PERALATAN KANTOR

A. PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.

Perlengkapan kantor dapat dibedakan dalam dua jenis, yaitu barang bergerak dan barang tidak bergerak.

1. Barang Bergerak, terdapat dua jenis barang bergerak, yaitu :a. Barang habis pakai

Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakansatu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsb.

b. Barang tidak habis pakaiYaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.

2. Barang Tidak Bergerak, misalnya tanah, gedung, dsb.

B. JENIS-JENIS dan ISTILAH-ISTILAH PERALATAN KANTOR

1. Bekal Kantor (Office Supplies)Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya : kertas, tinta, karbon, dll.

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.Macam-macam mesin kantor antara lain : Mesin tik (type writer) Mesin dikte (dictating machine) Mesin hitung (calculating machine) Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment) Mesin pengganda dokumen (duplicator/copier)

Mesin komunikasi (communication equipment)Mesin komunikasi disebut juga sebagai pesawat kantor, yang membantu kegiatan komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi di antaranya : intercom, telepon, handphone, switchboard, loudspeaker, dictaphone, teleks, facsimile.

Alat Bantu Peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contohnya :Tape recorder, VCD/DVD player, radio, televisi, slide projector, film, over head projector (OHP), projector LCD, white board, dll.

3. Peralatan Kantor (Office Appliances)Adalah segenap alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor :

Bak Surat (desk tray) Kalender Meja (desk calendar) Penggaris (ruler) Pena (pens) Tempat Pena (pens holder) Pensil (pencil) Penghapus pensil (eraser) Kertas isap (blotter) Gunting Stapler Bak untuk jepitan kertas Bak untuk jarum Bak untuk karet gelang Jepitan kertas (binder) Cap tanggalan (band dater)

Bantalan cap (stamp pad)

4. Perabot Kantor (Office Furniture)Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.Macam-macam perabot kantor yang utama :

Meja tulis, meja mesin tik, meja komputer Kursi Lemari yang dapat dikunci Rak buku/arsip Box

Meja kantor dapat dibedakan berdasarkan ukuran dan fungsinya sbb :

a. Meja besar atau meja biro, yaitu meja yang mempunyai ukuran sbb :- Panjang 121,5 cm- 130 cm- Lebar 70 – 80 cm

- Tinggi 74 cmMeja ini biasa digunakan oleh direktur.

b. Meja sedang atau meja setengah biro- Panjang 96,5 cm- Lebar 71 cm- Tinggi 71 cmMeja ini biasa digunakan oleh Kepala Bagian.

c. Meja biasa, yaitu meja yang dipakai oleh pegawai biasa, dengan ukuran :- Panjang 120 cm- Lebar 70-72 cm- Tinggi 75 cm

d. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out. Meja mesin tik tingginya lebih rendah dari meja biasa, kurang lebih 62 cm.

e. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan.

Persyaratan kursi yang baik :a. Kursi dapat diatur tinggi randahnya sehingga cocok bagi pemakai.b. Kursi dibuat secara kokohc. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orangd. Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung

pemakainya.

Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi rendahnya termasuk kursi yang baik dan paling enak dipakai untuk berbagai pekerjaan kantor. Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak membaca, sebaiknya kursi kerjanya berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih.

5. Perabot Kantor Tempelan (Office Fixture)Adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya : lemari, rak yang menempel di dinding.

6. Hiasan Kantor (Office Ornament)

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan dalam kantor. Misalnya lukisan, gambar-gambar, bunga, lampu hias, dll.

PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

1. Pengertian pengadaan perlengkapan kantor

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatanb. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukanc. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi

rencana tahunan.d. Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:e. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalanf. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakang. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun

rencana tahunan.

2. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudangb. Petugas memeriksa persediaan barang digudangc. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan

menyesuaikan dana yang tersedia.d. Meminta persetujuan kepada pimpinane. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelianf. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.g. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan

buku penerimaan barangh. Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.

3. Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakaiInventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk meperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja

sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

a. Buku induk barang inventarisAdalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama : ……………………..Alamat : ……………………..

No.Urut

TanggalPembukuan

KodeBaran

gNama

Barang

Ket.Barang (merk, ukuran

dsb)

Jumlah

Nama Satuan

Tahun Pembuatan

Asal Barang

Kelengkapan dokumen

dan tanggal penyerahan

barang

Keadaan

BarangHarga Ket.

b. Buku golongan barang inventarisAdalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai)

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama : ……………………..Alamat : ……………………..Golongan Barang : ……………………..Kode Barang : ……………………..

No.Urut

No. Urut Buku Induk

Kode Barang

Nama Barang

Ket. Barang(Merk, Nomor, Ukuran)

Jumlah Nama Satuan

Tahun Pembuatan

Keadaan

BarangHarga Lokasi Ket.

c. Buku catatan barang non inventarisadalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama : ……………………..Alamat : ……………………..

No.Urut

Nama Barang

No. Kartu Stoc

k

Ket. Barang(Merk, Nomor, Ukuran)

Jumlah

Nama Satuan

Tahun Pembuatan

Asal Barang

Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan

dokumen

Keadaan barang

HargaKet.

Satuan Jumlah

C) Menggunakan Peralatan Kantor1. Stop map (folder)

Adalah alat berukuran folio yang dipergunakan untuk menyimpansurat-surat, naskah, atau catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara. Stop map mempunyai lipatan ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen.

2. Sneelhecter mapAdalah map dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-suratatau warkat yang telah diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan alat pelubang kertas yaitu perforator.

3. OrdnerAlat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah diproses. Alat ini hampir sama dengan sneelhecter map dengan daya tampung yang lebih banyak.

4. Letter OpenerMerupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor yang menerima surat ± 1000 buah setiap harinya.

5. Numbering machine ( Mesin pemberi nomor)Merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk memberi nomor, baik pada surat maupun pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.

6. Paper clip (jepitan kertas)Merupakan alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

7. Staples remover (pengungkit staples)Alat yang digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan warkat sehingga terlepas lagi menjadi lembaran.

8. Nietjes atau staples

Alat yang berupa kawat yang dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukan pada stapler atau hecht machine.

9. Stapler (Hect machine)adalah alat yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar rapid an tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu lembar.

10. Spindle file (tancapan warkat)Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas sehingga dapat berdiri dan diletakan di atas meja.

11. Cap tanggal (stamping date)Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal dari suatu hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.

12. NCR paper (No Carbon Required paper)Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila terkena tekanan, sehingga dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon.

13. Perforator (pelubang kertas)Perforator disebut juga Punched Card Machine merupakan alat yang digunakan untuk melubangi kertas sehingga mudah disimpan dalam sneelhecter map.Cara menggunakan perforator:a. Lipat kertas yang akan dilubangi, pada bagian tengah sisi kiri untuk mendapatkan titik

tengah dan rapikan kertas.b. Masukan kertas pada perforator, dan paskan pada petunjuk alat yang menunjukan garis

tengah, sampai tepi kertas menyentuh batas kertas pada perforator.c. Tekan perforator sampai berlubang.

14. KomputerSecara umum computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

a. Hardware (perangkat keras)§ CPU

Merupakan otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk, VGA card, sound card yang tersusun di atas sebuah motherboard.

§ MonitorAdalah layar sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.

§ Keyboard (papan tuts)Yaitu bagian computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang berfungsi untuk in put data ke CPU.

§ MouseDigunakan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan meilih obyek.Peralatan pelengkap computer dalam hal ini hardware:

§ CD/DVD ROM DriveAlat yang digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan melihat pada monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan kabel yang terhubung dengan komputer.

§ CD/DVD Adalah sebuah pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada walnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca dan tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan CD/DVD-RW.

§ USB Flash DriveSering disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih awet dan lebih banyak menyimpan data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya karena ukuranny yang kecil sehingga flash disk mudah jatuh, hilang atau tercecer.

b. Software (perangkat lunak)Software diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang biasanya digunakan computer dengan system windows:

§ Microsoft word (pengolah kata)Suatu program atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit naskah, membuat table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi.

§ Microsoft Excel (pengolah angka)Program ini digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan atau berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.

§ Microsoft Access (pengolah data)Program ini digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.

§ Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD Projector.

c. Brainware Adalah personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.

15. PrinterPrinter adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik di atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:a. Dot matriks printer

Sistem kerja printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin ketik.Printer dot matriks masih banyak digunakan karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan system impact hasil ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu dot matriks juga dapat digunakan untuk kertas bersambung (continous paper) maupun untuk kertas khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah dot matriks menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak grafik, maupun foto serta lambat dalam mencetak.b. Ink Jet Printer

System kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya lebih halus dan detail. Printer ink jet dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge. Kekurangannya adalah adalah rentan air, oleh karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu sebelum digunakan. Hasil cetakan tinta refill juga kulitas cetaknya jauh dibawah tinta asli.c. Laser printer

Printer ini mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro magnetic seperti pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya karena sebuah cartridge toner bisa menghasilkan ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi, sampai ratusan halaman per menit, dan hasilnya amat tajam.

16. Mesin Tik ManualMesin tik dikenal ada 3 model yaitu:a. Mesin tik standar

Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran mulai dari 13” sampai dengan 27”.b. Mesin tik semi standar

Mesi tik berukuran gandaran 13” dilengkapi tabulator penuh.c. Mesin tik portable

Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran antara 9,5” hingga 10”. Mesin ini praktis karena dapat di bawa kemana-mana.

17. Mesin Tik ElektrikAdalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan tenaga listrik. Cara bekerjanya hampir sama dengan mesin tik manual, hanya saja tulisan yang akan kita ketik dapat disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila sudah yakin untuk dicetak tinggal tekan tombol enter.

18. Mesin fotokopiAdalah alat yang untuk menggandakan dokumen yang juga bisa memperbesar dan memperkecil ukuran dari yang asli. Mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang mendekati aslinya tetapi berwarna hitam dan putih.

19. Mesin penghancur dokumen/kertasMesin ini digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lainCara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:a. Siapkan kertas yang akan dihancurkan, tetapi terlebih dahulu hilangkan paper clip atau staples

yang ada pada kertasb. Nyalakan mesin dnegan menekan tombol on.c. Masukan kertas yang akan dihancurkan.d. Jika sudah selesai tekan tombol off, dan ambil potongan kertas dari kotak untuk dibuang.

20. Mesin stensilAdalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master yang disebut dengan stensil sheet.

21. Overhead Projector (OHP)Merupakan media komunikasi visual yang dipegunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparency film yang diletakan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.Transparancy film adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik

22. LCD ProjectorAlat yang digunakan untuk memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari computer ke layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital oleh karena itu alat ini harus dihubungkan dengan alat digital seperti kamera, computer, laptop.Cara pengoperasian LCD Projector:a. Pasang layar putih di depan LCDb. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA in pada prroyektor LCD lalu hubungkan

ujung lainnya dengan konektor VGA computer.c. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor LCD dan ujung lainnya

dengan sumber listrik.d. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor LCD terlebih dahulu daru nyalakan computer.e. Sesuaikan posisi fokus dan zoom.

23. Mesin scannerMerupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dll. Hasil pemindaian akan ditransfer ke computer sebagai data digital. Komputer juga harus diinstall dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan. Cara penggunaan scanner:a. Scanner dihubungkan ke computer dan nyalakan tombol kontak.b. Buka aplikasi scanner yang ada di computerc. Buka tutup scanner lalu masukkan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan

menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di computer secara otomatis menscan data tersebut dan menaruhnya di dalam computer.

24. Mesin BindingMerupakan mesin yang digunakan untuk menjilid buku atau laporan dengan menggunakan kawat penguat yang berbentuk spiral atau plastic yang berbentuk spiral. Penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm, tergantung pula pada besar atau kecilnya kawat/plastic spiral yang digunakan.

25. Mesin absensiMerupakan mesin yang digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan dapat dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan). Ada 3 jenis mesin absensi semacam ini, yaitu:a. Yang menggunakan kartu absensi

Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukan waktu pada saat itu.

b. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetic (biasanya terdapat di samping atau di atas mesin)c. Dan yang menggunakan pengenal sidik jari

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat untuk men-scan sidik jari.

26. FacsimileMerupakan mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan system komunikasi sambungan kabel.

Cara penggunaan facsimile:Mengirim facsimile:a. Letakan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya.b. Memasukan nomor yang dituju dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau

memasukan secara manual.c. Setelah itu tekan tombol start.Menerima facsimile:a. Angkat gagang teleponb. Tekan start jika terdengar bunyi facsimile (bunyi beep)c. Ketika muncul tulisan receive pada layar telepon, letakan gagang telepon.

30. Multi Function Device (MFD)Mesin ini disebut juga All In One (AiO) yaitu mesin yang memiliki beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus, diantaranya fungsi print, facsimile, scan dan fotokopi serta telepon. Sebagian MFD bahkan berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.

PERAWATAN PERALATAN KANTOR

Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:a. Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksib. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-

lain.c. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.d. Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudange. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.f. Pemakaian yang kasarg. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuanh. Kehilangan atas alat-alat kecili. Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannyaj. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh operatork. Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesinl. Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaianm. Penghapusan barang sebelum waktunya.

TATA RUANG KANTOR

Pengertian tata ruang kantor

Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958 “office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in ordet to improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).

Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata ruang kantor.

Tujuan tata ruang kantor

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan. Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.

3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya, sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.

5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.

6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

Azas tata ruang kantorMenurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar

meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerjaAsas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruanganMaksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerjaAsas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Jenis-jenis tata ruang kantorAda 4 macam tata ruang kantor yang sering digunakan di kantor yaitu:

Tata ruang kantor berkamar (cubicle type office)

cubycal type office

Tata ruang kantor terbuka (open plan office)

open plan office

Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)

Landscape Office

Tata ruang kantor gabungan.