1

Panduan Evaluasi Kinerja Personil ROMS dan Fasilitator

PROGRAM PAMSIMAS II

A. Latar Belakang

Program Pamsimas dalam pelaksanaan kegiatannya didukung oleh para tenaga

pelaksana/konsultan mulai dari tingkat pusat sampai tingkat desa/kelurahan.

Tenaga pelaksana tersebut berfungsi untuk membantu Unit Pelaksana Program

(Project Implementation Unit/PIU) dalam mengelola perencanaan, pelaksanaan,

dan pemantauan program sesuai dengan tingkatannya yaitu: Tim CMAC untuk

tingkat pusat, Tim ROMS Regional untuk tingkat regional (gabungan beberapa

provinsi), Tim ROMS Provinsi untuk tingkat provinsi, Tim ROMS Kab/Kota untuk

tingkat kabupaten/kota, dan Fasilitator (Keberlanjutan dan Masyarakat) di tingkat

masyarakat desa/kelurahan.

Untuk memastikan bahwa tenaga pelaksana tersebut dapat menjalankan fungsinya

dengan baik dan sesuai dengan lingkup penugasan, maka diperlukan suatu alat

yang dapat digunakan oleh para pihak terkait untuk mengukur kinerja dan

pencapaian dari tenaga pelaksana program di bawah koordinasinya. Kinerja yang

dimaksud di sini adalah kemampuan dan keahlian seseorang dalam memahami

tugas dan fungsinya dalam bekerja, serta hasil kerja secara kualitas yang dicapai

oleh seseorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang

diberikan kepadanya.

Evaluasi kinerja ini dilakukan terutama untuk menjamin agar para pelaksana

program yang ada dapat mendukung pencapaian tujuan program secara optimal

sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk memudahkan proses evaluasi kinerja,

maka disusun panduan pelaksanaan evaluasi kinerja bagi tenaga ahli ROMS dan

fasilitator seperti dijelaskan berikut ini.

2

B. Tujuan

Evaluasi kinerja dilakukan untuk mengetahui kapasitas dan kinerja dari personil

ROMS dan fasilitator dalam menjalankan tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

Hasil evaluasi ini digunakan untuk:

1. bahan pertimbangan untuk memberikan penghargaan dan/atau

mempromosikan personil ROMS dan fasilitator ke jenjang/posisi yang lebih

tinggi.

2. bahan pertimbangan untuk pembinaan kapasitas dalam bentuk pelatihan

dan coaching bagi personil ROMS dan fasilitator

3. bahan pertimbangan untuk mengoreksi kekurangan/kesalahan dalam

bentuk pemberian Surat Peringatan kepada personil ROMS dan fasilitator

untuk meningkatkan kinerja dan/atau pemutusan kontrak.

C. Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan evaluasi kinerja ini dilakukan setiap bulan selama durasi kontrak dan

laporan hasil evalusi akan disampaikan kepada pengelola program paling lambat

tanggal 11 setiap bulan berikutnya.

D. Pihak yang Dievaluasi dan Evaluator

Evaluasi kinerja dilaksanakan oleh unsur pelaksana program terhadap semua

tenaga pelaksana program yang berada di bawah koordinasinya, dengan rincian

sebagai berikut:

1. Personil ROMS

No

Tenaga Ahli ROMS/

Pihak yang

Dievaluasi

Evaluator Bobot

(%)

Instrumen

Evaluasi

Tingkat Regional

1 Project Manager

(PM)

Ketua CPMU

PPK Kegiatan Wilayah 1 atau 2,

Satker Pembinaan Pamsimas

TL CMAC

40

40

20

Form PM

2 Training Coordinator

(TC)

PM

TC TDS

40

30

Form TC

3

No

Tenaga Ahli ROMS/

Pihak yang

Dievaluasi

Evaluator Bobot

(%)

Instrumen

Evaluasi

TA CD CMAC 30

3 Local Government

Specialist (LGS)

PM

TA LG CMAC

50

50

Form LG

4 Data Management

Specialist (DMS)

PM

TA SIM CMAC

50

50

Form DM

Tingkat Provinsi

1 Provincial

Coordinator (PC)

PPK Kegiatan Wilayah 1 atau 2

Satker Pembinaan Pamsimas

PM

PPMU

40

30

30

Form PC

2 Financial

Management

Specialist (FMS)

TA FM CMAC

PC

50

50

Form FM

3 Quality Assurance

Specialist (QAS)

