Palestra Datafilme - Kodak

Kodak 2008. Kodak is a trademark.

Orientaes para GestoDocumental num Cenrio Digital

Odair RodriguesNovembro - 2009

Kodak 2008. Kodak is a trademark.

Vivemos num mundobaseado no papel

11/18/2009 Kodak's Graphic Communications Group 3

Um mundo com muito papel...

4 Trilhes de Documentos em papel

Crescendo numa taxa de 22% por ano

Fonte : PricewaterhouseCoopers


Os Problemas nos Arquivos...

Mais Papel

Todos os dias parte da nossa vida e trabalhoO fluxo do papel afeta o fluxo da informao O fluxo da informao afeta nossos negcios

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App#7891

Copyright 2009 Eastman Kodak Co., for presentation purposes only, information subject to change without notice.


Gerenciamento de documento em Papel Espao e Volume Organizao Distribuio da informao Controle de acesso (segurana)

Pense e Imagine:

Quantos cheques so assinados por dia? Quantos documentos uma agncia de um banco recebe todos os dias? Quantos contratos de compra e venda so fechados por dia? Quantas notas fiscais so emitidas por dia? Quantos exames, pronturios, receitas so feitas por dia? Quantas pessoas so contratadas e demitidas todos os dias? Quantos processos jurdicos so criados por dia?


Algumas Perspectivas

Empresas gastam $20 de mo de obra para arquivar um documento,

$120 para encontrar um documento mal arquivado $220 para reproduzir um documento perdido. 7.5 % de todos os documentos so perdidos Empregados gastam 5-15 % do seu tempo lendo a

informao, mas at 50% procurando (localizando).

Fonte: PricewaterhouseCoopers

Papeis !!!!!!

Estudos da AIIM No ter acesso a documento causa :

1. Inconsistencia na comunicao entre areas2. Duplicao nos esforos de reinveno da

informao3. Tomada de deciso errada , aumento de custos4. No atendimento a melhores praticas de governana

corporativa e regulaes5. Perda de clientes / queda satisfao6. Perda de competitividade no mercado

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Riscos

US$ 25 B gastos anualmente Armazenamento Arquivo Recuperao da Informao

Recuperao de Desastres

50% das empresas no tem plano de Recuperao de desastres

- Computerworld

80% dos negcios sem um planoDe recuperao de desastres , fracassam dentro de 6 meses aps o desastre


Necessidades das empresas

1. Reduo de custo operacional

2. Agilidade nos processos Manipular o papel na velocidade eletrnica

Adequar o tempo de resposta no relacionamento com seu cliente

3. Controle na gesto da informao Acesso controlado e compartilhado

Tomada de deciso mais rpida

Encontrar os melhores meio de armazenagem da informao

Transforme este ambiente !!!

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Neste Ambiente !!!!


Mercado e Clientes Digitalizao e Microfilmagem de documentos Clientes: Qualquer empresa ou departamento que manipula e gerencia documentos em papel.

Tipos de documentos: Cheques e documentos de caixa (Bancos)Cheques e documentos de caixa (Bancos) Contrato de venda, garantia e seguro (lojas de varejo e seguradoContrato de venda, garantia e seguro (lojas de varejo e seguradoras)ras) Nota fiscalNota fiscal Processos jurProcessos jurdicos dicos Pedido de comprasPedido de compras Comprovante de entrega de mercadoria (Empresas de Correios)Comprovante de entrega de mercadoria (Empresas de Correios) Comprovante de pagamentoComprovante de pagamento Documentos histDocumentos histricos (bibliotecas)ricos (bibliotecas) Documentos de Pessoais (RH) e escolares (Faculdades e escolas)Documentos de Pessoais (RH) e escolares (Faculdades e escolas) ProntuPronturios mrios mdicos e solicitadicos e solicitao de internao de internao e cirurgia (Hospital e o e cirurgia (Hospital e

clinicas)clinicas)


Principais segmentos

Bancos e financiadoras Advogado Logstica e transportadora Hospital, clinicas e laboratrios Empresa privada em geral (comercio, industria ou servio) Bureau de servio de digitalizao Escolas e universidades Contabilidade e Auditoria Farmcias e drogarias Lojas de varejo (para uso interno em lojas) Governo (Tribunais, secretarias, etc..) Cartrios


