Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas

2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

A. Latar Belakang ......................................................................................... 1

B. Maksud dan Tujuan .................................................................................. 1

C. Sasaran ..................................................................................................... 2

D. Asas -asas................................................................................................. 2

E. Ruang Lingkup ......................................................................................... 3

F. Pengertian Umum .................................................................................... 3

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH RESMI DAN

NASKAH DINAS ................................................................................................... 5

A. Naskah Resmi ................................................................................................ 5

1. Risalah Rapat/Sidang ............................................................................... 5

2. Catatan Rapat/Sidang (Notulen) ............................................................... 10

3. Laporan Singkat........................................................................................ 14

B. Naskah Dinas Arahan .................................................................................... 16

1. Naskah Dinas Pengaturan ........................................................................ 16

1.1. Peraturan ............................................................................................ 16 ......................................................................................................

3

1.2. Pedoman ............................................................................................. 21

1.3. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk

Teknis ................................................................................................ 25

1.4. Instruksi .............................................................................................. 29

1.5. Standar Operasional Prosedur

(SOP) ................................................................................................. 32

1.6. Surat Edaran ....................................................................................... 38

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) .................................................... 41

3. Naskah Dinas Penugasan

(Surat Perintah/Surat Tugas) .................................................................. 45

C. Naskah Dinas Korespondensi ....................................................................... 49

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern ....................................................... 49

1.1. Nota Dinas ........................................................................................ 49

1.2. Memorandum ................................................................................... 53

1.3. Disposisi ........................................................................................... 57

1.4. Surat Undangan Intern ..................................................................... 58

2. Naskah Dinas Korepondensi Ekstern ...................................................... 63

2.1. Surat Dinas ....................................................................................... 63

2.2. Surat Undangan Ekstern .................................................................. 66

D. Naskah Dinas Khusus .................................................................................... 72

1. Surat Perjanjian ........................................................................................ 72

2. Surat Kuasa .............................................................................................. 81

3. Berita Acara .............................................................................................. 85

4. Surat Keterangan ..................................................................................... 93

5. Surat Pengantar ....................................................................................... 99

6. Pengumuman ........................................................................................... 103

4

E. Laporan .......................................................................................................... 107

1. Laporan Pelaksanaan Kegiatan ............................................................... 107

2. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi

Daerah dan Masyarakat (Masa Reses (Puskada)) ................................... 110


Daerah dan Masyarakat (Alat Kelengkapan) ............................................ 113


Daerah dan Masyarakat (Melalui Surat (Puskada)) ................................. 116


Daerah dan Masyarakat (Pusdatin) .......................................................... 119

F. Telaah Staf ..................................................................................................... 122

BAB III

PENYUSUNAN NASKAH DINAS .......................................................................... 125

A. Persyaratan Penyusunan .............................................................................. 125

B. Penyusunan Konsep ...................................................................................... 125

C. Pengetikan dan Penandatanganan ............................................................... 126

D. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala

Naskah Dinas ................................................................................................. 126

1. Nama Jabatan ........................................................................................... 127

2. Nama Instansi/Unit Organisasi ................................................................ 127

E. Daftar Distribusi ............................................................................................ 127

F. Rujukan 127

G. Ketentuan Surat-Menyurat ........................................................................... 128

1. Komunikasi Langsung .............................................................................. 128

2. Alur Surat-Menyurat ................................................................................ 129

5

3. Disposisi .................................................................................................... 129

H. Penomoran Naskah Dinas ............................................................................. 129

1. Pengaturan ............................................................................................... 129

2. Penetapan (keputusan) ............................................................................. 131

3. Penugasan ................................................................................................ 132

4. Korespondensi .......................................................................................... 132

5. Khusus ...................................................................................................... 134

I. Kode Klasifikasi Naskah Dinas ..................................................................... 135

1. Kode Klasifikasi Pusat .............................................................................. 135

2. Kode Klasifikasi Daerah ........................................................................... 149

J. Penggunaan Kertas dan Amplop .................................................................. 153

1. Kertas Surat .............................................................................................. 153

2. Amplop ...................................................................................................... 154

K. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan

Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung ....................................................... 156

1. Jarak spasi ................................................................................................ 156

2. Jenis dan Ukuran Huruf ........................................................................... 156

3. Kata Penyambung ..................................................................................... 156

L. Penentuan Batas/Ruang Tepi ....................................................................... 157

M. Nomor Halaman ............................................................................................ 158

N. Tembusan ....................................................................................................... 158

O. Lampiran ........................................................................................................ 158

P. Penggunaan Logo Lembaga/

Lambang Negara ........................................................................................... 158

1. Penggunaan Lambang Negara ................................................................. 158

2. Penggunaan Logo ..................................................................................... 159

6

3. Penggunaan Lambang Negara dan

Logo dalam Kerja Sama ........................................................................... 159

Q. Pengaturan Paraf Naskah Dinas dan

Penggunaan Cap ............................................................................................ 159

1. Pengaturan Paraf Dinas ........................................................................... 159

2. Penggunaan Cap ....................................................................................... 161

R. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan,

dan Ralat Naskah Dinas ................................................................................ 163

1. Pengertian ................................................................................................ 163

2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan,

Pembatalan, dan Ralat ............................................................................. 163

BAB IV

PENGAMANAN NASKAH DINAS .......................................................................... 165

A. Penentuan Kategori Klasifikasi

Keamanan dan Akses Naskah Dinas ............................................................ 165

1. Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas ....................................................... 165

2. Hak akses naskah dinas ........................................................................... 165

B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan

Klasifikasi Keamanan dan Akses ................................................................. 166

1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi

Keamanan dan Akses ............................................................................... 166

2. Pembuatan dan Pengawasan Naskah

Dinas yang Bersifat Rahasia ..................................................................... 166

7

BAB V

KEWENANGAN PENANDATANGANAN ................................................................ 168

A. Penggunaan Garis Kewenangan ................................................................... 168

B. Penandatanganan .......................................................................................... 168

1. Atas Nama (a.n.) ....................................................................................... 168

2. Untuk Beliau (u.b.) .................................................................................... 168

3. Pelaksana Tugas (Plt.) .............................................................................. 169

4. Pelaksana Harian (Plh.) ............................................................................ 169

C. Kewenangan Penandatanganan ................................................................... 170

D. Ruang Tanda Tangan ..................................................................................... 172

BAB VI

PENGENDALIAN NASKAH DINAS ....................................................................... 173

A. Naskah Dinas Masuk .................................................................................... 173

B. Naskah Dinas Keluar .................................................................................... 175

8

DEWAN PERWAKILAN DAERAH

SEKRETARIAT JENDERAL

PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL

DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 2 TAHUN 2016TENTANG

PEDOMAN NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH

REPUBLIK INDONESIA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESASEKRETARIS JENDERAL

DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka menciptakan kelancaran ko-munikasi tertulis yang efisien dan efektif dalam pe-nyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik In-donesia, perlu adanya pedoman naskah resmi dan naskah dinas;

b. bahwa pedoman naskah resmi dan naskah dinas Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksa-naan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik In-donesia;

9

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu mene-tapkan Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia tentang Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

3. Undang-Undang Nomor 30 tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Re-publik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tamba-han Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601);

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Nega-ra dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;

5. Peraturan Dewan Perwakilan Daerah Republik In-donesia Nomor 1 Tahun 2014 tentang Tata Tertib;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indone-sia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Di-nas;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL DEWAN PER-WAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH RESMI DAN NASKAH DI-NAS SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA.

10

Pasal 1

Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas Sek-retariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia bertujuan untuk memperoleh kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam rangka mendukung kelancaran komunikasi tertulis antar unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Per-wakilan Daerah Republik Indonesia dengan instansi pemerintah, swasta, institusi asing di dalam maupun di luar negeri.

Pasal 2

Segala bentuk tata naskah resmi, tata persuratan, dan kode klasifikasi harus disesuaikan dengan pedo-man tata naskah dinas resmi dan tata naskah dinas sebagaimana tercantum dalam lampiran yang meru-pakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan ini.

Pasal 3

Pengendalian dan pemantauan atas pelaksanaan pe-doman ini dilakukan oleh Biro yang tugas dan tang-gung jawabnya di bidang administrasi dan organisasi.

Pasal 4

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

11

Ditetapkan di JAKARTA

pada tanggal 4 Januari 2016

SEKRETARIS JENDERAL,

SUDARSONO HARDJOSOEKARTO

NIP. 195711251983031001

12

BAB IPENDAHULUAN

13

A. Latar Belakang

Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh in-stansi pemerintahan diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indone-sia (ANRI) Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas. Kedua peraturan tersebut menjadi dasar penyusunan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Repub-lik Indonesia (Setjen DPD RI). Pengaturan tentang tata naskah dinas untuk DPD RI selama ini diatur dalam Keputusan DPD RI Nomor 25 Tahun 2007 tentang Tata Naskah Dinas Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.

Ketatalaksanaan Setjen DPD RI merupakan pengaturan cara melak-sanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan sebuah instansi pemerin-tah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan dan tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusu-nan, penggunaan lambang negara, logo instansi dan cap dinas, peng-gunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata persuratan, pe-rubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat. Adanya perkembangan pengaturan dengan adanya Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undan-gan dan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, ketentuan mengenai tata Naskah Dinas di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI perlu ditetapkan.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas di ling-

14

kungan Setjen DPD RI.

2. Tujuan

Tata Naskah Dinas ini bertujuan menciptakan kelancaran komuni-kasi tertulis yang efisien dan efektif dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Setjen DPD RI.

C. Sasaran

Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas adalah:

1. Tercapainya kesamaan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Per-wakilan Daerah Republik Indonesia.

2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Sekretariat Jenderal De-wan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.

3. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian.

4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas dalam rangka pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Sek-retariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.

D. Asas

1. Kepastian Hukum

Penyelenggaraan tata naskah dinas dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundangan-undangan di bidang pemerintahan dan administrasi negara dan kearsipan.

2. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif

15

dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar nas-kah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

3. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan ben-tuk yang telah dibakukan.

4. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi autentisitas dan reliabilitas naskah.

5. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan keg-iatan administrasi pemerintahan dan kegiatan-kegiatan DPD RI.

6. Kecepatan dan Ketepatan

Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan se-cara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejela-san redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyam-paian dan distribusi.