TA Monev CMAC

PC

50

50

Form QA

Tingkat Kabupaten/Kota

1 District Coordinator

(DC)

DPMU

PC

QAS

40

30

30

Form DC

2 DEOA DC

DMS

50

50

Form DEOA

3 DFMA DC

FMS

50

50

Form DFMA

2. Fasilitator

No Fasilitator Evaluator Bobot Instrumen

Evaluasi

1 Fasilitator

Keberlanjutan

(WSS/CD)

Ketua Asosiasi SPAMS

Kab/Kota

DC

50

50

Form FK

2 Fasilitator Masyarakat

(WSS/CD)

DPMU

DC

50

50

Form FM

Secara rinci alur evaluasi kinerja untuk personil ROMS dan fasilitator ditunjukkan

pada alur dibawah ini.

4

ALUR EVALUASI KINERJA ROMS DAN FASILITATOR

REGIONAL TEAM

PPK WILAYAH I/II

C P M U

TL CMAC TC TDS

TA CD CMAC

TA LG CMAC

TA MONEV

CMAC

P M

TC LGS DMS

P C QAS FMS

D C DFMA DEAO

FM CD FM WSS

FK CD FK WSS

TA SIM

CMAC

PPMU

DPMU

TA FM CMAC

ASOSIASI

SPAMS

KAB/KOTA

PROVINCIAL TEAM

DISTRICT TEAM

Keterangan : : Menunjukan arah evaluasi

5

E. Tata Cara Penilaian

1. Evaluator menggunakan formulir yang disediakan (terlampir) sesuai dengan

pihak yang akan dievaluasi, sebagai contoh: TL CMAC menggunakan Form PM

untuk mengevaluasi PM ROMS.

2. Pengisian form/lembar evaluasi dilakukan untuk setiap aspek penilaian,

melalui:

- wawancara antara evaluator dengan pihak yang dievaluasi, sebagai

contoh: TL CMAC untuk mengevaluasi PM ROMS secara langsung

mewawancarai dengan tatap muka atau telepon;

- wawancara antara evaluator dengan para pihak yang memperoleh

dukungan pendampingan dari pihak yang dievaluasi, sebagai contoh:

PM ROMS untuk mengevaluasi PC ROMS mewawancarai PPMU dan Satker

PKPAM Provinsi dengan tatap muka atau telepon;

- evaluator memeriksa deliverables/output yang dihasilkan oleh pihak

yang dievaluasi, sebagai contoh: PC ROMS untuk mengevaluasi DC ROMS

dengan memeriksa laporan bulanan dan output DC ROMS.

3. Evaluator melakukan penilaian terhadap setiap aspek penilaian kinerja dengan

pilihan kriteria penilaian yang ada pada lembar evaluasi kinerja dengan pilihan

penilaian:

No Nilai Predikat

1. 91 - 100 Sangat Baik

2. 76 - 90 Baik

3. 61 - 75 Cukup

4. 51 - 60 Kurang

5. ≤ 50 Buruk

6

4. Setelah dilakukan penilaian untuk setiap aspek kinerja yang dinilai, evaluator

melakukan konfirmasi dengan pihak yang dievaluasi mengenai hasil penilaian.

Apabila ada keberatan dari pihak yang di evaluasi dan dicatat dalam kotak di

bagian akhir lembar evaluasi.

5. Evaluator menjumlahkan nilai yang diberikan, memberikan catatan penting

terkait penilaian, serta merekomendasikan hal sesuai keperluan. Setelah itu

evaluator menandatangani lembar evaluasi kinerja yang telah terisi.

6. Periode pelaksanaan penilaian evaluasi kinerja dilakukan setiap tanggal 2 – 5

(untuk melakukan kinerja bulan sebelumnya). Misal: untuk melakukan evaluasi

kinerja periode bulan Juli, pelaksanaan penilaian dilakukan pada tanggal 2 – 5

Agustus.

7. Hasil evaluasi yang telah ditandatangani oleh setiap evaluator diserahkan

paling lambat tanggal 6 setiap bulan kepada TC ROMS. TC ROMS menerima hasil

dan kemudian merekapitulasi hasil penilaian dari evaluator tingkat propinsi

(hasil penilaian yang dilakukan oleh personil ROMS di tingkat propinsi) dan

kabupaten/kota (hasil penilaian yang dilakukan personil ROMS di tingkat

kabupaten/kota). Sedangkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh evaluator

tingkat regional dan tingkat pusat diserahkan untuk direkap kepada TA HRD

TDS paling lambat tanggal 6 pula setiap bulannya. Secara rinci alur penyerahan

hasil penilaian dapat dilihat pada alur dibawah ini.

