PANDUAN KOMUNIKASI EFEKTIF

BAB I

DEFINISI

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan proses kompleks yang melibatkan perilaku dan

memungkinkan individu untuk berhubungan dengan orang lain dan dunia

sekitarnya. Komunikasi juga merupakan suatu seni untuk dapat menyusun dan

menghantarkan suatu pesan dengan cara yang mudah sehingga orang lain

dapat mengerti dan menerima maksud dan tujuan pemberi pesan.

Komunikasi di lingkungan rumah sakit diyakini sebagai modal utama

untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang akan ditawarkan kepada

konsumennya. Konsumen dalam hal ini juga menyangkut dua sisi yaitu

konsumen internal dan konsumen eksternal. Konsumen internal melibatkan

unsur hubungan antar individu yang bekerja di rumah sakit, baik hubungan

secara horisontal ataupun hubungan secara vertikal. Hubungan yang terjalin

antar tim multidisplin termasuk keperawatan, unsur penunjang lainnya, unsur

adminitrasi sebagai provider merupakan gambaran dari sisi konsumen

internal. Sedangkan konsumen eksternal lebih mengarah pada sisi menerima

jasa pelayanan, yaitu klien baik secara individual, kelompok, keluarga maupun

masyarakat yang ada di rumah sakit. Seringkali hubungan buruk yang terjadi

pada suatu rumah sakit, diprediksi penyebabnya adalah buruknya sistem

komunikasi antar individu yang terlibat dalam sistem tersebut.

Rumah sakit sebagai suatu organisasi tidak akan efektif apabila interaksi

diantara orang-orang yang tergabung di dalamnya tidak pernah ada

komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan aktifitas

tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu

dengan cara tertentu kepada staf atau unit-unit dibawahnya. Dengan

komunikasi maka fungsi menejerial yang berawal dari fungsi

perencanaan,nimplementasi dan pengawasan dapat dicapai.

1

Komunikasi sangat tergantung pada persepsi dan sebaliknya persepsi juga

tergantung pada komunikasi. Persepsi meliputi semua proses yang dilakukan

seseorang dalam memahami informasi mengenai lingkungannya. Baik

buruknya proses komunikasi sangat tergantung pada persepsi masing-masing

staf yang terlibat didalamnya. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan

pengirim informasi akan menimbulkan kegagalan dalam berkomunikasi.

B. PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI

Adapun prinsip-prinsip komunikasi menurut Carl Rogers yaitu :

1. Perawat harus mengenal dirinya sendiri

2. Komunikasi harus ditandai dengan sikap saling menerima, percaya, dan

menghargai

3. Perawat harus memahami, menghayati nilai yang dianut oleh pasien

4. Perawat harus menyadari pentingnya kebutuhan pasien, baik fisik maupun

mental

5. Perawat harus dapat menciptakan suasana yang nyaman dan aman bagi

pasien

6. Kejujuran dan terbuka

7. Mampu sebagai role model

8. Altruisme

9. Bertanggung jawab

C. KOMPONEN-KOMPONEN KOMUNIKASI

1. Sender (pemberi pesan): individu yang bertugas mengirimkan pesan.

2. Receiver (penerima pesan): seseorang yang menerima pesan. Bisa

berbentuk pesan yang diterima maupun pesan yang sudah

diinterpretasikan.

3. Pesan : informasi yang diterima, bisa berupa kata, ide atau perasaan. Pesan

akan efektif bila jelas dan terorganisir yang diekspresikan oleh si pengirim

pesan.

2

4. Media: metode yang digunakan dalam pesan yaitu kata, bisa dengan cara

ditulis, diucapkan, diraba, dicium. Contoh: catatan atau surat adalah kata;

bau badan atau cium parfum adalah penciuman (dicium), dan lain-lain.

5. Umpan balik: penerima pesan memberikan informasi/ pesan kembali

kepada pengirim pesan dalam bentuk komunikasi yang efektif. Umpan

balik merupakan proses yang kontinue karena memberikan respons pesan

dan mengirimkan pesan berupa stimulus yang baru kepada pengirim

pesan.

D. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

Beberapa factor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan

memelihara otoritas yang obyektif dalam organisasi, menurut pendapat

Barnard (1968,175-181) adalah :

1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti

2. Harus ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi

3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin

4. Garis informasi formal hendaknya dipergunakan secara normal

5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi haruslah

orang-orang yang berkemampuan cakap

6. Setiap komunikasi haruslah disahkan

7. Situasi/suasana

Situasi/suasana yang hiruk pikuk atau penuh kebisingan akan

mempengaruhi baik/tidaknya pesan diterima oleh komunikan, suara bising

yang diterima komunikan saat proses komunikasi berlangsung membuat

pesan tidak jelas, kabur, bahkan sulit diterima.

8. Kejelasan pesan.

Kejelasan pesan akan sangat mempengaruhi keefektifan komunikasi.

Pesan yang kurang jelas dapat ditafsirkan berbeda oleh komunikan

sehingga antara komunikan dan komunikator dapat berbeda persepsi

tentang pesan yang disampaikan. Hal ini akan sangat mempengaruhi

pencapaian tujuan komunikasi yang dijalankan. Oleh karena itu,

komunikator harus memahami pesan sebelum menyampaikannya pada

3

komunikan, dapat dimengerti komunikan dan menggunakan artikulasi dan

kalimat yang jelas.

Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan unsur

pokok dalam proses komunkasi. Komunikasi sendiri merupakan usaha

untuk mengubah perilaku.