7. Keamanan

Tata naskah dinas harus menjamin keamanan secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian ke-pada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk dan penyusunan nas-kah dinas, serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan lambang negara, logo instansi dan cap dinas, penggunaan bahasa In-

16

donesia yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat.

Untuk mencapai kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran dalam tata naskah dinas, perlu ditetapkan format naskah dinas yang me-nampung bentuk redaksional dan tata letak serta faktor penunjang lainnya, termasuk penggunaan media dan sampul.

F. Pengertian Umum

1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka pe-nyelenggaraan tugas pemerintahan, pembangunan dan dukungan kepada DPD RI.

2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pen-gabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

3. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

4. Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam penyampaian in-formasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam organ-isasi secara vertikal dan horizontal

5. Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian informa-si kedinasan yang dilakukan oleh Setjen DPD RI dengan pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan.

6. Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang meng-gambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas.

7. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan ke-

17

wajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

8. Instansi pemerintah adalah unsur penyelenggara pemerintahan pusat atau unsur penyelenggara pemerintahan daerah.

9. Aparatur pemerintah adalah unsur yang melaksanakan fungsi pemerintahan, baik di lingkungan pemerintah maupun penyeleng-gara negara lainnya.

10. Lambang negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-un-dangan.

11. Logo adalah gambar/huruf sebagai lambang instansi pemerintah-an baik pusat maupun daerah.

18

BAB IIJENIS DAN FORMAT

NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS

19

A. Naskah Resmi

Naskah Resmi adalah naskah dinas yang memuat rekam jejak rapat/sidang DPD RI dan rapat Sekretariat Jenderal DPD RI.

1. Risalah Rapat/Sidang

a. Pengertian

Risalah Rapat/Sidang adalah catatan rapat/sidang yang dibuat secara lengkap dan berisi seluruh jalannya pembicaraan yang dilakukan dalam rapat/sidang serta dilengkapi dengan catatan tentang jenis dan sifat rapat/sidang, hari dan tanggal rapat/sidang, tempat rapat/sidang, acara rapat/sidang, waktu pem-bukaan dan penutupan rapat/sidang, ketua dan sekretaris rapat/sidang, jumlah dan nama anggota yang menandatangani daftar hadir dan undangan yang hadir.

Risalah dibuat dalam setiap rapat/sidang DPD RI (yang mem-bahas materi terkait dengan legislasi, pertimbangan dan pen-gawasan) yaitu :

1) Sidang Paripurna;2) Sidang Paripurna Luar Biasa;3) Sidang Paripurna Khusus;4) Rapat Pimpinan DPD ;5) Rapat Komite;6) Rapat Badan Kehormatan;7) Rapat Panitia Musyawarah;8) Rapat Panitia Perancang Undang-undang;9) Rapat Panitia Urusan Rumah Tangga Negara;10) Rapat Badan Kerja Sama Antar Parlemen;11) Rapat Panitia Khusus;12) Rapat Badan Pengembangan Kapasitas Kelembagaan13) Rapat Gabungan;

20

14) Rapat Koordinasi;15) Rapat Konsultasi;16) Rapat Kerja;17) Rapat Dengar Pendapat; dan18) Rapat Dengar Pendapat Umum

b. Bentuk dan Susunan1) Sampul2) Kepala

a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri;

b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dan diletakkan di tengah secara simetris;

c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;

d) tulisan “Risalah” dengan huruf kapital;e) “Jenis rapat/sidang”;f) “Masa persidangan”;g) tulisan “Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia”;h) “Hari” dan “tanggal” rapat/sidang;i) “Waktu” rapat/sidang;j) “Tempat” rapat/sidang;k) “Pimpinan” rapat/sidang;l) “Sekretaris” rapat/sidang;m) “Acara” rapat/sidang;n) “Jumlah Anggota yang hadir”; dano) “Jumlah Anggota yang tidak hadir”.

3) Batang Tubuha) pembukaan yang memuat waktu pembukaan rapat/

sidang, kuorum dan agenda rapat/sidang yang akan dibicarakan;

b) uraian jalannya rapat/sidang secara lengkap dan berisi seluruh jalannya pembicaraan yang dilakukan dalam rapat/sidang.

21

4) Kakia) “pemimpin” rapat/sidang;b) “waktu penutupan” rapat/sidang;c) “tempat”, “tanggal”, “bulan” dan “tahun“ Risalah dibuat;

dand) “tanda tangan” dan “nama jelas” sekretaris rapat/sidang

ditulis dengan huruf kapital (Risalah Tetap).

c. Model dan Lay OutFont/Size : Arial dengan ukuran 12Margin atas : 2,54 cm (1 inchi)Margin bawah : 2,54 cm (1 inchi)Margin kiri : 3,17 cm (1,25 inchi)Margin kanan : 3,17 cm (1,25 inchi)Ukuran kertas : A4Jarak baris (Line Spacing) : 1 (single)Penulisan halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama halaman berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi).

Format Risalah sebagaimana tercantum pada contoh.

24

2. Catatan Rapat/Sidang (Notulen)

a. Pengertian

Catatan Rapat/Sidang (Notulen) adalah rekaman sidang/rapat yang memuat pokok pembicaraan, kesimpulan dan/atau kepu-tusan yang dihasilkan dalam sidang/rapat DPD RI dan rapat Sekretariat Jenderal DPD RI.

b. Bentuk dan Susunan

1) Kepala

a) logo Sekretariat Jenderal DPD RI terletak di sebelah kiri;

b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan dil-etakkan di tengah secara simetris;

c) mencantumkan “alamat” Sekretariat Jenderal Dewan Per-wakilan Daerah Republik Indonesia untuk catatan rapat/sidang alat kelengkapan dan sidang paripurna DPD RI;

d) tulisan “Catatan Rapat/Sidang (Notulen)” dengan huruf kapital;

e) “Rapat/Sidang ke-“;

f) tulisan “Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” dengan huruf kapital;

g) “Hari” dan “tanggal” rapat/sidang;

h) “Waktu” rapat/sidang;

i) “Tempat” rapat/sidang;

j) “Pimpinan” rapat/sidang;

25

k) “Sekretaris” rapat/sidang;

l) “Acara” rapat/sidang; dan

m) “Jumlah dan nama anggota” yang menandatangani daf-tar hadir.

2) Batang Tubuh

a) pembukaan yang memuat waktu pembukaan rapat/si-dang, kuorum dan agenda rapat/sidang yang akan dibi-carakan;

b) uraian jalannya rapat/sidang secara lengkap yang memuat pokok pembicaraan, kesimpulan dan/atau keputusan yang dihasilkan dalam rapat/sidang; dan

c) “Waktu penutupan” rapat/sidang.

3) Kaki

a) “tempat”, “tanggal”, “bulan” dan “tahun” Notulen dibuat;

b) sebutan yang “memimpin rapat/sidang”; dan

c) “tanda tangan” dan “nama jelas” sekretaris rapat/sidang ditulis dengan huruf kapital.

c. Model dan Lay Out

Font/Size : Arial dengan ukuran 12

Margin Atas : 2,54 cm (1 inchi)

Margin Bawah : 2,54 cm (1 inchi)

Margin Kiri : 3,17 cm (1,25 inchi)

Margin Kanan : 3,17 cm (1,25 inchi)

Ukuran Kertas : A4

26

Jarak Baris (Line Spacing) : 1 (single)

Penulisan Halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama hala-man berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi).

Format Catatan Rapat/Sidang (Notulen) sebagaimana tercantum pada contoh.

29

3. Laporan Singkat

a. Pengertian

Laporan Singkat adalah catatan hasil rapat/sidang yang memuat kesimpulan dan/atau keputusan rapat/sidang DPD RI.

b. Bentuk dan Susunan

1) Kepala

a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Re-publik Indonesia terletak di sebelah kiri;


c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal De-wan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;

d) tulisan “Laporan Singkat”; dan

e) “Rapat/Sidang Ke-”.

2) Batang Tubuh

Laporan Singkat memuat pembukaan yang berisi waktu pembukaan kegiatan, masa persidangan, Rapat/Sidang Ke-, hal-hal yang diputuskan dan disepakati dalam rapat/sidang.

30

3) Kaki

a) “nama pimpinan” rapat;

b) “tanda tangan”; dan

c) “nama jelas” sekretaris rapat/sidang ditulis dengan hur-uf kapital.

c. Model dan Lay Out

font/size : arial dengan ukuran 12

margin atas : 2,54 cm (1 inchi)

margin bawah : 2,54 cm (1 inchi)

margin kiri : 3,17 cm (1,25 inchi)

margin kanan : 3,17 cm (1,25 inchi)

ukuran kertas : A4

jarak baris (line spacing) : 1 (single)

Penulisan halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama hala-man berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi).

Format Laporan Singkat sebagaimana tercantum pada contoh.

32

B. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan adalah naskah dinas yang ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal DPD RI yang memuat kebijakan pokok atau kebi-jakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan/atau penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah Dinas Pengaturan terdiri dari Peraturan, Pedoman, Petun-juk Pelaksanaan, Instruksi, Standar Operasional Prosedur, dan Surat Edaran.

1.1. Peraturan

a. Pengertian

Naskah Dinas Peraturan adalah naskah dinas yang ber-laku dan mengikat secara umum di lingkungan Sekretar-iat Jenderal DPD RI, bersifat mengatur dan memuat ke-bijakan pokok. Peraturan berbentuk Peraturan Sekretaris Jenderal DPD RI.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatan-gani Peraturan adalah Sekretaris Jenderal DPD RI.

c. Susunan

1) Judul

a) judul Peraturan memuat keterangan mengenai je-nis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan;

33

b) nama Peraturan dibuat secara singkat dan mencer-minkan isi peraturan; dan

c) judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca.

2) Pembukaan

a) frase “Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa” ditu-lis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin;

b) nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang dile-takkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) konsiderans diawali dengan kata menimbang :

1) konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan;

2) pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang men-jadi latar belakang pembuatannya;

3) jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kes-atuan pengertian; dan

4) tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf ab-

34

jad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.

d) Dasar Hukum diawali dengan kata “Mengingat” :

1) dasar hukum memuat dasar kewenangan pem-buatan peraturan atau dasar hukum kenapa per-aturan dibuat;

2) peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perun-dang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi;

3) jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingka-tannya sama disusun secara kronologis berdasar-kan saat pengundangan atau penetapannya; dan

4) Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan pen-cantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indo-nesia yang diletakkan di antara tanda baca ku-rung.

e) “Memperhatikan” :

1) Bersifat tentatif, hanya untuk peraturan yang perlu memuat tentang anggaran; dan

2) Huruf awal kata “Memperhatikan” ditulis kapital dan diakhir dengan tanda baca titik koma.

