Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor · Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor...

Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor

CANADA–INDONESIA TRADE AND PRIVATE SECTOR ASSISTANCE PROJECTTPSAPEDOMAN

AGUSTUS 2017

Program d i laksanakan dengan dukungan dana dari Pemerintah Kanada melalui Global Affairs Canada

BERMITRA DENGAN

Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor ii

Pedoman Penanganan Pertanyaan dari InvestorDisusun oleh WAVTEQ dan Investment Consulting Associates

WAVTEQ adalah perusahaan konsultan dan teknologi global yang fokus membantu pemerintah di seluruh dunia untuk menarik investasi langsung dari luar negeri. Investment Consulting Associates (ICA) adalah firma strategi lokasi, pengelolaan insentif, dan pengembangan ekonomi serta konsultan FDI tingkat dunia.

Tentang Proyek TPSATPSA adalah proyek lima tahun senilai C$12 juta yang didanai Pemerintah Kanada melalui Global Affairs Canada. Proyek ini dilaksanakan oleh The Conference Board of Canada, dan mitra pelaksana utamanya adalah Direktorat Jenderal Pengembangan Ekspor Nasional (Ditjen PEN), Kementerian Perdagangan.

TPSA dirancang untuk menyelenggarakan pelatihan, penelitian, dan bantuan teknis kepada instansi pemerintah Indonesia, sektor swasta—terutama usaha kecil dan menengah (UKM)—akademisi, dan orga-nisasi masyarakat sipil terkait informasi perdagangan, analisis kebijakan perdagangan, reformasi aturan perundangan, serta promosi perdagangan dan investasi oleh warga Kanada, Indonesia, dan para ahli dari organisasi publik maupun swasta.

Tujuan keseluruhan TPSA adalah mendukung pertumbuhan ekonomi yang lebih tinggi dan berkelanjutan serta menanggulangi kemiskinan di Indonesia melalui intensifikasi perdagangan dan investasi yang men-dorong perdagangan antara Indonesia dan Kanada. TPSA dimaksudkan untuk meningkatkan peluang investasi dan perdagangan yang berkelanjutan dan responsif gender, terutama untuk UKM Indonesia, dan memperluas pemakaian analisis investasi dan perdagangan oleh pemangku kepentingan di Indonesia guna meningkatkan kemitraan investasi dan perdagangan antara Indonesia dan Kanada.

Hak Cipta 2017 Proyek TPSA

Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor iii

Daftar IsiPentingnya Promosi dan Fasilitasi investasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

Mengapa Perlu Menarik Investasi Langsung Luar Negeri? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Apa Itu Promosi Investasi? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Mengapa Promosi Investasi Berhasil? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Apa Dampak Promosi Investasi? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Penanganan Pertanyaan dari investor dan Tindak Lanjutnya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Pentingnya Menangani Pertanyaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Empat Dimensi Utama dalam Penanganan Pertanyaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Ketersediaan dan Keterjangkauan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Kesigapan Merespons dan Penanganan Pertanyaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Kualitas Tanggapan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Layanan Pelanggan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Praktik Terbaik dalam Penanganan Pertanyaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Pedoman untuk Menangani Pertanyaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Tanggapan Pertama terhadap Pertanyaan Awal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Tanggapan Kedua—Menyediakan Paket Informasi yang Dikemas Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Tanggapan Ketiga—Tindak Lanjut pada Paket Informasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Tanggapan Keempat—Penyampaian Akhir dari Tanggapan Awal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Tanggapan Kelima—Tindak Lanjut Berkesinambungan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Pertemuan investor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Pentingnya Pertemuan Investor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Pedoman Pertemuan Investor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Sebelum Pertemuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Tiba di Pertemuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Selama Pertemuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Setelah Pertemuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Mengatur Kunjungan Lapangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Pentingnya Kunjungan Lapangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Pedoman Kunjungan Lapangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor iv

Sebelum Kunjungan Lapangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Selama Kunjungan Lapangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Setelah Kunjungan Lapangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

MOU dan Memastikan Diperolehnya investasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Tantangan dalam Memperoleh Investasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Pedoman untuk Memperoleh Kesepakatan MOU dan FDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor 1

Pentingnya Promosi dan Fasilitasi Investasi Mengapa Perlu Menarik Investasi Langsung Luar Negeri? Perusahaan multinasional (multinational enterprise atau “MNE”) memainkan peran penting dalam pereko-nomian global dan dalam pembangunan ekonomi. Seperti ditunjukkan oleh Ekshibit 1, 500 perusahaan terbaik di dunia menguasai 70% perdagangan dunia dan 700 perusahaan di posisi teratas menyumbang dua pertiga dari pengeluaran untuk penelitian dan pengembangan (litbang) perusahaan di seluruh dunia.

Menarik investasi langsung luar negeri (foreign direct investment atau “FDI”) dan menciptakan hubungan dengan investor asing tidak hanya menghasilkan investasi modal baru dan menciptakan lapangan kerja, tetapi juga sangat penting dalam rangka mengakses sistem perdagangan dan inovasi global.

EKSHIBIT 1: PERAN PERUSAHAAN MULTINASIONAL DALAM PEREKONOMIAN GLOBAL

PDB DuniaKorporasi

Dunia Litbang

PerdaganganDunia

KetenagakerjaanLitbang

AS

Top 200Multinational

Enterprises(MNE)

28%


Enterprises(MNE)

67%


Enterprises(MNE)

70%

KeseluruhanMultinationalEnterprises

(MNE)

80%

Sumber: Diadaptsi oleh WAVTEQ dari berbagai sumber.

Apa Itu Promosi Investasi? Promosi investasi mengacu pada semua kegiatan yang dilakukan oleh organisasi pembangunan eko-nomi (economic development organization atau “EDO”) dan agen promosi investasi (investment promotion agency atau “IPA”) untuk menarik FDI ke wilayah yurisdiksi mereka dan mendorong investor asing untuk terus berinvestasi dan berkembang. Kegiatan promosi investasi dapat dikategorikan menjadi empat jenis utama, seperti ditunjukkan pada Ekshibit 2.


EKSHIBIT 2: KERANGKA PROMOSI INVESTASI

1. Strategi Organisasi- Konteks kebijakan nasional- Tujuan- Strategi sektor/pasar- Struktur organisasi

2. Penjualan & Pemasaran- Posisi kompetitif- Membangun/menghancurkan citra- Membentuk kesadaran - Membangun prospek

3. Fasilitasi Investasi- Persetujuan- Insentif- Penanganan investor

4. Jasa Pascainvestasi- Pengembangan produk- Pengelolaan akun- Menarik pemasok- Pemantauan & evaluasi

Promosi Investasi

Sumber: Henry Loewendahl, “A Framework for Investment Promotion,” Transnational Corporations 10, no. 1 (April 2001).

Mengapa Promosi Investasi Berhasil?1 Citra, kesadaran merek, dan persepsi merupakan faktor utama yang memengaruhi lokasi FDI. Perusahaan membuat keputusan lokasi investasi berdasarkan kumpulan informasi dan pemahaman tentang hal yang ditawarkan oleh lokasi dari suatu area.

Ketika memutuskan lokasi untuk berinvestasi, basis informasi yang digunakan oleh MNE jauh dari sem-purna, dan proses pengambilan keputusan bisa subjektif dan memiliki bias.2 Hal itu bisa berupa proses biro-krasi yang sering kali dipengaruhi persaingan tidak sempurna, persepsi mengenai risiko yang terdistorsi, dan persaingan politik antara afiliasi MNE. Selain itu, banyak perusahaan yang mengalihdayakan penilaian lokasi ke spesialis jasa pemilihan lokasi dan konsultan lain yang biasanya cenderung menghindari risiko di lokasi yang mereka rekomendasikan untuk dipertimbangkan.

Ada juga IPA yang sangat proaktif dan profesional yang sudah memiliki hubungan dengan pejabat senior di banyak perusahaan besar. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan investor lebih cenderung memper-timbangkan lokasi-lokasi yang dipromosikan agen tersebut. Implikasinya, menurut International Finance Corporation (IFC), adalah:

“Sebagian besar perusahaan hanya mempertimbangkan sejumlah kecil lokasi yang potensial untuk berinvestasi . Banyak negara lain yang bahkan tidak ada di peta mereka .”3

1 Bagian ini berdasarkan Henry Loewendahl, “A Framework for Investment Promotion,” Transnational Corporations 10, no. 1 (April 2001).

2 UNCTAD, World Investment Report 1999: Foreign Direct Investment and the Challenge of Development (New York and Geneva: United Nations, 1999), xxvii.

3 International Finance Corporation, Foreign Direct Investment, Lessons of Experience Series, Vol. 5 (Washington, D.C.: International Finance Corporation, 1997), 49.


Pentingnya kegiatan EDO dan IPA dapat dilihat dalam survei investor baru-baru ini seperti yang dilakukan oleh Development Counsellors International (DCI) terhadap 356 pengambil keputusan lokasi perusahaan, yang menemukan bahwa artikel koran dan majalah serta pertemuan dengan EDO dan IPA adalah dua dari empat faktor terpenting yang memengaruhi persepsi eksekutif perusahaan mengenai iklim usaha suatu daerah untuk masuknya investasi. (Lihat Bagan 1.)

Hal ini menunjukkan pentingnya promosi investasi secara proaktif, terutama kegiatan pemasaran dan stra-tegi membangun prospek, untuk membantu agar sebuah lokasi bisa masuk ke peta investor.

BAGAN 1: SUMBER INFORMASI TERDEPAN YANG MEMENGARUHI PERSEPSI EKSEKUTIF MENGENAI IKLIM USAHA SUATU DAERAH

Media sosial

Kiriman langsung

Iklan

Siaran/acara berita di TV dan radio

Lain-lain

Perjalanan pribadi

Dari mulut ke mulut

Sumber daring

Pemeringkatan/survei

Pertemuan dengan kelompok pembangunan ekonomi

Perjalanan bisnis

Artikel di koran dan majalah

Dialog dengan sesama pelaku industri

2%

2%

4%

9%

12%

13%

21%

22%

24%

31%

37%

44%

55%

Sumber: Development Counsellors International, Winning Strategies in Economic Development Marketing: A View From Corporate America (New York: DCI, 2014).

Bagi investor waktu adalah uang, dan mendirikan perusahaan baru di luar negeri bisa menjadi proses yang kompleks dan memakan waktu. Investor asing perlu melibatkan peran pemerintah.

Berdasarkan survei Economist Intelligence Unit pada tahun 2015 terhadap 155 eksekutif senior perusahaan di berbagai perusahaan di seluruh dunia, 51% eksekutif perusahaan mengandalkan sumber daya yang disediakan pemerintah setempat dan kamar dagang untuk memulai kegiatan operasional di luar negeri. Berdasarkan hasil survei, Economist Intelligence Unit menyimpulkan bahwa:

“Dukungan pemerintah untuk ekspansi perusahaan di luar negeri memainkan peran penting di semua bidang utama .”4

4 The Economist Intelligence Unit, Corporate Overseas Expansion: Opportunities and Barriers (London: The Economist Intelligence Unit, 2015), 12.


Apakah Dampak Promosi Investasi? Beberapa studi menunjukkan bahwa kegiatan promosi investasi memiliki dampak besar terhadap FDI:5

• Nilai bersih sekarang dari promosi investasi secara proaktif hampir mencapai US$4 untuk setiap US$1 yang dikeluarkan.

• Peningkatan 10% dalam anggaran promosi investasi menghasilkan peningkatan arus FDI sebesar 2,5%.

• Ada selang waktu dua sampai lima tahun agar dampak peningkatan promosi dapat membuahkan peningkatan FDI, yang menunjukkan bahwa kegiatan promosi investasi perlu dilakukan sebagai bagian dari siklus strategi dan evaluasi yang berjangka waktu dua sampai tiga tahun.

Penelitian mengenai dampak FDI menunjukkan bahwa:

• Peningkatan prospek FDI sebesar US$1 rata-rata menghasilkan investasi domestik sebesar US$1 (berdasarkan studi IFC).

• Satu lapangan kerja langsung yang tercipta dari FDI menghasilkan tambahan 1,6 lapangan kerja domestik melalui hubungan produksi antara FDI dan sektor lokal.6

• Dampak ekonomi beruntun terhadap investasi manufaktur adalah, rata-rata, sekitar US$3 untuk setiap US$1 FDI, namun dampaknya sangat bervariasi di berbagai negara dan spesifik sesuai proyek. Dampak ekonomi beruntun ini bisa jadi lebih tinggi lagi di sektor lain.7

• Penelitian terbaru di Amerika Serikat (AS) juga menunjukkan bahwa satu pekerjaan langsung dari FDI menciptakan satu pekerjaan tambahan.8

Oleh karena itu, dampak pembangunan ekonomi dari FDI jauh lebih besar daripada dampak langsung pada pekerjaan, investasi, pajak, ekspor, dan pendapatan devisa. Kontribusi yang diberikan investor asing terhadap perekonomian sangat dipengaruhi oleh kebijakan pemerintah melalui investasi berkualitas tinggi yang didatangkan dan dukungan pada rantai pasok, pengembangan keterampilan, dan dampak limpahan positif lainnya.