4

BAB II

RUANG LINGKUP

A. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

Ruang lingkup manajemen komunikasi dan informasi yang efektif terdiri dari :

1. Perencanaan komunikasi

2. Komunikasi dengan masyarakat

3. Komunikasi dengan Pasien dan keluarga

4. Komunikasi dalam organisasi

5. Rekam Medis

B. PERENCANAAN INFORMASI

Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dalam melaksanakan komunikasi melalui

beberapa alat yaitu :

1. Telepon.

Fungsinya untuk komunikasi verbal antar masyarakat atau instansi yang

terkait dengan rumah sakit,antara dokter konsultan dengan dokter jaga dan

antara staf di rumah sakit.

2. Rekam medis.

Merupakan alat komunikasi tertulis antar profesi dalam melakukan asuhan

keperawatan pasien dan antar profesi yang terkait. Semua profesi yang

melakukan asuhan keperawatan mencatat kegiatannyanya dalam rekam

medis sesuai dengan yang ditentukan oleh undang-undang.

3. Internet.

Merupakan media promosi dan dalam mencari karyawan sesuai dengan

kompetensi yang dibutuhkan.

4. Radio.

Merupakan media promosi dengan masyarakat tentang jenis pelayanan

yang tersedia,waktu pelayananan serta kompetensi yang memberikan

pelayanan.

5

5. Bunner, Baliho dan spanduk

C. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

1. Populasi masyarakat

Untuk daerah sasaran rumah sakit populasi yang ada meliputi masyarakat

umum tanpa mempunyai asuransi, masyarakat dengan peserta Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan (BPJS Kesehatan yaitu peserta

ex. Jamkesmas, Askes, Jamsostek, dan TNI/Polri), pasien kesecelakaan

dengan menggunakan asuransi Jasa Raharja, dan pasien peserta Asuransi

Kesehatan lain seperti Garda Medika Asuransi, Asuransi Sinarmas dll

serta perusahaan-perusahaan swasta yang bekerjasama (PKS) dalam

pelayanan kesehatan bagi karyawan.

2. Strategi

Komunikasi dilakukan melaui radio, banner, spanduk dan komunikasi

langsung ke masyarakat dan perusahaan-perusahaan.

3. Isi informasi

Informasi yang disampaikan adalah jenis pelayanan yang terdapat di

rumah sakit, jam pelayanan dan bagaimana akses pelayanan dari

masyarakat ke rumah sakit termasuk kualitas pelayanan yang diberikan.

D. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA

1. Cara informasi

Komunikasi antara staf rumah sakit dengan pasien dan keluarga harus

dilakukan komunikasi secara efektif. Komunikasi efektif merupakan

komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attidute change)

pada orang yang terlibat dalam komunikasi. Komunikasi efektif yang

dilakukan di rumah sakit dapat berupa :

a. Komunikasi verbal efektif

1) Komunikasi yang dilakukan dengan jelas dan ringkas.

Dapat melalui contoh untuk membuat penjelasan lebih mudah

dipahami oleh penerima informasi/perintah/pesan,mengulang

6

bagian yang penting sehingga penerima pesan mengetahui “apa,

siapa,mengapa,kapan,dimana, dan bagaimana. Ide-ide disampaikan

secara ringkas dengan menggunakan kata-kata sehingga dapat

mengekspresikan ide secara sederhana.

2) Perbendaharaan kata.

Menyampaikan pesan dan informasi serta istilah-istilah yang

mudah dimengerti pasien sesuai dengan tingkat pendidikan,budaya

dan format sehingga pesan menjadi efektif.

3) Intonasi dan kecepatan berbicara.

Intonasi dan kecepatan berbicara juga disesuaikan dengan tingkat

pendidikan dan budaya masyarakat setempat sehingga apa yang

disampaikan menjadi jelas dan dapat merubah perilaku penerima

pesan.

b. Komunikasi non verbal

Komunikasi non verbal dapat berupa ;

4) Penampilan fisik

5) Sikap tubuh dan cara berjalan

6) Ekspresi wajah dan kontak mata

7) Sentuhan (kasih sayang,dukungan emosional dan perhatian

diberikan melalui sentuhan dan sesuai dengan norma sosial)

2. Jenis informasi

Informasi yang perlu disampaikan dari staf medis dan keperawatan kepada

pasien meliputi :

a. Jenis dan akses pelayanan di rumah sakit

b. Biaya perawatan dan tindakan

c. Informasi diagnose,pemeriksaan yang dilakukan dan akan dilakukan,

terapi serta rencana tindakan,inform consent.

d. Asuhan keperawatan , pendidikan pasien dan keluarga

3. Pemberi informasi

7

Semua informasi disampaikan sesuai dengan kewenangan staf rumah sakit

yaitu front office, Kasir, staf klinik (dokter UGD dan DPJP, perawat) dan

non klinik.

E. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat

melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.

Proses komunikasi dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam

mencapai organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi

dalam organisasi apapun adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi

pertukaran informasi, gagasan, dan pengalaman. Mengingat perannya yang

penting dalam menunjang kelancaran berorganisasi, maka perhatian yang

cukup perlu dicurahkan untuk mengelola komunikasi dalam organisasi.

1. Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

a. Dari segi sifatnya :

1) Komunikasi Lisan.

Komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling

bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan

yang membatasi mereka.

2) Komunukasi Tertulis.

Komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa

adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa

yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima.

3) Komunikasi Verbal.

Semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih.

4) Komunikasi Non Verbal.

Komunikasi yang menggunakan pesan-pesan untuk melukiskan

semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis.

8

b. Dari segi arahnya :

1) Komunikasi Ke atas

2) Komunikasi Ke bawah

3) Komunikasi Horizontal

4) Komunikasi Satu Arah

5) Komunikasi Dua Arah

c. Menurut Keresmiannya:

1) Komunikasi Formal.

Suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya

dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau

sifatnya instruktif.

2) Komunikasi Informal.

Komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan

tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur

organisasi

F. REKAM MEDIS

Rekam Medis adalah semua keterangan baik yang tertulis maupun yang

terekam tentang identitas pasien, anamnesa, pemeriksaan, penunjang, diagnosa

sampai dengan segala penyelesaian dan tindakan medik yang diberikan kepada

pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang

mendapatkan pelayanan gawat darurat. Jadi rekam medis merupakan alat

komunikasi antar pemberi pelayanan pasien dan menyimpan informasi penting

tentang kesehatan pasien.

G. HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

1. Hambatan Fisik

Merupakan jenis hambatan berupa fisik, misalnya cacat pendengaran (tuna

rungu), tuna netra, tuna wicara atau pasien sudah lanjut usia (lansia).

9

2. Hambatan Sematik

Hambatan semantik adalah hambatan mengenai bahasa, baik bahasa yang

digunakan oleh komunikator, maupun komunikan.

3. Hambatan Fisikologis

Hambatan psikologis merupakan hambatan-hambatan karena adanya

unsur-unsur dari kegiatan psikis manusia..

10

BAB III

TATA LAKSANA

A. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

1. Komunikasi dengan menggunakan media

a. Spanduk

1) Spanduk himbauan kesehatan yang berkaitan dengan peringatan

hari-hari besar nasional dan internasional, seperti : Peringatan hari

kesehata, hari anak nasional, HIV AIDS sedunia dll

2) Spanduk pelayanan rumah sakit

3) Spanduk kegiatan – kegiatan social

b. Standing Bunner

Bunner himbauan kesehatan

c. Baliho

Baliho tentang pelayanan rumah sakit

d. Sign Box dan Neon Box

1) Pelayanan UGD 24 Jam

2) Jadwal Poli Spesialis

3) Neon Box Pelayanan Rumah Sakit

e. Iklan di Radio mengenai pelayanan rumah sakit.

f. Brosur dan flayer

1) Brosur tentang pelayanan rumah sakit

2) Flayer Medical Ceck Up (MCU)

3) Flayer Gizi

4) Pencegahan Infeksi di Rumah Sakit

2. Komunikasi langsung

a. Talkshow dokter umum di Radio

b. Penyuluhan kesehatan dalam safari kesehatan ke desa-desa/perusahaan

11

c. Kegiatan Edukasi penyakit dalam kegiatan senam lansia

d. Seminar kesehatan

B. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA

1) Dokter UGD dengan Pasien dan Keluarga

1. Setelah dilakukan pemeriksaan [anamnesis,fisik] kemudian dokter

menjelaskan diagnose atau perkiraan diagnose pasien, serta

pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan.

2. Dokter menjelaskan tujuan pemeriksaan,hasil yang diharapkan dari

pemeriksaan penunjang tersebut untuk menegakkan diagnose.

3. Untuk besarnya biaya pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan,

pasien atau keluarga di minta ke FO untuk mendapatkan informasi.

4. Apabila keluarga dan pasien setuju, pemeriksaan dapat dikerjakan

5. Apabila keluarga dan pasien tidak setuju maka pemeriksaan tidak

dilakukan dan keluarga menandatangani surat penolakan.

6. Setelah hasil pemeriksaan penunjang [Radiologi,lab,EKG,USG] sudah

selesai kemudian dokter menjelaskan ke keluarga pasien .

2) Informasi Dokter DPJP dengan Pasien dan Keluarga

1. DPJP wajib memberikan pendidikan kepada pasien tentang

kewajibannya terhadap rumah sakit antara lain :

a. Memberi informasi yang benar,

jelas dan jujur

b. Mengetahui kewajibannya dan tanggung jawab pasien dan

keluarga

c. Mengajukan pertanyaan untuk hal

yang tidak dimengerti

d. Memahami konsekuensi pelayanan

e. Mematuhi instruksi dan

menghormati peraturan rumah sakit

f. Memperlihatkan sikap

menghormati dan tenggang rasa

12

2. Memenuhi kewajiban financial yang disepakati

Pendidikan tersebut disampaikan secara lisan dan dicatat dalam

Lembar Penunjukan DPJP Utama dan Bukti Pelaksanaan

Penjelasan DPJP yang dilengkapi tanda tangan pasien, dan DPJP.

3. DPJP wajib membuat rencana pelayanan

a. Menuliskkan rencana pelayanan

a) Dokter menuliskan rencana kerja atau permasalahan medis yang

aka ditangani

b) Dokter menulis rencana tindakan yang akan dilaksanakan, dapat

berupa rencana pemeriksaan penunjang, konsul dan lain-lain.

c) Dokter menyususn rencana terapi atau intervensi guna

menangani masalah.

d) Dokter membubuhkan tanda tangan dan waktu penulisan.

b. Menginformasikan rencana pelayanan kepada pasien/ keluarga

a) Dokter sudah menyampaikan pada pasien bahwa pasien

diperiksa dan dibuat diagnose kerja.

b) Dokter menyampaikan pada pasien pemeriksaan/tindakan apa

yang akan dilaksanakan.

c) Dokter menyampaiakan kemungkinan manfaat dan resikonya

terhadap tindakan

d) Dokter memastikan apakah pasien sudah paham.

e) Dokter mempersilakan kepada pasien untuk menanyakan

sesuatu apabila belum jelas.

Dokter menuliskan pada dokumen rekam medis bahwa telah

menginformasikan rencana pelayanan dan membubuhkan paraf.