35

f) Diktum terdiri atas :

1) kata “Memutuskan”, yang ditulis seluruhnya den-gan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah margin; dan

2) kata “Menetapkan”, yang dicantumkan sesudah kata “Memutuskan”, disejajarkan ke bawah den-gan kata “Menimbang” dan “Mengingat”. Huruf awal kata “Menetapkan” ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

3) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh peraturan terdiri atas :

a) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal; dan

b) Substansi peraturan perundang-undangan terdiri atas :

1) Ketentuan Umum;

2) Materi Pokok yang diatur;

3) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan

4) Ketentuan Penutup.

4) Kaki

Bagian kaki peraturan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas :

36

a) “tempat (Jakarta)” dan “tanggal” penetapan per-aturan;

b) nama jabatan pejabat yang menetapkan (“Sekretaris Jenderal DPD RI”), yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI;

d) nama lengkap pejabat yang menandatangani per-aturan (yang ditulis dengan huruf kapital dan dig-arisbawahi, tanpa mencantumkan gelar); dan

e) “Nomor Induk Pegawai” pejabat yang menandatan-gani peraturan.

d. Sosialisasi

Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan yang dikelu-arkan oleh Sekretaris Jenderal DPD RI disosialisasikan ke-pada seluruh Pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI.

Format Peraturan sebagaimana tercantum pada contoh.

38

1.2. Pedoman

a. Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis. Pemberlakuan Pedoman dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut.

Lampiran Pedoman adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan pedoman dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan ten-tang pedoman tersebut.

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi atau untuk menindaklanjuti kebijakan atau peraturan perundang-undangan.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi ditetapkan dan ditandatangani oleh Sek-retaris Jenderal DPD RI.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Pedoman terdiri atas :

a) Kepala lampiran Pedoman adalah tulisan judul lam-piran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tan-da baca.

b) Tulisan “Pedoman” yang dicantumkan di tengah

39

atas di tulis dengan huruf kapital; dan

c) Rumusan judul Pedoman yang ditulis secara sime-tris dengan huruf kapital.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Pedoman terdiri atas :

a) Pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pe-mikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, tata urut dan pengertian;

b) Materi Pedoman; dan

c) Penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhati-kan, penjabaran lebih lanjut dan alamat unit pengo-lah Pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan.

3) Kaki

Bagian kaki Pedoman, ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas :

a) Nama jabatan pejabat (“Sekretaris Jenderal DPD RI”) yang menandatangani Pedoman ditulis dengan hur-uf kapital dan diakhir dengan tanda baca koma;

b) Tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Pedoman dan cap jabatan; dan

c) Nama lengkap Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Pedoman ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar.

Format Pedoman sebagaimana tercantum pada contoh.

42

1.3. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis

a. Pengertian

Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah naskah di-nas yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya.

Lampiran Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi mua-tan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis dan merupak-an satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis tersebut.

b. Wewenang penetapan dan penandatangan

Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan perundang-undangan yang ditetapkan dan ditandatangani oleh Sekretaris Jen-deral DPD RI.

c. Susunan

Susunan Petunjuk Pelaksanaan Dan Petunjuk Teknis adalah sama.

1) Kepala

Bagian kepala Petunjuk Pelaksanaan/Teknis terdiri atas :

a) Kepala Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca;

b) Tulisan “Petunjuk Pelaksanaan/Teknis” yang ditulis

43

dengan huruf kapital dicantumkan di tengah atas; dan

c) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan/teknis, yang ditulis dengan huruf kapital.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis terdiri atas :

a) Pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pengertian dan hal lain yang dianggap perlu;

b) Materi petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis, den-gan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengor-ganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan; dan

c) Penutup.

3) Kaki

Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis di-tempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas :

a) Nama jabatan pejabat (“Sekretaris Jenderal DPD RI”) yang menetapkan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

b) Tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI yang menetapkan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Tek-nis serta cap jabatan; dan

c) Nama lengkap Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis ditulis dengan huruf kapital tanpa mencan-tumkan gelar.

44

d. Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distri-busi yang berlaku. Petunjuk pelaksanan/petunjuk teknis disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian petun-juk pelaksanaan/petunjuk teknis diikuti dengan tindakan pengendalian.

Format Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis sebagaimana tercantum pada contoh.

47

1.4. Instruksi

a. Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah Sekretaris Jenderal DPD RI berupa petunjuk/arahan ten-tang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundang-undangan.


Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatan-gani Instruksi adalah Sekretaris Jenderal.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Instruksi terdiri atas :

a) logo yang disertai tulisan “Sekretariat Jenderal De-wan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” dengan huruf kapital secara simetris;

b) kata “Instruksi” dan nama jabatan Sekretaris Jender-al DPD RI, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c) “nomor” Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) kata “tentang”, yang ditulis dengan huruf kapital se-cara simetris;

e) “judul” Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

f) nama “jabatan” Sekretaris Jenderal DPD RI yang

48

menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.

2) Konsiderans

Bagian konsiderans instruksi terdiri atas :

a) Kata “Menimbang” yang memuat latar belakang pene-tapan Instruksi; dan

b) Kata “Mengingat” yang memuat dasar hukum seb-agai landasan penetapan Instruksi.

3) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi In-struksi.

4) Kaki

Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas :

a) “tempat” (kota sesuai dengan alamat Sekretariat Jen-deral DPD RI) dan “tanggal” penetapan instruksi;

b) nama jabatan “Sekretaris Jenderal DPD RI” yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital dan diakh-iri dengan tanda koma;

c) “tanda tangan” Sekretaris Jenderal DPD RI yang menetapkan instruksi; dan

d) “nama lengkap” Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar.

49

d. Distribusi dan Tembusan

Instruksi distribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribu-sian Instruksi diikuti dengan tindakan pengendalian.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok se-hingga Instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan.

2) Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Format Instruksi sebagaimana tercantum contoh.

51

1.5. Standar Operasional Prosedur (SOP)

a. Pengertian

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan uru-tan kegiatan tertentu, yang bertujuan untuk:

1) menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk;

2) memudahkan pekerjaan;

3) memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan keg-iatan; dan

4) meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana.


Pejabat yang menetapkan dan menandatangani SOP adalah pejabat yang berwenang (Pejabat eselon I dan es-elon II di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI).

c. Jenis dan Format SOP

1) Format SOP Simple steps

SOP Simple Steps digunakan jika prosedur yang disu-sun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana.

2) Format SOP Hierarchical steps

SOP Hierarchical Steps digunakan jika prosedur yang disusun lebih panjang, lebih dari sepuluh (10) langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi

52

hanya membutuhkan sedikit pengambilan keputusan.

3) Format SOP Graphic

SOP Graphic digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabar-kan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur dibu-tuhkan adanya suatu foto atau gambar.

4) Format SOP Flowchart

SOP Flowchart digunakan jika dalam SOP tersebut di-perlukan pengambilan keputusan yang banyak (kom-pleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawa-ban) seperti “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dan sebagainya yang akan mem-perngaruhi sub langkah berikutnya.

d. SOP disusun melalui beberapa tahapan yang didasarkan pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun 2012 tentang Pe-doman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

57

1.6. Surat Edaran

a. Pengertian

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberi-tahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.


Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Su-rat Edaran adalah Sekretaris Jenderal DPD RI, yang dapat dilimpahkan kepada pejabat yang ditunjuk (Eselon I atau Eselon II) sesuai dengan substansi Surat Edaran.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Edaran terdiri atas :

a) kop Surat Edaran menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;

b) kata “Yth.” yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi Surat Edaran;

c) tulisan “Surat Edaran”, yang dicantumkan di bawah kop surat, ditulis dengan huruf kapital serta nomor Surat Edaran di bawahnya secara simetris;

d) kata ”tentang”, yang dicantumkan di bawah kata Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

e) rumusan “judul” Surat Edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.

58

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri atas :

a) latar belakang tentang perlunya dibuat Surat Eda-ran;

b) maksud dan tujuan dibuatnya Surat Edaran;

c) ruang lingkup diberlakukannya Surat Edaran (jika diperlukan);

d) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran (jika diperlukan);

e) isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak; dan

f) penutup.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Edaran ditempatkan di sebelah kan-an yang terdiri atas :

a) “tempat” dan “tanggal” penetapan;

b) “nama jabatan” pejabat penanda tangan, yang ditu-lis dengan huruf kapital, diakhir dengan tanda baca koma;

c) “tanda tangan” pejabat penanda tangan;

d) “nama lengkap” pejabat penanda tangan, yang ditu-lis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan ge-lar; dan

e) “cap dinas”.

d. Distribusi

Surat Edaran disampaikan kepada pihak yang berkaitan

59

secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendis-tribusian Surat Edaran diikuti dengan tindakan pengen-dalian.

Format Surat Edaran sebagaimana tercantum pada contoh.

60

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

a. Pengertian

Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) dituangkan dalam ben-tuk keputusan. Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk :

1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/ke-anggotaan/ material/peristiwa;

2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; dan/atau

3) menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang penetapan dan penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah Sekretaris Jenderal DPD RI.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Keputusan terdiri atas :

a) logo yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;

b) kata “Keputusan” dan “nama jabatan” pejabat yang mene-tapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c) “nomor” Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) kata penghubung “tentang”, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

61

e) “judul” Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

f) “nama jabatan” pejabat yang menetapkan keputusan, di-tulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

2) Konsiderans

Bagian konsiderans keputusan terdiri atas :

a) “Menimbang”, yaitu konsiderans yang memuat pokok pikiran yang menjadi alasan/tujuan/kepentingan/per-timbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; dan

b) “Mengingat”, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran kepu-tusan atau dasar peraturan perundang-undangan we-wenang untuk menetapkan Keputusan;

3) Diktum

Bagian diktum Keputusan terdiri atas :

a) diktum dimulai dengan kata “memutuskan” yang ditulis seluruhnya tanpa spasi dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital

b) isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata “menetapkan” yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan

c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan pe-rundang-undangan.

4) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Kepu-tusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Per-aturan, tetapi isi Keputusan diuraikan bukan dalam pas-

62

al-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya.

5) Kaki

Bagian kaki Keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas :

a) “tempat” dan “tanggal” penetapan Keputusan;

b) “jabatan pejabat” yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) “tanda tangan” pejabat yang menetapkan Keputusan; dan

d) “nama lengkap” pejabat yang menandatangani Keputu-san, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencan-tumkan gelar.

6) Lampiran (jika diperlukan)

d. Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

e. Hal yang perlu diperhatikan

Naskah asli dan salinan Keputusan yang ditandatangani harus disimpan sebagai arsip.

Format Keputusan sebagaimana tercantum pada contoh.

64

3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)

a. Pengertian

Surat Perintah/Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.

Surat Perintah digunakan dalam rangka penunjukkan pejabat pengganti berupa Pelaksana Tugas (Plt.) atau Pelaksana Harian (Plh.) dalam jabatan struktural di lingkungan Sekretariat Jen-deral Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.

Pelaksana Tugas (Plt.) ditetapkan apabila di lingkungan in-stansi belum dilakukan pengangkatan pegawai dalam jabatan struktural sehingga untuk kelancaran pelaksanaan tugas or-ganisasi, seorang PNS atau pejabat lain dapat diangkat sebagai pelaksana tugas sampai dengan pejabat definitif ditetapkan.

Pelaksana Harian (Plh.) ditetapkan apabila pejabat definitif-nya berhalangan sementara misalnya karena tugas kedinasan, masa berlaku berakhir ketika pejabat definitif kembali melak-sanakan tugas pada jabatannya.

Surat tugas digunakan untuk melaksanakan kegiatan kedi-nasan dalam jangka waktu tertentu, seperti perjalanan dinas, pendidikan dan pelatihan, rapat kerja, dan lain-lain.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jen-deral DPD RI.

Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jen-deral DPD RI/ pejabat eselon I/II yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

65

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Perintah/Surat Tugas terdiri atas :

a) kop Surat Perintah/Surat Tugas berupa logo dan “nama instansi” yang ditulis dengan huruf kapital secara sime-tris;

b) kata “Surat Perintah/Surat Tugas”, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

c) “nomor”, berada di bawah tulisan Surat Perintah/Surat Tugas.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari hal-hal sebagai berikut:

a) konsiderans meliputi “pertimbangan” dan/atau “dasar”; “pertimbangan” memuat alasan ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas; “dasar” memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas;

b) diktum dimulai dengan kata memberi “perintah/memberi tugas”, secara simetris, diikuti kata “kepada” di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas;

c) di bawah kata “kepada” ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas ditempatkan di se-belah kanan bawah yang terdiri atas :

a) “tempat” dan “tanggal” Surat Perintah/Surat Tugas;

b) “nama jabatan” pejabat yang menandatangani, yang di-

66

tulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) “tanda tangan” pejabat yang menugasi;

d) “nama lengkap” pejabat yang menandatangani Surat Perintah/Surat Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, tanpa mencantumkan ge-lar; dan

e) “cap dinas”.

d. Distribusi dan Tembusan

1) Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

2) Tembusan Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepa-da unit kerja/lembaga yang terkait.


1) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan ket-erangan.

2) Surat Perintah/Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah yang termuat selesai dilaksanakan.

Format Surat Perintah/Surat Tugas sebagaimana tercantum pada contoh.

68

C. Naskah Dinas Korespondensi

Naskah Dinas Korespondensi adalah informasi tertulis yang digu-nakan sebagai alat komunikasi kedinasan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi.

Naskah Dinas Korespondensi terdiri dari Naskah Dinas Korespon-densi Intern dan Naskah Dinas Korespondensi Ekstern.

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern

Naskah Dinas Korespondensi Intern adalah Naskah Dinas Kore-spondensi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Sekre-tariat Jenderal DPD RI secara vertikal dan horizontal.

Naskah Dinas Korespondensi Intern meliputi Nota Dinas, Memo-randum, Disposisi, dan Surat Undangan Intern.

1.1. Nota Dinas

a. Pengertian

Nota Dinas adalah naskah dinas intern Sekretariat Jender-al DPD RI yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, per-nyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pe-jabat yang dituju.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota Dinas dibuat oleh pejabat di lingkungan Sekre-tariat Jenderal DPD RI sesuai dengan tugas, wewenang,

69

dan tanggung jawabnya kepada pejabat lain yang seting-kat, pejabat di atasnya, atau pejabat di bawahnya.

Khusus Nota Dinas yang berisi laporan disampaikan ke-pada pejabat di atasnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Nota Dinas terdiri atas :

a) kop Nota Dinas terdiri dari “nama instansi “ yang ditulis secara simetris di tengah atas;

b) kata “Nota Dinas”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c) kata “nomor”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) kata “Kepada Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;

e) kata “Dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

f) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

g) kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapi-tal.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pem-buka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.

3) Kaki

Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari “tanda tangan”, “nama pejabat” tanpa mencantumkan gelar, dan “tem-

70

busan” (jika perlu).

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas;

2) Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan intern lembaga;

3) Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencan-tumkan nomor Nota Dinas yang dilakukan oleh unit kerja masing-masing.

Format Nota Dinas sebagaimana tercantum pada contoh.

72

1.2. Memorandum

a. Pengertian

Memorandum (atau biasa disebut memo) adalah naskah dinas internal Sekretariat Jenderal DPD RI yang dibuat oleh pejabat yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.


Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan Sek-retariat Jenderal DPD RI sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada pejabat yang setingkat atau pejabat di bawahnya.

Khusus Memorandum yang berisi saran dan pendapat ke-dinasan dapat disampaikan kepada pejabat diatasnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Memorandum terdiri atas :

a) kop naskah dinas, yang berisi “nama instansi” ditulis secara simetris di tengah atas;

b) kata “Memorandum”, ditulis di tengah dengan huruf kapital;

c) kata “nomor”, ditulis di bawah kata memoran-dum dengan huruf kapital;

d) kata “Kepada Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;

73

e) kata “Dari”, ditulis dengan huruf awal kapital;

f) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

g) kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapi-tal.

2) Batang Tubuh

Batang tubuh Memorandum terdiri dari alinea pembu-ka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas.

3) Kaki

Bagian kaki Memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat tanpa mencantumkan gelar serta tembu-san jika diperlukan dan mencantumkan NIP.

d. Hal yang perlu diperhatikan

1) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;

2) Tembusan Memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;

3) Penomoran Memorandum dilakukan dengan mencan-tumkan nomor Memorandum yang dilakukan oleh unit kerja masing-masing.

Format Memorandum sebagaimana tercantum pada contoh.

76

1.3. Disposisi

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk/Nota Dinas/Memorandum, ditulis secara jelas pada lembar Disposisi, tidak pada surat-nya. Ketika didisposisikan lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk/Nota Dinas/Memorandum.

77

1.4. Surat Undangan Intern

a. Pengertian

Surat Undangan Intern adalah surat dinas yang memuat undangan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI un-tuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

b. Kewenangan

Surat Undangan Intern ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggungjawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Undangan Intern terdiri atas :

a) kop Surat Undangan Intern yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI menggu-nakan “nama lembaga” dengan huruf kapital secara simetris dan tidak menggunakan logo, kecuali surat undangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Jen-deral DPD RI menggunakan logo;

b) “nomor”, “Sifat”, “Lampiran”, dan “hal”, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop Surat Undangan Intern;

c) “tempat” dan “tanggal” pembuatan surat, yang dik-etik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan

d) kata “Kepada Yth.”, yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan intern (jika diperlukan).

78

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Undangan Intern terdiri atas :

a) alinea pembuka;

b) isi Surat Undangan Intern, yang meliputi “hari”, “tanggal”, “waktu”, “tempat”, dan “acara”; dan

c) alinea penutup.

3) Kaki

a) Bagian kaki Surat Undangan Intern terdiri dari “nama jabatan” yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan “nama pejabat” yang di-tulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantum-kan gelar;

b) Mencantumkan NIP.


Format Surat Undangan Intern sama dengan format Surat Dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan Intern dapat ditulis pada lampiran.

Format Surat Undangan Intern sebagaimana tercantum pada contoh.

82

2. Naskah Dinas Korepondensi Ekstern

2.1. Surat Dinas

a. Pengertian

Surat Dinas yaitu naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan antar instansi berupa pemberitahuan, pencatatan, permintaan, penyam-paian naskah dinas, atau barang, atau hal kedinasan lain-nya kepada pihak lain di luar lingkungan Sekretariat Jen-deral DPD RI.

b. Wewenang Penandatanganan

Surat Dinas ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atau pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI yang mendapat man-dat dari Sekretaris Jenderal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Dinas terdiri atas :

a) kop Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI menggunakan logo, yang disertai “nama lembaga” dengan huruf kapital dan alamat lembaga secara simetris;

b) “nomor”, “sifat”, “lampiran”, dan “hal”, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;

c) “tempat” dan “tanggal” pembuatan surat, yang dik-etik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan

83

nomor;

d) kata “Kepada Yth.”, yang ditulis di bawah Hal, dii-kuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan

e) “alamat surat”, yang ditulis di bawah Yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Dinas ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas :

a) “nama jabatan”, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma;

b) “tanda tangan” pejabat;

c) “nama lengkap” pejabat/penanda tangan, yang ditu-lis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan gelar;

d) mencantumkan NIP;

e) “stempel/cap dinas” di sebelah kiri tanda tangan pe-jabat;

f) “tembusan”, memuat nama jabatan pejabat peneri-ma (jika ada).

d. Distribusi

Surat Dinas disampaikan kepada pihak yang berhak se-

84

cara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistri-busian surat dinas diikuti dengan tindakan pengendalian.


1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman per-tama surat dinas.

2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya.

3) Hal berisi pokok surat dinas sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.

Format surat dinas sebagaimana tercantum pada contoh.