5 Lihat: Louis T. Wells, Jr. dan Alvin G. Wint, Marketing a Country: Promotion as a Tool for Attracting Foreign Investment, Foreign Investment Advisory Service Occasional Paper No. 1 (Washington, D.C.: The World Bank, 1990); Louis T. Wells, Jr. dan Alvin G. Wint, Facilitating Foreign Investment: Government Institutions to Screen, Monitor and Service Investment From Abroad, Foreign Investment Advisory Service Occasional Paper No. 2 (Washington, D.C.: The World Bank, 1991); Alvin G. Wint, “Promoting Transnational Investment: Organising to Service Approved Investors,” Transnational Corporations 2, no. 1, 71–90; Louis T. Wells, Jr. dan Alvin G. Wint, Marketing a Country: Promotion as a Tool for Attracting Foreign Investment, Revised Report, Foreign Investment Advisory Service Occasional Paper No. 13 (Washington, D.C.: The World Bank, 2000); Jacques Morisset, Does a Country Need a Promotion Agency to Attract Foreign Direct Investment? A Small Analytical Model Applied to 58 Countries, Policy Research Working Paper No. 3028 (Washington, D.C.: World Bank, 2003); Jacques Morisset dan Kelly Andrews-Johnson, The Effectiveness of Promotion Agencies at Attracting Foreign Direct Investment, Foreign Investment Advisory Service Occasional Paper No. 16 (Washington, D.C.: The World Bank, 2004).

6 Selma Kurtishi-Kastrati, “The Effects of Foreign Direct Investments for Host Country’s Economy,” European Journal of Interdisciplinary Studies 5, no. 1 (2013), 29.

7 The World Bank, “Estimating Economy-Wide Job Creation Effects,” dalam Jobs Study (Washington, D.C.: IFC, 2014), 31. https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/f0be83804f7cdf68b7deff0098cb14b9/chapter3.pdf?MOD=AJPERES (diakses 31 Juli, 2017).

8 Julian Richards dan Elizabeth Schaefer, Jobs Attributable to Foreign Direct Investment in the United States (Washington, D.C.: Office of Trade and Economic Analysis, U.S. Department of Commerce, 2016).


Penanganan Pertanyaan dari Investor dan Tindak Lanjutnya9

9 Bagian ini menggunakan informasi dari peralatan pelatihan Akademi FDI dari ICA. Lihat http://ic-associates.com/ (diakses 4 Agustus 2017).

10 Development Counsellors International, Winning Strategies in Economic Development Marketing: A View From Corporate America (New York: DCI, 2014).

Pentingnya Menangani Pertanyaan Biasanya dibutuhkan 18 sampai 24 bulan dari kontak pertama dengan calon investor baru (atau "prospek") sampai ke titik dimana perusahaan mempertimbangkan lokasi Anda untuk proyek investasi konkret. Selama ini, investor memperkuat alasan mereka untu berbisnis dengan fakta, angka, dan informasi kualitatif; sehingga, mereka sering mengunjungi situs web IPA dan mungkin mengajukan banyak pertanyaan langsung ke IPA.

Semua pertanyaan langsung dari calon investor disebut sebagai pertanyaan investor. Kecepatan dan profesionalisme IPA dalam menanggapi pertanyaan investor sangat penting bagi keberhasilannya menarik calon investor. Pertanyaan investor adalah kesempatan terbaik bagi IPA untuk memengaruhi keputusan investasi perusahaan, karena ada interaksi dan komunikasi tingkat tinggi antara IPA dan investor.

Pada sebagian besar IPA, hingga 50% prospek berkualitas berasal dari pertanyaan awal yang diterima dari investor. Jumlah perusahaan konsultan yang mewakili calon investor yang meminta informasi negara secara rinci atas nama investor tersebut juga semakin meningkat. Pertanyaan yang diajukan harus diberi prioritas yang sama seperti pertanyaan yang diajukan langsung oleh investor, karena perusahaan konsultan memberikan saran profesional kepada calon investor (saat ini, hingga 40% perusahaan di AS berencana mengalihdayakan proses pemilihan lokasi mereka).10

Perusahaan investor bisa berhubungan dengan ratusan IPA di seluruh dunia secara konsisten, sehingga mereka memahami IPA mana yang bekerja dengan praktik terbaik di tingkat internasional. Kualitas penanganan pertanyaan pada suatu IPA dapat dianggap sebagai cerminan kualitas lokasi (baik atau buruk). Hal ini bisa menghadirkan perjuangan berat sejak hari pertama, dan investor bisa berbagi pesan negatif tentang IPA dan lokasi Anda ke seluruh sektor industri. Sebagaimana ditunjukkan pada Bagan 1, dialog dengan sesama pelaku industri adalah faktor nomor satu yang memengaruhi persepsi investor terhadap suatu lokasi.

Empat Dimensi Utama dalam Penanganan Pertanyaan Ada empat dimensi utama dalam penanganan pertanyaan:1. Ketersediaan dan keterjangkauan: Seberapa mudah IPA dapat dihubungi melalui telepon, e-mail,

dll.?2. Kesigapan merespons dan penanganan: Seberapa cepat IPA menanggapi dan dengan cara seperti

apa?3. Kualitas tanggapan: Bagaimana kualitas tanggapan IPA?4. Layanan pelanggan (yang sedang berlangsung): Seberapa efektif tindak lanjut yang diambil IPA?


Praktik terbaik industri adalah menggabungkan keempat dimensi tersebut dalam sistem terpadu yang terus dipantau oleh manajemen untuk melakukan perbaikan. (Lihat Ekshibit 3.)

EKSHIBIT 3: DIMENSI SISTEM PENANGANAN PERTANYAAN INVESTOR

PertanyaanInvestor

Ketersediaan & Keterjangkauan

KesiapanKemajuan yang

KontinyuPemantauan &

Evaluasi

KualitasTanggapan

Layanan Pelanggan & Dukungan yang Berkesinambungan

Kesi

gapan Merespons & Penanganan

Sumber: Investment Consulting Associates (ICA).

Ketersediaan dan Keterjangkauan Investor potensial terlebih dahulu mencari narahubung melalui situs web Anda, jadi pastikan informasi tersebut tersedia secara akurat, lengkap, dan spesifik (mis., diatur berdasarkan sektor dan negara investor). (Lihat Tabel 1.)

Tabel 1

CIRI-CIRI SITUS WEB IPA YANG BAIK DAN BURUK

Situs web IPA yang baik memiliki: Situs web IPA yang buruk:

• Informasi kontak yang lengkap

• Kontak dan konten yang disesuaikan berdasarkan alamat IP penggunar

• Gambar

• Tidak ada informasi kode telepon

• Tidak ada tautan di bawah e-mail

• Tidak ada konfirmasi setelah mengirimkan pertanyaan

• Tautan “hubungi kami” sulit ditemukan

Sumber: WAVTEQ, Investment Consulting Associates (ICA).

Jika petugas proyek yang tepat tidak dapat menerima panggilan masuk, anggota staf yang menjawab harus mengajukan beberapa pertanyaan dasar untuk mencoba menentukan sifat pertanyaan calon inves-tor (mis., nama perusahaan, pertanyaan, tenggat waktu). Jangan pernah meminta agar mereka menelepon kembali nanti. Sebaliknya, hubungi mereka kembali secepat mungkin, dan selalu dalam waktu satu hari kerja.


Jika IPA Anda menggunakan alamat e-mail kontak generik, periksa kotak masuk secara teratur dan selalu berikan pemberitahuan bahwa pertanyaan telah diterima dalam kurun waktu 24 jam.

Memberikan tanggapan dalam kerangka waktu yang ditentukan investor sangat disukai, namun bersi-kaplah realistis dan tetapkan kerangka waktu realistis yang disetujui bersama investor untuk menyedia-kan informasi yang diminta. Selalu jaga hubungan dekat, perbarui informasi bagi investor, dan tetap ikuti kerangka waktu yang disepakati.

Semua ini mungkin terlihat masuk akal. Namun, penelitian Tolok Ukur Promosi Investasi Global Bank Dunia (Global Investment Promotion Benchmarking atau “GIPB”)11 menemukan bahwa:

• Hanya 165 dari 181 IPA yang ditargetkan bisa ditelusuri secara daring melalui situs web.

• Hanya 152 dari situs web tersebut (84% IPA) yang menyediakan alamat e-mail kontak.

• Hanya sembilan IPA (5%) yang menjawab pertanyaan dalam kurun waktu 24 jam.

• Hanya 150 dari 181 IPA yang mencantumkan nomor telepon.

• Hanya 39% IPA yang dapat dihubungi segera melalui telepon.

• Setelah mencoba berulang kali selama tiga hari, hanya 102 dari 181 IPA yang dapat dihubungi.

Studi GIPB menunjukkan bahwa:

Sebanyak 79 iPA kehilangan peluang FDi karena tidak mudah untuk dihubungi .

Kesigapan Merespons dan Penanganan Pertanyaan Kesigapan merespons dan penanganan pertanyaan mengacu pada cara staf atau komisaris IPA menja-lin hubungan dengan calon investor melalui telepon, e-mail, dan media sosial. Praktik terbaik untuk IPA meliputi:

• segera memberikan informasi yang akurat, tepat waktu, dan jika memungkinkan, data;

• senantiasa memastikan kerahasiaan proyek dan strategi investor;

• membatasi jumlah orang yang terlibat dan menandatangani perjanjian kerahasiaan atau larangan pengungkapan jika diminta;

• dengan hati-hati mendorong agar delegasi merencanakan kunjungan ke Indonesia.

Teknik utama untuk meningkatkan kesigapan merespons dan kemampuan menangani pertanyaan meliputi:

• memberikan konfirmasi dalam waktu 24 jam bahwa Anda telah menerima pertanyaan investor;

• memberikan kerangka waktu di mana tanggapan penuh akan diberikan kepada investor;

• mendengarkan, merangkum, dan memahami pertanyaan (bila dihubungi melalui telepon);

• melakukan penelitian sektoral (tren, perkembangan baru, dll.);

• melibatkan ahli bidang terkait jika Anda membutuhkan pengetahuan khusus;

• memperbarui database pengelolaan hubungan pelanggan (customer relationship management atau “CRM”) dari IPA Anda.

Teknik dan praktik terbaik ini akan meningkatkan daya respons Anda terhadap pertanyaan dan mening-katkan kesuksesan IPA Anda.

Kesigapan merespons dan penanganan pertanyaan adalah fungsi utama IPA, namun sering kali IPA gagal memberikan tanggapan yang tepat waktu dan berkualitas tinggi. Berdasarkan studi GIPB Bank Dunia12:

• Hanya 53 IPA yang memberikan tanggapan dalam batas waktu 10 hari kerja yang ditetapkan calon investor.

11 World Bank Group, Global Investment Promotion Best Practices 2012 (Washington, D.C.: World Bank, 2012).12 World Bank Group, Global Investment Promotion Best Practices 2012 (Washington, D.C.: World Bank, 2012).


• Ini berarti bahwa perusahaan asing yang awalnya mempertimbangkan ke-181 negara yang ada di dunia untuk berinvestasi hanya menerima data mengenai 29% dari lokasi tersebut pada tahap ini.

• Lebih buruk lagi, hanya 24 IPA (atau 13%) yang mencoba memberikan jawaban atas seluruh pertanyaan yang diajukan investor.

Ekshibit 4 menunjukkan tanggapan ISPAT (Invest Turkey) terhadap pertanyaan e-mail terkait investasi Britania Raya di Turki. ISPAT mengirimkan tanggapan dalam waktu kurang dari empat jam.

EKSHIBIT 4: CONTOH PRAKTIK TERBAIK: TANGGAPAN ISPAT (INVEST TURKEY) TERHADAP E-MAIL PERTANYAAN

Apakah Anda memiliki statistik mengenai skala FDi Britania Raya ke Turki dalam 10 tahun terakhir?

Britania Raya adalah salah satu investor terbesar di Turki. Dalam hal proporsi FDI, Britania Raya menempati posisi terkemuka sebagai investor langsung terbesar kedua di Turki. Selama satu dekade terakhir, perusahaan-perusahaan Britania Raya menginvestasikan sekitar US$8,5 miliar di Turki.

ALIRAN FDI DARI BRITANIA RAYA KE TURKI ($ JUTA)

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Total 2007–2016

703 1,335 350 245 906 2,044 300 1,051 585 950 8,469

Sumber: Central Bank of the Republic of Turkey.

Apakah Britania Raya terus berinvestasi di sana, menyusul berbagai peristiwa yang terjadi di negara ini dalam beberapa bulan terakhir?