Portflio de Produto

Microfilmagem

Scanner Departamental

Scanner Produo


Portflio de Produto

Fluxo do Documento reas envolvidas

Recepo rea FinalAquivo

reas CorrentesDocumento

Identificar qual melhor rea para colocar o Scanner? Verificar intra-estrutura necessrio (rede, link, espao na mesa) Software de Captura e GED Tipo de documento (carto PVC)

Perfil do Cliente

Antes de enviar uma proposta, devemos entender a situao e necessidade de cada cliente:

Insfra-estrutura: Desejada e/ou necessaria Possui rede, banco de dados, GED Aplicao simples

Investimento Comear num departamento para depois expandir


Scanner Profissional vs Multifuncional

Velocidade de captura Modelos de 20 ppm at 200 ppm Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo

Processamento de imagem Correo inclinao Detecta o tamanho exato de cada documento Auto- Brilho e rotao automtico do documento

Facilidade de uso Vrias opes de Software de captura Orientado a lotes, documentos ou pginas

Smart Touch

Fluxo do Documento reas envolvidas

Recepo rea Final Aquivoreas CorrentesDocumento

i1200/i1300

i1200/i1300i1120

Scanner de Rede

Scanner de Rede

I100/i1400

I600/i700

Scanner Recomendado

Principais perguntas para identificar uma oportunidade

Qual o tipo e volume de documentos (papel) gerado peladepartamento/empresa?

Quantidade de consulta? Por quanto tempo necessrio guardar os documentos? Enquanto tempo necessrio ter a informao disponivel? Qual o tamanho do seu arquivo fsico de documentos? Quanto tempo voc leva para localizar um documento? Qual a razo/motivo da consulta ao documento? conferencia de dados ou

processo jurdico?

J houve caso onde o documento no foi localizado? O que aconteceu?

PreparaoPreparao

Preparao e separao

dos documentos

Preparao e separao

dos documentos

DigitalizaoDigitalizao

Captao da imagem dos documentos

Captao da imagem dos documentos

Controlede

Qualidade

Controlede

Qualidade

Verificao da qualidade das

imagens digitalizadas

Verificao da qualidade das

imagens digitalizadas

IndexaoIndexao

Atribuir dados nos campos de

ndices para futuras

pesquisas

Atribuir dados nos campos de

ndices para futuras

pesquisas

SadaSada

Envio da informao

para um software de

GED ou outros aplicativos

Envio da informao

para um software de

GED ou outros aplicativos

EtapasEtapas

KODAK

PesquisaPesquisa

Consulta, distribuio e

gerenciamento dos

documentos

Consulta, distribuio e

gerenciamento dos

documentos

Venda de Scanner Etapas da Digitalizao


Principais Scanners KodakScanner i1120 20 folhas por minuto


Principais Scanners KodakScanner de foto S1220 30 fotos por minuto


Scanner de Rede SS500 Digitaliza 30 folhas por minuto Envia imagens para: Impressora da rede FTP FAX Diretrio da rede Pen Drive Email

Principais Scanners Kodak


Scanner i1860 200 folhas por minutoPrincipais Scanners Kodak


Obsolescencia DigitalObsolescencia Digital


O documento digital tambm vulneravel:

Depende de: Hardware (computador) Meio de armazenamento Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)

Mdia se deterioram ou evaporao de Bit Devido a efeitos fsicos, qumicos, magnticos, etc. Qualidade do meio de armazenamento Forma de gravao

Em alguns paises NO aceito como meio legal de reproduo (por exemplo: Brasil)

Obsolescncia DigitalObsolescncia Digital


Paradigma: Tecnologia antiga??

Tecnologia analogica

Durabilidade: 500 anos (filme prata)

Melhor meio arquivstico

Tons de cinza e preto-e-branco

Microfilmagem com indexao por documento

Lei do Microfilme (Brasil)

MicrofilmeMicrofilme


Equipamentos de Microfilmagem

Microfilmadora Eletrnica i9600 Grava imagens TIF em microfime 16mm At 33 mil imagens de documentos em um rolo

Scanner de Microfilme ScanPro Leitura digital do microfilme Usado para consulta no microfilme

Onde existir papel Existe Oportunidade!!!

Ser que as empresas com quem vocs relacionamno possui papel para gerenciar ???

Ordens de servio Documentos administrativos Contratos e documentos jurdicos Documentos de RH Nota Fiscal e comprovantes de entrega


Obrigado!!

Contato:Benedito Odair Rodriguese-mail: [email protected]: 011 9940 6781/ 011 2132 6067

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