86

2.2. Surat Undangan Ekstern

a. Pengertian

Surat Undangan Ekstern adalah surat dinas yang dibuat oleh Pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI, memuat undan-gan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan, untuk menghadiri suatu acara kedinasan ter-tentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

b. Kewenangan

1) Surat Undangan Ekstern Kantor DPD RI di Ibu Kota Negara ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atau pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI yang mendapat mandat dari Sekretaris Jenderal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

2) Surat Undangan Ekstern Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi ditandatangani oleh Kepala Kantor atau Peja-bat yang mendapat mandat dari Kepala Kantor sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab-nya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Surat Undangan Ekstern terdiri atas:

a) Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI menggunakan kop surat yang memuat logo Setjen DPD RI disertai “nama lembaga” dengan huruf kapital secara sime-tris;

b) “nomor”, “sifat”, “lampiran”, dan “hal”, diketik di se-

87

belah kiri di bawah kop surat undangan ekstern;

c) “tempat” dan “tanggal” pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata “Kepada Yth.”, ditulis di bawah hal, diikuti den-gan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan ekstern (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Undangan Ekstern terdiri atas :

a) alinea pembuka;

b) isi Surat Undangan Ekstern, yang meliputi “hari”, “tanggal”, “waktu”, “tempat”, dan “acara”; dan

c) alinea penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan ekstern terdiri dari “nama jabatan” yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar, “tanda tangan”, dan “nama peja-bat” yang ditulis dengan huruf awal kapital serta men-cantumkan NIP.


1) Format Surat Undangan Ekstern sama dengan format Surat Dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikir-imi surat pada Surat Undangan Ekstern dapat ditulis pada lampiran.

2) Surat Undangan Ekstern untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.

88

3) Surat undangan juga dapat mencantumkan hal-hal yang diperlukan (misalnya pakaian, konfirmasi kehadi-ran dan lain-lain).

Format surat undangan eksternal sebagaimana tercantum pada contoh.

92

D. Naskah Dinas Khusus

1. Surat Perjanjian

a. Pengertian

Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepaka-tan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbua-tan hukum yang telah disepakati bersama.

b. Lingkup perjanjian

Lingkup perjanjian meliputi perjanjian dalam negeri dan per-janjian internasional (bilateral, regional, dan multilateral).

1) Perjanjian Dalam Negeri

Perjanjian Dalam Negeri adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan kerja sama antara Sekretariat Jenderal DPD RI dengan Kementerian/Lembaga lain dan organisasi ke-masyarakatan di dalam negeri, dibuat dalam bentuk Kes-epahaman Bersama atau Perjanjian Kerja Sama.

2) Perjanjian Internasional

Perjanjian Internasional adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan kerja sama antara Sekretariat Jenderal DPD RI dengan Sekretariat Parlemen antar Negara dan Lem-baga/Organisasi Internasional.

Dapat dilakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hubungan dan kerja sama antar negara. Hubungan dan kerja sama antar negara dapat dilakukan atas prakarsa dari Sekretariat Jenderal DPD RI atau dari Sekretariat Parlemen antar Negara dan Lembaga/Organisasi Interna-sional terkait.

c. Wewenang pembuatan dan penandatanganan

93


Perjanjian Dalam Negeri dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI dan Pejabat Kementerian/Lembaga lain yang setara dengan Sekretaris Jenderal atau Pimpinan organisasi kemasyarakatan, baik di pusat maupun di daerah, dibuat dan ditandatangani oleh peja-bat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab.


Perjanjian Internasional dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI dan Pimpinan Sekretariat Par-lemen antar Negara atau Lembaga/Organisasi Internasi-onal.

Sekretariat Jenderal DPD RI dalam menyusun Perjanjian Internasional berkoordinasi dengan Kementerian Luar Negeri untuk mendapatkan surat kuasa penandatanga-nan perjanjian internasional sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Perjanjian Internasional.

d. Susunan


a) Kepala

Bagian kepala terdiri atas:

(1) logo Sekretariat Jenderal diletakkan di sebelah kiri atas dan logo kementerian/lembaga/instansi lain di sebelah kanan atas, disesuaikan dengan penyeb-utan nama instansi;

(2) “nama instansi” yang mengadakan perjanjian;

(3) “judul” perjanjian; dan

94

(4) “nomor”.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh terdiri atas:

(1) identitas pihak yang mengadakan perjanjian;

(2) materi perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal.

c) Kaki

Bagian kaki Perjanjian terdiri dari “nama penanda tan-gan” para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dianggap perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

d) Hal yang perlu diperhatikan

Apabila Perjanjian Dalam Negeri ini berdampak pada anggaran DPD RI maka perlu berkonsultasi dengan Kementerian Keuangan dan Kementerian PPN/BAPPE-NAS.

Format Surat Perjanjian sebagaimana tercantum pada contoh.

97


a) Kepala

(1) lambang Negara/logo Sekretariat Jenderal DPD RI

(2) “nama pihak” yang mengadakan perjanjian/MoU; dan

(3) “judul” perjanjian.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh terdiri atas:

(1) penjelasan para pihak sebagai pihak yang terikat oleh perjanjian/MoU;

(2) keinginan para pihak;

(3) pengakuan para pihak terhadap perjanjian tersebut;

(4) rujukan terhadap Surat Minat/Surat Kehendak;

(5) acuan terhadap ketentuan yang berlaku; dan

(6) kesepakatan kedua belah pihak terhadap keten-tuan yang tertuang dalam pasal-pasal.

c) Kaki

Bagian kaki terdiri atas:

(1) “nama jabatan” pejabat penanda tangan selaku wakil masing-masing, “tanda tangan”, dan “nama pejabat” penanda tangan tanpa mencantumkan gelar, yang le-taknya disesuaikan dengan penyebutan dalam judul perjanjian:

(a) naskah yang menyebutkan pihak DPD RI/Sekre-tariat Jenderal DPD RI sebagai pihak yang dise-butkan terlebih dahulu, pembubuhan tanda tan-gan wakil DPD RI/Sekretariat Jenderal DPD RI

98

diletakkan di sebelah kiri bawah; atau

(b) jika naskah yang menyebutkan pihak asing seb-agai pihak yang disebutkan terlebih dahulu, pem-bubuhan tanda tangan wakil asing diletakkan di sebelah kiri bawah.

(2) “tempat” dan “tanggal” penandatangan perjanjian;

(3) penjelasan teks bahasa yang digunakan dalam per-janjian; dan

(4) segel asli.

d) Hal yang perlu diperhatikan

(1) apabila Perjanjian Internasional ini berdampak pada anggaran DPD RI maka perlu berkonsultasi dengan Kementerian Keuangan dan Kementerian PPN/BAP-PENAS.

(2) Perjanjian Internasional dibuat dalam 3 (tiga) baha-sa yang meliputi: Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, dan Bahasa Negara yang bersangkutan.

Format surat perjanjian internasional sebagaimana ter-cantum pada contoh.

101

2. Surat Kuasa

Surat Kuasa terdiri dari dua jenis, yaitu surat kuasa biasa (dise-but Surat Kuasa) dan surat kuasa untuk penandatanganan per-janjian internasional (full powers)

a. Pengertian

1) Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang dari Sekretaris Jenderal DPD RI atau pejabat yang berwenang bertindak atas nama Sekretaris Jenderal, kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan dalam rangka kedinasan.

2) Surat Kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasi-onal (full powers) adalah surat yang dikeluarkan oleh Pres-iden atau Menteri yang memberikan kuasa kepada satu atau beberapa.

b. Susunan Surat Kuasa

1) Kepala

Bagian kepala Surat Kuasa terdiri atas:

a) kop Surat Kuasa terdiri dari logo dan “nama instansi”, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) “judul” Surat Kuasa ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

c) “nomor” Surat Kuasa ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah judul.

2) Batang tubuh

102

Bagian batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang di-kuasakan.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Kuasa memuat keterangan “tempat”, “tanggal”, “bulan”, dan “ tahun” pembuatan serta “ nama” tanpa mencantumkan gelar dan “ tanda tangan” para pi-hak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Khusus untuk Surat Kuasa dalam bahasa Inggris tidak menggunakan ma-terai.

Format surat kuasa sebagaimana tercantum pada contoh.

106

3. Berita Acara

a. Pengertian

Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan atau uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.

b. Wewenang Penandatanganan

Berita Acara ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala terdiri atas :

a) kop berisi logo Sekretariat Jenderal DPD RI, “nama in-stansi”, dan “alamat instansi” yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) “judul” Berita Acara ditulis di bawah logo dan “nama instansi” yang ditulis dengan huruf kapital secara sime-tris;

c) “nomor” Berita Acara ditulis simetris di bawah “judul” berita acara;

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh berita acara terdiri atas :

a) tulisan “hari”, “tanggal”, “bulan”, “tahun”, “nama leng-kap”, “NIP”, dan “jabatan” para pihak yang membuat berita acara;

b) uraian materi pelaksanaan kegiatan (substansi berita

107

acara);

c) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan

d) penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya.

3) Kaki

Bagian kaki berita acara memuat “tempat” pelaksa-naan penandatanganan, “nama jabatan”, ”tanda tangan”, “nama lengkap” tanpa mencantumkan gelar, dan “NIP” para pihak serta para saksi.

d. Lampiran

Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu berita acara.

Format Berita Acara sebagaimana tercantum pada contoh.

114

4. Surat Keterangan

a. Pengertian.

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai penjelasan suatu hal, peristiwa, keadaan, atau ten-tang seseorang untuk keperluan kedinasan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.

Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang diberikan mandat oleh Sekretaris Jenderal DPD RI.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala terdiri atas :

a) kop Surat Keterangan, berisi logo dan “nama instansi” yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) “judul” Surat Keterangan dicantumkan di bawah kop Sekretariat Jenderal DPD RI;

c) “nomor” Surat Keterangan ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tulisan Surat Keterangan;

d) penomoran Surat keterangan merujuk pada ketentuan pemberian kode dan nomor surat Sekretariat Jenderal DPD RI.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan mengenai sesuatu hal, peristiwa, atau tentang seseorang yang diterangkan, maksud dan tujuan

115

diterbitkannya surat keterangan.

Bagian batang tubuh surat keterangan terdiri atas:

a) “nama pejabat”, “NIP”, dan “jabatan” yang memberikan keterangan;

b) “nama pejabat” dan “jabatan” atau “nama pegawai” yang diterangkan, serta identitas lain yang diperlukan apabila menerangkan seseorang;

c) “tanggal”, “tahun”, “waktu” dan “peristiwa” yang dit-erangkan apabila menerangkan suatu peristiwa/hal;

d) Maksud dan tujuan diterbitkan surat keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki terdiri atas :

a) “tempat” dan “tanggal”, “bulan” dan “tahun” penandatan-ganan;

b) “nama jabatan” pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);

c) “tanda tangan” pejabat yang memberi keterangan;

d) “nama lengkap” pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar;

e) “NIP”;

f) “cap dinas”; dan

g) Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

Format Surat Keterangan sebagaimana tercantum pada contoh.