8. TA HRD TDS kemudian membuat seluruh rekap hasil evaluasi kinerja,

kemudian memberikan predikat dan rekomendasi seperti dalam tabel sebagai

berikut. Hasil ini selanjutnya juga akan ditayangkan dalam website.

Total

Skor Predikat Rekomendasi

91 – 100 Sangat Baik Dipertahankan dan dapat

dipertimbangkan untuk promosi

76 – 90 Baik Dipertahankan dan dimotivasi

61 – 75 Cukup Diberi pembinaan dan dimotivasi

51 – 60 Kurang Diberi peringatan dan

pembinaan, bila tidak

menunjukkan perubahan

7

Total

Skor Predikat Rekomendasi

direkomendasi untuk tidak

dilakukan perpanjangan kontrak

0 – 50 Buruk Direkomendasi untuk diputus

kontrak

8

ALUR PENYERAHAN HASIL PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA

PPK WILAYAH I/II

C P M U

TENAGA AHLI CMAC TL CMAC

HRD TDS

PROJECT MANAGER

TRAINING

COORDINATOR ROMS

PROVINCIAL

COORDINATOR

DISTRICT

COORDINATOR

TC TDS CPMU

D P M U

P P M U

Asosiasi SPMAS Kab/Kota

Keterangan : : Arah penyerahan hasil Evkin : Arah penyerahan hasil rekapitulasi

9

9. TC ROMS mengirimkan rekap hasil evaluasi kinerja kepada TA HRD TDS untuk

penyusunan rekap hasil evaluasi kinerja nasional paling lambat setiap tanggal 8.

10. HRD TDS menyusun laporan hasil evaluasi kinerja (rekap nilai dan analisis) dan

menyampaikan kepada pihak-pihak terkait paling lambat pada tanggal 11

setiap bulan. Laporan tersebut disampaikan kepada CPMU dan tembusan

disampaikan kepada Satker Pembinaan Pamsimas, Satker PKPAM Provinsi,

PPMU, DPMU, CMAC dan Manajemen ROMS.

F. Implikasi Hasil Penilaian

1. Penghargaan/Pengakuan atas Prestasi Kerja

a. Personil yang mendapat penilaian kinerja “Sangat Baik” akan diberikan

penghargaan, sebagai contoh berupa masuknya nama yang bersangkutan ke

dalam daftar promosi dan kesempatan untuk menjadi “Personil of The

Month” atau “Personil Teladan Bulan Ini” untuk posisi tertentu.

b. Personil yang mendapat peringkat “Sangat Baik” tidak secara langsung

mendapatkan promosi, tetapi disesuaikan dengan kebutuhannya. Keputusan

peningkatan posisi (promosi) didasarkan pada hasil penilaian evaluasi

kinerja, keinginan yang bersangkutan, dan rencana kebutuhan posisi kosong

yang dimaksudkan dan sesuai kebutuhan

2. Pembinaan dan Tindakan Koreksi

a. Untuk hasil penilaian kinerja dengan peringkat “Cukup” dan “Kurang” maka

pihak yang berada di atasnya harus memberikan pembinaan/penguatan

sesuai catatan yang diperoleh masing-masing personil.

b. Pembinaan dapat dilakukan bersamaan dengan rapat koordinasi bulanan

atau dilakukan pada saat kegiatan pendampingan di masyarakat.

c. Penilaian kinerja bagi yang “kurang” dan telah diberikan pembinaan tetapi

tidak mengalami perubahan, maka akan dilakukan tindakan koreksi berupa

teguran-teguran sesuai aspek penilaian masing-masing personil baik lisan

maupun secara tertulis berupa surat peringatan. Pemberian surat

10

peringatan (SP) 1 sampai 3 akan diberikan dalam selang waktu 2 minggu.

Apabila SP 3 telah diberikan dan dalam kurun waktu 2 minggu tidak ada

perubahan kinerja, maka yang bersangkutan dapat direkomendasikan untuk

diputus kontraknya.

3. Sanksi Pemotongan Gaji

Evaluasi kinerja ini juga akan menjadi dasar pemberian sanksi pemotongan

gaji terkait dengan output yang harus dihasilkan oleh tim pelaku Pamsimas di

suatu tingkatan. Target output yang dimaksud di sini adalah capaian sasaran

kerja yang terkait dengan kemajuan pekerjaan lapangan suatu wilayah kerja

yang dibuktikan dengan data SIM yang diupload dalam website Pamsimas.