Perusahaan Britania Raya terus berinvestasi di Turki. Faktanya, Britania Raya merupakan investor ter-besar di tahun 2016 dengan nilai investasi mencapai sekitar US$1 miliar, sekitar 80% di antaranya masuk setelah Juli 2016. Baru-baru ini, saat kunjungan Perdana Menteri May ke Turki pada bulan Januari 2017, BAE Systems dan Turkish Aerospace Industries (TAI) menandatangani kesepakatan senilai GBP 100 juta untuk mengembangkan jet tempur Turki (https://ukdefencejournal.org.uk/britain-turkey-sign-100m-deal-develop-turkish-combat-jet/). Kami juga sedang dalam pembica-raan dengan perusahaan Britania Raya lainnya yang sedang dalam proses berinvestasi di Turki.

Apa saja investasi signifikan dari Britania Raya ke Turki selama 25 tahun terakhir?

Ada sekitar 3.000 perusahaan Britania Raya yang berinvestasi di Turki. Vodafone, Rolls-Royce, BAE, Diageo, HSBC, GKN, dan BP semuanya memiliki investasi signifikan di Turki. Vodafone adalah ope-rator seluler terbesar kedua di Turki, dan BAE memiliki usaha patungan bersama perusahaan lokal (https://www.fnss.com.tr/).

Apakah Britania Raya juga merupakan investor portofolio yang signifikan di Turki? Jika ya, bisa dise-butkan salah satu contohnya?

Per Desember 2016, ada 415 investor portofolio dari Britania Raya di Turki, terbesar kedua setelah inves-tor AS. Nilai investasi oleh investor portofolio Britania Raya di Turki adalah US$6,8 miliar pada Desember 2016. Investor terkemuka adalah Aberdeen Asset Management dan Baillie Gifford.

Sumber: WAVTEQ.


Kualitas Tanggapan Meski tanggapan cepat dan profesional terhadap pertanyaan sangat penting untuk keberhasilan menarik FDI, demikian juga kualitas tanggapan yang diberikan kepada investor.

Praktik terbaik adalah menjawab semua pertanyaan investor dan mengatur tanggapan sedemikian rupa sehingga investor dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan yang diajukan.

Berikut adalah beberapa teknik untuk meningkatkan kualitas tanggapan Anda:

• Ringkas dan tepat sasaran.

• Jika calon investor memiliki pertanyaan khusus, jangan memberikan panduan investor secara lengkap; sebaliknya, cobalah untuk merumuskan jawaban ringkas untuk pertanyaan tersebut.

• Sediakan informasi khusus sektoral yang tepercaya dan akurat dengan sumber yang lengkap.

• Gunakan data komparatif, studi kasus, dan kesaksian investor untuk mendukung pesan promosi Anda.

Ekshibit 5 menunjukkan contoh tanggapan singkat dan informatif oleh ISPAT, menggunakan infografik. Sekali lagi, tanggapan ini dikirim dalam waktu empat jam setelah pertanyaan diajukan.

EKSHIBIT 5: CONTOH PRAKTIK TERBAIK: TANGGAPAN ISPAT (INVEST TURKEY) TERHADAP E-MAIL PERTANYAAN

GBP12,4

I n v e s t a s i P e r d a g a n g a n P a r i w i s a t a

3.000

perusahaan Britania Raya

GBP15,4 miliar

perdagangan

2,5juta turis

dari Britania Raya

Sero FDI dari BritaniaRaya di Turki

Jumlah perusahaan Britania Raya di Turki

Ekspor: GBP 10,2 miliarImpor: GBP 5,2 miliar

Turis dari Britania Raya mengunjungi Turki setiap tahun

~

Britania Raya adalah investor terbesar kedua di Turki dengan hubungan dagang dan perekonomian yang kuat…

miliar FDI dari Britania

Raya

Sumber: Bank Sentral Republik Turki, Kementerian Ekonomi Turki, OECD, ITC, Investasi Saham BR FDI di Turki (2014), jumlah firma BR (2016), perdagangan barang (2016) dan jasa (2015), pariwisata: 5 tahun terakhir.

Sumber: WAVTEQ, disediakan oleh ISPAT.


Untuk menentukan pilihan akhir lokasi, investor memerlukan informasi berkualitas yang tepat waktu, tepercaya, dan terkini. Namun, studi GIPB Bank Dunia menemukan bahwa hanya sepertiga dari IPA yang memberikan informasi yang baik dan akurat, termasuk untuk sektor-sektor tertentu.13

Tergantung ukuran dan kompleksitas investasi, investor dapat meminta informasi mengenai topik seperti lingkungan regulasi dan insentif investasi, ketersediaan lokasi dan properti, kualitas pemasok lokal, jum-lah lulusan dari disiplin ilmu tertentu, infrastruktur transportasi dan komunikasi, sumber energi dan harga, biaya tenaga kerja, ketersediaan tenaga kerja, dan biaya perekrutan.

IPA harus memandang informasi yang mereka kirim ke investor sebagai "proposal investor." Ini adalah kesempatan formal untuk menempatkan lokasi dan agen sebagai solusi bisnis di benak investor.

Beberapa IPA memanfaatkan sepenuhnya kesempatan ini untuk membedakan diri dan tawaran pro-duk mereka. Proposal adalah dokumen penjualan, bukan dokumen “cara berinvestasi,” “riset pasar,” atau “ulasan properti." Unsur utama proposal sebagai sebuah dokumen penjualan ditunjukkan pada templat di Ekshibit 6.

EKSHIBIT 6: TEMPLAT UNTUK MENYUSUN PROPOSAL INVESTOR

Metode tanggapan

Halaman depan dan isi

Pengantar

Persoalan utama

Ikhtisar proyek

Solusi lokasi X

Tim proyek dan sumber daya

Investor yang ada dan referensi

Mengapa lokasi X

Aksi tindak lanjut

Lampiran—informasi pendukung

Apakah dibutuhkan laporan resmi, ataukah presentasi denganbeberapa slide data sudah cukup?

Tanggal, status laporan (draf/akhir), nama proyek, logo dan nama agen, halaman isi

Pengantar proposal, riwayat kontak, konteks proposal dan perusahaan

Menunjukkan pemahaman Anda tentang persoalan sektor dan industri

Meninjau kembali pemahaman Anda tentang tujuan dan persyaratan proyek

Menunjukkan alasan dari sisi bisnis dan proposisi nilai, dengan bagian tersendiri untuk setiap manfaat yang ditawarkan

Mandat, layanan utama, pengalaman kerja sama dengan perusahaanserupa sebelumnya, narahubung utama untuk proposal ini

Menyediakan bukti sektor terkait di kota tersebut, dengan daftar dan/atau studi kasus investor yang ada disertai kesaksian

Memberikan lima alasan utama mengapa perusahaan harus berinvestasidan mencantumkan dukungan yang dapat diberikan organisasi Anda

Jadwal yang disarankan untuk tindak lanjut, mis. kunjungan lapangan, pengurusan izin dan lisensi

Data tambahan, peta, informasi tentang lokasi, lingkungan regulasi, dan informasi teknis lain yang dibutuhkan

Sumber: OCO Global Limited.

13 World Bank Group, Global Investment Promotion Best Practices 2012 (Washington, D.C.: World Bank, 2012).


Layanan Pelanggan Layanan pelanggan atau pengelolaan akun merupakan cara penting untuk tetap berhubungan dengan calon investor, namun diabaikan oleh banyak IPA. Studi GIPB Bank Dunia14 menemukan bahwa:

• Hanya 14 dari 181 IPA yang terus berupaya mempromosikan lokasi mereka dengan memberikan alasan agar proyek dapat terus maju.

• Hanya 8% dari semua IPA yang melakukan upaya untuk mempromosikan lokasi mereka secara proaktif.

• Hanya 10 dari 181 IPA yang secara konsisten memeriksa untuk memastikan bahwa tanggapan mereka telah diterima.

• Hanya enam IPA yang menanyakan reaksi investor dan menanyakan perkembangan proyek tersebut.

Hanya 3% dari iPA di seluruh dunia yang memberikan tanggapan konsisten dan berkualitas tinggi pada pertanyaan investor . BKPM perlu menjadi salah satu dari iPA ini .

Praktik Terbaik dalam Penanganan Pertanyaan Bagan 2 menunjukkan proporsi IPA dengan skor tinggi dalam hal penanganan pertanyaan per kawasan. Negara-negara OECD berpendapatan tinggi menangani pertanyaan jauh lebih baik daripada kawasan lain, sementara hanya 30–40% IPA di Asia yang mencatat skor tinggi untuk penanganan pertanyaan. Kualitas penanganan pertanyaan menurun di antara IPA di Asia pada tahun 2012.

BAGAN 2: TREN DALAM TOLOK UKUR PROMOSI INVESTASI GLOBAL

(% IPA dengan skor tinggi untuk penanganan pertanyaan, rata-rata kawasan)

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Negara-Negara OECD

Berpendapatan Tinggi

Amerika Latin dan

Karibia

Eropa dan Asia Tengah

Timur Tengah

dan Afrika Utara

Asia Timur san Pasifik

Asia Selatan

Afrika Sub-

Sahara

2009 2012

Source: World Bank Group, Global Investment Promotion Best Practices 2012 (Washington, D.C.: World Bank, 2012).

14 World Bank Group, Global Investment Promotion Best Practices 2012 (Washington, D.C.: World Bank, 2012).


IPA yang memiliki performa terbaik di dunia untuk penanganan pertanyaan, dalam urutan peringkat, adalah:1. PRONicaragua (Nikaragua)2. Hungarian Investment and Trade Development Agency3. Invest in Greece4. Invest in Finland5. Cyprus IPA6. InvestHK (Hong Kong)7. ABA—Invest in Austria8. Invest in Sweden Agency9. AICEP Portugal Global10. Invest in Denmark

Banyak dari negara-negara ini adalah yang terbaik di dunia dalam hal menarik FDI (relatif terhadap ukurannya) atau memiliki tingkat pertumbuhan FDI tertinggi yang masuk ke negara mereka. Ekshibit 7 menampilkan studi kasus praktik terbaik dalam penanganan pertanyaan oleh PRONicaragua.


EKSHIBIT 7: PRAKTIK TERBAIK DALAM PENANGANAN PERTANYAAN: PRONICARAGUA


Tentang IPAPRONicaragua adalah agen promosi investasi resmi pemerintah Nikaragua. Agen ini dibentuk pada tahun 2002. Ini adalah sebuah lembaga nirlaba publik-swasta yang berada di bawah naungan sekto-ral Kepresidenan Republik Nikaragua, dengan misi berkontribusi terhadap pembangunan ekonomi di negara tersebut. Struktur organisasinya meliputi:

• intelijen pasar dan komunikasi

• promosi investasi

• jasa pascalayanan

• kantor pendukung

Tim ini terdiri dari para profesional yang menguasai berbagai bahasa, yang terlatih secara interna-sional dan berpengalaman di tingkat lokal. Agen ini memiliki staf 27 orang dengan usia rata-rata 30 tahun.

Penawaran Jasa InvestorPRONicaragua memberikan:

• informasi umum tentang peraturan, kerangka hukum, peluang bisnis, dan informasi investasi utama;

• layanan fasilitasi: membantu perusahaan dalam penilaian mereka dengan menyediakan dan membantu menganalisis informasi spesifik dan disesuaikan dengan kebutuhan operasional mereka;

• pengaturan kunjungan lapangan yang disesuaikan untuk mempelajari realitas lapangan dan bertemu dengan narahubung utama di sektor publik dan swasta;

• perkenalan pada perusahaan lokal untuk kemungkinan usaha bersama, identifikasi pemasok, dan bentuk kerja sama bisnis lainnya;

• bantuan untuk mengidentifikasi pilihan properti ideal yang spesifik untuk kebutuhan proyek;

• jasa pascalayanan untuk mendukung perusahaan di seluruh proses persiapan dan tahap operasional, serta bantuan untuk mengidentifikasi permasalahan utama yang memengaruhi investor dalam rangka memperbaiki lingkungan bisnis.

Rencana untuk Meningkatkan Penanganan PertanyaanTermotivasi oleh hasil GIPB 2009, PRONicaragua memutuskan untuk mengembangkan rencana kerja yang bertujuan mencatatkan dirinya di posisi lima besar dalam evaluasi Bank Dunia berikutnya. Sepuluh panduan awal disusun oleh bagian intelijen pasarnya untuk mengevaluasi penanganan ter-hadap pertanyaan investor:1. menanggapi pertanyaan dalam kurun waktu 24 jam atau kurang;2. menyarankan agar investor mengunjungi situs web PRONicaragua untuk mengakses informasi

tambahan dan video kesaksian;3. menetapkan tenggat untuk mengirimkan paket informasi;4. mematuhi batas waktu yang ditentukan;5. mengirim paket informasi dalam waktu tujuh hari atau kurang;6. melakukan tindak lanjut dengan investor dalam waktu tujuh hari setelah mengirimkan paket

informasi;7. meminta konfirmasi bahwa paket informasi telah diterima;8. menawarkan panggilan konferensi dengan investor untuk mendiskusikan kebutuhan mereka

secara lebih terperinci;9. menyarankan kunjungan ke negara tersebut;10. tindak lanjut umum.


