KEWENANGAN PENANDATANGAN TATA NASKAH

DINAS

Muchamad Ali Safa’at

JENIS NASKAH DINAS

a. Peraturan;

b. Keputusan;

c. Instruksi;

d. Surat Perintah;

e. Surat Edaran;

f. Surat Dinas;

g. Nota Dinas;

h. Memo;

i. Surat Undangan;

j. Surat Tugas;

k. Surat Pengantar;

l. Nota Kesepahaman;

m. Surat Perjanjian; n. Surat Kuasa; o. Surat Keterangan; p. Surat Pernyataan; q. Pengumuman; r. Berita Acara; s. Laporan; t. Notula Rapat; u. Telaahan Staf; dan v. Prosedur Operasional Standar.

INSTRUKSI

• Naskah Dinas yang memuat perintah atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan.

• Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Instruksi.

• Instruksi ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.

SURAT PERINTAH

• Naskah Dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang berisi perintah sebagai pelaksana tugas.

• Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Surat Perintah.

• Surat Perintah ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.

Surat Edaran

• Naskah Dinas memuat pemberitahuan hal tertentu yang telah mempunyai kekuatan hukum yang dianggap penting dan mendesak.

• Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Surat Edaran.

• Surat Edaran ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.

• Sub Unit kerja Fakultas/Lembaga/Pasca dapat mengusulkan kepada Dekan/Ketua/Direktur untuk membuat Surat Edaran.

SURAT DINAS

• Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga.

NOTA DINAS

• Naskah Dinas Internal dibuat oleh bawahan kepada atasan atau pejabat setingkat dalam melaksanakan tugas dn fungsi.

MEMO

• Naskah Dinas Internal berisi catatan singkat tentang pokok persoalan dari atasan kepada bawahan.

SURAT TUGAS

• Naskah Dinas berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.

SURAT KETERANGAN

• Naskah Dinas berisi informasi mengenai suatu hal, peristiwa, atau orang untuk kepentingan kedinasan.

SURAT PERNYATAAN

• Naskah Dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

BERITA ACARA

• Naskah Dinas berisi pernyataan telah terjadi sesuatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu.

TELAAHAN STAF

• Uraian dari pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

PARAF DAN TANDA TANGAN

• Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsepnya harus diparaf terlebih dahulu paling sedikit oleh dua pejabat dua jenjang di bawahnya.

• Naskah dinas yang konsepnya lebih dari satu halaman, diparaf di setiap halaman oleh dua jenjang pejabat di bawah dan oleh pejabat yang berwenang menandatangani.

• Letak paraf: • Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kanan setelah nama jabatan

penandatangan. • Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kiri nama jabatan

penandatangan. • Pejabat tiga tingkat atau lebih di sebelah paraf pejabat di atasnya.

NASKAH DINAS KELUAR

• Surat Rektor/Universitas yang ditujukan kepada pemimpin instansi ditandatangani oleh Rektor.

• Jika Rektor mendelegasikan pada pejabat setingkat di bawahnya, penandatangan dilakukan dengan penyebutan a.n.

• Jika pejabat yang diberi delegasi berhalangan, penandatangan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.

• Pendelegasian dilakukan secara tertulis.

• Surat Dekan/Ketua Lembaga/Direktur yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar UB dapat ditandatangani oleh Dekan/Ketua Lembaga/Direktur dengan tembusan kepada Rektor.

• a.n. (atas nama): Pejabat yang berwenang menguasakan atau mendelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya.

• u.b. (untuk beliau): pejabat yang diberi kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya.

• plt. (pelaksana tugas): pejabat/pegawai yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, namun tidak definitif.

• plh. (pelaksana harian): pejabat yang berwenang berhalangan sementara karena tugas dinas menguasakan kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat yang berwenang tidak ada di tempat.

• wks. (wakil sementara), pejabat yang berwenang belum ditunjuk atau berhalangan waktu tertentu, atau cuti, untuk sementara penandatangan dilakukan oleh pejabat setingkat.

• u.p. (untuk perhatian) ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan pimpinan.

TERIMA KASIH