Target output tersebut harus disepakati oleh semua pelaksana program dan

dijadikan target bersama. Sebagai ilustrasi: di tingkat kabupaten/kota, Tim

Kab/Kota yang terdiri dari DC, DFMA, DEAO dan Fasilitator Masyarakat

bertanggungjawab terhadap progress pelaksanaan program di wilayah

kabupaten/kota. Apabila terdapat deviasi antara realisasi dengan target yang

telah disepakati, maka seluruh anggota Tim bersedia untuk bertanggungjawab

dan diberikan sanksi pemotongan gaji. Contoh perhitungan pemotongan gaji di

bawah ini diberikan untuk posisi District Coordinator.

TARGET % REALISASI % DEVIASI (%)RATA-RATA

DEVIASI (%)

1 JULI RKM 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000 - 7,000,000

T-1 2 100 2 100.00 0.00

2 AGUSTUS RKM 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000 583,333 6,416,667

T-1 4 100 3 75.00 25.00

T-2 2 100 2 100.00 0.00

3 SEPTEMBER T-1 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000 1,166,667 5,833,333

T-2 4 100 4 100.00 0.00

T-3 2 100 1 50.00 50.00

4 OKTOBER T-2 8 100 7 87.50 12.50 7,000,000 1,312,500 5,687,500

T-3 4 100 3 75.00 25.00

5 NOVEMBER T-3 6 100 5 83.33 16.67 16.7 7,000,000 1,166,667 5,833,333

6 DESEMBER T-3 8 100 8 100.00 0.00 0 7,000,000 0 7,000,000

8.3

16.7

18.8

CONTOH PERHITUNGAN PEMOTONGAN GAJI BERDASARKAN BESARNYA DEVIASI TARGET Vs REALISASI

JUML DESA

GAJI FULLPOTONGAN

GAJI

GAJI YANG

DITERIMA

(TIM KABUPATEN/KOTA)

NO BULAN TAHAP

0

Proses pemotongan gaji dilakukan berdasarkan rekomendasi atas hasil

penilaian kinerja dan laporan kemajuan kegiatan program. Rekomendasi ini

11

disusun bersamaan dengan hasil laporan penilaian kinerja yang diterima oleh

HRD TDS dan diserahkan kepada Satker Pembinaan Pamsimas setiap tanggal

11 bulan berikutnya. Atas dasar laporan kinerja tsb Satker/PPK Pamsimas

akan menerbitkan rekomendasi penggajian personil ROMS kepada setiap

management ROMS untuk penggajian bulan berikutnya, contoh: periode

evaluasi bulan Juli 2014, laporan akan diserahkan tanggal 11 Agustus 2014

dan akan digunakan sebagai dasar pemberian gaji di awal bulan September

2014.

4. Sanksi Khusus

Selain mekanisme penilaian kinerja di atas, Pamsimas juga diterapkan

mekanisme sanksi khusus yaitu bilamana personil yang bersangkutan secara

sengaja dan terbukti telah melakukan pelanggaran yang dikategorikan berat.

Pelanggaran yang dikategorikan berat dan tidak dapat ditolerir adalah:

Secara sengaja melakukan penyalahgunaan semisal penggelapan uang untuk

kepentingan pribadi, baik melalui pungutan langsung maupun tidak

langsung, meminta imbalan kerja untuk diri sendiri atau orang lain,

melarikan uang Pamsimas, serta bentuk penggelapan uang Pamsimas.

Secara sengaja melakukan manipulasi data lapangan, dengan berbagai

alasan apapun, sehingga berdampak pada penyesatan informasi.

Apabila personil terbukti secara sengaja melakukan salah satu atau kedua

kegiatan yang dikategorikan sanksi khusus di atas, maka bagi yang

bersangkutan tidak perlu dilakukan evaluasi penilaian kinerja lagi, karena di

anggap sudah melakukan kegiatan terlarang dan bagi personil yang

bersangkutan akan diputus kontraknya.

5. Black List

Bagi personil yang telah melakukan kegiatan terlarang, khususnya yang

dikategorikan pada point di atas (misalnya terkait penyalahgunaan atau

penggelapan uang untuk kepentingan pribadi), maka bagi personil

bersangkutan selain dikeluarkan/diberhentikan dari Pamsimas dan juga akan

12

direkomendasikan untuk masuk dalam suatu black list untuk program-

program pemberdayaan lainnya.