3) Informasi Front Office Dengan Pasien

a. Pendaftaran Pasien

13

1) Petugas pendaftaran memberikan salam hangat kepada

pasien/keluarga pasien yang datang ke bagian pendaftaran.

2) Petugas pendaftaran mewawancari pasien atau keluarga pasien

terhadap identitas pasien.

3) Untuk data nama pasien dilakukan eja huruf oleh pasien/keluarga

pasien atau diulang oleh petugas pendaftaran dengan mengeja huruf

sehingga tidak terjadi kesalahan nama pasien.

4) Untuk data tanggal lahir/umur, petugas mengulang menanyakan

kebenaran data dan apabila masih diragukan maka pengecekan

langsung ke UGD untuk memastikan kesesuaian antara umur

dengan fisik pasien.

b. Pendaftaran Pasien Rawat Inap

1) Pasien/keluarga pasien datang ke bagian pendaftaran untuk

melakukan pendaftaran rawat inap.

2) Petugas pendafataran memberikan informasi tentang:

a) Hak Dan Kewajiban Pasien

b) Identifikasi Pasien

c) Jenis Pelayanan

d) Fasilitas Ruangan/Pelayanan

e) Tarif Ruangan

f) Tarif Tindakan

3) Petugas menuliskan terhadap isi penjelasan dari point 2 pada

dokumen rekam medis dan apabila hal-hal yang dijelaskan sudah

dimengerti dan disetujui oleh pasien/keluarga pasien maka

dokumen rekam medis ditandatangani oleh pasien/keluarga pasien

dan petugas pendaftaran yang memberikan informasi. Data rekam

medis dimasukkan ke list pasien.

c. Setelah pasien setuju dengan informasi biaya dan tindakan medis,

petugas pendaftaran menginformasikan ke unit terkait.

d. Jika Pasien tidak setuju dengan informasi biaya, Petugas Pendaftaran

akan menginformasikan kepada Dokter yang merawat dan Dokter

14

akan memberikan solusi apakah akan memberikan keringanan biaya

atau disarankan ke rumah sakit pemerintah.

e. Jika terjadi perubahan kriteria tindakan dari ruang tindakan akan

menginfomasikan kepada keluarga pasien.

4) Informasi antara perawat dengan pasien dan keluarga

1. Memberi salam pada pasien dan keluarga

2. Menjelaskan kepada pasien dan keluarga tentang fasilitas yang ada di

ruang perawatan dan prosedur penggunaannya

3. Menjelaskan tata tertib di Rumah Sakit

4. Menjelaskan hak dan kewajiban pasien

5. Memberikan penjelasan dokter/petugas yang merawat

6. Informasi waktu konsultasi

7. Informasi catatan perkembangan konsisi pasien dan rencana asuhan

perawatan

8. Informasi tentang persiapan pulang

9. Setiap selesai melaksanakan orientasi harus tercatat pada checklist dan

ditanda tangani oleh kedua belah pihak

C. UPAYA ATASI HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI DENGAN

PASIEN DAN KELUARGA PASIEN

Upaya –upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam komunikasi:

1. Petugas harus bersikap lembut dan sopan

2. Petugas lebih memaksimalkan volume suaranya khususnya untuk pasien

yang mempunyai hambatan fisik dan lansia.

3. Apabila pasien atau keluarga pasien kurang memahami apabila

menggunakan bahasa Indonesia maka petugas menyampaikan informasi

dengan menggunakan bahasa daerah.

4. Mengoptimalkan panca inderanya (misal: gerakan tangan, gerakan mulut)

5. Untuk pasien tuna wicara biasanya membawa rekan untuk menerjemahkan

ucapan yang disampaikan petugas rumah sakit.

6. Melakukan upaya :

15

a) Mengecek arti atau maksud yang disampaikan

Bertanya lebih lanjut kepada pasien/keluarga pasien apakah ia sudah

mengerti apa yang dibicarakan.

Contoh: Petugas pendaftaran/Perawat bertanya pada pasien “Apakah

sudah mengerti, Pak?”

b) Meminta penjelasan lebih lanjut

Petugas lebih aktif  berbicara untuk memastikan apakah ada hal lain

yang perlu ditanyakan lagi.

Contoh: “Apa ada hal lain yang kurang jelas, Bu?”

c) Mengecek umpan balik atau hasil

Petugas memancing kembali dengan mengajukan pertanyaan mengenai

hal atau pesan yang telah disampaikan kepada pasien / keluarga pasien.

Contoh: “Tadi obatnya sudah diminum , Pak?”

d) Mengulangi pesan yang disampaikan memperkuat dengan bahasa

isyarat

Contoh: “Obatnya diminum 3 kali sehari ya” sambil menggerakkan

tangan.

e) Dokter atau perawat lebih mendekatkan diri dengan berbincang

mengenai hal-hal yang menyangkut keluarga, keadaannya saat ini

(keluhan tentang penyakitnya).

f) Membuat pesan secara singkat, jelas dan tepat

Petugas menyampaikan hanya hal-hal yang berhubungan pasien (atau

yang ditanyakan pasien) sehingga lebih efisien dan tidak membuang-

buang waktu.

7. Hambatan bahasa untuk pasien asing

a) Apabila pasien membawa guide/penterjemah, maka informasi

diberikan/ditanyakan melalui guide/penterjemah.

b) Apabila pasien tidak membawa penterjemah/guide, petugas memanggil

karyawan yang dilain yang mempunyai kemamampuan

Menggunakan penterjemah bagi pasien asing baik menggunakan guide

maupun dengan cara melatih karyawan berbahasa inggris.