120

5. Surat Pengantar

a. Pengertian

Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah Sekretariat Jenderal DPD RI yang dapat digunakan sebagai tanda bukti terima barang/naskah.


Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat pengantar terdiri atas :

a) kop surat;

b) “tanggal”;

c) “nama jabatan” / “alamat” yang dituju; dan

d) tulisan “Surat Pengantar” yang diletakan secara simetris.

e) “nomor”;

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri atas :

a) nomor urut;

b) jenis yang dikirim;

121

c) banyak naskah/barang;dan

d) keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki Surat Pengantar terdiri atas :

a) Pengirim yang berada di sebelah kanan, meliputi :

(1) “nama jabatan” pembuat pengantar tanpa gelar;

(2) “tanda tangan”;

(3) “nama” tanpa mencantumkan gelar dan NIP; dan

(4) “stempel” jabatan / lembaga

b) Penerima yang berada di sebelah kiri, meliputi :

(1) “nama jabatan” penerima tanpa gelar;

(2) “tanda tangan”;

(3) “nama” tanpa mencantumkan gelar dan NIP;

(4) “nomor telepon” / “faksimile”; dan

(5) “tanggal” penerimaan.

d. Penomoran

Penomoran Surat Pengantar sama dengan penomoran surat di-nas.

e. Hal yang pelu diperhatikan

Surat Pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

122

Format Surat Pengantar yang tercantum sebagaimana pada con-toh

124

6. Pengumuman

a. Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberita-huan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada semua peja-bat/pegawai Sekretariat Jenderal DPD RI atau perseorangan/lembaga/organisasi kemasyarakatan diluar Sekretariat Jen-deral DPD RI.


Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jen-deral DPD RI atau pejabat lain yang diberi mandat oleh Sek-retaris Jenderal DPD RI sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Pengumuman terdiri atas :

a) kop dinas yang memuat logo dan “nama instansi” yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

b) tulisan “Pengumuman” dicantumkan di bawah logo in-stansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;

c) kata “tentang”, yang dicantumkan dibawah “Pengumu-man” di tulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) rumusan “judul” pengumuman, yang ditulis dengan hur-uf kapital secara simetris di bawah “tentang”.

2) Batang Tubuh

125

Bagian batang tubuh Pengumuman hendaknya terdiri atas :

a) alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman;

b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman;

c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

3) Kaki

Bagian kaki pengumuman terdiri atas :

a) “tempat” dan “tanggal” penetapan;

b) “nama jabatan” pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar, diakhiri dengan tanda baca koma;

c) “tanda tangan” pejabat yang menetapkan;

d) “nama” lengkap yang menandatangani, yang ditulis den-gan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan gelar; dan

e) “cap dinas”.

d. Hal yang perlu diperhatikan:

Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu.

Format Pengumuman yang tercantum sebagaimana pada contoh.

128

E. Laporan

1. Laporan Pelaksanaan Kegiatan

a. Pengertian

Laporan Pelaksanaan Kegiatan adalah naskah dinas yang memuat informasi dan data tentang pelaksanaan suatu keg-iatan.

b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan

Laporan Pelaksanaan Kegiatan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang melaksanakan tugas.

c. Susunan

1) Kepala

a) logo Sekretariat Jenderal DPD RI terletak di sebelah kiri;


c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal De-wan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;

d) bagian kepala laporan memuat “judul” laporan, “tempat”, dan “waktu” kegiatan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh laporan terdiri atas :

a) pendahuluan

memuat tentang maksud dan tujuan serta landasan hu-

129

kum kegiatan.

b) kegiatan yang dilaksanakan

terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan.

c) capaian / Output

memuat hasil pelaksanaan kegiatan (output dan outcome).

d) penutup

memuat kesimpulan dan saran sebagai bahan pertim-bangan.

e) lampiran

3) Kaki

Bagian kaki laporan terdiri atas :

a) “nama jabatan” pembuatan laporan, ditulis dengan hur-uf awal kapital;

b) “tanda tangan”;

c) “nama lengkap” tanpa mencantumkan gelar dan “nomor induk pegawai (NIP)” ditulis dengan huruf awal kapital.

Format Laporan Kegiatan yang tercantum sebagaimana pada con-toh.

131

2. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Masa Reses (Puskada) )

a. Pengertian

Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah Dan Masyarakat (Masa Reses (Puskada)) adalah laporan yang disusun dari hasil penyerapan aspirasi daerah dan masyarakat oleh Ang-gota DPD RI di daerah.

b. Susunan

1) Kepala

a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri atas;

b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Dae-rah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah secara simetris;


d) tulisan “Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat” dengan huruf kapital; dan

e) “Masa Sidang” , “Tahun Sidang”;

2) Batang tubuh


a) Tabulasi Data Aspirasi

memuat tabulasi data perprovinsi dan tabulasi data persubstansi.

b) Isu Strategis Daerah

132

memuat isu strategis daerah.

c) Isu Strategis Nasional

memuat isu strategis nasional.

d) Kesimpulan Dan Rekomendasi.

memuat kesimpulan dan rekomendasi.

e) lampiran

3) Kaki


a) mencantumkan “tempat” dan “waktu kegiatan”;

b) “nama jabatan” pembuat laporan, ditulis dengan hur-uf awal kapital;

c) “tanda tangan”; dan

d) “nama lengkap” pejabat tanpa mencantumkan gelar dan “nomor induk pegawai (NIP)” ditulis dengan huruf awal kapital.

Format Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Ma-syarakat (Masa Reses (Puskada)) yang tercantum sebagaimana pada contoh.

134

3. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Alat Kelengkapan)

a. Pengertian

Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Alat Kelengkapan) adalah laporan yang disusun dari hasil penyerapan aspirasi daerah dan masyarakat oleh Anggota DPD RI di daerah.

b. Susunan

1) Kepala

a. logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah terletak di sebelah kiri;

b. tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Dae-rah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah atas secara simetris.

c. mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;

d. bagian kepala laporan memuat “judul” laporan;

e. “nama” Alat Kelengkapan; dan

f. “hari”, “tanggal”, “bulan” dan “tahun” yang ditulis dan diletakkan secara simetris.

2) Batang tubuh




135


memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan ma-syarakat yang telah diolah dan dianalisis yang meng-hasilkan isu strategis daerah.

c) isu Strategis Nasional

memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan ma-syarakat yang telah diolah dan dianalisis yang meng-hasilkan isu strategis nasional.

d) Kesimpulan Dan Rekomendasi


e) Lampiran

daftar aspirasi daerah dan masyarakat.

3) Kaki


a) “tempat” dan “tanggal” pembuatan laporan;

b) “nama jabatan” pembuat laporan, ditulis dengan hur-uf awal kapital; dan

c) “tanda tangan”;

d) “nama lengkap” pejabat tanpa mencantumkan gelar dan “nomor induk pegawai (NIP)” ditulis dengan huruf awal kapital.

Format Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Ma-syarakat (Alat Kelengkapan) yang tercantum sebagaimana pada contoh.

137

4. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Melalui Surat (Puskada) )

a. Pengertian

Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Melalui Surat (Puskada)) adalah laporan yang disusun dari hasil penyerapan aspirasi daerah dan masyarakat oleh Ang-gota DPD RI di daerah.

b. Susunan

1) Kepala

a) logo Sekretariat Jenderal DPD RI terletak di sebelah kiri.

b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Dae-rah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris;

c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah;

d) “judul” laporan;

e) asal surat aspirasi;

2) Batang tubuh





138

memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan ma-syarakat yang telah diolah dan dianalisis yang meng-hasilkan isu strategis daerah.

c) Isu Strategis Nasional

memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan ma-syarakat yang telah diolah dan dianalisis yang meng-hasilkan isu strategis nasional.

d) Kesimpulan dan Rekomendasi


e) Lampiran


3) Kaki


a) “tempat” dan “tanggal” pembuatan Laporan;

b) “nama jabatan” pembuat Laporan, ditulis dengan huruf awal kapital;

c) “tanda tangan”.

Format Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Ma-syarakat (Melalui Surat (Puskada)) yang tercantum sebagaima-na pada contoh.

140

5. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Pusdatin)

a. Pengertian

Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Pusdatin) adalah laporan yang disusun dari hasil penyera-pan aspirasi daerah dan masyarakat oleh Anggota DPD RI di daerah.

b. Susunan

1) Kepala

a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri;

b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Dae-rah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakan secara simetris;


d) tulisan “Hasil Pengolahan Pengaduan Masyarakat” di-tulis dengan huruf kapital; dan

e) asal pengaduan;

2) Batang tubuh


a) Tabulasi Data Pengaduan

memuat tabulasi data pengaduan dan subtansinya.

b) Isu Strategis

141

memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan ma-syarakat yang telah diolah dan dianalisis yang meng-hasilkan isu strategis daerah dan nasional.

c) Kesimpulan dan Rekomendasi


d) Lampiran


3) Kaki


a) “tempat” dan “tanggal” pembuatan Laporan;

b) “nama jabatan” pembuat Laporan, ditulis dengan huruf awal kapital;

c) “tanda tangan”.

Format Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Ma-syarakat (Pusdatin) yang tercantum sebagaimana pada contoh.

143

F. Telaah Staf

1. Pengertian

Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pe-jabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas menge-nai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

2. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala telaahan staf terdiri atas :

1) judul “Telaahan Staf” dan diletakkan secara simetris di ten-gah atas;

2) uraian singkat tentang permasalahan.

b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri atas :

1) Persoalan

memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan;

2) Praanggapan

memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang diha-dapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;

3) Fakta yang mempengaruhi

memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pem-

144

ecahan persoalan;

4) Analisis

analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoa-lan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugi-annya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;

5) Simpulan

memuat intisari hasil telaahan, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan

6) Tindakan yang disarankan

memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

c. Kaki

Bagian kaki Telaahan Staf ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas:

1) “nama jabatan” pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

2) “tanda tangan”;

3) “nama lengkap” tanpa mencantumkan gelar; dan

4) daftar lampiran (jika diperlukan).

d. Hal-hal yang perlu diperhatikan

Dalam hal telaah staf yang menyangkut persoalan di bidang hukum paling sedikit memuat ketentuan filosofis, sosiologis dan yuridis.

