PEMBUATAN SISTEM INFORMASI RESERVASI KAMAR MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET PADA HOTEL OMAH’E SUN

CONDONGCATUR YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Hari Vickyantoro

10.12.5161

Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

BUILDING A ROOM RESERVATION INFORMATION SYSTEM USING VISUAL BASIC .NET IN HOTEL OMAH’E SUN CONDONGCATUR YOGYAKARTA

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI RESERVASI KAMAR MENGGUNAKAN VISUAL

BASIC .NET PADA HOTEL OMAH’E SUN CONDONGCATUR YOGYAKARTA

Hari Vickyantoro Kusrini

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

Every company or institution in demand to deliver maximum service system, in

order to improve the performance of a company engaged in the field of hospitality services. Then one of the service system needs to be improved is the room reservation information system. Room reservation information system has benefits to support the flow of information availability facilities available at the hotel such as the availability number of rooms, payment, revenue, data collection and making report. With reference to this, the authors made a point of building a room reservation information system using Visual Basic.Net at Hotel Omah’e Sun Condong Catur Yogyakarta.

Hotel Omah'e Sun is a company engaged in the service inn located in Sleman Yogyakarta. Conditions of use reservation system at the Hotel Omah'e Sun still using manual systems and not use the computerized technology, which in many data processing errors occur.

To the authors propose the Hotel Omah'e Sun have made a room reservation information system software based on the data that is relevant, timely and accurate. to simplify the data processing room reservation, which produced the report information correctly and can save time and effort in preparation. Keyword : Room Reservation Information System

1

1. Pendahuluan

Setiap perusahaan atau instansi dituntut untuk memberikan sistem pelayanan

yang maksimal, Guna meningkatkan kinerja suatu perusahaan yang bergerak dibidang

perhotelan. Maka salah satu sistem pelayanan yang perlu ditingkatkan adalah sistem

informasi reservasi kamar. Sistem informasi reservasi kamar ini memiliki manfaat untuk

menunjang arus informasi ketersedian fasilitas kamar yang ada dihotel, seperti

ketersediaan jumlah kamar, pembayaran, penerimaan, pendataan dan pembuatan

laporan.

Hotel Omah’e Sun adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa

perhotelan dan berlokasi di Sleman Yogyakarta. Kondisi penggunaan sistem reservasi

kamar di Hotel Omah’e Sun masih menggunakan sistem manual dan belum menggunkan

teknologi yang terkomputerisasi, dimana dalam hal pengolahan datanya banyak terjadi

kesalahan dan lamanya waktu yang dibutuhkan saat pembuatan laporan.

Untuk itu penulis mengajukan pada Hotel Omah’e Sun perlu dibuatnya sebuah

software sistem informasi reservasi kamar berbasis data yang relevan, tepat waktu dan

akurat. untuk mempermudah dalam pengolahan data reservasi kamar, yang

menghasilkan informasi laporan secara benar serta dapat menghemat waktu dan tenaga

dalam penyusunannya.

Atas dasar uraian diatas, maka penulis mengambil topik penelitian skripsi dengan judul

“Pembuatan Sistem Informasi Reservasi Kamar Menggunakan Visual Basic.Net Pada

Hotel Omah'e Sun Condong Catur Yogyakarta”

2. Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem

Definisi sistem secara umum, sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang

bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Dengan demikian, secara sederhana

sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-

variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.

Menurut Murdick dan Ross (1993) dalam tulisannya Fatta, Hanif Al (2007:3)

“Mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan

yang lainnya untuk suatu tujuan bersama”. Sementara, definisi sistem dalam kamus

Webster’s Unbridged dalam tulisannya Fatta, Hanif Al (2007:3) “sistem adalah elemen-

elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi”.

Menurut Scott (1996), dalam tulisannya Fatta, Hanif Al (2007:4) “Sistem terdiri dari unsur-

unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (Output)”.

2

2.2 Definisi Informasi

Definisi informasi Menurut Davis (1995) dalam tulisanya Fatta, Hanif Al (2007:9)

“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.

Menurut Mc Leod (1995) dalam tulisannya Fatta, Hanif Al (2007:9) informasi adalah data

yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Informasi yang berkualitas harus

memenuhi standar sebagai berikut :

a. Akurat, informasi yang dihasilakan tepat dan teliti.

b. Tepat waktu, informaasi yang terima harus tepat waktu.

c. Relevan, informasi yang dihasilkan sesuai dengan permintaan user.