“Fasilitasi investasi itu penting karena dapat menjadi peluang yang paling efektif bagi suatu negara untuk memengaruhi investor secara positif .”(Investment Consulting Associates)

Ringkasan praktik terbaik dalam penanganan pertanyaan:1. Menyediakan bantuan yang efektif: Investor membutuhkan dukungan agen dalam mengadakan

pertemuan, mengunjungi lokasi potensial, mengidentifikasi mitra lokal, dan mengetahui kondisi sebenarnya dari iklim investasi di negara yang bersangkutan.

2. Memenuhi janji: Begitu IPA telah meyakinkan sebuah perusahaan bahwa negaranya adalah tempat ideal untuk berinvestasi, ia harus menunjukkan dan memenuhi janji tersebut, memberikan jasa pascalayanan dan berupaya meningkatkan iklim usaha.

3. Memiliki keahlian yang tepat: Penanganan pertanyaan bukan hanya tentang bagaimana staf IPA berinteraksi dengan calon investor, tetapi juga sejauh mana staf IPA:

– memahami sektor prioritas IPA;

– melakukan penelitian mengenai daya saing Indonesia;

– memiliki keterampilan manajemen, pengetahuan, pelatihan, dan kemampuan pemasaran proyek.4. Siap: Menyimpan dan memperbarui sektor dan intelijen bisnis Anda dan menyiapkan informasi untuk

mengantisipasi pertanyaan baru. Hal ini menciptakan efisiensi dan menghemat waktu agar sesuai dengan tenggat dari investor.

5. Tepat dan ringkas: Jangan memberi investor terlalu banyak materi, tapi jawab pertanyaan mereka secara ringkas dengan memberikan informasi yang sesuai.

6. Evaluasi diri: Penanganan pertanyaan investor tampaknya merupakan proses yang mudah, namun banyak IPA kehilangan peluang karena keterjangkauan, daya tanggap, kualitas tanggapan, dan/atau layanan pelanggan yang buruk.

Anda juga memiliki target, jadi arahkan investor ke tahap berikutnya dan undang mereka untuk mengun-jungi lapangan.

Pedoman untuk Menangani Pertanyaan15 Tanggapan Pertama terhadap Pertanyaan Awal 1. Memberikan tanggapan dalam waktu satu hari kerja setelah menerima pertanyaan.Pertanyaan investor bisa berasal dari berbagai sumber, antara lain:

• pertanyaan di situs web;

• panggilan telepon masuk;

• e-mail—baik pertanyaan umum (mis. yang ditujukan ke info@alamat e-mail) maupun yang ditujukan ke anggota staf tertentu;

• LinkedIn atau pesan media sosial lainnya;

• rujukan dari perusahaan lain;

• rujukan dari instansi pemerintah atau pemangku kepentingan lainnya;

• pertanyaan dari konsultan lokasi;

• percakapan dengan perusahaan di pameran dagang, acara, atau dalam penerbangan.

Dari mana pun asal suatu pertanyaan, praktik terbaik adalah menanggapi pertanyaan itu pada hari kerja berikutnya (atau dalam waktu 24 jam).

2. Menetapkan protokol yang jelas terkait siapa yang akan mengirim tanggapan.Tinjauan uji tuntas cepat dari pertanyaan yang diajukan akan menentukan siapa yang harus mengirim tanggapan pertama. Praktik terbaik dari IPA yang lain meliputi:

15 Panduan ini didasarkan pada pengalaman WAVTEQ dan ICA dalam bekerja sama dengan investor asing dan studi kasus praktik terbaik dari PRONicaragua.


• Untuk sebagian besar pertanyaan umum, biasanya hal itu akan diarahkan ke redaksi geografis/area terkait di IPA yang bersangkutan. Misalnya, jika pertanyaan berasal dari AS, maka pengelola pasar AS harus menanggapinya.

• Jika ada pertanyaan terperinci dari perusahaan besar atau perusahaan yang memiliki arti penting strategis, dan perusahaan tersebut tampaknya memiliki proyek FDI yang konkret (bukan hanya pertanyaan umum), tim sektor di IPA terkait mungkin perlu dilibatkan dalam menanggapi pertanyaan, meskipun biasanya pengiriman tanggapan awal masih akan menjadi tanggung jawab redaksi geografis/area terkait.

• Jika pertanyaan tersebut berasal dari perusahaan yang sangat besar atau yang memiliki arti penting strategis, dan pertanyaan diajukan oleh pengambil keputusan tingkat manajer atau yang lebih tinggi di perusahaan tersebut, anggota staf IPA di tingkat direktur atau lebih tinggi yang harus mengirimkan tanggapannya. Hal itu bisa berarti direktur redaksi geografis/area, direktur promosi investasi, deputi CEO/wakil Dirjen, atau bahkan CEO/Dirjen dalam kasus luar biasa. Hal ini akan menunjukkan keseriusan IPA dalam menangani pertanyaan dan memastikan bahwa pertanyaan tersebut merupakan prioritas.

Untuk pertanyaan dari perusahaan kecil yang tampaknya memiliki potensi FDI terbatas, kebanyakan IPA biasanya menugaskan anggota junior di tim promosi investasi untuk menanggapinya.

3. Menanggapi dengan cara yang bersifat personal.Tanggapan pertama terhadap investor sangatlah penting, karena ini adalah kesan pertama yang akan dite-rima investor terhadap IPA. E-mail pertama harus ditulis secara personal dan ditujukan kepada orang yang memberikan pertanyaan. E-mail itu harus ditulis untuk menyatakan ketertarikan yang dimiliki konsultan promosi investasi.

Contoh:

Yth. XX,

Terima kasih banyak telah mengunjungi situs web kami. Informasi yang tersedia sifatnya umum, tapi saya dengan senang hati dapat menyiapkan paket informasi yang akan membahas bidang yang Anda minati secara lebih mendalam...

4. Memberikan gambaran umum tentang negara dan sektor.Penting untuk memaksimalkan setiap kontak dengan investor. IPA harus menyediakan dokumen dan lam-piran yang dapat dikirim bersama tanggapan e-mail pertama, terutama jika investor meminta informasi spesifik yang memerlukan waktu untuk disiapkan. Dengan demikian, investor akan menerima setidaknya sebagian informasi sebelum mendapatkan tanggapan rinci.

E-mail awal harus mencakup informasi penting di dalam isinya, tidak hanya sebagai lampiran. Contoh yang disajikan sebelumnya dari ISPAT (Invest Turkey) menunjukkan infografik berdampak tinggi yang dimasuk-kan dalam tanggapan e-mail awal, dilampiri dokumen PDF yang memuat lebih banyak informasi tentang Turki. Bahkan meski investor tidak membaca lampiran, mereka cenderung membaca infografik tersebut dan mendapatkan informasi utama serta pesan penjualan.

Kenyataannya adalah bahwa banyak investor mungkin tidak membuka PDF mengenai brosur sektor umum atau negara, sehingga konten dalam e-mail sangatlah penting.

Hindari mengirim:

• Informasi yang sangat umum atau luas (kebanyakan investor tidak mungkin membaca dokumen yang panjangnya lebih dari 10 halaman);


• Informasi yang sangat spesifik atau yang memerlukan penjelasan agar dapat dipahami;

• Informasi dalam bahasa lain;

• Dokumen berukuran besar (lebih dari 5MB).

5. Menetapkan dan memenuhi tenggat waktu untuk pengiriman paket informasi.Lamanya waktu yang berlalu sebelum balasan dikirim untuk pertanyaan spesifik investor maksimal lima hari kalender sejak tanggal pertanyaan awal diterima. Jika yang diminta bukanlah informasi ekstensif dan bisa dikirimkan lebih cepat, maka “lebih cepat lebih baik."

Di sisi lain, jika informasi yang diminta sangat spesifik dan ekstensif, informasi yang tersedia harus dikirim sebelum hari kelima, disertai tawaran untuk mengirimkan informasi yang tersisa sesegera mungkin, seba-iknya sebelum batas waktu yang ditetapkan. Jika informasi yang diminta sulit didapat, sebaiknya meminta bantuan (baik secara internal di BKPM maupun eksternal) sebelum tenggat berakhir.

6. Berhubungan dengan narahubung investor melalui media sosial.Media sosial kini menjadi sangat penting bagi kegiatan promosi investasi, baik untuk berkomunikasi dengan investor maupun untuk pemasaran dan membangun prospek. Setelah tanggapan awal dikirim ke investor, konsultan promosi investasi sebaiknya berhubungan dengan rekan mereka di perusahaan melalui media sosial.

Media sosial adalah metode utama yang bisa digunakan IPA untuk membangun hubungan pribadi dengan pengambil keputusan di perusahaan. Hal ini sangat penting karena eksekutif perusahaan sering berganti pekerjaan, jadi media sosial memungkinkan IPA untuk tetap berhubungan dengan eksekutif meskipun mereka telah meninggalkan perusahaan—dan mungkin perusahaan mereka selanjutnya juga akan men-jadi calon investor.

Namun, arti penting media sosial membuat sangat penting bagi IPA untuk memasukan dalam kebijakan SDM-nya bahwa staf wajib berbagi kontak media sosial mereka dengan IPA sebelum meninggalkan per-usahaan (petugas promosi investasi juga sering berganti pekerjaan) sehingga IPA tidak kehilangan semua koneksi tersebut. CRM juga harus digunakan untuk mencatat tautan media sosial bagi eksekutif perusa-haan serta komunikasi dengan investor melalui media sosial (lihat penjelasan di bawah ini).

7. Memperbarui CRM Anda.Pertanyaan awal dari investor harus dicatat dalam sistem CRM IPA. Informasi yang biasanya dicatat harus mencakup:

• nama perusahaan, situs web, sektor, pendapatan, alamat;

• prioritas perusahaan (tinggi/menengah/rendah);

• narahubung (nama, jabatan, telepon, telepon seluler, e-mail, tautan media sosial, alamat);

• pengelola akun (account manager) di IPA yang bertanggung jawab menangani pertanyaan;

• tanggal pertanyaan;

• sumber pertanyaan (situs web, telepon, acara, dll.);

• status pertanyaan (belum ditanggapi/menunggu tanggapan/tanggapan sudah diterima/panggilan konferensi sudah direncanakan/kunjungan lapangan sudah direncanakan/dll.);

• status proyek (FDI direncanakan dalam waktu dua sampai tiga tahun/FDI direncanakan dalam satu tahun/proyek FDI saat ini/keputusan FDI sudah diumumkan/pilihan lokasi lain/proyek dibatalkan/tidak ada rencana FDI);

• semua komunikasi dan informasi dikirim ke investor (dokumen bisa diunggah).


Tanggapan Kedua—Menyediakan Paket Informasi yang Dikemas Personal 1. Memenuhi tenggat.IPA harus selalu mematuhi batas waktu yang dijanjikan, mengutamakan tugas tersebut di atas semua pekerjaan, liburan, atau kegiatan khusus yang telah dijadwalkan sebelumnya. Jika perlu, kirimkan materi lebih awal untuk menghindari konflik waktu: “Menjanjikan yang biasa dan memberikan pelayanan yang luar biasa.”

2. Menyiapkan paket informasi yang berkualitas dan disesuaikan.Struktur paket informasi harus didasarkan pada pertanyaan spesifik yang diajukan oleh investor. Konsultan promosi investasi, sedapat mungkin, menanggapi pertanyaan investor dengan cara yang jelas, ringkas, dan personal, dengan menggunakan nama perusahaan dalam paket informasi tersebut untuk menarik perhatian investor. Sebaiknya IPA sudah memiliki templat yang jelas untuk paket informasi yang akan diberikan kepada investor. Ini bukan brosur sektor atau negara atau presentasi PowerPoint umumnya, namun merupakan tanggapan yang disesuaikan dengan pertanyaan spesifik investor, berdasarkan pene-litian untuk membantu memahami perusahaan dan operasi, strategi, serta kebutuhan mereka. Bagian 2.2.3 menyajikan templat untuk mengirimkan proposal kepada investor.

3. Membuat format paket informasi yang tepat.Semua paket informasi harus menggunakan format standar. Paket informasi harus selalu dikirim dalam format PDF dan tidak boleh melebihi 5MB. Ringkasan singkat dari poin-poin yang disertakan dalam doku-men tersebut harus dicantumkan dalam e-mail untuk mendorong investor membuka paket informasi.

Tanggapan Ketiga—Tindak Lanjut pada Paket Informasi 1. Melakukan tindak lanjut dalam waktu tujuh hari setelah mengirimkan paket informasi.IPA harus mengirim e-mail dalam waktu tujuh hari kalender setelah paket informasi dikirimkan untuk menindaklanjuti dan memberikan informasi tambahan, atau bantuan jika diperlukan.

Dalam e-mail ini, IPA harus memanfaatkan kesempatan untuk menanyakan apakah ada pertanyaan ten-tang informasi yang dikirimkan, dan meminta atau mengusulkan panggilan konferensi untuk diskusi lebih lanjut.

Eksekutif perusahaan adalah profesional yang sangat sibuk, sering bepergian setiap minggu, dan mene-rima ratusan e-mail setiap hari. Mereka dapat dengan mudah melewatkan e-mail Anda.

Jika tidak ada tanggapan yang diterima dari investor dua sampai tiga hari setelah e-mail tindak lanjut Anda, disarankan agar Anda mengambil tindakan berikut:

• Menggunakan media sosial untuk menghubungi investor dan menanyakan apakah mereka sempat meninjau informasi yang Anda kirim, dan apakah mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut atau memiliki waktu untuk panggilan konferensi. LinkedIn biasanya menjadi cara efektif untuk menjangkau investor dari berbagai negara.

• Mengontak narahubung Anda. Cobalah tiga sampai lima kali untuk menelepon narahubung dan tinggalkan pesan jika mereka tidak dapat dihubungi.

• Kirim satu e-mail tindak lanjut lagi dua sampai tiga hari setelah e-mail tindak lanjut yang pertama.

Jika investor masih tidak menanggapi, periksalah apakah pembuat keputusan masih bekerja di perusa-haan tersebut (ini adalah alasan lain untuk berhubungan dengan pembuat keputusan di media sosial: agar Anda dapat tetap berhubungan, bahkan jika mereka meninggalkan perusahaan) dan cari narahubung alternatif jika mereka telah meninggalkan pekerjaan mereka. Jika cara ini tidak mebuahkan hasil, kemung-kinan investor tidak lagi memiliki minat untuk berinvestasi dan CRM harus diperbarui agar mencerminkan hal ini.


Tanggapan Keempat—Penyampaian Akhir dari Tanggapan Awal Dengan asumsi investor telah merespons tanggapan ketiga, komunikasi keempat ini harus dikirim dalam waktu 15 hari kalender dari komunikasi terakhir untuk berkonsultasi mengenai status proyek, menyaran-kan kunjungan ke negara tersebut, dan menawarkan kepada investor agar mereka ditambahkan ke daftar distribusi nawala IPA.

Tanggapan Kelima—Tindak Lanjut Berkesinambungan Komunikasi kelima ini harus dikirim dalam waktu 30 hari kalender dari komunikasi terakhir untuk ber-konsultasi mengenai status proyek dan mengundang investor untuk berpartisipasi dalam survei layanan mengenai dukungan yang diberikan IPA (idealnya secara online dan tidak lebih dari lima pertanyaan). Hal ini akan membantu IPA mengukur keterlibatan dan dampaknya dalam menarik FDI.

Hal ini seharusnya bukan e-mail atau kontak terakhir dengan investor. IPA harus selalu mencari peluang atau alasan untuk memulai kembali komunikasi. Sebagai contoh:

• Membagikan berita yang berkaitan dengan perusahaan.

• Membagikan berita yang berkaitan dengan Indonesia dan BKPM.

• Mengundang mereka ke forum atau acara lokal.

• Meminta pertemuan tatap muka jika Anda mengunjungi kota di mana mereka berada


Pertemuan Investor16

16 Bagian ini didasarkan pada pengalaman WAVTEQ yang menyertai IPA ke lebih dari 1.000 pertemuan investor di negara-negara sumber FDI utama. Lihat www.wavteq.com/publications (diakses tanggal 4 Agustus 2017) untuk mengunduh secara gratis laporan negara mengenai bagaimana menarik FDI dan melakukan pertemuan dengan investor.

Pentingnya Pertemuan InvestorSelamat: Investor telah sepakat untuk bertemu dengan IPA Anda! Ini menunjukkan bahwa investor memiliki minat yang sungguh-sungguh untuk menanamkan FDI di negara Anda dan bersedia meluangkan waktu eksekutif senior perusahaan mereka yang berharga untuk bertemu dengan Anda.

Pertemuan investor pertama merupakan peluang strategis bagi IPA untuk mempelajari lebih banyak hal tentang perusahaan dan rencana investasinya, dan memosisikan negara mereka dan IPA sebagai lokasi dan mitra ideal bagi perusahaan untuk mewujudkan investasi yang sukses dan menguntungkan.

Meskipun ada panduan umum praktik terbaik untuk pertemuan investor (lihat Bagian 3.2 di bawah ini), IPA perlu mempertimbangkan budaya bisnis negara investor dan perusahaan spesifik yang akan ditemui. Jika anggota delegasi IPA yang menghadiri pertemuan tidak mengerti dan mengikuti budaya bisnis serta protokol setempat, hal tersebut dapat merusak peluang mereka untuk bekerja sama dengan perusahaan dan memperoleh investasi mereka.

Sangat sedikit IPA yang benar-benar mengerti bagaimana berbisnis di berbagai negara dan mengadakan pertemuan investor secara efektif. Sering kali IPA kehilangan kesempatan untuk bekerja sama dengan perusahaan karena tidak mempersiapkan diri dengan baik untuk pertemuan atau melakukan pertemuan dengan cara yang tidak sesuai budaya bisnis lokal dan perusahaan tertentu.

Delegasi IPA harus diberi penjelasan lengkap dan dilatih tentang cara berbisnis di pasar yang akan dikun-jungi serta hal yang boleh dan dan tidak boleh dilakukan dalam budaya bisnis lokal tersebut.

“Cara iPA mempersiapkan dan mengadakan pertemuan investor harus mempertimbangkan budaya bisnis di negara investor .”(WAVTEQ)

Pedoman Pertemuan Investor Sebelum Pertemuan 1. Menugaskan account manager utama untuk perusahaan terkait dan program pertemuan.Tunjuk seorang account manager utama sebagai titik pusat dan narahubung utama bagi perusahaan. Identifikasi manajer lain di instansi pemerintah dan organisasi pemangku kepentingan yang mungkin pen-ting bagi perusahaan yang bersangkutan dan potensi investasinya.

2. Melakukan penelitian perusahaan.Siapkan garis besar awal tentang perusahaan, termasuk strategi bisnis, struktur operasi, masalah utama, dan manajer perusahaan. Hindari materi arahan yang berat yang tidak akan banyak menambah nilai pada pertemuan maupun hasilnya.

Pastikan pekerjaan rumah mengenai manajer utama yang akan ditemui dikerjakan. Mengetahui hal ikhwal tentang individu perwakilan perusahaan untuk pertemuan awal ini merupakan hal yang sama pentingnya.


3. Menetapkan agenda dan membangun tim Anda.Identifikasi tujuan potensial dan hasil pertemuan yang diinginkan untuk IPA, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dan fokus bisnis dari pertemuan tersebut.

Tetapkan agenda dengan baik di awal dan jagalah agar tujuannya sederhana dan dapat dicapai. Capailah persetujuan dan konfirmasi agenda dengan perusahaan.

Cari tahu siapa yang akan menghadiri pertemuan dari pihak investor. Perhatikan bahwa di beberapa negara, perusahaan akan menunggu untuk mengetahui siapa yang hadir dari IPA sebelum menugaskan eksekutif untuk bertemu mereka. Mereka mungkin menyesuaikan besarnya dan tingkat senioritas tim mereka dengan tim dari IPA.

Pertimbangan cermat diperlukan untuk menentukan siapa yang akan menghadiri pertemuan tersebut dari IPA. Jika itu adalah perusahaan besar dengan peluang investasi besar, pejabat tingkat direktur harus hadir, begitu pula account manager yang telah berkorespondensi dengan perusahaan. Ahli sektor terkait harus hadir jika benar-benar dibutuhkan, namun mereka harus diberi penjelasan lengkap tentang bagaimana pertemuan dilakukan dan memahami apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan, dan setiap presentasi yang mereka siapkan harus sepenuhnya dikaji.

Usahakan agar tim tuan rumah relatif kecil, identifikasi peran utama untuk pertemuan tersebut, dan laku-kan uji coba mendasar (dry run). Account manager harus menghadiri latihan praktik untuk pertemuan ini.

4. Menyiapkan bahan dan memeriksa kebijakan pemberian hadiah.Untuk pertemuan awal, investor mungkin tidak mengharapkan Anda untuk menyuguhkan presentasi for-mal. Rencana garis besar untuk struktur diskusi harus dikirim terlebih dahulu ke investor untuk disetujui (jika mereka belum menyediakannya).

Jika menurut Anda diperlukan presentasi PowerPoint yang formal, pastikan untuk mendapatkan persetu-juan investor dan cari tahu apakah mereka akan menyediakan proyektor dan dukungan teknis lain serta apakah durasi presentasi Anda sesuai.

Salah satu kesalahan utama bagi banyak IPA adalah menyajikan presentasi yang panjang pada pertemuan strategis pertama dengan investor. Pada kebanyakan kasus, ini adalah pendekatan yang keliru karena pertemuan awal seharusnya lebih tentang bagaimana IPA dapat mendengarkan investor serta memahami kebutuhan serta pertanyaan mereka.

Berhati-hatilah dengan apa yang disajikan kepada investor. Buatlah presentasi singkat, fokus, ringkas, dan memiliki desain menarik. Idealnya presentasi berisi 10 sampai 15 slide dan tidak memerlukan waktu lebih dari 15 menit untuk dibawakan. Menggunakan sumber data yang tepercaya dari negara investor biasanya akan memberikan dampak yang lebih besar.

Di beberapa negara, seperti Jepang, Korea, dan Tiongkok, presentasi harus diterjemahkan dan salinan cetak dibagikan dalam bahasa setempat. Materi lain yang harus diberikan kepada investor juga harus dalam bahasa lokal.

Pertimbangkan juga kebijakan pemberian hadiah Anda: Apakah secara budaya diharapkan Anda mem-berikan hadiah kepada investor pada pertemuan tersebut? Hal ini perlu direncanakan terlebih dahulu, termasuk menentukan hadiah apa yang harus dibawa. Jika ada ketidakpastian, tanyakan pada kedutaan setempat atau perusahaan tersebut tentang norma budaya yang berlaku. Di beberapa negara, hadiah


merupakan hal yang sangat umum, namun di negara lain hadiah tidak diperbolehkan karena merupakan bagian dari kebijakan perusahaan.

5. Memperoleh dukungan lokal dan konfirmasi logistik.Pertimbangkan masalah bahasa dan apakah Anda memerlukan juru bahasa pada pertemuan tersebut. Juru bahasa haruslah seseorang yang memiliki pengetahuan mendalam mengenai bisnis dan FDI.

Banyak IPA (termasuk sebagian besar di AS, Eropa, dan beberapa negara Asia seperti Hong Kong dan Thailand) menggunakan jasa perusahaan konsultan spesialis pembangun prospek untuk membantu menyiapkan dan mendukung pertemuan. Perusahaan-perusahaan ini menangani semua urusan logistik, memastikan koordinasi di tingkat lokal, dan menghadiri pertemuan tersebut serta memberikan interpre-tasi pakar lokal mengenai daya tarik FDI. Mereka juga dapat memberikan pengarahan singkat tentang cara berbisnis dan melakukan pertemuan di negara mereka, membantu menafsirkan hasil pertemuan, dan menentukan langkah selanjutnya. Perangkat seperti www.fdiprofessionals.com dapat membantu Anda mengidentifikasi perusahaan konsultan pembangun prospek yang mengkhususkan diri untuk membantu IPA dengan dukungan pasar dan pertemuan.

Konfirmasi tempat pertemuan dan rencanakan pengaturan perjalanan agar Anda tiba pada waktunya. Usahakan untuk tiba 15 menit sebelum pertemuan di sebagian besar negara. Perhatikan kondisi lalu lintas setempat dan jangan sampai terlambat. Di beberapa kota (mis. London atau Seoul), transportasi umum bisa jauh lebih dapat diandalkan, tergantung lokasi pertemuannya.

Tiba di Pertemuan 1. Ketahui etika berperilaku setempat dan pemecah kebekuan yang sesuai.Saat pertama kali tiba di kantor perusahaan, kenali praktik dan budaya bisnis lokal, dan bersikaplah sesuai hal itu. Dalam beberapa kasus, diskusi dengan suara keras di lobi bisa menimbulkan kesan buruk, dan staf resepsionis dapat menyampaikan hal ini kepada para eksekutif.

Apakah Anda bertemu dan disambut oleh asisten pribadi, eksekutif junior, atau eksekutif senior, ambil-lah kesempatan itu untuk membangun hubungan yang lebih pribadi. Gunakan perjalanan menuju ruang pertemuan sebagai kesempatan untuk mendapatkan informasi mengenai perusahaan atau manajer, dan hindari gangguan air minum/kopi/teh.

Jika Anda bertemu dengan seorang eksekutif, Anda dapat terlibat dalam percakapan “pemecah kebekuan" di beberapa negara dan perusahaan. Akan tetapi, hal tersebut tidak boleh mencakup lelucon yang tidak sopan, namun mungkin mencakup berbagai isu hangat yang berkaitan dengan perusahaan, perekono-mian, atau acara sosial/olahraga, selalu ingat untuk mempertimbangkan budaya perusahaan. Di pasar negara-negara barat, khususnya, referensi spontan ke topik nonbisnis sering kali berguna.

