerang untuk

saat ini berjumlah 4 orang. Untuk saya jumlah idealnya 5 orang dan

dengan kurang idelanya jumlah sumber daya manusia di rekam

medis membuat pekerjaan menjadi menumpuk135

.

Menurut keterangan yang diberikan oleh kepala unit rekam medis

Rumah Sakit Aminah Tangerang jumlah ideal sumber daya manusia

rekam medis adalah 5 orang tapi yang sekarang ada berjumlah 4

orang. Itu pula yang ditegaskan oleh staf unit rekam medis Rumah

Sakit Aminah Tangerang.

Bagusnya 5 orang, tapi yang ada sekarang 4 orang, karena kurang

orang jadinya pekerjaan menumpuk, kerjanya jadi lebih sibuk dan

cepat lelah juga. 136

.

Keberadaan rekam medis di rumah sakit sangat diperlukan, karena

kewajiban penyelenggara sarana pelayanan kesehatan untuk

membuat rekam medis baik pelayanan rawat jalan maupun rawat

inap. Dengan demikian unit kerja rekam medis membutuhkan

sumber daya manusia yang tidak sedikit dan tentunya berkompeten

di bidangnya agar kegiatan pengelolaan rekam medis dapat berjalan

dengan lancar137

. Sebuah organisasi tentunya berharap memiliki

sumber daya manusia yang benar benar mereka cari untuk mengisi

posisi yang dibutuhkan. Untuk itulah dibutuhkan adanya

perencanaan di bidang sumber daya manusia. Perencanaan sumber

135





Endang Sutisna, Manajemen Kesehatan, (Yogyakarta: Manajemen Kesehatan, 2009), h.43.

89

daya manusia adalah suatu proses sitematis yang digunakan untuk

memprediksi permintaan dan penyediaan sumber daya manusia di

masa mendatang. Melalui program perencanaan sumber daya

manusia dapat diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang

dibutuhkan pada setiap periode tertentu sehingga dapat membantu

bagian sumber daya manusia dalam perencanaan rekrutmen, seleksi,

serta program diklat. Akibat yang ditimbulkan karena kurangnya

sumber daya manusia adalah beban kerja yang berlebih serta

pekerjaan yang menumpuk138

. Sebuah rumah sakit juga

membutuhkan perencanaan di bidang sumber daya manusia tidak

hanya dokter dan perawat yang lazim dibutuhkan tetapi juga sumber

daya manusia yang lain semisal rekam medis. Kebutuhan tenaga

kerja rekam medis di rumah sakit yang memenuhi persyaratan dari

segi kualitas individu sumber daya manusia tersebut tetapi juga dari

segi kuantitasny. Terpenuhinya sumber daya manusia yang

diinginkan sebuah rumah sakit pada unit rekam medis dapat

memberikan pelayanan administratif yang cepat dan tepat sehingga

pasien menjadi puas akan pelayanan kesehatan dan administratif

yang diberikan oleh sebuah rumah sakit. Dari hasil wawancara

tentang kebutuhan jumlah pekerja yang dibutuhkan oleh unit rekam

medis Rumah Sakit Aminah Tangerang didapati bahwa kurangnya

jumlah sumber daya manusia berakibat kepada menumpuknya

pekerjaan menjadi berkali kali lipat dibandingkan apabila jumlah

138

Notoatmojo, Pengembangan Sumber Daya Manusia, (Jakarta: Rineka Cipta, 2002), h.25.

90

ideal yang dibutuhkan unit rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang dapat terpenuhi.

b. Ruang penyimpanan rekam medis

Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan

yang cepat kepada seluruh pasien dan memudahkan dalam kegiatan

pengelolaan rekam medis. Ruang penyimpanan rekam medis sangat

membantu dalam memelihara dan mendorong kegairahan serta

produktifitas kerja di ruang penyimpanan. Tapi seringkali kenyataan

di lapangan berbeda. Ruang penyimpanan rekam medis tidak

memadai dari segi luas ruangan. Itu pula yang mendorong penulis

untuk menanyakan hal tersebut seperti jawaban wawancar berikut.

Selain terkendala masalah kurangnya jumlah sumber daya manusia,

luas ruang penyimpanan rekam medis juga masih kurang luas139

.

Di unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang selain

kuantitas sumber daya manusia yang kurang masalah luas ruangan

menjadi faktor penghambat dalam kegiatan pengelolaan rekam

medis. Jawaban yang sama juga diberikan oleh staf unit rekam


Kendalanya disini selain kurang orang, ruangannya juga sempit140

.