2.3 Reservasi Hotel

Semua pengertian pada reservasi hotel ini didownload dari

(http://battlemyworm.wordpress.com/hotel/ Sunday, October 06, 2013, 10:54 PM).

Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau

seluruh bangunan, untuk menyediakan jasa penginapan, makan dan minum, serta jasa

lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial (Menurut Dirjen Pariwisata).

Hotel adalah suatu bentuk akomodasi yang dikelola secara komersial, disediakan

bagi setiap orang untuk memperoleh pelayanan penginapan, berikut makan dan minum.

Menurut Webster Hotel adalah suatu bangunan atau suatu lembaga yang menyediakan

kamar untuk menginap, makan dan minum serta pelayanan lainnya untuk umum

(Menurut Surat Keputusan Menteri Perhubungan R.I No. PM 10/PW - 301/Phb. 77,

tanggal 12 Desember 1977).

Sedangkan pengertian Reservasi berdasarkan kamus Inggris – Indonesia oleh

John M. Echols dan Hasan Shadily (Reservation ; kb. 1. Pesanan Tempat...). Jadi

Reservasi Hotel adalah pemesanan kamar hotel dengan fasilitas yang dimiliki hotel agar

menarik pelanggan dan merasakan kepuasaan, serasa rumah sendiri dengan berbagai

fasilitas yang ditawarkan agar dalam waktu yang akan datang tamu datang lagi ke hotel

tersebut.

2.4 Definisi Arsitektur Sistem

Menurut penelitian Putri Eka Sevtiyuni tentang “Arsitektur sistem informasi yang

berjalan pada jaringan” Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya 2008-2009:

3

a. Disebut juga arsitektur teknologi informasi, arsitektur sistem informasi,

infrastruktur teknologi informasi.

b. Pemetaan atau rencana kebutuhan-kebutuhan informasi dalam suatu organisasi

(Turban, Mc Lean, Watherbe, 1999)

c. Bentuk khusus yang menggunakan teknologi informasi dalam organisasi untuk

mencapai tujuan-tujuan atau fungsi-fungsi yang telah dipilih (laudon & laudon,

1998)

d. Desain sistem komputer secara keseluruhan (termasuk sistem jaringan) untuk

memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi yang spesifik (Zwass, 1998).

2.5 Definisi Basis Data

Menurut Kusrini (2006:2) “Basis Data adalah kumpulan data yang saling berelasi.

Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan

dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol)”.

2.6 Manfaat Basis Data

Menurut Kusrini dalam bukunya yang berjudul Strategi perancangan dan

pengelolaan basis data tahun (2007:5). banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan

menggunakan basis data, manfaat atau kelebihan basis data diantaranya adalah :

Kecepatan dan kemudahan, Kebersamaan pemakai (sharability), pemusatan kontrol

data, efisiensi ruang penyimpanan, keakuratan, ketersediaan, kelengkapan, keamanan,

pemakaiaan secara langsung, kebebasan data, user view.

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem Lama Pada Hotel Omah’e Sun

Analisis terhadap sistem yang lama bertujuan untuk menunjukan apa saja yang

tidak optiamal dalam sistem tersebut yang dapat di identifikasi dan dievaluasi dengan

menggunkan analisis PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Eficiency,

dan Service) diuraikan sebagai berikut :

a. Kinerja (Performace)

Tabel 3.1 Analisis Performace Sistem Lama

Tolak Ukur Analisis

1. Respon Time

- Waktu tanggap kinerja pada hotel

omah’e sun membutuhkan waktu

sekitar 5 menit, untuk satu sekali

pelayanan transaksi.

4

2. Jumlah layanan

- Lamanya waktu yang dibutuhkan

saat pembuatan laporan bulanan,

waktu yang dibutuhkan sekitar 2-

3 jam.

- Resipsionis Hotel Omah’e Sun

dapat melayani 12 pengunjung

atau tamu dalam waktu 1 jam.

b. Informasi (Information)

Tabel 3.2 Analisis Information Sistem Lama

Tolak Ukur Analisis

1. Kebenaran

2. Kerapian

- Dari sistem yang lama masih

banyak terjadi kesalahan dalam

pencatatan data transaksi

sehingga informasi yang

dihasilkan belum maksimal.

- Pencatatan transaksi hanya

dilakukan dalam satu buku,

sehingga data yang tercatat tidak

rapi.