Jika account manager IPA yang menangani pertanyaan investor telah membangun hubungan baik dengan eksekutif perusahaan, hal ini dapat membantu menciptakan pertemuan yang lebih santai dan positif. Demikian pula, keterlibatan konsultan lokal pembangun prospek yang berpengalaman, terutama jika mereka telah memiliki hubungan dengan perusahaan, juga dapat memberikan awal yang positif untuk sebuah pertemuan.

Selama Pertemuan 1. Membuka rapat dengan sepatutnya.Bertukar kartu nama di awal setiap pertemuan dianggap santun di kebanyakan negara. Pastikan Anda membawa cukup kartu nama dan jabatan pekerjaan Anda memiliki arti yang sama di negara yang Anda kunjungi.


Orang yang membuka rapat atas nama IPA harus menyertakan pengantar singkat tentang agen, instansi, dan staf yang hadir pada pertemuan tersebut, beserta pernyataan tujuan yang jelas, dengan contoh layanan bernilai tambah yang diberikan kepada perusahaan dengan latar belakang serupa (untuk menam-bah kredibilitas), kebijakan IPA mengenai perusahaan strategis, dan ikhtisar singkat tentang pemahaman IPA saat ini mengenai perusahaan yang bersangkutan.

Pertanyaan pemancing di awal (yang harus dipikirkan sebelum pertemuan) dapat secara umum menelisik strategi perusahaan, namun sebaiknya jangan terlalu mendalam.

Sebaiknya Anda mencatat selama pertemuan itu untuk membantu diskusi internal setelah pertemuan berakhir. Jika Anda melihat ada tanda-tanda bahwa perusahaan tidak nyaman dengan hal ini, berhentilah mencatat dan bertanyalah kepada para eksekutif apakah Anda boleh mencatat semua pertanyaan yang mungkin dimiliki perusahaan.

2. Tetapkan ritme pertemuan.Gunakan struktur sederhana untuk pertemuan tersebut (kecuali jika ini adalah bagian dari serangkaian pertemuan yang sudah direncanakan). Yang terpenting, beri kesempatan kepada perusahaan untuk mem-berikan tanggapan awal sebelum melakukan diskusi yang lebih terperinci.

Cobalah untuk membawa semua materi diskusi ke level berikutnya dengan pertanyaan yang lebih men-dalam (persiapkan di awal berdasarkan agenda pertemuan Anda). Pahami strategi perusahaan untuk operasi saat ini dan di masa depan, dan bagaimana daerah serta negara Anda sesuai dengan strategi itu.

Taksir seberapa besar kesediaan perusahaan untuk mengungkapkan informasi agar Anda dapat melihat apakah harus terus menyelidik atau mundur.

Jika perusahaan mengutarakan sejumlah perhatian tentang lokasi Anda, cobalah untuk tidak memberi-kan tanggapan langsung atau spontan. Anda berada dalam sesi “mendengarkan/mengenal Anda”, bukan dalam sesi penjualan.

Jika Anda menyiapkan presentasi formal, tetap ikuti kerangka waktu yang disepakati. Hindari strategi pen-jualan langsung (hard sell): Di beberapa pasar, seperti Jepang, strategi tersebut akan dipandang negatif. Bicaralah secara perlahan dan jelas, dan berikan waktu bagi perusahaan untuk mengajukan pertanyaan.

Tetap fokus pada pertemuan tersebut: Hindari melihat telepon atau peranti lain, menjawab e-mail, menyentuh kartu nama yang telah ditukarkan, membaca laporan, berbicara dengan rekan kerja saat per-usahaan sedang berbicara, atau mengganggu eksekutif perusahaan. Matikan telepon Anda saat perte-muan. Banyak IPA tidak mengikuti dasar-dasar etiket bisnis ini dan menciptakan kesan negatif terhadap investor.

3. Menutup pertemuan dan melangkah maju.Akhiri pertemuan sesuai kerangka waktu yang disepakati dan pastikan Anda menggunakan setidaknya separuh dari alokasi waktu untuk mendengarkan perusahaan dan melakukan tanya jawab.

Di akhir pertemuan, pemuka agen Anda harus memberikan ulasan mengenai pokok bahasan utama, menegaskan kembali poin-poin utama untuk memahami rincian agenda, serta memberi investor kesem-patan untuk mengembangkan pemikiran mereka.

Apa yang terjadi selanjutnya? Jangan mengandalkan kebetulan. Tawarkan saran yang jelas tentang bagai-mana melangkah maju dalam hal informasi atau tindakan yang akan Anda sampaikan berdasarkan hal


yang telah dibahas. Langkah selanjutnya adalah menawarkan sesuatu yang bisa Anda berikan dengan cepat, tapi tidak terlalu strategis.

Setujui pengaturan untuk komunikasi tindak lanjut, seperti e-mail, surat, panggilan telepon, atau per-temuan lainnya. Buat komitmen untuk segera memberikan tanggapan. Agen Anda bertanggung jawab untuk mengendalikan agenda strategis.

Setelah Pertemuan 1. Perbarui CRM Anda.Notula pertemuan harus dimasukkan ke dalam CRM Anda dan status pertanyaan serta proyek perusahaan diperbarui berdasarkan pertemuan tersebut. Narahubung baru di perusahaan juga harus ditambahkan ke CRM.

2. Kirim tanggapan segera.Kirimkan surat atau e-mail ke perusahaan yang bersangkutan dalam 24–48 jam setelah pertemuan, dengan fokus pada agenda bisnis dan tindakan yang akan dilakukan agen Anda dalam beberapa hari dan minggu mendatang. Tetaplah berhubungan dengan para eksekutif di media sosial.

3. Berikan informasi yang diminta.Berikan informasi yang Anda setujui untuk disediakan bagi investor pada pertemuan tersebut, mengikuti panduan praktik terbaik di Bagian 2.4 di atas.

4. Membangun dan mengevaluasi hubungan.Tentukan bagaimana Anda akan tetap berhubungan dengan perusahaan, dengan mempertimbangkan penilaian Anda tentang seberapa sering kontak sebaiknya dilakukan. Pertimbangkan apakah masuk akal untuk melibatkan pemangku kepentingan lainnya.

Tinjau umpan balik dari diskusi awal dan pertimbangkan bagaimana hubungan dapat berjalan dengan baik, dengan mempertimbangkan pandangan perusahaan.

Teruskan setiap korespondensi perusahaan atau narahubung melalui manajer proyek/account manager (atau paling tidak memastikan keterlibatan mereka sebelum mengambil tindakan).

Lakukan tinjauan rutin terhadap dampak dan proses keterlibatan untuk memastikan relevansi dengan perusahaan dan penggunaan sumber daya secara efektif.

Kembangkan proposisi untuk mendorong investasi bernilai tambah yang tinggi oleh perusahaan serta nilailah tanggapan dan tindak lanjutnya.


Mengatur Kunjungan Lapangan17

17 Bagian ini menggunakan informasi dari peralatan pelatihan Akademi FDI milik ICA. Lihat http://ic-associates.com/ (diakses 4 Agustus 2017).

18 Lihat publikasi WAVTEQ/ICA 2017 Sustainable Development and FDI: Towards a Practical Framework to Implement the Principle of Sustainable Development into Investment Promotion Strategy untuk mengetahui bagaimana mengevaluasi perusahaan mana yang paling berkontribusi terhadap pembangunan berkelanjutan. www.wavteq.com/publications (diakses tanggal 31 Juli 2017).

Pentingnya Kunjungan Lapangan 1. Perspektif IPAInvestor tidak menanamkan investasi yang signifikan hanya berdasarkan studi pustaka dan studi tolok ukur. Kunjungan lapangan sifatnya wajib agar dapat membuat keputusan investasi yang berlandaskan informasi memadai.

Kunjungan lapangan adalah program yang disesuaikan dengan kebutuhan untuk menyajikan karakteristik lokasi dan peluang investasi yang tersedia. Calon investor perlu memeriksa lokasi investasi secara rinci, dan Anda harus bertindak sebagai pemandu investasinya.

Kunjungan lapangan diselenggarakan oleh IPA untuk mendorong dan meyakinkan agar calon investor berinvestasi di negara dan daerah Anda. Namun kunjungan lapangan memakan waktu dan sumber daya, dan harus dilakukan sebagai respons atas proposal investasi resmi dari perusahaan yang serius dengan proyek investasi yang akan menghasilkan keuntungan ekonomi serta pembangunan berkelanjutan yang substansial.18

Koordinasi yang kuat selama kunjungan lapangan dengan pengenalan ke organisasi, individu, dan investor lain yang relevan bisa jadi sangat penting dalam mewujudkan penanaman investasi. Inilah kesempatan Anda untuk memamerkan lokasi dan IPA Anda kepada investor.

Kunjungan lapangan adalah salah satu langkah terpenting dalam meyakinkan dan mendorong investor untuk mulai berinvestasi di negara Anda. Kunjungan lapangan yang efisien dan terkoordinasi dengan baik memerlukan sejumlah besar perencanaan.

Seorang manajer proyek perlu ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk merencanakan dan menghu-bungi organisasi, individu, dan investor.

Informasi yang memadai dari calon investor adalah kunci sukses. Definisikan dengan jelas tujuan kun-jungan lapangan dan izinkan investor untuk memeriksanya.

Kunjungan lapangan jauh lebih dari sekadar perjalanan mengelilingi suatu properti; itu adalah validasi menyeluruh tentang daya saing lokasi Anda. Selalu tanyakan kepada investor apakah ada organisasi khu-sus yang ingin mereka temui. Berikan informasi lokal untuk membantu investor menilai dan memban-dingkan kawasan dan lokasi yang dikunjungi. Selalu tindak lanjuti untuk memastikan kunjungan lapangan merupakan bagian dari proses investasi, dan bukan akhir dari itu.


2. Perspektif investorKunjungan lapangan investor adalah alokasi waktu, uang, dan sumber daya perusahaan yang mahal, sehingga harus direncanakan dengan cermat agar membuahkan hasil yang berharga.

Ketika manajemen menyetujui kunjungan lapangan, perusahaan tersebut telah menunjukkan minat yang serius terhadap suatu lokasi; jika tidak, mereka tidak akan datang.

Sebagian kunjungan lapangan berkaitan dengan proyek tertentu, namun terkadang pejabat perusahaan berkunjung untuk mendapatkan nuansa lokasi guna pengaturan strategi masa depan. Kenali agenda mereka dan kelola ekspektasi Anda.

Beberapa eksekutif perusahaan melakukan perjalanan 200 hari dalam setahun ke seluruh belahan dunia, jadi mungkin mereka tidak selalu bersemangat untuk hadir di sana, dan banyak pejabat investor mungkin pernah ke negara Anda sebelumnya.

Semua calon investor memiliki alasan khusus untuk mengunjungi negara Anda. Berikut adalah beberapa tujuan yang paling umum:

• menemukan peluang investasi taraf awal pembangunan (greenfield) atau investasi taraf pembangunan (brownfield) yang potensial;

• mencari mitra atau target akuisisi;

• menilai potensi sumber daya manusia;

• menilai keseluruhan kualitas infrastruktur;

• menjalin kontak dengan investor lain, sebaiknya di industri yang sama;

• menjalin kontak dengan penyedia jasa penting (tenaga kerja, utilitas, dll.).

2. Tim seleksi lokasiTim evaluasi investor merupakan sekelompok profesional yang beragam, namun memiliki keahlian tinggi. Tim dapat terdiri dari satu personel senior, konsultan pemilihan lokasi yang ditunjuk, atau keseluruhan tim proyek, yang mungkin meliputi:

• seorang manajer senior dengan pengawas tim proyek yang melapor langsung ke pejabat tertinggi;

• seorang manajer SDM yang akan menilai semua aspek pasar tenaga kerja dan sistem pendidikan;

• seorang manajer operasi yang akan menilai semua aspek operasional;

• seorang manajer properti/fasilitas yang akan mengevaluasi semua masalah real estat, termasuk akses logistik dan peralatan;

• seorang manajer TI yang perlu memahami semua masalah konektivitas, telekomunikasi, listrik, dan peralatan;

• seorang manajer keamanan yang akan menilai risiko bagi karyawan perusahaan.

Bersiaplah untuk memahami apa yang akan menjadi fokus masing-masing anggota tim.

Investor cenderung melakukan satu atau lebih kunjungan ke lokasi yang diusulkan, dan sangat penting bahwa agen atau departemen promosi investasi memfasilitasi proses ini bersama pemangku kepentingan utama yang lain.

Di samping mencari informasi, investor akan melihat lokasi potensial untuk investasi tersebut.

Profesionalisme agen dalam menyiapkan jadwal perjalanan dan mengoordinasikan kunjungan bisa sangat penting dalam memenangkan investasi, karena eksekutif perusahaan investor cenderung memegang posisi senior di perusahaan, dan mungkin ditempatkan di lokasi tempat penanaman investasi baru tersebut.