16

D. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Rapat Kepala Rumah Sakit dengan KaBag dan KaRu

a. Rapat Mingguan

1) Kepala Rumah Sakit mengeluarkan surat edaran rapat mingguan

a) Hari pelaksanaan : Setiap hari senin

b) Waktu : 08.00 wita s/d selesai

c) Tempat : Ruang Pertemuan rumah sakit

2) Rapat membahas evaluasi kinerja dan koordinasi mingguan.

3) KaBag dan KaRu menyampaikan segala permasalahan dan

pemecahan yang telah dilaksanakan serta rencana solusi

kedepannya.

4) Direktur membuat rekomendasi pemecahannnya.

5) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir.

.

2. Rapat Ka.bag/coordinator dengan staf

a. Rapat Harian / Morning Report

1) Rapat dipimpin oleh manajemen yang sudah dibuatkan jadwal

piket memimpin morning oleh Ka.bag Personalia & Umum.

2) Morning Report diikuti oleh seluruh karyawan shift malam /

tugas malam dan beberapa unit yang hanya bertugas shift pagi

seperti bagian kebun, laundry, dapur/gizi, rekam medis dan

bagian keuangan.

3) Rapat membahas kinerja harian dan permasalahan selama

operasional satu hari, kecuali pada hari Senin di bahas kinerja

harian selama tiga hari ( dari hari Jumat s/d Minggu ).

4) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir.

5) Manajemen melaporkan hasil rapat kepada direktur.

6) Apabila ada permasalahan yang harus segera dibahas solusinya,

maka direktur akan melaksanakan rapat isidentil dengan

seluruh manajemen atau manajemen terkait.

17

b. Rapat Kepala Bagian / coordinator dengan staf di masing-

masing unit.

1) Ka.bag / coordinator mengajukan rapat dengan staf per unit

kepada direktur rumah sakit untuk disetujui.

2) Ka.bag / coordinator mengeluarkan / membuat undangan rapat.

3) Pelaksanaan harus dilengkapi dengan daftar hadir dan notulen.

4) Ka.bag / coordinator melaporkan hasil rapat kepada direktur.

5) Ka.bag / coordinator melakukan monitoring terhadap

tindaklanjut hasil rapat oleh pelaksana di masing-masing unit.

c. Supervise dan ronde keperawatan

1) Kepala bagian atau coordinator keperawatan / kepala ruangan

keliling ke unit-unit menjadi tanggungjawabnya.

2) Menanyakan dan melihat situasi jalannya pelayanan.

5. Komunikasi Antar Staf

a. Pelaksanaan operan antar shift jaga per masing-masing unit.

b. Operan dilakukan langsung di unit kerja kecuali untuk perawat rawat

inap, operang langsung dilakukan ke masing-masing ruang pasien.

c. Operan meliputi hal-hal yang sudah dikerjakan dan yang akan

dilanjutkan oleh shift pengganti, tembusan kebijakan/program yang

diberikan oleh manajemen dll.

6. Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan di rumah sakit

a. Antar pelayanan klinik dengan non klinik

Saluran komunikasi dapat dilakukan melalui morning report.

b. Antar unit pelayanan di rumah sakit (IGD ke RI/HCU, RI ke

HCU dan HCU ke RI)

Pasien sering berpindah (transfer) pelayanan di rumah sakit. Saat

perpindahan pasien maka terjadi juga perpindahan tim pelayanan.

Perpindahan pasien dari satu tim pelayanan ke tim pelayanan yang lain

harus diikuti oleh perpindahan informasi kesehatan pasien. Alat

18

komunikasi pasien antar tim pelayanan adalah rekam medis atau

ringkasannya . Ringkasan transfer Rekam medis sebagai sarana

komunikasi transfer pasien mengandung :

1) Alasan masuk rumah sakit

2) Temuan yang signifikan

3) Diagnose yang telah ditegakkan

4) Tindakan yang telah diberikan

5) Obat-obatan yang telah diberikan

6) Kondisi pasien saat dipindah

c. Antar shift pemberi pelayanan klinik (operan pertukaran shift

jaga)

d. Antar DPJP dengan DU (Dokter Umum)

1) Pelayanan medis di Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dilaksanakan

oleh dokter spesialis dan dokter umum.

2) Jika oleh karena suatu sebab dokter spesialis tidak dapat

melaksanakan tugasnya, maka yang bersangkutan wajib melapor

kepada atasan dan mendelegasikan tugas-tugas kepada dokter

spesialis di lingkungan SMFnya.

3) Apabila di suatu SMF hanya ada satu orang dokter spesialis atau

jika semua dokter spesialis disuatu SMF berhalangan hadir

(tugas), maka Kepala SMF wajib mendelegasikan tugas-tugas

pelayanan kesehatan kepada dokter umum (asisten), sesuai dengan

kompetensinya yang ditentukan oleh dokter spesialis yang

bersangkutan.

4) Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat inap yang

memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari satu DPJP/bidang

SMF lain sesuai dengan kewenangan klinisnya, DPJP utama wajib

melalukan konsul dalam hal:

19

a) Konsul Minta Pendapat

Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi dan

pertimbangan dari SMF lain tanpa mendapat penanganan

lanjutan dari SMF tersebut.

b) Konsul Alih Rawat

Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawat oleh

suatu SMF dan ternyata sudah tidak perlu mendapatkan

perawatan dari SMF tersebut, sedangkan lebih tepat dirawat

oleh SMF lain

c) Konsul Rawat Bersama

Apabila terdapat kasus yang bersifat komplek dan harus

mendapat penanganan lebih dari satu bidang ilmu/SMF

dengan DPJP Utama adalah bidang SMF yang tingkat

kegawatannya paling tinggi.

5) Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan dalam form

konsul yang tersedia dan diletakan dalam les pasien.

6) Segala perihal keperluan konsul antarDPJP harus dijelaskan

kepada pasien mengenai maksud dan tujuannya.

e. Antar DPJP

1) Pelayanan medis di RSU Shanti Graha dilaksanakan oleh dokter

spesialis dan dokter umum.

2) Jika oleh karena suatu sebab dokter spesialis tidak dapat

melaksanakan tugasnya, maka yang bersangkutan wajib melapor

kepada atasan dan mendelegasikan tugas-tugas kepada dokter

spesialis di lingkungan SMFnya.

3) Apabila di suatu SMF hanya ada satu orang dokter spesialis atau

jika semua dokter spesialis disuatu SMF berhalangan hadir

(tugas), maka Kepala SMF wajib mendelegasikan tugas-tugas

pelayanan kesehatan kepada dokter umum (asisten), sesuai

dengan kompetensinya yang ditentukan oleh dokter spesialis

yang bersangkutan.

20

4) Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat inap

yang memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari satu

DPJP/bidang SMF lain sesuai dengan kewenangan klinisnya

DPJP Utama wajib melalukan konsul dalam hal:

1) Konsul Minta Pendapat

Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi dan

pertimbangan dari SMF lain tanpa mendapat penanganan

lanjutan dari SMF tersebut.

2) Konsul Alih Rawat

Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawa oleh

suatu SMF dan ternyata sudah tidak perlu mendapatkan

perawatan dari SMF tersebut, sedangkan lebih tepat

dirawat oleh SMF lain.

5) Konsul Rawat Bersama

Apabila terdapat kasus yang bersifat komplek dan harus

mendapat penanganan lebih dari satu bidang ilmu/SMF dengan

DPJP Utama adalah bidang SMF yang tingkat kegawatannya

paling tinggi.

6) Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan dalam form

konsul yang tersedia dan diletakan dalam les pasien.

7) Segala perihal keperluan konsul antar DPJP harus dijelaskan

kepada pasien mengenai maksud dan tujuannya.

f. Antar DPJP dengan perawat

1) Pelayanan medis di Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dilaksanakan

oleh dokter spesialis,dokter umum dan perawat.

2) Perawat UGD, Poliklinik dan Ruangan wajib melaksanakan

instruksi dari DPJP dalam pemberian pelayanan medis pasien yang

ditulis form perkembangan penyakit pasien.

3) Segala tindakan yang dilakukan oleh perawat atas instruksi DPJP

harus tercatat dalam form tindakan keperawatan dan apabila

21

terjadi sesuatu pada pasien setelah diberikan tindakan segera dan

perawat harus wajib melaporkan ke DPJP yang merawat.

g. Antar dokter jaga dan antar perawat jaga (shift jaga)

1) Diinformasikan jumlah pasien.

2) Permasalahan yang ada

3) Keadaan pasien-pasien yang bermasalah

h. Antar shift FO, shift Kasir

1) Sift sebelumnya menjelaskan keadaan secara umum

2) Menjelaskan permasalahan selama jaga

3) Instruksi yang terbaru dari atasannya

E. REKAM MEDIS

1. Isi rekam medis

a. Ringkasan masuk dan keluar

b. Surat dokumen pengantar

c. Lembar anamnesa dan pemeriksaan

d. Lembar instruksi

e. Lembar konsultasi

f. Grafik suhu, nadi dan pernafasan

g. Catatan perawat / bidan

h. Hasil laboratorium

i. Lembaran penunjang lainnya

j. Resume / laporan kematian

k. Laporan pengkajian keperawatan

2. Yang dapat mengakses RM

a. Dokter Umum, Dokter Spesialis, Dokter Gigi, dan Dokter Gigi

Spesialis yg melayani pasien.

b. Dokter Tamu yang merawat pasien di RS.

c. Residen yang sedang melaksanakan kepaniteraan klinik.

22

d. Tenaga Para Medis Perawatan & Tenaga Para Medis Non Perawatan

yg langsung terlihat didalamnya,seperti : Perawat, Perawat Gigi,

Bidan, Petugas Laboratorium, Klinik Gizi, Anestesi, Penata Rontgen,

dll.

e. Dokter dari luar negeri yang sedang melakukan alih teknologi

kedokteran berupa tindakan / konsultasi kepada pasien yg membuat

rekam medis adalah dokter yg ditunjuk oleh Direktur RS.

3. Ketentuan pengisian RM

a. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambat-

lambatnya 1 X 24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis.

b. Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter / tenaga kesehatan

lainnya sesuai dengan wewenangnya serta menulis nama dan tanggal

pengisian.

c. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa

lainnya ditanda tangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang

merawat/dokter pembimbingnya.

d. Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan dan

melakukannya saat itu juga dengan dibubuhi paraf pada berkas yang

diperbaiki.

e. Dilarang menghapus catatan berkas rekam medis dengan “tip X atau

dengan yang lainnya”.

4. Kode diagnosis dan tindakan

a. Koding penyakit sesuai dengan ICD-10

b. Pembedahan / tindakan ( ICD-9)

c. Koding obat – obatan

d. Laboratorium

e. Radiologi

f. Dokter ( pemberi pelayanan )

g. Alat – alat

23

5. Kerahasiaan Rekam Medis

Secara umum telah disadari bahwa informasi yang didapat dari RM

bersifat rahasia, hal ini menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien

dan dokter yang wajib dilindungi dari kebocoran sesuai dengan kode etik

kedokteran dan perundang-undangan yang berlaku. Permintaan informasi

mengenai data medis tertentu seorang pasien oleh pihak ketiga, dapat

diberikan kepada :

1.Asuransi.

2.Perusahaan yang pegawainya mendapat tunjangan perwatan kesehatan.

3.Riset dokter.

4.Pengadilan.

Informasi yang bersumber dari RM dibagi dua kategori :

1) Informasi yang mengandung nilai-nilai kerahasiaan yaitu :

Laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam medis

sebagai hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi, atau

wawancara dengan pasien. Informasi ini tidak boleh

disebarluaskan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang,

karena menyangkut individu langsung si pasien pemberitahuan

keadaan sakit/penyakit pasien kepada keluarganya hanya boleh

dilakukan oleh dokter yang merawat, pihak lain tidak

mempunyai hak sama sekali.

2) Informasi tidak mengandung nilai kerahasiaan yaitu :

Jenis informasi yang dimaksud adalah perihal identitas (nama,

alamat dan lain-lain).

Walaupun begitu petugas tenaga bantuan, perawat, petugas

rekam medis maupun petugas rumah saikt lainnya harus

berhati-hati bahwa ada kalanya identitas pasien dianggap perlu

disembunyikan dari pemberitaan untuk keperluan security,

misalnya untuk ketenangan pasien, pasien dalam tanggungan

pihak berwajib dan lain-lain.

24

Sumber Hukum Kerahasiaan Informasi Rekam medis

Sumber hukum sebagai acuan di dalam masalah kerahasiaan

informasi sesuai dengan Peraturan Pemerintah, PP No.10

Tahun 1996 mengenai :” Wajib Simpan Rahasia Kedokteran”.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah itu siapapun yang

berkerja di rumah sakit, khususnya bagi yang berhubungan

dengan data rekam medis wajib memperhatikan ketentuan

tersebut.

Pasal I :

Yang dimaksud rahasia kedokteran adalah segala sesuatu

yang diketahui oleh orang-orang tersebut dalam pasal 3

pada waktu atau selama melakukan pekerjaannya dalam

lapangan kedokteran.

Pasal 3 : Yang wajib menyimpan rahasia yang dimksud

dalam pasal I ialah :

a. Tenaga keseatan menurut pasal 2 undang-undang

tenaga kesehatan ( Lembaran Negara th. 1963 No.78 )

b. Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam

lapangan pemeriksaan, pengobatan dan / atau

perawatan & orang lain yang ditetapkan oleh Menteri

Kesehatan.

Dalam peraturan Mentri Kesehatan RI

No.749a/Men.Kes/XII/1989, secara tegas dijelaskan pada

bab.III pasal II, bahwa : Rekam medis merupakan berkas

yang wajib dijaga kerahasiaannya.

Sedang bab III pasal 12 dijelaskan :

a. Pemaparan isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh

dokter yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien.

25

b. Pimpinan sarana pelayanan kesehatan dapat

memaparkan isi rekam medis tanpa seizin pasien

berdasarkan peraturan-peraturan perundang-undangan.

Berdasarkan peraturan-peraturan yang tersebut diatas, maka

setiap petugas yang dalam pekerjaannya berurusan dengan

pasien atau yang mengetahui keadaan pasien, yang telah

mengucapkan sumpah jabatan ataupun tidak, wajib menjunjung

tinggi rahasia mengenai keadaan pasien.

Dengan demikian yang wajib menyimpan rahasia

kedokteran adalah :

a. Mahasiswa Kedokteran

b. Kedokteran gigi

c. Ahli Farmasi

d. Ahli laboratorium

e. Ahli sinar

f. Bidan

g. Para pegawai

h. Murid paramedis

i. Dokter yang merawat

6. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

a. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Tk.IV

Singaraja secara Sentralisasi Lokasi Sistem. Sentralisasi lokasi

diterapkan pada bagian pelayanan :

1) Rawat Jalan

2) Rawat Inap

3) IGD

4) Klinik Gigi

5) KIA/KB

26

b. Ruang Penyimpanan

Ruang penyimpanan berkas RM aktif terletak pada ruang RM, dan

Ruang penyimpanan berkas RM in aktif terletak pada gudang RM.

c. Penyimpanan Rekam Medis Aktif

Yang dimaksud RM aktif adalah dokumen rekam medis yang jangka

waktu / umurnya tidak lebih dari 5 tahun sejak tanggal pemeriksaan

terakhir bagi pasien rawat jalan atau pada tanggal terakhir pasien

masuk rumah sakit untuk dirawat inap.

d. Penyimpanan Rekam Medis In Aktif

Yang dimaksud rekam medis in aktif adalah dokumen rekam medis

yang disimpan dalam jangka waktu setelah 5 tahun disimpan sebagai

dokumen rekakm medis aktif kemudian dicabut untuk disimpan

selama 2 tahun untuk pasien rawat jalan dan 5 tahun untuk pasien

rawat inap.

7. Peminjaman Rekam Medis

a.Peminjaman Rekam Medis untuk keperluan riset dan pendidikan

dilaksanakan di ruang RM dengan pemesanan tertulis

1) Dasar :

a) PERMENKES RI No. 794a / Menkes / Per / XII / 1989.

Petunjuk teknis pengolahan Rekam Medis.

b) SK Dirjen Yanmed No.78 / Yanmed / RSUM Dik / YMU / I /

1991.

2) Tata cara peminjaman rekam medis untuk keperluan riset dan

pendidikan :

a) Membuat Permohonan secara tertulis yang ditanda tangani oleh

Kepala SMF / Kepala Bagian kepada Kepala Rumah Sakit

Tk.IV Singaraja.

27

b) Kepala Rumah Sakit Tk.IV Singaraja mendisposisi kepada

Kepala Urusan Rekam Medis.

c) Kepala urusan Rekam Medis mendisposisi kepada petugas files

untuk mencarikan berkas - berkas rekam medis sesuai dengan

permintaan.

d) Berkas rekam medis yang diinginkan dan sudah tersedia dapat

dipergunakan dan berkas yang telah diambil dari tempat

penyimpanan diberi tracef untuk reference dan mempermudah

pengambilan.

e) Peminjaman harus menggunakan berkas rekam medis didalam

ruangan yang tersedia dan tidak diizinkan membawa keluar

berkas rekam medis.

b. Peminjaman berkas rekam medis Untuk menyuguhkan informasi

sebagai bukti keperluan pengadilan, dengan cara :

1) Atas permintaan pengadilan, dengan surat kuasa khusus tertulis dari

direktur Rumah Sakit Tk.IV Singaraja, salinan berkas rekam medis

dapat diberikan.

2) Apabila berkas rekam medis yang asli yang diminta, maka berkas

rekam medis harus difoto copy terlebih dahulu.

3) Pihak pengadilan yang meminjam harus membuatkan tanda terima

peminjaman berkas rekam medis tersebut.

4) Tanda terima beserta foto copy berkas rekam medis disimpan di

folder sampai berkas rekam medis yang asli dikembalikan.

c.Peminjaman berkas rekam medis Individual Pasien Rawat Inap.

Dengan pemesanan secara tertulis

1) Dasar :

a) PERMENKES RI No.794a/Menkes/ Per/ XII / 1989

b) Petunjuk Teknis Pengelolaan Rekam Medis.

c) SK.Dir.Jen.Yan.Med.No.78/Yan.Med/RS.UM.Dik/YMU/I/91.

28

2) Tata laksana :

a) Dokter yang merawat pasien atau perawat membuat surt

permohonan tertulis dan ditanda tangani pada lembar/ bon

pinjam yang telah disediakan di ruangan masing-masing.

b) Surat permohonan dibuat rangkap dua dan disampaikan ke

bagian rekam medis.

c) Setelah diagendakan oleh urusan pengadministrasian rekam

medis, kepala urusan rekam medis mendisposisikan ke petugas

files untuk melayani peminjaman berkas rekam medis.

d) Dalam waktu paling lama 7 hari berkas rekam medis yang di

pinjam harus sudah dikembalikan ke bagian rekam medis

dengan dicatat pengembaliannya di buku kendali sebagai bukti

pengembalian dan dibubuhi tanda tangan oleh petugas rekam

medis yang menerima.

8. Petunjuk Keluar

Petunjuk keluar / tracer adalah suatu alat penting untuk mengganti berkas

rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan. Pada tracer memuat

informasi tentang :

a. Nomor rekam medis

b. Nama pasien

c. Tanggal dikeluarkan

d. Peminjam

e. Tanda tangan peminjam

Cara ini harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap petugas rekam medis

dalam rangka membina ketelitian kerja, serta disiplin dalam rangka

memudahkan pengawasan terhadap berkas rekam medis yang keluar dari

penyimpanan.

9. Pemusnahan RM

29

a. Membentuk tim pemusnah berkas dengan surat keputusan dari Kepala

Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dengan beranggotakan sekurang-

kurangnya 7 orang yang terdiri dari :

1) Petugas Rekam Medis.

2) Dokter.

3) Komite Medik.

4) Unit Pelayanan Lain (Keperawatan).

b. Tim pemusnahan berkas RM membuat surat berita acara kepada

Direktur RS dan DirJen YanMed DepKes RI.

c. Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada Kepala Rumah

Sakit Tk.IV Singaraja dan DirJen YanMed DepKes RI.

d. Berkas RM yang non aktif selama 5 tahun diseleksi menjadi 2

kelompok seperti berkas RM umum dan berkas RM dengan diagnosa

kanker & psikiatri.

e. Berkas RM yang akan dimusnahkan dipilah kembali untuk disimpan

pada rak penyimpanan RM non aktif, seperti : Ringkasan masuk &

keluar, Informed consent, Resume medis, Laporan operasi/tindakan

medik, Catatan anastesi, Identitas bayi baru lahir, Surat keterangan

kematian.

f. Petugas menulis nomor RM, nama pasien, diagnosa akhir, tahun

terakhir dilayani pada buku/formulir khusus pencatatan berkas yang

akan dihapus.

g. Petugas melakukan penghapusan dengan cara menghancurkan berkas

pada mesin penghancur kertas.

h. Tim pemusnahan membuat berita acara penghapusan berkas RM

rangkap 5 (lima) setelah ditanda tangani oleh semua anggota

diserahkan ke unit rekam medis. Kemudian berita acara tersebut akan

diserahkan kepada Direktur rumah sakit, DirJen YanMed DepKes RI,

Panitia RM, Komite RM, dan arsip.

i. Formulir penghapusan berkas RM harus diisi menurut kebutuhan

informasi.

30

BAB IV

PENUTUP

Berkat rahmat Tuhan Yang maha Esa, kegiatan membuat Pedoman

Manajemen Komunikasi Dan Informasi Rumah Sakit Tk.IV Singaraja dapat

diselesaikan walaupun masih belum sempurna. Semoga dengan adanya pedoman

ini kualitas pelayanan pasien dapat ditingkatkan seoptimal mungkin serta

dijadikan pedoman dalam melakukan komunikasi dan informasi di Rumah Sakit

Tk.IV Singaraja.

Ditetapkan di : Singaraja

Pada Tanggal : Juli 2015

Kepala Rumah Sakit Tk.IV Singaraja

31

dr. A.H. Drakel, Sp.OT Mayor Ckm NRP 11990002720470

32