- Sering terjadi pencoretan dan

penghapusan saat terjadi

kesalahan pencatatan data

transaksi.

c. Ekonomi (Economy)

Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Sistem Lama

Tolak Ukur Analisis

1. Biaya (Kerugian)

- Karena sering terjadi kesalahan

dalam pencatatan transaksi maka

menimbulkan kerugian untuk

perusahaan, apabila hal ini terus

berlanjut dalam jangka panjang

maka kerugian yang diterima

perusahaan akan sangat besar.

5

d. Kontrol (Control)

Tabel 3.4 Analisis Control Sistem Lama

Tolak Ukur Analisis

1. Hak akses - Sistem yang lama tidak

memberikan adanya batasan

siapa saja yang dapat

mengakses data-data penting

yang ada di hotel, hal ini dapat

menyebabkan kecurangan

yang dapat dilakukan oleh

karyawan, karena tidak ada

batasan dalam menjalankan

sistem.

e. Efisiensi (Eficiency)

Tabel 3.5 Analisis Eficiency Sistem Lama

Tolak Ukur Analisis

1. Waktu - Membutuhkan banyak waku saat

pembutan laporan.

- Terjadinya penyalinana data yang

berulang - ulang sehingga

membutuhkan banyak kertas dan

banyak waktu yang terbuang.

f. Layanan (Service)

Tabel 3.6 Analisis Service Sistem Lama

Tolak Ukur Analisis

1. Konsistensi - Layanan yang dihasilkan tidak

konsisten, terkadang waktu

pelayanan yang diberikan kepada

pengunjung lebih lama dari waktu

yang ditetapkan yaitu 5 menit.

6

3.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gerakan data melalui sebuah sistem, mulai

dari masuk sampai ke tujuannya. Arus data dapat juga digambarkan secara sederhana

sebagai Input-Proses-Cetak-Simpan.

Berikut adalah tahapan pembuatan diagram arus data dari Sistem Informasi

Reservasi Kamar pada Hotel Omah’e Sun. dengan pembuatan suatu diagram konteks

dari sistem, pendekatan struktur ini mengambarkan sistem secara garis besar yang

kemudian akan dipecah menjadi bagian-bagian lebih rinci. Gambar berikut ini adalah

konteks diagram dari sistem Informasi Reservasi Kamar Pada Hotel Omah’e Sun.

0

Sistem Informasi

Reservasi Kamar

Hotel Omah’e Sun

KaryawanAdmin

Login

Data Karyawan

Data Tamu

Data Kamar

Data Jenis kamar

Data Booking

Data Check In

Data Check Out

Validasi Login

Info Karyawan

Info Tamu

Info Kamar

Info Jenis Kamar

Info Booking

Info Check In

Info Check Out

Info Pendapatan

Validasi Login

Info Hak Akses

Laporan Karyawan

Laporan Tamu

Laporan Kamar

Laporan Booking

Laporan Check In

Laporan Check Out

Laporan Pendapatan

Login

Data Hak Akses

Cetak laporan Karyawan

Cetak laporan Tamu

Cetak Laporan Kamar

Cetak Laporan Booking

Cetak Laporan Check In

Cetak Laporan Check Out

Cetak laporan PendapatanData Karyawan

Data Tamu

Data Kamar

Data Jenis kamar

Data Booking

Data Check In

Data Check Out

Info Karyawan

Info Tamu

Info Kamar

Info Jenis Kamar

Info Booking

Info Check In

Info Check Out

Info Pendapatan

Gambar 3.3 Diagram Konteks

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Pengujian Sistem

Pengujian sistem merupakan proses mengekseskusi sistem perangkat lunak

untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak tersebut cocok dengan spesifikasi

sistem dan berjalan sesuai dengan lingkugan yang diinginkan. Pengujian sistem sering di

asosiasikan dengan pencarian bug, ketidak sempurnaan program, kesalahan pada baris

7

program yang menyebabkan kegagalan pada ekseskusi sistem perangkat lunak. Dalam

pengujian sistem ini terdapat dua macam testing yang dilakukan, yaitu dengan Black Box

Testing dan White Box Testing.

4.2 Manual program

Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjelaskan

bagaimana menjalankan aplikasi program dalam komputer dan form-form yang

digunakan beserta langkah-langkah dalam menggunakan form tersebut sehingga

program dapat dioprasikan dengan mudah.