Badan promosi investasi terkadang menjadi narahubung pertama yang dimiliki eksekutif dengan negara tuan rumah dan pemerintahnya. Jika agen memberikan kesan yang tepat, hal ini bisa sangat positif dalam merefleksikan citra lokasi dan pemerintahan secara keseluruhan.

Sebagaimana halnya dengan konferensi dan misi investasi, kehadiran investor besar yang sudah ada, yang disepakati bersama sebelumnya, selama kunjungan tersebut dapat menciptakan rasa nyaman yang kuat.

Pedoman Kunjungan Lapangan Sebelum Kunjungan Lapangan 1. Menugaskan account manager utama untuk perusahaan dan program kunjungan lapangan.Setelah menerima konfirmasi bahwa investor akan datang dalam rangka kunjungan lapangan, tentukan manajer proyek mana yang akan bertanggung jawab atas program kunjungan tersebut. Manajer proyek ini akan menjadi narahubung tunggal bagi calon investor dan harus merencanakan kunjungan lapangan sesuai kebutuhan spesifik calon investor. Jika perlu, mereka harus menghubungi investor dengan menga-jukan pertanyaan tambahan, dan harus siap dihubungi 24 jam sehari selama kunjungan.

Seorang manajer proyek harus bertindak sebagai satu-satunya narahubung bagi investor sepanjang masa kunjungan. Dengan demikian, manajer proyek memerlukan keahlian tertentu agar dapat menjalankan peran ini dengan sukses, termasuk pengalaman penjualan tingkat eksekutif. (Lihat Tabel 2.)

Tabel 2

PROFIL MANAJER PROYEK

Jabatan Peran Keterampilan

Manajer Proyek • Menangani pertanyaan investor, fasilitasi, dan kunjungan lapangan

• Menargetkan calon investor baru secara aktif

• Memiliki pengalaman di industri terkait, kemampuan membangun hubungan dengan investor, sikap proaktif serta keyakinan pasti bisa

• Pengalaman bekerja di perusahaan asing merupakan nilai plus yang sangat mendukung

• Idealnya mampu berbicara bahasa Inggris bisnis secara lancar


2. Memahami proyek.Penting bagi Anda untuk memiliki informasi rinci tentang proyek investor sebelum merencanakan kun-jungan lapangan. Sebuah daftar periksa harus disusun dan mencakup jawaban atas pertanyaan berikut ini:

• Apa saja kebutuhan lapangan?

• Apa saja kebutuhan pabrik?

• Apakah ada kebutuhan lain (kantor, pergudangan, laboratorium, dll.)?

• Berapa banyak orang yang akan dipekerjakan?

• Apa saja fungsi berbagai macam pekerjaan dan kebutuhan sumber daya manusianya?

• Apa saja kebutuhan utilitas (listrik, gas, air)?


• Apa saja kebutuhan logistik (truk, kereta api, pelabuhan, akses bandara, dll.)?

• Apakah ada kebutuhan akan pemasok? (jenis pemasok, jarak dari lapangan, dll.)?

• Apakah ada kebutuhan konsumen (pasar konsumen, jarak dari lapangan, dll.)?

• Kapan investasi direncanakan?

• Berapa kerangka waktu keseluruhan untuk proses konstruksi?

Tabel 3 mencantumkan informasi lapangan dan properti terkait yang harus dikumpulkan.

Tabel 3Contoh Rincian Informasi Lapangan dan Properti

Karakteristik Lokasi

• Dekat dengan jalan raya utama

• Dekat dengan pelanggan dan pemasok

• Jarak yang relatif dekat dengan bandara untuk akses pengunjung bisnis

• Biaya energi yang masuk akal (listrik dan gas)

• Jauh dari pabrik yang menghasilkan tingkat polusi tinggi

• Tidak dekat dengan pabrik pesaing langsung

• Ketersediaan tenaga kerja yang cenderung cakap mengoperasikan peralatan mekanis

Karakteristik Lapangan

• Tata letak harus berkonfigurasi "U" atau "I" untuk aliran material yang efisien

• Proyek brownfield lebih disukai

• Akses truk ke lapangan mudah

• Luas sekitar 1,1–1,3 hektar

• Ukuran fasilitas produksi minimal 1.200 m2

• Ukuran fasilitas gudang minimal 5.000 m2

• Ukuran ruang kantor minimal 800 m2

Karakteristik Pabrik

• Tingginya langit-langit minimal 6–7 m untuk produksi

• Setidaknya tiga dok truk, diharapkan lebih

• 380 V, daya tiga fasa 50 cps tersedia dan dapat diandalkan—setidaknya 3.000 KW

• Drainase yang bagus

• Tidak ada peraturan yang melarang tangki dan silo di luar ruangan


Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin baik Anda dapat mempersiapkan kunjungan lapangan dan semakin besar peluang suksesnya. Investor juga dapat mengemukakan masalah atau persoalan yang perlu ditangani. Sebagai contoh:

• Apakah ada cukup banyak insinyur kimia (atau spesialis) untuk dipekerjakan dalam proyek yang diusulkan ini?

• Perizinan apa yang saya butuhkan untuk pabrik ini dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk mendapatkannya?

• Insentif apa yang tersedia dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan?

• Apakah saya perlu melakukan penilaian lingkungan untuk proposal manufaktur ini?

• Bagaimana saya mendapatkan akses ke utilitas dan siapa yang akan menyediakannya?

• Dapatkah saya membangun tangki gas 1.000 m3 di lokasi saya?


Pahami pertanyaan dan buat agenda untuk membahas masing-masing satu per satu. Libatkan investor, ahli keuangan, pajak, dan hukum yang ada, pakar properti, serta pakar bidang terkait lainnya untuk meng-atasi masalah ini.

3. Siapkan rencana perjalanan dan mintalah investor menyetujuinya.Sangat penting bahwa Anda mempersiapkan dengan cermat dan mengumpulkan informasi sebanyak mungkin, termasuk:

• Tanggal berapa investor ingin berkunjung?

• Apa tujuan utama kunjungan mereka?

• Organisasi mana yang ingin mereka temui?

• Apakah mereka memiliki pertemuan lain, atau dapatkah mereka mendedikasikan seluruh waktunya untuk kunjungan lapangan ini?

• Apakah mereka menginginkan kita mengatur hotel, penjemputan di bandara, dll., dan jenis hotel apa yang mereka sukai?

• Informasi delegasi—nama, jabatan, tanggung jawab?

• Apakah investor sudah memiliki perwakilan di dalam negeri?

• Apakah ada konsultan pemilihan lokasi di kelompok tersebut? Teliti latar belakang mereka.

• Identifikasi kebiasaan pribadi anggota delegasi—apakah ada kebutuhan atau masalah dengan menu makanan, minuman beralkohol, dll.?

• Adakah implikasi keagamaan, hari libur, dll.?

• Akankah delegasi akan tinggal dalam waktunya sendiri? Jika ya, rekomendasikan kegiatan sosial.

• Apakah tim investor yang berkunjung memiliki urusan bisnis lain yang harus ditangani selama kunjungan mereka?

• Apakah ada kebutuhan bahasa/penerjemah?

• Bagaimana kerangka waktu mereka dalam mengambil keputusan berinvestasi?

“Anda adalah tuan rumah mereka dan mereka menganggap Anda selalu siap bagi mereka selama masa kunjungan mereka .”(Investment Consulting Associates)

Berikut ini adalah contoh rencana perjalanan satu hari:20:30 Penjemputan dari bandara oleh manajer proyek. Mengantarkan ke hotel. Percakapan infor-

mal, memberikan jadwal perjalanan untuk esok hari, dan membangun hubungan baik dengan investor.

09:00–09:15 Penjemputan dari hotel oleh manajer proyek. Perjalanan ke pertemuan pertama.09:30–10:30 Mengunjungi agen rekrutmen utama.10:30–12:00 Kunjungan ke perusahaan besar di kota tersebut yang bergerak di sektor yang sama dan

berasal dari negara yang sama.12:00–13:30 Makan siang di tempat yang kondusif untuk bisnis. Pejabat senior dari kota tersebut hadir.13:30–15:00 Kunjungan ke universitas setempat.15:00–17:00 Kunjungan ke dua kompleks perkantoran untuk melihat ruang kantor yang sesuai.17:00–17:30 Kembali ke hotel.19:00–21:00 Makan malam dengan manajer proyek dan kepala agen.09:00–09:15 Penjemputan dari hotel oleh manajer proyek. Perjalanan ke kantor IPA.09:30–11:00 Pertemuan di kantor IPA, dengan kehadiran ahli insentif, jika ada insentif yang ditawarkan.

Kepala agen hadir. Diskusikan opini investor, langkah selanjutnya.11:00–12:00 Perjalanan ke bandara bersama manajer proyek.


4. Memastikan urusan logistik dan memberi arahan pada pemangku kepentingan.Periksa waktu perjalanan untuk seluruh pertemuan dengan investor dan memastikan perjalanan tersebut berjalan seefektif dan seefisien mungkin dengan moda transportasi berkualitas tinggi yang dapat diandal-kan. Pastikan perusahaan transportasi diberi arahan tentang lokasi setiap pertemuan, kerangka waktu, dan arti penting investor yang bersangkutan.

Identifikasi pemangku kepentingan utama yang terlibat, termasuk individu yang akan dikunjungi maupun pejabat lain yang bergabung dalam pertemuan, dan memastikan mereka sepenuhnya diberi arahan ten-tang perusahaan, pentingnya memastikan proyek investasi tersebut bisa diperoleh, dan bagaimana per-temuan investor dapat ditangani dengan baik. Anda mungkin perlu memberi penjelasan singkat tentang investor dan menyiapkan surat undangan. Bagi investor VIP, IPA dapat menginformasikan bagian imigrasi untuk menjamin agar mereka bisa masuk dengan lancar tanpa hambatan.

Kirimkan pengingat kepada semua pihak yang hendak ditemui dan menghadiri pertemuan dengan inves-tor sehari sebelum kunjungan untuk memastikan mereka siap dan tepat waktu. Bagi orang penting atau sibuk, kirimkan pengingat beberapa hari sebelumnya.

Pastikan investor memiliki waktu untuk memeriksa dan menyetujui rencana perjalanan.

Selama Kunjungan Lapangan 1. “Gandeng” delegasi investor selama kunjungan.Bagi investor yang baru pertama kali mengikuti kunjungan lapangan, mungkin ada kesulitan dalam mema-hami nuansa di kalangan pemerintahan, tata administrasi, atau budaya suatu negara. Hambatan bahasa juga tidak boleh disepelekan. Tetap terbuka dan fleksibel untuk menghadapi perilaku tak terduga atau tak diperkirakan sebelumnya. "Menggandeng" investor merupakan fungsi kunci dari manajer proyek.

2. Tunjukkan kualitas hidup di lokasi.Setiap investor juga akan mengevaluasi kualitas hidup di suatu lokasi sebagai bagian dari proses, karena terbuka kemungkinan mereka akan mengirimkan eksekutif beserta keluarga untuk tinggal di sana. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan tentang persoalan keamanan, pendidikan, perumahan, pera-watan medis, dan bagaimana mereka bisa membawa binatang peliharaan kesayangan keluarga.

Lakukan tur untuk mengelilingi pusat kebudayaan dan rekreasi jika ada waktu. Atur waktu luang dan jamu mereka dengan makanan tradisional di restoran yang otentik. Campurkan bisnis dengan kesenangan, jika memungkinkan: Tunjukkan pada mereka bahwa ini akan menjadi lokasi yang menyenangkan dan menarik untuk kegiatan operasional. Pertimbangkan untuk memberi hadiah unik yang melambangkan kebudayaan Anda pada tim yang ditunjuk investor untuk melakukan kunjungan lapangan.

Setelah Kunjungan Lapangan 1. Lakukan tindak lanjut dalam waktu lima hari kerja.Setelah kunjungan lapangan, poin-poin utama untuk tindakan yang harus diambil meliputi:

• surat tindak lanjut yang mengungkapkan terima kasih kepada investor atas minat yang ditunjukkan dan memberikan informasi lebih lanjut;

• laporan yang memuat ringkasan kunjungan, dan mencakup informasi tambahan serta materi yang dibutuhkan, dan daftar narahubung yang telah ditemui investor;

• pengingat kepada investor tentang hal yang perlu dilakukan untuk berinvestasi, dilengkapi informasi tentang cara membuka bisnis mereka. Informasi ini harus mencakup penetapan lini masa terkait hal apa yang harus terjadi pada saat tertentu.

Tindak lanjut ini harus dilakukan dalam waktu lima hari kerja sejak kunjungan lapangan, lebih cepat lebih baik.


2. Lakukan tindak lanjut secara terus-menerus.IPA harus memberikan penjelasan kepada investor mengenai langkah-langkah yang telah diambil sejak saat kunjungan tersebut untuk menunjukkan bahwa pihaknya siap mewujudkan investasi.

IPA harus mengambil langkah tindak lanjut dengan narahubung yang telah ditunjuk perusahaan untuk menjaga kelangsungan hubungan dan membantu mendorong investor dalam menuju keputusan berin-vestasi. Hal ini harus mencakup:

• panggilan telepon kepada investor demi kepantasan satu minggu setelah kunjungan lapangan;

• penambahan item tindakan ke CRM;

• tindak lanjut lebih jauh, dengan mengacu pada panduan di Bagian 2.4 di atas.


MOU dan Memastikan Diperolehnya Investasi Tantangan dalam Memperoleh Investasi Menarik investasi FDI sama sekali bukan hal mudah, dan membutuhkan pendekatan serta strategi jangka panjang dan berkelanjutan. Bagan 8 menunjukkan kegiatan khas dan upaya yang diperlukan untuk menja-min 10 keberhasilan dalam mendapatkan investasi. Bagan itu menunjukkan bahwa untuk IPA pada umum-nya, mewujudkan 10 proyek investasi baru memerlukan 10.000 perusahaan yang disasar, 1.000 pertemuan investor, 100 kunjungan lapangan, dan 20 pengajuan investasi. Dan keseluruhan proses ini memakan waktu—biasanya rata-rata 2–3 tahun.

Tantangan yang dihadapi dalam mempromosikan investasi membuat sangat penting bagi IPA untuk mena-ngani pertanyaan investor seefektif mungkin dan meningkatkan rasio konversi dari pertanyaan investor menjadi MOU serta proyek yang dikonfirmasi dan direalisasikan.

Meningkatkan rasio konversi investasi bermuara pada pertemuan, dan tingkat kunjungan lapangan yang naik dari 10% (lihat Ekshibit 8) sampai level praktik terbaik 20% akan menambah investasi baru dari 10 men-jadi 40. Selain itu, meningkatnya rasio konversi kunjungan lapangan menjadi pengajuan investasi dari 20% menjadi 50% akan meningkatkan jumlah investasi baru menjadi 100. Itu adalah rasio konversi yang disasar oleh IPA terbaik di dunia.

“implementasi praktik terbaik dalam menangani pertanyaan investor dapat memperbesar volume FDi yang berhasil diperoleh melalui peningkatan rasio konversi hingga mencapai level tolok ukur 20% .”(WAVTEQ)

EKSHIBIT 8: PIRAMIDA TARGET INVESTASI—RASIO KONVERSI UMUM UNTUK IPA DI NEGARA BERKEMBANG

Tujuan 1.000 pekerjaan/$100 juta

10 Investasi Baru

18 Persetujuan

20 Pengajuan

100 Kunjungan Lapangan

1.000 Pertemuan

10.000 Prospek

Tujuan Penciptaan Lapangan Kerja

Jumlah Investasi

Jumlah Persetujuan Proyek

Jumlah Pengajuan Proyek

Jumlah Kunjungan Lapangan

Jumlah Pertemuan/Presentasi

Jumlah Narahubung Investor

Memerlukan

Memerlukan

Memerlukan

Memerlukan

Memerlukan

Investasi

PersetujuanInvestasi

PengajuanInvestasi

Kunjungan Lapangan

Pertemuan Pribadi dengan Calon Investor

Prospek Investasi dari Kegiatan Promosi

Sumber: WAVTEQ, menurut The Services Group.


Pedoman untuk Memperoleh Kesepakatan MOU dan FDI 1. Memperjelas kepemilikan atas pertanyaan yang diajukan. Ketika menangani pertanyaan, IPA harus menunjuk narahubung akun atau manajer proyek untuk setiap pertanyaan serius yang menyangkut investasi atau potensi proyek. Hal ini akan memudahkan kepemim-pinan dan koordinasi yang jelas. Narahubung bertindak sebagai titik pusat kontak bagi investor.

Disamping mengembangkan rasa hormat secara profesional dan hubungan pribadi dengan investor, manajer proyek memerlukan kontak yang baik dengan instansi pemerintahan dan konsultan dari sektor swasta untuk memfasilitasi proyek tersebut.

2. Memahami persyaratan investor.Memastikan diperolehnya sebuah proyek memerlukan pemahaman menyeluruh dan akurat tentang per-syaratan lokasi investor. Penting pada tahap ini untuk mendapatkan kepercayaan dari perusahaan, dan manajer proyek harus mendapatkan konfirmasi dari perusahaan tentang informasi apa yang harus tetap dirahasiakan dan kepada siapa.

Pada kebanyakan kasus, kerahasiaan keputusan investasi perusahaan dijaga, dan hubungan pribadi dapat membantu mengungkapkan kemungkinan rencana investasi. Manajer proyek IPA harus membangun hubungan pribadi dengan eksekutif kunci, memperbarui informasi secara teratur, dan memanfaatkan media sosial untuk tetap berhubungan. Manajer harus mendengarkan dengan seksama, bertindak secara konsekuen, dan menepati janjinya.

3. Memberikan informasi yang dibutuhkan.Tergantung seberapa besar dan rumitnya investasi, investor dapat meminta informasi yang mencakup lokasi dan ketersediaan properti, kualitas pemasok lokal, jumlah lulusan dari disiplin ilmu tertentu, infra-struktur transportasi dan komunikasi, sumber daya energi dan harga, biaya tenaga kerja, ketersediaan tenaga kerja, biaya rekrutmen, serta informasi yang bersifat insentif.

Informasi akurat harus disertakan dalam format yang disajikan dengan baik sesegera mungkin. Sering kali ini tergantung pada kualitas hubungan antara organisasi yang mempromosikan investasi dan pemangku kepentingan lain, terutama berbagai instansi di tingkat daerah.

4. Mengatur kunjungan lapangan.Investor cenderung melakukan satu kali kunjungan, atau lebih, ke lokasi yang diusulkan, dan sangat penting bahwa agen atau departemen yang bertugas mempromosikan investasi memfasilitasi proses ini bersama pihak terkait utama lainnya. Disamping penyediaan informasi, investor akan melihat lokasi yang potensial untuk investasi. Profesionalisme agen dalam mempersiapkan jadwal perjalanan dan mengoordinasikan kunjungan bisa memiliki arti sangat penting dalam memperoleh investasi.

5. Menentukan paket penawaran.Lokasi investasi yang sukses adalah yang mengembangkan paket insentif dan jasa siap pakai sehingga dapat memberikan respons cepat terhadap pertanyaan yang diajukan dan juga memenuhi inisiatif sektor.

Informasi bermutu tinggi dan sesuai yang secara efektif dan ringkas menjawab semua pertanyaan dan persyaratan khusus proyek harus disajikan kepada investor. Setiap argumen unik atau berbeda sebagai alasan berinvestasi juga dapat diuraikan, dan foto-foto berkualitas tinggi dari lokasi atau bangunan serta peta lokasi bisa disiapkan.


Kendati tidak ingin menggunakan uang dari pembayar pajak untuk insentif yang tak perlu, pemerintah sebenarnya ingin mencapai kesepakatan dengan investor. Agar kesepakatan itu terwujud, disarankan agar IPA:

• membuat paket manfaat insentifnya setransparan dan sesederhana mungkin. Investor tidak menyukai kompleksitas dan ketidakpastian;

• menekankan insentif lunak nonkeuangan, yang bisa berarti sangat penting bagi investor. Waktu adalah uang, sehingga kemampuan untuk melaksanakan proyek dengan cepat dan tidak rumit bisa jadi lebih berharga dibanding insentif finansial dan juga menawarkan keunggulan yang menjadi faktor kunci dibanding lokasi saingan (layanan satu atap adalah contoh utama insentif lunak);

• menunjukkan komitmen tertinggi pada perusahaan, termasuk dengan melibatkan menteri (yang telah diberi pengarahan penuh). Semakin besar komitmen yang ditunjukkan pemerintah dalam semua tahapan negosiasi, semakin besar kemungkinan kesepakatan itu akan terwujud;

• menunjukkan kepada investor manfaat berinvestasi di lokasi tersebut, tidak hanya dalam hal insentif tetapi juga keuntungan mendasar untuk proyek dibandingkan dengan pesaing. Bahkan jika insentif finansialnya lebih rendah, kualitas lokasi, insentif lunak, dan kemampuan untuk segera menjalankan proyek dalam banyak kasus akan menjamin perolehan investasi. Untuk mewujudkan hal itu, IPA harus memiliki akses terhadap penetapan tolok ukur lokasi dan model keuangan sehingga dapat memahami seluruh kekuatan dan kelemahannya serta bagaimana insentifnya akan berpengaruh pada profitabilitas proyek dibanding bila berinvestasi di lokasi lain yang menjadi saingan. Lihat kotak teks "Studi Kasus: Perusahaan Manufaktur Besar" sebagai contoh tentang bagaimana insentif memengaruhi profitabilitas sebuah perusahaan manufaktur besar yang mempertimbangkan investasi di Irlandia, Wales, Hungaria, dan Kanada.


Studi Kasus: Perusahaan Manufaktur Besar

Asumsi

• Tidak ada perolehan produk atau teknologi proses yang canggih

• Tidak ada biaya pelatihan

• Biaya litbang mencapai 20% dari FIA

Perusahaan dalam angka (€):

• Penjualan 29.747.223

• Belanja modal

– Lokasi 1.425.388

– Gedung 5.205.764

– Peralatan 16.360.973

– Utilitas 3.934.566

• Belanja operasional (Wales)

– Bahan baku 9.419.954

– Tenaga kerja 1.308.746

– Listrik 619.694

– Air 233.953

– Gas 294.418

– Limbah 452.290

– Transportasi 1.766.985

– Pajak properti 178.669

Nilai Bersih Sekarang (€)

IRLANDIA WALES HUNGARIA KANADA

Tanpa insentif 33.733.101 22.663.883 32.858.554 24.206.441

Dengan insentif 41.966.867 30.103.256 52.356.193 38.041.357

Tingkat pertumbuhandalam %

24% 33% 59% 57%

Hibah yang memenuhi syarat

Irlandia

• Hibah modal (15–30%)

• Hibah litbang (50%)

Wales

• Insentif umum

– Hanya untuk usaha kecil atau UKM

– Insentif pajak terlalu kecil untuk dapat membuat perbedaan

• Insentif wilayah

– Hibah modal (30%)

– Hibah litbang (50%)

Hungaria

• Subsidi tunai (50%)

• Insentif litbang (% biaya upah)

• Penyisihan pajak pembangunan (20% = > 10%)

Kanada

• Hibah modal (lokasi = C$1)

• Insentif litbang (manfaat pajak sebesar 15% dan 20%)

• Hibah pajak (27,12% = > 11,06%)


6. Membuka pusat layanan satu atap.Sebagian besar instansi yang mempromosikan investasi menawarkan semacam layanan satu atap untuk memfasilitasi investasi.

Kisaran layanan yang ditawarkan bisa mencakup konsultasi, memperlancar pengajuan dan pemrosesan izin, penyaringan atau evaluasi proyek, dan membuka peluang untuk negosiasi insentif dan memberikan persetujuannya. Kecepatan dan biaya untuk mendapatkan izin pasca-persetujuan, lisensi, dan izin peren-canaan sering kali sangat penting bagi investor. Profesionalisme instansi yang mempromosikan investasi, dan kaitan serta pengaruhnya dengan kementerian dan pemangku kepentingan lain, merupakan kunci untuk fasilitasi yang cepat dan efisien. Fasilitasi bisa memakan waktu berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun, namun selama proses itu berjalan penting bagi manajer proyek untuk mem-bina hubungan dengan investor.

Menangani pertanyaan investor sangat penting untuk kesuksesan dalam menarik investasi ke dalam negeri. IPA yang paling sukses menargetkan rasio konversi 50% dari prospek berkualitas tinggi menjadi realisasi investasi. Sebagian besar instansi mencatat pencapaian mendekati 10%. BKPM harus bertujuan untuk mencapai rasio konversi patokan industri, yaitu 20%. Ini hanya bisa dicapai melalui penanganan ber-kualitas tinggi terhadap berbagai pertanyaan yang diajukan.

indeks Profitabilitas:

Tanpa vs. Dengan Insentif Tingkat pertumbuhan dalam %

6,00

5,00

4,00

3,00

2,00

1,00

0

150%

120%

90%

60%

30%

0%Irlandia Wales Hungaria Kanada Irlandia Wales Hungaria Kanada

IRLANDIA WALES HUNGARIA KANADA

Tanpa insentif 2,30 1,88 2,27 1,94

Dengan insentif 3,46 2,76 5,05 2,66

Tingkat pertumbuhan dalam %

50% 47% 123% 38%

Sumber: PriceWaterhouseCoopers, Incentives Analysis for Promoting Regional Developments (London: PwC, 2008).

Dengan Insentif Tanpa Insentif


CANADA–INDONESIA TRADE AND PRIVATE SECTOR ASSISTANCE PROJECTTPSA

Canada Centre, World Trade Centre 5, LT. 15Jl. Jend. Sudirman Kav 29-31 Jakarta 12190, IndonesiaT: +62-21-5296-0376, atau 5296-0389f: +62-21-5296-0385e: [email protected]

TPSAPROJECT.COM

Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor · Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor...

Documents

Transcript of Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor · Pedoman Penanganan Pertanyaan dari Investor...