145

Format Telaah Staf sebagaimana tercantum pada contoh.

146

BAB IIIPENYUSUNAN NASKAH DINAS

147

A. Persyaratan Penyusunan

Setiap naskah dinas harus merupakan intisari dari pemikiran yang ringkas, jelas dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis ses-uai dengan maksud dan tujuan disusunnya naskah dinas. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:

1. Ketelitian

Dalam menyusun naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.

2. Kejelasan

Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari ma-teri yang dimuat dalam naskah dinas.

3. Logis dan Singkat

Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerima naskah dinas.

4. Pembakuan

Naskah dinas harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku se-hingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reli-able.

B. Penyusunan Konsep

1. Naskah dinas diciptakan atas inisiatif pejabat sesuai dengan fung-si dan tugasnya, disposisi pimpinan, nota dinas atau memo dari pejabat terkait dengan keharusan akibat pelaksanaan jabatan.

2. Konsep naskah dinas harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas.

148

3. Konsep naskah dinas rahasia dapat dibuat sendiri oleh pejabat penandatangan, kemudian dalam formulir tersendiri yang dip-isahkan dari naskah dinas lain.

C. Pengetikan dan Penandatanganan

1. Konsep yang telah disetujui diketik rangkap dua.

2. Rangkap kedua lembar terakhir dibuatkan kolom paraf yang dil-etakkan di sebelah kiri bawah.

3. Naskah dinas lembar pertama dan kedua ditandatangani oleh pe-jabat yang berwenang.

4. Untuk menjaga kerahasiaan, pengetikan naskah dinas rahasia dikelola secara tersendiri.

Contoh kolom paraf untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon I :

Contoh kolom paraf untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon II :

149

D. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas

Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman pertama naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kepala nama instansi digunakan untuk mengi-dentifikasikan bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat yang bu-kan pejabat negara. Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah seb-agai berikut.

1. Nama Jabatan

Kertas kop kepala nama Pimpinan DPD RI dan lambang negara digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh Pimpinan DPD RI Kepala Nama Jabatan berturut-turut terdiri dari gambar Lambang Negara dan Nama Jabatan yang seluruhnya di-tulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Per-bandingan ukuran Lambang Negara dengan huruf yang digunak-an hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.

2. Nama Instansi/Unit Organisasi

Kertas Kop kepala nama Sekretariat Jenderal DPD RI dan logo Sekretariat Jenderal DPD RI serta alamat digunakan untuk nas-kah dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis dengan huruf kapital.

E. Daftar Distribusi

Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukan pejabat yang berhak menerima nas-kah.

F. Rujukan

Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai

150

dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan di-lakukan sebagai berikut.

1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam “konsider-ans”.

2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembukaan diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.

a. Dalam hal surat dinas memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, rujukan itu harus ditulis secara kronologis.

b. Cara menulis rujukan adalah sebagai berikut.

1) Rujukan Berupa Naskah

Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi informa-si singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penan-datangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal pene-tapan, dan subjek naskah dinas.

2) Rujukan Berupa Surat Dinas

Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakupi informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatan-gan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal.

3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik

Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.

c. Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah

151

Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang di-tujukan kepada instansi non pemerintah.

G. Ketentuan Surat-Menyurat

1. Komunikasi Langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika su-rat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instan-si, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi den-gan mencatumkan untuk perhatian (u.p) pejabat yang bersangku-tan.

2. Alur Surat-Menyurat

Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang ber-wenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.

3. Disposisi

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut penge-lolaan naskah dinas korespodensi, ditulis secara jelas pada lem-bar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.

H. Penomoran Naskah Dinas

Penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan arsip. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip.

1. Pengaturan

157

I. Kode Klasifikasi Naskah Dinas

175

J. Penggunaan Kertas dan Amplop

Kertas dan amplop merupakan media/sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi

1. Kertas Surat

a. Penggunaan Kertas

1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-meny-urat, penggandaan dan dokumen pelaporan.

2) Pembuatan naskah dinas dari draf hingga net yang dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena nas-kah dinas dari draf sampai dengan ditandatangani merup-kan satu berkas arsip.

3) Naskah dinas yang bernilai guna sekunder atau permanen, harus menggunakan kertas dengan standar kertas per-manen:

a) Gramatur minimal 70 gram/m2

b) Ketahanan sobek minimal 350 mN

c) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18 (metode MIT)

d) pH pada rentang 7,5 – 10

e) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg

f) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa min-mal 5

4) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri atas :

a) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 beruku-ran 210 x 330 mm;

176

b) Naskah dinas korespodensi menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci);

c) Naskah dinas khusus menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci);

d) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci);

e) Telaahan staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci);

2. Amplop

Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar lembaga. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan lembaga, diatur sesuai dengan keperluan lembaga masing-masing dengan mempertimbangkan efisiensi.

a. Ukuran

Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman naskah di-nas disesuaikan dengan jenis, ukuran dan ketebalan naskah dinas yang akan didistribusikan.

b. Warna

Amplop naskah dinas menggunakan kertas berwarna putih atau coklat muda.

c. Penulisan Pengirim dan Tujuan

Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim berupa lambang negara/logo lemba-ga, nama lembaga/jabatan, serta alamat lembaga, sedangkan alamat tujuan naskah dinas ditulis lengkap dengan nama ja-batan/lembaga dan alamat lembaga.

d. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul

177

Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lu-rus dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat. Pada amplop yang mempunyai jen-dela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop.

178

K. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyam-bung

1. Jarak spasi

Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek kes-erasian, estetika, banyaknya isi naskah dinas dengan memperha-tikan ketentuan sebagai berikut:

a. Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi.

b. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dengan baris kedua adalah satu spasi.

c. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

2. Jenis dan Ukuran Huruf

a. Jenis huruf yang digunakan pada kop naskah dinas adalah tahoma 12.

b. Jenis huruf yang digunakan untuk naskah dinas arahan adalah bookman old style 12.

c. Jenis naskah dinas lainnya menggunakan huruf arial 12.

3. Kata Penyambung

Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika nas-kah lebih dari satu halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama hal-aman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak

179

digunakan untuk pergantian bagian.

Contoh Format Penulisan Kata Penyambung Pada Halaman 1 Baris Pal-ing Bawah

adalah media…

Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalah media elektronik …dst.

L. Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan se-cara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi ker-tas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada pera-latan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:

1. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spa-si dibawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;

2. ruang tepi bawah: paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas;

3. ruang tepi kiri: paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas; dan

4. ruang tepi kanan: paling sedikit 2 cm dari tepi kanan kertas.

180

Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spa-si dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

M. Nomor Halaman

Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop nas-kah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

N. Tembusan

Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat terse-but.

O. Lampiran

Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus di-beri nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran meru-pakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

P. Penggunaan Logo Lembaga/Lambang Negara

Lambang negara, logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.

181

1. Penggunaan Lambang Negara

Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Di-nas adalah sebagai berikut:

a. Lambang Negara digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi;

b. Lambang Negara digunakan pada naskah dinas yang ditan-datangani sendiri oleh Ketua, Wakil Ketua, Anggota DPD RI;

c. Lambang Negara dapat digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama Ketua, Wakil Ketua, Anggota Dewan Perwakilan Daerah DPD RI;

d. Lambang negara ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada naskah dinas.

2. Penggunaan Logo

a. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai iden-titas lembaga agar publik lebih mudah mengenalnya;

b. Setiap lembaga wajib memiliki logo sebagai identitas lembaga;

c. Logo digunakan oleh pejabat berwenang selain pimpinan ter-tinggi pada lembaga pemerintah baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga negara;

d. Logo ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada naskah di-nas.

3. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama

Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar kementerian/kabupaten/kota (di dalam negeri), logo yang dimiliki lembaga masing-masing diletakkan di atas map naskah perjan-

182

jian.

Q. Pengaturan Paraf Naskah Dinas dan Penggunaan Cap

1. Pengaturan Paraf Dinas

a. Pembubuhan Paraf Secara Hierarkhis.

1) Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu mini-mal oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya;

2) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memer-lukan paraf;

3) Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya; dan

KOLOM PARAF HIERARKHIS UNTUK ESELON II

183

KOLOM PARAF HIERARKHIS UNTUK ESELON I

KOLOM PARAF HIERARKHIS UNTUK PIMPINAN DPD RI

b. Pembubuhan Paraf Koordinasi.

Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlu-kan koordinasi antar unit kerja di lingkungan Sekretariat Jen-deral DPD RI maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi.

KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK ESELON II

184

KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK ESELON I

2. Penggunaan Cap

a. Pengertian Cap

Cap adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau simbol suatu lembaga. Cap digunakan untuk pengabsahan naskah dinas. Cap dinas dibagi menjadi dua, yaitu:

1) Cap Jabatan

Cap jabatan adalah cap yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas.

2) Cap Lembaga

Cap lembaga adalah cap yang memuat lambang negara/logo lembaga yang digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas.

a. Bentuk Cap

1) Cap Jabatan

Untuk lembaga, menggunakan tinta berwarna ungu dengan ukuran diameter sebagai berikut:

185

2) Cap Lembaga

Bentuk dan spesifikasi cap lembaga dengan logo adalah se-bagai berikut:

Bentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = + 0,8 mm dan R2 = R3 = + 0,2 mm.

186

b. Penggunaan Cap untuk Naskah Dinas Sangat Rahasia

Cap yang digunakan untuk naskah dinas yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi (naskah dinas sangat rahasia) se-baiknya menggunakan cap yang dicetak timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari peny-alahgunaan pemakaian.

R. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas

Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan naskah dinas atau bagian mana dari naskah dinas tersebut yang diadakan peruba-han, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat.

1. Pengertian

a. Perubahan

Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah di-nas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

b. Pencabutan

Pencabutan adalah mencabut naskah dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perun-dang- undangan yang lebih tinggi, khusus, atau naskah dinas yang baru ditetapkan.

c. Pembatalan

Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi naskah dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pem-batalan dalam naskah dinas yang baru.

d. Ralat

Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian ma-teri naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas

187

yang baru.

2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat

a. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan den-gan naskah dinas yang setingkat atau lebih tinggi.

b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah di-nas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilak-sanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas.