4.3 Form Menu Utama

Berikut ini adalah tampilan menu utama dari aplikasi reservasi kamar Hotel

Omah’e Sun

Setelah login Sukses, maka akan muncul form menu utama yang merupakan

induk dari semua form yang ada. Pada menu utama terdapat beberapa pilihan menu

yaitu sebagai berikut :

Gambar 4.29 Form Menu Utama

1. Sistem

Menu sistem terdiri dari sub menu log out dan exit

2. Master data

Menu master data dibagi menjadi beberapa sub menu :

8

a. Kamar f. Booking

b. Hak akses g. Check In

c. Ubah Password h. Check Out

d. Tamu i. Karyawan

e. Jenis kamar

3. Laporan

Menu Laporan dibagi menjadi beberapa sub menu :

a. Karyawan d. Check Out g. Pendapatan

b. Kamar e. Tamu

c. Check In f. Booking

4.4 Form Booking

Gambar 4.32 Form Booking

Form Booking merupakan form digunakan untuk mengelola data booking yang

ada di Hotel Omah’e Sun, Berikut keterangan dari form booking :

1. No. Booking : Nobooking terisi secara otomatis.

2. Tangal Booking : Diinputkan pada saat pembokingan

3. Atasnama : Diisi nama pembooking.

4. Alamat : Diisi alamat pembooking.

5. No. Telepon : Diisi nomor Telepon pembooking

9

6. Tanggal Check in : Diisi tanggal pada saat check in

7. Tanggal check Out : Diisi tanggal pada saat check out.

8. Lama Menginap :Terisi secara otomatis penjumlahan dari

tanggal check in dan check out.

9. Jenis kamar : Diisi dengan pemilihan jenis kamar.

10. No Kamar : Diisi dengan nomor kamar yang statusnya

kosong.

11. Status : Status kamar akan terisi secara otomatis.

12. Harga : Harga akan terisi secara otomatis.

13. Simpan : untuk menyimapan data booking.

14. Edit : Untuk mengubah data booking.

15. Hapus : Untuk menghapus data booking.

16. Batal : Untuk membatalkan inputan booking.

17. Cetak : Untuk mencetak slip pembookingan kamar.

18. Keluar : Untuk keluar dari form booking.

19. Total pesan : Total pemesanan kamar “terisi secara

otomatis”

20. Total Harga : Total harga dari pemesanan kamar.

21. DP : Pembayaran DP dengan nominal angka.

22. Kekurangan : Kekurangan pembayaran dari total harga.

4.5 Laporan Booking

Gambar 4.40 Laporan Booking

10

4.6 Analisis PIECES Untuk Sistem Lama dan Sitem Baru

Analisis PIECES (Performance, Informaion, Economy, Control, Eficiency, dan

Service ) digunakan untuk membandingkan sitem yang lama dengan sistem yang baru

degan tujuan untuk mengetahui seberapa banyak maanfaat yang dihasilkan dari sistem

yang baru :

Tabel 4.12 Analisis Pieces Sistem Lama dan Sistem Baru

Jenis Analisis Sistem Lama Sistem Baru

Kinerja (Performance) Sistem pemesanan kamar

secara manual berpotensi

menimbulkan kesalahan

pemrosesan data. selain itu

pemrosesan data akan

memakan banyak waktu

seperti :

a. Melihat informasi

laporan yang ada di

hotel. (waktu yang

dibutuhakn sekitar 2-

3 jam)

Sistem berbasis

Komputer, menggunakan

perangkat lunak untuk

proses pemesanan kamar

yang ada di hotel :

a. Lebih cepat dalam

mendapatkan

informasi maupun

laporan yang ada

di hotel (waktu

yang dibutuhkan

2-5 menit)

Informasi (Information) Dari sistem yang lama masih

banyak terjadi kesalahan

dalam pencatatan data

transaksi sehingga informasi

yang dihasilkan belum

maksimal.

Sistem yang baru

berbasis komputer dapat

melakukan perekaman

transaksi dengan cepat,

tepat dan akurat.

Ekonomi (Economic) Karena sering terjadi

kesalahan dalam pencatatan

transaksi maka menimbulkan

kerugian untuk perusahaan,

apabila hal ini terus berlanjut

dalam jangka panjang maka

kerugian yang diterima

perusahaan akan sangat

besar.

Dalam jangka pedek

biaya yang dibutuhkan

akan cukup besar. Tetapi

untuk jangka panjang

lebih sedikit karena hanya

mengeluarkan biaya

perawatan komputer.

11

Kontrol/kendali (Control)

Sistem pemesanan kamar

secara manual akan sulit

melakukan control karena

pemrosesan data dilakukan

oleh manusia dan tidak ada

batasan kendali yang

diberikan kepada karyawan.

Sistem berbasis komputer

memberikan batasan

kendali yang disebut

dengan Hak akses,

sehingga karyawan diberi

batasan dalam

menjalankan sistem

reservassi kamar.

Efisiensi (Eficiency)

Sistem informasi kamar

secara manual kurang efisien

karena melakukan

dokumentasi secara manual

dan terjadinya penyalinana

data yang berulang - ulang

sehingga membutuhkan

banyak kertas dan banyak

waktu yang terbuang.

Sistem berbasis komputer

lebih efisien karena

dokumentasi akan

dilakukan secara otomatis

dan memudahkan admin

dalam pembutan laporan.

Pelayanan (Services)

Layanan yang dihasilkan

tidak konsisten, terkadang

waktu pelayanan yang

diberikan kepada

pengunjung lebih lama dari

waktu yang ditetapkan yaitu

5 menit.

Memberikan pelayanan

yang konsisten terhadap

tamu karena pemrosesan

dan pengecekan data

tamu dilakukan dengan

komputer.

12

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari bab-bab sebelumnya untuk menjawab

rumusan masalah Bagaimana Membuat Sistem Informasi Reservasi Kamar

Menggunakan Visual Basic.net pada Hotel Omah'e Sun Condongcatur Yogyakarta?

Tahapan yang digunakan untuk membuat sistem informsai reservasi kamar

menggunakan Visual Basic.Net pada Hotel Omah'e Sun Condongcatur Yogyakarta

adalah sebagai berikut :

1. Melakukan penelitian dan menganalisa permasalahan yang ada di Hotel

Omah'e Sun.

2. Membuat rancangan database dan desain aplikasi yang disesuaikan

dengan kebutuhan yang ada di Hotel Omah'e Sun.

3. Pemilahan software yang digunakan untuk membuat sistem, dan software

yang digunakan yaitu SQL Server 2008 untuk database nya dan Visual

Basic.Net untuk desain dan bahasa pemrogramanya.

4. Tahap selanjutnya yaitu, tahapan implementasi dan pengujian sistem

reservasi kamar yang telah selesai dibuat, dengan menghasilkan sistem

yang sesuai dengan kebutuhan Hotel Omah'e Sun.

Setelah semua tahapan selesai dikerajakan maka terbentuklah sistem informasi

reservasi kamar di Hotel Omeh'e Sun dengan menghasilkan manfaat, diantarnya :

1. Sistem ini memudahkan admin untuk mengolah dan mengetahui data

kamar, data tamu, data karyawan, dan laporan-laporan dengan cepat,

tepat dan akurat.

2. Sistem ini memudahkan karyawan untuk melakukan perekaman transaksi

pemesanan kamar, check in dan checkout, pengolahan data tamu, data

kamar dengan cepat, tepat dan akurat.

3. Sistem ini dapat mempercepat dan memudahkan karyawan dalam

pembutan laporan, dan laporan dapat disajikan dalam bentuk laporan

harian, mingguan dan bulanan.

4. Sistem ini memberikan infomasi ketersedian kamar yang akurat dan up to

date sehingga tidak lagi terjadi miss communication antara pihak hotel dan

tamu.

13

5.2 Saran

Sistem informasi reservasi kamar ini masih banyak kekurangan, yang mungkin

dapat disempurnakan lagi pada penelitian-penelitian berikutnya. Beberapa saran yang

dapat penulis berikan agar sistem ini lebih baik lagi adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan pada peelitian selanjutnya agar mempertimbangkan sistem ini

dapat dijalankan secara online sehingga memudahkan konsumen dalam

pemesanan kamar tanpa harus datang langsung kelokasi.

2. Pengembangan dengan menambahkan sistem akuntansi misalnya buku

besar, laba bersih, laporan laba rugi dan lainnya.

3. Diharapkan dapat dikembangkan untuk beberapa komputer dalam satu

jaringan berupa client server.

4. Tampilan aplikasi hendaknya dibuat menjadi lebih menarik lagi.

5. Untuk informasi ketersedian nomor kamar hendaknya dibuat lebih detail.

14

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keungulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan BasisData. Yogyakarta: Andi

Offset.

Leong, Marlon. 2004. Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic. NET. Yogyakarta:

Andi Offset.

Putri Eka Sevtiyuni “Arsitektur Sistem Informasi Yang Berjalan Pada Jaringan” Fakultas

Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya 2008-2009

Supardi, Yuniar. 2012. Semua Bisa Menjadi Programmer Visual Basic 2010. Jakarta: PT

Elex Media Komputindo Kompas Gramedia.