Penyimpanan rekam medis akan berjalan dengan baik apabila

terdapat fasilitas yang menunjang seperti rak, alat tulis kantor dan

yang terpenting adalah ruang penyimpanan rekam medis. Hal hal

139





91

yang harus diperhatikan di dalam ruang penyimpanan rekam medis

yaitu suhu, luas ruangan dan pencahayaan. Faktor ruang

penyimpanan rekam medis tentunya harus diperhatikan karena

petugas rekam medis akan terus bekerja di tempat tersebut, dengan

tempat kerja yang nyaman serta ruang gerak yang efisien maka

kinerja petugas rekam medis bisa optimal serta meminimalisir

terjadinya kelelahan akibat bekerja141

. Hasil dari wawancara tentang

hambatan yang dihadapi unit rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang selain kekurangan jumlah sumber daya manusia juga

terdapat masalah tentang ruang penyimpanan rekam medis yang

kurang luas. Dan pengamatan yang penulis lakukan tentang

hambatan yang dirasakan oleh unit rekam medis Rumah Sakit

Aminah Tangerang menunjukkan jika benar bahwa jumlah perekam

medis masih kurang dan ruang penyimpanannya juga tidak luas.

141

Malia Rikza Dinia&Bambang Nudji, “Perencanaan Ulang Tata Letak Ruang Unit Rekam Medis

Dalam Meningkatkan Produktifitas Kerja Perekam Medis Di Rumah Sakit Paru Surabaya”, Jurnal

Manajemen Kesehatan, Vol.3 No.1 (Oktober 2017), h.39.

92

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dijelaskan di atas,

maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut :

1. Pengelolaan rekam medis yang menggunakan pendekatan daur hidup

arsip dinamis aktif berbasis kertas di unit rekam medis Rumah Sakit

Aminah Tangerang dimulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan,

pemeliharaan dan penyusutan rekam medis di Rumah Sakit Aminah

Tangerang sudah menjalankan fungsinya masing masing sesuai dengan

peraturan perundang undangan seperti permenkes tentang rekam medis,

pedoman penyelenggaraan dan prosedur di rumah sakit.

2. Hambatan yang dihadapi oleh unit rekam medis Rumah Sakit Aminah

Tangerang adalah kurangnya jumlah sumber daya manusia sehingga

beban kerja yang dirasakan cukup besar apalagi jika banyak pasien atau

permintaan terhadap rekam medis sedang banyak. Permasalahan lain

yang dihadapi oleh unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang

adalah luas ruang penyimpanan yang kurang memadai.

B. Saran

Dari kesimpulan yang telah dijelaskan, penulis ingin memberikan saran

mengenai pengelolaan rekam medis. Berikut ini adalah saran yang dapat

penulis berikan :

1. Penulis ingin memberikan saran pada tahap pemeliharaan. Sebaiknya

pemeliharaan rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang tidak

hanya melakukan langkah preventif terhadap bahaya kebakaran tetapi

93

juga terhadap ancaman bahaya yang lain seperti gempa bumi atau pun

serangan serangga perusak kertas. Program alih media dapat

dijalankan sebagai alternatif dari langkah preventif pemeliharaan

rekam medis.

2. Hambatan dalam pengelolaan rekam medis dengan menambah jumlah

sumber daya manusia yang dibutuhkan unit rekam medis Rumah Sakit

Aminah Tangerang sesuai dengan kualifikasi sebagai profesi rekam

medis dan juga merenovasi atau bahkan membangun ruang

penyimpanan baru yang lebih luas.

94

DAFTAR PUSTAKA

Alsa, Asmadi. Pendekatan Kuantitatif Dan Kualitatif. Yogyakarta: Pustaka

Pelajar. 2003.

Alwi, Ahmad. “Analisis Mutu Pelayanan Kesehatan Ditinjau Dari Aspek Input

Rumah Sakit Di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum Haji

Makassar”. Jurnal MKMI. Vol.7 No.1. April 2011.

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia. 2003.

Andrian, “Pengelolaan Arsip Pasien Bagian Rekam Medis Di Rumah Sakit Panti

Waluyo Surakarta”, (Tugas Akhir Diploma III Program Studi Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta, 2012).

Anggrawati, Dewi. Sistem Kearsipan. Bandung: Armico. 2004.

Arifin, Zaenal. Dasar Dasar Penulisan Karya Ilmiah. Jakarta: Gresindo. 2008.

Azwar, Saifuddin. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. 2007.

Basrowi. Penelitian Kualitatif. Surabaya: Insan Cendekia. 2002.

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Bumi Aksara. 2000.

Budiyanti, Helda. “Penilaian Kebutuhan Pelatihan Pada Tingkat Individu Petugas

Rekam Medis”. Jurnal Administrasi Kesehatan. Vol.3 No.1. Januari 2015.

Budi, Savitri Citra. “Penerapan Konsep Integrasi Berkas Rekam Medis Di Rumah

Sakit Umum Daerah Wates Yogyakarta”. Indonesia Journal Community

Engagement.Vol.1 No.2. Maret 2016.

Bustami. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan Dan Aksespabilitasnya.

Jakarta: Erlangga, 2011.

95

Departemen Kesehatan. Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis

Di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan. 2006.

Depkes RI. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit RI. Revisi Ke 1.

Jakarta: Departemen Kesehatan RI. 1997.

Departemen Kesehatan RI. Standar Profesi Rekam Medis Dan Informasi

Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. 2009.

Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustakarya. 2011.

Dinia, Malia Rikza & Nudji, Bambang. “Perencanaan Ulang Tata Letak Ruang

Unit Rekam Medis Dalam Meningkatkan Produktifitas Kerja Perekam

Medis Di Rumah Sakit Paru Surabaya”. Jurnal Manajemen Kesehatan.

Vol.3 No.1 Oktober 2017.

Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. Pedoman Penyelenggaraan Dan

Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II. Jakarta:

Departemen Kesehatan. 2006.

Emzir. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.

2010.

Farhatani, Wasiadi Hikmatullah & Wulandari, Ratna Dwi. “Faktor Determinan

Lamanya Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan

RSUD.MOH.SOEWANDHI SURABAYA”. Jurnal Administrasi

Kesehatan Indonesia. Vol.2 No.4. Desember 2014.

Firdaus, Sunny Ummul. Rekam Medik Dalam Sorotan Hukum Dan Etika.

Surakarta: LPP UNS dan UNS Press. 2008.

Gawandi. Rahasia Rekam Medis. Jakarta: Fakultas Kedokteran UI. 2005.

Gondo, Sharon. Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Bandung: Fakultas

Kedokteran Universitas Padjajaran. 2007.

Guntur, Mulyadi. Menerbitkan Jurnal Ilmiah Bermutu. Malang: UM Press. 2011.

Hairani, Nadya. “Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan Dan Pemeliharaan

Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta”. (Skripsi

96

Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Universitas Indonesia.

2012).

Hambali, Imam. Musnad Imam Ahmad. Penerjemah Fathurrahman Abdul. Jakarta

: Pustaka Azzam, 2006.

Hamid, Patilima. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung:Alfabeta. 2005.

Hanafiah, M.Jusuf & Amir, Amri. Etika Kedokteran Dan Hukum Kesehatan.

Jakarta: Penerbit EGC. 1999.

Harahap, M.Taufik. Prosedur Rekam Medis. Artikel Diakses Pada Tangaal 1 Juni

2017 Dari www.rekamkesehatan.com.

Haryadi, Hendi. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf. Jakarta:

Visimedia. 2009.

Hatta, Gemala. Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan

Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia. 2010.

Herdiansyah, Haris. Metodologi Penelitian Kualitatif Untuk Ilmu Ilmu Sosial.

Jakarta : Salemba Humanika. 2013.

Idrus, Muhammad. Metode Penelitian Ilmu Sosial Pendekatan Kualitatif Dan

Kuantitatif. Jakarta: Erlangga. 2009.

Indonesia, Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Disusun

dengan persetujuan bersama Dewan Perwakilan Rakyat Republik

Indonesia dan Presiden Republik Indonesia.

Indonesia, Undang Undang Nomor 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Disusun

dengan persetujuan bersama Dewan Perwakilan Rakyat Republik

Indonesia dan Presiden Republik Indonesia.

Jumiyati, Emi. “Pengelolaan Arsip Di Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir”.

Jurnal Batan. Vol.2 No.2. April 2009.

Kasiram, Moh. Metodologi Penelitian Kuantitatif-Kualitatif. Malang : Uin Maliki

Press. 2010.

http://www.rekamkesehatan.com/

97

Kholili, Ulil. “Pengenalan Ilmu Rekam Medis Pada Masyarakat Serta Kewajiban

Tenaga Kesehatan Di Rumah Sakit”. Jurnal Kesehatan Komunitas. Vol.1.

No.2. Mei 2011.

Kusnanto. Profesi Dan Praktik Keperawatan Professional. Jakarta: Penerbit EGC.

2003.

Martono, Boedi. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan. 1994.

Muhsin, Marimin. Dasar Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberti. 2000.

Mulyana, Deddy. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT.Remaja

Rosdakarya. 2006.

Muninjaya. Manajemen Kesehatan. Jakarta: Penerbit EGC. 2004.

Notoatmojo. Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: Rineka Cipta. 2002.

Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. 2008.

Ohoiwutun, Triana. Bunga Rampai Hukum Kedokteran. Bandung: Penerbit

Bayumedia. 2007.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tentang Rekam

Medis.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 Tentang Rekam

Medis. Bab 1 Pasal 1.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005

Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan

Dokumen Atau Arsip Vital Negara.

98

Prastowo, Andi. Memahami Metode Metode Penelitian : Suatu Tinjauan Teoretis

Dan Praktis. Jogjakarta : Ar Ruz Media. 2011.

Puspitasari, Endah & Nurjayanti, Dwi. “Perancangan Desain Formulir Rekam

Medis Rawat Jalan Poliklinik Umum Di Puskesmas Kauman Kabupaten

Ponorogo”. Jurnal Csd Forum. Vol.2 No.2. Juni 2017.

Rakhmawati, Fitria. “Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan

Beban Kerja Di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aisyah Muntilan”.

Jurnal Kesehatan Vokasional. Vol. No.1. Oktober 2016.

Rustiyanto, Ery. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi

Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu. 2011.

Sabarguna. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium

Rumah Sakit Islam. 2004.

Saebani, Beni Ahmad. Metode Penelitian. Bandung: Pustaka Setia. 2008.

Sarosa, Samiaji. Penelitian Kualitatif : Dasar Dasar. Jakarta: PT.Indeks. 2010.

Sari, Lita Purnama & Pujihastuti, Atik. “Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen

Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Kartasura”. Jurnal Rekam

Medis. Vol.1 No.1. Maret 2012.

Satori dkk. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta. 2009.

Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju. 2003.

Sjamsuhidajat dkk. Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia.

2006.

Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka. 1996.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

2003.

99

Sunaryo, Tika Sekarsari & Sugiarsi, Sri. “Kajian Pemanfaatan Informasi Pada

Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal Dunia Di Rumah Sakit Umum

Daerah Karanganyar”.Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia.

Vol.2 No.1. Maret 2014.

Suparjati dkk. Tata Usaha Dan Kearsipan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius. 1999.

Suryabrata, Sumadi. Metodologi Penelitian. Jakarta: Raja Graffindo. 2008.

Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Surabaya : PT. Dioma. 2006.

Susilowati, Tuti & Nugorho, Haryo.“Tingkat Pengetahuan Tentang Kerahasiaan

Dokumen Rekam Medis Pada Perawat Di Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Gamping tahun 2017”. Jurnal Permata Indonesia. Vol.8

No. 2. November 2017.

Sutisna, Endang. Manajemen Kesehatan. Yogyakarta: Manajemen Kesehatan.

2009.

Taufik, Iqbal. “Tinjauan Peminjaman Dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat

Jalan Guna Menunjang Efektifitas Kerja Di Rumah Sakit Umum Daerah

Cicalengka”. Jurnal Apikes Bandung. Agustus 2016.

Utami, Rahayu Tri. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Politeknik LP3I

Jakarta Kampus Cimone”. Jurnal Lentera Bisnis. Vol.2 No.1. Mei 2013.

Wildan, Moh & Aziz, Alimul. Dokumentasi Kebidanan. Jakarta : Salemba

Medika. 2008.

Wursanto, Ig. Kearsipan (Jilid 1). Yogyakarta: Penerbit Kanisius. 1991.

Yuliani, Novita. “Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Kemanan Berkas Rekam

Medis Berdasarkan Peraturan Perundang Undangan (Studi Kaus Di

Rumah Sakit Umum Daerah Sukoharjo). Jurnal Infokes. Vol.6 No.2.

November 2016.

Lampiran Lampiran

Lembar Observasi

Tanggal Lokasi pengamatan Hasil pengamatan

31 Juli 2017 Tempat pendaftaran pasien Penulis melakukan pengamatan di tempat

pendaftaran pasien, ketika pasien ingin

mendaftar untuk berobat langkah pertama

yang harus dilakukan pasien adalah

mengisi formulir ringkasan klinik,

formulir ringkasan klinik berisikan data

sosial pasien. Setelah selesai mengisi

formulir ringkasan klinik maka petugas

pendaftaran memberikan formulir

ringkasan kliniknya ke bagian rekam

medis untuk diinput ke database

komputer, nanti secara otomatis nomor

rekam medis pasien akan muncul. Jika

pasien sudah memiliki nomor rekam

medisnya pasien tersebut dapat

menggunakan nomor rekam medis untuk

digunakan kembali jikan ingin berobat di

Rumah Sakit Aminah Tangerang. Jika

setelah selesai berobat maka rekam medis

yang sudah diisi oleh dokter

dikembalikan ke ruang penyimpanan

rekam medis.

Ruang penyimpanan rekam

medis

1. Penulis melakukan pengamatan di

ruang penyimpanan rekam medis dan

diketahui bahwa rekam medis

bersifat rahasia dan tidak boleh

dilihat serta digunakan sembarang

orang, untuk bisa menggunakannya

perekam medis akan mencatat

tanggal, waktu peminjaman, nomor

rekam medisnya serta siapa yang

menggunakannya. Keterangan

tersebut ditulis di buku ekspedisi

supaya rekam medis dapat

dimanfaatkan sebagaimana mestinya

oleh petugas medis.

2. Supaya rekam medis tidak

berantakan ketika disimpan di rak

dibutuhkan cara penyimpanan yang

benar. Penulis melihat

pengklasifikasian rekam medis yang

digunakan di ruang penyimpanan

rekam medis Rumah Sakit Aminah

menggunakan terminal digit filing

system didukung dengan stiker

warna warni sebagai penanda dua

digit nomor belakang dari klasifikasi

terminal digit filing system itu

sendiri.

3. Rekam medis tidak boleh rusak atau

hilang karna informasi yang ada di

rekam medis sangatlah penting.

Penulis melihat bahwa langkah

Rumah Sakit Aminah Tangerang

untuk melindungi rekam medisnya

dengan menyediakan alat pemadam

kebakaran.

4. Jumlah rekam medis seiring

berjalannya waktu akan bertambah

terus menerus, dengan demikian

kegiatan penyusutan dibutuhkan agar

dapat mengurangi volume rekam

medis yang semakin banyak. Penulis

mengamati bahwa rekam medis di

Rumah Sakit Aminah membutuhkan

waktu selama 5 tahun dari waktu

terakhir pasien berobat untuk

penyusutannya. Dan proses

penyusutan berlangsung dari aktif ke

inaktif.

5. Pada sebuah organisasi

dibutuhkan dukungan sumber

daya manusia dari segi kualitas

dan kuantitas sumber daya

manusianya supaya kegiatan

organisasi berjalan lancar. Setelah

penulis melakukan observasi,

ditemui bahwa sumber daya

manusia di unit rekam medis

Rumah Sakit Aminah Tangerang

sudah berlatar belakang

pendidikan diploma tiga rekam

medis akan tetapi dari segi jumlah

masih kurang mencukupi. Dan

luas ruangan juga tidak memadai.

Mengetahui

Kepala unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang

Bersama Dengan Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah Tangerang, Ibu Sri Yeni,

AMd

Kartu Tracer Sebagai Penanda Jika Arsip Rekam Medis Sedang Dipinjam

Map Rekam Medis Dengan Stiker Warna

Stiker warna

Lembar Rekam Medis Rawat Jalan

Lembar Rekam Medis Rawat inap

Input Data Pendaftaran Pasien Rumah Sakit Aminah Tangerang Di Komputer

Arsip rekam medis yang di retensi

Formulir klaim asuransi

Formulir ringkasan klinik

Kartu berobat

Jadwal retensi rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang

Jadwal Retensi Rekam Medis Bersumber Dari Depkes RI 2006

BIODATA PENULIS

MUHAMMAD RIZKI ARIF. Lahir di Tangerang 26 Mei 1992. Anak

pertama dari dua bersaudara dari pasangan Bapak Saryo dan Ibu Titi Muryati.

Penulis berdomisili di Jl.H.Mair RT 02/004, Kecamatan Larangan, Kota

Tangerang. Pendidikan dasar dan menengah di Kota Tangerang dan Jakarta

Barat. TK.Harapan Bunda Larangan Indah (1997), SDI Darul Mu’minin Larangan Indah (1998-

2004). Lalu penulis melanjutkan pendidikan menengah pertama di SMPN 219 Komplek

Pemadam Kebakaran, Jakarta Barat (2004-2007), sekolah menengah atas di MAN 19 (2007-

2010) Petukangan Utara, Jakarta Selatan. Di tahun 2011, penulis melanjutkan studi di

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan

Informasi, Fakultas Adab Dan Humaniora, dan menulis skripsi berjudul Pengelolaan Arsip

Rekam Medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang. Pada tahun 2014 melakukan praktek kerja

lapangan di Perpustakaan Universitas Budi Luhur dan di tahun yang sama melaksanakan kuliah

kerja nyata di Desa Megu Kabupaten Tangerang.

PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT AMINAH...

Documents

Transcript of PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT AMINAH...