188

BAB IV

PENGAMANAN NASKAH DINAS

189

A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas

1. Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas

Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas Sekretariat Jenderal, terdiri atas :

a. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;

b. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informa-sinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengaki-batkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara. Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;

c. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informa-sinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengaki-batkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan

d. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan in-formasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apa-pun terhadap keamanan negara.

2. Hak akses naskah dinas

a. Naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan ter-batas hak akses diberikan kepada pimpinan DPD RI dan atau Pimpinan Sekretariat dan yang setingkat dibawahnya apabila sudah diberikan izin; dan

b. Naskah dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses diberi-

190

kan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang berkepentin-gan.

B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keaman-an dan Akses

1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses

Perlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebe-lah kiri atas naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia. Untuk kode derajat klasifikasi:

a. Naskah dinas Sangat Rahasia diberikan kode ‘ S R ’ dengan menggunakan tinta warna merah;

b. Naskah dinas Rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah;

c. Naskah dinas Terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunak-an tinta hitam; dan

d. Naskah dinas Biasa/Terbuka diberikan kode ‘B’ den-gan menggunakan tinta hitam.

2. Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia

a. Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan naskah dinas dilakukan oleh unit kerja yang secara fungsional mempunyai tugas dan fungsi berkaitan dengan ketatausahaan.

b. Usulan pemberian kode derajat klasifikasi keamanan ditetap-kan oleh unit kerja pengolah.

c. Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan penga-manan dikoordinasikan dengan unit kerja teknis terkait yang berfungsi ketatausahaan.

191

d. Untuk penomoran surat yang membutuhkan penga-manan tinggi, diperlukan penulisan kode khusus yang tidak mudah untuk diingat.

e. Pengarsipan

1) Untuk surat yang sifatnya Sangat Rahasia (SR) dan Raha-sia (R) diarsipkan di unit pengolah dengan catatan koor-dinasi di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan.

2) Untuk surat yang sifatnya Terbatas (T) dan Biasa (B) diar-sipkan di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan sebagai arsip setelah menerima nomor surat. Surat yang diarsip adalah yang memiliki paraf hirarki dan diarsip den-gan mengunakan metode Sistem Informasi Kearsipan Nasi-onal (SIKN) dari ANRI yang akan diberlakukan 2016.

192

BAB V

KEWENANGAN PENANDATANGANAN

193

A. Penggunaan Garis Kewenangan

Garis kewenangan digunakan sebagai pelimpahan tanggung jawab jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpa-han dari pejabat yang berwenang.

B. Penandatanganan

Penandatangan naskah dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan empat cara, yaitu :

1. Atas Nama (a.n.)

Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani naskah dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Tanggung jawab tetap bera-da pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggung-jawab-kan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n.

Contoh Format Atas Nama (a.n.) :

194

2. Untuk Beliau (u.b.)

Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberi-kan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b) digunakan setelah atas nama (a.n.). pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya. Tanggung jawab tetap be-rada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawab-kan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

Contoh Format Untuk Beliau (u.b.) :

3. Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatangan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut :

a. Pelaksana Tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang ber-wenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan kare-na menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.

b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pe-jabat yang definitif ditetapkan.

c. Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yang ditandatan-ganinya.

Contoh format Pelaksana Tugas (Plt.) :

195

4. Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatangan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut :

a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang ber-wenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya. Plh. tidak berwenang menandatangani kebijakan yang sifatnya strategis misalnya keputusan yang mengikat seperti pembuatan Sistem Kerja Kepegawaian (SKP), penetapan surat keputusan dan pen-jatuhan hukuman disiplin.

b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pe-jabat yang definitif kembali di tempat.

c. Plh. mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatan-ganinya kepada pejabat definitif.

Contoh format Pelaksana Harian (Plh.) :

C. Kewenangan Penandatanganan

Ketentuan kewenangan penandatanganan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai berikut :

1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat di-nas antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat kebijakan /keputusan/ arahan berada pada Sekretaris Jenderal DPD RI atau Wakil Sekretaris Jenderal DPD RI yang bertindak atas nama Sek-retaris Jenderal DPD RI;

196

2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat di-nas yang tidak bersifat kebijakan/ keputusan / arahan dapat dis-erahkan / dilimpahkan kepada pejabat eselon II atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

197

MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGAN NASKAH DINAS

198

D. Ruang Tanda Tangan

Ruang tanda tangan adalah tempat tulisan pada bagian kaki nas-kah yang memuat nama jabatan (misalnya : Ketua DPD, Wakil Ketua DPD, Ketua Alat Kelengkapan, Wakil Ketua Alat Kelengkapan, Ang-gota DPD, Sekretaris Jenderal, dan Wakil Sekretaris Jenderal) yang dirangkaikan dengan nama lembaga negara yang dipimpin.

Cara penulisan :

1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir;

2. Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh dis-ingkat, kecuali pada formulir ukuran kecil, misalnya kartu dan identitas instansi;

3. Nama jabatan yang diletakkan pada baris kedua dan ketiga (setelah a.n. dan u.b.) boleh disingkat, misalnya DPD RI dan sebagainya;

4. Nama jabatan pada naskah dinas yang bersifat mengatur dan ti-dak mengatur, ditulis dengan huruf kapital;

5. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 4 spasi;

6. Nama pejabat yang menandatangani Naskah Resmi dan Surat Di-nas yang bersifat mengatur, dan tidak mengatur ditulis dengan huruf kapital; dan

7. Jarak ruang tanda tangan dengan tepi kanan kertas ± 3 cm, se-dangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.

Contoh Ruang Tanda Tangan :

199

BAB VI

PENGENDALIAN NASKAH DINAS

200

Pengaturan tentang pengendalian naskah dinas merupakan tahapan lanjutan dari penyusunan naskah dinas. Pengendalian naskah dinas harus diikuti dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai berikut:

A. Naskah Dinas Masuk

1. Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima dari orang/lembaga lain. Prinsip penanganan naskah dinas ma-suk:

a. Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di Bagian Tata Usaha Biro Administrasi atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan.

b. Penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Bagian Tata Us-aha Biro Administrasi.

c. Naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pe-jabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di Bagian Tata Usaha Biro Administrasi.

2. Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

a. Penerimaan

Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B).

b. Pencatatan

1) Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan.

201

2) Pengendalian naskah dinas dilakukan dengan registrasi naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas. Reg-istrasi dinas meliputi:

a) Nomor urut.

b) Tanggal penerimaan.

c) Tanggal dan nomor naskah dinas.

d) Asal naskah dinas.

e) Isi ringkas naskah dinas.

f) Unit kerja yang dituju.

g) Keterangan.

3) Sarana pengendalian naskah dinas antara lain dapat beru-pa:

a) Buku Agenda Naskah Dinas Masuk.

b) Kartu kendali.

c) Takah (map jepit yang berisi surat untuk diedarkan ke-pada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pen-golahan surat yang bersangkutan).

d) Agenda Elektronik.

c. Pengarahan

1) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepa-da unit pengolah yang dituju.

2) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca dan me-mahami keseluruhan isi dan maksud naskah dinas untuk mengetahui unit pengolah yang akan menindaklanjuti nas-kah dinas tersebut.

d. Penyampaian

202

1) Naskah dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian naskah dinas.

2) Bukti penyampaian naskah dinas masuk memuat informasi tentang:

a) Nomor urut pencatatan.

b) Tanggal dan nomor naskah dinas.

c) Asal naskah dinas.

d) Isi ringkas naskah dinas.

e) Unit kerja yang dituju.

f) Waktu penerimaan.

g) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah.

3) Bentuk bukti penyampaian naskah dinas dapat berupa:

a) Buku ekspedisi.

b) Lembar tanda terima penyampaian.

B. Naskah Dinas Keluar

1. Naskah dinas keluar adalah semua naskah dinas yang dikirim ke orang/lembaga lain. Prinsip pengendalian naskah dinas keluar:

a. Pengiriman naskah dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di Bagian Tata Usaha Biro Administrasi atau unit lain yang me-nyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk naskah dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf unit pengolah.

b. Sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan naskah dinas, meliputi:

1) Nomor naskah dinas;

203

2) Cap dinas;

3) Tandatangan;

4) Alamat yang dituju; dan

5) Lampiran (jika ada).

2. Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

a. Pencatatan

1) Naskah dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian naskah dinas keluar.

2) Pengendalian naskah dinas keluar dilakukan dengan regis-trasi naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas keluar. Informasi sarana pengendalian naskah dinas keluar meliputi:

a) Nomor urut.

b) Tanggal pengiriman.

c) Tanggal dan nomor naskah dinas.

d) Tujuan naskah dinas.

e) Isi ringkas naskah dinas.

f) Keterangan.

3) Sarana pengendalian naskah dinas keluar antara lain dapat berupa:

a) Buku Agenda Naskah Dinas Keluar.

b) Kartu kendali.

c) Takah.

d) Agenda Elektronik.

204

b. Penggandaan

1) Penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia ses-uai dengan kebutuhan.

2) Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak.

3) Penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi keamanannya sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara ketat.

c. Pengiriman

1) Naskah dinas keluar yang akan dikirimkan oleh unit pengo-lah dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor naskah dinas sesuai dengan kat-egori klasifikasi keamanan: Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas (T), dan Biasa (B).

2) Khusus untuk naskah dinas dengan kategori klasifikasi ke-amanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T) dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya men-cantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas.

3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dinas dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda ‘u.p’ (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang me-nindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

d. Penyimpanan dan Pengarsipan

1) Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didoku-mentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan yang berupa sarana pengendalian naskah dinas dan pertinggal naskah dinas keluar.

205

2) Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan naskah dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya.

3) Untuk surat yang sifatnya Sangat Rahasia (SR) dan Rahasia (R) diarsipkan di unit pengolah dengan catatan koordinasi di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan.

4) Untuk surat yang sifatnya Terbatas (T) dan Biasa (B) diar-sipkan di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan sebagai arsip setelah menerima nomor surat. Surat yang di-arsip adalah yang memiliki paraf hirarki dan diarsip dengan mengunakan metode Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dari ANRI yang akan diberlakukan 2016.

5) Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi atau subyek yang sama.

SEKRETARIS JENDERAL,

SUDARSONO HARDJOSOEKARTO

NIP. 195711251983031001

Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas

Documents

Transcript of Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas